PEMBINAAN BUM DESA KECAMATAN

BULAKAMBA KAB BREBES

ADMINISTRASI & PELAPORAN

BADAN USAHA MILIK DESA
 Administrasi BUMDesa :
➢ Adalah suatu proses k eg i atan beserta
dokumentasinya di setiap jenjang yang meliputi
pencatatan, pendataan, pelaporan dan
pengarsipan yang dilakukan secara manual
maupun menggunakan Teknologi Informasi
 FUNGSI ADMINISTRASI

1. Alat untuk mengetahui keadaan aset

lembaga (SDM, keuangan, sarana
dan prasarana, dll) setiap saat
2. Alat kontrol bagi komponen
kelembagaan (anggota, pengelola,
dan pengawas) dalam menjalankan
kegiatan dan pengendalian
organisasi
Lanjutan……

3. Alat monitoringdan evaluasi bagi

lembaga untuk menyusun
kerja rencana
4. Bahan pengambilan keputusan
dan pengembangan organisasi
5. Alat pemersatu antar
komponen kelembagaan
 ADMINISTRASI BUMDESA,
terdiri dari :

Administrasi Umum : adalah suatu usaha untuk

mencapai tujuan dengan melaksanakan kegiatan
administrasi, tulis menulis atau ketatausahaan
yang dilakukan secara teratur, tertib, dan terarah

Administrasi Keuangan :
adalah tata cara penyelenggaraan dan pengelolaan
keuangan yang dilakukan secara teratur dan terarah
sesuai dengan sumber dana dan peraturan/ketentuan
yang berlaku, sehingga tercipta tertib penggunaan dan
pertanggungjawaban
5
 BAGAN
ADMINISTRASI
BUMDESA
ADM UMUM
ALAT KOMUNIKASI (SURAT)

BUKU ADM (BUKU KEGIATAN/CATATAN BUMDESA)

ADM

BUKU KAS HARIAN/BUKU KAS UMUM

ADM KEUANGAN BUKU BANTU

LAPORAN KEUANGAN
A. SURAT
Adalah salah satu alat komunikasi atau penyampaian berita secara tertulis
yang berisikan pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan lain-lain dari
si pengirim surat kepada pihak lain

Macam - Macam Surat :

a. Surat Keputusan
b. Surat Kuasa/Mandat
c. Surat Keterangan
d. Surat Biasa
e. Surat Edaran
f. Surat Pengumuman
g. Surat Undangan
h. Surat Pengantar
i. Surat Tugas
B. BUKU
ADMINISTRASI
BUKU KEGIATAN/CATATAN, meliputi :
a.Buku Daftar Pengelola BUMDesa b.Buku

Penghasilan Pengelola BUMDesa c.Buku

Agenda Surat (Masuk & Keluar) d.Buku

Keuangan

e.Buku Notulen
f.Buku Inventaris Barang
g.Buku Rencana dan Laporan Kegiatan h.Buku

Laporan Perkembangan Unit Usaha

 Contoh :
Buku Daftar Pengelola Bumdesa
No. Nama Tpt, Tgl Alamat Jenis Jabatan Periode Pendidikan No. Ket
Lahir Kelamin
L/P
Tel
p
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
 Buku Notulen Rapat

RAPAT.....................................

1. Hari/Tanggal :
2. Tempat :
3. Pukul :
4. Pimpinan rapat :
:
5. Materi yang dibahas
:
6. Kesimpulan

7. Lampiran ( Daftar hadir )

Mengetahui Notulen,
Pimpinan Rapat
Buku Agenda Surat Masuk
No. No. dan tgl Surat Tgl Pengirim Isi Pokok Diteruskan
Penerimaan Surat kepada
Surat
1 2 3 4 5 6
Buku Agenda Surat Keluar
No. No dan tgl Surat Tgl Isi Pokok Ditujukan Ket
Pengiriman Surat kepada
Surat
1 2 3 4 5 6
 Buku Rencana Kegiatan Bumdesa
No Uraian Jadwal Pelaksanaan Penanggung Ket
Kegiatan (BULAN) jawab

