PENGURUSAN MINIT MESYUARAT

Rujukan : PKPA 2/1991

1. SURAT JEMPUTAN MESYUARAT

Ahli Terima Jemputan dan dokumen sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat.

Mesti mengandungi maklumat;

Nama Mesyuarat/Nama Jawatankuasa

Tarikh, tempat, masa mula dan tamat
Agenda Mesyuarat
Nama Pengerusi
Jenis Pakaian

Agenda Mesyuarat;

1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat Yang Lalu
3. Perkara-Perkara berbangkit
4. Pembentangan Kertas Kerja/Pelaporan/Perkara-Perkara Perbincangan
5. Hal-Hal Lain
6. Ucapan Penangguhan dan Penutup

Jika ahli mesyuarat dibenarkan menghantar wakil (jawatan wakil) perlu dinyatakan.

2. PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT;

Draf minit disediakan dalam tempoh tidak lewat 3 hari selepas mesyuarat untuk persetujuan
Pengerusi.

3. FORMAT MINIT.

3.1. Nama Mesyuarat.

Tarikh, Tempat dan Pengerusi

Senarai kehadiran (ikut kekananan)
Hadir Bersama, Urus Setia.

3.2. Perutusan Pengerusi

Alu-aluan, ucapan terima kasih, penghargaan, kata-kata hikmah dan sebagainya.

Tujuan, harapan, pemakluman.

3.3. Pengesahan Minit Mesyuarat

Disahkan tanpa pindaan.

Disahkan dengan pindaan (nyatakan)
Dicadang, disokong atau sebulat suara.

3.4. Perkara Berbangkit.

Membincang dan menghalusi tindakan yang telah diambil ekoran daripada keputusan
mesyuarat terdahulu.

Sekiranya maklum balas yang dikemukakan masih tidak memenuhi keperluan (belum
selesai) perlu dibangkitkan semula pada mesyuarat yang akan datang.

1
3.5. Perbincangan/pembentangan kertas kerja/pelaporan.

Ikut susunan yang telah disusun oleh urus setia (jika kertas kerja)
Tajuk kertas kerja, agensi yang menyediakan dengan catatan perkara penting
kandungan kertas kerja,
Mesyuarat mengambil maklum untuk menambah maklumat/membuat kajian tambahan
dan sebagainya.
Mesyuarat memutuskan bahawa................
Catat semua perkara yang dibincangkan secara padat, tepat dan jelas.
Catatan setiap perkara yang dincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang
menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan (oleh siapa) atau untuk makluman
sahaja.

Contoh :
(perkara dibincangkan)

Tindakan : (namakan agensi) atau Tindakan : Untuk Makluman

3.6. Hal-Hal Lain

Catatan perkara-perkara lain selain daripada perkara berkaitan mesyuarat/Jawatankuasa

berkenaan atau yang tidak termasuk dalam agenda yang telah ditetapkan.

3.7. Penutup

Ucapan terima kasih Pengerusi, pesanan dan waktu mesyuarat ditangguhkan/tamat dan
tarikh mesyuarat yang akan datang.

3.8. Disediakan oleh: Urusetia Mesyuarat/Jawatankuasa.

(tidak perlu ; disediakan oleh, disemak oleh), tarikh : ..................

3.9. Edaran Minit Mesyuarat Beserta Format Maklum Balas Mesyuarat

Diedarkan kepada semua ahli mesyuarat tidak lewat 7 hari selepas mesyuarat.

Berserta format maklum balas.

PK 15-1

MUKA
PARA PERKARA TINDAKAN MAKLUM BALAS
SURAT

Disediakan oleh : .......................................................... Tarikh: ..................................

Hak Cipta Terpelihara Bahagian Pengurusan Sekolah Harian

01 Februari 2016 Keluaran 08/Pindaan 00

Memo edaran dengan ingatan untuk kembalikan maklum balas dalam tempoh yang
dikehendaki.