A. Sidang Pendahuluan.
– Memilih dan menetapkan pimpinan Sidang- sidang selanjutnya/ bisa membentuk semacam
Presidium. ( Biasanya dipilih 3 orang. Terdiri 1 orang ketua dan 2 orang anggota )
B. Persidangan.
Dalam rapat ini dipimpin oleh pimpinan sidang yang telah ditetapkan/ Presidium.
Agenda acaranya :
1. Pembagian Bidang – bidang/ komisi yang dibentuk untuk menyusun rencana/ program
kerja.
b. Komisi Kegiatan.
Yaitu menyusun rencana / program kerja yang akan datang. Bentuk kegiatan maupun latihan
rutin yang akan dilaksanakan.
Di komisi ini biasanya membicarakan peninjauan kembali Adat/ Sandi / Pusaka Ambalan/
Racana apakah masih relevan dan sesuai dengan perkembangan di lingkungan Ambalan/
Racana.
a. Mendengarkan dan menanggapi laporan hasil rapat komisi/ masing –masing bidang.
c. Membentuk tim Perumus. Tim Perumus ini bertugas menyusun seluruh hasil keputusan
dari rapat- rapat komisi.
Dalam Pemilihan Pengurus Dewan Ambalan/ Racana dapat dilakukan berbagai macam cara
misalnya :
– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dan dilanjutkan dengan melengkapi
susunan pengurusnya.
– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dan membentuk tim formatur. Tim
Formatur adalah tim yang bertugas menyusun pengurus dengan masa tugas dan jangka waktu
tertentu. Tim Formatur ini dipimpin oleh Pradana / Ketua Racana Terpilih.
– Pemilihan seluruh pengurus dewan ambalan/ racana diserahkan kepada tim Formatur.
– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dilaksanakan dalam waktu tertentu
dilaksanakan secara langsung. umum, bebas dan rahasia oleh seluruh anggota ambalan/
racana.
C. Sidang Penutup
– Menyerahkan hasil tim perumus kepada Pradana/ Ketua Racana terpilih untuk
menyelesaikan tugas tugasnya. mis. Tugas tim formatur dll ( apabila pemilihan dilaksanakan
dalam acara saat itu )
– Menutup sidang.
Berikut ini salah satu contoh agenda acara yang dibuat dalam rangka musyawarah Ambalan/
Racana. Agenda acara ini juga dibicarakan dalam sidang pendahuluan.
NO
PIMPINAN
AGENDA ACARA WAKTU KETERANGAN
RAPAT
Up.Pembukaan
Panitia/
1 Musyawarah 15 Menit Dibuka Oleh Kakak Pembina
Petugas
Sidang Pendahuluan
2
1.Tata Tertib
Aturan selama bersidang, agenda
Pradana/
60 Menit acara, cara ambil keputusan/
sidang Ketua Racana
suara jumlah komisi dlm
sidang dll.
2. Pemilihan Presidium
Persidangan
Presidium 30 Menit
a. Sidang Pleno I
2. Mengesahkan hasil
rapat komisi.
Tehnis pemilihan sesuai hasil
rapat komisi bidang organisasi.
4. Pemilihan Pradana/
Ketua Racana
30 Menit
Sidang Penutup
Upacara Penutupan
15 Menit
Panitia/
5 Musyawarah Ditutup oleh Kakak Pembina
Petugas
Agenda acara di atas merupakan contoh bentuk musyawarah yang sering dilaksanakan dalam
Ambalan/ Racana. Para Penegak dan Pandega dapat pula menyusun agenda sidang sesuai
dengan situasi, kondisi dan kebutuhan. Ukuran waktu adalah relatif, bisa lebih cepat atau
bahkan molor. Untuk itu peserta musyawarah harus disiplin menepati waktu dalam
mengikuti kegiatan tersebut.
1. Bila agenda acara sidang seperti di atas maka dapat dilakukan dalam waktu 1 hari (
pagi s/d siang – sore )
2. Apabila memilih Opsi dibentuk tim Formatur dalam penyusunan Pengurus maka
setelah Musyawarah Ambalan/ Racana dapat pula dilanjutkan dengan rapat tim
Formatur dan ditetapkan hasilnya, kemudian dilanjutkan dengan acara pelantikan.
3. Agar Penyelenggaran musyawarah berjalan dengan lancar maka perlu persiapan –
persiapan sebelumnya., antara lain menyusun draf – draf apa saja yang akan dibahas.
Misalnya draf tata tertib/ agenda sidang, draf bahan sidang komisi-komisi/ bidang dll.
Bila perlu menyusun draf atau format SK pengesahan masing-masing sidang/ rapat.
4. Selamat melaksanakan Musyawarah Ambalan/ Racana.