Birokrasi dan Surat

Menyurat
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN
TBMT X
Sabtu, 15 Mei 2010

BIROKRASI

Birokrasi
Alur Birokrasi lihat dalam buku terbitan
divisi Kaderisasi dan Pengembangan
Organisasi (KPO) angkatan VII

Birokrasi

TATA CARA
PEMBUATAN SURAT
TBMT

NOMOR SURAT TBMT

Nomor Surat/Kode Surat/TBMT-Angkatan/USAKTI/Bulan/ Tahun dibuatnya surat

Contoh :
022/SIP/TBMT-X/USAKTI/V/2010

KODE SURAT TBMT

1. SU

Surat Undangan

2. SIP

Surat Izin Peminjaman

3. SPer

Surat Permohonan

4. ST

Surat Tugas

5. S.D

Surat Dispensasi

6. SPemb

Surat Pemberitahuan

7. SIK

Surat Izin Kegiatan

8. SP

Surat Peringatan

9. S.K

Surat Keputusan

10.TAP

Surat Ketetapan

Tata Cara Pembuatan Surat

Nomor Surat dari setiap Kode Surat selalu dimulai dari : No.001

Di Catat dalam sebuah buku besar SURAT MENYURAT TBMT yang

disimpan oleh SEKRETARIS TBMT, mencakup :
1. Untuk kepentingan apa ?
2. Ditujukan kepada siapa ?
3. Untuk kegiatan apa ?
4. Tempat, waktu dan tanggal

Setiap pembuatan surat untuk kepentingan TBMT tanyakan

kepada Sekretaris TBMT mengenai no surat yang diperlukan, sesuai
dengan masing-masing kode surat.

Tata Cara Pembuatan Surat

1. Setiap Surat TBMT print dengan Kertas ber-KOP TBMT
2. Surat Asli, diberikan kepada yang bersangkutan/berkepentingan
3. Setelah ditandatangani oleh yang berkepentingan, di fotokopi
seperlunya sesuai kepentingan
4. Surat yang telah di fotokopi dan akan dipergunakan sesuai
dengan kepentingan, di cap asli TBMT.
5. Surat di fotokopi minimal 1 untuk arsip TBMT (jangan di CAP
TBMT) dan diserahkan kepada SEKRETARIS TBMT
6. Setiap Surat TBMT, harus ber-CAP ASLI TBMT (cap tidak boleh
fotokopian)
7. Arsipkan 1 lembar surat yang tidak ber-CAP, agar bisa
diperbanyak kemudian, sesuai kepentingan

SURAT UNDANGAN
Komponen :
a. Tanggal Pembuatan Surat
b. Nomor Surat, Hal, Lampiran
c. Kepada siapa surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan (jenis, tujuan)
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Kegiatan
f. Pengesahan permohonan
g. Note : no panitia yang dapat dihubungi (Humas)

SURAT UNDANGAN

Langkah langkah :

SURAT PEMINJAMAN BARANG

Tujuan :
Pelaksaan administrasi izin peminjaman barang, alat atau ruangan yang
akan dipergunakan untuk melaksanakan suatu kegiatan.

Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, booking
alat/barang atau ruangan yang dimaksud pada tanggal akan berlangsungnya
acara sehingga tidak bentrok dengan kegiatan lain di saat yang sama.

Komponen :
a. Tanggal Pembuatan Surat
b. Nomor Surat, Hal, Lampiran
c. Kepada siapa surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan (jenis, tujuan)
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Kegiatan
f. Barang / Alat / Ruangan yang akan dipinjam, jika perlu jumlahnya
g. Pengesahan permohonan

SURAT PEMINJAMAN BARANG

Jenis-jenis : (ditujukan kepada)

1. Surat Peminjaman Barang (Ka.Bag Logistik/ Ka.Bag Mata Kuliah)
2. Surat Peminjaman Ambulans TBMT(Ka.Bag Logistik)
3. Surat Peminjaman Ruangan / Teras Lantai (Ka.Bag Logistik FK
USAKTI)
4. Surat Peminjaman Ambulans PMT (Direktur Pusat Medis Trisakti)
5. Surat Peminjaman Ruangan PMT (Direktur Pusat Medis Trisakti)

SURAT PEMINJAMAN BARANG

6.

