PENGERTIAN MESYUARAT AGUNG MENGIKUT SEKSYEN 36 AKTA KOPERASI 1993 ..

Tertakluk kepada peruntukan-peruntukan Akta ini, peraturan-peraturan dan undang-undang kecil, kuasa tertinggi bagi sesuatu koperasi berdaftar hendaklah terletak hak pada mesyuarat agung anggota-anggotanya, yang padanya tiap-tiap anggota sama ada dia sendiri atau melalui perwakilan atau, dalam hal koperasi menengah atau koperasi atasan, melalui proksi, mempunyai hak untuk hadir dan mengundi". FUNGSI MESYUARAT AGUNG Merupakan kuasa tertinggi dalam koperasi dan merupakan forum pertemuan antara anggota atau perwakilan dengan para lembaga koperasi bagi tujuan perancangan, pencapaian maklumat, penilaian dan pengawalan koperasi itu". JENIS MESYUARAT AGUNG Terdapat 4 Jenis Mesyuarat Agung MESYUARAT AGUNG PERWAKILAN Peruntukan Sek.37 Akta Koperasi 1993 Mesyuarat Agung Perwakilan yang dihadiri dalam Mesyuarat Agung Kawasan/ Wilayah bagi KoperasiKoperasi yang kawasan operasinya meliputi satu negeri atau lebih. MESYUARAT AGUNG PERTAMA Peruntukan Sek.38 Akta Koperasi 1993 Mesyuarat Agung anggota/perwakilan dalam tempoh 3 bulan selepas penerimaan perakuan (sijil) pendaftaran. MESYUARAT AGUNG TAHUNAN Peruntukan Seksyen 39 Akta Koperasi 1993 Mesyuarat Agung anggota/perwakilan yang diadakan tidak lewat daripada 6 bulan selepas berakhir tahun kewangan. MESYUARAT AGUNG KHAS Peruntukan Seksyen 40 Akta Koperasi 1993 (i) Mesyuarat Agung anggota/perwakilan yang diadakan di atas permintaan satu perlima atau seratus anggota/perwakilan mengikut mana yang kurang [Sub. Sek. 40 (1)] Atau (ii) Mesyuarat Agung yang dipanggil oleh Ketua Pendaftar [Sek. 40(2)] PERSEDIAAN/PERSIAPAN MESYUARAT AGUNG Bagi memastikan Mesyuarat Agung koperasi berjalan lancar, perkara-perkara berikut hendaklah diambil perhatian:1. 2. 3. 4. Akaun siap diaudit. Mengadakan Mesyuarat Agung kawasan bagi koperasi yang kawasan operasinya sebuah negeri atau lebih. Menyediakan buku koperasi tahunan. Mengeluarkan notis panggilan Mesyuarat Agung 15 hari sebelum tarikh Mesyuarat Agung.

5.

Bagi tujuan meminda Undang-undang Kecil (UUK) pengurangan kuorum dari Ketua Pendaftar hendaklah diperolehi. Persediaan tempat. Senarai kehadiran bagi anggota/perwakilan. (Rujuk Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Pengurusan Koperasi Bil. 1/93)

6. 7.

PERJALANAN MESYUARAT AGUNG Melantik Pengerusi Mesyuarat Dan Pencatat Minit. Mematuhi Etika Mesyuarat Mengikut Agenda Yang Ditetapkan Dalam Notis Peranan Anggota/Perwakilan Dalam Mesyuarat Agung

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT AGUNG Tindakan Selepas Mesyuarat Agung Perlantikan Pegawai Koperasi Pegawai koperasi yang terdiri Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari dilantik dalam Mesyuarat Lembaga selepas Mesyuarat Agung. Satu senarai lengkap bolehlah dipanjangkan kepada Ketua Pendaftar mengikut Seksyen 14(a) yang mengandungi:1. 2. 3. 4. 5. Nama Jawatan dalam lembaga Pekerjaan Alamat No. Kad Pengenalan

Menyiapkan Minit Mesyuarat Agung

Monday, June 2, 2008

5 Jenis Orang dalam Mesyuarat

Mana-mana mesyuarat gerenti ada 5 golongan ni. Baik mesyuarat kat balai raya kampung mahupun mesyuarat majlis tertinggi tingkap dapur, diorang ni la yang buat kecoh, sudahnya takde benda yang diputuskan malah mesyuarat terpaksa disambung atau ditunda ke hari lain sebab dah lama sangat. * PENCADANG Diorang ni tak tahu apa yang diorang cadangkan sebab diorang ni sebenarnya gatal mulut nak bercakap dan tunjuk pandai. Ada aje idea-idea melalut yang dicadangkan tanpa menggunakan otak dan hanya menggunakan air liur yang bertakung di tepi mulut. * PEMBANGKANG Diorang ni tak tahu apa yang diorang bangkangkan sebab diorang nak tunjukkan yang mencadang tadi tu bodoh piang dan diorang lebih pandai. Kekadang belum habis ayat pencadang diorang dah bangkang. * PENGKRITIK Semua cadangan serta bangkangan dalam mesyuarat diorang kritik dan bidas macam la diorang ni pandai sangat mengalahkan kedua-dua golongan di atas. Waima perjalanan mesyuarat pun dikritik kononnya tidak mengikut prosedur mesyuarat yang ditetapkan oleh Pertubuhan Bangsabangsa Bersatu mahupun berdua apatah lagi beramai-ramai. * PENGUMPAT Walaupun mereka nampak tak menyumbang apa-apa kepada perjalanan mesyuarat tapi suarasuara sumbang latar belakang mereka menyumbang kepada kekeliruan ahli mesyuarat kerana ada sahaja gosip-gosip liar tentang ahli majlis membuatkan semua orang mempertikaikan ketelusan hujah mereka yang mungkin berniat meraih keuntungan peribadi. * PELAWAK Sebagai ahli majlis yang tidak berpihak kepada mana-mana side yang bertelagah, mereka lebih cenderung ke arah menceriakan keadaan dengan lawak selingan serta taka-teki mengarut bagi menghiburkan mereka yang malas nak mengikuti mesyuarat atau dah boring dengan usul dan hujah mengarut ahli majlis. Lantaklah apa nak jadi asalkan diorang happy. KANDUNGAN MPK JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR POLITEKNIK KOTA BHARU