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Buku Laporan Kegiatan Bumdesa
Tahun ......
No Uraian kegiatan Waktu/tempa Biaya Penanggun Keterangan
t & g jawab
pelaksanaan Sumber
1 2 3 4 5 6
 BUKU INVENTARIS BARANG

No Jenis Barang Jumlah Diperoleh Tgl Kondisi

dari Penerimaa
n
1 2 3 4 5 6
 BUKU PENGHASILAN PENGELOLA

No Tanggal Nama Jabatan Jumlah Tanda

Penerimaa Tanga
n n
1 2 3 4 5 6
BUMDESA
sebagai lembaga keuangan desa yang
menjalankan bisnis keuangan yang memenuhi
kebutuhan usaha - usaha mikro yang
dijalankan oleh pelaku usaha ekonomi desa

wajib membuat laporan keuangan seluruh unit - unit usaha Bumdes

wajib membuat laporan perkembangan unit - unit usaha Bumdes
kepada masyarakat desa melalui Musyawarah Desa sekurang-
kurangnya dua kali dalam satu tahun

17
 Prinsip Pembukuan
• Pembukuan keuangan Bumdesa tidak berbeda
dengan pembukuan keuangan lainnya, yang harus
dituliskan secara :
a. Kronologis : tersusun sesuai urutan waktu
kejadian
b. Sistematis : tersusun rapi dan berurutan
c. Auditable : dapat diperiksa kebenarannya
d. Informatif : memberikan keterangan secara
lengkap, cepat dan tepat waktu/mudah dipahami
e. Sederhana
 FUNGSI PEMBUKUAN :

menyajikan informasi keuangan yang digunakan

sebagai dasar untuk membuat keputusan bagi :
1.Pihak Internal : Pengelola dan Dewan
Komisaris
2.Pihak Eksternal : Pemerintah Kabupaten,
Perbankan, Masyarakat yang
memberikan penyertaan modal, dan
petugas pajak
19
 TUJUAN
PEMBUKUAN :
1. untuk mengetahui perkembangan usaha (omzet
penjualan, laba rugi, maupun struktur
permodalan
2. untuk mengetahui kemungkinan kerugian sejak
dini
3. untuk mengetahui kondisi persediaan barang/
jasa setiap saat
4. untuk mengetahui sumber dan penggunaan
dana Bumdes sehingga bisa
mengevaluasi kinerja keuangan Bumdes 20
Buku Administrasi / Laporan
Keuangan BUMDesa :
adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua
transaksi keuangan yang dilakukan oleh pengelola
BUMDesa
1. Transaksi yang mengakibatkan
berkurangnya aset BUMDesa
2. Transaksi yang mengakibatkan
bertambahnya aset BUMDesa
 KELOMPOK REKENING
Harta/Aktiva
● 1.

