KERTAS PENERANGAN

OLEH:

FARALIZA BT HASSAN SHOKRI

NAMA PROGRAM BIOTEKNOLOGI

TAHAP DUA (2)

NO DAN TAJUK SUBJEK 405 KAWALAN KUALITI PIAWAI

MENYELARASKAN MESYUARAT MAKMAL

K1
NO.DAN PERNYATAAN
MELAKSANAKAN AUDIT KUALITI DALAMAN
TUGASAN K2
MELAKSANAKAN MESYUARAT OPERASI MAKMAL
K3
MENGHASILKAN LAPORAN AKHIR KUALITI PIAWAI
K4
1.0 PELARASAN MESYUARAT MAKMAL

Pengertian mesyuarat

Suatu komunikasi formal yang dilakukan dalam sesebuah organisasi, bahagian, unit atau kumpulan
kecil yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah
berbangkit.

Tujuan mesyuarat

1. Menyelesaikan masalah
2. Merancang kerja
3. Memantau perlaksanaan kerja
4. Mencari idea
5. Membentang laporan
6. Membuat keputusan

Ciri-ciri mesyuarat

1. Mesyaurat harus diadakan dan dikawal oleh seorang pengerusi. Lazimnya, pengerusi
mesyuarat pada masa yang sama merupakan pengerusi dalam sesebuah pertubuhan atau
organisasi
2. Semua orang yang harus menghadiri mesyuarat akan dipanggil oleh setiausaha. Lazimnya, bagi
mesyuarat yang penting, notis akan dihantar kepada mereka yang terlibat dua minggu sebelum
mesyuarat diadakan.
3. Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara bertulis oleh
setiausaha
4. Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat.

Keahlian mesyuarat

Keahlian mesyuarat adalah berlandaskan keanggotaan dalam sesuatu unit, bahagian atau jabatan. Ada
kalanya pengerusi memilih ahli-ahli bidang tugas dan kepakaran. Sesebuah mesyuarat adalah terdiri
daripada:

a) Pengerusi
b) Setiausaha
c) Ahli-ahli biasa
d) Pakar rujuk
Jenis-jenis mesyuarat

a) Mesyuarat kumpulan (team meeting)

b) Mesyaurat penyelesaian masalah (problem solving)
c) Sesi penjanaan idea (brainstorming)
d) Mesyuarat perundingan (consultative)
e) Mesyuarat elektronik

Tempoh mesyuarat

1. Sesuatu mesyuarat seharusnya tidak melampaui tempoh 2 jam. Ada kalanya, lebih baik jika
ditetapkan tempoh masa yang terhad. Ini adalah satu kaedah untuk mendisiplinkan perjalanan
mesyuarat. Jika ada had masa, bilangan agenda dan masa untuk perbincangan juga akan
ditentukan
2. Sekiranya mesyuarat yang diadakan mempunyai potensi untuk mengambil masa yang lebih dari
tempoh masa yang efektif ini, tindakan seperti berikut boleh diambil:
a) Pertimbangkan untuk meninggalkan agenda-agenda yang kurang penting supaya mesyuarat
dapat ditamatkan lebih awal. Akan tetapi, pastikan semua ahli mesyuarat menyetujuinya
sebulat suara
b) Sekiranya mesyuarat ditangguh dengan masih berbaki beberapa agenda, aturkan tindakan
susulan. Tindakan ini bertujuan menyelesaikan perkara yang masih belum diselesaikan
ataupun tertangguh.