RINGKASAN KANDUNGAN

Dalam MANUAL PENGURUSAN & PROSEDUR KERJA JPP-PKB ini

telah menggariskan bahawa terdapat tujuh komponen utama yang seharusnya menjadi tunggak kepada pengurusan bersistem JPP-PKB. Komponen-komponennya adalah sebagaimana yang berikut :1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Sistem Fail Pengurusan JPP-PKB ( Fail Induk ) Pengurusan Biro Surat-Menyurat Pengurusan Mesyuarat Perancangan, Pengurusan & Perlaksanaan Aktiviti Pengurusan Kewangan

1. SISTEM FAIL Pengenalan SISTEM FAIL ini dibentuk adalah bertujuan agar JPP-PKB mempunyai satu kaedah yang kemas, teratur dan bersistem dalam merekod apa jua dokumen yang dilaksana dan melaksanakan apa jua yang telah direkodkan. Disamping itu, selain daripada menyimpan dan merekod, dengan adanya sistem fail ini segala maklumat berkaitan yang dikehendaki bagi tujuan rujukan, semakan atau berkaitan dengan yang selainnya adalah mudah untuk dikenalpasti, diselenggara dan digunakan. Kandungan :

a. b. c. d. e. f. g.

Fail Pengurusan JPP-PKB ( Fail Induk ) Fail Biro Fail Kertas Kerja Fail Surat-Menyurat Fail Laporan Aktiviti Fail Kewangan Fail Minit Mesyuarat

2. PENGURUSAN JPP-PKB ( FAIL INDUK ) Pengenalan PENGURUSAN JPP-PKB adalah berupa satu fail yang mana dikhususkan bagi merekod dan menfailkan perkara-perkara berkaitan dengan hal-ehwal kepimpinan JPP bagi satu-satu sesi sebagaimana yang diperincikan dalam bahagian Kandungan berikutnya. Fail ini yang juga merupakan Fail Induk yang mana kemudiannya akan terus disimpan sebagai rekod dan boleh dijadikan rujukan pada masa-masa hadapan.

Kandungan : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. Senarai Kandungan Fail Pengurusan JPP-PKB Akta Tubuh JPP Sek. 7 Bahagian III, Akta 174 Takrif JPP-PKB Bab C Pengurusan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar Panduan Pengurusan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar, Politeknik Kota Bharu Akta 174, Akta Institusi-Institusi Pelajaran ( Tatatertib ) 1976 Carta Organisasi JPP ( Sesi 200_ ) Takwim Induk Laporan Tahunan Analisa Penilaian Fungsi JPP-PKB ( Sesi 200_ ) Borang Semakan Borang Serah Tugas

3. PENGURUSAN BIRO Pengenalan PENGURUSAN BIRO adalah bertujuan untuk menerangkan secara terperinci tentang bidang tugas sesebuah biro yang menjadi pelengkap kepada fungsi JPP keseluruhannya. Disamping itu, membantu setiap biro melengkapkan satu fail biro yang lengkap dan tersusun. Kandungan : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. Senarai Kandungan Fail Biro Akta Tubuh JPP Sek. 7 Bahagian III, Akta 174 Takrif JPP-PKB Bidang Tugas Biro Bab C Pengurusan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar Panduan Pengurusan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar, Politeknik Kota Bharu Akta 174, Akta Institusi-Institusi Pelajaran ( Tatatertib ) 1976 Carta Organisasi Biro ( Sesi 200_ ) Takwim Biro Kertas Kerja Program / Aktiviti Biro Laporan Tahunan Analisa Penilaian Program / Aktiviti Biro Borang Semakan

4. SURAT-MENYURAT Pengenalan

SURAT-MENYURAT pula akan menerangkan secara terperinci tentang kaedah penulisan surat-menyurat sama ada daripada jenis : Surat rasmi ( dalaman PKB ) Surat rasmi ( pihak luar ) Memo perhubungan Kad jemputan program / aktiviti Notis / iklan

Disamping menjelaskan protokol dalam penulisan surat-menyurat berkenaan agar pa-apa kenyataan bertulis yang dikeluarkan di atas nama JPP-PKB akan mencerminkan pengurusan, sikap dan tindak-tanduk pendokong-pendokongnya. Kandungan : a. b. c. d. e. f. Jenis Surat-Menyurat Kaedah Penulisan Surat Rasmi ( Dalaman PKB ) Kaedah Penulisan Surat Rasmi ( Pihak Luar ) Kaedah Penulisan Memo Perhubungan Kaedah Penulisan Kad Jemputan Protokol Penulisan