●2.Utang
●3. Modal
●4. Pendapatan
●5. Biaya
PENGERTIAN HARTA :
● Adalah semua barang dan hak milik perusahaan (BUMDes) dan sumber ekonomi
lainnya.
● Harta terbagi dalam 3 (tiga) yaitu :
1. Harta Lancar/aktiva lancar : uang kas/bank atau harta lainnya yang dapat
segera dicairkan menjadi kas. (contoh : Kas, Piutang Dagang, Penghasilan yang
akan diterima, Biaya yang dibayar di muka, Persediaan, dan Perlengkapan).
a. Kas : mata uang rupiah atau asing dan surat-surat berharga yang dimiliki
oleh BUMDes
b. Piutang Dagang : Tagihan kepada pihak lain dari suatu transaksi yang
akan dibayar pada tanggal jatuh tempo sesuai dengan ketentuan yang
telah disepakati
c. Penghasilan yang akan diterima : Pendapatan berupa uang yang akan
diterima pada masa tertentu dari hasil suatu usaha
d. Biaya dibayar di muka : pemberian uang muka kepada penjual atas
barang-barang yang dibeli oleh BUMDes
e. Persediaan : semua persediaan barang dagangan yang dijual untuk
meraih keuntungan
Perlengkapan : semua kebutuhan untuk menunjang kelancaran operasi
f.
BUMDEs
LANJUTA
N
2.Harta Tetap/aktiva Tetap : semua harta yang
dimiliki oleh BUMDes untuk menjalankan
usahanya. (Contoh : tanah, gedung, mesin dan
peralatan lainnya)
3.Harta Tidak Berwujud : harta yang dimiliki
perusahaan (BUMDes) tetapi tidak nampak (Contoh :
hak paten produk)
 PENGERTIAN UTANG :
● Adalah kewajiban yang harus dibayar pada masa mendatang
sesuai dengan kesepakatan yang dibuat akibat dari
transaksi.
● Utang d ibedakan m enjadi 2(dua) berd asarkan
waktu pembayaran yaitu :
1. Utang Jangka Pendek : semua kewajiban yang harus dibayar/
dilunasi dalam waktu kurang dari 1 (satu) tahun. Contoh :
utang dagang, biaya yang akan dibayar, dan penghasilan yang
diterima di muka.
a. Utang Dagang : semua kewajiban yang harus diselesaikan
dalam waktu maksimum 1 tahun
b. Biaya yang akan dibayar : utang yang terjadi akibat biaya
sewa barang/kendaraan/peralatan untuk keperluan usaha.
c. Penghasilan yang diterima dimuka : penerimaan
pembayaran dari usaha yang dijalankan, namun kewajiban
yang harus dipenuhi belum diselesaikan
LANJUTA
N
2. Utang Jangka Panjang : semua kewajiban yang harus
diselesaikan dalam waktu lebih dari 1 (satu) tahun.
● Jika penyerta modal dalam BUMDes diperlakukan
sebagai penabung dan berjangka waktu misalnya 3
tahun untuk dapat mengambil kembali tabungannya
(deposito). Maka modal yang diterima dari
masyarakat merupakan hutang jangka panjang.
● Namun, jika penyerta modal diperlakukan sebagai
bagian pemilik usaha yang berhak memperoleh bagian
keuntungan (deviden). Maka modal masyarakat itu tidak
termasuk hutang. Dalam kasus yang kedua, modal itu
menjadi harta BUMDes.
 PENGERTIAN PENDAPATAN :
● Adalah peningkatan harta/aktiva perusahaan sebagai
akibat terjadinya transaksi yang menguntungkan

PENGERTIAN BIAYA :
● Adalah harta yang digunakan untuk menghasilkan pendapatan
dalam satu periode tertentu yang habis terpakai. Terdapat 3 (tiga)
jenis biaya yaitu :
1. Harga Pokok Penjualan : semua biaya yang harus
dikeluarkan secara langsung atau tidak langsung untuk
menghasilkan produk yang akan dijual.
2. Biaya Operasi : adalah semua pengeluaran perusahaan
yang digunakan untuk menjalankan usaha.
3. Biaya lain-lain : biaya yang tidak termasuk dalam harga
pokok penjualan dan biaya operasi. Contoh : bunga pinjaman
28
Jenis-jenis buku administrasi
Keuangan (Pembukuan) BUMDesa,
terdiri dari :
1. Buku Kas Harian
2. Buku Besar/Buku Bantu
3. Laporan Keuangan, terdiri dari :
a.Laporan Laba / Rugi
b.Laporan Perubahan Modal
c.Neraca
d.Laporan Arus Kas

BALAI PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA YOGYAKARTA

KEMENTERIAN DALAM NEGERI
2017
 Melakukan Proses Pembukuan/
Pencatatan :