Langkah awal mesyuarat

1. Menentukan objektif mesyuarat

2. Jelaskan apa yang ingin dicapai melalui mesyuarat
3. Kenalpasti pihak terlibat yang perlu dicapai

Skop mesyuarat

Merangkumi aktiviti-aktiviti persediaan sebelum, semasa dan selepas mesyuarat dijalankan

Prosedur mesyuarat

A) Sebelum mesyuarat

1. Berbincang dengan pengerusi untuk menetapkan tarikh, masa, tempat dan agenda
mesyuarat
2. Membuat persediaan perkara-perkara berikut:
- Tempahan bilik mesyuarat
- Tempahan minuman dan makanan mesyuarat
- Bahan-bahan yang perlu untuk kegunaan semasa mesyuarat
3. Menyediakan surat/ memo/ e-mail jemputan beserta dengan agenda mesyuarat
4. Mendapatkan pengesahan kehadiran ahli mesyuarat untuk proses menyediakan senarai
kehadiran.

B) Semasa mesyuarat

1. Menyemak catatan kehadiran ahli mesyuarat

2. Urusetia bertanggungjawab mencatat minit mesyuarat dan keputusan mesyuarat
3. Mesyuarat dimulakan dengan aluan pengerusi
4. Meneliti dan menyemak minit mesyuarat lepas
5. Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas setelah dicadangkan dan disokong oleh ahli
mesyuarat yang turut hadir dalam mesyuarat lepas
6. Membincangkan perkara-perkara berbangkit
7. Memaklumkan perkembangan tindakan minit mesyuarat yang lepas
8. Membincangkan agenda mesyuarat
9. Meneliti kertas cadangan yang dibawa dalam mesyuarat
10. Pengerusi menangguhkan mesyuarat

C) Selepas mesyuarat

1. Membuat draf minit mesyuarat

2. Draft minit mesyaurat dihantar kepada pengerusi untuk semakan dan kelulusan
3. Minit mesyuarat yang telah disemak dan diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli
mesyuarat untuk tindakan dan makluman
4. Mendapatkan maklumbalas dan tindakan susulan dari minit mesyuarat
5. Minit mesyuarat yang telah diluluskan atau disemak oleh pengerusi difailkan
6. Membawa minit mesyuarat ke mesyuarat induk yang berkaitan untuk perakuan. (bagi minit
mesyuarat berkaitan)
Mengesahkan kehadiran mesyuarat

A. Memastikan senarai nama kehadiran

- Setiausaha dilantik perlulah menyediakan boring senarai kehadiran mesyuarat

- Setiausaha perlu merujuk pengerusi untuk memastikan bilangan ahli yang terlibat dalam
mesyuarat tersebut

B. Menulis pengumuman surat mesyuarat

- Setiausaha dilantik perlu menyediakan surat panggilan mesyuarat atau memo untuk
ditandatangani oleh pengerusi beserta agenda mebgikut turutan berikut:

1. Perutusan pengerusi
2. Pengesahan minit mesyuarat
3. Perkara-perkara berbangkit
4. Pembentang kertas-kertas perakuan permohonan untuk pertimbangan dan
keputusan mesyuarat
5. Hal-hal lain
6. Penutup

- Apabila surat penggilan mesyuarat telah ditandatangani, setiausaha dilanti hendaklah

mengedarkan surat penggilan mesyuarat / memo kepada ahli mesyuarat sekurang-
kurangnya 5 hari sebelum tarikh mesyuarat diadakan.

Menyediakan kemudahan mesyuarat

1. Ahli yang dilantik perlulah membuat rujukan daripada setiausah berkenaan bilangan ahli dan
tempat mesyuarat.
2. Setelah itu, ahli yang dilantik perlulah memastikan perkara-perkara seperti berikut:

a) Menentukan bilik mesyuarat berada dalam keadaaan bersih dan kemas

b) Tempat duduk mencukupi disediakan dan jika perlu, menyediakan dan menyusun nama
pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir
c) Alat pembesar suara disediakan dan berfungsi
d) Alat –alat tulis disediakan diatas meja
e) Overhead projector disediakan jika perlu
CONTOH SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT
Menyusun jamuan mesyuarat

Ahli yang dilantik perlulah merujuk pekeliling kewangan (SPK) : Kadar-kadar keraian rasmi bagi agensi di
bawah KPM supaya:

1. Kadar jamuan bagi setiap oaring ahli/ 1 kepala diketahui

2. Membuat nota minta
3. Menetapkan menu
4. Menempah makanan

Menyertai mesyuarat

A. Menyediakan laporan dan minit mesyuarat

1. Mengemukakan draft minit mesyuarat melalui e-mail kepada ahli yang terlibat untuk tujuan
semakan dalam tempoh 7 hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat jawatankuasa yang akan
datang.
2. Apabila draft minit telah disemak dan sekiranya terdapat pindaan, setiausaha perlu
mengemaskini dan kemukakan kepada pengerusi untuk ditandatangani.
3. Apabila minit mesyuarat telah disahkan oleh pengerusi dan menyimpan minit mesyuarat
sebagai fail “terbuka” minima tempoh simpanan ialah 7 tahun merujuk Pekeliling Pelupusan
Rekod (Bil. 5/2007)

B. Format minit mesyuarat

a) Perutusan pengerusi
b) Pengesahan minit mesyuarat
c) Perkara-perkara berbangkit
d) Perbincangan kertas kerja / perkara yang dibincangkan
e) Hal-hal lain
f) Penutup
g) Tandatangan setiausaha dan pengerusi
h) Tarikh minit disediakan

Perutusan pengerusi

1. Perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi

2. Samada semasa membincangkan perkara berbangkit atau kertas kerja atau di akhir
mesyuarat
Pengesahan minit mesyuarat

1. Catatan minit mesyuarat yang lepas

2. Disahkan tanpa sebarang pindaan
3. Disahkan tertakluk kepada pindaan dengan menyatakan pindaan tersebut

Perkara-perkara berbangkit

Catatan perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat lepas

a) Tajuk perkara berbangkit

b) Muka surat
c) Perenggan minit mesyuarat
d) Pihak yang dipertanggungjawabkan mengambil tindakan

Perbincangan kertas kerja

Perkara yang perlu dicatatkan

a) Tajuk kertas kerja

b) Pihak (jabatab/unit) yang sediakan kertas kerja
c) Tujuan utama
d) Isu-isu yang dibangkitkan
e) Pandangan ahli mesyuarat keatas isu
f) Keputusan mesyuarat dan tindakan

Hal-hal lain

Merekod perkara lain yang tiada di dalam agenda mesyuarat

Penutup

Merekodkan

a) Bila mesyuarat tamat/ditangguhkan

b) Ucapan terima kasih daripada pengerusi
c) Catatan tarikh mesyuarat akan dating
2.0 AUDIT KUALITI DALAMAN

A. Auditi
Merupakan pihak yang diaudit berkaianbidang tanggungjawab di dalam pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti. Auditi juga boleh dilantik menjadi Juruaudt Dalaman untuk skop Audit
Dalaman yang diluar tanggungjawabnya.

B. Pasukan audit dalaman

Satu kumpulan juruaudit dalaman yang terdiri sekurang-kurangnya 2 orang yang ditugaskan
untuk melakukan kerja-kerja audit ke atas Sistem Pengurusan Kualiti. Anggota-anggota dalam
pasukan audit dalaman mestilah mempunyai sijil latihan audit dalaman atau mana-
manadokumen yang setraf dengannya dan bebas daripada skop yang akan diaudit.

C. Ketua sistem audit

Salah satu jawatan yang diwujudkan di dalam hirarki pelaksanaan system pengurusan kualiti.
Ketua Audit Dalaman berperanan untuk merancang audit dalaman, melatih pegawai audit
dalaman, mengumpulkan maklumat audit dalaman yang dilaksanakan oleh Pegawai Audit
Dalaman, dan melaporkan maklumat yang diperolehi tersebut kepada wakil pengurusan

D. Audit susulan
Suatu proses pengauditan semula ke atas ketidakpatuhan prosedur yang dikenalpasti semasa
pelaksanaan audit dalaman terdahulu