5. PENGURUSAN MESYUARAT Pengenalan PENGURUSAN MESYUARAT adalah bertujuan bagi membantu bagaimana dan apa yang perlu dibuat sebelum, semasa dan selepas mesyuarat agar tujuan dan kepentingan mesyuarat diadakan tercapai. Disamping itu, akan membantu bagaimana sesebuah mesyuarat perlu dijalankan bagi membincangkan sesuatu agenda. Kandungan : a. Tujuan Mesyuarat b. Jenis-jenis mesyuarat yang boleh dilaksanakan c. Keperluan Mesyuarat ( Sebelum, semasa dan selepas )

d. Panduan Penyediaan Minit Mesyuarat dan Kegunaannya 6. PERANCANGAN, PENGURUSAN & PERLAKSANAAN AKTIVITI Pengenalan PERANCANGAN, PENGURUSAN & PERLAKSANAAN AKTIVITI pula adalah merupakan huraian yang dibuat secara terperinci dalam mengurusjalankan sesebuah aktiviti atau program bermula daripada peringkat perancangan sehinggalah perlaksanaan aktiviti atau program tersebut. Sehubungan dengan itu juga, manual ini akan turut membantu bermula daripada mengenalpasti jenis aktiviti atau program yang perlu dijalankan agar aktiviti atau program berkenaan merupakan benar-benar aktiviti atau program yang diperlukan oleh pihak pengurusan PKB dan pelajar sendiri. Kandungan : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Carta Alir Kerja Soal Selidik Keperluan, Kehendak Pelajar Kategori Aktiviti atau Program Panduan Pemilihan Aktiviti atau Program Kepentingan Perancangan & Pengurusan Aktiviti atau Program Senarai Semak Aktiviti atau Program Panduan Penyediaan Kertas Kerja Prosedur Kerja Pengurusan & Perlaksanaan Aktiviti atau Program Panduan Penyediaan Laporan Aktiviti atau Program Lain-Lain Keperluan

7. PENGURUSAN KEWANGAN Pengenalan PENGURUSAN KEWANGAN adalah bertujuan bagi memberikan satu garis panduan kepada para perwakilan dalam menguruskan sumber kewangan yang diperolehi dalam melaksanakan setiap aktiviti atau program yang dirancang agar perbelanjaan yang digunakan adalah berkadar terus dengan permohonan yang diperuntukkan. Kandungan : a. Kepentingan Pengurusan Kewangan b. Panduan Pengurusan Kewangan c. Kaedah Perolehan & Pengurusan Stok JPP

PENUBUHAN PERSATUAN
1. Mesyuarat Pertama Mempunyai Agenda Tertentu: Tujuan dan Persetujuan Perlantikan Jawatankuasa Persediaan Peraturan (Dihadiri oleh 7 orang minima) 1. Tujuan Mesyuarat Pertama Bersetuju Menubuh pertubuhan Meluluskan nama pertubuhan. (selaras dengan tujuan dan keahlian) meluluskan alamat pertubuhan (surat kebenaran tuan pemunya alamat) Melantik Ahli Jawatankuasa Untuk menguruskan pendaftaran 5 orang utk Jawatan utama i. ii. iii. iv. v. Presiden Naib Presiden Setiausaha Bendahari Penolong Setiausaha

Menyediakan/Meluluskan Undang-undang Memenuhi keperluan akta

Minit Mesyuarat 1. Menyediakan Butir-Butir Permohonan Isi borang rasmi Butir-butir Ahli Jawatankuasa Undang-undang tubuh Contoh bewarna dan keterangan jika ada lambang, lencana, bendera. Minit mesyuarat Surat kebenaran menggunakan alamat daripada tuan punya alamat. 1. Mengemukakan permohonan Hantar kepada Pejabat Pendaftaran Pertubuhan Negeri di mana pertubuhan itu diujudkan. 2. Perakuan Pendaftaran/Perlantikan Jika diluluskan: Sijil Perakuan Pendaftaran (B3) dikeluarkan oleh Pendaftar. Jika ditolak: Surat untuk memberitahu penolakan (B4) daripada pendaftar. KEADAAN-KEADAAN BAGI MEMBATALKAN PENDAFTARN PERTUBUHAN i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Menjalani aktiviti yg bertentangan dgn Perlembagaan Negara/Negeri. Menjalani aktiviti yg bertentangan dgn keselamatan dan akhlak Negara/Negeri. Pendaftaran Pertubuhan diluluskan atas maklumat-maklumat palsu/salah. Pertubuhan berusaha mencapai tujuan-tujuan lain drpd tujuan berdaftar. Pertubuhan tidak wujud lagi. Pertubuhan digugrkan oleh ahli sendiri. Pertubuhan gagal mengemukakan Penyata Tahunan CARA MENUBUHKAN PERSATUAN Perkara Yang DiAmbil Kira 1. Perlembagaan 2. Struktur Organisasi 3. Tugas dan tanggung jawab Jawatankuasa

