Business and Professional Meeting

Dosen Pengampu:
Dr. Ir. Siti Andarwati, S.Pt., M.P., IPM.

Mahasiswa :
Erlina Astuti (20/471488/PPT/01146)
Prepare for and Conduct Business Meeting
RAPAT DAN RAPAT BISNIS
• Rapat (conference atau meeting) merupakan bentuk
komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu,
dimana melalui rapat berbagai masalah dapat dipecahkan dan
kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
• Rapat bisnis (business meeting) merupakan bentuk pertemuan
dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun
di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis
Rapat Bisnis Rapat Non Bisnis
• Orientasi dan tujuannya adalah • Orientasi dan tujuannya adalah
bukan bisnis yaitu untuk tujuan
bisnis yaitu dengan sosial kemasyarakatan,
memperoleh keuntungan (laba). peningkatan layanan kesehatan,
• Bersifat resmi atau formal pendidikan.
• Rapat non bisnis sifatnya adalah
• Cenderung protokoler formal (formal meeting) dan tidak
seremonial. formal (informal meeting).
• Bersifat informal, santai, luwes,
dan mengalir saja.
• Cenderung tidak protokoler
seremonial.
TUJUAN RAPAT
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building
Critical Skills
1. Berbagi informasi
2. Penjajakan ide/gagasan
3. Evaluasi ide/gagasan
4. Pengambilan keputusan
5. Membuat dokumen
6. Memotivasi peserta
 PRINSIP – PRINSIP RAPAT

