KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

FAIL MEJA

(JAWATAN)
(BAHAGIAN/ JABATAN)
(UNIT)
DISEDIAKAN OLEH:
NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DISEDIAKAN:

DISEMAK OLEH:
NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DISEMAK:

DILULUSKAN OLEH:
NAMA:

JAWATAN:

TARIKH DILULUSKAN:

TARIKH KEMASKINI:
PERTAMA:
KEDUA:
KETIGA:
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

1. Objektif, Visi & Misi Kementerian

2. Carta Organisasi Kementerian

3. Objektif, Visi & Misi Bahagian

4. Carta Organisasi Bahagian

5. Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai

6. Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-

Pegawai Lain

7. Peraturan-Peraturan Pentadbiran

8. Proses Kerja & Carta Aliran Kerja

9. Senarai Semak (Checklist)

10. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan

11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

12. Senarai Borang-Borang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai

13. Norma Kerja

14. Senarai Tugas Harian

 OBJEKTIF,
VISI DAN MISI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
 OBJEKTIF KEMENTERIAN
Untuk membantu seseorang individu untuk mencapai dan mengekalkan satu taraf
kesihatan bagi membolehkannya menjalankan kehidupan ekonomi sosial yang produktif.
Ini boleh dicapai dengan menyediakan perkhidmatan yang bercorak penggalakkan,
pencegahan, rawatan dan pemulihan yang cekap, sesuai dan berkesan dengan memberi
penekanan kepada golongan yang kurang bernasib baik.

VISI KEMENTERIAN

Negara menggembleng tenaga ke arah kesihatan yang lebih baik.

MISI KEMENTERIAN
Misi Kementerian Kesihatan adalah untuk menerajui dan berusaha bersama-sama:

i. untuk memudahkan dan membolehkan rakyat:

 mencapai sepenuhnya potensi mereka dalam kesihatan
 menghargai kesihatan sebagai aset paling berharga
 mengambil tanggungjawab dan tindakan positif demi kesihatan mereka

ii. untuk memastikan sistem kesihatan berkualiti tinggi iaitu:

 mengutamakan pelanggan
 saksama
 tidak membebankan
 cekap
 wajar mengikut teknologi
 boleh disesuaikan mengikut persekitaran
 inovatif

iii. dengan menekankan:

 sifat penyayang, profesionalisme dan kerja berpasukan
 sifat menghormati maruah insan
 penglibatan masyarakat
)
 CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF KKM

VISI KKM
CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
OBJEKTIF, VISI DAN MISI

(BAHAGIAN / UNIT)
OBJEKTIF BAHAGIAN/ UNIT

VISI BAHAGIAN/ UNIT

MISI BAHAGIAN/ UNIT

CARTA ORGANISASI
(BAHAGIAN / UNIT)
CARTA ORGANISASI (BAHAGIAN / UNIT)
CARTA ORGANISASI UNIT DAN
KEDUDUKAN PEGAWAI
 CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN
PEGAWAI

(Sediakan Carta Organisasi Bahagian yang menunjukkan jawatan-jawatan &

lorekkan jawatan pegawai/ staf berkenaan)
SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
 SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

NAMA:

BAHAGIAN/ UNIT:

JAWATAN DAN GRED:

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA:

SENARAI TUGAS:

1.

2.

3.

4.

5.

DISEDIAKAN OLEH: DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan: Tandatangan:

Nama: Nama:

Jawatan: Jawatan: (Ketua Jabatan)

Tarikh: Tarikh:
 SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

TUGAS PEGAWAI TUGAS DAN KUASA TUGAS PEGAWAI-

ATASAN YANG TANGGUNGJAWAB YANG PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN DIBERI ADA HUBUNGAN
 SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
(CONTOH)

NAMA: KARTINI BINTI OSMAN

BAHAGIAN/ UNIT: BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN / UNIT

KEWANGAN

JAWATAN & GRED: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1 / N27

BERTANGGUNGJAWAB KEPADA: PENOLONG SETIAUSAHA (KEWANGAN)

KETUA PENOLONG SETIAUSAHA (KEWANGAN)
TIMBALAN SETIAUSAHA BAHAGIAN
(KEWANGAN)

SENARAI TUGAS:

1. Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit.

