MAKALAH

PENGELOLAAN RAPAT BISNIS

Makalah ini Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Komunikasi Bisnis

Dosen Pengampu :
Arif Hadi Prasetyo,SM,MM.

Disusun Oleh :
1. Linda (1.4.22.126)
2. Nurul Fatimah (1.4.22.112)
3. Alisa qothrunada Soraya (1.4.22.106)
4. Rani Amelia (1.4.22.108)

PRODI S1 MANAJEMEN
INSTITUT TEKNOLOGI DAN BISNIS ADIAS
PEMALANG
2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, karena atas limpahan rahmatnya
sehingga dalam penulisan makalah Komunikasi Bisnis yang berjudul “Mengelola Rapat
Bisnis” dapat terselesaikan dengan tepat waktu. Adapun tujuan dari penulisan dari makalah
ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis. Penyusunan makalah ini
bertujuan agar dapat menambah wawasan pembaca serta menambah wawasan bagi kami
sebagai pihak penyusun makalah.
Ucapan terimakasih kami sampaikan kepada dosen pengampu mata kuliah
Komunikasi Bisnis. Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih ada banyak
kekurangan dan kesalahan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya, oleh
karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun kami harapkan demi
kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, kami berharap semoga makalah ini dapat
memberikan manfaat maupun inspirasi bagi pembaca.

Pemalang, 15 Juni 2023

DAFTAR ISI
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rapat adalah rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang
atau lebih untuk membahas sesuatu. Perusahaan memiliki banyak informasi yang masuk dan
keluar, perusahaan tersebut harus tepat dan bijak dalam menyerap dan menyalurkan
informasi-informasi tersebut. Selain itu pelaku bisnis harus menjalin kerjasama dengan
pelaku bisnis lainnya untuk mengembangkan kemajuan usahanya. Segala informasi baik
berupa tugas, perintah, serta perjanjian maupun kerjasama dengan pihak lainnya yang
menunjang kegiatan bisnis dan kemajuan perusahaan, agar dapat tersebar dan didiskusikan
dengan jelas, perlu adanya sebuah pertemuan antar pihak yang dapat disebut dengan rapat
bisnis. Dan pada dasarnya rapat bisnis memiliki perbedaan dengan rapat nonbisinis. Dalam
hal ini, rapat bisnis tentu saja berorientasi atau tujuannya adalah bisnis.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana Pengertian Rapat Bisnis ?
2. Bagaimana Perbedaan Rapat Bisnis Dengan Rapat Non Bisnis ?
3. Bagaimana Tujuan Rapat ?
4. Bagaimana Jenis-Jenis Rapat ?
5. Bagaimana Perencanaan Rapat Bisnis ?
6. Bagaimana Pelaksanaan Rapat Bisnis ?
7. Bagaimana Tindak Lanjut Rapat Bisnis ?

C. Tujuan
1. Menjelaskan Pengertian Rapat Bisnis
2. Menjelaskan Perbedaan Rapat Bisnis Dengan Rapat Non Bisnis
3. Menjelaskan Tujuan Rapat
4. Menjelaskan Jenis-Jenis Rapat
5. Menjelaskan perencanaan Rapat Bisnis
6. Menjelaskan Pelaksanaan Rapat Bisnis
7. Menjelaskan Tindak Lanjut Rapat Bisnis
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Rapat Bisnis

Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun
nonbisnis, baik yang berskala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka
selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas
sesuatu. Oleh karena itu, rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan
sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam
maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis. Dalam dunia praktis. rapat bisnis dapat diselenggarakan di dalam maupun di
luar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahaan
umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin, seperti membahas perkembangan
penjualan harian atau mingguan, menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah,
menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan
menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).

