Tata Cara Musyawarah Ambalan/ 

Rancana
Posted: 11 Oktober 2012 in My Post
0

TATA CARA MUBAL

A. Sidang Pendahuluan.

Dalam melaksanakan musyawarah. peserta sebelumnya menentukan siapakah yang akan

memimpin dalam sidang Pendahuluan. Biasanya dalam sidang ini dipimpin oleh Pradana/
Ketua Racana atau pengurus lainnya yang ditunjuk.

Dalam sidang Pendahuluan memiliki agenda acara :

–   Menetapkan tata tertib dan agenda acara.

–   Memilih dan menetapkan pimpinan Sidang- sidang selanjutnya/ bisa membentuk semacam
Presidium. ( Biasanya dipilih  3 orang. Terdiri 1 orang ketua dan 2 orang anggota )

B. Persidangan.

1. Rapat Pleno. ( Pertama )

Dalam rapat ini dipimpin oleh pimpinan sidang yang telah ditetapkan/ Presidium.

Agenda acaranya :

– Mendengarkan laporan Pertanggungjawaban  Pradana/ Ketua Racana /    Pengurus ambalan

selama masa baktinya.

– Melakukan Evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan.

– Mensyahkan laporan Pertanggungjawaban Ambalan/ Racana lama.

2. Rapat Pleno ( Kedua )

 Dalam Sidang Pleno ini membahas antara lain :

1.      Pembagian Bidang – bidang/ komisi yang dibentuk untuk menyusun rencana/ program
kerja.

2.      Melaksanakan Rapat – Rapat komisi /  masing masing bidang

Bidang/ komisi tersebut misalnya dapat terdiri dari :

a.         Komisi Organi sasi dan keuangan.

Membicarakan struktur pengurus / Dewan yang akan dibentuk disesuikan dengan kebutuhan.
Termasuk didalamnya Dewan Kehornatan. Dalam komisi ini juga menetapkan tata cara
pemilihan Pradana dan pengurus Dewan ambalan/ Ketua Racana dan pengurus Dewan
Racana.

Menetapkan sistem administrasi dan besarnya iuran anggota dll.

b.         Komisi Kegiatan.

Yaitu menyusun rencana / program kerja yang akan datang. Bentuk kegiatan maupun latihan
rutin yang akan dilaksanakan.

c.         Komisi Adat / sandi / pusaka Ambalam – Racana.

Di komisi ini biasanya membicarakan peninjauan kembali Adat/ Sandi / Pusaka Ambalan/
Racana apakah masih relevan dan sesuai dengan perkembangan di lingkungan Ambalan/
Racana.

3. Rapat Pleno ( Ketiga )

Di sidang ini berisi agenda acara antara lain :

a.   Mendengarkan dan menanggapi laporan hasil rapat komisi/  masing –masing bidang.

b.   Mensyahkan hasil rapat dari masing masing bidang/ komisi.

c.   Membentuk tim Perumus. Tim Perumus ini bertugas menyusun seluruh hasil keputusan
dari rapat- rapat komisi.

d.   Mengadakan Pemilihan Pengurus Ambalan/ Racana setelah mendengarkan hasil dari
rapat tim perumus sub komisi organisasi/ keuangan.

Dalam Pemilihan Pengurus Dewan Ambalan/ Racana dapat dilakukan berbagai macam cara
misalnya :

– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dan dilanjutkan   dengan melengkapi
susunan pengurusnya.

– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dan membentuk tim formatur. Tim
Formatur adalah tim yang bertugas menyusun pengurus dengan masa tugas dan jangka waktu
tertentu. Tim Formatur ini  dipimpin oleh Pradana / Ketua Racana Terpilih.

– Pemilihan seluruh pengurus dewan ambalan/ racana diserahkan kepada tim Formatur.
– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dilaksanakan dalam waktu tertentu
dilaksanakan secara langsung. umum, bebas dan rahasia oleh seluruh anggota ambalan/
racana.

C. Sidang Penutup

 Dalam agenda ini yang dilaksanakan antara  lain :

–     Membacakan seluruh hasil dan kesimpulan selama sidang. Dan sekaligus
mensyahkannya.

–     Menyerahkan hasil tim perumus kepada Pradana/ Ketua Racana terpilih untuk
menyelesaikan tugas tugasnya.  mis. Tugas tim formatur dll ( apabila pemilihan dilaksanakan
dalam acara saat itu )

–     Menutup sidang.

Musyawarah Ambalan/ Racana (Bag.II)

Berikut ini salah satu contoh agenda acara yang dibuat dalam rangka musyawarah Ambalan/
Racana. Agenda acara ini juga dibicarakan dalam sidang pendahuluan.

NO PIMPINAN
AGENDA ACARA WAKTU KETERANGAN
RAPAT

Up.Pembukaan
Panitia/
1 Musyawarah 15 Menit Dibuka Oleh Kakak Pembina
Petugas

2 Sidang Pendahuluan
 1.Tata Tertib

    sidang
Aturan selama bersidang, agenda
acara,  cara ambil keputusan/ suara
jumlah komisi dlm sidang  dll.