E. Ketidakpatuhan
Mana-mana tindakan yang dibuktikan melalui rekod yang tidak mematuhi keperluan di dalam
Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001

Terdapat 3 kategori ketidakpatuhan sebagaimana berikut:

a) Major
Ketidakpatuhan keatas mana-mana prosedur / keperluan standard / pekeliling dan
perundangan yang telah menjejaskan produk akhir / perkhidmatan dan member kesan
buruk kepada system keseluruhannya
 b) Minor
Ketidakpatuhan/ kepincangan yang telah berlaku kerana tidak patuhi prosedur / keperluan
standard/ pekeliling atau perundangan yang belum menjejaskan produk akhir /
perkhidmaan secara langsung atau system keseluruhannya.

c) Pemerhatian
Sebarang kepincangan yang berlaku ekoran dari prosedur/ pekeliling yang tidak jelas. Ia
belum menjejaskan system samada secara langsung atau tidak langsung

Fasa pelaksanaan audit

a) Fasa 1 (teknik perancangan audit)

b) Fasa 2 (Persediaan audit)
c) Fasa 3 (Mengendalikan audit)
d) Fasa 4 (Melaporkan audit)
e) Fasa 5 (Audit susulan)

Fasa 1: teknik perancangan audit

A. Perancangan awal
- Menentukan objektif dan skop audit
- Dapatkan maklumat atau kendalikan lawatan pra-audit
- Kenalpasti unit/ bahagian/ jabatan yang hendak diaudit
- Kenalpasti dokumen yang berkaitan
- Tentukan bahasa apa yang hendak digunakan semasa di audit

B. Jadual audit mengikut pendekatan proses

- Pembinaan jadual perlu menekankan pemahaman proses kerja atau proses utama sesuatu
organisasi
- Analisis proses yang tepat menjadi landasan bagi kedua-dua juruaudit dan auditi untuk
berkomunikasi dalam mencari peluang untuk penambahbaikan
- Strategi dalam penjadualan termasuklah percaturan diantara keupayaan/ ke[pkaran
juruaudit, bidang diaudit dan masa yang ada
- Oleh itu, juruaudit perlulah memikirkan satu perancangan strategi audit yang memastikan
hasil audit adalah sempurna dan bermakna untuk kesimpulan audit
 C. Elemen jadual proses audit
1. Menetapkan masa untuk mesyuarat pembukaan, mesyuarat penyelarasan dan mesyuarat
penutup.
2. Perjumpaan dengan ketua organisasi untuk sesi temubual berkenaan komitmen pengurusan
3. Peruntukan masa untuk makan tengahari dan rehat
4. Persetujuan oleh ahli kumpulan audit

FASA 2: PERSEDIAAN AUDIT

A. Pemilihan juruaudit
1. Boleh bekerja di bawah arahan
2. Berpengetahuan dalam proses yang hendak diaudit
3. Berkepakaran dalam bidang yang diaudit
4. Hanya memilih dari kalangan juruaudit yang dilantik sahaja

B. Tanggungjawab ketua juruaudit

1. Mengendalikan audit
2. Memiliki keupayaan dan pengalaman dalam pengurusan
3. Memiliki kuasa dalam membuat keputusan bagi audit yang dikendalikan dan dapatan audit
4. Menyediakan jadual dan perancangan audit
5. Mengenalpasti keperluan tugasan audit
6. Memperkenalkan ahli kumpulan audit kepada pengurusan audit
7. Menyediakan laporan dapatan audit
8. Memberi taklimat ringkas kepada ahli kumpulan audit
9. Melaporkan segera ketidakpatuhan kritikal
10. Melaporkan sebarang halangan semasa audit dijalankan
11. Melaporkan dapatan audit dengan jelas, yakin dan tepat