Namun, manakala pertemuan yang diselenggarakan oleh pimpinan perusahaan

menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta jumlah pesertanya
cukup banyak, rapat bisnis dapat diselenggarakan di luar perusahaan, misalnya di
hotel. Hal-hal yang sifatnya khusus dan strategis misalnya adalah perusahaan sedang
menetapkan visi dan misi vang baru, melakukan perluasan daerah pemasaran ke
daerah lain atau bahkan orientasi ekspor. merencanakan akuisist (perambilalihan)
terhadap perusahaan lain, atau melakukan penjajakan kerja sama dengan pencahamam
asing. Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah
di dalam atau di luar penisahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat
kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan faktor finansuil (dana)
pendukungnya
B. Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis
Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau
orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam hal ini, rapat bisnis tentu orientasi atau
tujuannya adalah bisnis Berbicara tentang bisnis, tujuan akhirnya adalah bagaimana suatu
perusahaan memperoleh keuntungan (laba). Di samping itu, rapat bisnis umumnya bersifat resmi
atau formal dan cenderung protokoler seremonial.
 Sementara itu, orientasi atau tujuan penyelenggaraan rapat nonbisnis bukan berorientasi
pada bisnis, misalnya untuk tujuan sosial kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan
pendidikan, Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal (formal
meeting) dan tidak formal (informal meeting). Rapat nonbisnis yang dilakukan oleh instansi
pemerintah memiliki sifat yang formal. Sedangkan rapat nonbisnis yang dilakukan oleh warga
masyarakat (rapat warga/rapat kampung) untuk membahas kebersihan dan peduli lingkungan
sekitamya termasuk yang tidak formal. Apa yang mereka bahas dalam rapat tersebut cenderung
santai, luwes, dan mengalir begitu saja. Rapat yang mereka lakukan jauh dari kesan seremonial.
Yang penting bagi mereka adalah kerukunan, keakraban. dan kebersamaan antarwarga dalam
membangun daerah mereka sendiri. Jadi, apa yang mereka lakukan benar-benar bersifat informal.

C. Tujuan Rapat
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication : Building Critical
Skills
menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan, antara lain :
1. Berbagi informasi
Untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta
rapat, diikuti dengan sesi tanya jawab.
2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Untuk memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh perusahaan
ataubsebagai pertemuan antarkaryawan untuk kemajuan perusahaan.
3. Evaluasi ide/gagasan
Maksudnya adalah para karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapatnya tentang
ide/gagasan yang baru akan dikerjakan untuk kemajuan pada waktu yang akan datang.
4. Pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan seperti ini biasanya dilakukan para kepala atasan yang
memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu
ide/gagasan, apakah ide/gagasan tersebut dapat membuat kemajuan perusahaan dengan
baik atau malah merugikan perusahaan.
5. Membuat dokumen
Untuk menghasilkan sebuah dokumen penting bagi perusahaan yang sangat bermanfat
bagi penyusunan strategi perusahaan kedepannya.
6. Memotivasi peserta
 Untuk memotivasi para peserta rapat untuk selalu meningkatkan kinerja mereka dan
pemberian penghargaan berupa insentif, natura (barang), atau promosi jabatan bagi
karyawan yang mampu melebihi target sebagai bentuk motivasi yang diberikan oleh
pimpinan perusahaan.

D. Jenis-Jenis Rapat
Oliver Serrat dalam Conducting Effective Meetings mengelompokkan rapat ke
dalam lima jenis, yaitu :
1. Pengarahan (Briefing)
Dalam briefings pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau
memberikan arahan, perintah kepada karyawan suatu perusahaan untuk melakukan
atau menyelesaikan tugas tertentu. Selain itu, briefing juga dimaksudkan untuk
mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas dan tanggung jawab
mereka dalam menjaga serta mengembangkan perusahaan ke depan.
2. Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)
Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi masalah yang
terjadi di suatu perusahaan. Selain itu rapat konsultasi juga dimaksudkan untuk
mendengarkan ide, gagasan atau pandangan dari para peserta rapat.
3. Rapat Komite (Commite Meeting)
Rapat komite merupakan bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar
belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah

tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang ada dalam
rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi.
4. Rapat Dewan (Council Meeting)
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar
belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara
mencari konsensus bersama diantara mereka. Proses pengambilan keputusan melalui
konsensus tentu memerlukan waktu yang lama atau proses yang panjang. Hal ini
dikarenakan bahwa diantara peserta yang ada dalam rapat tentu memiliki ide, cara
dan pandangan yang berbeda-beda.
5. Negosiasi (Negotiation)
Pada dasarnya, dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki
kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi
 diantara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan
cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak. Kata kuncinya adalah bahwa
masing-masing yang terlibat dalam bernegosiasi dapat saling menerima dan memberi,
sehingga menemukan suatu kesepakatan yang baik dan saling menguntungkan.