WHY WHAT WHO WHEN HOW

Mengapa rapat Apa masalah yang Siapa yang akan Kapan rapat Bagaimana rapat akan
perlu dibicarakan dalam diundang dalam rapat. diselenggarakan. diselenggarakan.
diselenggarakan. rapat. Hal ini Peserta yang Hari dan waktu Apakah berkala/satu
Hal ini untuk penting untuk diundang sesuai yang dianggap kali, tertutup/terbuka,
menentukan menyediakan dengan masalah yang paling sesuai untuk bahan rapat dibagi
pentingnya rapat. agenda rapat. akan dibicarakan. calon peserta rapat. terlebih dahulu/tidak
Siapa yang harus hadir dalam rapat
Rapat yang ideal diikuti 7 orang peserta. Semakin banyak peserta dalam
suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan pendapat yang
disampaikan sehingga rapat tidak efisien. Untuk memudahkan
mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:
1. 8 orang peserta. Jika harus memecahkan sebuah masalah undanglah
tak lebih dari 8 orang untuk rapat. Lebih dari 8 orang dalam suatu
ruangan selalu menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang
diselesaikan.
2. 18 orang peserta. Jika ingin melakukan sesi sumbang saran (brain
storming) maka bisa mengundang hingga 18 orang untuk rapat. Hanya
saja, jangan mencari konsensus dari jumlah peserta yang sedemikian
besar.
3. Jika ingin menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo. Maka
jika ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan
sebuah produk baru, maka semakin ramai jumlah peserta rapat,
suasana semakin baik. Undanglah 1800 orang atau lebih untuk rapat.
Prepare
Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan khususnya bagi panitia
penyelenggara rapat, antara lain:
1. Undangan.
Undanga rapat bagi peserta sebainya diedarkan beberapa hari sebelum
rapat berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan
bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat.
2. Waktu dan tempat
Waktu dan tempat pelaksanaan rapat perlu dipastikan terlebih dahulu
sebelum undangan diedarkan keseluruh peserta rapat.
3. Berapa lama waktu rapat bisnis
Penetapan waktu akan dimulai dan berakhirnya sebuah rapat sangat
penting bagi para peserta rapat.
4. Pembawa acara
Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat agar
berjalan dengan lancar, pembawa acara harus memahami dengan baik
sebuah agenda rapat bisnis.
5. Ketua panitia penyelenggaraan
Ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat. Misalnya,
maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta dan bidang fungsional.
6. Jumlah peserta
Jumlah peserta rapat yang akan diundang perlu dipastikan karena akan
berkaitan dengan jumlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat,
kamar penginapan (bila harus menginap dihotel), dan konsumsi yang
harus disediakan.
7. Peserta yang diundang
Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai devisi, departemen, atau
bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini perlu dipastikan nama
peserta dan jabatan fungsional dalam suatu perusahaan, misalnya: Sdr.
Muhammad Rifai Hidayat jabatan fungsionalnya sebagai manajer
pemasaran dari luar perusahaan atau Sdr. Ridho Amirudin sebagai manajer
produksi dari dalam perusahaan.
8. Orang yang membuka atau menutup rapat
Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau
divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup acara
resmi agenda rapat, dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk
membuka dan menutup suatu rapat dapat dilakukan oleh pejabat yang
berbeda tergantung situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.
9. Narasumber
Penunjukan siapa yang diminta menjadi narasumber (presenter)
dalam rapat sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen
internal perusahaan, apakah nara sumbernya berasal dari luar
perusahaan atau dari dalam perusahaan yang tentunya adalah para
professional atau para ahli dibidannya.
10. Alokasi waktu untuk narasumber
Dalam rancangan agenda rapat dicantumkan dengan jelas berapa
waktu untuk masing-masing nara sumber yang akan menyampaikan
materinya dalam rapat dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi
tanya jawab.
11. Waktu istirahat
Agenda rapat sudah memperhitungkan waktu khusus untuk beristirahat, sholat dan
makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para peserta
untuk menyegarkan kembali energy yang terkuras selama berjam-jam disalam ruang
rapat dan dapat membantu memunculkan ide-ide yang segar dan cerdas bagi
kemajuan perusahaan kedepan.
12. Presensi peserta
Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah
selayaknya datang lebih awal dibanding dengan peserta rapat. Dalam hal ini tetugas
presensi sudah menyiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik jumlah maupun
penulisan nama.
13. Akomodasi
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis, dalam hal ini bidang akomosdasi mencangkup kesiapan
penginapan dan konsumsi bagi peserta rapat bisnis
14. Sound system
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, patikan semua komponen sound
system berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa
mikrofon bagi narasumber dan peserta berfungsi dengan baik. Patikan tata suara
dalam ruangan berfungsi dengan sangat baik, tidak ada suara feedback atau
gema.
15. Computer portable, LCD projector dan flip charts
Diera teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan computer
portable (laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelanggaraan rapat
bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis.
16. Fasilitas pendukung lainnya
Fasilitas pendukung yang sebainya disiapkan oleh panitia penyelenggaraan
tempat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan mushola. Hal ini karna
kegiatan rapat bisnis berlangsung cukup lama, maka ketersediaan fasilitas kamar
kecil dan musholah akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis
tersebut
JENIS-JENIS RAPAT
Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings:
1. Pengarahan (Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct
meeting). Dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan
informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam
suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas
tertentu. Disamping itu briefing juga dimaksudkan untuk mengingatkan
kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka
dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan kedepan. Dalam
praktiknya, pelaksanaan briefing disuatu perusahaan dapat bervariasi. Ada
perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan periodic.
Namun, ada juga perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan briefing
yang bersifat incidental.
2. Rapat konsultasi (advisory meeting)
Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu
proses untuk saling memberi dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan
atau masukan dari pihak lain.
3. Rapat komite (commite meeting)
Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang
memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk
memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak
(voting). Kelompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan
resolusi. Oleh karena itu peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang
dengan berbagai profesi, tidak mengherankan apabila dalam proses
pengambilan keputusan terjadi diskusi atau perdebatan yang berkepanjangan
(debat kusir) dan tanpa hasil. Namun yang terp[enting dalam rapat komite
adalah setelah ada kesepakatan melalui suara terbanyak, siapapun yang terlibat
didalamnya harus sepakat menerima keputusan bersama tersebut.
4. Rapat dewan (council meeting)
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan
latar belakang minat yang berbeda - beda untuk memutuskan masalah tertentu
dengan cara mencari consensus bersama diantara mereka. Mengingat bahwa
diantara peserta yang ada dalam rapat tersebut tentu memiliki ide, cara dan
pandangan yang mungkin berbeda dengan peserta yang lain, dengan kata lain
ada jalan panjang dan berliku menuju sebuah keputusan consensus bersama
5. Negosiasi (negotiation)
Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak dapat
dihindari. Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang bersekala menenah
dan besar. Bahkan pada perusahaan bersekala kecil dan menengah pun terjadi
proses negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Pada dasar nya dalam proses
negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan
tujuan yang berbeda - beda. Melalui proses negosiasi diantara mereka
diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara -
cara yang saling menguntungkan semua pihak.
JENIS-JENIS RAPAT
Menurut “ Streibel dalam The Manager’s Guide To Effective Meetings ”, rapat
dapat dikelompokan kedalam tiga jenis, yaitu:
1. Rapat informasional (informational meeting)
Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu
tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para
peserta rapat. Hal yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan sebuah
informasi: usahakan informasi tersebut dijelaskan dengan jelas, ringkas, menarik
dan tidak bertele - tele.
Informasi yang diberikan kepada para peserta rapat bisnis tersebut dapat
berupa:
1. informasi umum yang bersifat rutin, misalnya: informasi tentang disiplin kerja,
tata cara pelayanan umum, dan persiapan kebutuhan alat tulis kantor (ATK)
2. informasi khusus yang bersifat strategic, misalnya: informasi tentang
pengembangan produk baru, rencana akusisi perusahaan lain, ekspansi
perusahaan ke mancanegara, serta perubahan visi dan misi perusahaan
2. Rapat motivasional (motivational meeting)
Rapat motivasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih
disuatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan
sesuatu. Contoh: pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer
pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan
lebih bersemangat, mengingatkan komitmennya, meningkatkan
kedisiplinan kerja, mengingatkan keterampilan berkomunikasi, serta
meningkatkan kemampuan bernegosiasi.
3. Rapat partisipatif (participatory meeting)
Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau
lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat
bisnis. Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah
kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. Karena pendengar yang
baik dapat memahami cara berfikir orang lain, serta menghargai ide,
gagasan, atau pandangan peserta rapatbisnis yang lain.
JENIS RAPAT BERDASARKAN TUJUAN
• Rapat Penjelasan (Teaching Conference)
Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan
menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
• Rapat Pemecahan Masalah (Problem Sulfing Conference)
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang diselenggarakan untuk
menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi
atau dihadapi.
• Rapat Perundingan (Negotiation Conference)
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan
tujuan menghindari perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak
merugikan kedua belah pihak.
JENIS RAPAT BERDASARKAN SIFAT
• Rapat Formal
Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih
dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat
memperoleh undangan.
• Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi.
Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
• Rapat Informal
Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak
berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
• Rapat Tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu
dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut
masalah yang sifatnya rahasia.
JENIS RAPAT BERDASARKAN JANGKA WAKTU