Surat Peminjaman Lobby FK-FKG, FK, Halaman Parkir (LMK,

arsip OTORITA kampus B,, Dekan FK & Dekan FKG)

7.

Surat Peminjaman Auditorium Kampus A (LMK, arsip OTORITA

kampus A,,)

8.

Surat Peminjaman GEMA (BAUM kampus A USAKTI, Gd.Syarif

Thayeb lt.7)

9.

Surat Peminjaman Auditorium FK-FKG (LMK, arsip OTORITA

kampus B, arsip Ka.Bag Logistik)

10. Surat Peminjaman Bus (BAUM kampus A USAKTI, Gd. Syarif

Thayeb lt.7)

SURAT PEMINJAMAN BARANG

SURAT PEMINJAMAN AMBULANS TBMT

SURAT PEMINJAMAN AMBULANS PMT

SURAT PEMINJAMAN RUANGAN PMT

# langkah-langkah pembuatan surat peminjaman ruangan ini juga dapat

digunakan apabila ingin meminjam ruangan lain di luar gedung kampus B
dengan menyesuaikan pihak yang dituju dalam penyampaian surat.

SURAT PEMINJAMAN LOBBY FK-FKG

# Khusus peminjaman halaman parkir, panitia pelaksana juga membuat

selebaran pada H-1 untuk dibagikan pada pengguna halaman parkir
pada hari berlangsungnya kegiatan.

SURAT PEMINJAMAN AUDITORIUM FK-FKG

SURAT PEMINJAMAN AUDITORIUM

Kampus A

SURAT PEMINJAMAN GEMA

SURAT PEMINJAMAN BUS USAKTI

# panitia dapat booking tanggal di BAUM sambil menunggu proposal, surat,

SIK selesai. BEnsin dan biaya pengemudi adalah tanggung jawab panitia /
pihak peminjam bus.

SURAT PERMOHONAN
1. SURAT PERMOHONAN SIK
2. SURAT PERMOHONAN DANA REKTORAT
3. SURAT PERMOHONAN DANA FAKULTAS
4. SURAT PERMOHONAN AKREDITASI IDI
5. SURAT PERMOHONAN PEMBICARA KE BAGIAN DI FK
6. SURAT PERMOHONAN PEMBICARA NO FAKULTAS
7. SURAT PERMOHONAN IZIN PEMASANGAN SPANDUK DAN
POSTER DI LINGKUP KAMPUS A
8. SURAT PERMOHONAN IZIN PEMASANGAN SPANDUK DAN
POSTER DI LINGKUP KAMPUS B
9. SURAT PERMOHONAN DONATUR

SURAT PERMOHONAN SIK

Tujuan

Permohonan izin mengadakan kegiatan dengan diketahui pihak fakultas

Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, proses
administrasi dalam permohonan dana ke rektorat
Komponen :
a. Tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat, Hal, dan Lampiran
c. Kepada Siapa Surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Kegiatan
f.

Pengesahan permohonan

SURAT PERMOHONAN SIK

1. Panitia pelaksana melegalisasi proposal kegiatan, sekretaris membuat surat
permohonan Surat Izin Kegiatan, mencakup keterangan keterangan yang
diperlukan, dengan KOP surat TBMT
2. Pengesahan surat permohonan SIK oleh Ketua Pelaksana dan Ketua Umum
TBMT
3. Surat permohonan SIK disampaikan kepada Dekan FK USAKTI (melalui
sekretaris Dekan ibu Etty), proposal asli Kegiatan dilampirkan
4. 2 Fotokopi surat permohonan SIK yang telah disetujui dengan proposal
kegiatan yang dilampirkan diserahkan ke bagian Subdimaslum (Pak Broto)
5. 1 fotokopi surat dibuat untuk arsip TBMT (tidak dicap TBMT)
6. Konfirmasi ulang pengadaan SIK beberapa hari setelah surat permohonan SIK
disampaikan.
#

Agar SIK dapat turun lebih cepat, setelah SIK diantar oleh Subdimaslum ke BAMA
kampus A, mintalah nomor surat dari Subdimaslum untuk ditelusuri dan diambil sendiri di
BAMA Gd. Syarif Thayeb

SURAT PERMOHONAN DANA

UNIVERSITAS
Tujuan

Mendapatkan bantuan dana dari Universitas untuk kepentingan berlangsungnya

kegiatan secara optimal
Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, dengan dana
yang cukup, meringankan target dana usaha dari kepanitiaan
Komponen :
a. Tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat, Hal, dan Lampiran
c. Kepada Siapa Surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan dan Jumlah Dana yang diminta
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Kegiatan
f.

