PROSEDUR ADMINISTRASI

 ADMINISTRASI
Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan
untuk mencapai tujuan.

1.       Administrasi dalam arti sempit

Kegiatan yang meliputi catat-mencatat , surat menyurat, pembukuan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
2.       Administrasi dalam arti luas
Seluruh proses kerjasama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan
memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Ciri- ciri administrasi :

1.       Ada kelompok manusia yang terdiri atas dua orang atau lebih
2.       Adanya kerjasama
3.       Adanya proses usaha
4.       Adanya bimbingan, pimpinan, dan pengawasan
5.       Adanya tujuan
Fungsi administrasi
1.       Planning
2.       Organizing
3.       Staffing
4.       Directing
5.       Coordinating
6.       Reporting
7.       Budgeting

1.       Adiministrasi sebagai planning

Administrasi berfungsi sebagai perencanaan artinya bahwa dalam menyusun perencaan
memerlukan kegiatan administrasi, misalnya pengumpulan data, pengolahan data, penyusunan
perencanaan. Dengan demikian administrasi sangat di pentingkan dalam kegiatan tersebut.

2.       Administrasi berfungsi sebagai pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan aktifitas menyusun dan membentuk hubungan- hubungan kerja
antara orang- orang sahingga membentuk kesatuan usaha dalam mencapai tujuan yang di tetapkan
3.       Administrasi berfungsi sebagai staffing
Praktek menentukan, mengarahkan, dan menetapkan suatu hubungan kerja dengan karyawan pada
suatu projek dan memberhentikan pada saat sudah tidak di butuhkan. Sehingga pekerja di tetapkan sesuai
dengan hasilnya.
4.       Adiminsitrasi sebagai directing
 Fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha member bimbingan, saran, perintah –
perintah, agar tugas dapat di laksanakan dengan baik dan benar.
5.       Admninistrasi berfungsi sebagai coordinating
Bagaimana agar seluruh kepentingan dan tujuan organisasi di satukan dan diharmonisasikan
dengan sinkronisasi waktu dan tempat.
6.       Administrasi berfungsi sebagai reporting
Bagaimana menginfomasikan pertanggung jawaban
7.       Administrasi berfungsi sebagai budgeting
Bagaimana merencanakan keuangan, pembiayaan perhitungan yang keluar masuk serta
pengawasan yang dilaksanakan
8.       Administrasi berfungsi sebagai actualing(pergerakan)
Merupakan semua anggota kelompok agar bekerja secara sadar untuk mencapai tujuan yang telah
di tetapkan sesuai dengan perencanaan dan polah organisasi.
9.       Motivating
Kemampuan membujuk orang orang untuk mencapai tujuan yang di inginkan dilakukan dengan
maksud agar para pekeja melaksanakan tugasnya semaksimal mungkin.
10.   Administrasi berfungsi sebagai monitoring
Proses mengamati pelaksanaan kegiatannya jika pelaksanaannya tidak sesuai dengan tujuan
utamanya maka di perlu di perbaiki agar tujuan yang akan di capai dapat tercapai
11.   Administrasi sebagai evaluating
Aktifitas untuk meneliti dan mengetahui sampai dimana pelaksanaan yang dilakukan di dalam
proses keseluruhan

12.   Tata usaha

Berfungsi meringankan pekerjaan pimpinan dan  memberikan pelayanan
                Kegiatan tata usaha pada umumnya adalah :
1.       Daftar hadir/absensi
2.       Dokumentasi data
3.       Agenda/arsip
4.       Ekspedisi/pencatatan

13.   Keuangan atau financial

        Kegiatan perencanaan masalah keuangan adalah Peng-anggaran dan pemeriksaan         
keuangan, pengeluaran, pengendalian, pencarian dan penyimpanan data.
14.   Personalia
                                Keseluruhan orang yang di pekerjana dalam badan tertentu untuk melaksnakan
kegiatan dalam organisasi.
15.   Logistic
                                Kriteria perlengkapan barang habis di pakai dan barang tahan lama, barang bergerak
dan tidak bergerak.
                Proses pengolahan : pengadaan inventaris – distribusi -  penyimpan barang - pemeliharaan  -                                    
penghapusan
 16.   Humas (public retation )
                                Tugas pokok menyebar luaskan informasi, menyiapkan bahan yang akan             
dikomunikasikan pimpinan, menyusun atau mengembangkan rencana pelayanan    masyarakat dan
menjelaskan informasi yang di sampaikan oleh pimpinan.

