PENGERTIAN DAN HAL-HAL MENGENAI

RAPAT

“Makalah”

Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis

Dosen : Bu Heni Iswati DR.Hj.,S.E M.M.

KELOMPOK 1

Fedryan Sudrajat (0218124034)

Nenda Nur Fatimah (0218124045)
Rabi Awalamsyah (0218124051)
Rery Sawitri Anggiana (0218124054)
Ramos Turnip (0218184055)
YuliaKarlina (0218124058)

FAKULTAS BISNIS DAN MANAJEMEN

UNIVERSITAS WIDYATAMA

2018/2019
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dalam Mata Kuliah Komunikasi
Bisnis dengan judul “Pengertian dan Hal-hal Mengenai Rapat” ini dengan tepat waktu.
Dalam menyusun makalah ini penulis mendapatkan bantuan, bimbingan, arahan serta
petunjuk sehingga makalah ini dapat diselesaikan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini
penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh pihak
yang telah membantu penulis dalam menyusun makalah ini hingga selesai.
Harapan penulis semoga makalah ini bermanfaat bagi pembaca. Dalam penyusunan
makalah ini penulis menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini jauh dari sempurna. Untuk itu
penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun guna perbaikan dimasa
yang akan datang.

Bandung, 18 Desember 2018

Kelompok 1

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................................ i

DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................................ 1
1.2 Identifikasi Masalah ................................................................................................ 2
1.3 Tujuan Penulisan ..................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................... 3
2.1 Pengertian Rapat ..................................................................................................... 3
2.2 Tujuan Rapat ........................................................................................................... 3
2.3 Prinsip Dasar Rapat ................................................................................................. 5
2.4 Syarat-syarat Rapat ................................................................................................. 5
2.5 Jenis-Jenis Rapat ..................................................................................................... 6
2.6 Tipe Pemimpin Rapat.............................................................................................. 8
2.7 Tipe Peserta Rapat .................................................................................................. 9
2.8 Persiapan Rapat ..................................................................................................... 10
2.9 Pelaksanaan Rapat................................................................................................. 13
BAB III PENUTUP ................................................................................................................. 16
3.1 Kesimpulan ........................................................................................................... 16
3.2 Saran...................................................................................................................... 16
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. iii

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Suatu organisasi pada dasarnya merupakan sistem kerja yang dijalankan oleh
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Agar dapat tercipta suatu kerja sama
yang padu dan harmonis maka proses komunikasi dan koordinasi harus senantiasa
tercipta dalam kehidupan organisasi tersebut. Dengan komunikasi dan koordinasi yang
baik segala kegiatan individu dan aktivitas unit-unit organisasi akan mengarah pada
satu tujuan yang telah ditetapkan. Adapun pelaksanaan komunikasi dan koordinasi
dapat ditempuh dengan berbagai cara, baik secara lisan maupun tertulis, baik
antarpersonal maupun antarbagian (kelompok). Salah satu sarana komunikasi dan
koordinasi tersebut adalah rapat.
Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu. Melalui rapat ini berbagai
permasalahan dapat dipecahkan, berbagai kebijakan organisasi dirumuskan, dan
kemajuan serta perkembangan organisasi pun dilahirkan. Oleh karena itu, rapat
merupakan salah satu aktivitas organisasi yang vital dan harus mendapat perhatian.
Namun, dari pengalaman sering kita temukan beberapa permasalahan sebuhungan
dengan rapat ini, antara lain sering kita dengar keluhan pegawai, “Apa sih, gunanya
rapat?” Ungkapan ini menggambarkan adanya beberapa fenomena, antara lain
keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat, atau rapat bagi para anggota
dianggap kurang perlu, atau rapat hanya merupakan aktivitas yang membuang-buang
waktu secara percuma. Hal ini terjadi, biasanya akibat pengelolaan rapat yang kurang
tepat. Hal-hal yang kurang tepat dalam penyelenggaraan rapat misalnya sebagai
berikut:
1. Para anggota organisasi terlalu sering diminta untuk mengikuti rapat tanpa
dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
2. Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
3. Hasil rapat tidak pernah ditindaklanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide
saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.
Berdasarkan kenyataan tersebut ini sekurang-kurangnya dapat disimpulkan
bahwa pengelolaan rapat yang kurang baik justru akan merugikan organisasi, bahkan