Sedangkan menurut Streibel dalam The Managers Guide to Effective Meetings, rapat
dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu :

1. Rapat Informasional (Informational Meeting)

Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat
yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat
bisnis. Informasi yang diberikan kepada para peserta rapat bisnis ini dapat berupa informasi
umum yang bersifat rutin dan informasi strategik.
2. Rapat Motivasional (Motivational Meeting)
Rapat motivasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat
untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Sebagai contoh, pimpinan
rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat
bisnis untuk bekerja dengan lebih bersemangat, meningkatkan komitmennya,
mneingkatkan kedisiplinan dan ketrampilan berkomunikasi, serta kemampuan bernegosiasi.
3. Rapat Partisipasif (Participatory Meeting)
Rapat parstisipatif merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk
meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Partisipasi para peserta rapat bisnis
sangat diharapkan demi efektivitas dan keberhasilan rapat bisnis tersebut. Salah satu bentuk
partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik.
E. Perencanaan Rapat Bisnis
Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan
pelaksanaannya berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya.
Perencanaan (planning) yang baik tentu akan membantu mempermudah pencapaian
tujuan yang dikehendaki. Begitu pula dalam rapat bisnis, pencapaian tujuan rapat
bisnis yang efektif sangat ditentukan oleh sejauh mana persiapan yang telah
dilakukan, apakah rapat bisnis dipersiapkan sekadarnya (asal- asalan) arau
dipersiapkan dengan sebaik-baiknya. Untuk memberikan arahan selama rapat bisnis
berlangang perlu disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai awal hingga akhir
(selesai). Agenda rapat bisnis akan menjadi acuan bagi para peserta rapat bisnis agar
rapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar. Ada beberapa ciri tentang
bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:

 Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.

 Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
 Cantumkan siapa saja yang hadir.
 Daftar topik yang akan dibahas.
 Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.
 Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.
 Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-
lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Pada Tabel 18.1 terdapat salah satu contoh agenda rapat bisnis di Divisi Pemasaran PT Dinda
Bestari.
Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi Anda
yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:

 Undangan
Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa hari sebelum
rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan
bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. Hindari penyampaian
undangan rapat bisnis secara mendadak, misalnya sehari sebelum pelaksanaan rapat
bisnis tanpa dilengkapi dengan bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat bisnis
tersebut.

 Waktu dan Tempat

Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu
sebelum undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini, waktu
menunjukkan tanggal, bulan, tahun, dan jam berapa rapat bisnis akan dilaksanakan.
Sedangkan mengenai tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dicantumkan secara
jelas dan rinci. Misalnya, tempat pelaksanaan rapat bisnis di Ruang Arjuna
Wiwaha, Lantai 2 Hotel Permata Indah, Jalan Kusuma Bangsa No. 223 telp. (0271)
123456 Surakarta 57126.

 Berapa Lama Waktu Rapat Bisnis

 Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis.
Penetapan waktu akan dimulainya dan berakhimya sebuah rapat tentu sangat penting
artinya bagi para peserta rapat bisnis, Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan
dengan jelas bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08.00 hingga jam 16.00.

 Pembawa Acara

Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar
berjalan dengan lancar. Pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda
rapat bisnis.

 Ketua Panitia Penyelenggara

Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.
Misalnya, maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta, dan bidang fungsional
(misalnya, departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan
teknologi informasi).

 Jumlah Peserta

Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat
bisnis tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi
yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang harus
disediakan (bila harus menginap di hotel), dan konsumsi yang harus disiapkan bagi
peserta rapat bisnis tersebut.

 Peserta yang Diundang

Peserta rapat bisnis dapat berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian
dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini, perlu dipastikan nama peserta dan jabatan
fungsional dalam suatu perusahaan, misalnya Sdr. Muhammad Rifai Hidayat jabatan
fungsionalnya sebagai manajer pemasaran dari luar perusahaan atau Sdr. Ridho
Amirudin sebagai manajer produksi dari dalam perusahaan.
  Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis

Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi

fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda rapat
bisnis. Namun, dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan menutup
suatu rapat bisnis dapat dilakukan oleh pejabat yang berbeda. Hal ini sangat tergantung
pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.

 Narasumber

Penunjukkan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat
bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajeman internal perusahaan,
apakah narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan. Siapa saja yang
diminta menjadi narasumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnis
tentunya adalah para profesional atau para ahli di bidangnya.

 Alokasi Waktu untuk Narasumber

Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapar bisnis sudah dicantumkan dengan
jelas berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan
materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi
tanya jawab.