C. Senarai semak
1. Memberi panduan mengaudit berdasarkan pendekatan proses
2. Membantu juruaudit mengingat semula perjalanan proses yang diaudit
3. Merekodkan kejumpaan dan penilaian semula untuk tujuan laporan
4. Memastikan tiada perkara yang penting tertinggal
5. Sebagai rujukan semasa mesyuarat penutupan dan laporan bertulis
6. Memastikan tiada perkara penting yahg tertinggal
7. Sebagai rujukan semasa mesyuarat penutupan dan laporan bertulis
FASA 3: MENGENDALIKAN AUDIT

A. Mesyuarat pembukaan

- Mesyuarat pembukaan ialah peluang pertama bagi Ketua Juruaudit menyampaikan hasrat
dan tujuan audit yang akan dilaksanakan
- Sesi ini adalah penting bagi menyediakan auditi untuk menghadapi audit yang dijalankan

Agenda mesyuarat

1. Memperkenalkan ahli kumpulan audit

2. Menjelaskan skop dan objektif audit
3. Mengenalpasti Ketua unit/bahagaian yang akan diaudit
4. Menerangkan perjalanan / prosedur audit
5. Membincangkan format laporan ketidakpatuhan
6. Menetapkan ahli, tarikh dan masa mesyuarat penutup
7. Menjelaskan sebarang kekeliruan atau ketidakfahaman yang mungkin ada
8. Memastikan hal-hal yang berkaitan dengan keperluan keselamatan, pengankutan, bilik
perbincangan dan sebagainya dengan pihak pengurusan

B. Mesyuarat penutupan
- Dikendalikan oleh Ketua Juruaudit untuk membentangkan ketidakpatuhan dan rumusan
audit disamping audit memahami dan mengesahkan ketidakakuran

Agenda mesyuarat

1. Mengesahkan semula objektif dan skop audit yang telah dilaksanakan

2. Mengucapkan terima kasih atas kerjasama dan hospitality yang telah diberikan oleh pihak
audit
3. Membuat pernyataan ‘disclaimer’ dalam memastikan audit dilaksanakan secara
persampelan
4. Kesimpulan audit secara keseluruhan seperti yang dipersetujui oleh kumpulan audit
5. Membentang laporan ketidakpatuhan, pemerhatian dan meminta semua soalan ditanyakan
selepas pembentangan
6. Tutup mesyuarat dan ucapan terima kasih
FASA 4: MELAPORKAN AUDIT

A. Mengumpul bukti yang telah disahkan

1. Menggunakan senarai semak yang telah disediakan
2. Menilai data, rekod dan laporan yang sesuai
3. Menemubual pekerja yang terlibat secara langsung dengan aktiviti
4. Menilai bagaimana aktiviti dijalankan

B. Penulisan laporan audit

- Ketua kumpulan audit dipertanggungjawabkan dalam membuat persediaan dan isi
kandungan laporan audit
- Laporan audit hendaklah merangkumi keseluruhan, ketepatan, ringkas lagi padat dan
meliputi berikut:
1. Objektif audit
2. Skop audit
3. Pengenalan ketua audit klien
4. Pengenalan ketua audit dan ahli-ahli
5. Criteria audit
6. Ketidakakuran
7. Rumusan audit

C. Kandungan catatan audit

1. Masa, tarikh dan tempat di mana pemerhatia dibuat
2. Nama auditi
3. Penerangan yang tepat dan sesuai tentang pemerhatian tersebut
4. Mengenalpasti prosedur jika ada
5. Prosedur semak silang terlibat untuk mewujudkan kesan audit
6. Pengesahan pemerhatian oleh auditi di mana perlu
7. Bacaan daripada alatan di mana perlu
D. Laporan ketikpatuhan

