BAHAGIAN IV PROSES KERJA DAN SENARAI SEMAKAN

1. BIDANG-BIDANG PROSES KERJA 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 Penyediaan Dokumen Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Penyediaan Buku Aturcara Perlantikan Ahli MPBN Bekalan Bahan/Alatan Pendaftaran Persiapan tempat Penyediaan laporan Tindakan Susulan

Bil 1.

Bidang Penyediaan Dokumen : a. Laporan Kemajuan b. Laporan Persidangan c. Laporan J/kuasa

Proses Kerja 1. Hantar surat kpd pihak berkenaan 2. Terima maklumbalas 3. Semakan laporan dan rumusan 4. Pengesahan laporan 5. Pindaan/Pembetulan 6. Mencetak laporan

Tindakan Urusetia Urusetia Pengarah TKP/KP Urusetia Urusetia Urusetia Urusetia Urusetia

2.

Penyediaan Minit Mesyuarat

1. Sediakan Minit Mesyuarat 2. Semakan Minit Mesyuarat 3. Pindaan / Pembetulan

4. Mencetak Minit Mesyuarat 3. Penyediaan Kertas Kerja 1. Terima draf Kertas Kerja 2. Taip Kertas Kerja 3. Semak Kertas Kerja 4. Pengesahan Kertas Kerja 5. Mencetak Kertas Kerja 4. Mesyuarat J/kuasa Pelaksana 1. Kemukakan cadangan mengadakan mesyuarat 2. Penetapan tarikh, masa, tempat dan agenda 3. Hantar surat jemputan 5. Tempah bilik mesyuarat 6. Sediakan bahan/dokumen mesyuarat 7. Senarai hadir mesyuarat 8. Mencatit minit 9. Sediakan Minit 10. Taip minit 11. Semak Minit 12. Edarkan Minit 5. Penyediaan Buku Aturcara 1. Pengesahan Aturcara 2. Sediakan draf

Urusetia Urusetia Pemb. Tadbir Pengarah TKP/KP Urusetia Urusetia KP Pemb. Tadbir Urusetia Urusetia Urusetia Urusetia Urusetia Urusetia Urusetia Urusetia KP Peg. S/Tariat

3. Taip Draf 4. Dapatkan Kata Aluan Menteri dan Presiden MBM 5. Rekabentuk Buku Aturcara 6. Cetakan draf buku aturcara 7. Semakan Pruf 8. Pengesahan Pruf 9. Cetak 6. Perlantikan Ahli MPBN 1. Menyediakan cadangan nama ahli lama dan baru 2. Pengesahan senarai nama 3. Kemuka senarai nama untuk kelulusan oleh Menteri 4. Taip surat lantikan 5. Edar surat lantikan 6. Hubungi ahli untuk pengesahan dan persetujuan 7. Bekalan bahan /alatan 1. Sedia senarai keperluan 2. Dapatkan sebutharga 3. Dapatkan kelulusan 4. Tempahan LO

Pemb. Tadbir Urusetia Urusetia Urusetia Pengarah KP/TKP Urusetia

Urusetia Pengarah/TKP Y.B. Menteri

Pemb. Tadbir Urusetia Urusetia

Urusetia Urusetia Pengarah Pemb. Tadbir

5. Membuat tempahan bahan 6. Menerima dan rekod bahan 7. Membuat bayaran 8. Pendaftaran 1. Melantik petugas 2. Jadual Bertugas 3. Dapatkan senarai ahli MPBN untuk pendaftaran / borang daftar / bahan / alatan 4. Persiapan tempat pendaftarankomputer,meja,kerusi dll. 5. Mendaftar dan kemaskini rekod daftar berkomputer 6. Sediakan senarai kehadiran ahli MPBN dan kemukakan kepada Urusetia 9. Persiapan Tempat 1. Urusan Tempahan : 1.1 Membuat tempahandewan,bilik,dewan makan minum dll. 1.2 Dapatkan sebutharga 1.3 Dapatkan kelulusan 1.4 Dapatkan kelulusan Perbendaharaan 1.5 Surat pengesahan tempahan kpd hotel 1.6 Tempahan LO 2. Sedia layout dewan dan senarai lengkap keperluan

Urusetia Pemb. Tadbir Urusetia

Urusetia Urusetia Urusetia

Urusetia

Petugas Petugas

Urusetia

Urusetia

persidangan dan kemukakan kepada hotel: 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 Dewan Jamuan Dewan Persidangan Bilik Rehat VIP Bilik Urusetia Bilik Sidang Akhbar PA System Peralatan Audio Visual 2.8 Stage 2.9 Rostrum 2.10 Lighting 2.11 Jadual Aturcara 2.12 Menu Jamuan dan Makan minum 3. Membuat semakan terhadap persiapan oleh pihak hotel berdasarkan senarai yang telah dikemukakan 10. Penyediaan Laporan 1. Mendapatkan catatan laporan daripada pelapor 2. Semak draf laporan 3. Sedia laporan persidangan 4. Semak laporan persidangan 5. Taip laporan persidangan 6. Mencetak laporan 7. Edar laporan persidangan 11. Tindakan Susulan 1. Kumpul dan klasifikasi Syor/cadangan/isu untuk maklumbalas Pengarah

Urusetia Urusetia Urusetia Pengarah Pemb. Tadbir Urusetia Pemb. Tadbir Urusetia

2. Mengadakan Mesyuarat J/kuasa Tindakan Susulan 3. Edar syor/cadangan kepada pihak berkenaan untuk dapatkan maklumbalas

Urusetia Urusetia

Urusetia 4. Menerima dan menyusun maklumbalas