1

Daftar Isi

Deskripsi Kerja….............................................. 03
Penjabaran Deskripsi Kerja… ............................... 04
Mekanisme Pengarsipan.......................................13
Surat Dinas… ................................................. 18
Arti dan Fungsi Surat Dinas......................................... 18
Format Surat Dinas ................................................. 19
Bagian-Bagian Surat Dinas......................................... 21
Jenis Surat Lainnya ................................................. 32
Stempel KAMMI ...................................................................... 43
Sistem Pembakuan Kode Surat dan Nomor Urut KAMMI .............. 44
Penulisan Nomor Surat ............................................... 50
Aturan Penandatangan ............................................... 52
Protap Pelantikan Pengurus… .............................. 54
Pengajuan Surat Keputusan (SK) ......................................... 58
Pembakuan Atribut KAMMI ............................. 60
 3

Deskripsi Kerja

Deskripsi Kerja

I. Administrasi
1. Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat
2. Membuat surat-surat keluar
Surat keluar yang dibutuhkan untuk kegiatan bidang/departemen dibuat oleh sekretaris
masing-masing departemen
3. Mendokumentasikan arsip-arsip dari dalam dan luar KAMMI, meliputi:
Susunan pengurus, Biodata, Struktur, AD/ART, GBHO, contact person mitra
organisasi serta perangkat-perangkat organisasi lainnya yang dianggap
penting.
4. Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan KAMMI dari
Sekretaris Bidang/Departemen/LSO.
5. Mendokumentasikan semua kegiatan penting Ketua Umum/Sekretaris Jendral/
Bidang/ Departemen/Biro /LSO dalam bentuk foto dan video

II. Kerumahtanggaan
1. Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan
2. Mengatur jadwal pemakaian ruangan
3. Membantu memfasilitasi setiap rapat
4. Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan Sekjen
5. Mendaftar tamu
6. Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru
KAMMI yang mendesak, khususnya informasi kesekretariatan

III. Perlengkapan
1. Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan
2. Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan
3. Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut
4. Memantau kebutuhan kesekretariatan

IV. Arsip dan Sejarah

1. Mendokumentasikan arsip KAMMI
2. Mendokumentasikan aktiftas KAMMI dari setiap periode secara berkesinambungan

Nb: PW/PD/PK yang belum memiliki sekretariat, inventarisasi barang-barang, disesuaikan dengan kondisi.
 4

Penjabaran Deskripsi Kerja

Berdasarkan deskripsi kerja kesekretariatan dan sesuai dengan struktur

organisasi KAMMI saat ini, maka Biro Kesekretariatan mempunyai tanggung jawab
dalam administrasi, kerumah tanggaan dan merupakan pusat informasi interen
KAMMI, sebagai kerja dari perpanjangan Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal.
Deskripsi kerja kesekretariatan bersifat rutin dan tidak rutin. Kerja-kerja
bersifat rutin dilaksanakan setiap satuan waktu (hari, mingguan, bulanan) yaitu
dilakukan dalam bentuk piket kesekretariatan yang terintregrasi dengan bidang-
bidang atau departemen lainnya dalam masing-masing struktur kepengurusan KAMMI
ditingkat Pusat, Wilayah, Daerah dan Komisariat. Adapun rincian kerja tersebut antara
lain:

A. Bertelepon
Komunikasi dalam suatu organisasi baik yang bersifat internal maupun
eksternal, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Salah satu cara
berkomunikasi adalah dengan bertelepon. Biro Kesekretariatan melakukan tugasnya
sebagai filter atas setiap telepon yang masuk untuk Ketua Umum dan segera
menyampaikannya kepada Ketua kalau Ketua berhalangan maka diganti oleh
Sekretaris Jenderal begitu juga apabila Ketua/Sekretaris Jenderal menyampaikan
informasi yang bersifat internal maka Biro Kesekretariatan menindak lanjuti dengan
menyampaikan informasi tersebut keseluruh Bidang dan Biro KAMMI terutama ketua-
ketua Bidang dan Biro, sehingga seluruh komponen yang terlibat dalam organisasi
dapat dengan cepat menindak lanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Dengan
demikian, telepon menjadi sarana mutlak guna mendukung efektivitas dan efesiensi
kerja. Adapun langkah langkah dalam menerima telepon antara lain :
1. Memberi salam pada penelepon kemudian menyebutkan indentitas organisasi
kita.
2. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal penting apabila
berkaitan dengan Ketua dan bila mendesak dengan cepat di informasikan
kepada Ketua dan bila Ketua sulit untuk dihubungi maka di informasikan ke
Sekretaris Jenderal. Dan hal ini bukan saja terkait dengan Ketua. Sedangkan
untuk pengurus yang lain dengan sistem membuat suatu catatan yang
ditempelkan pada papan informasi.
 5

Di bawah ini bentuk formulir penerimaan telepon yang disiapkan oleh Biro
Kesekretariatan.
FORMULIR PENERIMAAN TELEPON

Dari : …………………………………………….…………………………………
Untuk : …………………………………………….…………………………………
Nomor telepon : …………………………………………….…………………………………
Alamat : …………………………………………….…………………………………
Diterima : …………………………………………….…………………………………
Hari/Tanggal : …………………………………………….…………………………………
Pukul : …………………………………………….…………………………………
Sifat pesanan : …………………………………………….…………………………………
Isi Berita : …………………………………………….…………………………………
Penerima telepon
(nama dan ttd)

B. Menerima Tamu
Dalam kehidupan organisasi, keberadaan dan kehadiran tamu tidak bisa
dihindarkan , karena kehadiran tamu membawa berbagai kepentingan baik secara
pribadi maupun kepentingan pihak lain, maka fungsi Biro Kesekretariatan adalah
sebagai filter bagi setiap tamu yang bertandang. Sebaiknya menanyakan terlebih
dahulu maksud dan tujuannya atau sebaiknya langsung dapat meminta tamu untuk
menuliskan indentitas dan maksud kedatangan dalam formulir penerimaan tamu yang
bertujuan sebagai arsip.
Tamu adalah selain dari Pengurus KAMMI dimasing-masing tingkat (PP, PW,
PD, PK). Biro Kesekretariatan menyediakan ruang tamu dimana bila tamu adalah
seorang tokoh atau dari kalangan media maka penerimaan cukup diruang tamu.
Sedangkan untuk kategori tamu KAMMI (diluar kepengurusan) maka tetap
mengunakan adab menerima tamu, yaitu:
1. Menerima tamu dan mempersilakan masuk
2. Meminta tamu untuk mengisi daftar isian tamu
3. Tidak mempersilakan tamu untuk masuk ke ruang kesekretariatan yang lain
selain ruang tamu
4. Tidak memperkenankan tamu mempergunakan fasilitas kesekretariatan
KAMMI untuk memenuhi kebutuhannya terutama telepon dan komputer
5. Bila urusan/keperluan yang tamu inginkan memerlukan pengunduran waktu,
mintalah tamu untuk menunggu atau membuat janji di waktu yang lain
6. Bersikap ramah, sopan, dan rendah hati
 6

Terkecuali tamu KAMMI yang menginap harus menginformasikan ke Biro

Kesekretariatan guna menjaga apabila ada yang berkepentingan dengan tamu
tersebut, Biro Kesekretariatan dapat memberikan informasi. Di bawah ini bentuk
formulir penerimaan tamu.

FORMULIR PENERIMAAN TELEPON

Dari : …………………………………………….…………………………………
Untuk : …………………………………………….…………………………………
Nomor telepon : …………………………………………….…………………………………
Alamat : …………………………………………….…………………………………
Diterima : …………………………………………….…………………………………
Hari/Tanggal : …………………………………………….…………………………………
Pukul : …………………………………………….…………………………………
Sifat pesanan : …………………………………………….…………………………………
Isi Berita : …………………………………………….…………………………………
Penerima telepon
(nama dan ttd)

C. Mengelola Kas Kecil

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas
pengeluaran–pengeluaran tunai yang bersifat relatif kecil. Hal ini dilakukan untuk
mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar
kesekretariatan tidak perlu meminta dana ke bagian keuangan. Dengan cara ini
kesekretariatan dapat menghemat waktu dan langsung dapat mengambil uang yang
dibutuhkan setiap waktu. Jumlah uang pada kas kecil relatif tidak banyak.
Dalam mengelola kas kecil ini mengunakan metode imprest yaitu langkah-
langkahnya sebagai berikut :
a. Pembentukan dana kas kecil, dimana Biro Kesekretariatan diserahi sejumlah
uang tunai untuk pembayaran pengeluaran yang diprediksikan dapat
memenuhi kebutuhan-kebutuhan dalam jangka waktu tertentu ( misalnya satu
minggu atau satu bulan). Oleh karena itu Biro Kesekretariatan harus segera
membuat proposal operasional untuk jangka waktu tertentu.
b. Setelah jangka waktu tertentu atau dana kecil hampir habis, maka Biro
Kesekretariatan melakukan pembentukan dana kas kecil kembali, yakni
dengan cara menyerahkan arsip pengeluaran bulan sebelumnya ke Bendahara,
untuk bendahara mengisi ulang sejumlah uang tunai sebesar pengeluaran yang
tercantum dalam pembukuan dan bukti pengeluaran.
 7

Kas Kecil Biro Kesekretariatan

DEBET KREDIT
Supplies Foto Lain-
Rupiah Tgl/Bln Jumlah Pos Surat Snack Jumlah
Kantor Copy lain
0 01-Jan 0
500.000 02-Jan 500.000 50.000 150.000 60.000 - 30.000 290.000
0 12-Jan 500.000 - 50.000 - 75.000 25.000 440.000

Saldo 31-Jan 60.000

440.000 u/impres

D. Mengelola Perlengkapan Kantor

Pekerjaan ini dilakukan sehubungan dengan tugas Biro Kesekretariatan yang
berkaitan dengan penyedian perlengkapan yang ada dan di operasikan dalam suatu
organisasi berwujud alat-alat tulis, alat-alat kantor, perabot kantor, dan mesin kantor.
Berbagai macam perlengakapan kantor dapat diklasifikasikan sbb :
1. Perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Meliputi kertas polos HVS ukuran kuarto atau folio, kertas folio bergaris,
kertas berkop, kertas transparan, amplop, map-map, bisa berbentuk map-
biasa, map dengan tali, atau map jepitan.
2. Perlengkapan kantor berbentuk buku
Meliputi buku agenda ketua, buku mencatat surat masuk-surat keluar, buku
contact person (media massa, Pengurus KAMMI, tokoh-tokoh, ormas/instansi
lain), buku telepon, buku tamu, buku piket, buku laporan kegiatan per bulan
maupun laporan keuangan, buku pedoman organisasi yang berisi risalah
organisasi, tata kerja organisasi, struktur organisasi, dan lain-lain.
3. Perlengkapan kantor berbentuk non lembaran
Meliputi kalender, kotak tempat surat baik surat masuk maupun surat keluar
(loker), tempat pensil, tinta/pita, ATK, perforator, stapler, cutter, gunting,
tancapan surat, gabus, stempel dan lain-lain.
4. Perlengkapan kantor berupa perabot kantor dan mesin kantor
yaitu meja kerja, filling cabinet, (untuk menyimpan Arsip), komputer, printer,
dan lain-lain.
 8