A. Klasifikasi laporan dapatan audit

i) Major
- Ketidakakuran/ketidakpatuhan kepada keperluan ISO 9001 atau elemen prosedur yang
ditetapkan yang boleh melumpuhkan Sistem Pengauditan Kualiti (SPK)
- Contoh: tidak amal latihan yang ditetapkan atau tidak melaksanakan mesyuarat kajian
semula pengurusan

ii) Minor
- Ada kesilapan kecil yang berkaitan dengan prosedur yang berlaku atas sebab-sebab disiplin
manusia yang mengakibatkan ketidakakuran/ketidakpatuhan
- Contoh: Tidak tandatangan minit mesyuarat atau surat menghadiri kursus dihantar dengan
tidak mengikut masa yan ditetapkan

B. Contoh penulisan ketidakpatuhan

KES 1: Beberapa buah lot produk makanan jenis B;Lot No.1768/11,1899 & 1879/11 yang
dijumpai dalam bahagian penyebaran mengandungi produk rejek (pembungkusan rosak). Ia
tidak diberikan identifikasi serta tiada pengasingan seperti yang dikehendaki dalam
prosedur SOP 1505, SEKSYEN 7 Rev.01

Penyelesaian kes:

 Keperluan = Prosedur SOP 1505, SEKSYEN 7 Rev.01; sebarang produk rejek

memerlukan kawalan identifikasi dan pengasingan

 Masalah = Produk rejek tidak ditandakan dan di asingkan

 Bukti = Lot produk makanan jenis B;Lot No.1768/11,1899 & 1879/11 yang dijumpai
dalam bahagian penyebaran mengandungi produk rejek (pembungkusan rosak).
 C. Peluang penambahbaikan
1. Tidak cukup bukti untuk menunjukkan ketidakakuran/ketidakpatuhan tapi perlu
dibangkitkan untuk tujuan pencegahan atau penambahbaikan
2. Perlu lebih penyiasatan dan bukti

D. Pengesahan laporan ketidakakuran/ketidakpatuhan

1. Dapatkan persetujuan ketidakakuran/ketidakpatuhan dari auditi
2. Sediakan salinan untuk diserahkan kepada ketua juruaudit bagi tujuan laporan audit

E. Tindakan pembetulan
1. Pihak pengurusan auditi perlu mengenalpasti punca masalah
2. Pihak pengurusan auditi perlu mengenalpasti magnitude dan impak tindakan
pembetulan yang dirancang dan ambil tindakan
3. Pihak pengurusan audit buat pengesahan

FASA 5: AUDIT SUSULAN

1. Rumusan audit seharusnya menunjukkan kepada auditi keperluan untuk mengambil tindakan
pembetulan
2. Penyelasaian dan keerkesanan tindakan pembetulan mestilah dibuat audit susulan
3. Jika semasa audit susulan dilaksanakan, tindakan pembetulan masih belum diambil (bagi kes
ketidakakuran/ketidakpatuhan) juruaudit perlu:
i) Menghantar laporan kepada wakil pengurusan melalui ketua juruaudit mengenai status
tindakan pembetulan
ii) Mengeluarkan laporan ketidakpatuhan yang baru, hanya apabila ia didokumentasikan di
dalam prosedur audit kualiti dalaman
iii) Status tindakan pembetulan akan dibentangkan dan dinilai menerusi mesyuarat kajian
semula pengurusan

Rumusan proses pengendalian audit

1. Mesyuarat pembukaan
2. Menggunakan senarai semak
3. Mengambil nota audit
4. Laporan ketidakakuran
5. Mengumpul bukti yang telah disahkan
6. Melaporkan hasil audit
7. Mesyuarat penutupan
3.0 MESYUARAT OPERASI MAKMAL

Penggunaan sistem pemfailan

Definisi sistem fail

- Proses mengklasifikasi, menyusun, meyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan

pengurusannya apabila diperlukan

Tujuan sistem fail

- Menentukan kecekapan sesuatu jabatan

Keperluan terhadap sistem fail yang baik

i) Rujukan silang- Supaya member kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang
bersangkutan atau rekod dapat di cari di bawah berbagai tajuk
ii) ‘Retention’- Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan
iii) Kelasifikasi- Untuk memberi kemudahan di dalam membuat rujukan
iv) Lokasi- diletakkan di tempat yang mudah dan segera di peroleh tanpa berlengah
v)

Kesemua laporan terdahulu akan direkod dan disimpan sebagai fail terbuka dalam tempoh tertentu.
Sekiranya terdapat pihak-pihak yang memerlukan laporan – laporan terdahulu untuk tujuan rujukan,
pihak yang berkenaan perlulah merujuk kepada pusat pendaftaran bagi tujuan akses dengan merekod
pada buku rekod keluar/masuk daripada cabinet fail pentadbiran.