 Waktu Istirahat

Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk

istirahat. sholat, dan makan siang, atau makan malam Waktu istirahat sangat diperlukan
bagi para peserta untuk penyegaran kembali energi yang terkuras selama berjam-jam di
dalam ruang rapat bisnis. Pikiran yang segar diharapkan dapat membantu
memunculkan ide-ide yang segar dan cerdas bagi kemajuan perusahaan ke depan.

 Presensi Peserta
 Petugas yang diberi tugas mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya
datang lebih awal daripada para peserta rapat bisnis Dalam hal ini petugas presensi
sudah mempersiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik jumlah maupun
penulisan namanya. Di samping itu, bila memungkinkan, setiap peserta bisnis sudah
disiapkan tanda pengenalnya. Apabila ada bahan-bahan tambahan yang belum sempat
disampaikan kepada peserta, petugas presensi dapat menyiapkannya.

 Akomodasi

Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis. Dalam hal ini, bidang akomodasi mencakup kesiapan
penginapan dan konsumsi bagi para peserta rapat. Keterlambatan atau ketidaksiapan
bagian konsumsi dalam menyediakan hidangan tentu dapat mengganggu kelancaran
rapat bisnis.
Oleh karena itu, petugas yang bertanggung jawab atas bidang konsumsi harus
menyiapkan segala sesuatu dengan sebaik-baiknya. Di samping itu, bagian konsumsi
juga perlu berkoordinasi dengan panitia pelaksana untuk memastikan bahwa
konsumsi telah tersedia pada saat yang tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkan.

 Sound System

Apakah Anda pernah mengikuti suatu pertemuan di mana sound system-nya sering
mengalami gangguan? Hal itu pastilah sangat mengganggu. Sebelum kegiatan rapat
bisnis berlangsung, pastikan semua komponen sound system berfungsi dengan baik dan
tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa mikrofon bagi narasumber dan peserta
berfungsi dengan baik. Pastikan tata suara dalam ruangan berfungsi dengan sangat
baik, tidak ada suara feedback atau gema.

 Komputer Portable, LCD Projector, dan Flip Charts

Di era teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan komputer portabel
(laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelenggaraan rapat bisnis sudah
menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis. Ketersediaan media presentasi pada forum
rapat bisnis tentunya akan mempermudah para narasumber dalam mempresentasikan
 materi yang telah mereka siapkan.

 Fasilitas Pendukung Lainnya

Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia penyelenggara

rapat binis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla. Hal ini karena
kegiatan rapat bisnis dapat berlangsung cukup lama, sehingga ketersediaan fasilitas
kamar kecil dan musholla akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis
tersebut.

F. Pelaksanaan Rapat Bisnis

Setelah panitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah

berikutnya adalah bagaimana melaksanakan rapat bisnis agar berjalan lancar dan efektif.
Efektivitas rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga konponen penting. yaitu kesiapan panitia
penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber dalam
persiapkan materi yang akan disampaikan, dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam
mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan
panitia penyelengara rapat adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan
memungkinkan interaksi antara pimpinan dan peserta rapat Bisnis.

Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk
penyelenggaraan rapat antara lain: boardroom style (gaya persegi empat), U shape style
(bentuk huruf U), classroom style (gaya ruang kelas), dan circular style (gaya melingkar).
Masing- masing layout tempat duduk tersebut dapat dijelaskan berikut ini

1. Gaya persegi empat (boardroom style)

susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat dapat digunakan untuk
rapat bisnis dengan jumlah peserta yang relatif terbatas. disamping itu dengan jumlah
peserta yang terbatas dimungkinkan interaksi yang lebih baik antara peserta .Oleh
karena itu, susunan tempat duduk berbentuk persegi empat lebih sesuai digunakan
untuk rapat bisnis yang tokus pada pemecahan masalah tertentu yang ada dalam suatu
perusahaan. Hal ini mengingat bahwa ada dua sisi deretan tempat duduk yang saling
berhadapan atau berlawanan. Namun demikian, penempatan media audio visual
terbatas.
2. Bentuk huruf "U" ("U" Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf "U" (U Shape) lebih sesuai digunakan
untuk Jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat. alat video
visual dapat diletakkan didepan. Susunan tenpat duduk yang berbentuk huruf U
memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih mudah melakukan pendekatan
secara tatap muka dengan peserta lain yang ada dari berbagai sisi baik sisi kiri, Kanan
maupun depan.
3. Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)
susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan
untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta dalam jumlah yang dapat mencapai
ratusan orang. Dalam hal ini, pemanfaatan alat audio Visual sebagai media presentasi
menjadi sangat penting. Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas memiliki
keterbatasan diantaranya langkah gerak narasumber terbatas dan ia tidak dapat
berkomunikasi lebih dekat dengan peserta rapat karena terhalang oleh kursi dan tidak
ada ruang yang tersedia untuk berjalan mendekati peserta.
4. Gaya Melingkar (Circular Style)