2. Mengurus mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

3. Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan.

4. ………………….

5. ………………….

DISEDIAKAN OLEH: DISEMAK & DISAHKAN OLEH:

Tandatangan: t.t Tandatangan: t.t

Nama: Kartini Binti Osman Nama: Mohd Zamri Bin Ahmad

Jawatan: Penolong Pegawai Tadbir (K) 1 Jawatan: Setiausaha Bahagian Kewangan

Tarikh: 1 Oktober 2013 Tarikh: 1 Oktober 2013

 SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN
PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

TUGAS PEGAWAI TUGAS DAN KUASA TUGAS PEGAWAI-

ATASAN YANG TANGGUNGJAWAB YANG PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN DIBERI ADA HUBUNGAN

1. Timbalan Setiausaha 1. Mengurus jawapan kepada Tiada 1. Penolong Pegawai Tadbir

Bahagian pertanyaan Audit (K) 2
(Kewangan)
2. Mengurus mesyuarat Mendapatkan maklumat
Menandatangani Jawatankuasa Pengurusan berhubung dengan JPKA
surat penggilan Kewangan dan Akaun (JPKA)
mesyuarat , laporan Kelulusan Perakuan -1
audit dan surat-surat 3. Menyedia dan (baucer bayaran)
lain yang berkaitan. mengemukakan laporan
JPKA ke Perbendaharaan 2. Ketua Pembantu Tadbir
2. Ketua Penolong (KPT) 1
Setiausaha (K) 1 4. ..
Urusan tempahan bilik
Semua perkara 5. .. mesyurat, makan minum
berhubung dengan dan senarai kehadiran
tugas-tugas yang 6. .. mesyuarat.
berkaitan.
7. .. 3. Pembantu Am Pejabat
3. Penolong Setiausaha
(K) 1 8. .. Membantu membuat
salinan surat dan
Kelulusan Perakuan 9. .. mengedarkan surat.
ke-2 (baucer
bayaran). 10. Menjalankan tugas-tugas lain
yang diarahkan oleh pegawai
Perkara-perkara yang atasan dari masa ke semasa.
berhubung dengan
tugas yang berkaitan.
PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN
 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

AKTIVITI: ____________________________________________________

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI: ____________________________________________________

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI: ________________________________________________

1.

2.

3.

4.

(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

1. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) perlu diadakan

empat kali setahun iaitu pada setiap suku tahun (Januari – Mac, April – Jun, Julai –
September, Oktober – Disember).
2. Format laporan hendaklah mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 dan
surat Kementerian Kewangan KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember
2009.
3. Mesyuarat JPKA peringkat Kementerian hendaklah dipengerusikan oleh Pegawai
Pengawal atau Pengerusi Ganti yang telah diberi kuasa secara bertulis.
4. Laporan JPKA peringkat Kementerian perlu dikemukakan ke Kementerian Kewangan
pada atau sebelum 15 haribulan setiap suku tahun.
5. Pembentangan laporan kewangan hendaklah merangkumi Pengurusan Bajet,
Pengurusan Perkaunan dan Pengurusan Perolehan.
6. Maklum balas dan laporan perlu dikemukakan sekurangnya 14 hari sebelum mesyuarat
diadakan.
7. Notis mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada ahli-ahli mesyuarat selewatnya 7 hari
sebelum mesyuarat bermula.
8. Minit meyuarat hendaklah disediakan selewatnya 3 hari selepas mesyuarat.