Buku Inventaris Perlengkapan

Pengurus Pusat KAMMI

No No. Inventaris Nama Barang Jumlah Spesifikasi Keterangan

1. 01.PPKAMMI.018 Komputer 1 Lenovo, 21 Inc,
2. 02.PPKAMMI.018 Printer 1 Canon L322
.
Dst
Note : XX/EEEEE/YY XX = nomor Urut
EEEEE = Pemilik Inventaris
YYY = Th.Perolehan

E. Mengelola Rapat
Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu. Salah satu tugas Biro
Kesekretariatan adalah menfasilitasi penyelengaraan rapat yang telah dijadwalkan,
dan merupakan instruksi dari Ketua Umum atau Sekretaris Jenderal. Adapun tugas
kesekretariatan antara lain :
1. Menghubungi pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam rapat Rapim/BPH dan
Biro Kesekretariatan tidak berhak menentukan siapa yang di undang dalam
rapat namun demikian kestari dapat mengingatkan dan mengusulkan
beberapa pihak sepanjang dipandang masih relevan dan mendukung dalam
pemecahan masalah.
2. Setelah daftar peserta disusun, baru dibuat undangan atau diinformasikan via
telepon yang berisi : hari/tanggal, waktu, tempat, acara rapat, serta agenda
rapat. Hal ini dilakukan guna memberikan kesempatan kepada peserta rapat
untuk mempersiapkan pemikirannya, terutama yang berkaitan dengan
pemecahan masalah atau pengambilan keputusan.dan sebaiknya informasi ini
disampaikan 3-4 hari sebelum rapat.
3. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan dalam setiap rapat seperti;
ruangan, laptop, white board, kertas notulensi, pulpen, penghapus, spidol, dll.
4. Membuat notulensi rapat dan notulensi dapat disajikan dengan baik maka
dalam pembuatannya:
a. Notulensi hendaknya jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan
tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda karena keterangan yang
kurang tepat.
b. Notulensi dibuat bukan berdasar hasil pemikiran notulis, namun benar-
benar berdasar hasil pembicaraan peserta rapat.
c. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah, dapat dipisahkan
cara penulisannya agar tidak membingungkan.
d. Dalam penyusunan notulensi dibedakan mana saja materi yang berupa
penyajian informasi, materi, yang menyangkut pertimbangan-
pertimbangan khusus dilihat dari sisi positif dan negatif, serta materi yang
berupa keputusan.
 9

e. Mengunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaran

sehingga mudah dipahami
f. Notulensi yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notulensi awal.
Dengan demikian, notulensi tersebut perlu disempurnakan walaupun tidak
mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan diminta
persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notulensi akhir.

Adapun Format Penulisan Notulensi sebagai berikut :

NOTULENSI RAPAT PP KAMMI
KE :
Jenis Rapat :
Hari/ Tanggal :
Tempat :
Waktu :
Sifat rapat :
Agenda rapat :
Pemimpin rapat : (nama)
Notulis Rapat : (nama)

Keterangan (diblok hitam dan bergaris)

1. Pembukaan : (nama)
2. Tilawah : (nama)
3. Arahan Khusus : (nama)
4. Arahan Umum : (nama)
5. Penutup(Do’A) : (nama)
6 Peserta Rapat
No. Nama Amanah Waktu Hadir

7. Notulensi Isi Rapat

 10

F. Mengatur Jadwal Ketua Umum

Biro Kesekretariatan juga bertugas menyusun jadwal kegiatan Ketua Umum
antara lain :
1. Mengatur agenda acara berdasarkan surat masuk yang ditujukan kepada Ketua
untuk itu perlu di tuliskan dalam buku agenda khusus Ketua Umum dan
melakukan konnfirmasi langsung ke Ketua Umum dan bila Ketua Umum tidak
dapat menghadiri acara tersebut maka kesekretariatan dapat menanyakan
langsung siapa yang akan mewakili dalam acara tersebut sehingga anggota
kesekretariatan dapat menghubungi dan memberitahukan kepada pengantinya.
Begitu juga dengan memimpin rapat dan penadatanganan surat-surat,
membaca surat masuk dipandang urgent segera disampaikan kepada ketua
umum agar ketua dapat memikirkan dan menentukan tindakan sebagai bahan
tanggapan terhadap isi surat.
2. Bila ada ada kegiatan atau acara yang harus segera dilakukan atau mendesak
pada saat itu berdasarkan surat masuk atau informasi via telepon maka segera
di informasikan kepada Ketua .

G. Membuat Laporan
Laporan memiliki berbagai macam kegunaan dan mungkin dari masing-masing
kegunaan tersebut saling berkaitan antara satu dengan yang lain. Biro kesekretariatan
membuat laporan kinerja Bidang, Departemen/Biro perbulan berdasarkan kumpulan
laporan-laporan dari Ketua Umum, Bidang, Departemen atau Biro di KAMMI, berupa
kegiatan yang dilakukan. Berikut Contoh Laporan Pertanggung Jawaban:
 11

Contoh -1 : Laporan Pertanggung Jawaban Kesekretariatan

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

BIRO KESEKRETARIATAN
PP KAMMI
2017 –2019

KATA PEMBUKA
I. Pendahuluan
II. Visi dan Misi
III. Program Kerja

No. Jenis Target Sasaran Waktu Biaya Ketercapaian Kendala

Kegiatan Program

IV. Personel

No. Nama Aktif Non Aktif Kendala

V. Proyeksi dan Rekomendasi

VI. Laporan Invetaris Organisasi
VII. Laporan Keuangan

LAPORAN KEUANGAN
BIRO KESEKRETARIATAN PP KAMMI
PERIODE 2017 – 2019

Tgl/bln/thn Pemasukan Pengeluaran Jenis Barang Harga

VIII. Penutup
 12

Contoh -2 : Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

MUSYAWARAH KERJA NASIONAL
PP KAMMI

I. Cover
II. Lembar Pengesahan
III. Pendahuluan
IV. Nama dan Tema Kegiatan
V. Waktu Pelaksanaan
VI. Pra-Pelaksanaan
VII. Pelaksanaan
VIII. Faktor Pendukung dan Penghambat
IX. Laporan Kepanitiaan (terlampir)
X. Laporan Tiap Seksi (terlampir)
XI. Laporan Dana (terlampir)
XII. Laporan Dokumentasi (terlampir)
XIII. Rekomendasi
XIV. Lampiran-Lampiran
XV. Penutup
 13

Mekanisme Pengarsipan

Mengelola warkat merupakan tugas rutin Biro Kesekretariatan, karena Biro

Kesekretariatan mempunyai tanggung jawab penuh terhadap pengelola warkat.
Warkat diartikan sebagai setiap lembaran berisi keterangan yang mempunyai arti dan
kegunaan. Salah satu bentuk pengelolaan warkat adalah penyimpanan warkat. Warkat
harus disimpan dengan benar agar apabila suatu saat organisasi membutuhkan
sebagai sumber informasi, warkat tersebut dapat ditemukan kembali dengan tepat
dan cepat sesuai dengan kebutuhan. Kumpulan warkat yang disimpan secara
sistimasis inilah yang disebut arsip.
Arsip dibutuhkan oleh setiap Pengurus dalam suatu organisasi termasuk
Ketua. Ketua sangat membutuhkan arsip untuk kepentingan manajemen organisasi,
termasuk di dalamnya untuk bahan pertimbangan dalam proses pengambilan
keputusan. Sebagai contoh dalam bidang perencanaan, Ketua memerlukan beberapa
informasi kegiatan dan hasil kerja pada masa lampau. Hal ini untuk menentukan
rencana kegiatan yang akan datang baik untuk penentuan sasaran, target, ataupun
wilayah sasaran yang lebih tepat dan optimal. Sedang dalam pengawasan, arsip
digunakan untuk mengadakan evaluasi terhadap pelaksanaan manajemen beserta
hasilnya. Dengan demikian arsip akan memberikan konstribusi yang besar bagi
efektivitas dan efesien kerja Ketua, Bidang dan Biro KAMMI dan efektivitas dan
efesiensi organisasi secara keseluruhan.
Salah satu wujud arsip adalah surat (baik surat masuk maupun surat keluar).
Arsip dalam bentuk surat merupakan arsip yang paling banyak dikelola dalam suatu
organisasi, karena keberadaan organisasi tidak terlepas dari hubungan dengan orang
atau lembaga lain. Hubungan tersebut sering diwujudkan dalam bentuk surat.

1. Surat Keluar
Untuk penyimpanan surat keluar, surat harus dibuat terlebih dahulu sebelum
dikirim kepada pihak yang dituju. Surat keluar bisa dibuat berbagai macam cara
antara lain :
a. Berdasarkan dikte dari Ketua.
Sekretaris menyalin buah pikiran yang disampaikan pimpinan secara lisan.
b. Ketua membuat dan menulis sendiri konsep surat.
Biro Kesekretariatan diminta untuk mengetik konsep surat tersebut, dan
menambahkan bagian surat yang belum dicantumkan seperti nomor surat,
tanggal, dan lain-lain.
c. Pokok surat ditentukan oleh Ketua.
Sekretaris membuat konsep surat atas dasar pokok surat dari Ketua,
kemudian Ketua mengoreksi hasil konsep surat tersebut.
 14

Hal yang perlu diperhatikan Sebelum pembuatan surat

Sebelum surat keluar dibuat, perlu diketahui terlebih dahulu jenis surat tersebut, apakah
berbentuk undangan, mandat, surat tugas atau jenis lainnya, karena setiap jenis surat
berbeda pula dalam penomorannya. (lihat di bagian sistem “pembakuan kode surat”).

Sebagai Catatan:
Apabila SK nomor 001 maka dalam pembuatan surat mandat juga menggunakan nomor

Tanggal Perihal Ditujukan Bidang Yg

No Nomor Surat Ket.
Keluar (Berita) Kepada Mengeluarkan
1 12-Jan-18 01/SK/KU-i/KAMMI/I/2018 Keputusan All. Pengurus Ketua Umum -
2 03-Feb-18 01/U/D/SJ/KAMMI/II/2018 Audiensi Setneg Sekretaris Jendral
3 07-Feb-18 01/P/B/SJ/KAMMI/II/2018 Pengumuman PW, PD Sekretaris Jendral
dst.

01. Demikian pula dalam pembuatan surat kepanitian bersama maka mengunakan
nomor yang berbeda pula. Dengan demikian dalam urutan penomoran surat disesuaikan
dengan masing-masing jenis surat.