4. Mesyuarat 5. Sistem Fail 6. Kewangan. 1. PERLEMBAGAAN Takrif/Tafsiran Nama, Logo dan Tempat Urusan Matlamat Ahli-Ahli Persatuan - Jenis Ahli - Yuran Penamatan keahlian Badan Legislatif (kongress) Wakil ke Kongress Notis Kongress Luarbiasa Pengundian Badan Eksekutif (Majlis/Exco) Keahlian: Pegawai dan T/jawab Kuasa Majlis Exco Jawatankuasa: Keahlian dan Tanggung jawab. Badan Administratif Keanggotaan Peranan dan tanggung-jawab. Tindakan tatatertib Pertikaian Kehilangan keahlian Pelbagaian Notis Mesyuarat Kuorum Mesyuarat Harta Persatuan Pemegang Amanah Audit dan Akaun Sumbangan Rencana Akhbar Bahasa Rasmi Pindaan Perlembagaan Keadaan Luar Jangkaan 3. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PENGERUSI

Dipilih dalam mesyuarat Agung Persatuan: Wakil Persatuan dalam semua hal termasuk hal-hal rasmi. Hak mengundi dan jika undi sama, mempunyai satu lagi undi penetuan Jika tidak hadir, tugas beliau akan diambil oleh Timbalan Pengerusinya Ahli Ex-Officio semua Jawatankuasa SETIAUSAHA Diplih, dilantik atau diikat dengan kontrak. Mengurus dan menyimpan rekod persatuan Melaksanakan keputusan Jawatankuasa. Mencatat Minit-minit Mesyuarat Mengendalikan surat menyurat persatuan. Mengadakan perhubungan dengan badan-badan lain. BENDAHARI Diplih atau dilantik Mengurus dan menyimpan akaun persatuan Menjadi Ahli Jawatankuasa Kewangan. 3. MESYUARAT a. Jenis-jenis Mesyuarat. Mesyuarat formal Agong/JK/Lbiasa Mesyuarat tidk formal perjumpaan dll. b. Agenda Kehadiran Ucapan Pengerusi Majlis Mengesahkan minit Mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Laporan. Hal-hal lain

Tarikh, masa dan tempat Mesyuarat akan datang. Ucapan tangguhan. SISTEM FAIL 1. Pilih kaedah yg sesuai mengikut keadaan 2. Pilih jenis fail yang sesuai. 3. Semasa memilih jenis fail, perkara seperti berikut perlu diberi perhatian:Harga bahan Berapa banyak untuk disimpan sekarang dan mas hadapan Keselamatan 1. Pilih tempat yg sesuai utk menyimpan fail. 2. Simpan surat-surat dlm fail dgn kaedah yg teratur. 3. Simpan surat dlm fail setiap hari jika boleh. 4. Susunkan surat-surat sebelum dimasukkan dlm fail. 5. Cross reference, jika perlu. 6. Gunakan saple dan bukan klip atau pin. 7. Selalu fail mengikut tarikh. 8. Apa yg perlu dibuat jika fail dikeluarkan daripada tempatnya. 9. Apa yang perlu dibuat jika surat-surat dikeluarkan drpd fail. 10. Buang surat-surat yg tidak perlu pada hujung tahun. 11. Sentiasa simpan fail dlm tempat yang berkunci. 3. KEWANGAN Perlu memikirkan punca kewangan yg akan didapati di dlm membiayai persatuan. Contoh-contoh sumber-sumber kewangan. 1. 2. 3. 4. 5. Yuran keahlian. Bantuan kerajaan Bantuan Badan swasta Penajaan Punca pendapatan sendiri melalui pengelolaan kejohanan atau perniagaan. HALANGAN/KEKANGAN PERSATUAN SUKAN

1. Secara amnya belanjawan sesuatu organisasi selain dari merupakan satu penyata dan jumlah perbelanjaan yg akan diperuntukkan dan sumber hasil yg dapat dipungut utk membiayai perbelanjaan tersebut, ia juga merupakan satu dokumen yg membentangkan polisi dan rancangan program organisasi. Belanjawan sesuatu organisasi mempunyai tiga dimensi ass iaitu: a. Sebagai alat pengukuran yg mengaitkan rumusan polisi dgn pelaksanaan dan pengurusan program. b. Sebagai alat ekonomi yg boleh menentukan arah serta corak pembangunan dan perkembangan ekonomi organisasi. c. Sebagai alat perakaunan yg meletakkan tanggung jawab kpd pegawaipegawai organisasi terhadap perbelanjaan, peruntukkan yg telah diamanahkan kpd mereka. Di samping tiga dimensi asas tersebut, sesuatu belanjawan yg baik perlu mempunyai peringkat-peringkat berikut:a. Perancangan belanjawan. b. Pelaksanaan dan kawalan belanjawan. c. Penilaian Belanjawan. Banyak badan-badan sukan di masa ini merungut tentang kekurangankekurangan peruntukan bagi menjalankan aktiviti masing-masing. Mereka semata-mata mengharap bantuan dari pihak kerajaan. Usaha utk menambahkan tabung pertubuhan mereka langsung/kurang dititikberatkan. Pada keseluruhannya dewasa ini pegawai-pegawai yang menganggotai badan/pertubuhan sukan tidak mempunyai kemahiran asas dari segi perakauanan di atas. 1. Tempat latihan merupakan suatu aspek yg penting bagi badan sukan menjalankan aktiviti masing-masing-masing. Kekurangan kemudahan ini amatlah ketara sekali apabila ia melibatkan sukan-sukan prestasi tinggi. Sebagi contohnya padang atau pun gelanggang yg terdapat di sekolah-sekolah adalah terhad kepada aktiviti-aktiviti sekolah berkenaan sahaja. Dari segi pengurusan pula, tempat utk mengadakan mesyuarat bagi urusan meanip surat-menyurat stor dan lain-lain adalah sukar didapati. 2. KEAHLIAN