Contoh dokumen rujukan yang terdapat di pejabat pendaftaran

BIL JENIS LOKASI NO. RUJUKAN

3.1 MANUAL KUALITI Bilik dokumen MK.UiTM.FKA.01

Mesyuarat kaji semula pengurusan Seksyen 5.6.1
Seksyen 5.6.2
Seksyen 5.6.3
Mentafsir jadual pengesahan

Definisi pengesahan

-Proses untuk mempercayai identity seseorang atau benda

Mentafsir jadual pengesahan

Laporan mesyuarat yang telah diperolehi daripada cabinet penyimpanan fail perlulah di periksa
bahagian pengesahan . Keadaan ini boleh dirujuk melalui jadual pengesahan.

Contoh : jadual pengesahan

Menyemak mesyuarat tindakan

Persediaan instrumen

- Instrumen merupakan peralatan, minit mesyuarat yang lepas, bahan berbentuk dokumen atau
borang dan infrastruktur yang di perlukan dalam mesyuarat tindakan operasi.
- Setiausaha dalam unit operasi perlulah mencari boring pengesahan bagi menyediakan semua
intrumen tersebut.
- Selain itu, instrument bagi mesyuarat lanjutan boleh terdiri daripada kertas kerja ahli-ahli yang
terlibat misalnya bajet.

Prosedur pengesahan

Apabila melihat kepada dokumen anda perlu memastikan:

1. Dokumen tersebut telah ditandatangani oleh seseorang yang mempunyai autoriti atau hak yang
betul
2. Penandatangan tidak menafikan bahawa dokumen itu mempunyai tandatangan yang sah
Mencari borang / peralatan

1. Setiausaha perlulah menyediakan borang eadaran, kehadiran, tempahan perlatan/bilik

mesyuarat
2. Contoh borang :
a) Borang tempahan bilik mesyuarat
 b) Borang edaran

REKOD EDARAN

Nama Dokumen :
Tarikh Edaran Dibuat :

BIL NAMA GURU TANDA TANGAN CATATAN

1
2
3
4

Disahkan oleh:

………………………………………
( )
 c) Senarai kehadiran

SENARAI KEHADIRAN MESYUARAT

Mesyuarat :

Tarikh :

Masa :

Tempat :

Pengerusi :

BIL NAMA GURU TANDATANGAN

1

SENARAI TIDAK HADIR

BIL NAMA GURU CATATAN

DISEDIAKAN OLEH:

………………………………………………..

( )
Mengambil bahagian operasi mesyuarat

- Semua anggota mesyuarat perlu mengambil bahagian terhadap sebarang perkara yang
dibincangkan dalam mesyuarat dengan memberikan pandangan sendiri atau menimbulkan
pertanyaan untuk pertanyaan lanjut.
- Jika mesyuarat yang dihadiri melibatkan keputusan, ahli-ahli yang hadir berhak mengundi.
- Ahli-ahli juga perlu membentangkan laporan untuk mengetahui perkembangan muktakhir
tentang sesuatu perkara.
- Semua cadangan yang dibentangkan hendaklah jelas dan tepat serta diputuskan dalam
mesyaurat samada diterima atau di tolak

Merekod minit mesyuarat operasi

- Setiausaha perlu membuat catatan semasa mesyaurat sedang dijalankan kemudian

merekodkannya semula dengan segera
- Minit harus ringkas dan padat dengan merekodkan keputusan terakhir mesyuarat.
- Setelah rangka minit selesai, pengesahan perlu diuat oleh pengerusi dan kemudian dicetak dan
diedarkan kepada setiap ahli mesyuarat.
-

Melaksanakan keputusan mesyuarat operasi

Setiap ahli mesyuarat telah menerima senarai tugas masing-masing dan perlulah manjalankan tugas
mengikut ketetapan.

