FUNGSI KEGIATAN MANAJEMEN KEPROTOKOLAN DAN MC

1. Fungsi
Untaian kegiatan dalam mengatur tugas protokol dan MC , pada pokoknya
mencakup enam fungsi, yaitu:
1.        Perancanaan (planning)
2.        Pengorganisasian (organizing)
3.        Penggerakkan (actuating)
4.        Pengawasan (controlling)
5.        Pengkoordinasian (coordinating)
6.        Pengambilan keputusan (decision making)
Masing-masing fungsi memiliki cirri dan tugas tersendiri dan dalam hal
pelaksanaan semuanya merupakan hal yang mutlak harus dilaksanakan agar
upacara/ acara bisa berjalan dengan sukses.

1.)        Fungsi perencanaan

Fungsi ini mencakup kegiatan, memilih dan mengkaitkan fakta untuk
menciptakan dan memfornulasikan serangkaian kegiatan yang diusulkan dalam
rangka mencapai suatu tujuan tertentu sesuai dengan kehendak yang telah
ditetapkan bersama.
Dari fungsi perencanaan ini akan didapat manfaat bahwa seluruh kegiatan
diarahkan kepada suatu tujuan tertentu, menurut tata urutan yang tepat, sehingga
seluruh kegiatan akan serasi dan mencapai keberhasilan.
Disini dapat pula dicegah terjadinya beberapa celah pemborosan waktu,
tenaga, non materiil dan sebagainya, karena kita hanya menyelenggarakan
kegiatan-kegiatan yang perlu atau penting saja sesuai dengan ketetapan bersama
tadi. Misalnya dalam melaksanakan upacara pelantikan pejabat lingkungan kantor
tertentu perlu perencanaan yang matang agar acara tersebut mencapai objek yang
diinginkan.

2.)        Fungsi pengorganisasian

Kegiatan yang termasuk fungsi ini adalah menentukan sub fungsi.
Fungsi yang dianggap penting untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan
 melimpahkan wewenang dan tanggung jawab seperlunya kepada orang-
orang yang dapat diserahi ataupun dapat dipercaya melaksanakannya.
Dari fungsi ini dapat dicapai manfaaf:

 Setiap petugas protokol dan MC mengetahui kegiatan atau sikap apakah

yang harus dilakukan
 Hubungan kerja antara petugas dapat ditentukan secara jelas
 Kegiatan para petugas terkoordinasikan, terarah dan menghasilkan
kesatuan tindakan
 Para petugas beserta peralatan yang tersedia dapat didayagunakan dan
mencapai hasil guna yang optimal

Dalam hal ini pengorganisasian suatu cara perlu dilakukan secara terpadu
dengan melibatkan beberapa orang atau unit kerja yang terkait.

3.) Fungsi penggerakkan

Kegiatan penggerakkan dimaksudkan untuk supaya segenap petugas
dapat mencapai tujuan yang tepat sesuai dengan fungsi perencanaan,
pengorganisaisian sebagai mana yang telah dilakukan oleh pemimpin.
Manfaat dari adanya fungsi ini adalah penting artinya, karena
berprinsip meletakkan perhatian hanya kepada orang-orang sekeliling
terkait, sebab, orang memiliki kepribadian, dapat berfikir, percaya diri,
berpengawasan atas pekerjaannya sendiri.

4.)        Fungsi pengawasan

Kegiatan pengawasan adalah penentuan suatu hal yang telah
dilaksanakan, menilai dan bila perlu mengambil langkah-langkah perbaikan
agar pelaksanaan suatu tugas/ pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan
rencana semula.
Setelah fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan
penggerakkan dapat terlaksana dengan sempurna, maka, rasanya fungsi
kepengawasan menjadi kurang berperan. Tetapi dalam kenyataannya, tidak
satu fungsipun dapat terlaksana dengan sempurna, selalu saja kita temukan
kekurangan, kelemahan dan sebagainya. Oleh karena itu fungsi
 kepengawasan tetap diperlukan dalam mengontrol beberapa kegiatan dalam
suatu rangkaian pekerjaan tertentu.

5.) Fungsi pengkoordinasian

Kegiatan pengkoordinasian adalah kegiatan menyatu padukan dan
menyerasikan upaya-upaya petugas, yang menyangkut kualitas, kuantitas,
waktu, personil maupun pengarahannya, sehingga menghasilkan tindakan-
tindakan yang bersatu padu, serasi, tepat sasaran dan mencapai tujuan.
Dengan melaksanakan fungsi ini dengan baik dan benar maka dapat
diperoleh hasil kerja yang tepat, dicagah pemborosan dalam bentuk apapun.
Tanggung jawab dan wewenang yang dilimpahkan dapat tercapai sesuai
sasaran, tanpa ada tumpang tindih (over lapping). Koordinasi antara
berbagai unit kerja terkait dalam acara tertentu sangat penting guna
mencapai hasil kerja yang optimal.

6.        Fungsi pengambilan keputusan

Pada pokoknya fungsi adalah kegiatan memilih satu tindakan diantara
beberapa kemungkinan untuk bertindak (alternative) dalam berbagai keadaan
dalam melaksanakan kegiatan tertentu.

Di dalam melaksanakan setiap fungsi tersebut diatas kita tentu

dihdapkan pada tindakan mengambil keputusan. Biasanya fungsi pengambilan
keputusan ini berada pada seorang ketua panitia atau pemimpin proyek
sehingga kita sering mendengar perkataan orang bahwa kewenangan untuk
mengambil keputusan dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan
management suatu proyek atau kegiatan.