 URAIAN TUGAS

(Job Description)

I. IDENTITAS JABATAN

Jabatan : Kepala Administrasi (Kasi) Unit Kebun/ Unit Mill (Office

Assistant)
(Assistant of KTU)

Atasan Langsung
        Struktural : Estate Manager
        Fungsional : KTU/Estate Administrator
Finance Manager (Accounting Dept.) / Finance Controller
Bawahan Langsung
        Struktural : Estate Office Clerk
        Fungsional : Division Clerk
Jabatan setingkat : Field Conductor
Jalur Komunikasi Internal : Semua Departemen (perusahaan), Divisi (unit kebun)
Jalur Komunikasi :  Aparat Desa, Bank, Supplier , Kontraktor
Eksternal

II. TUGAS UMUM

1.         Mengelola semua pekerjaan  administrasi dan keuangan dalam lingkungan  kebun  agar tercipta taat azas
(tertib administrasi) untuk menghasilkan laporan akurat dan tepat waktu.
2.         Membina tim administrasi yang ada di kantor kebun, divisi, gudang divisi, sekolah, poliklinik dan traksi,
agar tercipta tertib administrasi dan keuangan
3.         Berperan sebagai General Affair dalam hal pengelolaan mess dan memberikan pelayanan yang baik
terhadap seluruh tamu (akomodasi  dan transportasi).
4.         Mendukung kelancaran pekerjaan  aspek agronomi dan non agronomi, misalnya dalam hal : penyediaan 
ATK, format-format administrasi, transport, dan barang-barang lain.
 II. TUGAS POKOK

Aspek Perencanaan

1.         Merencanakan penyelesaian administrasi kebun agar penyajian data dan laporan (baik fisik maupun
keuangan) dapat akurat dan tepat waktu.
2.         Menyusun rencana anggaran tahunan dan bulanan khusus biaya umum dan berperan aktif  dalam
menyelesaikan anggaran kebun
3.         Merencanakan jadual pengurusan perpanjangan surat-surat semua unit kendaraan (STNK, KIR, Ijin
Operasional, dll) yang pengoperasiannya di bawah lingkup unit usaha agar tidak sampai terlambat.
4.         Mengajukan Permintaan Tenaga Kerja non agronomi (kantor kebun, poliklinik, guru, Satpam) kepada 
Manajer Kebun.

Aspek Koordinasi dan Pelaksanaan

1.         Melaksanakan semua sistem dan prosedur administrasi dan keuangan sesuai  ketentuan yang berlaku
di lingkungan perusahaan.
2.         Melaksanakan kunjungan rutin ke Division Office, gudang, bengkel dan lapangan untuk memastikan
bahwa pencatatan, pelaporan data, semua surat/dokumen dan bukti transaksi telah diadministrasikan
dengan baik dan benar sesuai prosedur yang berlaku.
3.         Melakukan koordinasi dengan Asisten Kepala dan Asisten Divisi dalam hal kegiatan administrasi dan
keuangan.
4.         Melakukan koordinasi semua laporan administrasi dan keuangan dalam lingkup tanggung-jawabnya untuk
menghasilkan laporan yang tertib, akurat dan tepat waktu.
5.         Membina krani kantor kebun, divisi, traksi dan lapangan agar tercipta tertib administrasi dan keuangan.
6.         Melaksanakan tertib prosedur pengelolaan kas kebun, misalnya:
-          Transaksi Kas (pengeluaran dan penerimaan  kas)  dibatasi waktunya paling lambat pukul  14.30 wib
(kecuali pengembalian dana gajian).
-          Penutupan Kas dilaksanakan setiap hari  paling lambat jam 15.30 WIB.
-          Kasi wajib  melakukan verifikasi transaksi  dan cash opname setiap hari
-          Kasi wajib menyampaikan  laporan transaksi kas setiap hari kepada Manajer Kebun.
7.         Melakukan koordinasi dengan bagian terkait maupun pihak lain untuk pengurusan kelancaran logistik dan
dana.