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 1

 dapat menimbulkan kelihan dan permasalahan baru, baik bagi para anggota organisasi
maupun organisasi itu sendiri.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat diidentifikasikan
masalah-masalah sebagai berikut:
1.2.1 Apa yang dimaksud dengan Rapat?
1.2.2 Apa saja tujuan, prinsip dan syarat rapat?
1.2.3 Apa saja jenis-jenis rapat?
1.2.4 Apa saja tipe pemimpin dan peserta rapat?
1.2.5 Bagaimana persiapan dan pelaksanaan suatu rapat?

1.3 Tujuan Penulisan

Berdasarkan permasalahan tersebut, maka dapat dituliskan tujuan-tujuan dari
penulisan adalah sebagai berikut:
1.3.1 Menjelaskan tentang Rapat.
1.3.2 Menjelaskan tentang tujuan, prinsip dan syarat-syarat rapat.
1.3.3 Memberikan penjelasan mengenai jenis-jenis rapat.
1.3.4 Menjelaskan tentang tipe-tipe pemimpin dan peserta rapat.
1.3.5 Memberikan informasi mengenai persiapan dan pelaksanaan suatu rapat.

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 2

 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Rapat

Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau
lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.
Sedangkan pengertian rapat menurut Wursanto (dalam Purwanto:2010) adalah :
 Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap
muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah.
 Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok.
 Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk
mufakat.
 Rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
 Rapat adalah pertemuan antaranggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri
untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama
 Rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas
hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis adalah
tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuat pertemuan. Dalam dunia ini rapat bisnis
tentu orientasi atau tujuan nya adalah bisnis yaitu dengan memperoleh keuntungan
(laba), disamping itu rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung
protokoler seremonial.
Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan
kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan
sifatnya rapat non-bisnis bersifat formal dan tidak formal.

2.2 Tujuan Rapat

Harimanto dan Indrojiono (dalam Ensikloblogia:2016) berpendapat bahwa secara
garis besar tujuan rapat adalah sebagai berikut :

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 3

  Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika
penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka
dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
 Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan
membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai
penurunan gaji pegawai.
 Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk
memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera
diatasi.
 Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang
diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya
akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian
lainnya.
 Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa
dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
 Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
 Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari
orang-orang yang teribat di dalamnya.

Sedarmayanti (dalam Ensikloblogia:2016) menyatakan bahwa rapat perlu

diadakan karena beberapa hal sebagai berikut:
 Untuk memecahkan masalah.
 Untuk menyampaikan informasi.
 Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan.
 Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan perusahaan.

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical

Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara
lain:
 Berbagi informasi
 Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
 Evaluasi ide/gagasan
 Pengambilan keputusan

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 4

  Membuat dokumen
 Memotivasi pekerja

2.3 Prinsip Dasar Rapat

Menurut Sedarmayanti (dalam Ensikloblogia:2016), dalam menyelengarakan
rapat hendaknya bersandar pada prinsip dasar dengan cara menjawab enam pertanyaan
pokok yang biasa disebut dengan 5W1H, yaitu :
 Why, mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan pentingnya
rapat.
 What, apa masalah yang dibicarakan dalam rapat. Hal ini penting untuk
menyediakan agenda rapat.
 Who, siapa yang akan diundang dalam rapat. Peserta yang diundang hendaknya
sesuai dengan masalah yang akan dibicarakan.
 When, kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan waktu
yang dianggap paling sesuai untuk calon peserta rapat.
 How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah secara berkala atau cukup
satu kali, tertutup atau terbuka, bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak,
memerlukan OHP atau sejenisnya, dan lain-lain.