9. Minit mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat selewatnya 7 hari selepas
mesyuarat
 PROSES KERJA

&

CARTA ALIRAN KERJA

 PROSES KERJA

AKTIVITI: __________________________________________________

BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG SEKSYEN UNDANG-

MELULUSKAN UNDANG /PERATURAN
/DIRUJUK
 PROSES KERJA

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN & AKAUN (JPKA)

BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG SEKSYEN UNDANG-

MELULUSKAN UNDANG
/DIRUJUK /PERATURAN

1 Sediakan perancangan tarikh- Ketua Penolong Pekeliling

tarikh mesyuarat untuk setahun. Setiausaha / Perbendaharaan Bil. 10
Penolong Tahun 2008
2 Sediakan surat untuk Setiausaha
memaklumkan tarikh mesyuarat Surat Kementerian
kepada Jabatan /Agensi / Kewangan bertarikh 29
Bahagian / Cawangan / Unit. Disember 2009.

3 Dapatkan tandatangan TSUB. Pekeliling Kemajuan

Pentadbiran Awam Bil.
4 Edarkan surat kepada Jabatan 2 Tahun 1991.
/Agensi / Bahagian / Cawangan (Seksyen / Para ……)
/ Unit yang berkaitan.

Sebelum Mesyuarat

5 Tentukan agenda, tarikh, masa

dan tempat mesyuarat.

6 Tempah bilik mesyuarat dan

makan/minum.

7 Sedia dan edarkan surat

jemputan mesyuarat kepada
agensi berkaitan untuk
mendapatkan maklum balas
mesyuarat dan laporan JPKA
mengikut suku tahun yang
berkaitan.

8 Kemukakan maklum balas dan

laporan JPKA ke Cawangan
Kewangan sekurang-kurangnya
14 hari sebelum mesyuarat
diadakan.
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG SEKSYEN UNDANG-
MELULUSKAN UNDANG
/DIRUJUK /PERATURAN

9 Terima dan semak maklum

balas serta laporan.

10 Sediakan maklum balas

mengikut format yang
ditetapkan :-
- Laporan Perbelanjaan
Pembangunan
- Laporan Perbelajaan
Mengurus
- Laporan Pengurusan
Perolehan
- Laporan Pengurusan
Aset Alih/ Asset Hidup
- Laporan Pengurusan
Stor

11 Kemukakan maklum balas dan

laporan untuk semakan KPSU
(K) 1.

12 Susun dan serah kepada

Pembantu Am untuk dibuat
salinan.

13 Sediakan format kehadiran

untuk ahli mesyuarat.

14 Pastikan Pengerusi Mesyuarat

atau Pengerusi Ganti dapat
hadir.

15 Tempah makan/minum.

Semasa Mesyuarat

16 Dapatkan tandatangan
kehadiran ahli mesyuarat.

17 Catatkan minit mesyuarat.

BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG SEKSYEN UNDANG-
MELULUSKAN UNDANG
/DIRUJUK /PERATURAN
Selepas Mesyuarat

18 Sediakan draf minit mesyuarat.

19 Kemukakan kepada KPSU

untuk semakan.

20 Dapatkan pengesahan
Pengerusi Mesyuarat.
 CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI: __________________________________________________
(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri)

Mula

Tamat
 CARTA ALIRAN KERJA

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN & AKAUN (JPKA)

Mula

Sediakan perancangan tarikh-tarikh

mesyuarat untuk setahun

Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh

mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/
Bahagian/ Cawangan/ Unit

Dapatkan tandatangan TSUB

Edarkan surat kepada

Jabata/Agensi/Bahagian/Cawangan/Unit
yang berkaitan

.........................

................................

................................

Tamat
SENARAI SEMAK (CHECKLIST)
 SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

AKTIVITI: ________________________________________________

BIL. TINDAKAN TANDA (  ) CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.
 SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN & AKAUN (JPKA)

BIL. TINDAKAN TANDA (  ) CATATAN

1. Sediakan perancangan tarikh-tarikh

mesyuarat untuk setahun.

2. Sediakan surat untuk memaklumkan

tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/
Bahagian/ Cawangan/ Unit

3. Dapatkan tandatangan TSUB

4. Edarkan surat kepada Jabatan/ Agensi/

Bahagian/ Cawangan/ Unit yang
berkaitan:

a) Jabatan Pertanian

b) Jabatan Perikanan

c) Jabatan Veterinar

d) Cawangan Pentadbiran

5. ……………..