8.         Menjalankan kegiatan administrasi kepersonaliaan seperti, data karyawan, wajib lapor dan kasus-kasus
ketenaga-kerjaan yang berhubungan dengan Disnaker setempat, pendaftaran jamsostek, pendataan
perumahan karyawan, pengurusan dan pendataan fasilitas kerja yang harus diberikan kepada karyawan
sesuai aturan yang berlaku.
9.         Melakukan koordinasi pembayaran gaji, Jamsostek, tunjangan-tunjangan karyawan, pembagian catu beras,
dan borongan lokal serta pembayaran lainnya di kebun dalam lingkup tanggung-jawabnya.
 10.    Menyiapkan laporan bulanan di kebun  dalam lingkup tanggung-jawabnya yang meliputi :
a.      Monthle Requisition fo Fund
b.      Declaration Monthly Requisition For Fund
c.       Monthly Manager Report
d.      Monthly Accounts Report
e.      Weekly Cash Report
f.        Purchasing Requirement (PR)
g.       Laporan Cash, Bank dan Memorial Journal.
h.      Rekonsiliasi Rekening Koran antar unit kebun atau pabrik.
i.         Rekonsiliasi Bank.
11.    Melakukan inventarisasi aktiva tetap secara berkala dan insidentil.
12.    Mengelola mess perusahaan dan melayani tamu perusahaan (interen maupun eksteren) dengan baik.
13.    Membantu Manager Kebun  dalam urusan yang terkait dengan pihak eksternal.

Aspek Pengendalian

1.         Mengendalikan pelaksanaan pekerjaan administrasi dan keuangan di dalam lingkup tanggung-
jawabnya.
2.         Mengendalikan pengeluaran biaya umum dan mengawasi pemakaian anggaran tahunan dan bulanan
kebun.
3.         Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang, barang dan aktiva lainnya sesuai dengan ketentuan
perusahaan.
4.         Mengawasi agar semua laporan harian, berkala dan insidentil disusun sesuai dengan ketentuan yang
berlaku dan disampaikan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan.
5.         Mengawasi semua data dan informasi yang diperoleh dicatat secara benar dan sesuai dengan
ketentuan perusahaan.

IV. KEWENANGAN

Wewenang Sendiri

1.         Melakukan evaluasi prestasi kerja bawahannya.

2.         Memeriksa semua dokumen yang berkaitan dengan administasi dan  keuangan kebun sebelum
ditandatangani oleh Manager.
3.         Mengevaluasi semua kebenaran dan kewajaran data, informasi dan laporan yang diterimanya.
4.         Mengusulkan perbaikan/ penyempurnaan prosedur administrasi.
5.         Mengusulkan pelatihan, pengembangan, mutasi, demosi dan promosi seluruh bawahannya.
6.         Mengusulkan penjualan/ penghapusan atas aktiva perusahaan yang tidak bermanfaat lagi atau
kadaluarsa.
7.         Memberikan teguran lisan dan teguran tertulis kepada bawahannya langsung.

Wewenang dengan Persetujuan Atasan

1.         Mengambil uang dari Bank.
2.         Menyetujui surat perintah kerja lembur karyawan bawahannya.
3.         Merekrut tenaga kerja harian secara swakelola untuk memenuhi kebutuhannya sesuai Permintaan
Tenaga Kerja yang telah disetujui oleh Manajer Kebun dengan tetap memperhatikan peraturan
perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
V. TANGGUNG JAWAB
1.         Bertanggungjawab atas akurasi dan tepat waktu pelaporan kebun.
2.         Bertanggungjawab atas pelaksanaan segala sistem dan prosedur yang berlaku.
3.         Melakukan verifikasi setiap dokumen yang berkaitan dengan administrasi dan keuangan sebelum
ditanda-tangani oleh Manager Kebun.
4.         Melayani permintaan data dan informasi dari semua departemen yang membutuhkannya.
VI. PARAMETER KEBERHASILAN
1.         Terlaksananya tertib administrasi dan keuangan sesuai prosedur perusahaan.
2.         Biaya Umum terkendali (tidak melebihi anggaran).
3.         Laporan yang akurat dan tepat waktu.
4.         Terjaganya aset perusahaan (sehat dan aman).
5.         Tercipta suasana lingkungan kerja yang nyaman, tertib dan bersih.