PEMBUKUAN SEDERHANA BUMDES

PENGELOMPOKKAN
BUKTI TRANSAKSI BUKU KAS HARIAN
REKENING

PEMBUKUAN KOMPLEKS

LAPORAN NERACA SALDO LAPORAN KEUANGAN

 BUKU KAS HARIAN

NO TANGGAL URAIAN MASUK KELUAR SALDO KET

1 2 3 4 5 6 7
TRANSAKSI
yaitu kejadian – kejadian yang bersifat keuangan
(nota, kuitansi)
JURNAL
yaitu alat untuk mencatat transaksi secara
kronologis
BUKU BESAR
yaitu media untuk menggolongkan transaksi ke
dalam kelompok rekening
NERACA SALDO
yaitu peringkasan kelompok rekening
sebagai dasar penyusunan laporan
keuangan LAPORAN KEUANGAN
yaitu berupa laporan laba/rugi, laporan perubahan
modal, dan neraca
 Laporan Laba/Rugi
Pendapatan :
Pendapatan Usaha Rp .....
Pendapatan Lain-lain Rp ..... +
Total Pendapatan Rp .....
Biaya :
Biaya bahan baku Rp .....
Biaya listrik Rp .....
Biaya gaji Rp ......
Biaya telepon Rp ...... +
Total biaya Rp ....... -
Laba/Rugi Rp .....
• Laba apabila
pendapatan lebih besar
dari pada biaya

• Rugi apabila
pendapatan lebih kecil
dari pada biaya
 Laporan Perubahan Modal
No Keterangan Jumlah (Rp)
1 Saldo Modal Awal …………..
2 Perubahan :
Penambahan : …………….
(Setoran Modal, Laba)
Pengurangan : ……………
(Prive, Rugi)
Perubahan Modal …………….
3 Saldo Modal Akhir ……………..
 Neraca
Harta Jumlah Hutang & Modal Jumlah
Kas Rp xxx Hutang Rp xxx
Kas Di Bank Hutang Dagang
Piutang Hutang Bank
Persediaan Hutang Lain
Tanah
Bangunan Modal Rp xxx
Kendaran
Dll

Total Harta Rp xxx Total Hutang & Modal Rp xxx

 Laporan Arus
Kas
Arus Kas Masuk :
Saldo Awal Rp ……….
Penerimaan Pendapatan Operasional Rp………..
Utama Penerimaan Pendapatan Lainnya
Rp………..
Penerimaan Angsuran Rp………..
Penerimaan Rp ………..
Tabungan
Jumlah Penerimaan Kas Rp ……….
Total Arus Kas Masuk Rp ……….
Arus Kas Keluar :
Pembelian Barang Dagangan Rp ……….
Pembayaran Angsuran Pinjaman Rp
Pembayaran Beban Gaji ……….
Pembayaran Listrik Rp ……….
Pembayaran Transport Rp
Dll ……….
Rp ……….
Rp
……….

Jumlah Pengeluaran Kas Rp ……….

Saldo Akhir Rp ……….
 Kondisi apa saja yang bisa dilihat dengan
membaca laporan keuangan BUMDES?

Untuk sungguh-sungguh memahami logikanya, anda harus memposisikan

diri sebagai sesorang yang sangat berkepentingan untuk mengetahui
kondisi keuangan BUMDES.

Nah, sebagai pemilik/pengelola BUMDES, apa yang ingin anda ketahui

mengenai kondisi keuangan BUMDES Anda?

• Kekayaan BUMDESA?

• BUMDESA laba atau Rugi?

UNTUNG ATAU RUGI????
BUMDES "Suka
Laporan
Untung" Rugi Laba
1 s.d 31 Desember 2011

A. Pendapatan
Penjualan 200
Retur 15
Diskon 10
Pendapatan lain-lain 12
Total Pendapatan 187
B. Harga Pokok Penjualan (HPP) 50
C. Laba Kotor 137 A - B
Gross profit margin = 137 : 187 = 73%
D. Biaya-Biaya
Biaya Gaji 32
Biaya Listrik 15
Biaya Telepon 35
Biaya Sewa 13
Biaya Penyusutan 10
Biaya Pemeliharaan 7
Biaya Perjalanan Dinas 9
Biaya ATK 6
Biaya Kurir 5
Total Bersih 132
E. Laba Bersih 5 C- D
 Jawaban atas pertanyaan itu ada di
NERACA - yang sering juga disebut sebagai
“Laporan Posisi Keuangan.”

