DRAFT PENDUKUNG KELOMPOK 5

Dosen Pengampu :

Dra. Rr. Ponco Dewi Karyaningsih, MM.

Nama Anggota

1. Alsya Lusyana (1709621027)

2. Rizka Darlia (1709621068)
3. Roselina Ramadhini Hasby (1709621086)
4. Satrio Putro Pamungkas (1709621042)
5. Siti Helmah (1709621046)
6. Tania Rahma Dianti (1709621070)

Tugas Ini Disusun Sebagai Salah Satu Persyaratan Untuk Menyelesaikan Mata Kuliah
Kesekretarisan Pada Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran Universitas Negeri
Jakarta

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2022
 SKENARIO SIMULASI RAPAT

REKRUTMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Hari/Tanggal : Selasa, 06 Desember 2022

Waktu : Pukul 13.00-14.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat EBA Center Pondok Indah Lt 2
Agenda : Perekrutan karyawan baru
Peserta Rapat :1. General Manager : Bapak Satrio Putro
2. Marketing manager : Ibu Rizka Darlia
3. Head of HRD : Ibu Tania Rahma Dianti
4. Supervisor product : Ibu Alsya Lusyana
5. Desain manajer : Ibu Siti Helmah
6. Sekretaris : Ibu Ramadhini Hasby

Sekretaris Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Peserta Rapat Wa’alaikumussalam Warahmatullahi Wabarakatuh.

Sekretaris Selamat siang, dan salam sejahtera untuk kita semua.

Pertama-tama marilah kita panjatkan puji dan puja
syukur atas kehadirat Allah Swt. Karena-Nya kita
semua dapat berkumpul pada acara rapat pagi hari ini
dengan keadaan sehat wal’afiat. Sebelum itu, izinkan
saya untuk memperkenalkan diri, perkenalkan saya
Roselina Ramadhini hasby selaku Sekretaris
sekaligus moderator yang akan mengarahkan
jalannya rapat pada hari ini. Yang saya hormati bapak
Satrio Putro selaku General Manager, dan yang saya
hormati bapak/ibu kepala divisi yang sudah hadir
dalam rapat ini yang beragendakan perekrutan
karyawan baru. Baiklah saya akan membacakan,
yakni pembukaan, pengarahan dari bapak Satrio
Putro, laporan dari setiap manajer divisi, dan
 dilanjutkan dengan pembahasan inta rapat serta tanya
jawab, dan yang terakhir penutup. Langsung saja
kepada bapak Satrio Putro kami persilahkan waktu
dan tempat untuk memberikan pengarahan

General Manager Baik terima kasih kepada sdr. Roselina atas

kesempatannya dan telah membuka rapat pada pagi
hari ini, terimakasih kepada rekan-rekan sekalian
yang sudah hadir tepat pada waktu yang sudah kita
sepakati, seperti yang sudah diketahui bahwasannya
kita kekurangan SDM di perusahaan ini, maka dari itu
kita melaksanakan rapat ini untuk membahas terkait
pembukaan proses rekrutmen.

Sekretaris Baik pak sebelum masuk ke bagian inti rapat hari ini,
izinkan saya untuk memastikan terlebih dahulu
apakah semua peserta rapat sudah hadir semua? baik
dari HRD, Marketing Manager, Design Manager

Head of HRD Saya Tania dari tim HRD hadir.

Marketing Manager Saya Rizka dari tim Marketing hadir.

Design Manager Saya Helma dari tim Design hadir.

Sekretaris Baik peserta rapat sudah lengkap semua, mohon izin

kepada bapak Satrio Putro selaku general Manager
untuk memulai agenda rapat pada hari ini dengan
mengucapkan basmallah. Bismillahirrahmanirrahim.
Pertama saya persilahkan kepada ibu Rizka selaku
Marketing Manager untuk menyampaikan maksud
dan tujuan terkait permasalahan yang ada. Kepada ibu
Rizka dipersilahkan

Marketing Manager Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

terima kasih sekretaris sudah mempersilahkan saya,
atas kesempatan yang telah diberikan saya selaku
marketing manager akan memberitahukan bahwa saat
ini perusahaan kita sedang mengalami penurunan
permintaan yang membuat target penjualan kita tidak
tercapai dengan semestinya, maka dari itu sangat
diperlukan supervisor untuk mengontrol kinerja staf
karyawan dan membuat perencanaan strategi
program kerja untuk kedepannya baik jangka panjang
maupun jangka pendek. jika dilihat dari
 permasalahan yang sedang kita alami ini, maka saya
sarankan agar perusahaan membuka lowongan
pekerjaan baru bagian Supervisor di bidang produksi

General Manager Apa tidak bisa jika kita mengambil salah satu
karyawan pada bagian marketing untuk mengisi
posisi supervisor?

