MENGELOLA

PERTEMUAN RAPAT
(MPR)
Febria Anjara, S.S.T.,MIT
Tujuan pembelajaran :

1. Mengetahui alasan diselenggarakannya rapat

2. Mengetahui Jenis jenis Rapat

3. Mengetahui penyelenggarakan Rapat dengan baik

4. Mengenali kesalahan dalam rapat

5. Membangun Dinamika dan situasi Rapat

MERENCANAKAN DAN M
EPERSIAPKAN PERTEMUA
NA. Pengertian Rapat
• Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi
ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai
sesuatu masalah.
• Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat
adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan
membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama
untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan
dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh
suatu hash yang disepakati/disetujui bersama.
 • Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi
penyusun Cut Rozanna, rapat adalah pertemuan
antara para anggota di ling­kungan organisasi sendiri
untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Macam macam rapat menurut Sifatnya

1. Rapat Formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu,
menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
2. Rapat Informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan
formal, dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja, dengan siapa saja. Rapat
informal dapat juga terjadi secara kebetulan, dimana para pesertanya bertemu secara
kebetulan, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan
bersama.
3. Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang
dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
4. Rapat Tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya
yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang masih bersifat rahasia
Jenis - Jenis Rapat

Pengaraha
Rapat Rapat
n
konsultasi Komite
( briefing )

Rapat
Negosiasi
dewan
Menurut Streibel dalam The Manager’s Guide to Effective Meetings, rapat
dapat dikelompokkan dalam tiga jenis:

• Rapat informasional
• Suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan untuk
memberikan informasi tertentu kepada peserta rapat bisnis
• Rapat motivational
• Soatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk memotivasi para
peserta rapat dalam melakukan sesuatu
• Rapat partisipatif
• Merupakan suatu pertemuan santara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk
meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis
Alasan Diselenggarakannya Rapat :
1. Untuk Menerima Laporan dari Peserta Rapat
2. Untuk Mencapai Keputusan Bersama
3. Untuk Menganalisis dan Memecahkan Masalah
4. Untuk mencapai Kesamaan Pemikiran, Program, atau Keputusan
5. Untuk Mencapai Tujuan Pelatihan.
6. Untuk Menyatukan Pandangan yang Berbeda
7. Untuk Menyampaikan Informasi Kepada Audiens.
8. Untuk Memastikan Bahwa Audiens Sependapat Dengan Informasi yang Disampaikan
Tahapan Penyelenggaraan Rapat

Menetapkan
Menetapkan Memilih
perlu atau
tujuan rapat peserta rapat
tidaknya rapat

Menyusun Memimpin
agenda rapat
Beberapa hal 1. Undangan
2. Waktu Dan Tempat
• 11. Waktu Istirahat.
12. Presensi Peserta
yang perlu 3.Berapa Lama Waktu Rapat
13. Akomodasi
14. Sound System
dipersiapkan Bisnis
4. Pembawa Acara
15. Komputer Portable,
LCD, Projector, Dan Flip
dan 5. Ketua Panitia Penyelenggara  Charts
6. Jumlah Peserta
diperhatikan 7. Peserta yang diundang
16. Fasilitas Pendukung
Lainnya
sebagai panitia 8. Orang Yang Membuka Dan
Menutup Rapat Bisnis
penyelenggara 9. Narasumber
rapat bisnis 10. Alokasi Waktu Untuk
Narasumber
 • 1. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang
baik
• Tipe Pemimpin Rapat :
• 1. Otoriter
Syarat – syarat • 2. Laissez-faire

Rapat yang baik • 3. Demokratis

• 4. Suasana rapat terbuka
• 5. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif
dan hindari terjadinya monopoli
pembicaraan
• 6. Selalu mendapat bimbingan dan
pengawasan
• 7. Hindari perdebatan
• 8. Pertanyaan singkat dan jelas
 1. Pembukaan

Urutan 2. Pembagian Tugas

Pelaksanaan 3. Diskusi/ rapat kelompok
Rapat
4. Rapat Pleno

5. Perumusan

6. Reproduksi dan pendistribusian Naskah

Kesalahan yang perlu
dihindari dalam rapat

• 1. Monopoli oleh pimpinan rapat,

• 2. Melawak,
• 3. Lepas kendali,
• 4. Mengumpat
• 5. Memberi keleluasaan terlalu longgar,
• 6. Menjawab pertanyaan dengan nada jengkel,
• 7. Tidak siap,
 • bisnis merupakan suatu aktivitas yang
dinamis tapi rapuh. Dinamika rapat sangat
Dinamika dan ditentukan oleh penyelenggaraan rapat,
yakni orang yang mengundang rapat.
situasi Rapat Rapat Mereka mengendalikan peserta rapat dan
bertanggung jawab atas terciptanya
suasana rapat yang kondusif. Suasana
rapat dapat berubah menjadi negatif
 1. Peserta rapat datang terlambat

2. Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan

3. Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar

4. Pimpinan kurang siap atau memulai rapat

lanjutan
5. Peserta rapat datang terlambat

6. Rapat sering disela dengan pembicaraan

7. Peserta menunjukkan ketidaksiapan.

 NOTULEN RAPAT

Notulen adalah catatan singkat atau pokok-

pokok yang dibicarakan dalam sebuah rapat.
 Hal-hal yang
harus
diperhatikan saat 1) Mengetahui tema dan tujuan rapat.
membuat 2) Dengan memperhatikan tema dan tujuan rapat, mahir
notulen rapat menilai dan sigap menangkap hal-hal penting yang
adalah sebagai muncul dan menulisnya dengan cepat
berikut. 3) Pandai mengolah pendapat menjadi kesimpulan
4) Berkonsentrasi pada pembicraan sehingga dapat
menarik kesimpulan yang tepat
5) Cepat mengetahui nam-nama peserta yang hadir
6) Berani bertanya apabila ada hal yang kurang jelas
7) Hati-hati dalam menyimpan dokumen
Notulen biasanya terdiri atas hal-hal
sebagai berikut
• Judul yang menunjukkan diselenggarakannya rapat
• Tanggal, waktu, dan tempat rapat
• Nama peserta rapat
• Catatan rapat terdahulu •.
• Pembahasan lengkap dari seluruh rapat
• Penetapan rapat berikutnya
• Tanda tanggan dari ketua dan sekretaris
Menurut Dobson, terdapat empat macam
pengaturan posisi tempat duduk
untukpenyelenggaraan rapat bisnis, antara lain :

Gaya Persegi
Bentuk Huruf “U” Gaya Ruang Kelas
Empat
(“U” Shape Style) (Classroom Style)
(Boardroom style)

Gaya Melingkar Gaya Chevron Gaya Modifikasi

(Circular Style) (Chevron Style) (Modified Style)

Gaya Setengah
Gaya Kelompok
Melingkar (Semi-
(Cluster Style)
Circular Style)
TINDAK LANJUT RAPAT BISNIS

•Hasil kesepakatan rapat bisnis

hendaknya didokumentasikan. Semua dokumentasi,perlu
ditinjau ulang.

•Setelah rapat bisnis selesai, tim pengurus melakukan

kompilasi semua bahan,termasuk audio-visual.

•Kemudian, pihak-pihak yang bertanggung jawab

membubuhkan tanda tangan dan menyerahkan ke
pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting
yang harusditinjaklanjuti di kemudian hari.