Pengesahan permohonan

SURAT PERMOHONAN DANA

UNIVERSITAS
1. Panitia pelaksana melegalisasi proposal kegiatan, dan mengurus SIK terlebih
dahulu. Sekretaris membuat surat permohonan dengan KOP TBMT
2. Pengesahan surat permohonan SIK oleh Ketua Pelaksana dan Ketua Umum
TBMT dan WADEK III untuk diketahui
3. Surat permohonan Dana disampaikan oleh Bendahara TBMT atau Bendahara
Kegiatan, kepada WAREK III (melalui sekretaris Warek III) proposal asli
Kegiatan dilampirkan
4. 1 fotokopi surat dibuat untuk arsip TBMT (tidak dicap TBMT)
5. Konfirmasi ulang pada beberapa hari setelah penyampaian surat permohonan
dana.
6. Dana bantuan universitas bisa diambil setelah nominal disetujui
#

Untuk memperlancar perolehan dana universitas, diperlukan perencanaaan kegiatan

yang jelas dan lengkap, tercantum semua dalam proposal kegiatan.
BENDAHARA!!!

SURAT PERMOHONAN DANA

FAKULTAS
Tujuan

Mendapatkan bantuan dana dari Fakultas untuk kepentingan berlangsungnya

kegiatan secara optimal
Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, dengan dana
yang cukup, meringankan target dana usaha dari kepanitiaan
Komponen :
a. Tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat, Hal, dan Lampiran
c. Kepada Siapa Surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan dan Jumlah Dana yang diminta
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Kegiatan
f.

Pengesahan permohonan

SURAT PERMOHONAN DANA

FAKULTAS
1. Panitia pelaksana melegalisasi proposal kegiatan, dan mengurus SIK terlebih
dahulu. Sekretrais membuat surat permohonan dengan KOP TBMT
2. Pengesahan surat permohonan SIK oleh Ketua Pelaksana dan Ketua Umum
TBMT
3. Surat permohonan Dana disampaikan oleh Bendahara TBMT atau Bendahara
Kegiatan, kepada WADEK II, fotokopi proposal Kegiatan dilampirkan
4. 1 fotokopi surat dibuat untuk arsip TBMT (tidak dicap TBMT)
5. Konfirmasi ulang pada beberapa hari setelah penyampaian surat permohonan
dana di loket dana FK lantai 5, ruangan logistik.
6. Dana bantuan fakultas bisa diambil setelah nominal disetujui dan disahkan
oleh Wadek II
#

Untuk memperlancar perolehan dana fakultas, diperlukan perencanaaan kegiatan yang

jelas dan lengkap, tercantum semua dalam proposal kegiatan.

SURAT PERMOHONAN
AKREDITASI IDI
Tujuan

Mengajukan permohonan dalam pemberian bobot nilai SKP bagi peserta dan
pembicara pada suatu Kegiatan
Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, mendapat
pengesahan bobot nilai SKP oleh IDI, menambah nilai jual suatu kegiatan yang
diadakan
Komponen :
a. Tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat, Hal, dan Lampiran
c. Kepada Siapa Surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Kegiatan
f.

Pengesahan permohonan

SURAT PERMOHONAN
AKREDITASI IDI

Langkah-langkah :

1. Panitia pelaksana melegalisasi Proposal Kegiatan. Proposal akan disertakan

dengan surat permohonan Akreditasi IDI
2. Sekretaris membuat surat permohonan dengan KOP surat TBMT
3. Pengesahan surat permohonan oleh Ketua Pelaksana dan Ketua Umum
TBMT
4. Surat permohonan disampaikan ke Ketua BP2KB IDI Wilayah DKI Jakarta,
disertai lampiran Proposal Kegiatan, CV Pembicara, Abstraksi / Sinopsis
materi kegiatan, serta pre test dan post test pada kegiatan tersebut
5. Konfirmasi pada beberapa hari setelah penyampaian surat permohonan
akreditasi

