Kebijakan & Mekanisme

Pengelolaan Dana Program Forum CSR

Wilayah Lingkar PTST

Ruslan Ali
(Team Leader Program Pendampingan CSR PTST)

Disampaikan Pada Pelatihan Penguatan Forum FORTAS,

1
Desa Tabo-Tabo

Pangkajene, Tanggal 5 September 2015

1. Sumber Dana:
P ENDANAAN
a) CSR PT ST
b) Sharing Institusi Lain
c) Partisipasi masyarakat
2. Besaran Dana :
a) Tipe Program yang diusulkan Forum berdasarkan Pilar Tonasa Bersaudara
b) Hasil Ferifikasi Litbangtek PTST dan Kebijakan Perusahaan (200 jt-300 jt)
c) Inisiatif Perusahaan, Forum dan Pendamping/LCO
3. Dana Operasional
(1). Biaya Administrasi dan pelaporan termasuk penggandaan
dokumen yang diperlukan dan Perizinan
(2). Transport dan konsumsi rapat,
(3). Honor Panitia Pelaksana
(4). Pembelian peralatan kantor untuk operasional Forum
(5). Honor Perencanaan dan Pengawasan Teknis 2
 P ENDANAAN
4. Pengelolaan dan Pertanggung Jawaban Dana :
a) Sepenuhnya dilaksanakan oleh Forum,
b) Jika ada dana berasal dari masyarakat, pengelolaan dibawah tanggung jawab Forum
c) Laporan disampaikan kepada masyarakat secara terbuka melalui papan informasi dan
secara tertulis kepada Program CSR
d) Semua Laporan Pertanggung Jawaban program Froum diketahui dan setujui oleh Tim
Pendamping (LCO, Konsultan Teknik, Team Leader dan Konsultan CSR PTST)
e) Laporan Pertanggung Jawaban Disampaikan Secara Tertulis paling Lambat 2 Minggu
setelah pekerjaan selesai
5. Asistensi dan Perbaikan Laporan Keuangan :
a) Laporan Keuangan disusun oleh Bendahara Forum atau Pelaksana,
b) Penyusunan Laporan Keuangan didampingi oleh LCO dan secara berjenjang diperiksa
susunan, sistimatika dan kefalidan oleh Konsultan Teknik (khusus Program Teknis),
Team Leader (Program Teknis dan Non Teknis) dan Konsultan CSR PTST
c) Jika terdapat kekeliruan dalam penyusnannya maka akan dikembalikan kepada Forum
melalui LCO untuk diperbaiki dalam waktu paling lambat 3 hari 3
 Tahapan Penyaluran Dana
Termin Progres Fisik Penggunaan Dana Penarikan Dana
Tahap Sebelumnya
Termin I 0% - 40%
Termin II 35% 40% 40%
Termin III 75% 80% 20%