Mari kita pelajari

NERACA
Perhatikan persamaan akuntansi di bawah ini?

HARTA = HUTANG + MODAL

 BUMDES Suka
Periode
Untung 31 Desember Ke wajibn/Hutang
2011 a
AKTIVA (Asset) KEWAJIBAN DAN MODAL
Aktiva Lancar Kewajiban Lancar
Kas 10 Hutang dagang 15
Piutang 40 Hutang Sewa tanah kas desa 5
Persediaan 10 Total Kewajiban Lancar 20
Total Aktiva Lancar 60 Hutang BPD DIY 10
Total Kewajiban 30
Aktiva Tetap Modal
Mesin Pengolah Kompos 10 Modal sendiri (pemerintah desa) 60
Gerobak Sampah 5 Modal dari masyarakat 10
Bangunan 30 Laba ditahan 5
Total Aktiva Tetap 45 Total Modal 75
TOTAL AKTIVA 105 TOTAL KEWAJIBAN DAN 105

Kekayaan Kotor

Kekayaan Kekayaan Kotor Kewajiban/Hutang

= -
Bersih
 Kekayaan
Bersih
• Dari contoh Neraca di atas Kepala Desa sebagai komisaris bisa
melihat posisi keuangan BUMDES dan memperoleh informasi sbb:

• Kekayaan kotor BUMDES sama dengan total nilai aktiva (asset)-nya.

Dalam contoh ini adalah 105. Jika dibandingkan dengan total kewajiban
(utang) yang sebesar 30, masih ada selisih kekayaan sebesar 75.
Selisih yang 75 inilah yang disebut dengan “Kekayaan Bersih”
BUMDES.

• Dari sini jelas tergambar bahwa BUMDES memiliki kemampuan

yang cukup untuk memenuhi semua kewajibannya, dengan asumsi:
jika semua asset dijual maka semua utang bisa dilunasi.
 Tanggal
Neracauntuk diketahui dari sebuah
• Hal yang tak kalah pentingnya
Neraca adalah “Tanggal Neraca” (dibawah tulisan
“NERACA ...........”), dalam contoh ini adalah “Per 31 Desember
2011.” Artinya: Kekayaan Kotor sebesar 105 dan Kekayaan Bersih
sebesar 75 adalah “Kekayaan BUMDES” per tanggal 31 Desember
2011.

• Itu
sebabnya mengapa dalam teori akuntansi, Neraca didefinisikan
sebagai “Laporan yang menyajikan posisi keuangan perusahaan
pada tanggal tertentu.” Di U.S. sana sering disebut dengan
“Snapshot of Financial Position.”
HAKEKAT SISTEM ADMINISTRASI DAN
PEMBUKUAN adalah
pendokumentasian informasi
tertulis berkenaan dengan aktivitas
BUMDesa yang dapat
dipertanggungjawabkan dan secara
mudah dapat ditemukan, disediakan
ketika diperlukan oleh pihak-pihak
yang berkepentingan
BALAI PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN DESA YOGYAKARTA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI
2017

PELAPORAN BUMDesa
 PENGERTIAN LAPORAN

Suatu bentuk penyampaian informasi

baik secara lisan maupun tulisan dari
bawahan kepada atasan sesuai dengan
hubungan wewenang (authority) dan
tanggungjawab (responsibility) yang
ada diantara mereka
 LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN

suatu bentuk pertanggungjawaban

pelaksanaan tugas yang telah dilakukan
selama jangka waktu yang telah
ditentukan
❑ KEWENANGAN PELAKSANA OPERASIONAL

✓Membuat laporan keuangan seluruh unit-unit usaha

BUM Desa setiap bulan

✓Membuat laporan perkembangan kegiatan unit-

unit usaha BUM Desa setiap bulan

✓Memberikan laporan perkembangan unit-unit usaha

BUM Desa kepada masyarakat desa melalui
musyawarah desa sekurang-kurangnya 2 kali
dalam 1 tahun.
KEWAJIBAN PELAKSANA OPERASIONAL :