SURAT PERMOHONAN
AKREDITASI IDI

Syarat syarat

1. Surat Permohonan ditujukan kepada Ketua BP2KB IDI DKI Jakarta

2. Proposal Acara
3. Sinopsis MAteri Acara/ Kegiatan
4. Pembicara (minimal 2 dokter)
5. CV Pembicara
6. CV Moderator
7. Pre dan Post Test (pertanyan yang diajukan minimal 5)
8. Meteri minimal 3 jam

# pada Susunan Kepanitiaan harus ada Dokter. Minimal Permohonan diajukan

1 (satu) bulan sebelum acara. Follow up keluar SKP bisa melalui telepon.

SURAT PERMOHONAN
TUGAS DOKTER
Tujuan

SURAT

Permohonan izin dan pemberitahuan kegiatan serta permohonan kesediaan

Dokter Pembimbing
Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, kepastian
untuk memenuhi permohonan sebagai pembimbing dalam suatu kegiatan
Komponen :
a. Tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat, Hal, dan Lampiran
c. Kepada Siapa Surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Kegiatan
f.

Pengesahan permohonan

SURAT PERMOHONAN
TUGAS DOKTER

SURAT

Langkah-langkah :

1. Panitia pelaksana menentukan pembicara dari bagian di FK

2. Sekretaris membuat surat permohonan dengan KOP surat TBMT
3. Pengesahan surat permohonan dokter pembimbing oleh Ketua Pelaksana
dan Ketua Umum TBMT
4. Surat permohonan disampaikan ke Dekan FK untuk kemudian dikeluarkan
surat tugas atas nama dokter pembimbing.
5. Tembusan disampaikan kepada kepala bagian dokter pembimbing.
6. Fotokopi surat permohonan tersebut sebagai arsip TBMT
7. Konfirmasi ulang kesediaan pembicara pada beberapa hari sebelum
pelaksanaan kegiatan.

SURAT PERMOHONAN
PEMBICARA DARI BAGIAN di FK
Tujuan

Permohonan kesediaan Dosen Pembimbing untuk menjadi pembicara pada

suatu kegiatan TBMT
Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, kepastian
adanya pembicara sesuai materi pada konsep kegiatan
Komponen :
a. Tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat, Hal, dan Lampiran
c. Kepada Siapa Surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Kegiatan
f.

Pengesahan permohonan

SURAT PERMOHONAN
PEMBICARA DARI BAGIAN di FK

Langkah-langkah :

1. Panitia pelaksana menentukan pembicara dari bagian di FK

2. Sekretaris membuat surat permohonan dengan KOP surat TBMT
3. Pengesahan surat permohonan dokter pembimbing oleh Ketua Pelaksana
dan Ketua Umum TBMT
4. Surat permohonan disampaikan ke Kepala Bagian yang ditentukan
5. Fotokopi surat permohonan tersebut sebagai arsip TBMT
6. Konfirmasi ulang kesediaan pembicara pada beberapa hari setelah
penyampaian surat permohonan pembicara, selanjutnya penyampaian
secara detail mengenai materi yang akan disampaikan oleh Sie.Acara
kegiatan tersebut.

SURAT PERMOHONAN
PEMBICARA Non Fakultas
Tujuan

Permohonan kesediaan pihak luar untuk menjadi pembicara pada suatu

kegiatan TBMT
Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, kepastian
adanya pembicara sesuai materi pada konsep kegiatan
Komponen :
a. Tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat, Hal, dan Lampiran
c. Kepada Siapa Surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Kegiatan
f.

Pengesahan permohonan

SURAT PERMOHONAN
PEMBICARA Non Fakultas

Langkah-langkah :

1. Panitia pelaksana menentukan pembicara

2. Sekretaris membuat surat permohonan dengan KOP surat TBMT
3. Pengesahan surat permohonan dokter pembimbing oleh Ketua Pelaksana
4. Surat permohonan disampaikan ke Pembicara / Instansi yang ditentukan.
5. Fotokopi surat permohonan tersebut sebagai arsip TBMT
6. Konfirmasi ulang kesediaan pembicara pada beberapa hari setelah
penyampaian surat permohonan pembicara, selanjutnya penyampaian
secara detail mengenai materi yang akan disampaikan oleh Sie.Acara
kegiatan tersebut.

