Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun
nonbisnis, baik yang bersekala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka
selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas
sesuatu. Oleh karena itu pengertian Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai
bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar
kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.
Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya dapat diselenggarakan didalam maupun
diluar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan didalam perusahaan
pada umumnya membahas harian atau mingguan, menyampaika pendistribusian
barang kesuatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses
produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).
Sedangkan Rapat Bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan biasanya
menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat stategis serta jumlah persertanya
yan cukup banyak, biasa nya rapat bisnis diselenggarakan di hotel.
Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan (Rapat Bisnis)
apakah didalam atau diluar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau
tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan factor financial (dana)
pendukungnya.
Jenis-Jenis Rapat.
Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings mengelompokan rapat ke dalam lima
jenis, antara lain:
1. Pengarahan (Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct
meeting). Dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi
atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk
melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Disamping itu briefing juga
dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan
tanggung jawab mereka dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan kedepan.
Dalam praktiknya, pelaksanaan briefing disuatu perusahaan dapat bervariasi. Ada
perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan periodic
(misalnya, setiap hari senin jam 08:00 hingga jam 09:00 atau setiap hari mulai jam
08:00 hingga jam 09:00). Namun, ada juga perusahaan yang menyelenggarakan
kegiatan briefing yang bersifat incidental. (perusahaan menyelenggarakan kegiatan
briefing sesuai dengan kebutuhan dan waktunya tidak teratur, mungkin seminggu
sekali, dua kali atau bahkan dalam satu minggu tidak ada kegiatan briefing. Atau bisa
diartikan briefing yang dilakukan secara incidental tersebut waktu nya tidak dapat
dipastikan atau tidak menentu.
2. Rapat konsultasi (advisory meeting)
Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu proses
untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau masukan
dari pihak lain.
3. Rapat komite (commite meeting)
Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang
memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuik memutuskan
suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok
yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. Oleh karena itu
peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak
mengherankan apabila dalam proses pengambilan keputusan terjadi diskusi atau
perdebatan yang berkepanjangan (debat kusir) dan tanpa hasil. Namun yang
terp[enting dalam rapat komite adalah setelah ada kesepakatan melalui suara
terbanyak, siapapun yang terlibat didalamnya harus sepakat menerima keputusan
bersama tersebut.
4. Rapat dewan (council meeting)
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan
latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan
cara mencari consensus bersama diantara mereka. Mengingat bahwa diantara peserta
yang ada dalam rapat tersebut tentu memiliki ide, cara dan pandangan yang mungkin
berbeda dengan peserta yang lain, dengan kata lain ada jalan panjang dan berliku
menuju sebuah keputusan consensus bersama.
5. Negosiasi (negotiation)
Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak dapat
dihindari. Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang bersekala menenah dan
besar. Bahkan pada perusahaan bersekala kecil dan menengah pun terjadi proses
negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Pada dasar nya dalam proses negosiasi terdapat
sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda.
Melalui proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu
atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak.
Sedangkan menurut “Streibel dalam The Manager’s Guide To Effective Meetings”,
rapat dapat dikelompokan kedalam tiga jenis, yaitu:
1. Rapat informasional (informational meeting)
Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih
disuatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu
kepada para peserta rapat bisnis. Hal yang perlu diperhatikan adalah cara
menyampaikan sebuah informasi: usahakan informasi tersebut dijelaskan
dengan jelas, ringkas, menarik dan tidak bertele-tele.
Informasi yang diberikan kepada para peserta rapat bisnis tersebut dapat
berupa: 1. informasi umum yang bersifat rutin, misalnya: informasi tentang
diseiplin kerja, tata cara pelayanan umum, dan persiapan kebutuhan alat tulis
kiantor (ATK) dan 2. informasi khusus yang bersifat strategic, misalnya:
informasi tentang pengembangan produk baru, rencana akusisi perusahaan
lain, ekspansi perusahaan ke mancanegara, serta perubahan visi dan misi
perusahaan.
2. Rapat motivasional (motivational meeting)
Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau
lebih disuatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan
sesuatu. Contoh: pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer
pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih
bersemangat, mengingatkan komitmen nya, meningkatkan kedisiplinan kerja,
mengingatkan keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan
bernegosiasi.
3. Rapat partisipatif (participatory meeting)
Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau
lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat
bisnis. Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan
untuk mendengarkan dengan baik. Karena pendengar yang baik dapat
memahami cara berfikir orang lain, serta menghargai ide, gagasan, atau
pandangan peserta rapatbisnis yang lain.