Hal yang perlu diperhatikan Setelah pembuatan surat

1. Biro Kesekretariatan mencatat surat yang telah dibuat pada buku surat keluar
berdasarkan jenis surat. Bentuk Buku Surat keluar atau bentuk buku surat
tembusan di bawah ini.
2. Biro Kesekretariatan menduplikasi (fotocopy) surat asli sebelum surat di kirim
ke alamat tujuan.
3. Biro Kesekretariatan menyimpan duplikat (fotocopy) surat keluar. Dalam
menyimpan surat atau berbagai dokumen lain Biro Kesekretariatan dituntut
untuk dapat menyimpan surat dengan cara yang sistimatis dan juga
mempertimbangkan kerahasiaannya. Digitalisasi menjadi hal yang wajib dalam
mengelola arsip baik melalui softcopy/scan arsip asli, sehingga ketika
dibutuhkan kembali dapat ditemukan dalam waktu yang singkat.

Bentuk Buku Surat Keluar atau bentuk Buku Surat Tembusan di bawah ini:

Catatan:
o Biro Kesekretariatan membuat buku catatan informasi seputar kegiatan yang
dilaksanakan di tiap Bidang/dept KAMMI.

2. Surat Masuk
Sebelum surat masuk disimpan, Biro Kesekretariatan mencatat pada buku
agenda surat masuk, kemudian menyimpannya ke dalam filling cabinet surat
masuk serta digitalisasikan berupa softcopy/scan untuk disimpan dalam
pengarsipan di komputer. Seluruh catatan surat masuk yang ada di buku surat
masuk direkap ke dalam file pengarsipan di komputer.
 15

Buku Agenda Surat Masuk

Tanggal Tanggal Asal Perihal Ditujukan
No Nomor Surat Ket.
Masuk Surat Surat (Berita) kepada
1 23-Mar-18 20-Mar-18 057/Ud/Polri/III/2018 Kapolri Undangan PP KAMMI KU
2 dst.

Bentuk Pengarsipan Surat Masuk di komputer

DATA SURAT MASUK
No Lembaga/Organisasi Alamat Telp/Fax e-mail Cp
1. Polri

Catatan:
o Untuk alamat surat masuk dari KAMMI dan Ormas lain harus dibedakan dan disusun
berdasarkan abjad

Dalam perkembangannya, seperti sekarang ini sebagian besar organisasi

mencatat surat baik surat masuk maupun surat keluar dengan sistem digital.
Sekretaris tinggal mengisi kolom yang sudah diprogram tentang pencatatan surat
masuk-surat keluar. Surat yang telah tercatat (surat masuk, surat keluar maupun surat
tembusan), lebih lanjut ketahap penyimpanan atau pengarsipan surat atau dokumen
berdasarkan susunannya. Adapun tahapan-tahapannya yaitu :
1. Memeriksa apakah surat sudah ditanggapi oleh ketua, bila berupa surat masuk
maka setelah ditanggapi dan sudah dicatat dalam buku agenda akan dipajang
kembali di papan informasi selama seminggu dari waktu pelaksanaan agenda
surat dan data surat masuk sudah dicatat dalam komputer maka boleh dibuang
sedangkan untuk surat keluar langsung menuju tahap selanjutnya
2. Menentukan indeks yaitu dengan memasukan arsip surat keluar tersebut dalam
suatu map khusus untuk surat keluar begitu juga dengan surat masuk maupun
surat tembusan dan dokumen-dokumen lainnya, dengan menentukan indeks atau
dengan angka dan pokok masalah dari sebuah surat.
3. Membuat lembar kartu. Lembar ini disiapkan untuk penyimpanan dengan metode
pokok yang digunakan oleh KAMMI yaitu dengan angka.

Berbagai Bentuk Laporan:

No Bentuk Laporan (Periode 20xx)

1. Penerbitan SK
2. Surat Keluar
3. Surat Masuk
4. Notulensi
5. Pernyataan Sikap
 16

4. Menyortir surat, yaitu dengan mengelompokan warkat sesuai dengan cara yang
digunakan untuk menyimpan surat. Langkah ini diadakan bila jumlah warkat yang
akan disimpan terlalu banyak, misalnya metode penyimpanan pokok soal berarti
warkat di kelompokan menurut kelompok subyek atau masalah dalam surat.,
yaitu masalah keuangan dikelompokan menjadi satu.
5. Tahap terakhir yaitu tahap penyimpanan surat sesuai dengan cara yang
digunakan untuk menyimpan surat.

Studi Kasus :
Satu saat Ketua membutuhkan dokumen yang telah disimpan untuk melihat kembali dan
memanfaatkan informasi pada arsip tersebut. Maka ketika Ketua menyebut pokok permasalahan
dalam surat atau nomor. Bila Biro Kesekretariatan dapat langsung mengetahui jenis arsip dan
langsung mencari arsip tersebut di filling cabinet atau tempat penyimpanan surat. Dengan cara
mencari melalui kartu indeks atau kartu petunjuk yang ada di daftar nama yang tertera di
depan filling cabinet.

Untuk memberikan pelayanan permintaan suatu arsip, Biro Kesekretariatan

KAMMI menyediakan beberapa bentuk perlengkapan berikut ini.
1. Kartu pinjam arsip. Kartu pinjam arsip merupakan kartu yang dibuat untuk
mencatat arsip yang dipinjam baik oleh Ketua, Bidang, atau Biro
2. Kartu ini dibuat rangkap tiga untuk setiap satu arsip yang dipinjam. Satu untuk
pinjam, satu kartu diletakkan pada kotak peminjaman berdasarkan tanggal
pengembalian dan satu kartu lagi diletakan pada arsip yang dipinjam pada
folder yang bersangkutan sebagai ganti arsip.

Bentuk Kartu Pinjam :

KARTU PINJAM ARSIP

Biro Kesekretariatan KAMMI PUSAT
Nama Tanggal Tanggal Tanda Tangan Tanda tangan
Perihal
Peminjam Pinjam Kembali Peminjam Pengembaliaan

3. Bila pimpinan atau Bidang/Biro ingin meminjam berkas arsip dalam satu
folder, maka sekretaris dapat membuat folder penganti (out folder) dengan
warna yang berbeda dengan folder tempat penyimpanan arsip. Pada folder
tersebut ditempeli kartu tersebut dan pada folder ditulis “ KELUAR”
 17

Bentuk Out Folder :

KARTU “OUT FOLDER”
Biro kesekretariatan KAMMI PUSAT
Nama Tanggal Tanggal Perihal Tanda Tangan Tanda Tangan
Peminjam Pinjam Kembali Peminjam Pengembalian

4. Tidak menutup kemungkinan arsip yang sudah dipinjam oleh yang lain
dibutuhkan oleh Bidang dan Biro yang lain dalam suatu organisasi. Dengan
demikian, Biro Kesekretariatan dapat membuat kartu On-Call yang memuat
keterangan nama atau bagian yang meminjam arsip pertama, tanggal kembali
dari peminjam pertama, perihal, nama peminjam kedua, tanggal yang diminta,
atau tanggal peminjam kedua, kartu diletakkan pada folder tempat arsip
dipinjam. Bila arsip sudah dikembalikan oleh yang pertama maka sekretaris
dapat menginformasikan kepada peminjam kedua bahwa arsip sudah dapat
dipinjam kembali.

Bentuk Kartu On Call

KARTU “ON CALL”

Biro Kesekretariatan PP KAMMI
Peminjam Tanggal Perihal Peminjam Tanda Tangan
Kesatu Kembali Kedua Peminjam

Catatan :
Peminjaman arsip-arsip yang dilakukan oleh Bidang/Depatemen hanya untuk di
fotocopy setelah di fotocopy segera untuk mengembalikannya ke Biro Kesekretariatan.
 18

SURAT DINAS

-I-
ARTI DAN FUNGSI SURAT DINAS

1.1 Pengertian Surat Dinas

Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang,
instansi, atau organisasi). Sedangkan surat dinas atau surat resmi adalah surat (seperti
pengertian di atas) yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas dan kegiatan
dinas instansi yang bersangkutan.

1.2 Fungsi Surat Dinas

Fungsi Surat dinas adalah sebagai berikut:
1. Bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
2. Alat pengingat, karena dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika
diperlukan.
3. Bukti sejarah.
4. Pedoman kerja, seperti: surat keputusan atau surat mandat.
5. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Karena itu,
isi surat adalah gambaran mentalitas pengirimnya.

1.3 Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik

Surat dinas yang baik menggunakan format surat yang menarik (tidak terlalu
panjang) dan mamakai bahasa yang jelas, padat, sopan, dan hormat. Berikut
penjelasannya:
1. Format surat yang menarik
Format surat tersebut teratur, sesuai dengan ketentuan.
2. Bahasa yang jelas
Maksud atau isi surat mudah dipahami, unsur-unsur gramatikal dinyatakan
dengan tegas, dan tanda-tanda baca digunakan dengan tepat.
3. Bahasa yang padat
Langsung mengungkapkan pokok pikiran (tidak bertele-tele).
4. Bahasa yang sopan dan hormat
Pernyataan atau isi surat disampaikan dengan sopan dan simpatik, tidak
menyinggung perasaan penerima.
5. Selain keempat hal di atas, surat juga harus bersih dan rapi.
 19

- II -
FORMAT SURAT DINAS

2.1 Pengertian Format Surat Dinas

Format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas.
Termasuk di dalamnya adalah penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam
penutup, tembusan, dan lain-lain.

2.2 Beberapa Format Surat Dinas

Berikut adalah beberapa format surat dinas yang digunakan di Indonesia:
1. Format lurus penuh
2. Format lurus
3. Format setengah lurus a
4. Format setengah lurus b
5. Format takuk atau format bergerigi
6. Format paragraf menggantung

Format surat resmi di Indonesia menggunakan format setengah lurus b. Pada

dasarnya, tidak ada format yang dibakukan, akan tetapi hendaknya kita, ormas
KAMMI, menggunakan format surat yang dianjurkan oleh Pusat Pembinaan dan
Pengembangan Bahasa agar lebih efisien dan menarik.

Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka KAMMI menggunakan format surat

resmi versi baru sesuai rekomendasi Pusat Pembinaan dan Pengembangan
Bahasa, yaitu: format setengah lurus b.
 20

Contoh: Format setengah lurus b

Kepala Surat
Nomor : Tanggal
Lampiran :
Hal :

Kepada,
Ykh. ………………………
………………………

Salam Pembuka,
………………………………………………………………………………..……………………………………
………………………………………………………………………………….………………………………………
………………...
……………………………………………………….………………………….…...……………………………
……………………………………………………...……………………………………………………………………
………………..
…………………………………………………………………………………..…………………………………
……………………………………………………

Salam Penutup,
Tanda tangan
& Stampel

Nama Jelas
Nama Jabatan

Tembusan
…………
…………

Inisial
 21

- III -
BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS

Seperti tampak pada contoh format surat dinas pada halaman sebelumnya,
bagian-bagian surat yang akan dijelaskan dalam bab ini terdiri dari:
1. kepala surat,
2. tanggal surat,
3. nomor surat,
4. lampiran surat,
5. hal surat,
6. alamat yang dituju,
7. salam pembuka,
8. isi surat,
8.1 paragraf pembuka surat,
8.2 paragraf isi surat,
8.3 paragraf penutup surat,
9. salam penutup
10. tanda tangan, nama jelas penanda tangan, jabatan penanda tangan,
11. tembusan
12. inisial.