2.4 Syarat-syarat Rapat

Dalam melaksanakan rapat, tentunya acara tersebut diharapkan bisa berlangsung
dengan baik. Agar rapat bisa menghasilkan kesimpulan yang baik, maka perlu dipahami
syarat-syarat rapat atau kriteria rapat yang baik dalam pelaksanaannya. Rapat dapat
dikatakan baik, apabila :
 Suasana terbuka. Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari
siapa pun datangnya atau setiap peserta rapat memperhatikan pembicaraan peserta
lainnya.
 Tiap peserta rapat berpartisipasi penuh. Artinya, setiap peserta rapat dapat aktif
terlibat dalam jalannya rapat. Yakni harus menjadi pendengar yang baik sekaligus
pembicara yang baik bila diperlukan.
 Selalu ada bimbingan dan pengawasan. Rapat yang baik harus terarah, karena
bimbingan dan pengawasan dari ketua.

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 5

  Perdebatan didasarkan argumentasi kontra argumentasi, bukan emosi kontra emosi.
Di dalam rapat, yang dicari adalah kebenaran, bukan perselisihan atau saling
menjatuhkan antara peserta rapat. Jadi, rapat yang baik adalah bila mengadu
argumentasi, dan bukan emosi.
 Pertanyaan-pertanyaan yang singkat dan jelas. Artinya, pertanyaan yang
disampaikan dalam rapat menuju sasaran dan tidak bertele -tele.
 Menghindari adanya klik yang memonopoli. Rapat yang baik adalah yang
demokratis. Artinya, di dalam rapat tidak ada tindas menindas atau keinginan untuk
menguasai sendiri. Setiap peserta rapat mempunyai hak yang sama, yakni dalam
hal berbicara, hak mengambil bagian dan lainnya.
 Selalu ada kesimpulan. Rapat yang baik harus selesai dengan menghasilkan
kesimpulan atau keputusan bersama. Rapat yang tidak baik, adalah bila rapat
dilakukan dengan bertele -tele dan tanpa ada keputusan.

2.5 Jenis-Jenis Rapat

Ada beberapa macam rapat yang dapat diselenggarakan. Macam-macam rapat
tersebut dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Berdasarkan Tujuannya
Berdasarkan tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
 Rapat untuk menyajikan berita atau informasi
Rapat ini biasa diselenggarakan apabila pimpinan atau pihak manajemen ingin
menginformasikan kebijakan baru dan sebagian atau semua orang dalam
perusahaan perlu mengetahuinya. Dalam rapat ini perlu dibicarakan dampak
negatif dan positif kebijakan yang telah ditetapkan. Disamping itu, pegawai
dalam perusahaan harus mengetahui dan memiliki persepsi yang sama atas
kebijakan yang baru tersebut, sehingga dapat mendukung pelaksanaannya.
 Rapat untuk pemecahan masalah
Rapat ini diadakan, bila ada masalah yang harus dipecahkan dan kemudian
dicari jalan keluarnya. Para peserta rapat diharapkan dapat membantu
memecahkan masalah tersebut. Pihak manajemen harus mengidentifikasi
masalah dengan jelas dan lengkap. Disamping itu, manajemen dituntut untuk
membuat alternatif solusi pemecahan masalah bila rapat mengalami dead lock.
Walaupun demikian, partisipasi, inisiatif, dan kreativitas peserta dalam upaya