SURAT PERMOHONAN DONATUR

Tujuan

Permohonan dana penunjang kegiatan dari donatur

Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, mendapat dana
yang cukup selain dari fakultas dan dana usaha
Komponen :
a. Tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat, Hal, dan Lampiran (anggaran dana)
c. Kepada Siapa Surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Kegiatan
f. Pengesahan permohonan
g. Tanda Terima Donatur

SURAT PERMOHONAN DONATUR

Langkah-langkah :

1. Sekretaris membuat surat permohonan donatur dengan KOP surat TBMT,

dengan lampiran anggaran dana kegiatan
2. Pengesahan surat permohonan donatur oleh Ketua Pelaksana dan Ketua
Umum TBMT
3. Surat permohonan disampaikan ke Donatur yang telah ditentukan. (orang
tua anggota TBMT, dan hanya dengan persetujuan Ketua Umum dan Ketua
Harian TBMT)
4. Fotokopi surat permohonan tersebut sebagai arsip TBMT
5. Konfirmasi ulang kesediaan donatur pada beberapa hari setelah
penyampaian surat permohonan donatur.

SURAT PERMOHONAN IZIN

PEMASANGAN SPANDUK di Kampus B
Tujuan

Permohonan izin memasang spanduk dan poster kegiatan

Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, proses
administrasi dalam izin pemasangan spanduk, memperlancar promosi dan
publikasi acara kegiatan
Komponen :
a. Tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat, Hal, dan Lampiran
c. Kepada Siapa Surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Pemasangan
f. Pengesahan permohonan

SURAT PERMOHONAN IZIN

PEMASANGAN SPANDUK di Kampus B

Langkah-langkah :

1. Sekretaris membuat surat permohonan izin pemasangan spanduk dan

poster dengan KOP surat TBMT
2. Pengesahan surat permohonan izin pemsangan spanduk oleh Ketua
Pelaksana
3. Surat permohonan disampaikan ke LMK Kampus B, tembusan ke Ka.Bag
Logistik, Ka.BEM FK USAKTI
4. Fotokopi surat permohonan tersebut sebagai arsip TBMT
5. Spanduk ataupun poster dapat ditempel setelah disetujui oleh LMK

SURAT PERMOHONAN IZIN

PEMASANGAN SPANDUK di Kampus A
Tujuan

Permohonan izin memasang spanduk dan poster kegiatan

Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, proses
administrasi dalam izin pemasangan spanduk, memperlancar promosi dan
publikasi acara kegiatan yang lebih luas dari lingkup fakultas
Komponen :
a. Tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat, Hal, dan Lampiran
c. Kepada Siapa Surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Pemasangan
f. Pengesahan permohonan

SURAT PERMOHONAN IZIN

PEMASANGAN SPANDUK di Kampus A

Langkah-langkah :

1. Sekretaris membuat surat permohonan izin pemasangan spanduk dan

poster dengan KOP surat TBMT
2. Pengesahan surat permohonan izin pemsangan spanduk oleh Ketua
Pelaksana
3. Surat permohonan disampaikan ke LMK Kampus A USAKTI (Gd. Syarif
Thayeb Lt.4)
4. Fotokopi surat permohonan tersebut sebagai arsip TBMT
5. Spanduk ataupun poster dapat ditempel setelah disetujui oleh LMK

SURAT PERMOHONAN
KERJASAMA
Surat ini dibuat untuk permohonan TBMT kepada pihak lain
/ pihak luar misalnya berupa instansi, organisasi,
perusahaan, dll sebagai Sponsor Kegiatan, Trainer
Kegiatan, dll.
Langkah-langkah sama seperti pada pembuatan surat
permohonan pembicara.
Contoh :
Surat Permohonan Kerjasama kepada pihak:
PMI, 118, Aranyakala Kampus A, PRESMA MM USAKTI,
KODAK, Kimia Farma, dll.