Marketing Manager Sebenarnya bisa pak, namun saya kurang yakin

apakah mereka mampu dan berkompeten untuk
menempati bagian supervisor, karena mengingat
kinerja mereka juga belum maksimal, serta mereka
masih harus banyak belajar lagi agar target yang
ditetapkan bisa tercapai.

General Manager Baik, apakah ada yang ingin disampaikan dari tim
HRD?

Head of HRD Baik terima kasih telah mempersilahkan saya untuk

berbicara di kesempatan yang baik ini. Berdasarkan
laporan yang sudah kami simpulkan dari
permasalahan yang ibu Rizka sampaikan. Perusahaan
ini mengalami kekurangan sumber daya manusia
sehingga berdampak terhadap hasil penjualan yang
kian menurun karena kurangnya supervisor serta
tidak adanya pembaruan design pada produk. Lalu
kami juga melakukan analisa SOP. Pertama, kami
menyarankan kepada divisi desain untuk membuat
poster rekrutmen karyawan. Selanjutnya divisi
marketing akan melakukan promosi poster rekrutmen
karyawan. Pada isi poster, kami dari divisi HRD akan
memberikan materi terkait rekrutmen kepada divisi
desain.

General Manager Kalau begitu, apakah dari divisi desain dan divisi
marketing dapat menyampaikan terkait kegiatan
yang akan divisi kalian lakukan?

Design Manager Izin menjawab pak. Dari tim design akan membuat
mengkolaborasi dengan kontras, warna, font, dan
tema serta elemen elemen seperti gambar agar adanya
keselarasan, desain akan memuat judul ditengah
dengan adanya penekanan seperti warna yang
mencolok, font yang besar, dan font yang unik
sehingga orang orang langsung tertuju dan lanjut
 membaca memperhatikan poster ke bawah. Materi
dalam poster ini akan dimuat kualifikasi kandidat
yang kita butuhkan, tata cara mendaftar pekerjaan,
media sosial perusahaan kita, dan tentu menampilkan
divisi yang kita butuhkan. Lalu akan terdapat terdapat
elemen gambar yang menggambarkan divisi yang
kosong agar dan logo dari perusahaan kita.

Marketing Manager Terima kasih kepada sekretaris sudah memberi

kesempatan untuk berbicara zin menjawab agar
perusahaan kita mendapatkan kandidat tenaga kerja
yang berkualitas tinggi, tim saya akan melakukan
strategi promosi tentang nilai perusahaan untuk
menarik kandidat dengan bakat terbaik. Dengan
recruiting marketing, tim saya akan memasarkan nilai
kerja di perusahaan untuk menarik kandidat yang
diinginkan. Sebelumnya kita harus mengetahui
perilaku pencari kerja agar kita mempromosikan
secara efisien dan efektif, rata rata orang ketika ingin
mencari pekerjaan melalui pencarian online, media
sosial, aplikasi pemberi kerja, dan situs web
dibandingkan majalah atau brosur. Maka kita akan
mempromosikan di dalam media sosial seperti di
akun instagram, facebook, dan twitter. Lalu akan
promosikan di web perusahaan kita dan pada web
seperti loker.id, jakartakerja.com, id indeed.
Selanjutnya mempromosikan ke aplikasi kerja seperti
jobstreet, kita lulus, glints dan pintarnya. Dengan
mempromosikan di 3 cara itu maka, akan tersebar
luas dan akan mendapatkan orang orang yang sesuai
yang diinginkan. Terima kasih itu saja yang saya
sampaikan, akan dilanjut oleh staff marketing saya