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 6

 membantu pemecahan masalah tetap diperlukan, dan memang sangat
diharapkan. Dalam rapat ini, pendapat pro dan kontra atau perdebatan
antarpeserta rapat merupakan proses yang wajar. Rapat ini akan dapat
berlangsung menuju dan mencapai tujuannya apabila tidak ada pemaksaan
pendapat, masing-masing peserta rapat dapat mengungkapkan idenya dengan
bebas. Tiap-tiap peserta, termasuk pimpinan, harus memiliki kerangka pikir
yang positif.
2. Berdasarkan Periodisasi
Berdasarkan periodisasinya, sekurang-kurangnya rapat dapat dibedakan menjadi
dua macam, yaitu:
 Rapat Berkala, yaitu rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu,
misalnya satu minggu sekali, satu bulan sekali, atau tiga bulan sekali pada
waktu dan tempat tertentu. Rapat ini digunakan untuk membahas masalah-
masalah rutin dalam organisasi, misalnya rapat koordinasi antara satuan-satuan
organisasi.
 Rapat Khusus, yaitu rapat yang diadakan di luar rapat berkala. Rapat ini
diselenggarakan untuk mengatasi permasalahan yang sifatnya mendadak atau
untuk mengatasi pertentangan atau kesalahpahaman dan dipandang harus
diselesaikan secepatnya, tidak dapat ditunda menunggu rapat berkala atau
rapat rutin.
3. Berdasarkan Pesertanya
Berdasarkan pesertanya, rapat sekurang-kurangnya dapat dibedakan menjadi dua,
yaitu:
 Rapat Vertikal, merupakan rapat yang berlangsung antara atasan dan bawahan.
Dalam rapat ini, ide-ide bawahan untuk menyelesaikan suatu masalah
organisasi diharapkan muncul, sehingga dapat bermanfaat dalam pengambilan
keputusan. Bagaimanapun juga, untuk mencapai tujuan organisasi tanggung
jawab tidak hanya di pundak pimpinan, tetapi juga pada seluruh personil yang
ada.
 Rapat Horizontal, merupakan rapat yang diadakan antar pejabat yang
sederajat. Biasanya rapat ini diselenggarakan untuk membicarakan masalah-
masalah yang memerlukan koordinasi antar bagian dalam organisasi dan
pengembangan organisasi. Dengan rapat ini akan tercipta keterpaduan dan

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 7

 keharmonisan kerja antarunit kerja, karena dalam rapat ini dievaluasi
pelaksanaan kerja, hubungan antar bagian dan kendala-kendala atau
permasalahan-permasalahan yang ditemui untuk dicari solusi atau
pemecahannya.
4. Berdasarkan Tingkat Urgensinya
Berdasarkan tingkat urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
 Rapat biasa, yaitu rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah
yang dianggap masalah biasa. Rapat ini dapat berupa rapat memberi informasi
pada anggota suatu organisasi ataupun rapat koordinasi.
 Rapat penting, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk membahas hal-hal dan
masalah-masalah yang dipandang penting bagi kemajuan lembaga, dan
biasanya rapat ini akan menghasilkan keputusan yang akan membawa dampak
bagi anggota organisasi maupun organisasi itu sendiri.

2.6 Tipe Pemimpin Rapat

Seorang pimpinan rapat yang baik hendaknya mengetahui tipe pimpinan rapat
yang baik pula. Dengan demikian, ia dapat menjalankan rapat dengan baik dan
menghasilkan kesimpulan atau keputusan yang baik pula. Pada dasarnya, ada tiga
macam tipe pimpinan rapat. Tipe pimpinan rapat tersebut, yakni :
 Tipe Otoriter
Dalam komunikasi yang dilakukan oleh pemimpin rapat tipe otoriter, komunikasi
yang terjalin adalah komunikasi satu arah (one way traffic). Ini karena tipe
pimpinan dalam memimpin rapat cenderung mau menang sendiri, dan lebih banyak
menggunakan kekerasan dan paksaan.
 Tipe Laissez Fair
Komunikasi yang dilakukan oleh tipe pemimpin ini mengarah pada lalu lintas yang
kurang lancar. Sebab, pimpinan rapat tidak mengendalikan jalannya rapat. Rapat
yang dilakukan dibiarkan begitu saja sehingga berlarut-larut. Masing-masing
peserta memiliki pendapatnya sendiri sehingga rapat tidak berakhir dengan
kesimpulan atau keputusan sesuai yang diharapkan oleh seluruh peserta rapat.
 Tipe Demokratis
Dalam rapat yang dipimpin oleh tipe ini, pimpinan banyak memberikan
kesempatan pada para anggota rapat untuk memberikan ulasan pendapat dan saran-

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 8

 saran. Karenanya, lalu lintas komunikasi yang terjadi dapat dua arah (two way
traffic).