1.Melaporkan pertanggungjawaban pengurusan

2.Melaporkan pertanggungjawaban pengelolaan

Bumdesa kepada Kepala Desa secara berkala

51
 PERTANGGUNGJAWABAN PELAKSANAAN
BUMDESA
(1)Pelaksana Operasional (Direksi) melaporkan
pertanggungjawaban pelaksanaan BUM Desa
kepada Penasihat yang secara ex-officio dijabat
oleh Kepala Desa.
(2)BPD melakukan pengawasan terhadap kinerja
Pemerintah Desa dalam membina pengelolaan
BUM Desa.
(3)Pemerintah Desa mempertanggungjawabkan
tugas pembinaan terhadap BUM Desa kepada
BPD yang disampaikan melalui Musyawarah Desa
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BUMDESA

Penasehat
UNIT Pelaksana
USAHA Operasional
/ Kepala BPD
Desa
 PELAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN BUMDESA
Pelaporanyangdibuatdan
dipertanggungjawabkan oleh Direksi
(Pelaksana Operasional) kepada anggota
masyarakat melalui rapat dalam
musyawarah desa dalam jangka waktu
sekurang – kurangnya sekali dalam satu
tahun pada setiap akhir anggaran, serta
dihadiri oleh anggota BPD
 Isi Laporan Pertanggungjawaban
meliputi :
1. Laporan Kinerja Pengelola selama satu
periode;
2. Kinerja usaha yang menyangkut realisasi
kegiatan usaha, upaya pengembangan,
indikator keberhasilan;
3. Laporan Keuangan termasuk rencana
pembagian laba usaha;
4. Rencana – rencana pengembangan
usaha yang belum terealisasi
 SISTEMATIKA
KATA PENGANTAR LAPORAN
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN (Latar Belakang, Visi - Misi, Dasar Hukum, Profil Bumdes)
BAB II LAPORAN UMUM
A. Penggalian Potensi
B. Pembentukan Unit Usaha
C. Penyertaan Modal Desa
BAB III ARAH KEBIJAKAN YANG TELAH DITEMPUH
BAB IV PELAKSANAAN PENGELOLAAN BUMDES
D.Pelaksanaan Pengelolaan
E.Permasalahan
F.Program Kerja
G.Laporan Keuangan
BAB V PENUTUP

LAMPIRAN
1. Keadaan keuangan (Neraca
& atau L/R) BUMDes
bulan/triwulan/tahun yang
 MANFAAT PELAPORAN :
1. Sebagai bukti/dokumen pelaksanaan

kegiatan bahan pertanggungjawaban

2. Sebagai
3. Untuk mengetahui perkembangan
kegiatan
suatu kegiatan
4. Untuk mengetahui
masalah/hambatan dalam pelaksanaan
kegiatan
5. Sebagai bahan acuan untuk
menyusun kegiatan berikutnya
PRINSIP PENYUSUNAN LAPORAN

a. Benar dan Obyektif

b. Jelas dan Cermat
c. Langsung mengenai sasaran
d. Lengkap
e. Sistematis
f. Tegas dan konsisten
g. Tepat pada waktunya
h. Tepat penerimanya
 Waktu Pelaporan :
1. Sewaktu-waktu jika diperlukan
2. Secara periodik (berkala) : bulanan,
triwulan, semester, tahunan
3. Pada akhir pelaksanaan program/
kegiatan (satu periode kepengurusan)
• Setiap akhir periode tahun anggaran,
wajib menyusun laporan
pengelola
disampaikan dalam forum musyawarah
untuk pertanggungjawaban
desa yang elemen Pemerintah
masyarakat,
menghadirkan seluruh kelengkapan
struktur organisasi Bumdesa
Desa, serta
• Proses pertanggungjawaban dilakukan sebagai
upaya evaluasi tahunan serta upaya-upaya
pengembangan ke depan
• Mekanisme dan tata tertib pertanggungjawaban
disesuaikan dengan AD-ART