Nama Kelompok :Muhammad Daffa Putra ( 43219010044 )

Muhammad Hafi Prasetyadhi ( 43219010049 )

Sandy Rahman Hidayat ( 43219010020 )
Wijaya Kusuma ( 43219010140 )

Komunikasi Bisnis
Rapat dan Pertemuan Bisnis

1. Pengertian Rapat Bisnis

Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau
lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu, rapat bisnis (business
meeting) dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu
tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis. Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam
perusahaan pada umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin
Namun, manakala pertemuan yang diselenggarakan oleh pimpinan
perusahaan menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta
jumlah pesertanya cukup banyak, rapat bisnis dapat diselenggarakan di luar
perusahaan, misalnya di Hotel.Dengan kata lain, pemilihan tempat
penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam atau di luar perusahaan
dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingnya, jumlah
pesertanya, dan ketersediaan faktor finansial (dana) pendukungnya.

2. Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non Bisnis

Apa yang membedakan antara rapat bisnis dengan rapat nonbisnis
(nonbisnis meeting)? salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan
rapat nonbisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan.
Dalam hal ini, rapat bisnis tentu orientasi atau tujuannya adalah bisnis.
Berbicara tentang bisnis, pada akhirnya adalah bagaimana suatu perusahaan
memperoleh keuntungan (laba).
Sementara itu, rapat nonbisnis orientasi atau tujuannya bukan berorentasi
pada bisnis, misalnya untuk tujuan sosial kemasyaratan, peningkatan, pelayanan
kesehatan, dan pendidikan. Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis
sifatnya adalah normal (formal meeting) dan tidak formal (informal meeting).
Rapat nonbisnis yang dilakukan oleh instansi pemerintah memiliki sifat yang
normal.
Sedangkan rapat nonbisnis yang dilakukan oleh warga masyarakat (rapat
warga atau rapat kampung) untuk membahasa kebersihan dan peduli lingkungan
sekitarnya termasuk tidak formal. Apa yang mereka bahas dalam rapat tersebut
 cenderung santai, luwes, dan mengalir begitu saja.Rapat yang mereka lakukan
jauh dari kesan seremonial. Yang penting bagi mereka adalah kerukunan,
keakraban, dan kebersamaan antarwarga dalam membangun daerah mereka.

3. Tujuan Rapat
Menurut Locker dalam bukunya Business communication: Building Critical
Skillsmenyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan,
antara lain :
o Berbagi informasi
o Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
o Evaluasi ide/gagasan
o Pengambilan keputusan
o Membuat dokumen
o Memotivasi peserta
Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup
keenam tujuan tersebut. Rapat bisnis diselenggarakan oleh sebuah perusahaan
bisa saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi
penting yang diketahui oleh peserta rapat, dikuti dengan sesi tanya jawab.
Disamping itu, sebuah rapat bisnis juga dimasudkan untuk menghasilkan
sebuah dokumen penting bagi perusahaan yang sangat bermanfaat bagi
penyusunan strategi perusahaan ke depan. Misalnya, hasil-hasil keputusan yang telah
disepakati dalam sebuah forum rapat bisnis yang dihadiri oleh para pengambil
kebijakan perusahaan dan telah didokumentasikan, akan menjadi dokumen yang
sangat berharga bagi perusahaan.

4. Jenis-Jenis Rapat
Oliver Serrat dalam Conducting Effective meetingsdikelompokkan rapat
ke dalam lima jenis, sebagai berikut : pengarahan (briefing), rapat konsultasi
(advisory meeting), rapat komite (committee meeting), rapat dewan (council
meetings) dan negoisasi (negotiation). Masing-masing jenis rapat tersebut dapat
dijelaskan lebih rinci berikut ini :
 Rapat konsultasi (advisory meeting) disebut juga sebagai suatu rapat
berbagi informasi (sharing information) kepada pihak lain. Rapat ini
dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi suatu
masalah yang terjadi di suatu perusahaan.
 Rapat konsultasi (advisory meeting) disebut juga sebagai suatu rapat
berbagi informasi (sharing information) kepada pihak lain. Rapat ini
dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi suatu
masalah yang terjadi di suatu perusahaan.
  Rapat komite (committee meeting) merupakan suatu bentuk pertemuan
sekelompok orang yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang
berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan
keputusan suara terbanyak (voting).
 Rapat dewan (council meeting) merupakan pertemuan yang terdiri atas
sekelompok orang dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk
memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari konsensus bersama
diantara mereka.
 Negoisasi (negotiation)dalam dunia bisnis yang selalu dinamis,tentu
permasalahan negoisasi tak dapat dihindari. Negoisasi bukanlah
monopoli perusahaan yang berskala menengah dan besar.
 Rapat informasional (informational meeting) merupakan suatu pertemuan
antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan untuk
menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis.
 Rapat motivasional (motivational meeting) merupakan suatu pertemuan
antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk memotivasi para
peserta dalam melakukan sesuatu.
 Rapat partisipatif (participatory meeting) merupakan suatu pertemuan
antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat
partisipasi dalam rapat bisnis.

5. Perencanaan Rapat Bisnis

Perencanaan (planning) yang baik tentu dapat membantu
mempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki. Begitu pula dalam rapat
bisnis yang efektif sangat ditentukan oleh sejauh mana persiapan yang telah
dilakukan, apakah sebuah rapat bisnis dipersiapkan sekadarnya (asal-asalan) atau
dipersiapkan dengan sebaik-baiknya.
Agenda rapat bisnis akan menjadi acuan bagi para peserta rapat bisnis agar
rapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar. Ada beberapa ciri tentang
bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain :
 Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai.
 Cantumkan rumusan, tujuan atau maksud rapat.
 Cantumkan siapa saja yang hadir.
 Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.
 Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.
 Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta bisnis selambat-
lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan

6. Pelaksanaan Rapat Bisnis

Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen
penting, yaitu kesiapan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala
sesuatunya, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan
disampaikan dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat
bisnis tersebut.
Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara
rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan
memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis.
Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat
digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain boardroom style(gaya
persegi empat), U shape style(bentuk huruf u), classroom style(gaya ruang
kelas) dan circular style(gaya melingkar). Masing-masing layout tempat duduk
tersebut dapat dijelaskan berikut ini :
 Gaya persegi empat (boardroom style) susunan tempat duduk yang berbentuk
gaya persegi empat (boardroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan
jumlah peserta rapat yang relative terbatas.
Disamping itu, dengan jumlah peserta yang terbatas dimungkinkan
interaksi yang lebih baik antarpeserta.

 Bentuk huruf “U” (“U” shape style) lebih sesuai digunakan untuk jumlah
peserta yang lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak
daripada bentuk persegi empat. Alat audio visual dapat diletakkan di depan
 Gaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis yang
dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai
ratusan orang. Dalam hal ini, pemanfaatan alat audio visual sebagai media
presentasi menjadi sangat penting

 Gaya melingkar (circular style) suasana tempat duduk dengan gaya

melingkar (circular style) memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi
lebih baik dan jumlah yang relatif lebih sedikit.
 Gaya chevron (chevron style) layout tempat duduk dengan gaya chevron
pada dasarnya memperikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih
memusatkan perhatian atau focus pada pembicaraan yang berada di depan

 Gaya modifikasi (modified style) layout tempat duduk dengan gaya modifikasi
hampir sama dengan layout gaya chevron, hanya perbedaannya gaya
modifikasi menempatkan baris tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah
kiri dan sisi sebelah kanan