Sikap segelintir masyarakat yg malas utk menjadi ahli satu-satu persatuan atau pun menghadiri sesuatu mesyaurat menebal dikalangan kita. Mereka sentiasa sibuk dan kurang keperihatinan dari segi berpesatuan. Mereka yg berminat shj dapat meluangkan masa menceburkan diri, dan seterusnya memajukan sesuatu persatuan atau pertubuhan sukan dan melibatkan diri dlm semua aktivitinya. 3. PERHUBUNGAN AWAM Sikap semulajadi manusia yg suka dipuji, mengejar kekayaan, dan kuasa serta kedudukan boleh menimbulkan konflik sesama sendiri. Apabila ini terjadi dalam satu-satu persatuan, matlamat sebenar persatuan tidak akan tercapai.

MAKNA DAN ISTILAH

(Nota Penulisan dan Pembacaan Berkesan, Kursus Metodologi Penyelidikan dan Analisis Statistik INTAN 2004 oleh Runding Saran)

1. Mesyuarat (Meeting) perjumpaan/pertemuan oleh sesuatu badan/persatuan/kumpulan yang terdekat dengan tujuan menyelesaikan beberapa masalah melalui proses perbincangan dua jenis mesyuarat iaitu taklimat (satu hala sahaja) dan mesyuarat untuk menyelesaikan masalah (dua hala), mesti ada agenda yang disusun dan perbincangan diadakan secara tersusun dan bertatacara serta dipengerusikan oleh seorang pengerusi mesyuarat, ahli mesyuarat dilantik dan boleh bersuara/memberi pendapat,

kehadiran tidak bebas iaitu harus dijemput sama ada sebagai ahli mesyuarat ataupun pemerhati (pemerhati ataupun wakil tidak boleh secara bebas memberi pandangan ataupun memberi cadangan sebab mesti mendapat persetujuan ketua jabatan sebelum dibenarkan membuat sesuatu keputusan yang melibatkan jabatannya)

2. Kolokium (Colloqium) satu perjumpaan/persidangan dalaman iaitu di kalangan anggota sesuatu jabatan/pusat yang bersifat akademik/ilmiah dan tidak formal, perbincangan tentang sesuatu tajuk yang bersifat falsafah/konsep/prinsip yang dibentangkan oleh seseorang ahli, tidak perlu satu keputusan dicapai/tiada resolusi dicapai, kehadiran atas jemputan tetapi kolokium dalaman boleh bersifat bebas kehadirannya

3. Simposium (Symposium) pertemuan antara para cendekiawan yang membincangkan sesuatu tajuk (mungkin berdasarkan sesuatu tema) yang dibentangkan oleh lebih daripada seorang pembentang, kehadiran tidak terbuka tetapi berdasarkan jemputan, ada resolusi/keputusan yang dicapai

4. Forum perjumpaan untuk membincangkan satu perkara/tema yang menjadi kepentingan awam secara terbuka, panel terdiri daripada seorang pengerusi dan beberapa ahli forum (pemforum) dipilih dan dilantik, diberitahu kepada panel apakah yang akan ditanya dan panel membuat persediaan, perbincangan berbentuk terkawal dan pada akhir majlis akan dibuka kepada para hadirin/audiens untuk mengemukakan soalan, tiada resolusi dicapai

5. Seminar satu perjumpaan yang besar yang membincangkan satu tema yang dipecahkan kepada beberapa subtajuk yang ditangani oleh beberapa orang yang sama ada dijemput untuk membentangkannya ataupun atas permintaan pembentang, dalam beberapa sesi selari (parallel sessions) yang mungkin memakan masa antara satu hingga lima hari, ada pengerusi ataupun pengacara majlis, ada ucaptama (ucap utama), ada pelapor yang mencatat apa yang tidak tercatat di dalam kertas kerja yang sedang dibincangkan secara ringkas, pada akhir sesi dibuka untuk soalan, akhirnya ada satu sesi planery/sidang pleno untuk membuat rumusan/keputusan, kehadiran atas jemputan/permintaan audiens

6. Persidangan/Muktamar (Conference) lebih besar daripada seminar (kadang kala boleh terdiri daripada ratusan/ribuan peserta), pertemuan secara formal untuk bincang/bertukar-tukar pendapat dan maklumat di kalangan pihak-pihak yang mempunyai minat dan kepentingan bersama (muktamar/persidangan)

7. Konvensyen (Convention) perjumpaan yang paling besar (biasanya dalam dunia korporat), ada kalanya mencecah beribu-ribu orang, akan membincangkan sesuatu perkara, yang membincangkan isu kepentingan bersama, contoh konvensyen UMNO, konvensyen Yamaha dll.