3.1 Kop Surat

Kop Surat terdiri dari dua bagian: Kepala Surat dan Kaki Surat. Pada
kepala surat yang, tercantum (biasanya sudah tercetak):
1. nama instansi atau badan,
2. lambang instansi atau logo.
Sedangkan untuk kaki surat terdiri dari:
1. alamat lengkap,
2. nomor telepon,
3. nomor kode pos,
4. alamat surat elektronik,
5. alamat website
Kop surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat
tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau
badan pengirim surat.
Cara-cara pencetakan surat adalah sebagai berikut:
1. Nama instansi atau badan yang bersangkutan dicetak dengan huruf kapital
semua pada bagian atas kertas dengan sistem simetris atau sistem lurus.
2. Lambang atau logo dicantumkan di sebelah kiri.
3. Nama instansi atau badan dicetak pada baris pertama, kemudian pada baris
berikutnya dapat dicetak unit instansi yang lebih kecil.
4. Alamat organisasi ditulis lengkap, termasuk nomor telepon, dan kode pos.
 22

5. Alamat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata tugas;
atau dengan huruf kapital semua, tetapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-
huruf untuk nama organisasi.
6. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda
hubung.
7. Kata jalan, ditulis lengkap: Jalan, bukan jln. atau jl.
8. Kata telepon, ditulis: Telepon, bukan Tilpon dan bukan pula singkatan Telp.
9. Nomor telepon tidak perlu diberi titik, karena bukan merupakan suatu jumlah.
10. Tuliskan Kode Pos (jika organisasi tersebut memilikinya), bukan PO BOX.

Catatan:

Berdasarkan pertimbangan,maka untuk font kop surat sebagai berikut :Pengurus Pusat dan
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia font Tahoma, font size 16 (Bold) untuk
alamat, telepon dan surel menggunakan font size 10.
Ukuran logo pada kop surat yaitu 2x3 cm.

Surat dinas yang dikeluarkan oleh KAMMI dibuat dalam surat berukuran A4, margin
normal,huruf Cambria, font 12pt, spasi 1,15.

Kop surat diperbolehkan menggunakan logo PW/PD/PK/PLN, asalkan diletakkan di

pojok kanan, pojok kiri logo kammi secara umum.
 23

PENGURUS PUSAT
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia
(The Action Group of Indonesian Muslim Students)

Nomor : 002/PH/PMB/KAMMI/VII/2021 Jakarta, 5 Juli 2020

Lampiran : dua berkas
Hal : Undangan

Ykh. Ir. H. Joko Widodo

Jalan Merdeka No. 1 Jakarta Pusat

Assalamu ‘alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh,

Segala puji bagi Allah SWT, atas segala nikmat yang telah dilimpahkan kepada kita.
Shalawat serta salam selalu tercurah kepada Rosulullah SAW, sahabat dan pengikutnya
yang tetap istiqomah hingga akhir zaman.
Dalam rangka akan dilaksanakan MUKERNAS KAMMI 2020, dengan tema
"Siapkan Generasi Jayakan Indonesia" yang Insyaallah akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Selasa, 18 Agustus 2018
Pukul : 20.00 WIB
Tempat : Islamic Center Jakata Utara

maka dengan ini kami bermaksud mengundang Bapak untuk membuka acara tersebut.
Demikian surat permohonan ini dibuat. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami
mengucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum warahmatullaahi wabarakaatuh.

Mengetahui,
Pengurus Pusat
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia
(PP KAMMI) 2019 - 2021

Nama dan Gelar Nama dan Gelar

Ketua Umum Sekretaris Jenderal

Jalan Cikoko Barat IV Nomor 25 RT. 03 RW. 05, Cikoko, Pancoran, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12770
Telepon, E-mail: 085972710973 / 08561539722 sekretariat.kammipusat@gmail.com / http://www.kammi.id
 24

3.2 Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat
kapan surat itu ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena
nama kota tersebut telah tercantum pada kepala surat. Selanjutnya, nama
bulan ditulis lengkap (tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka); begitu pula
dengan nama tahun (perhatian: nama tahun tidak boleh disingkat dengan tanda
koma di atas). Selain itu, perlu diperhatikan pula bahwa pada akhir tanggal surat,
tidak dibubuhkan tanda baca apa pun (baik titik maupun tanda hubung).

3.3 Nomor Surat

Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpanan
surat, memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui
setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Penulisan nomor dan kode surat diatur
sebagai berikut:
1. Kata Nomor ditulis lengkap, diikuti tanda titik dua (:) , atau jika kata tersebut
disingkat dengan (No.) , maka penulisannya diikuti tanda titik, kemudian
diikuti tanda titik dua.
2. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan
tidak diikuti spasi.
3. Angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun.

3.4 Lampiran
Penulisan lampiran setelah sifat surat berguna agar penerima surat dapat
meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang
dilampirkan tersebut dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang
diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya. Penulisan lampiran diatur sebagai
berikut:
1. Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian, dicantumkan
jumlah yang dilampirkan dan nama barang yang dilampirkan, tanpa diikuti
tanda baca apapun.
2. Huruf awal bilangan, harus huruf kapital.
3. Pada akhir lampiran, tidak perlu dibubuhi tanda baca apapun.
4. Jika bilangan lampiran dapat ditulis dengan satu atau dua kata, maka bilangan
tersebut ditulis dengan huruf (seperti: satu berkas atau dua eksemplar); akan
tetapi, jika bilangan tersebut tidak dapat ditulis dengan satu atau dua kata,
maka penulisannya harus dengan angka (seperti: 125 eksemplar).
5. Jika surat yang ditulis tidak menyertakan lampiran, maka kata Lampiran tidak
perlu dicantumkan; sehingga tidak akan terdapat kata Lampiran yang diikuti
tanda hubung atau angka nol, seperti:
Lampiran: - [atau] Lampiran: 0
 25

3.5 Hal Surat

Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat
mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat
selengkapnya. Seperti kata Nomor dan Lampiran, kata Hal pun harus diikuti tanda
titik dua. Selain itu, hal surat harus dituliskan dengan singkat dan tidak diakhiri
tanda baca apapun serta diawali dengan huruf kapital.

Contoh:
Hal : Undangan
Hal : Peringatan

3.6 Alamat (Dalam) Surat

Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang
harus menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam
sampul surat. Atau, alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika
digunakan sampul berjendela.
Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:
1. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara Hal
surat dan Salam pembuka.
2. Alamat surat tidak diawali kata kepada, karena kata tersebut berfungsi
sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun
tidak didahului kata dari yang juga berfungsi sebagai kata penghubung
intrakalimat, yang menyatakan asal).
3. Alamat yang dituju diawali dengan Ykh. (diikuti titik) atau Yang kami hormati
(tidak diikuti titik).
4. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya dicantumkan kata
sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.(dengan titik).
5. Jika nama orang yang dituju tersebut bergelar akademik yang ditulis di depan
namanya, seperti Drs., Ir., Drg.; maka kata sapaan seperti tersebut pada no.
4, tidak digunakan. Demikian pula dengan pangkat, seperti Sersan atau
Kapten; dan jabatan, seperti Direktur PT atau Kepala Instansi; tidak
menggunakan kata sapaan.

Contoh:
Ykh. Bapak Fahri Hamzah
Ykh. Dr. Fitra Arsil
Ykh. CEO Rumah Zakat
Ykh. Kapolri Listyo Sigit Prabowo
 26

6. Penulisan kata Jalan pada alamat, tidak disingkat. Kemudian, nama gang,
nomor, RT, dan RW; juga ditulis lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata.
7. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital dan tidak perlu
digaris bawahi atau diberi tanda baca apapun.
8. Jika kota tersebut memiliki kode pos, maka kode pos perlu dicantumkan untuk
memperlancar dan mempermudah penyampaian surat ke alamat yang dituju.

Contoh alamat (dalam) yang benar:

Ykh. Ir. H. Joko Widodo

Jalan Merdeka Barat No.
21Jakarta Pusat

atau:
Yang kami hormati
Bapak Arjun
Jalan Fatahillah No. 14
Jakarta

Jika alamat yang dituju tidak jelas, maka yang digunakan adalah alamat yang
umum, seperti dengan menggunakan kata Pimpinan, sebagai berikut:

Ykh. Pimpinan Bank Negara Indonesi

Jalan Sudirman
Jakarta Pusat

Catatan: Pimpinan berarti ‘staf yang memimpin’ (beberapa orang).

Pemimpin berarti ‘pucuk pimpinan’ (satu orang).

Jika alamat surat ditujukan berdasarkan alamat iklan, maka surat tersebut harus
ditujukan kepada pemasang iklan, bukan kepada iklannya. Contoh:

Ykh. Pemasang Iklan atau Ykh. Kepala Bagian Personali

pada harian Kompas Pemasang Iklan pada majalah Panji
Kotak Pos 2619 Masyarakat
Jakarta 10001 Tromol Pos 21 JKSMP
Di Bawah No. 66 Jakarta 12920
 27

Dalam alamat yang dituju, kadang-kadang juga menggunakan singkata u.p.

(untuk perhatian) yang ditulis di depan nama bagian dari suatu instansi, apabila
masalah surat dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum
setelah u.p. tanpa diperlukan penentuan kebijakan langsung pemimpin atau kepala
instansi yang bersangkutan. Contoh:

Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

u.p. Kepala Subbagian Keuangan
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220

3.7 Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis
surat berkomunikasi. Salam pembuka dalam surat-surat resmi perlu
dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan
dan simpatik.
Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri (satu garis dengan nomor,
lampiran, hal, dan alamat surat). Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf
kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan dengan huruf kecil, kemudian diakhiri
dengan tanda koma. Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka
dalam surat-surat dinas yang bersifat netral adalah:
Dengan hormat, (D kapital, h kecil)
Saudara … yang terhormat,
Bapak … yang terhormat,
Prof. … yang terhormat,
Dalam surat dinas yang bersifat khusus, digunakan salam pembuka yang
sesuai dengan lingkungannya, seperti:

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh,

Salam Pramuka,

Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam

pembuka: Assalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, dalam
penulisan surat dinas
 28

3.8 Isi Surat

Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian yang paling
menentukan. Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat sesuai dengan
keinginan penulis surat, bergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat
terbagi menjadi tiga bagian, yaitu:
1. paragraf pembuka surat,
2. paragraf isi surat (isi surat yang sesungguhnya),
3. paragraf penutup surat.

3.8.1 Paragraf Pembuka Surat

Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca
surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya.
Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka
pada surat dinas, adalah sebagai berikut:
1. Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan PP KAMMI , kami akan
menerbitkan buku panduan kesekretariatan … (dst)
2. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 02 Januari 2018 No.
007/P/A/KES/BPK/KAMMI/I/2018, tentang persyaratan menjadi anggota
KAMMI, dengan ini kami beritahukan bahwa … (dst)

Catatan:
Kata kami digunakan, jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi atau
instansi. Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah
saya.