Rapat Rapat Rapat Rapat

Mingguan Bulanan Semester Tahunan

Rapat mingguan adalah Rapat bulanan adalah Rapat semester adalah Rapat tahunan adalah
rapat yang rapat yang rapat yang diselenggarakan rapat yang diadakan
diselenggarakan secara diselenggarakan setiap setiap enam bulan sekali, sekali setahun, guna
rutin setiap minggu, guna bulan dengan rutin, guna guna mengadakan evaluasi untuk mengevaluasi
membahas masalah membahas masalah yang hasil kerja selama setengah pelaksanaan dan hasil
yang bersifat biasa yang bersifat biasa yang tahun dan mencari serta dari rencana jangka
dihadapi oleh setiap seksi dihadapi oleh setiap menentukan rencana pendek dan jangka
atau subseksi. seksi atau subseksi. selanjutnya untuk waktu panjang.
enam bulan berikutnya.
JENIS RAPAT BERDASARKAN
FREKUENSI

Rapat Rutin Rapat Insidental

Rapat insidental adalah

Rapat rutin adalah rapat yang terjadi tanpa
rapat yang waktunya direncanakan terlebih
sudah tertentu atau dahulu, karena adanya
biasa, misal mingguan, masalah yang
bulanan, dll. memerlukan penanganan
dengan segera.
JENIS RAPAT BERDASARKAN
NAMA

Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan
pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas suatu instansi.

Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah
kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-
orang yang bertugas di instansi pemerintah).

Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.
JENIS RAPAT BERDASARKAN
JENIS
Rapat
Resmi
Yaitu rapat yang diselengggarakan
untuk membahas masalah yang
sangat penting. Peserta rapat
sebelumnya mendapat
pemberitahuan terlebih dahulu
melalui surat undangan.
Rapat
Tidak Resmi
Yaitu rapat yang diselenggarakan oleh
pemimpin dengan stafnya serta
diadakan di ruang kantor pimpinan
atau ruang rapat untuk membahas
masalah yang mendesak
atau terjadi tiba-tiba.
 PELAKSANAAN RAPAT BISNIS
Setelah penitia penyelenggara
melakukan berbagai persiapan rapat
bisnis, langkah berikutnya adalah
bagaimana malaksanakan rapat
bisnis agar berjalan dengan lancar
dan efektif.
Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat
ditentukan oleh tiga komponen
penting, yaitu:
1. Kesiapan panitia penyelenggara dalam
mempersiapkan segala sesuatunya.
2. Kesiapan narasumber dalam
mempersiapkan materi yang akan
disampaikan.
3. Kehadiran dan keaktifan peserta
dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis.
 PERAN RAPAT BISNIS
Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan Semua fasilitas (meja, kusi, laptop, LCD projector,
untuk rapat bisnis. flip charts, konsumsi) tersedia cukup dan dalam.

Panitia Semua panitia siap melakukan tugas dan hadir lebih awal Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan.

Penyelenggara Melakukan registrasi peserta. Moderator siap memandu rapat bisnis

(Organizer) Penyambutan peserta dengan ramah, sopan, dan santun. Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil.
Pembawa acara memulai rapat dan selesai tepat waktu. Siapkan dokumentasi audio-visual.
Kondisi siap digunakan dengan baik. Dokumentasi hasil rapat bisnis.
Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan. Penampilannya menarik dan menyenangkan.
Narasumber
Perkenalan identitas diri. Terbuka atas masukan dan kritik peserta.
(Presenter)
Siap melakukan presentasi. Manfaatkan media audio-visual.
Berpakaian rapih dan sopan. Mamakai kartu identitas peserta.
Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat.
registrasi peserta
Peserta
Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain. Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.
(Participants)
Bertanya sesuai dengan topik yang dibahas dan poin yang Menjaga kelancaran, ketenangan keterampilan
di tuju. selama rapat.
Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang disediakan.
MEMILIH TEMPAT RAPAT

Pintu
Ukuran Masuk
Akustik Gangguan Ventilasi
Ruangan dan
Keluar

Luas ruangan Akustik ruangan perlu Ruang tempat rapat Meletakkan podium Perlu dipastikan
harus sesuai diperhatikan karena memerlukan berlawanan arah terlebih dahulu
dengan setiap peserta rapat penyekat yang dengan pintu yang bahwa ruangan
jumlah harus dapat mendengar mampu mengurangi merupakan jalan berventilasi cukup,
peserta rapat. segala sesuatu yang intensitas suara dari keluar dan masuknya baik secara mekanis
diucapkan tanpa luar yang peserta rapat. Kursi maupun melalui
gangguan. mengganggu tempat duduk disusun jendela.
ketenangan suasana. membelakangi pintu.
 GAYA DALAM RAPAT BISNIS
Menurut Dobson, ada beberapa peraturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk rapat bisnis, antara lain:

Gaya Ruang Kelas

Gaya Persegi Empat
(Boardroom Style)
•Digunakan untuk rapat bisnis dengan
jumlah peserta rapat bisnis yang terbatas.
• Interaksi lebih baik antar peserta.
• Penempatan audio visual sangat terbatas.
(Classroom Style)
• Digunakan untuk rapat bisnis dengan
jumlah peserta mencapai ratusan orang.
• Penempatan audio visual sangat penting.
• Langkah gerak narasumber terbatas dan
tidak dapat berkomunikasi lebih dekat
dengan peserta rapat.

Gaya Bentuk Huruf “U” Gaya Melingkar

(“U” Shape Style) (Circular Style)
• Digunakan untuk jumlah peserta yang lebih • Digunakan untuk melakukan penjajakan
banyak dari bentuk persegi empat. ide/gagasan yang bermanfaat bagi
• Narasumber leluasa dan mudah melakukan pengembangan perusahaan kedepan.
pendekatan tatap muka setiap peserta. • Interaksi antar peserta menjadi lebih
• Penempatan audio visual di depan. baik dan dalam jumlah relatif sedikit.
 GAYA DALAM RAPAT BISNIS
Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain yaitu

Gaya Chevron Gaya Modifikasi Gaya Setengah Melingkar Gaya Kelompok

(Chevron Style) (Modified Style) (Semi-circular Style) (Cluster Style)

 Memberikan keleluasaan bagi

 Memberikan keleluasaan bagi  Sama dengan gaya chevron,  Disusun berdasarkan kelompok-
pembicara untuk bisa
audiens untuk dapat lebih perbedaannya menempatkan kelompok kecil dimana audiens
berinteraksi dengan
memuaskan perhatian pada barisan tempat duduk di sisi duduk dikursi yang telah disusun
audiensnya lebih dekat.
pembicara yang berada tengah antara sisi sebelah kiri secara melingkar.
 Memberikan ruang gerak yang
didepan. dan sisi sebelah kanan  Digunakan pada kegiatan
cukup bagi audiens jika
 Susunan tempat duduk  Susunan tempat duduk pelatihan untuk belajar
pembicara menyajikan
berbentuk huruf “V”. berbentuk huruf “V”. kekompakan kelompok.
permainan dalam ruang
 TIPE-TIPE PEMIMPIN RAPAT
Pemimpin yang suka
memaksakan kehendaknya,
merasa saling berkuasa dan
merasa paling mengetahui segala
hal, sehingga kurang memberikan
kesempatan kepada para peserta
rapat untuk mengemukakan
pendapatnya.
Tipe Otoriter
Pemimpin yang bersifat terbuka,
menerima kritik dan saran peserta
rapat, memberikan kesempatan
peserta rapat untuk
mengemukakan pendapat,
berperan sebagai pembimbing,
pengarah, pemberi petunjuk dan
terlibat langsung dalam interaksi
kelompok.
Tipe Demokratis
Pemimpin yang memberikan
kebebasan peserta rapat untuk
mengendalikan jalannya rapat.
Bersifat pasif dan cenderung masa
bodoh, tidak terlibat langsung
dalam kegiatan kelompok, tidak
punya inisiatif dan cenderung
bersikap sebagai penonton saja.
Tipe Laissez-Faire
 FUNGSI PEMIMPIN RAPAT

Sebagai Pengarah Sebagai Penggerak

Seorang pemimpin rapat harus dapat Seorang pemimpin rapat harus mampu
mengarahkan para peserta rapat, agar menggerakkan para peserta rapat untuk
tujuan rapat yang telah ditentukan dapat berperan aktif dalam penyelesaian
tercapai masalah yang dibicarakan