PERLEMBAGAAN LEMBAGA PENGAWAS-PENGAWAS PUSAT SUMBER FASAL 1 : NAMA Lembaga ini dinamakan Lembaga Pengawas Pusat Sumber Sekolah

(LPPS). FASAL 2 : ALAMAT Pusat Sumber, SMJK Hua Lian, 10, Jalan Lumba Kuda, 34000 Taiping. FASAL 3 : FASAL 4 : TUJUAN Tujuan penubuhan ialah: (1) Melahir, memupuk dan menambahkan tabiat membaca dan ingin tahu di kalangan pelajar melalui penggunaan bahan di Pusat Sumber sekolah. (2) Melatih murid-murid menggunakan perkhidmatan mengesan maklumat dan membuat kerja rujukan. (3) Membantu guru-guru meninggikan prestasi mengajar melalui penggunaan bahan-bahan rujukan dan alat bantu mengajar. (4) Memastikan bahan-bahan bacaan dan alat sentiasa dikemaskini dan diperbaharui mengikut keperluan semasa. (5) Melatih dan mendedahkan pengawas-pengawas pusat sumber dengan tugas-tugas perpustakawan. FASAL 5 : SEKSYEN 1: KEAHLIAN (1) Keahlian terbuka kepada pelajar-pelajar terpilih dari tingkatan peralihan hingga 6 sahaja. (2) Pemilihan ahli ditentukan oleh Ahli Jawatankuasa Lembaga Pengawas Pusat Sumber atas nasihat guru penasihat. SEKSYEN 2: TANGGUNGJAWAB AHLI (1) Pengawas Pusat Sumber bertanggungjawab dalam memerhati dan mengambil tindakan yang berlunaskan perlembagaan supaya Lembaga Pengawas Pusat Sumber bergerak dengan giat mengikut perlembagaan. (2) Pengawas Pusat Sumber mesti mengikut perintah dan peraturan lembaga serta menjaga nama baik lembaga. (3) Pengawas Pusat Sumber wajib hadir atau mengambil bahagian dalam: Waktu mingguan bertugas di Pusat Sumber seperti yang (a) ditetapkan. (b)Mesyuarat-mesyuarat Lembaga Pusat Sumber. Aktiviti-aktiviti yang dianjurkan oleh Ahli Jawatan Kuasa (c) Lembaga Pusat Sumber. Sebarang kerja-kerja perkhidmatan untuk Pusat Sumber (d)Sekolah yang diarahkan oleh guru penasihat dan pengerusi Lembaga Pengawas Pusat Sumber.

(4) Pengawas Pusat Sumber yang melanggar peraturan lembaga

akan dikena hukuman atau denda seperti yang ditetapkan oleh jawatankuasa disiplin atas nasihat guru penasihat. (5) Pengawas Pusat Sumber yang menimbulkan masalah disiplin yang serius akan dipecat mengikut budi bicara guru penasihat dan akan dirujuk kepada Lembaga Disiplin Sekolah dan pengetua sekolah. FASAL 6 : SEKSYEN 1: YURAN (1) Pengawas Pusat Sumber tidak dikenakan yuran keahlian. (2) Yuran hanya dikutip jika terdapat aktiviti-aktiviti yng dianjurkan Ahli Jawatankuasa Lembaga Pengawas Pusat Sumber yang melibatkan Pengawas Pusat Sumber. (3) Yuran hendaklah dijelaskan kepada bendahari melalui wakil tingkatan atau bendahari Ahli Jawatankuasa mengikut masa yang ditetapkan. SEKSYEN 2: AKAUN SIMPANAN (1) Bendahari Lembaga Pengawas Pusat Sumber hendaklah menyimpan wang Lembaga Pengawas Pusat Sumber di dalam bank atau mana-mana institusi kewangan bagi pihak Lembaga Pengawas Pusat Sumber. (2) Bendahari hanya dibenarkan menyimpan wang tunai di tangan tidak lebih daripada RM100 kecuali pada masa-masa tertentu sahaja. (3) Wang simpanan Lembaga Pengawas Pusat Sumber hanya boleh dikeluarkan dengan ditandatangani oleh 2 daripada 3 nama yang didaftarkan iaitu guru penasihat dengan bendahari atau guru penasihat dengan pengerusi. SEKSYEN 3: KUMPULAN WANG DAN HARTA PUSAT SUMBER (1) Kutipan yuran aktiviti Lembaga Pengawas Pusat Sumber hanya digunakan untuk aktiviti-aktiviti Lembaga Pengawas Pusat Sumber. (2) Pendapatan kewangan Lembaga Pengawas Pusat Sumber boleh dari wang denda kelewatan memulangkan buku, denda kerana melanggar peraturan Lembaga Pengawas Pusat Sumber, keuntungan atau wang baki daripada sebarang aktiviti yang dianjurkan oleh Ahli Jawatan Kuasa Lembaga Pengawas Pusat Sumber, jualan surat khabar dan majalah lama, jualan kemeja-T Lembaga Pengawas Pusat Sumber dan jualan lencana kolar Pengawas Pusat Sumber. FASAL 7 : PENTADBIRAN (1) Penaung (2) Penasihat : Pengetua : 3 orang guru penasihat yang dipilih oleh pengetua :

(3) Ahli Jawatankuasa Lembaga ini ditadbir oleh jawatankuasa yang dipilih dalam Mesyuarat Agung yang diadakan pada bulan Julai setiap tahun.