3.8.2 Paragraf Isi Surat

Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan,
yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Sesuatu yang
disampaikan inilah yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi
dari penerima surat. Oleh karena itu, agar pesan tersebut sampai kepada penerima
sesuai dengan keinginan pengirim, maka penggunaan singkatan atau istilah yang
tidak lazim hendaklah dihindari. Selain itu, setiap paragraf isi surat hanya
berbicara tentang satu masalah; jika ada masalah lain, hal tersebut dituangkan
dalam paragraf yang berbeda. Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf isi
hendaknya pendek, tetapi jelas.
Rumusan isi surat harus menarik, tidak membosankan tetapi tetap hormat dan
sopan. Penulis surat harus benar-benar mengakui dan menghormati hak penerima
surat. Oleh karena itu, penulis hendaknya menghindari sikap menganggap remeh
terhadap orang lain, apalagi menghina atau mempermainkannya.
 29

3.8.3 Paragraf Penutup Surat

Paragraf penutup surat berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi
surat, selain dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima
kasih kepada penerima surat. Paragraf penutup ini berfungsi juga untuk
mengakhiri pembicaraan dalam surat.
Contoh paragraf penutup surat:
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.
3. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

Catatan: Tidak dibenarkan menggunakan kata ganti –nya. Misal: Atas perhatiannya, Atas
kerjasamanya. Namun ditekankan menggunakan kata sapaan.

3.9 Salam Penutup

Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setelah
penulis berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di
antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim, dengan diawali dengan huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Salam penutup yang lazim digunakan
dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim
terhadap penerima surat.

Contoh:
Salam takzim,
Salam kami,
Hormat kami,
Wasalam,

Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam

penutup: Wassalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, dalam
penulisan surat dinas

3.10 Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang,
yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas
penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal
setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apapun.
Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas
penanda tangan tersebut.
 30

Contoh:

Mengetahui,

Nama dan Gelar

Ketua Umum

3.11 Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat
tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi surat
tersebut. Jadi, tembusan ini dicantumkan hanya jika memang ada pihak lain yang
harus mengetahui maksud surat.

Aturan penulisan tembusan, sebagai berikut:

1. Kata Tembusan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan
kata Nomor, Lampiran, dan Hal, serta sejajar dengan penanda tangan surat.
2. Kata Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi.
3. Jika pihak yang ditembusi lebih dari satu, nama-nama instansi diberi nomor
urut; akan tetapi, jika hanya satu instansi, tidak perlu diberi nomor.
4. Kata-kata pada bagian ini, tidak perlu menggunakan kata-kata seperti: Yth.,
Kepada Yth., sebagai laporan, atau sebagai undangan.
5. Tidak dibenarkan mencantumkan kata arsip, karena sudah pasti surat dinas itu
memiliki arsip yang harus disimpan.

Contoh:

Tembusan:
1. Ketua Umum
2. Sekretaris Jendral
3. MPP KAMMI

3.12 Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama
pengonsep dan singkatan nama pengetik surat; sehingga jika terjadi kesalahan
dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan
mudah. Inisial ditempatkan pada bagian paling bawah, di sebelah kiri. Contoh:
 31

Contoh

ZNK/AK

Keterangan: WN(singkatan nama pengonsep AF = Arjun Fatahillah)

YN(singkatan nama pengetik  YR =Yusron Rabbani)
Ditulis italic (miring) Font size 8
 32

JENIS SURAT LAINNYA

1. Memorandum / Memo
2. Nota Dinas
3. Surat Peringatan
4. Surat Keterangan
 33

Memo/memorandum

PP KAMMI
Jalan Cikoko Barat 4. No.26 Jakarta Selatan
Tulis di
tengah,
capital tebal 6 Januari 2020

MEMO

Yang kami hormarri : (Tempat yang dituju/orang)

Dari : (Pengirim)
Perihal : Isi Memo :
Tembusan : (kalau ada, kalau tidak tidak perlu ditulis) singkat padat

(Isi memo)
Menyampaikan berita telepon dari Bapak Kepala Biro Umum, kami mohon bantuan saudara
untuk mengirim montir guna memperbaiki mobil dinas Nomor 1227 yang mengalami
kerusakan di Jalan Merdeka Raya No. 23 Jakarta Pusat.
Penutup (jarak
Terimakasih. dari atas ke alinea
baru 2 spasi)

TTd
(Yang mengeluarkan)
 34

Surat Dinas

Surat dinas adalah tulisan yang merupakan alat komunikasi kedinasan antara
penjabat/ unit organisasi yang membawakan sifat pribadi dalam kedinasan, isinya
mengingatkan, menyarankan atau mengusulkan sesuatu mengenai suatu masalah
kedinasan. Penulisanya sama dengan Memo. Contoh :

NOTA DINAS
No/ND/KAMMI/I/2020

Yth :
Dari :
Perihal :
Tembusan : (kalau ada)

Sehubungan dengan kedatangan ………………. Dengan ini kami memohon bantuan

saudara untuk menyediakan 3 (tiga) buah kendaraan yang baik selama kunjungan tamu di
atas.
Perlu kami tambahkan bahwa untuk persiapan–persiapan kunjungan tersebut kami
memerlukan satu kendaraan untuk protokol dan security.
Penutup ( Ucapan terima kasih)

Nama Penjabat
Jabatan
 35

Surat Peringatan
Surat Perinngatan adalah surat pemberitahuan yang bersifat mengingatkan
bahwa telah terjadi kealpaan, kelalain, kekeliruan atau sesuatu yang berlawanan
dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud memperbaiki/ memulihkan kembali.
Sasaran surat peringatan dibedakan sbb:
1. Surat Susulan (desakan,seregan) yaitu untuk mengingatkan kembali bahwa surat
yang dikirim belum memperoleh jawaba. Surat susulan diberikan 3 (tiga).
2. Surat Tegoran yaitu untuk mengingatkan bahwa telah terjadi pelangaran terhadap
suatu peraturan yang berlaku. Surat teguran di berikan 3 (tiga) kali di sesuaikan
dengan kektentuan yang menjadi landasan hukum surat teguran tersebut.

Contoh surat susulan

DESAKAN PERTAMA

Memgingat kembali kepada surat kami no………… dengan hormat kami masih
menunggu tanggapan/balasan saudara mengenai perihal dalam surat tersebut.

Contoh surat peringatan yang bersifat teguran umum.

KOP

Kepada Yth.

PERINGATAN KE …..
Nomor : …../PER/KAMMI/II/2020

Dengan sangat menyesal kami mendengar / mendapat laporan (1) bahwa saudara
…………………………………………..(2)………………………………………………………………………………
Jika berita/laporan (1) tersebut benar, maka kami terpaksa mengingatkan bahwa apa
yang saudara lakukan/perbuat itu adalah bertentangan dengan
……………………………………(3)………………………………………………
Pelangaran tersebut juga merupakan cerminan dari sikap yang kurang terpuji yang
tidak diharapkandilakukan oleh seorang anggota yang baik.
Demikian saudara agar menjadi maklum dan mencegah terulangnya kembali kejadian
tersebut (4), serta menyadari kembali kedudukan saudara selaku anggota(jabatan
dalam organisasi).

Dikeluarkan di :
Pada Tanggal :

Nama
Jabatan
 36

Penjelasan
1. Coret yang tidak perlu atau disesuaikan bunyi ungkapannya dengan ungkapan apa
yang dikehendaki;
2. Uraikan perbuatan/ peristiwa yang dianggap melanggar peraturan ;
3. Hukum peraturan yang dilanggar
4. Dapat diganti atau disertai sangsi
5. Untuk peringatan DUA dan ke-TIGA isi peringatan dirubah sbb:

“ Kepada saudara telah diberikan peringatan ke ….. dengan surat no……/tgl…..

mengenai perbuatan yang saudara lakukan. Namun demikian ternyata bahwa tidak
ada tanda-tanda /usaha saudara untuk merubah sikap/ mencegah kejadian yang
dianggap bertentangan dengan peraturan tersebut.
Dengan ini kami mengibgatkan saudara untuk ke …. Kalinya agar saudara
mengubah sikap dan tingkah laku/ mencegah kejadian tersebut, sebelum diambil
tindakan hukuman jabatan menurut peraturan yang berlaku.
Demikian agar saudara maklum”.

KOP

PERINGATAN PERTAMA/KEDUA/KETIGA
Nomor : …../PER/BAK/KAMMI/II/2020

Nama :
Pangkat :
Jabatan :
Unit Org. :

Dengan ini saudara diberikan peringatan pertama/kedua/ketiga 1) sesuai dengan

pasal 7 ayat(1) Surat keputusan ……………………. , karena saudara pada tgl ……. telah
…………………. Kepada saudara telah diberikan peringatan :
a. Pertama dengan surat ……………………… tanggal ………………………no………….(2)……..
b. Kedua dengan surat …………………….tanggal ……………….no……………….(3)…………….
c. Pertama untuk kedua kalinya dengan surat.................... 4)

Yang memberi peringatan

Pertama/ kedua/ ketiga
 37

Surat Yang Bersifat Memberi Keterangan

Surat Keterangan
Surat keterangan adalah Surat pernyataan dari penjabat yang bersangkutan
tentang suatu kebenaran sesuatu yang dimaksudkan untuk tujuan tertentu agar
memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam usaha kegiatannya.
a. Surat Keterangan diterbitkan oleh ketua/ Sekjen
b. Surat keterangan harus jelas diberikan untuk sesuatu tujuan tertentu dan tidak
bersifat umum.
Contoh Bentuk Surat Keterangan

Kop

SURAT KETERANGAN
Nomor : ……/KET/KAMMI/II/2020

Kepala Biro Administrasi Umum pada Kesekretariatan Sekretaris Jenderal,

Departemen menerangkan bahwa :

Nama :
Jabatan :
Alamat :

Adalah benar-benar staf / anggota pada Ormas ............. diatas bermaksud akan
………………………
Surat keterangan ini diberikan untuk keperluan............................... dengan
harapan agar yang berwenng / berwajib dapat memberikan bantuan bilamana
diperlukan.

Dikeluarkan di :
Pada tanggal :

Nama
Jabatan
 38

Surat Keterangan Perjalanan (SKP)

Surat keterangan perjalanan adalah surat keterangan yang diberikan oleh
penjabat yang berwenang, atas permintaan yang bersangkutan dan isinya
menerangkan maksud perjalan yang bersangkutan dan isinya menerangkan maksud
perjalanan yang dilakukan oleh pemohon SKP, tidak mengandung akibat yang
mnembebani keuangan bagi anggaran belanja lembaga tersebut.
Catatan :
Bila terjadi kerusakan terhadap kendaraan yang dipakai tetap tanggung jawab yang
bersangkutan

Bentuk SKP

KOP

SURAT KETERANGAN PERJALANAN

Nomor : …../SKP/KAMMI/II/2020

Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa :

Nama :
Jabatan :
Ormas/ LSM :

bermaksud mengadakan perjalanan dalam rangka................dengan tujuan:

Alamat :
Tanggal berangkat :
Tanggal kembali :
Kendaraan yang menyertai :

Demikianlah yang berwajib dapat memberikan bantuan bilaman perlu.