Penarikan Dana Program Non Fisik Minimal 2 Kali RPD dan

Disesuaikan dengan Kebutuhan Kegiatan

4
 Berkas PencairanTermin
Pencairan Termin 1
 Surat Permohonan Pencairan Dana Termin Forum
 Kuitansi Penerimaan Dana Termin Forum,
 FotoCopy Surat Perjanjian Kerjasama (SPK),
 RAB Hasil Ferifikasi Perusahaan (Litbang dan PKBL)
 Gambar Rencana
 Jadwal Kegiatan
 Berita Acara, Surat Hibah Lahan, Sertifikat, PBB, KK, KTP, dll (disesuaikan
jenis program), Surat Keterangan / Izin Pemerintah Desa/Kelurahan
 FotoCopy Rekening Forum desa/kelurahan pada Bank Pemerintahan,
ditandatangani oleh Ketua dan Bendahara. 5
 Berkas PencairanTermin
Pencairan Termin II
 Surat Permohonan Pencairan Termin II Forum
 Kuitansi Penerimaan Dana Termin II Forum,
 Lampiran-Lampiran /Dokumen Pendukung :
 Laporan Keuangan Termin I :
 Pembukuan
 Buku Bank
 Buku Kas Tunai
 Laporan Bulanan dan Tahunan (Internal Forum)
 SPK, RAB, RPD, Kwitansi/Nota, Surat Perjanjian, Berita Acara Perubahan (Jika
Ada), Notulensi/Absen Rapat
 Dokumentasi Foto (Foto progress O-70%, Material, Proses Pekerjaan, Rapat-
6
Rapat)
 Berkas PencairanTermin
Pencairan Termin III
 Surat Permohonan Pencairan Termin III Forum
 Kuitansi Penerimaan Dana Termin III Forum,
 Lampiran-Lampiran /Dokumen Pendukung :
 Laporan Keuangan Termin II :
 Pembukuan
 Buku Bank
 Buku Kas Tunai
 Laporan Bulanan dan Tahunan (Internal Forum)
 SPK, RAB, RPD, Kwitansi/Nota, Surat Perjanjian, Berita Acara Perubahan (Jika
Ada), Notulensi/Absen Rapat
 Dokumentasi Foto (Foto progress O-70%, Material, Proses Pekerjaan, Rapat-
7
Rapat)
 Berkas Laporan Akhir
Laporan Akhir (Termin III)
 Surat Penyampaian Laporan Akhir oleh Forum
 SP4 dan Berita Acara Serah Terima
 Lampiran-Lampiran /Dokumen Pendukung :
 Laporan Keuangan Termin III :
 Pembukuan
 Buku Bank
 Buku Kas Tunai
 Laporan Bulanan dan Tahunan (Internal Forum)
 Progress, Kurva “S” dan As Built Drawing
 SPK, RAB, RPD, Kwitansi/Nota, Surat Perjanjian, Berita Acara
Perubahan (Jika Ada), Notulensi/Absen Rapat
 Dokumentasi Foto (Foto progress 100%), Rapat-Rapat Koordinasi 8
 Pengelolaan Dana
Pembukuan
1. Setiap transaksi disertai bukti yang syah
2. Bukti transaksi jumlah tertentu harus dibubuhi materai cukup
 Dibawah Rp.250.000,- Tidak Pake Materai
 Diatas Rp.250.000,- - Rp.1.000.000,- Pake Materai 3.000
 Diatas Rp.1.000.000,- Materai 6.000
 Diatas Rp.10.000.000,- Pake Surat Perjanjian Kerja/Pengadaan Material/Jasa, Materari 6.000
3. Bukti transaksi harus jelas uraian barang/jasa yang dibayar, tanggal dan
nomor urut,
4. Transaksi harus dicatat urut sesuai tanggal kejadiannya
5. Realisasi transaksi tidak boleh lebih kecil dari uang yang dikeluarkan,
6. Seluruh transaksi dicatat dalam Buku Kas Umum,
7. Buku harus bersih, penulisan rapih dan lengkap.
9
 TRANSAKSI
 Pada prinsipnya transaksi dianjurkan menggunakan mekanisme non
tunai yaitu :
 Transfer antar bank
 Tunai
 Pengambilan dana dari Rekening Forum dengan Speciment yang
ditanda tangani oleh Ketua Forum, Bendahara Forum dan LCO.
 Besaran dana yang dicairkan berdasarkan Nama Program yang
dituangkan dalam RPD yang diputuskan melalui rapat, dibuat oleh
Ketua Forum, diketahui LCO dan Team Leader serta disetujui
Konsultan Teknis
 Saldo tunai harian maksimum Rp.3 juta
10
 Dana Program Forum Tidak Digunakan Untuk :

 Sumbangan, hadiah, uang terima kasih, balas jasa, komisi atau

sejenis untuk pihak mana saja
 Disimpan di Bank dalam jangka lama guna memperoleh bunga
 Dipinjamkan kepada siapapun
 bayar lembur, bonus, pakaian, konsumsi forum sehari-hari
 Investasi kegiatan produktif (misal ternak, ikan dll), Kecuali :
o Dana Sisa / Efisiensi Program (sesuai SOP Forum)
o Peruntukannya adalah untuk Program Pemberdayaan Masyarakat

11
CONTOH KWITANSI
CONTOH NOTA
 PENGARSIPAN DOKUMEN
Arsip Program Forum Harus :
 Digandakan 4 rangkap (asli ke PKBL, salinan masing-masing di Kantor
CSR Lapangan, LCO dan Sekretariat Forum)
 Singkat, jelas, bahasa sederhana, mudah dimengerti
 Lengkap, sistematis sesuai urutan kejadiannya, rapih
 Ditempel pada Papan Informasi di Sekretariat Forum dan Kantor
Kelurahan/Desa
 Arsip tertata rapih,
 mudah dilacak,
 disimpan di tempat yang aman namun mudah dijangkau,
 mudah ditemukan setiap saat diperlukan oleh pihak terkait.
14
Terima
Kasih
15