FUNGSI
Sebagai Penengah Sebagai Pencari Solusi
Seorang pemimpin rapat harus dapat
Pemimpin rapat harus dapat bertindak
bertindak sebagai pencari solusi jika
sebagai penengah jika terjadi
rapat mengalami kemacetan atau
pertentangan atau perbedaan pendapat
kebuntuan.
di antara para peserta rapat.
 FUNGSI PESERTA RAPAT

Penyumbang Penyumbang Perumus Pembantu Penerima Hasil

Pendapat Data Kesimpulan Pimpinan Keputusan
Peserta rapat harus Peranan peserta dalam Semua saran, Peserta rapat dapat Diharapkan dapat dicapai
menyumbang membantu pimpinan pendapat, ide dan memberikan informasi kesimpulan/keputusan yang
pendapat agar rapat untuk gagasan dari seluruh sebanyak-banyaknya merupakan hasil
masalah yang menentukan langkah peserta rapat perlu yang dapat membantu kesepakatan bersama dari
dihadapi dapat yang diambil dalam dipertimbangkan dan pimpinan rapat peserta rapat, terhadap
diselesaikan secara menyelesaikan didiskusikan bersama- dalam pengambilan suatu permasalahan yang
bersama-sama. masalah dalam rapat. sama, keputusan. dihadapi.
 FUNGSI NOTULEN RAPAT

01 Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan
04 Sumber Informasi
Untuk peserta rapat yang tidak hadir atau berhalangan
hadir, sebaiknya peserta tetap mengetahui materi rapat
sebagai bahan pembuktian di pengadilan
yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

Alat Pengingat Peserta Rapat

02 Pedoman Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut,
05
direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga
notula dapat dijadikan pedoman.
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula
hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan
para peserta rapat.

Dokumen
03 Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun
dengan rapi menurut kronologis dan dijilid
secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai
dengan sistem pengarsipan.
06 Alat Untuk Rapat Semu
Rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan
atau rapat fiktif. Pada saat menyusun notula biasanya
dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.
 TATA TERTIB RAPAT
Setiap peserta mau mendengar Tidak ada peserta yang
pendapat orang lain. terlalu dominan selama
pertemuan.
Bersifat terbuka, artinya bersedia
menerima kritik saran peserta lain.

Perdebatan bisa terjadi tanpa harus

Adanya partisipasi dari menjatuhkan peserta lain.
peserta rapat.

Setiap pertanyaan disampaikan

Setiap peserta saling secara singkat, jelas, dan lugas.
menghargai pendapat.

Pemimpin rapat
Agenda rapat disusun
mengendalikan rapat.
dengan baik.

Tepat waktu dalam Kesimpulan dapat diambil berdasarkan

memulai rapat. argumen yang disetujui bersama.
HAL YANG PERLU DIHINDARI SAAT RAPAT
Datang Terlambat
Tiba lah beberapa menit lebih awal tidak
hanya menunjukkan anda sangat
menghargai waktu,.
Tidak Punya Persiapan
Buatlah beberapa pertanyaan/kontribusi yang bisa
diberikan sebagai bahan rapat untuk didiskusikan.
Memonopoli Pembicaraan
Saat rapat dimulai, memberikan pada karyawan
senior dahulu untuk memberikan pendapat.
Membuat Pernyataan Seperti Pertanyaan
Ungkapan pernyataan seperti pertanyaan
mengundang orang lain untuk berkata tidak, dan
berdebat.
Salah Membaca Sinyal
Coba untuk mengukur suasana hati orang dalam
ruangan. Dengarkan dengan seksama yang
dikatakan.
Terintimidasi
Rekan anda menganggap rapat adalah arena
pertarungan lisan dan berperan sebagai gladiator.
Mengunyah Permen Karet
Hal ini sepenuhnya tidak sopan dan tidak
profesional. Tidak ada yang perlu kita jelaskan lagi.
Membiarkan Handphone Menyala
Non aktifkanlah saat sedang rapat. dering
handphone sangat mengganggu seluruh peserta
rapat. Dan jangan pernah menerima telepon saat
rapat.
Keluar Dari Topik
Tetap fokus pada apa yang ingin dicapai. Jika anda
harus keluar dari topik, bicarakan dahulu dengan
yang lain sedini mungkin.
Melewatkannya
Anda akan kehilangan kesempatan untuk
membuat diri anda dikenal.
LANGKAH-LANGKAH RAPAT BERJALAN SECARA
EFEKTIF
Lakukan perencanaan dengan menentukan siapa saja yang
akan diundang untuk mengikuti rapat dan apa tujuan rapat
itu.
Tentukan tujuan rapat, sehingga saat memulai rapat bisa
langsung mengajak peserta untuk fokus kepada tujuan itu.
Susun daftar pembicaraan yang akan dilakukan dalam
rapat kemudian bagikan kepada setiap peserta rapat.