Mereka terdiri daripada

(1) Pengerusi (2) Naib Pengerusi (3) Setiausaha (4) Naib Setiausaha (5) Bendahari (6) Ketua Bahagian Disiplin (7) Ketua Bahagian Papan Notis (8) Ketua Bahagian Latihan (9) Ketua Bahagian Pertandingan (10)Wakil Tingkatan (4) Jawatan dalam jwatankuasa boleh dipinda mengikut keperluan tahun-tahun tertentu dan mestilah mendapat kelulusan guru penasihat. (5) Terdapat 2 jawatankuasa iaitu jawatankuasa sesi pagi dan jawatankuasa induk sesi petang. Kuasa jawatankuasa sesi pagi mengatasi jawatankuasa sesi petang. Jawatankuasa sesi petang perlu merujuk kepada jawatankuasa sesi pagi jika timbul sebarang kekeliruan atau masalah. FASAL 8 : JAWATANKUASA KECIL (1) Pengerusi dengan nasihat guru penasihat boleh memilih ahli-ahli jawatankuasa kecil jika perlu. (2) Jawatankuasa kecil bertanggungjawab terhadap aktiviti-aktiviti sampingan tertentu yang dirancang. (3) Jawatankuasa kecil perlu menyediakan minit mesyuarat yang diadakan dan menyerahkan kepada Setiausaha. FASAL 9 : SEKSYEN 1 : KUASA JAWATANKUASA (1) Bertanggungjawab terhadap dasar Lembaga Pengawas Pusat Sumber sejajar dengan tujuan Lembaga Pengawas Pusat Sumber. (2) Mengawal harta benda dan menyelenggarakan perbelanjaan Lembaga Pengawas Pusat Sumber dengan nasihat dan bimbingan guru penasihat. (3) Menjalankan tugas-tugas yang diamanahkan kepada mereka. SEKSYEN 2 : TEMPOH PERKHIDMATAN (1) Jawatankuasa mula bertugas sebaik sahaja dilantik dalam mesyuarat agung. (2) Tugas jawatankuasa berakhir sehingga jawatankuasa baru dilantik atau dipilih. FASAL 10 : TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA INDUK SEKSYEN 1 : PENGERUSI (1) Menjadi pengerusi dalam mesyuarat jawatankuasa dan mesyuarat agung. (2) Berhak memanggil mesyuarat tergempar jawatankuasa.

(3) Meneliti catatan mesyuarat dan memastikan segala tindakan yang diputuskan dalam mesyuarat telah diambil. (4) Membincang segala program dan aktiviti tahunan Lembaga Pengawas Pusat Sumber dengan guru penasihat. (5) Memastikan Ahli Jawatankuasa dan Pengawas Pusat Sumber menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan. (6) Memastikan aktiviti Lembaga Pengawas Pusat Sumber berjalan dengan lancar dan mendapat sambutan. (7) Menyediakan jadual tugas dan mengelolakan latihan untuk ahliahli baru. (8) Mewakili Lembaga Pengawas Pusat Sumber dalam perjumpaan dengan pihak pentadbir dan menjadi pengawai perhubungan dengan persatuan lain. SEKSYEN 2 : NAIB PENGERUSI (1) Menjalankan tugas pengerusi apabila ketiadaan pengerusi. (2) Membantu pengerusi dalam semua tugas dan membuat kerjakerja seperti yang diarahkan oleh pengerusi. (3) Membantu pengerusi menyelaraskan tugas-tugas Pengawas Pusat Sumber. (4) Bertugas seperti juruaudit iaitu memeriksa akaun-akaun yang disediakan oleh bendahari. SEKSYEN 3 : SETIAUSAHA (1) Menyimpan semua rekod Lembaga Pengawas Pusat Sumber kecuali rekod kewangan. (2) Menyelenggarakan semua surat rasmi Lembaga Pengawas Pusat Sumber. (3) Mendapatkan tandatangan pengerusi dan guru penasihat. (4) Menyediakan laporan tahunan untuk guru penasihat dan majalah Sekolah. (5) Menguruskan semua panggilan mesyuarat jawatankuasa atau mesyuarat agung. (6) Menyediakan agenda-agenda mesyuarat. (7) Membuat kenyataan atau pengumuman atas nama Lembaga Pengawas Pusat Sumber. (8) Menjalankan tugas lain yang berkaitan. SEKSYEN 4 :NAIB SETIAUSAHA (1) Bertanggungjawab membantu kerja-kerja setiausaha dan kerjakerja yang diarahkan oleh setiausaha. (2) Menjalankan tugas-tugas setiausaha apabila ketiadaan setiausaha. SEKSYEN 5 : BENDAHARI (1) Bertanggungjawab menguruskan semua hal yang berhubung rapat dengan kewangan seperti mengutip yuran untuk aktiviti dan penyimpan di dalam bank. (2) Menyediakan laporan kewangan dan membentangkannya dalam

