ETIKA RAPAT

A. Etika Berbicara
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika berbicara dalam sebuah rapat, diantarnya:
1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan,
instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan atau didiskusikan secara
bermusyawarah.
2. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka).
3. Bahasa harus komunikatif.
4. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
5. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat, dan santun serta dapat dipahami dengan
mudah oleh peserta lainnya.

B. Etika Mendengarkan
etika dalam mendengarkan ketika rapat sedang berlangsung, diantaranya:
1. Mematikan ponsel.
2. Bila sangat terpaksa harus menjawab telepon, keluarlah dari ruangan rapat setelah
mendapat izin dari pimpinan rapat.
3. Tidak berbicara dengan peserta lain ketika pimpinan sedang berbicara.

C. Etika Menyampaikan Pendapat

Berikanlah pendapat atau usulan saat pimpinan rapat selesai berbicara atau prensentasi dan
setelah dipersilahkan, dengan cara :
1. Aktif dalam berpendapat, namun tidak memotong pendapat orang lain.
2. Tidak menjatuhkan pendapat atau usulan yang dipaparkan oleh peserta lainnya.
3. Gunakan kalimat yang sopan.

D. Etika Menanggapi Pendapat

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menanggapi pendapat:

1. Tidak menjatuhakn pendapat orang lain.

2. Hindari debat kusir.
3. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar

Notula rapat
Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat. Notula
merupakan sumber informasi atau document yang otentik. Notula harus ditulis
secara teliti. Artinya semua pokok persoalan yang dibahas dalam rapat harus ditulis
dengan tepat, semua yang ditulis harus sesuai dengan pokok pembicaraan dan
harus jelas.
Fungsi Notula:
1. Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian

2.

3.

4.

5.

6.

di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada

perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya
pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap
mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat
berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya
sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut
kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan
sistem pengarsipan.
Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah
dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya
dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

7.

Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus
dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Mendengarkan dan menulis

Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
Konsentrasi yang tinggi
Menulis cepat
Bersikap obyektif dan jujur
Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan

7.
8.
9.
10.
11.

Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

Menguasai metode pencatatan secara sistematis
Menguasai metode pengolahan data
Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
Menyimpulkan hasil rapat

Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam

menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh
seorang notulis adalah sebagai berikut:
1. Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat,
pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan
dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun
notula.
Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat
yang lain pada saat pelaksanaan rapat.
Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau
menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat
berlangsung.
Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan
kesimpulan rapat.
Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap
sesi.
Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan
memperoleh informasi secara maksimal.
Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang
untuk menulis notulis.
Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain
karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot
dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun
notula akhir