SITI NURLIANTI

MATA PELAJARAN : HUMAS

A. Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan
rapat formal
1. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
2. Membentuk peserta rapat
3. Membuat undangan rapat
4. Membuat daftar hadir rapat
5. Mempersiapkan bahan rapat
6. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
7. Mempersiapkan ruang rapat
8. Mempersiapkan akomodasi/ penginapan
9. Mempersiapkan transportasi
10. Mempersiapkan konsumsi
11. Mempersiapkan unit kesehatan
12. Pengecekan persiapan terakhir
B. Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan
rapat informal
1. Agenda rapat
2. Undangan rapat
3. Peserta rapat
4. Perlengkapan rapat
5. Ruang rapat.
6. Konsumsi.
C. Peran seorang administrasi kantor atau sekretaris dalam
penyelenggaraan rapat
1. MC (Master of ceremonies)/ pembawa acara
2. Notulis. Orang yang bertugas membuat notula (catatan
hasil rapat).
D. Penyelenggaraan rapat
1. Membuka rapat
Hal yang harus dikemukakan dalam membuka rapat
adalah sbb:
a. Acara/ agenda rapat
b. Tata tertib rapat (flexible)
c. Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas)
d. Pengenalan masalah
e. Tujuan diadakan rapat
f. Tanggapan-tanggapan / saran
2. Berlangsungnya rapat
Selama rapat berlangsung, pemimpin rapat harus dapat
mengatur jalannya rapat agar tertib. Staf administrasi
kantor atau sekretaris harus membuat catatan hasil rapat.
3. Menutup rapat
Pemimpin rapat akan membacakan hasil rapat diakhir
rapat dan memnberikan kesempatan bagi peserta rapat
untuk mengemukakan hal-hal yang belum tercakup.
Setelah tidak ada lagi permasalahan, pemimpin rapat
dapat menutup rapat.