Langsung mulai rapat setelah para peserta hadir dan bila

pembicaraan mulai menjauh dari topik rapat, maka
sebagai pemimpin harus bisa membawanya kembali ke
topik semula.

Catat isi rapat, opini, dan pertanyaan yang diajukan dalam

rapat.

Buat rangkuman saat rapat telah selesai untuk

memastikan bahwa pemahaman setiap orang yang
hadir sudah sama.
LANGKAH-LANGKAH RAPAT BERJALAN SECARA
EFESIEN
Menyiapkan agenda rapat memuat peserta rapat yang hadir,
daftar terperinci, waktu dan tempat penyelenggaraan dan
berakhirnya rapat.

Membagikan agenda rapat sebelum rapat dimulai sehingga

peserta rapat dapat mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat
dengan baik.

Menghubungi peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk

memastikan bahwa peserta rapat benar-benar siap mengikuti rapat.

Meminta kepada para peserta rapat untuk meneliti agenda rapat

karena mungkin ada tambahan agenda dari peserta rapat.

Menegakkan parameter waktu yang specifik.Rapat hendaknya

dimulai tepat waktu.

Menjaga bahasan terfokus pada masalah pokok, minimalkan

penyelaan atau interupsi, gangguan, dan komentar.
 TINDAK LANJUT RAPAT BISNIS

Hasil kesepakatan rapat bisnis hendaknya di dokumentasikan, terutama hasil

kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat yang telah
disetujui bersama. Semua dokumentasi, perlu ditinjau ulang.

Tim perumus dalam pelaksanaan rapat bisnis perlu menindaklanjuti apapun yang telah
dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai.

Setelah rapat bisnis selesai, tim pengurus melakukan kompilasi semua bahan selama
rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual.

Pihak yang bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan dan menyerahkan ke

pimpinan untuk menjadi dokumentasi penting yang ditindak lanjuti dikemudian hari.

Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah
selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis.
Using Technology to Facilitate Business Meeting
• Teknologi adalah peralatan yang digunakan untuk
membantu kerja manusia yang dimana alat tersebut
membuat masukan menjadi keluaran.
Dengan adanya ketersediaan teknologi yang tersebar
luas:
1. Menyatukan orang di seluruh benua dan zona
2. Biaya komunikasi elektronik yang semakin rendah

Dimensi komunikasi nonverbal yang hilang dalam pertemuan

virtual dibandingkan dengan pertemuan tatap muka.

Teknologi ini merupakan anugerah bagi organisasi

bisnis saat ini, dan dengan mengetahui cara
menggunakannya adalah keterampilan utama bagi
semua pencari kerja
 TEKNOLOGI BERDASARKAN KATEGORI
1. Interaksi audio saja
Bentuk paling sederhana adalah panggilan
telepon. Beberapa eksekutif menyewa pelatih 3. Interaksi pesan singkat
suara profesional untuk membantu Misalnya, Whatsapp, SMS, atau
meningkatkan keefektifan dalam komunikasi Telegram
telepon.