Dikeluarkan di :
Pada tanggal

Nama
Jabatan

Tembusan :

Catatan:
Tembusan dikirim kepada atasan langsung, dari pegawai yang meminta SKP yang dikeluarkan
oleh masing-masing ketua bidang atau departemen.
 39

Surat Izin

Surat izin adalah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang untuk
memperoleh hak/fasilitas/dispensasi yang bukan menjadi
hak/wewenang/kompetensinya dan sifatnya hanya untuk peristiwa dan dalam batas
waktu tertentu. Surat izin memberikan hak wewenang atau pembebasan syarat dari
sesuatu larangan sehingga sesuatu peraturan menjadi tidak berlaku bagi hal tersebut.

Bentuk Surat Izin

KOP

SURAT-IZIN
Nomor :……/SI/KAMMI/II/2020

Kepala ..........…………… pada sekretariat Bidang .........………, sesuai dengan

……………………………………., memberikan izin kepada :

Nama :
Jabatan :
Alamat :
NIP :
Untuk,
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………

Agar yang berkepentingan menjadi maklum

Dikeluarkan di :
Pada tanggal :

Nama
Jabatan
 40

Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan
yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada staf/anggota yang lain, guna
bertindak untuk dan atas namanya melakukan suatu perbuatan

KOP

SURAT KUASA
Nomor : ……/SKU/KAMMI/II/2020

Kepala Biro kesekretariatan, Sekretariat Jenderal ……… dengan ini memberi

kuasa kepada :

Nama :
Jabatan :
untuk, ………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………

Demikianlah agar yang berkepentingan menjadikan maklum dan surat Kuasa

ini dapat dipergunakan seperlunya.

Dikeluarkan di :
Pada tanggal :

Nama
Jabatan

Tembusan:
 41

Surat Perintah atau Surat Tugas

Surat perintah adalah kehendak pempinan, atasan kepada bawahannya yang
berwewenag secara tegas dan tertulis untuk melakukan tugas / pekerjaan tertentu.
Surat tugas adalah surat penyataan pempinan, atasan kepada bawahanuntuk
melaksanakan sesuatu pekerjaan tertentu.
Surat tugas dan surat perintah mempunyai kesamaan perbedaanya : Perintah lebih
umum dan surat tugas lebih khusus.

Bentuk Surat Perintah

KOP

SURAT-PERINTAH
Nomor : ……/PRINT/KAMMI/II/2020

Sehubungan dengan nota-dinas …………………….. tanggal/bln/thn, tentang

permohonan…………….., serta menimbang bahwa sifat pekerjaan tersebut sangat
mendesak dan perlu segera diselesaikan diluar jam….

MEMERINTAHKAN

Kepada : 1.
2.
Untuk :
1. Segera memerintahkan ........................... guna melaksanakan tugas khusus
menyelesaikan ……………
2. Tugas khusus tersebut dilaksanakan mulai tanggal/ bln/ thn dari pukul s/d
dengan jumlah personil.

Agar para yang berkepentingan melaksanakan perintah ini sebaik-baiknya

dengan penuh rasa tanggung jawab

Dikeluarkan di :
Pada tanggal :

Nama
Jabatan
 42

Bentuk Surat Tugas

KOP

SURAT TUGAS
Nomor : ……/ST/KAMMI/II/2020

Kami (Jabatan) Yang tertanda tangan dibawah ini memberi tugas kepada :

Nama :
Jabatan :
Untuk :
1.
2.

Setelah melaksanakan tugas tersebut selesai agar menyampaikan laporan

tertulis kepada pimpinan .......... ,
Kepada Instasi yang bersangkutan diminta bantuan seperlunya.

Dikeluarkan di :
Pada tanggal :

Nama
Jabatan

Tembusan
 43

STEMPEL KAMMI

PEMBAKUAN STEMPEL

Pengurus Pusat KAMMI membakukan stempel yang digunakan, sebagai berikut:

1. Format Stempel PW/PD KAMMI sama dengan stempel. PP KAMMI
2. Format Stempel Komisariat tetap meletakkan nama daerahnya (lihat contoh).
3. Ukuran stempel, penulisan huruf, dan bentuk stempel; diseragamkan.
 Bentuk huruf tuliasan KAMMI mengunakan Times New Roman (Bol/tebal)
 Bentuk huruf tuliasan Pengurus KAMMI pusat, wilayah, daerah, komsat dan
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesi menggunakan Tohama, (bold/tebal)
4. Mengenai warna tinta stempel, di tetapkan menggunakan warna biru tua

Stempel PP KAMMI Stempel PW KAMMI

Stempel KAMMI Daerah Stempel Komisariat

 44

SISTEM PEMBAKUAN
KODE SURAT DAN
NOMOR URUT KAMMI

JENIS SURAT

No. Jenis Surat Kode

1 Surat Keputusan SK
2 Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang,dan lain-lain) PH
3 Undangan (Rapat, audiensi, hearing, dan lain-lain) U
4 Pemberitahuan (kunjungan, dan lain-lain) PB
5 Pengumuman P
6 Mandat / Kuasa M/K
7 Rekomendasi REK
8 Keterangan KET
9 Penugasan T
10 Ucapan UP
11 Memo MO
12 Nota NT
13 Pernyataan PN
14 Kerjasama KS
15 Balasan SB
16 Izin SI
17 Peringatan PER
18 Perintah PRINT

Catatan:
Surat yang kodenya berbeda, penomorannya dimulai dari 1. Sedangkan yang kodenya sama,
penomorannya diurutkan.
 45

TUJUAN SURAT

No. Tujuan Surat Kode

1 Internal pengurus Komisariat, Daerah, dan Wilayah A
2 Antar Komisariat, Daerah dan Wilayah B
3 Organisasi di luar KAMMI C
4 Pihak lain (Mis: Instansi Pemerintahan, Kabag. Humas, dll.) D
5 Internal KAMMI yang dibuat oleh Ketua Umum i
6 Eksternal KAMMI yang dibuat oleh Ketua Umum e

KODE PENERBIT SURAT

No. Nama Kode

1 Ketua Umum KU
2 Sekretaris Jendral SJ
3 Bendahara Umum BU
4 Biro Kesekatariatan KES
5 Biro Rumah Tangga PO
6 Bidang Pengembagan Kader BPK
7 Bidang Perempuan BP
8 Bidang Kebijakan Publik BKP
9 Bidang Ekonomi Kreatif BEK
10 Bidang Sosial Masyarakat BSM
11 Bidang Hubungan Masyarakat BHM
12 Bidang Pengembangan Wilayah BPW
13 Bidang Hubungan Luar Negeri BHLN
14 Bidang Keumatan dan Wawasan Keislaman BKWK
15 Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia Strategis BPSDMS
16 Bidang Perguruan Tinggi dan Mahasiswa BPTM
17 Bidang Pemuda dan Olahraga BPO
18 Bidang Energi, Sumber Daya Alam, dan Lingkungan BESL
19 Bidang Riset dan Teknologi BRT
20 Ketua Teritorial KT
21 LSO L
22 Panitia Bersama PBM
23 Satuan Tugas STGS
 46

KODE PW - PD dan PLN KAMMI

No. Pengurus Wilayah KAMMI Kode No. Pengurus Daerah KAMMI Kode
1 Banda Aceh 1.PD-1
2 Aceh Besar 1.PD-2
3 Aceh Utara 1.PD-3
1 Aceh PW1 4 Aceh Selatan 1.PD-5
5 Aceh Barat 1.PD-6
6 Gayo 1.PD-7
7 Langsa 1.PD-8
1 Medan 2.PD-1
2 Labuan Batu 2.PD-2
3 Binjai 2.PD-3
4 Langkat 2.PD-4
5 Deli Serdang 2.PD-5
2 Sumatera Utara PW2 6 Asahan 2.PD-6
7 Tanjung Balai 2.PD-7
8 Padang Lawas 2.PD-8
9 Padangsidimpuan 2.PD-9
10 Tapanuli Tengah 2.PD-10
11 Dairi 2.PD-11
1 Padang 3.PD-1
3 Sumatera Barat PW3
2 Luhak Nan Bungsu 3.PD-2
1 Pekan Baru 4.PD-1
4 Riau PW4
2 Lancang Kuning 4.PD-2
1 Tanjung Pinang 5.PD-1
5 Kepulauan Riau PW5
2 Batam 5.PD-2
1 Palembang 6.PD-1
2 Silampari 6.PD-2
Sumatera Selatan - Bangka
6 PW6 3 Ogan 6.PD-3
Belitung
4 Bangka Belitung 6.PD-4
5 Oku Raya 6.PD-5
1 Bengkulu 7.PD-1
7 Bengkulu PW7
2 Rejang Lebong 7.PD-2
1 Metro Lampung 8.PD-1
8 Lampung PW8 2 Bandar Lampung 8.PD-2
3 Pringsewu 8.PD-3
 47

1 Serang 9.PD-1
2 Cilegon 9.PD-2
9 Banten PW9
3 Lebak 9.PD-3
4 Tangerang Selatan 9.PD-4
1 Jakarta Timur 10.PD-1
10 DKI Jakarta PW10 2 Jakarta Selatan 10.PD-2
3 Jakarta Pusat 10.PD-3
1 Bandung 11.PD-1
2 Kab. Bandung 11.PD-2
3 Sumedang 11.PD-3
4 Subang 11.PD-4
5 Karawang 11.PD-5
6 Sukabumi 11.PD-6
7 Kuningan 11.PD-7
8 Cirebon 11.PD-8
11 Jawa Barat PW11 9 Indramayu 11.PD-9
10 Ciamis 11.PD-10
11 Garut 11.PD-11
12 Purwakarta 11.PD-12
13 Tasikmalaya 11.PD-13
14 Bogor 11.PD-14
15 Bekasi 11.PD-15
16 Depok 11.PD-16
17 Kab. Bekasi 11.PD-17
1 Semarang 12.PD-1
2 Solo Raya 12.PD-2
3 Purwokerto 12.PD-3
12 Jawa Tengah PW12 4 Magelang 12.PD-4
5 Pekalongan 12.PD-5
6 Tegal 12.PD-6
7 Salatiga 12.PD-7
1 Bantul 13.PD-1
13 D.I. Yogyakarta PW13 2 Sleman 13.PD-2
3 Kota Yogyakarta 13.PD-3
1 Surabaya 14.PD-1
2 Malang 14.PD-2
3 Jember 14.PD-3
14 Jawa Timur PW14 4 Madiun 14.PD-4
5 Ponorogo 14.PD-5
6 Jombang 14.PD-6
7 Pamekasan 14.PD-7
 48