6. ……………..
SENARAI UNDANG-UNDANG

DAN

PERATURAN
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

AKTIVITI 1:

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI 2:

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI 3:

1.

2.

3.

4.

(Nota: Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan

Seksyen Undang-undang dan Peraturan dalam Proses Kerja)
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

(CONTOH)

AKTIVITI 1: MENGURUS JAWAPAN KEPADA PERTANYAAN AUDIT

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008

2. ………

3. ………

4. ………

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN

KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008

2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.

3. ……..

4. ……..

AKTIVITI 3: MENYEDIA DAN MENGEMUKAKAN LAPORAN JPKA KE

PERBENDAHARAAN

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008

2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.

3. ……….

4. ……….
 SENARAI

JAWATANKUASA YANG

DIANGGOTAI
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

JAWATAN: _______________________________

BIL NAMA JAWATANKUASA JAWATAN KEKERAPAN MESYUARAT

1.

2.

3.

4.

5.

6.
 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

(CONTOH)

JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BIL NAMA JAWATANKUASA JAWATAN KEKERAPAN MESYUARAT

1. Jawatankuasa Pembuka Tender Ahli 4 kali setahun

2. Jawatankuasa Kecil Audit Amalan 5S Ahli 3 kali setahun

3. Jawatankuasa Penyelaras & Pemeriksa Ahli 3 kali setahun

Fail Meja/ MPK

4. Jawatankuasa Pertandingan KIK Ahli 2 kali setahun

5. ……………………..

6. ……………………..
 SENARAI BORANG -

BORANG YANG DIGUNAKAN

 SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN

AKTIVITI 1: ________________________________________________________

Nama Borang Kod Borang

1.

2.

3.

AKTIVITI 2: ________________________________________________________

Nama Borang Kod Borang

1.

2.

3.

AKTIVITI 3: _________________________________________________________

Nama Borang Kod Borang

1.

2.

3.

(Nota: Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja. Nyatakan ‘TIADA’
jika tidak berkenaan)
SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN

(CONTOH)

AKTIVITI 1: MELULUSKAN PERMOHONAN PENGELUARAN BARANGAN STOR

Nama Borang Kod Borang

1. Borang pengeluaran barang stor KEW.PS-11

2. …………

3. …………

4. …………

AKTIVITI 2: (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas &

Tanggungjawab)

Nama Borang Kod Borang

1. ………..

2. ………..

3. ………..

AKTIVITI 3: ( Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas &

Tanggungjawab)

Nama Borang Kod Borang

1. ………..

2. ………..

3. ………..
NORMA KERJA
 NORMA KERJA

JAWATAN: ____________________________________________

BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA

(MASA/KUANTITI)

1.

2.

3.

4.

5.
 NORMA KERJA

(CONTOH)

JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA

(MASA/KUANTITI)

1. Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit 1 bulan / jawapan

2. Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan 1 - 2 minggu /

Kewangan dan Akaun (JPKA) mesyuarat

3. Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke 1 minggu / laporan

Perbendaharaan

4. Menyediakan surat rasmi 1 jam/ surat

5. Menyediakan minit mesyuarat 4 jam/ minit

6. ………….. …………..

7. ………….. …………..

8. ………….. …………..
SENARAI TUGAS HARIAN
 SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :
BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN

1. (kemaskini setiap hari)

2.

3.

(Senarai ini perlu diletakkan di atas meja anda setiap hari)

 SENARAI TUGAS HARIAN

(CONTOH)

NAMA : SHAKIRAH BT SAAD

JAWATAN : PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

TARIKH : 2 JUN 2013

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN

1. Menyediakan surat jemputan Mesyuarat JKPA Bil. 2/2013

2. Menyediakan format maklum balas Mesyuarat JKPA Bil.

1/2013

3. Menyediakan senarai jemputan mesyuarat