2. Interaksi Audio-Visual
Misalnya, perangkat lunak VoIP
memungkinkan peserta untuk melihat dan
mendengar satu sama lain melintasi waktu
dan jarak dengan panggilan satu-satu dan
konferensi video.
Hal-hal yang diperhatikan
1. Suara memiliki kualitas yang tidak dapat dikomunikasikan dalam
bentuk tertulis. Berhati-hatilah untuk memperhatikan pengucapan
kata-kata.
2. Jika audiens termasuk lintas budaya dan menggunakan bahasa Inggris,
berusaha untuk menggunakan kalimat langsung dan menghindari
kiasan yang tidak diterjemahkan secara harfiah.
3. Pitch mengacu pada frekuensi tinggi atau rendah. Suara yang
menyenangkan dan alami akan memiliki variasi nada. Seorang
pembicara dengan nada datar, atau suara monoton (satu nada), sering
diartikan sebagai orang yang membosankan
4. Jika meninggalkan pesan suara, nyatakan semua informasi yang
relevan secara ringkas dan jelas, pastikan untuk berbicara perlahan
serta menyertakan informasi kontak.
Hal-hal yang diperhatikan
1. Pastikan kita siap karena semua gerakan nonverbal dapat diamati
secara real time
2. Pakaian, tatanan, dan sikap yang pantas
3. Jika tidak terbiasa dengan teknologi, berlatihlah dengannya
sebelum interaksi bisnis yang sebenarnya.
4. Jika tidak berjalan sesuai rencana, atau sinyalnya tidak seperti
yang diharapkan berusaha untuk bersikap yang baik dan coba
lagi.
Keamanan Teknologi Bisnis

Dalam organisasi bisnis

dan industri semua Selalu mewakili diri dan
informasi yang terkait organisasi dengan
dengan setiap komputer
bisnis harus diperiksa, PROFESIONALISME.
diarsipkan, dan diawasi.
Setiap komputer diberi
protokol Internet atau
alamat IP.
Media sosial

Komunitas online, forum, blog, tweet,

cloud, dan lingkungan yang
mengaktifkan avatar adalah beberapa
sarana media sosial yang terus
berkembang yang dimanfaatkan oleh
dunia bisnis. Manusia mencari interaksi,
dan ini mengarah pada cara-cara baru
untuk memasarkan, mengiklankan, dan
berinteraksi; namun, diperlukan kehati-
hatian saat terlibat dalam media sosial
online.
PERINGATAN SEDERHANA DALAM MEDSOS
1. Tidak semuanya terlihat. Individu di forum mungkin tidak
semuanya seperti yang mereka wakili.
2. Kata-kata yang ditulis dan gambar yang dikirim dapat menjadi
konsumsi publik dan dapat tetap online selamanya.
3. Selalu pertimbangkan apa yang diakses dan apa yang diposting,
dan bagaimana itu mewakili diri kita dan atasan walaupun orang
lain tidak mengetahui di mana kita bekerja atau siapa kita.
4. Penyedia layanan Internet (ISP) diwajibkan oleh UU untuk
mengarsipkan informasi tentang penggunaan dan lalu lintas
informasi yang tersedia berdasarkan panggilan pengadilan.
Referensi
• Purwanto, DJoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi Keempat. Jakarta:
Erlangga.
• Lumenlearning.com. Business Communication Skill for
Manager. Authored by: Freedom Learning Group. License:CC BY:
Attribution.
• Streibel, Barbara J. 2002. The Manager's Guide to Effective
Meetings.
• Slideshare.com. 2020. Bussiness Meeting. Authored by: Reren
Anggun.
Terimakasih
Business and Professional Meeting

Dosen Pengampu:
Dr. Ir. Siti Andarwati, S.Pt., M.P., IPM.

Mahasiswa :
Erlina Astuti (20/471488/PPT/01146)
Budget tambahan (anggaran)
Urgensi (tingkat kepentingan dari rapat)
Waktu
Peserta rapat
Kenyamanan
Kapasitas ruang
Fasilitas ruang
Penilaian Institusi
Suana yang berbeda