Sebarang perubahan dari segi ahli dan tugas perlulah merujuk kepada pegerusi

Setelah tugas yang diberi selesai, setiausaha perlu membuat laporan aktiviti dan di sahkan oleh
pengerusi.
4.0 PENGHASILAN LAPORAN AKHIR KUALITI PIAWAI

Kawalan Dokumen

Sebarang dokumen dalam Sistem Pengurusan Kualiti dikawal mengikut Prosedur

Kawalan Dokumen. Secara umumnya kawalan tersebut merangkumi perkara-perkara
berikut:

(i) Dokumen akan diluluskan oleh Pengarah atau pegawai yang diberi kuasa oleh
Pengarah sebelum dokumen boleh diedar dan digunakan
(ii) Dokumen diberi nombor kawalan tertentu
(iii) Dokumen hanya diedarkan kepada pegawai-pegawai seperti di Senarai Edaran
Dokumen
(iv) Dokumen akan disemak dan dikemaskini apabila terdapat pindaan, seterusnya
mendapatkan kelulusan semula daripada pihak yang berkenaan
(v) Sebarang pindaan dan status dokumen berkenaan dikenalpasti. Mana-mana
bahagian daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan atau dipinda tanpa
kebenaran pihak yang meluluskan dokumen
(vi) Dokumen Asal akan disimpan oleh Pengurus Dokumen dan ditandakan
`DOKUMEN ASAL`. Salinan Dokumen Asal akan diedarkan kepada mereka
yang telah dikenalpasti dan ditandakan dengan `SALINAN TERKAWAL`
(vii) Salinan Dokumen Asal yang diedarkan kepada sesiapa yang tidak tersenarai di
dalam Senarai Edaran Dokumen diklasifikasikan sebagai `SALINAN TIDAK
TERKAWAL`
(viii) Dokumen luput yang tidak digunakan akan dilupuskan mengikut kaedah
pelupusan yang bersesuaian. Jika perlu disimpan untuk sebarang tujuan, ia perlu
dicop `BATAL`
(ix) Memastikan dokumen yang diperolehi daripada pihak luar untuk perancangan
dan operasi sistem Pengurusan Kualiti ditentukan dan dikawal pengedaran dan
penggunaannya.
Salinan Terkawal diedarkan hanya kepada pegawai-pegawai seperti di Senarai
Pemegang Dokumen Terkawal. Pemegang Salinan Terkawal bertanggungjawab:

(i) Mengaku menerima Salinan Terkawal ini dan menyimpannya dengan selamat
dan baik di tempat yang mudah dirujuk
(ii) Mengemaskini Salinan Terkawal mengikut arahan yang dikeluarkan dari semasa
ke semasa
(iii) Menggantikan Salinan Terkawal yang dipinda atau dibatalkan dengan Salinan
Terkawal terkini

Kawalan Rekod

Rekod akan diwujudkan dan disimpan sebagai bukti pelaksanaan sistem pengurusan
kualiti di sesuatu jabatan. Semua rekod hasil daripada pelaksanaan sistem pengurusan
kualiti dikenalpasti dan difailkan supaya mudah dikesan. Sebuah jabatan/organisasi
akan membangunkan Prosedur Kawalan Rekod bagi menjelaskan kawalan terhadap
cara identifikasi, penyimpanan, perlindungan, kemudahkesanan, masa penyimpanan
dan pelupusan rekod.

Rekod mestilah jelas, mudah untuk dikenalpasti dan diperolehi semula.