Pradana/
60 Menit
Ketua Racana
Presidium 3 orang, terdiri 1 ketua
dan 2 anggota.

Dilanjutkan penyerahan palu

sidang
2. Pemilihan Presidium

3 Persidangan

a.    Sidang Pleno I Presidium 30 Menit

1.     Mendengarkan Pradana/ Ketua racana

Laporan Pertanggung membacakan isi materi
jawaban Pengurus lama pertangungjawaban.

2.     Tangapan peserta 30 Menit Peserta memberi tanggapan/

musyawarah solusi.

Pengurus lama berikan jawaban/

argumentasi.

Apabila sdh diketemukan

persamaan pendapat dan peserta
sidang menyetujui, maka
presidium dapat mengesahkan
laporan pertanggung jawaban.

Dilanjutkan penyerahan Laporan

pertajwbn. Kepada presidium
 Presidium membuka rapat pleno II
dan membagi peserta sidang
   menjadi beberapa komisi. Jumlah
komisi sesuai dengan tata tertib
sidang.
b. Sidang Pleno II
Presidium 10 Menit

Tiap komisi memilih ketua,

sekretaris, dan pelapor.

Tiap komisi ber musyawarah

sesuai bidangnya, mis. Kom.
Organisasi dan keuangan, Kom.
Program kegiatan,  Kom.
Rapat Komisi Adat./Sandi dst
Masing
masing Ketua
Komisi 60 Menit
 

Presidium membuka Pleno III

Dibacakan oleh pelapor. Presidium

Memberikan kesempatan kpd pst
sidang unt. Menanggapi.

Tehnis memberikan tanggapan

boleh setelah semua komisi
melaporkan atau dibahas setelah
c. Sidang Pleno III tiap komisi melaporkan

Presidium
1.  Mendengarkan laporan
masing-masing komisi.
45 Menit
Hasil rapat komisi disyahkan
setelah peserta sidang menyetujui.
Tim perumus bertugas
menyempurnakan hasil rapat
komisi yang sdh dibahas. Anggota
Tim perumus dapat terdiri semua
 ketua komisi

Dan memilih ketua, sekretaris serta

pelapor.

Peserta sidang lainnya istirahat

atau dpt digunakan melobi calon
pengurus

2.  Mengesahkan hasil

rapat komisi. Tehnis pemilihan sesuai hasil rapat
komisi bidang organisasi.

Bilamana ada tim formatur maka

3.  Membentuk tim
perumus dan memberikan
kesempatan tim perumus
untuk rapat.
ditetapkan siapa sajakah yang
menjadi anggota tim formatur,
Jumlah tim formatur ( Ganjil ) dan
masa baktinya.
Presidium menutup rapat pleno III

15 Menit

4.  Pemilihan Pradana/

Ketua Racana

30 Menit
 Sidang Penutup

Presidium Menyerahkan hasil

a. Membacakan seluruh seluruh materi sidang kepada
hasil dan kesimpulan Pradana/ Ketua Racana terpilih
selama sidang. untuk menyelesaikan tugas
tugasnya.
4 Presidium 15 Menit

Presidium menyerahkan kembali

palu sidang kepada Pradana/ Ketua
Racana Terpilih.
b.  Menutup Sidang.

Upacara Penutupan
15 Menit
Panitia/
5 Musyawarah Ditutup oleh Kakak Pembina
Petugas

Agenda acara di atas merupakan contoh bentuk musyawarah yang sering dilaksanakan dalam
Ambalan/ Racana. Para Penegak dan Pandega dapat pula menyusun agenda sidang sesuai
dengan situasi, kondisi dan kebutuhan. Ukuran waktu adalah relatif, bisa lebih cepat atau
bahkan molor. Untuk itu peserta musyawarah harus disiplin menepati  waktu dalam mengikuti
kegiatan tersebut.

Ada beberapa catatan dalam penyelengaraan musyawarah :

1. Bila agenda acara sidang seperti di atas maka dapat dilakukan dalam waktu 1 hari
( pagi s/d siang – sore )
2. Apabila memilih Opsi dibentuk tim Formatur dalam penyusunan Pengurus maka
 setelah Musyawarah Ambalan/ Racana dapat pula dilanjutkan dengan rapat tim
Formatur dan ditetapkan hasilnya, kemudian dilanjutkan dengan acara pelantikan.
3. Agar Penyelenggaran musyawarah berjalan dengan lancar maka perlu persiapan –
persiapan sebelumnya., antara lain menyusun draf – draf apa saja yang akan dibahas.
Misalnya draf tata tertib/ agenda sidang, draf bahan sidang komisi-komisi/ bidang dll.
Bila perlu menyusun draf atau format SK pengesahan masing-masing sidang/ rapat.
4. Selamat melaksanakan Musyawarah Ambalan/ Racana.