SURAT TUGAS

Tujuan:

Permohonan izin dan pemberitahuan kegiatan serta permohonan Surat

Tugas bagi delegasi yang telah ditetapkan dan bersedia

Manfaat :

Menunjang kelancaran dan keberhasilan nerlangsungnya acara, kepastian

tanggungjawab pihak fakultas terhadap mahasiswa yang ditugaskan

Komponen :
a. Tanggal pembuatan surat
b. Nomor surat, Hal, dan Lampiran
c. Kepada Siapa Surat ditujukan
d. Keterangan tentang Kegiatan
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Pelaksanaan kegiatan
f. Daftar nama lengkap dan NIM mahasiswa delegasi
g. Pengesahan permohonan

SURAT TUGAS

Langkah langkah :

1. Sekretaris membuat surat permohonan dengan KOP surat TBMT

2. Pengesahan surat permohonan oleh Ketua Umum TBMT, dan diketahui
oleh WADEK III FK USAKTI
3. Surat permohonan tugas delegasi disampaikan kepada DEKAN FK
USAKTI untuk kemudian dikeluarkan surat tugas atas nama delegasi yang
ditugaskan (nama lengkap dan NIM)
4. Fotokopi surat untuk keperluan arsip TBMT dan diperbanyak sesuai
keperluan.
5. Konfirmasi ulang pada beberapa hari setelah disampaikannya surat
permohonan dan beberapa hari sebelum pelaksanaan kegiatan yang akan
di ikuti.
# Pendelegasian Anggota atau Tim untuk suatu Kegiatan di luar Kampus atau Universitas
Ditandatangani oleh Ketua Umum TBMT
Contoh : Surat Tugas Bencana
Surat Tugas LATGAB
Surat Tugas MUNAS
Surat Tugas mengikuti kegiatan sebagai perwakilan
Surat Tugas JAMNAS

SURAT DISPENSASI
Tujuan :
Permohonan dispensasi bagi mahasiswa yang berhalangan mengikuti
kegiatan akademis karena ditugaskan keluar kampus untuk mengikuti
kegiatan sebagai perwakilan delegasi TBMT
Manfaat :
Menunjang kelancaran dan keberhasilan berlangsungnya acara, mendapatkan
izin dan pengertian dari pihak kampus
Komponen :
a. Tanggal Pembuatan Surat
b. Nomor Surat, Hal, Lampiran (jadwal akademis yang ditinggalkan)
c. Kepada siapa surat ditujukan
d. Keterangan tentang kegiatan
e. Hari, Tanggal, Waktu, Tempat Kegiatan
f.

Nama lengkap mahasiswa/i yang akan di dispensasi

g. Pengesahan permohonan

SURAT DISPENSASI
Langkah langkah :
1. Sekretaris membuat surat permohonan dispensasi, mencakup
keterangan keterangan yang diperlukan, dengan KOP surat
TBMT
2. Pengesahan surat permohonan dispensasi oleh Ketua Umum
TBMT, mengetahui Wakil Dekan III (Kegiatan Mahasiswa)
3. Surat permohonan disampaikan kepada WADEK I (Akademis)
4. Lampiran berupa jadwal kegiatan perkuliahan atau kegiatan
akademis lain yang ditinggalkan
5. Tembusan

1. Wadek III
2. Kepala Bagian / Ketua Penanggungjawab Modul (KPM)
3. Arsip TBMT

SURAT PEMBERITAHUAN
Surat ini dibuat, dengan tujuan TBMT memberitahukan
suatu hal kepada pihak lain
Ditandatangani oleh Ketua Umum TBMT
Fotokopi untuk keperluan dan arsip TBMT
Contoh :
1. Surat pemberitahuan akan diadakannya kegiatan Baksos
di wilayah setempat
2. Surat pemberitahuan nama Dokter dan Tim Medis yang
bertugas pada suatu kegiatan

Memorandum Of Understanding (MOU)

= Surat Perjanjian Kerjasama
Surat ini dibuat, atas kerjasama TBMT dengan pihak luar
(jika ada JOB)
Pihak pertama : Tim Bantuan Medis Trisakti
(pihak yang dimintai kerjasama)
Pihak kedua
: Pihak Luar
(pihak yang meminta kerjasama)
Surat ini, sebagai kekuatan hukum TBMT yang bekerjasama
dengan pihak luar sesuai kesepakatan kedua belah pihak, dan
mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan
Surat Perjanjian Kerjasama ini, dibuat 2 rangkap asli dengan
Kertas ber-KOP TBMT
Pada tandatangan Pihak Pertama (TBMT) harus di CAP TBMT