Dari ketiga macam tipe pimpinan rapat tersebut, ada dua tipe yang bisa
digunakan, yakni tipe otoriter dan demokratis. Tipe otoriter perlu digunakan ketika
rapat yang diadakan mulai kacau, tetapi ketika suasana jalannya rapat sudah lancar dan
tertib, maka hendaknya pimpinan rapat bersikap demokratis.
Artinya, seorang pimpinan rapat yang baik hendaknya memiliki kombinasi sikap
antara otoriter dan demokratis. Ia harus tahu persis kapan harus bersikap otoriter dan
kapan harus bersikap demokratis. Dengan demikian, ia bisa tampak berwibawa dalam
menjalankan rapat, tetapi tidak mengurangi kesopanan dari anggota rapat.

2.7 Tipe Peserta Rapat

Selain ada tipe pimpinan rapat tersendiri, peserta rapat pun juga punya
karakternya sendiri. Karenanya, penting pula untuk memahami tipe-tipe peserta rapat
yang ada. Tipe-tipe peserta rapat, sebagai berikut :
 Tipe Pemersatu
Ia adalah peserta rapat yang senang mengusahakan persatuan, ketika terjadi
bentrokan-bentrokan yang mengarah pada perpecahan. Rapat akan berlangsung
lebih baik dan beruntung bila di dalamnya terdapat peserta tipe ini. Orang tipe
pemersatu ini biasanya dituakan dan memiliki pengalaman yang baik.
 Tipe Perantara
Tipe perantara ini hampir sama dengan tipe pemersatu. Hanya saja, titik berat
kegiatannya adalah pada usaha-usaha untuk memperjelas pendapat-pendapat
peserta lain yang kurang jelas. Tipe ini sangat cakap dalam menangkap arti yang
diuraikan para peserta.
 Tipe Pendengar
Tipe peserta rapat ini bisa dikatakan kurang bermanfaat dalam rapat. Sebab, ia
tidak mempunyai sumbangan pikiran dan pendapat. Tipe peserta rapat ini
cenderung kurang aktif. Ia hanya senang menjadi pendengar saja.
 Tipe Pemberi Semangat
Ketika rapat berjalan sudah sangat lama, namun belum juga ada hasilnya, maka
biasanya ada kecenderungan rapat menjadi menjemukan dan loyo. Dalam suasana

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 9

 rapat yang seperti ini, maka tipe pemberi semangan akan tampil untuk memberikan
dorongan dalam menyelesaikan tugas yang sedang dirapatkan.
 Tipe Inisiatif
Tipe inisiatif ini akan muncul ketika terjadi rapat macet lantaran arahan yang
kurang dipahami atau masalah yang kurang dimengerti. Dalam hal ini, tipe inisiatif
akan tampil menjadi pemrakarsa di mana pembahasan harus dimulai.
 Tipe Pemberi Informasi
Tipe pemberi informasi ini sering disebut golongan “ensiklopedi” atau “kamus”
karena mereka kaya akan pengetahuan atau informasi-informasi sehingga dapat
menyumbangkan data yang sangat bermanfaat untuk memecahkan persoalan yang
ada dalam rapat.
 Tipe Penyerang
Tipe penyerang akan merasa sangat senang ketika harus menyerang atau mendebat
peserta rapat lain, atau bahkan pemimpin rapat. Dalam rapat, serang menyerang
memang diperkenankan. Tapi, hanya bila diperlukan saja dan juga harus tanpa
emosi. Jangan sampai tetap menyerang argumentasi pihak lain, tanpa memandang
apakah uraian yang diberikan betul atau salah.

Tipe-tipe peserta rapat yang ideal dan perlu dikembangkan, adalah tipe
pemersatu, tipe perantara, tipe pemberi semangat, tipe inisiatif dan tipe pemberi
informasi. Sedangkan tipe penyerang dan pendengar sebaiknya tidak dikembangkan.
Yang terpenting, rapat dapat berjalan dengan lancar, menghasilkan keputusan yang
baik, serta para peserta aktif dalam mengikuti jalannya rapat.