Supervisor Product
Baik terima kasih bu atas kesempatannya. izin
menyampaikan bahwa selanjutnya agar lebih menarik
kandidat kita tim marketing akan membranding atau
meningkatkan persepsi publik bahwa perusahaan
akan memberikan pelayanan, tempat, dan pemberi
kerja yang terbaik dengan memberikan deskripsi di
dalam isi pembukaan lowongan kerja yang meliputi
deskripsi singkat perusahaan yang singkat dan
efisien, kompensasi yang memuaskan, benefit yang
menarik, karier yang pasti, lingkungan kerja yang
 nyaman.Tim kami akan berkolaborasi dengan tim
desain agar isi desain dalam pembuatan poster dapat
menarik kandidat terbaik. Ketika poster tersebut
sudah jadi kita akan mempostingnya ke dalam media
sosial, web perusahaan, dan aplikasi kerja, poster
sangat berpengaruh apalagi jika desain yang dibuat
unik dan dapat menarik perhatiaan. Dari tim
marketing seperti itu cara agar menarik kandidat yang
handal dan berpotensi, jika terdapat saran dan
pertanyaan dipersilahkan, Terimakasih

Sekretaris
Baik terima kasih tim marketing. selanjutnya
tanggapan dari bapak General Manager,
dipersilahkan.

General Manager
Oke baik, terkait yang telah disampaikan saya setuju
dengan kriteria karyawan tersebut. Dengan kriteria
tersebut saya percaya diri bahwa akan terjadi
peningkatan terhadap penjualan produk kit

Marketing Manager
Terima kasih banyak pak

Sekretaris Selanjutnya kepada HRD untuk menanggapi terkait

kriteria yang sudah disebutkan, dipersilahkan

Head of HRD
Terima kasih atas kesempatannya. Izin
menyampaikan kriteria menurut sudut pandang saya.
Saya akan memperhatikan beberapa faktor:

1. Usia kandidat: Kandidat muda cenderung

sering berpindah-pindah pekerjaan di awal
karirnya. Ada beberapa alasan tapi sebagian
besar adalah karena self-development atau
menginginkan tantangan yang lebih.
2. Lama bekerja: Menurut saya jika seorang
kandidat sering berpindah kerjaan namun
dalam satu pekerjaan dia bekerja 1 - 2 tahun
 maka saya akan coba gali lebih dalam alasan
berpindahnya.
3. Job desc : Sering berpindah perusahaan dan
juga apa yang dikerjakan menurut pandangan
saya kurang baik (misal dari perusahaan A
sebagai HR, pindah ke perusahaan B sebagai
marketing lalu ke perusahaan C sebagai
accounting) walau kandidat mungkin punya
alasan khusus tersendiri.
4. Perkembangan karir: Beberapa orang akan
menggunakan sebuah perusahaan sebagai
"batu loncatan" "untuk pindah ke perusahaan
lain dengan jabatan yang lebih tinggi atau
benefit lebih tinggi dan hal ini menurut saya
lumrah dan juga memiliki benefit tersendiri.

Dari semua kriteria tersebut bisa menjadi acuan untuk

saya dan tim HRD merekrut karyawan, tentunya
dilihat juga dari pertanyaan yang dijawab.

General Manager
Baik, dari pemaparan HRD saya setuju dan percaya
bahwa selama proses seleksi karyawan akan berjalan
dengan baik, jangan lupa koordinasinya dengan tim
marketing.

Sekretaris
Selanjutnya pertanyaan terkait alur seleksi karyawan
untuk selanjutnya diteruskan kepada tim Creative
Design, kepada tim HRD dipersilahkan.

Head of HRD
Calon karyawan diharapkan untuk mengirimkan
berkas melalui email perusahaan, kemudian akan kita
lakukan proses seleksi berkas untuk calon karyawan
lalu kita akan umumkan siapa saja yang lolos tahap
administrasi sehingga bisa melanjutkan ke tahap
selanjutnya yaitu tes tulis. Materi tes tulis ada
psychotest dan Tes Akademik untuk mengukur
kemampuan karyawan baru dalam memahami
tupoksinya sebagai marketing supervisor selain itu
juga nanti akan diadakan pengumuman untuk
 penerimaan calon karyawan baru. Setelah dilakukan
tes tulis ini akan dilakukan interview interaksinya
dilakukan secara offline, untuk daftar pertanyaannya
nanti akan di infokan kembali apa saja yang harus
ditanyakan kepada calon karyawan bagi calon
karyawan yang dirasa sesuai dengan kriteria yang
dibutuhkan.