Memorandum Of Understanding (MOU)

= Surat Perjanjian Kerjasama
Untuk perjanjian kerjasama tanpa biaya operasional
materai Rp 3.000
Untuk perjanjian kerjasama dengan biaya operasional
> Rp 1.000.000 materai Rp 6.000
< Rp 1.000.000 materai Rp 3.000
Rangkap I

Tandatangan Pihak Pertama di atas materai, diberikan untuk Pihak

Kedua

Rangkap II

Tandatangan Pihak Kedua di atas materai, diberikan untuk Pihak

Pertama

Penandatanganan MOU, dilakukan oleh kedua belah pihak,dalam

keadaan sadar, tanpa paksaan dari pihak mana pun.. dalam waktu,
tempat yang bersamaan

SURAT KEPUTUSAN
Surat ini dibuat, disahkan oleh Ketua Umum TBMT
Surat ini diketik oleh Sekretaris TBMT
Surat ini disahkan dalam Rapat Anggota Inti (RAI)
No urut surat diatur oleh Sekretaris TBMT
Dicantumkan Tanggal, Tempat, Ruang, Waktu pengesahan
Surat ini disimpan oleh Sekretaris TBMT

SURAT KETETAPAN
Surat ini dibuat, disahkan oleh Pimpinan Sidang
Surat ini diketik oleh Sekretaris TBMT / notulen sidang
Surat ini disahkan dalam Rapat Umum Anggota
No urut surat diatur oleh Sekretaris TBMT
Dicantumkan Tanggal, Tempat, Ruang, Waktu pengesahan
Surat ini disimpan oleh Sekretaris TBMT

PROPOSAL
A.

B.

Pendahuluan
i.

Tujuan Umum

ii.

Tujuan Khusus

Kegiatan
i.

Nama Kegiatan

ii.

Tempat Kegiatan

iii.

Waktu Kegiatan

iv.

Pembicara dan Materi yang disampaikan

v.

Peserta

C.

Susunan Panitia (terlampir)

D.

Susunan Acara (terlampir)

E.

Anggaran Dana (terlampir)

F.

Penutup

G.

Lembar Pengesahan

LEMBAR PENGESAHAN
PROPOSAL
Ketua Umum TBMT

Ketua Pelaksana

Periode.

Kegiatan..
Mengetahui,

Ketua BEM FK USAKTI

Ketua Parlemen FK USAKTI

Periode..

Periode

WADEK III FK USAKTI

Pembina TBMT

Bidang Kemahasiswaan

(sesuai dengan bidangnya)

Menyetujui,

DEKAN FK USAKTI

Dibawah tanda tangan : tertulis nama lengkap

(mahasiswa dengan NIM) , (dosen dengan gelar)

PROPOSAL SPONSORSHIP
A. Surat Permohonan Kerjasama / Surat Pengantar Proposal
B. Penjelasan tentang Kegiatan
C. Naskah Kontrapretasi Sponsorship
D. Tanda Terima Proposal (tuliskan CP dan no.telp yang dapat dihubungi)
E. Lembar Pengesahan

LAPORAN
PERTANGUNGJAWABAN
A.

B.

Pendahuluan
i.

Tujuan Umum

ii.

Tujuan Khusus

Kegiatan
i.

Nama Kegiatan

ii.

Tempat Kegiatan

iii.

Waktu Kegiatan

iv.

Pembicara dan Materi yang disampaikan

v.

Peserta

C.

Susunan Panitia

D.

Susunan Acara yang terlaksana sesuai dengan hari H

E.

Anggaran Dana yang terpakai sampai hari H dan kegiatan selesai (surplus atau defisit)

F.

Evaluasi (dari masing-masing sie.panitia)

G.

Solusi (dari masing-masing kendala)

H.

Penutup

I.

Lembar Pengesahan (Ketua Umum TBMT dan Ketua Pelaksana)

TERIMA KASIH