2.8 Persiapan Rapat

Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang
baik, antara lain:
 Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
 Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
 Cantumkan siapa saja yang hadir.
 Daftar topik yang akan dibahas.
 Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.
 Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 10

  Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-
lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapahal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik,

khususnya bagi yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:
 Undangan
Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa hari sebelum
rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan
bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.
 Waktu dan tempat
Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu
sebelum undangan diedarkan keseluruh peserta rapat.
 Berapa lama waktu rapat bisnis
Dalam hal ini menujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan
waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya
bagi para peserta rapat bisnis.
 Pembawa acara
Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar
berjalan dengan lancar, pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah
agenda rapat bisnis.
 Ketua panitia penyelenggaraan
Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.
 Jumlah peserta
Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis
tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang
harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang disediakan (bila
harus menginap dihotel), dan konsumsi yang harus disediakan bagi para peserta
rapat bisnis.
 Peserta yang diundang
Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai devisi, departemen, atau bagian
dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini perlu dipastikan nama peserta dan
jabatan fungsional dalam suatu perusahaan
 Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 11

 Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi
fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup acara resmi agenda
rapat bisnis, namun dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan
menutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan pejabat yang berbeda. Hal ini sangat
tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.
 Narasumber
Penunjukan siapa yang diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis
sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan,
 Alokasi waktu untuk narasumber
Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan
jelas berapa waktu untuk masing-masing nara sumber yang akan menyampaikan
materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk
sesi tanya jawab.
 Waktu istirahat
Agenda rapat bisnis seharus nya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk
beristirahat, sholat dan makan siang, atau makan malam.
 Presensi peserta
Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah
selayaknya datang lebih awal dibanding dengan peserta rapat bisnis.
 Akomodasi
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis, dalam hal ini bidang akomosdasi mencangkup
kesiapan penginapan dan konsumsi bagi peserta rapat bisnis.
 Sound System
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, patikan semua komponen sound system
berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa mikrofon
bagi narasumber dan peserta berfungsi dengan baik.
 Computer portable, LCD projector dan flip charts
Diera teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan computer portable
(laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelanggaraan rapat bisnis sudah
menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis.
 Fasilitas pendukung lainnya.

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 12

 Fasilitas pendukung yang sebaiknya disiapkan oleh panitia penyelenggaraan
tempat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan mushola.

2.9 Pelaksanaan Rapat

Setelah panitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis,
langkah berikutnya adalah bagaimana malaksanakan rapat bisnis agar berjalan dengan
lancar dan efektif. Efektivitas sebuah rapat bisnis sangant ditentukan oleh tiga
komponen penting, yaitu:
1. Panitia Penyelenggara (Organizer)
 Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan untuk rapat bisnis.
 Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir lebih awal.
 Melakukan registrasi peserta.
 Penyambutan peserta dengan ramah, sopan dan santun.
 Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu.
 Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan.
 Semua fasilitas (meja, kusi, laptop, LCD projector, flip charts, konsumsi)
tersedia cukup dan dalam.
 Kondisi siap digunakan dengan baik.
 Moderator siap memandu rapat bisnis.
 Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil.
 Siapkan dokumentasi audio-visual.
 Dokumentasi hasil rapat bisnis.
2. Narasumber (presenter)
 Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan.
 Perkenalan identitas diri.
 Siap melakukan presentasi.
 Manfaatkan media audio-visual.
 Terbuka atas masukan dan kritik dari para peserta.
 Penampilannya menarik dan menyenangkan.
 Peserta (participants)
 Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta.
 Berpakaian rapih dan sopan.

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 13

  Memakai kartu identitas peserta.
 Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat.
 Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.
 Menjaga kelancaran, ketenangan dan keterampilan selama rapat berlangsung.
 Respect (menghargai) terhadap pandangan peserta lain.
 Bertanya sesuai dengan topic yang dibahas dan pada poin yang di tuju.
 Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang telah disediakan.

Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat
bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan
memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut
Dobson, ada beberapa peraturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk
penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:
1. Gaya persegi empat (Boardroom style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis denan jumlah peserta rapat bisnis yang relative
terbatas.
2. Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentu huruf “U” (U shape) lebih sesuai digunakan
untuk jumlah peserta yang lebih banyak dari pada bentu persegi empat.
3. Gaya ruang kelas (classroom style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam
jumlah yang bisa mencapai ratusan orang.
4. Gaya melingkar (circular style)
Susunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan
peluang interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relative
sedikit.

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya
(bentuk) lain,
1. Gaya chevron (chevron style), tempat duduk pada gaya ini pada dasarnya memberikan
keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memuaskan perhatian atau fokus pada

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 14

 pembicara yang berada didepan. Susunan tempat duduk pada gaya ini berbentuk huruf
“V”.
2. Gaya modifikasi (modified style), tempat duduk dengan gaya seperti ini sama dengan
gaya chevron, hanya perbedaannya menempatkan barisan tempat duduk di sisi tengah
antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan, secara umum tampilannya masih
berbentuk huruf “V”.
3. Gaya setengah melingkar (semi-circular style), tempat duduk seperti ini pada
dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan
audiensnya lebih dekat.
4. Gaya kelompok (cluster style), tempat duduk seperti ini biasanya disusun berdasarkan
kelompok-kelompok kecil dimana audiens duduk dikursi yang telah disusun secara
melingkar.

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 15

 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Rapat merupakan bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik
didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis tertentu. Tujuan diadakannya rapat secara umum yaitu untuk menyampaikan
informasi, memecahkan masalah, dan untuk berkoordinasi dalam merundingkan suatu
hal dengan beberapa pihak yang terkait untuk mendapatkan suatu solusi bersama.
Rapat yang baik yaitu rapat yang memiliki prinsip dan syarat-syarat rapat untuk
dapat menghasilkan kesimpulan yang baik. Dalam rapat pula, perlu adanya pemimpin
rapat yang dapat memimpin kelancaran suatu rapat dan juga peserta rapat yang dapat
memberikan partisipasinya seperti pendapat, ide, dan saran untuk memecahkan
permasalahan yang sedang dibicarakan dalam suatu rapat.
Rapat perlu dirancang sebaik mungkin agar menarik perhatian para peserta rapat
dan menghadiri rapat tersebut. Maka dari itu, perlu dibuatkan persiapan rapat yang baik
seperti menyiapkan undangan, waktu dan tempat acara, durasi acara berlansung, dan
lain-lain. Selain itu, pada saat pelaksanaan rapat, perlu pula dipersiapkan hal-hal
penunjang rapat seperti peralatan yang digunakan yaitu Laptop, LCD Projektor, dan
juga konsumsi agar rapat dapat berjalan baik dan lancar.

3.2 Saran
Menurut kami, penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah
peserta tidak terlalu banyak dan juga tidak terlalu sedikit. Suatu pendapat mengatakan
bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin banyak
peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan pendapat yang
disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
Sebaiknya, sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan
tahapan-tahapan untuk keberhasilan rapat tersebut. Untuk itu, ia harus menetapkan
perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun
agenda, dan menyiapkan lokasi rapat berlangsung.

Pengertian dan Hal-hal mengenai Rapat | 16

 DAFTAR PUSTAKA

ensikloblogia. 2016. [Online] November 2016. [Dikutip: 14 Desember 2018.]

http://www.ensikloblogia.com/2016/11/pengertian-rapat-fungsi-rapat-dan.html.

MBA, Drs. Djoko Purwanto. 2010. Komunikasi Bisnis Edisi Empat. [penyunt.] Adi
Maulana. Bandung : PT. Gelora Aksara Pratama, 2010.

portal ilmu. [Online] [Dikutip: 13 Desember 2018.] https://portal-ilmu.com/pengertian-rapat-

dan-seluk-beluk-rapat/.

Sumarto, Rumsari Hadi dan Dwiantara, Lukas. 2006. Sekretaris Profesional.

Yogyakarta : Kanisius, 2006.

iii