Marketing Manager
Izin bertanya, untuk interview secara offline, apakah
diperlukan tahap seleksi kesehatan?”

Head of HRD Untuk kesehatan diperlukan dengan membawa bukti

sudah melakukan vaksinasi

General Manager Jika diperlukan vaksinasi di perusahaan kita,

sediakan saja dan atur tempatnya.

Head of HRD Baik pak, terima kasih.

Supervisor Produk Izin menambahkan terkait alur seleksi, bagaimana

kalau pada saat interview offline diberi tantangan
untuk menjual produk yang kita tentukan? karena ada
beberapa calon karyawan yang saat interview oke
namun saat turun langsung ke lapangan tidak sesuai.

Marketing Manager Iya saya setuju dengan hal tersebut, karena supervisor
lebih tahu apa yang terjadi di lapangan .

Head of HRD Terkait hal tersebut bisa ditambahkan pada seleksi

karyawan baru
Sekretaris Baik terima kasih, selanjutnya tanggapan dari Design
Manager ibu Siti Helma dipersilahkan

Design Manajer Kalau dari saya selaku tim design tidak ada
sanggahan karena tidak mempersulit dalam membuat
poster dan design lainnya, saya setuju dengan alur
tersebut. Tetapi saya meminta bantuan untuk
secepatnya dikirimkan file apa saja yang perlu saya
buat untuk selanjutnya saya jadikan design
recruitment karyawan. Untuk tim marketing dimohon
koordinasinya jika memang ada yang kurang dari
design yang dibuat nanti

Marketing Manager Baik sebelum disebarluaskan akan saya dan tim cek
terlebih dahulu posternya.

Sekretaris Baik terima kasih kepada semua pimpinan,

selanjutnya dari Bapak Satrio apakah ada yang ingin
disampaikan terkait pembahasan pada hari ini?

General Manager Saya sangat setuju dengan alur rekruitmen karyawan,

dan saya memberikan kepercayaan penuh kepada
kalian semua agar rekruitmen karyawan ini berjalan
sebaik mungkin, apabila ada yang kalian butuhkan
bisa langsung menghubungi sekretaris Roselina dan
saya minta agar kalian saling berkoordinasi. Saya
tidak ingin jika ada kesalahan selama proses
perekrutan berlangsung. Itu saja dari saya, terima
kasih

Sekretaris Baik terima kasih pak. Dari peserta rapat apakah ada
yang ingin disampaikan sebelum saya sudahi rapat
hari ini
Head of HRD Dari HRD sudah cukup

Marketing Manager Dari tim Marketing cukup

Design Manager Dari saya juga cukup

Sekretaris Baik, kalau begitu dapat saya ambil kesimpulan

bahwa perusahaan saat ini membutuhkan karyawan
baru pada bagian supervisor produk yang dimana
dibutuhkan untuk memasarkan produk secara
langsung, adapun kriteria karyawan yang dibutuhkan
diantaranya yaitu supervisor yang bisa mengontrol
dan mengelola produk, yang mampu menjual produk
sesuai dengan target, tentunya supervisor yang bisa
bekerja sama dengan baik, baik dengan karyawan
lama maupun baru. Adapun alur seleksi yaitu dimulai
dari mengirimkan berkas ke email perusahaan,
mengikuti seleksi tahap administrasi dan lolos,
mengikuti tes tulis, interview secara offline, dan
membawa bukti surat kesehatan. Itu dia kesimpulan
pada rapat hari ini, untuk selanjutnya notula akan
saya kirimkan agar staff yang lain bisa mengetahui
hasil rapat hari ini terkait perekrutan karyawan.
terima kasih

General Manager Baik terima kasih kepada peserta rapat pada hari ini.
Dicukupkan saja rapat hari ini, apabila ada yang ingin
disampaikan bisa melalui Roselina. terima kasih,
sekian rapat hari ini saya tutup. Assalamualaikum

Sekretaris, Head of HRD, General Manager, Baik, terima kasih banyak pak. Waalaikumsalam
Design Manager :