ESSAY

1. Dalam penulisannya surat dinas dibuat dalam format tertentu, sebutkan syarat-syarat
penulisan sebuah surat dinas pada umumnya !
Jawaban:
1. Format penulisan harus baik surat dinas harus dibuat sesuai dengan standar surat resmi
dengan format yang teratur.
2. Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat dan jelas. tidak
terlalu panjang dan harus langsung pada inti yang akan disampaikan
3. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas ialah bahasa baku, sopan dan mudah
dimengerti.
4. Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/instansi yang
mengeluarkannya.

2. Sebutkan fungsi dari surat dinas!

Jawaban:
1. Sebagai pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja, surat izin dan surat keputusan.
2. Sebagai alat pengingat, baik kepada pemberi surat maupun penerima surat dinas
tersebut, itu sebabnya surat dinas harus selalu diarsipkan.
3. Sebagai bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau lembaga.
4. Sebagai alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.
5. Sebagai arsip suatu instansi

3. Jenis surat dinas terbagi menjadi dua, sebutkan dan berikan contohnya!
Jawaban:
1. Surat dinas pemerintah yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi pemerintah
untuk kepentingan administrasi yang berhubungan dengan masalah pemerintahan.
Contohnya : memo dan nota dinas, surat pengantar, surat keputusan, surat perintah,
surat perjalanan dinas, surat instruksi dan sebagainya.
2. Surat dinas swasta yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi swasta yang
berhubungan dengan masalah perusahaan, biasanya disebut juga surat niaga.
 Contohnya : surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, dan
sebagainya.

4. Sebutkan dan jelaskan 5 jenis surat yang temasuk surat dinas!

Jawaban:
1. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Surat
permohonan dikirimkan kepada instansi yang secara struktural organisasi lebih tinggi.
Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat
permintaan atau penugasan.
2. Surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang
perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan
suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat.
3. Surat keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status / kondisi seseorang atau barang
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik,
surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat
keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat
tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi
keterangannya.
4. Memo atau nota
Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang biasa dipakai antar pejabat di
lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal
orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengiriman pribadi itu.
5. Surat edaran
merupakan surat yang dikirimkan kepada berbagai pihak yang isinya sama dengan
tujuan agar berbagai pihak tersebut mengetahui (memperoleh informasi) yang sama
tentang isi surat tersebut.

5. Jelaskan fungsi dari no surat dan cara penulisan no surat yang benar?
Jawaban:
Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat,
mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
Nomor surat juga berfungsi sebagai alat petunjuk bagi petugas arsip; alat untuk
mengetahui unit asal surat; alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-
menyurat pada periode tertentu; alat referensi.
Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan
tanda hubung.
Contoh:
Nomor: 123/H22/C.11/2011