1 Denpasar 15.PD-1
15 Bali PW15 2 Badung 15.PD-2
3 Bulelelng 15.PD-3
1 Mataram 16.PD-1
16 Nusa Tenggara Barat PW16 2 Sumbawa 16.PD-2
3 Bima 16.PD-3
1 Kupang 17.PD-1
17 Nusa Tenggara Timur PW17
2 Flores Raya 17.PD-2
18 Kalimantan Barat PW18 1 Pontianak 18.PD-1
1 Palangkaraya 19.PD-1
19 Kalimantan Tengah PW19
2 Kotawaringin Barat 19.PD-2
1 Banjarmasin 20.PD-1
20 Kalimantan Selatan PW20
2 Banjarbaru 20.PD-2
1 Samarinda 21.PD-1
21 Kalimantan Timur- Utara PW21
2 Balikpapan 21.PD-2
1 Makassar 22.PD-1
2 Gowa Raya 22.PD-2
3 Luwu Raya 22.PD-3
22 Sulawesi Selatan PW22
4 Maros 22.PD-4
5 Wajo 22.PD-5
6 Pare-Pare 22.PD-6
1 Palu 23.PD-1
23 Sulawesi Tengah PW23 2 Gorontalo 23.PD-2
3 Poso 23.PD-3
1 Manado 24.PD-1
24 Sulawesi Utara PW24 2 Minahasa 24.PD-2
3 Bitung 24.PD-3
1 Kota Tual 25.PD-1
2 Maluku Tengah 25.PD-2
25 Maluku PW25 3 Kota Ambon 25.PD-3
4 Buru 25.PD-4
5 SBT 25.PD-5
1 Kepulauan Sula 26.PD-1
26 Maluku Utara PW26 2 Halmahera Selatan 26.PD-2
3 Ternate 26.PD-3
1 Papua 27.PD-1
27 Papua PW27 2 Papua Barat 27.PD-2
3 Papua Selatan 27.PD-3
1 Jambi 28.PD-1
28 Jambi PW28
2 Kerinci 28.PD-2
1 Kendari 29.PD-1
29 Sulawesi Tenggara PW29
2 Kep. Buton 29.PD-2
1 Mamuju Raya 30.PD-1
30 Sulawesi Barat PW30
2 Mandar Raya 30.PD-2
 49

No. Pengurus Luar Negeri KAMMI Kode

1 Turki PD.LN-Turki
2 Malaysia PD.LN-Malaysia
3 Rusia PD.LN-Rusia
4 Arab Saudi PD.LN-ArabSaudi
5 Libya PD.LN-Libya
6 Sudan PD.LN-Sudan
7 Taiwan PD.LN-Taiwan
8 Jepang PD.LN-Jepang
 50

PENULISAN
NOMOR SURAT

PENULISAN NOMOR SURAT

A. Surat yang dibuat oleh PP KAMMI

1. Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum

001/PH/KU-e/ KAMMI/II/2020

001 PH KU-e KAMMI II 2020

Nomor Surat Jenis Surat Kode dan Sifat Instansi Penerbit Bulan Penerbitan Tahun Penerbitan

Keterangan:
i = internal (surat ditujukan ke dalam organisasi KAMMI)
e = eksternal (surat ditujukan ke luar organisasi KAMMI)
i & e = hanya digunakan jika dikeluarkan oleh Ketua Umum di tingkat PP/PW/PD/PK/PLN

2. Surat yang dikeluarkan oleh Bidang yang ada di PP KAMMI

001/U/B/BPW/KAMMI/II/2020

001 U B BPW KAMMI II 2020

Bulan Tahun
Nomor Surat Jenis Surat Kode Tujuan Kode Orgaisasi Instansi Penerbit
Penerbitan Penerbitan

Keterangan: diatas adalah contoh surat undangan yangdikeluarkan oleh Bidang Pengembangan Wilayah PP KAMMI

3. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan (di bawah Bidang/ Departemen)

001/U/C/MUKERNAS/SJ/KAMMI/II/2020

001 U C MUKERNAS SJ KAMMI II 2020

Nomor Jenis Kode Bentuk Kegiatan Kode Instansi Bulan Tahun
Surat Surat Tujuan Orgaisasi Penerbit Penerbitan Penerbitan

Keterangan: diatas adalah contoh surat undangan yangdikeluarkan oleh panitia kegiatan Mukernas Bidang Kesekjenan
PP KAMMI
 51

B. Surat yang dibuat oleh Pengurus Wilayah KAMMI

001/REK/KU-i/PW11/KAMMI/V/2020

001 REK KU-i PW11 KAMMI V 2020

Nomor Surat Jenis Surat Kode Orgaisasi Kode PW Instansi Penerbit Bulan Penerbitan Tahun Penerbitan

C. Surat yang dibuat oleh Pengurus Daerah KAMMI

001/M/KU-i/11.PD-16/KAMMI/VI/2020

001 M KU-i 11.PD-16 KAMMI VI 2020

Nomor Surat Jenis Surat Kode Orgaisasi Kode PW & PD Instansi Penerbit Bulan Penerbitan Tahun Penerbitan

D. Surat yang dibuat oleh Pengurus Komisariat KAMMI

001/SK/KU-i/K-UNISMA/11.PD-16/KAMMI/III/2020

001 M KU-i K-UNISMA 11.PD-16 KAMMI III 2020

Nomor Jenis Kode Kode PK Kode PW & PD Instansi Bulan Tahun
Surat Surat Orgaisasi Penerbit Penerbitan Penerbitan

Catatan: Khusus komisariat, tidak perlu mencantumkan kode Bidang (langsung nama
komisariatnya); sehingga yang berubah hanya nomor dan jenis surat.

E. Surat yang dikeluarkan oleh LSO

001/U/B/L-RKP/KAMMI/III/2020

001 U B L-RKP KAMMI III 2020

Nomor Surat Jenis Surat Kode Tujuan Kode Orgaisasi Instansi Penerbit Bulan Tahun
Penerbitan Penerbitan
 52

ATURAN
PENANDATANGANAN

ATURAN PENANDATANGANAN

1. Surat yang dikeluarkan oleh Pengurus Pusat KAMMI

a. Hanya /langsung dikeluarkan atas nama Ketua Umum

Nama dan Gelar Nama dan Gelar

Ketua Umum Sekretaris Jendral

b. Dikeluarkan atas nama Bidang di KAMMI

Model : 1

Nama dan Gelar Nama dan Gelar

Ketua Umum Ketua Bidang Pengembanga Wilayah

Model : 2

Nama dan Gelar Nama dan Gelar

Ketua Bidang Pengembangan Wilayah Sekretaris Bidang

Nama dan Gelar

Ketua Umum
 53

c. Dikeluarkan mengatas namakan

Contoh:
a.n. Ketua Umum

Nama dan Gelar

Sekretaris Jendral

d Dikeluarkan atas nama Departemen di KAMMI

Nama dan Gelar Nama dan Gelar

Ketua Bidang Pengembangan Wilayah Ketua Departemen Data dan Informasi

Nama dan Gelar

Ketua Umum

Catatan:
1. Stempel harus terkena tanda tangan, tetapi tidak boleh menutupi nama/identitas penanda
tangan.
2. Pendantanganan di tingkat PW/PD/PK/PLN disesuaikan dengan aturan di PP KAMMI
 54

PROTAP PELANTIKAN PENGURUS KAMMI

Untuk menseragamkan tata aturan pelaksanaan proses pelantikan pengurus

KAMMI secara nasional maka perlu di buat suatu peraturan pelaksanaan pelantikan
pengurus kammi.

A. Tata aturan pelantikan

1. Pelantikan Pengurus KAMMI adalah pelantikan Ketua dan seluruh jajaran
pengurus KAMMI
2. Pelantikan Pengurus KAMMI Pusat dilakukan oleh Ketua Badan
Permusyawaratan KAMMI Pusat, dengan mendasarkan pada hasil ketetapan
muktamar Kammi
3. Pelantikan Pengurus KAMMI Wilayah dilakukan oleh Ketua Umum KAMMI
Pusat atau yang mewakili di tingkat Pimpinan Pusat Kammi, dengan
mendasarkan pada SK Ketua Umum KAMMI kepada Ketua KAMMI Wilayah
Terpilih.
4. Pelantikan Pengurus KAMMI Daerah dilakukan oleh Ketua Umum KAMMI
Pusat atau yang mewakili di tingkat Pimpinan Pusat Kammi, atau Pimpinan
Wilayah berdasarkan mandat Pimpinan Pusat KAMMI, dengan mendasarkan
pada SK Ketua Umum KAMMI kepada Ketua KAMMI Daerah Terpilih.
5. Pelantikan Pengurus Kammi Komisariat dilakukan oleh Ketua Daerah atau
yang mewakili di tingkat KAMMI Daerah, dengan mendasarkan pada SK Ketua
KAMMI Daerah kepada Ketua Komisariat terpilih.

B. Tata Perangkat Pelantikan

1. Surat Keputusan (SK) Muktamar untuk Penguras Pusat KAMMI,
SK Ketua PP KAMMI untuk Ketua PW KAMMI
SK Ketua PP KAMMI untuk Ketua PD KAMMI
SK Ketua PD KAMMI untuk Ketua Komisariat
2. Naskah Ikrar Pelantikan Pengurus KAMMI
3. Naskah Pelantikan meliputi Surat Keputusan Ketua Umum dan daftar PP
KAMMI Pusat, atau Pengurus Wilayah atau Pengurus Daerah, atau Pengurus
Komisariat (sesuai tingkatan organisasi)
4. Tek Mars KAMMI
5. Hyme KAMMI
6. Naskah Pidato Politik Ketua Terpilih
7. Naskah Serah Terima Jabatan
8. Berita Acara Pelantikan
 55

C. Tata Pelaksanaan Pelantikan

1. Syarat pelaksanaan pelantikan
Juknis acara adalah petunjuk/tata aturan dalam proses pelantikan yang
terdapat dalam susunan acara adalah:
o Pembukaan (Di bawakan oleh MC)
o Pembacaan Al-Qur’an (di bawakan Oleh Petugas yang di tunjuk)
o Menyayikan Lagu Indonesia Raya
o Menyayikan Mars KAMMI
o Menyayikan Hymne KAMMI
o Laporan Panitia (dibawakan oleh Ketua Panitia)
o Pembacaan Kredo Gerakan KAMMI
o Proses Pelantikan:
1) Proses Pelantikan (dilakukan oleh PP KAMMI atau Wilayah yang
diberi mandat.
2) Pemanggilan Pengurus Baru KAMMI (satu per satu) ke
depan/podium.
3) Pembacaan SK
4)Pembacaan Ikrar Pelantikan
o Serah Terima Jabatan dari Pengurus lama kepada Pengurus KAMMI
terpilih secara simbolis.
1) Panji/bendera KAMMI
2) Dokumen Serah Terima
o Sambutan- Sambutan
a. Sambutan Perwakilan dari PW KAMMI (jika pelantikan PD)
b. Sambutan Perwakilan dari PP KAMMI
c. Sambutan Tokoh Yang di undang
o Orasi Ketua KAMMI Terpilih
o Acara Tambahan
o Penutup

2. Perangkat Acara
Perangkat kebutuhan yang harus ada antara lain:
1) Naskah Ikrar KAMMI
2) Naskah Pelantikan
3) Tek Mass KAMMI
4) Teks Kredo Gerakan KAMM
5) Naskah Serah Terima
6) Naskah Pidato Politik Ketua Terpilih