URAIAN TUGAS

(Job Description)

I. IDENTITAS JABATAN

Jabatan : Store Keeper

Atasan Langsung
        Struktural : Godown Clerk
        Fungsional : Kasie / KTU / Estate Administrator
Bawahan Langsung
        Struktural :
        Fungsional : -
Jabatan setingkat : -
Jalur Komunikasi Internal : PCO, Estate Office , Divisi (unit kebun)
Jalur Komunikasi : -
Eksternal
II. TUGAS UMUM
Menjalankan administrasi pergudangan sesuai ketentuan yang berlaku
II. TUGAS POKOK
 Aspek Koordinasi dan Pelaksanaan

1.      Menyerahkan dokumen2 pergudangan ke Godown Clerk sesuai ketentuan.

2.      Mencatat data pengeluaran dan pengeluaran Material kedalam Kartu BIN dan Kartu Stock secara
tepat waktu.
3.      Mengarsipkan semua dokumen pergudangan dengan baik dan benar
4.      Mempersiapkan dokumen2 yang dibutuhkan untuk kebutuhan Opname Stock.

Aspek Pengendalian

1.      Memastikan Penyimpanan Material pada tempat yang layak.

2.      Memastikan Keamanan Fisik Gudang telah memadai
IV. TANGGUNG JAWAB
          Bertanggungjawab membantu Godown Clerk terhadap pengelolaan administrasi dan
operasional harian di gudang secara langsung.

URAIAN TUGAS

(Job Description)

I. IDENTITAS JABATAN

Jabatan : Godown Clerk

Atasan Langsung
        Struktural : Kasie / KTU Kebun
        Fungsional : Estate Administrator 
Bawahan Langsung
        Struktural : -
        Fungsional : -
Jabatan setingkat : -
Jalur Komunikasi Internal : Dept.Purchasing RO, Dept.Accounting RO, PCO, Divisi Unit
Kebun
Jalur Komunikasi : Supplier / Contractor
Eksternal

II. TUGAS UMUM

1.      Mengelola dan menjalankan administrasi pergudangan sesuai ketentuan dan standard operating prosedure
yang berlaku.
2.      Mengarsipkan semua dokumen perguadangan dengan baik dan benar
3.      Memastikan pencatatan administrasi atas penerimaan dan pengeluaran material dengan benar dan tepat
waktu.
II. TUGAS POKOK
Aspek Perencanaan
1.      Membantu Identifikasi dan menjalankan kategori stok dan non stok item pergudangan
2.      Mengawasi dan mengatur bongkar muat material saat penerimaan dan pengeluaran.
3.      Melakukan pemeriksaan fisik persediaan dan bertanggung jawab atas hasil pemeriksaan.
4.      Mencatat data penerimaan dan pengeluaran Metrial kedalam Kartu BIN dan Kartu Stock secara tepat
waktu.
5.      Mempersiapkan dokumen2 yang dibutuhkan untuk Keperluan Opname Stock

Aspek Koordinasi dan Pelaksanaan

1.         Memonitor Permintaan Pembelian persediaan material gudang.
2.         Input dokumen2 pergudangan dalam system Pinfosys dan mengirimkan Laporan Stock sesuai date
line yang telah ditentukan.
3.         Mengawasi dan mengatur bongkar muat material saat penerimaan dan pengeluaran.
4.         Menandatangani semua dokumen yang berhubungan dengan penerimaan material

Aspek Pengendalian
1.      Memeriksa Penerimaan dan Pengeluaran Material sesuai dengan jumlah dan spesifikasi yang tertera
dalam dokumen.
2.      Memeriksa kelengkapan data persetujuan semua dokumen yang berhubungan dengan pengeluaran
material
3.      Memastikan Penyimpanan Material pada tempat yang layak.
4.      Memastikan Keamanan Fisik Gudang telah memadai
IV. TANGGUNG JAWAB
          Bertanggungjawab terhadap pengelolaan administrasi dan operasional harian di gudang secara
langsung.