mesyuarat agung. SEKSYEN 6 : KETUA BAHAGIAN DISIPLIN (1) Mengubal peraturan-peraturan bersama guru penasihat dan pengerusi. (2) Memastikan peraturan-peraturan dipatuhi oleh Pengawas Pusat Sumber. (3) Berkuasa mengenakan tindakan kepada Pengawas Pusat Sumber yang melanggar peraturan. (4) Masalah disiplin Pengawas Pusat Sumber yang serius haruslah merujuk kepada guru penasihat. SEKSYEN 7 : KETUA BAHAGIAN PAPAN NOTIS (1) Memastikan semua papan notis Pusat Sumber dimanfaatkan dengan sepenuhnya agar pengetahuan am atau pengetahuan tentang Pusat Sumber. (2) Maklumat-maklumat yang dipaparkan hendaklah sentiasa diperbaharui. SEKSYEN 8 : KETUA BAHAGIAN PERTANDINGAN (1) Merancang dan menentukan beberapa pertandingan yang sesuai dan perlu dijalankan sama ada hanya melibatkan Pengawas Pusat Sumber atau juga melibatkan pelajar-pelajar lain. (2) Memerhati dan memastikan apa yang dirancang dijalankan dengan baik. SEKSYEN 9 : KETUA BAHAGIAN LATIHAN (1) Merancang dan menentukan beberapa latihan yang sesuai dan perlu untuk melicinkan pentadbiran dan pengurusan Pusat Sumber. (2) Latihan yang dirancang khasnya untuk Pengawas Pusat Sumber ssahaja. (3) Memerhati dan memastikan apa yang dirancang dijalankan dengan baik. SEKSYEN 10 : WAKIL TINGKATAN (1) Menjadi wakil Pengawas Pusat Sumber bagi tingkatan-tingkatan tertentu. (2) Bertanggungjawab terhadap segala tugas yang diarahkan oleh guru penasihat, pengerusi, setiausaha dan bendahari. FASAL 11 : JENIS-JENIS MESYUARAT SEKSYEN 1 : MESYUARAT AGUNG (1) Mesyuarat ini diadakan setahun sekali iaitu pada bulan Julai setiap tahun tertakluk pada pindaan. (2) Tujuan adalah untuk melantik jawatankuasa induk yang baru dan memberi peluang kepada ahli-ahli mengemukakan usul-usul

bagi perancangan setahun. (3) Mesyuarat ini wajib dihadiri oleh semua Pengawas Pusat Sumber. (4) Setiap ahli mestilah mematuhi segala peraturan mesyuarat supaya mesyuarat berjalan dengan lancar. SEKSYEN 2 : MESYUARAT TERGEMPAR (1) Tujuan untuk membincangkan perkara-perkara yang difikirkan penting oleh guru penasihat atau pengerusi. (2) Kehadiran ahli hendaklah sekurang-kurangnya 2/3 orang ahli daripada ahli yang berdaftar. SEKSYEN 3 : PERJUMPAAN (1) Perjumpaan diadakan bergantung kepada keperluan untuk mengaturkan aktiviti yang hendak dilaksanakan. (2) FASAL 12 : SEKSYEN 1 : PERLANTIKAN JAWATANKUASA (1) Jawantankuasa Lembaga Pengawas Pusat Sumber akan dilantik secara undi oleh semua ahli yang berdaftar dalam Mesyuarat Agung Tahunan. (2) Setiap ahli boleh dicalonkan jika ada sokongan dan ahli tersebut tidak pernah dikenakan hukuman atau amaran oleh pihak Lembaga Disiplin Sekolah. (3) Calon yang mendapat undian yang terbanyak berhak menyandang jawatan yang dicadangkan. (4) Jika terdapat undian yang sama banyak antara calon-calon, pengerusi atas nasihat guru penasihat berhak membuat undi pemutus atau membuat pengundian semula. (5) Jika berlaku kekosongan dalam sesuatu jawatan kerana sesuatu sebab, jawatankuasa boleh melantik penggantiannya dalam mesyuarat jawatankuasa. (6) Semua jawatankuasa baru dilantik atau dipilih dalam Mesyuarat Agung Tahunan. (7) Calon yang tidak hadir pada Mesyuarat Agung Tahunan, kelayakannya terus dibatalkan. SEKSYEN 2 : PERLETAKAN JAWATAN (1) Pengawas Pusat Sumber atau Ahli Jawatankuasa Pengawas Pusat Sumber boleh meletakkan jawatannya kerana sesuatu sebab dengan memberi notis bertulis 2 minggu sebelum dipertimbangkan oleh guru penasihat. Walau bagaimanapun perletakan jawatan tidak digalakkan. (2) Pengawas Pusat Sumber atau Ahli Jawatankuasa Pengawas Pusat Sumber boleh disingkirkan daripada jawatannya jika dia didapati tidak menjalankan tugas-tugasnya dengan sempurna seperti yang diputuskan dalam mesyuarat jawatankuasa. (3) Penyingkiran itu hendaklah dilakukan melalui undi tidak percaya oleh sekurang-kurangnya 2/3 daripada Ahli Jawatankuasa

Lembaga Pengawas Pusat Sumber dan mendapatlan kelulusan daripada guru penasihat. (4) Pengawas Pusat Sumber atau Ahli Jawatan Lembaga Pusat Sumber akan tersingkir dengan sendirinya jika ia melakukan sesuatu kesalahan besar sama ada diberi amaran atau dijatuhkan hukuman oleh pihak Lembaga Disiplin Sekolah. FASAL 13 : PINDAAN PERLEMBAGAAN Pindaan kepada perlembagaan ini boleh dilakukan pada bila-bila masa yang diperlukan atas nasihat Pengetua Sekolah atau Guru Penasihat Lembaga Pengawas Pusat Sumber. FASAL 14 : KEKELIRUAN Sekiranya terdapat sebarang kekeliruan mengenai pengertian atau tafsiran perlembagaan ini, hendaklah dirujuk kepada Guru Penasihat Lembaga Pengawas Pusat Sumber atau Pengetua Sekolah. Perlembagaan ini dikuatkuasakan mulai dari 1/2/1999.