Deskripsi Pelaksanaan Rapat:

Sebelum rapat dimulai terlebih dahulu harus dibuat perencanaan yang mantap. Pada dasarnya
semua kegiatan rapat untuk mencapai tujuan, sehingga perlu direncanakan sebaik mungkin.

Pelaksanaan Rapat Kerja PT Maju Jaya Makmur, yaitu: 

1. Persiapan Penyelenggaraan Rapat

• Undangan rapat
Sebelum rapat dilaksanakan hendaknya disiapkan terlebih dahulu undangan yang harus dibagikan
kepada peserta rapat jauh sebelum rapat dilaksanakan. Undangan tersebut hendaknya lengkap
memuat informasi berikut:
a. Hari dan tanggal rapat
b. Tempat rapat
c. Bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat
d. Bila perlu mencantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca atau disiapkan terlebih
dahulu oleh peserta rapat.

• Pengaturan Tata Ruang Rapat

Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya pada keberhasilan rapat. Tata
ruang harus disesuaikan dengan jumlah peserta, bentuk dan maksud rapat. Dalam pengaturan
ruang rapat yang perlu diperhatikan adalah tempat duduk, lampu penerangan, papan tulis,
OHP/LCD, dan sistem suara.

• Alat Tulis
Perlengkapan alat tulis sangat penting di dalam setiap rapat, alat tulis yang diperlukan antara lain:
a. Map. Dengan kelengkapan yang berisi kertas kosong, jadwal rapat, fotokopi, surat-surat
keputusan, dan buku referensi.
b. Pensil atau Bolpoint
c. Laptop atau komputer untuk konsep-konsep yang telah siap.
d. Mesin fotokopi untuk memperbanyak naska (* jika perlu)

• Minuman dan Snack

Cara menyajikan minuman dan snack adalah sebagai berikut:
a. Disajikan sebelum peserta rapat duduk.
b. Disajikan selama rapat berlangsung
c. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
d. Disajikan secara kombinasi, dalam permulaan rapat telah tersedia minuman, pada waktu
istirahat para peserta mengambil sendiri makanan dan minuman pada tempat yang telah
disediakan.

2. Urutan Pelaksanaan Rapat

• Pembukaan
Rapat kerja PT Maju Jaya Makmur dibuka oleh Sheyla Damayanti selaku pembawa acara dalam
rapat dan selaku sekretaris dalam Perusahaan.

• Rapat Pleno
Rapat yang dihadiri oleh Pimpinan perusahaan, kepala bagian produksi, kepala bagian
kepegawaian serta sekretaris perusahaan. Adapun kegiatannya adalah penyajian hasil karya atau
perumusan masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lain. 

• Perumusan
Setelah rapat pleno selesai selanjutnya Kepala Bagian Produksi memohon kepada pimpinan
perusahaan untuk mencari pengganti Muhammad Nova, dengan cara membuat surat keputusan
yang akan ditujukan kepada Muhammad Nova dan surat lowongan pekerjaan.

• Penyelesaian
Setelah hasil rapat diolah selanjutnya diserahkan kepada sekretaris rapat untuk diproses. Dalam
hal ini sekretaris rapat juga sebagai pembawa acara.

• Penutup
Setelah rapat sudah mendapatkan keputusan, maka pembawa acara menutup jalannya rapat kerja
pada perusahaan tersebut.