D. Atribut Pelantikan
1. Seragam resmi organisasi KAMMI
2. Memakai Sepatu
Keterangan :
Untuk proses pelantikan Pengurus Komisariat, Pengurus Daerah, Pengurus Wilayah dan Pengurus
Pusat KAMMI proses dan prosedurnya sama, yang membedakan adalah punyi Naskah Ikrar KAMMI
dan Naskah Pelantikan.
 56

E. Naskah Serah Terima

Naskah serah terima adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan
suatu hak penguasaan pertanggung jawaban, dimaksudkan sebagai bukti
berpindahnya sesuatu keadaan/ peristiwa hukum.
Naskah serah terima jabatan dilengkapi dengan “memori Serah terima Jabatan”
digunakan untuk :
1. Bukti berpindahnya suatu keadaan/peristiwa
2. Batas tangung jawab penjabat yang lama kepada kepada penjabat yang baru
3. Pengukuhan peristiwa yang berakhir finansial
4. Pengenalan tugas-tugas yang harus didahulukan yang sedang dikerjakan dan yang
akan dikerjakan
 57

Contoh : Bentuk Naskah Serah Terima

NASKAH SERAH TERIMA JABATAN

Pada hari ini ……… Tanggal …… …. Bulan …… tahun dua ribu …….. bertempat di ................. Jl.
………………….. telah diadakan serah terima jabatan masing-masing antara :
1. ………( Nama jababatan yang menyerahkan) ……………….(No. anggota)……….., yang dengan ………
(dasar hukum: Konsideran Musyawarah) ………. no ……….. tanggal ........... telah diberhentikan
dengan hormat dari jabatan sebagai ............. Selanjutnya disebut penjabat lama ; dengan
2. ………(Nama jabatan yang menerima) ………….(no anggota)…………. Yang dengan .............. (dasar
hukum) ………no ………. Tanggal ……… telah diangkat dalam jabatannya sebagai …………………
selanjutnya disebut penjabat baru, dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Penjabat lama dengan ini menyerahkan kepada penjabat baru atau sama dengan penjabat
yang baru dengan ini menerima penyerahan dari penjabat lama, jabatan, serta tugas,
wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan dengan jabatan tersebut.
2. Penyerahan fisik harta dan kekayaan milik ………………. (nama Instansi) ..................... akan
dilaksanakan kemudian dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari serah terima
jabtan ini.
Sebagai pengukuhan Naskah Serah Terima Jabatan ini, dan para pihak membubuhkan tanda
tangannya masing-masing dihadapan dan disaksikan oleh ……………………………………..

Dibuat :
Pada tanggal :

Pihak Yang Melakukan Serah Terima

Ketua Terpilih Ketua Lama

Nama Jelas Nama Jelas

No. Anggota No. Anggota

Menyaksikan
Saksi 1 Saksi 2

Nama Jelas Nama Jelas

No. Anggota No. Anggota
 58

PENGAJUAN
SURAT KEPUTUSAN (SK)

Pengajuan (SK) Surat Keputusan yang di buat untuk Kepengurusan PW/PD/PK KAMMI

Untuk merapikan administrasi organisasi Kesatuana Aksi Mahasiswa Muslim

Indonesi (KAMMI) di perlukan mekanisme mengajuan pembuatan Surat Keputusan
tentang penetapan kepengurusan PW KAMMI, PD KAMMI, PK KAMMI, PLN KAMMI
Syarat-syarat untuk pengajuan Surat Keputuasan sebagai berikut.
1. Mengajukan Surat Permohonan penerbitan SK (surat keputasan)
2. Melampirkan Surat Ketetapan Muswil/Musda/Muskom tentang
Pengangkatan KetuaTerpilih (Konsideran)
3. Melampirkan lembar kepengurusan KAMMI Wilayah/Daerah/Komisariat
4. Pengajuan SK dilakukan minimal 1 minggu sebelum jadwal pelantikan.

Catatan :
 Bagi KAMMI Wilayah : Surat Permohonan penerbitan SK ditujukan kepada
KetuaUmum PP KAMMI
 Bagi KAMMI Daerah : Surat Permohonan penerbitan SK ditujukan kepada Ketua
PP Umum PP KAMMI dan ditembuskan ke PW KAMMI
 Bagi KAMMI Komisariat : Surat Permohanan penerbitan SK ditujukan kepada
Ketua PD KAMMI
 59

Contoh: Surat Keputusan dikeluarkan oleh PP KAMMI

PENGURUS PUSAT
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia
(The Action Unity of Indonesian Moslem Students)

SURAT KEPUTUSAN
KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA
Nomor: 080/SK/KU-i/KAMMI/XI/2020
TENTANG
STRUKTUR PENGURUS KAMMI DAERAH ACEH SELATAN
KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA

Menimbang`:
Bahwa diperlukan mekanisme organisasi KAMMI tentang pelantikan dan pengesahan kepengurusan KAMMI
Daerah

Mengingat :
1. TAP Muktamar XI KAMMI tentang Mekanisme Penyelenggaraan Organisasi KAMMI
2. TAP Muktamar XI KAMMI tentang Garis-Garis Besar Haluan Organisasi
3. Anggaran Dasar KAMMI Pasal 11 Bab V tentang Struktur Pengurus Organisasi
4. Anggaran Rumah Tangga KAMMI Bagian III Bab II tentang Pengurus Daerah
5. Anggaran Rumah Tangga KAMMI Pasal 19 Bagian III Bab II tentang Personalia Pengurus Daerah
6. Peraturan Organisasi KAMMI Pasal 1 Bab I tentang Pelantikan Pengurus

Memperhatikan:
1. Ketetapan Musyawarah Daerah V (MUSDA V) KAMMI Daerah Aceh Selatan Nomor: 011/MUSDA-
1/VII/2020 Tentang Hasil Musyawarah Ahlul Halli Wal’Aqdi (AHWA) Tentang Ketua Umum Pengurus
Daerah KAMMI Daerah Aceh Selatan Periode 2020-2021, Agustus 2020 M
2. Surat permohonan penerbitan SK Nomor: 001-SK/KAMMI/PD ASEL-1/IX/2020

Menetapkan :
1. Muhiburrahman sebagai Ketua KAMMI Daerah Aceh Selatan Periode 2020-2021.
2. Seluruh anggota Badan dan Staf sebagai Pengurus Daerah KAMMI Aceh Selatan. Adapun nama-nama terlampir.

Demikian surat keputusan ini kami buat, semoga dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Surat keputusan
ini akan ditinjau bila terdapat kekeliruan dan lain sebagainya.

Dikeluarkan di: Jakarta

Pada tanggal : 12 Rabiul Awal 1441 H
20 November 2020 M
Pengurus Pusat,
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

Nama dan Gelar Nama dan Gelar

Ketua Umum Sekretaris Jendral
 60

Pembakuan
Atribut KAMMI

1. Papan Nama Sekretariat/Kantor

KANTOR PENGURUS PUSAT KAMMI

PENGURUS PUSAT
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia
(The Action Unity of Indonesian Moslem Students)
Jalan Cikoko Barat IV Nomor 25 RT. 03 RW. 05 Cikoko, Pancoran, Jakarta Selatan,
DKI Jakarta 12770 Telepon, Email: 085972710973
sekretariat.kammipusat@gmail.com / http://www.kammi.id

2. Kop Surat

PENGURUS PUSAT
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia
(The Action Unity of Indonesian Moslem Students)

Jalan Cikoko Barat IV Nomor 25 RT. 03 RW. 05 Cikoko, Pancoran, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12770
Telepon, Email: 085972710973 sekretariat.kammipusat@gmail.com / http://www.kammi.or.id
 61

3. Amplop Surat

PENGURUS PUSAT
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia
(The Action Unity of Indonesian Moslem Students)

Ykh,
……………………..
di. ……

Jalan Cikoko Barat IV Nomor 25 RT. 03 RW. 05 Cikoko, Pancoran, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12770
Telepon, Email: 085972710973 sekretariat.kammipusat@gmail.com / http://www.kammi.or.id

4. Jas KAMMI

Keterangan :

Kanan = Logo KAMMI (wajib)

Kiri = Nama Tingkat Pengurus KAMMI ;

contoh = KAMMI Pusat, KAMMI Aceh, KAMMI Bandung
KAMMI Unila, KAMMI Turki (sunah)
 62

5. PDH KAMMI

Keterangan :

Kanan = Logo KAMMI (wajib)

Kiri = Logo Bendera Indonesia (wajib)
(Ikhwan di atas, Akhwat di bawah)

Belakang = Kepanjangan KAMMI

(Ikhwan di atas, Akhwat di bawah)
 63

6. Bendera KAMMI

Ukuran : Contoh:
PxL=3:2 P X L = 90 cm x 60 cm
Font : Logo = 24 cm x 32 cm
Tahoma Capital (uk. Proporsional)

KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA

PENGURUS PUSAT

KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA

PENGURUS WILAYAH PAPUA

KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA

PENGURUS DAERAH ACEH BESAR
 64

KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA

PENGURUS KOMISARIAT UNIVERSITAS LAMPUNG

7. Mars KAMMI

Mars KAMMI
Karya Cipta: Maukuf

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (2x)

Berjuang tegakkan ketauhidan
Untuk Kemuliaan
Berbekal ilmu iman yang mendalam
Mahasiswa Muslim Indonesia

Intelektual Masyarakat Beriman

Islam Jiwa Perjuangan
Kebatilan adalah musuh insan
Islam jalan perjuangan

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (2x)

Berjuang tegakkan kebenaran
Ciptakan Masyarakat Bermoral
Berbekal ilmu iman yang mendalam
Mahasiswa Muslim Negarawan

Perbaikan tradisi dalam berjuang

Memimpin ummat gapai kemenangan
Persaudaraan watak dalam berjuang
Solusi islam dalam perjuangan
 65

8. Himne KAMMI

Himne KAMMI
Karya Cipta : KAMMI Melodi

Puji Syukur Ya Allah

Maha Kuasa
Limpah Karunia
Indonesia Pusaka
Kami Telah Berhimpun
Dalam Satu Tujuan
Menjaga Cita-Cita
Indonesia Merderka

Tauhidkan Indonesia
Ijtihad Kami
Bersatu dan bergerak
Memimpin Negeri
Kepada Indonesia
Bakti Abadi Kami

Ciptakan Generasi
Muslim Sejati
Bangun Persaudaraan
Penuh Berkah
Menjaga Cita-Cita
Jayakan Indonesia

Tegaklah Islamku
Daulat Bangsaku
Jayakan Negriku
Bakti Abadi KAMMI
Bakti Abadi KAMMI
 66

9. NIK : Nomor Induk Kader KAMMI dan KTA : Kartu Tanda Anggota KAMMI

Sebagai contoh:
08.02.01.11.108
Wilayah/Daerah/Komisariat/Tahun
Penomoran DM1/Nomor Urut
Kartu Tanda Anggota 01 : Kode Wilayah
KAMMI = NIK KAMMI 05 : Kode Daerah
12 : Kode Komisariat
11 : Tahun DM1
108 : Nomor Urut