Susunan tempat duduk dengan gaya melingkar memberikan peluang interaksi antar
peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relatif lebih sedikit. Gaya
melingkar lebih sesuai digunakan maanakala rapat bisnis dimaksudkan untuk
melakukan penyajian ide atau gagasan (brainstorming) tertentu yang bermanfaat bagi
pengembangan perusahaan ke depan.
5. Gaya Chevron (Chevron Style)
Layout tempat duduk dengan gaya chevron pada dasarnya memberikan kelelusaan
bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau fokus pada pembicaraan
yang berada di depan. Susunan tempat duduk dengan gaya chevron akan membentuk
huruf V.
6. Gaya Modifikasi (Modified style)
Layout tempat duduk dengan gaya modifikasi hampir sama dengan layout gaya
chevron hanya perbedaannya gaya modifikasi menempatkan baris tempat duduk disisi
tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan. secara umum tampilan layout
masih berbentuk huruf V
7. Gaya setengah melingkar (semi-circular style)
layout tempat duduk dengan gaya setengah melingkar pada dasarnya memberikan
 keleluasaan bagi pembicara untuk dapat berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat.
disisi lain juga memberikan ruang gerak yang cukup bagi audiens manakala
pembicara menyajikaan game atau permainan di dalam ruang yang memungkinkan
antar audiens berpindah tempat duduknya.

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik,
terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat yang telah
disetujui bersama. semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau
ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para narasumber, dan hasil
diskusi tanya-jawab Selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk
rekaman audio-visual. Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis
perlu menindaklanjuti apa pun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut
hingga menjelang usai.

Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan
kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual.
Dalam hal ini, tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen
penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung
jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya
ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus ditindaklanjuti di
kemudian hari. Apabila rapat bisnis melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah
selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena
mereka terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.

G. Tindak Lanjut Rapat Bisnis

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik,
terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat yang telah
disetujui bersama. semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau
ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para narasumber, dan
hasil

diskusi tanya-jawab Selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang
berbentuk rekaman audio-visual. Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan
rapat bisnis perlu menindaklanjuti apa pun yang telah dirumuskan sementara selama rapat
bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai,
tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung,
termasuk dokumentasi audio-visual.

Dalam hal ini, tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen
penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang
bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis membubuhkan tanda tangan dan
menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus
ditindaklanjuti di kemudian hari. Apabila rapat bisnis melibatkan mitra bisnis dari
perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir
rapat bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting
dalam rapat bisnis tersebut.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Rapat bisnis merupakan bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat,
baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis. Dengan adanya Rapat Bisnis, maka dapat mendukung suatu
perusahaan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui
peserta rapat. Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis
adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Tujuan dari sebuah
rapat bisnis, seperti Berbagi informasi, Penjajakan ide/gagasan (brainstorming),
 Evaluasi ide/gagasan, Pengambilan keputusan, Membuat dokumen, dan Memotivasi
peserta. Rapat bisnis sendiri terbagi menjadi beberapa jenis seperti pengarahan, rapat
konsultasi, rapat komite, rapat dewan, negosiasi, rapat informasional, rapat
motivasional, dan rapat partisipatif.
Dalam rapat bisnis perlu mempersiapkan perencanaan secara matang dan
persiapan pelaksanaan semaksimal mungkin. Rapat bisnis juga memiliki gaya
susunan tempat duduk meliputi gaya persegi empat, bentuk huruf “U”, gaya ruang
kelas, gaya melingkar, gaya chevron, gaya modifikasi, gaya setengah melingkar,
dan gaya kelompok. Dan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan
baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda
rapat yang telah disetujui bersama.

B. Saran

Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih ada banyak

kekurangan dan kesalahan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya,
oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun kami
harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Kami berharap semoga makalah ini
dapat memberikan manfaat maupun inspirasi bagi pembaca.
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi Kelima. Jakarta: Penerbit Erlangga.