Pedoman Kestari Final

1
Pedoman Kesekretariatan
DESKRIPSI KERJA
2
DESKRIPSI KERJA
Di bawah ini merupakan deskripsi kerja Biro Kesekretariatan:

I. Administrasi
1. Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat.
2. Membuat surat-surat keluar.
Catatan : Untuk surat keluar dibuatan oleh departemen masing-masing
3. Mendokumentasikan arsip dari dalam dan luar KAMMI Mendokumentasikan arsip
keorganisasian, di antaranya: Susunan pengurus, Struktur, Biodata, AD/ART, dan arsip penting
lainnya.
4. Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan KAMMI dari Sekretaris
Bidang/ Departemen/Biro /LSO.
II. Kerumahtanggaan (Bagi yang punya Sekretariat)

1. Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan
2. Mengatur jadwal pemakaian ruangan
3. Membantu memfasilitasi setiap rapat
4. Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ
5. Mendaftar tamu
6. Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru KAMMI yang
mendesak, khususnya informasi kesekretariatan.
III. Perlengkapan (Bagi yang punya Sekretariat)

1. Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan
2. Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan
3. Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut
4. Memantau kebutuhan kesekretariatan
Nb: Bagi yang belum punya Sekretariat, inventarisasi barang-barang, disesuaikan dengan kondisi
KAMMWIL/KAMMDA/Komisariat tersebut.
3
PENJABARAN
DESKRIPSI KERJA
4
PENJABARAN DESKRIPSI KERJA
Berdasarkan deskripsi kerja kesekretariatan dan struktur organisasi KAMMI, maka Biro
Kesekretariatan mempunyai tanggung jawab dalam administrasi, kerumahtanggaan dan merupakan
pusat informasi intern KAMMI; sebagai kerja dari perpanjangan Ketua Umum dan Sekretaris
Jenderal/Sekretaris Umum.
Deskripsi kerja kesekretariatan bersifat rutin dan tidak rutin. Kerja-kerja bersifat rutin
dilaksanakan setiap hari, yaitu: piket sekretariat yang dilakukan oleh seluruh pengurus. Adapun
perinciannya sebagai berikut:
A. Bertelepon
Komunikasi dalam suatu organisasi dapat dilakukan dengan bermacam cara. Salah satunya
adalah dengan bertelepon. Dalam hal ini Biro Kesekretariatan melakukan tugasnya sebagai filter
atas setiap telepon yang masuk untuk Ketua dan segera menyampaikannya.. Jika Ketua
berhalangan, maka diganti oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum. Begitu juga apabila
Ketua/Sekretaris Jenderal menyampaikan informasi yang bersifat internal, maka Biro
Kesekretariatan menindaklanjuti dengan menyampaikan informasi tersebut ke seluruh Bidang,
Departemen, dan Biro. Terutama ketuanya, sehingga seluruh komponen yang terlibat dalam
organisasi dapat dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Dengan
demikian, telepon menjadi sarana mutlak guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja.
Adapun langkah langkah dalam menerima telepon antara lain :
1. Memberi salam pada penelepon kemudian menyebutkan indentitas organisasi kita
2. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal penting apabila berkaitan
dengan Ketua dan bila mendesak dengan cepat di informasikan kepada Ketua. Bila Ketua sulit
untuk dihubungi maka diinformasikan ke Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum. Di bawah ini
bentuk formulir penerimaan telepon yang disiapkan oleh Biro Kesekretariatan:
FORMULIR PENERIMAAN TELEPON
Dari : .
Untuk : .
Nomor telepon :
Alamat :
Diterima :
Hari/Tanggal :
Pukul :
Sifat pesanan :
Isi Berita :
Penerima telepon
5
B. Menerima Tamu
Dalam kehidupan organisasi, keberadaan dan kehadiran tamu tidak bisa dihindari, karena
kehadiran tamu membawa berbagai kepentingan, baik secara pribadi maupun lembaga/institusi.
Maka fungsi Biro Kesekretariatan adalah sebagai filter bagi setiap tamu yang berkunjung.
Sebaiknya menanyakan terlebih dahulu maksud dan tujuannya atau sebaiknya langsung dapat
meminta tamu untuk menuliskan indentitas dan maksud kedatangan dalam formulir penerimaan
tamu yang bertujuan sebagai arsip.
Tamu adalah selain dari pengurus KAMMI. Biro Kesekretariatan menyediakan ruang tamu
dimana bila tamu adalah seorang tokoh atau dari kalangan media maka penerimaan cukup diruang
tamu. Sedangkan untuk kategori tamu KAMMI (di luar kepengurusan) maka tetap mengunakan
adab menerima tamu, yaitu:
1. Menerima tamu dan mempersilakan masuk.
2. Meminta Tamu untuk mengisi daftar isian tamu
3. Tidak mempersilakan tamu untuk masuk ke ruang kesekretariatan yang lain, selain ruang tamu
4. Tidak memperkenankan tamu mempergunakan fasilitas kesekretariatan KAMMI. untuk
memenuhi kebutuhannya terutama telepon dan komputer
5. Bila urusan/keperluan yang tamu inginkan memerlukan pengunduran waktu, mintalah tamu
untuk menunggu atau membuat janji lagi.
6. Bersikap rendah hati dan sopan
Terkecuali tamu KAMMI yang menginap, harus menginformasikan ke Biro Kesekretariatan guna
menjaga bila ada yang berkepentingan dengan tamu terserbut Biro Kesekretariatan dapat
memberikan informasi. Di bawah ini bentuk formulir penerimaan tamu :
FORMULIR TAMU
No : .
Hari/tanggal : .
Masuk pukul : .
Nama : .
Alamat rumah : .
Telepon : .
Instansi/Perusaha : .
an
Telepon : .
Pekerjaan : .
Maksud : .
kedatangan
6
C. Mengelola Kas Kecil

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran
pengeluaran tunai yang bersifat relatif kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas
pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu
meminta dana ke bagian keuangan. Dengan cara ini kesekretariatan dapat menghemat waktu dan
langsung dapat mengambil uang yang dibutuhkan setiap waktu. Jumlah uang pada kas kecil relatif
tidak banyak.
Dalam mengelola kas kecil ini mengunakan metode imprest yaitu langkah-langkahnya
sebagai berikut :
a. Pembentukan dana kas kecil, Biro Kesekretariatan diserahi sejumlah uang tunai untuk
pembayaran pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan dalam
jangka waktu tertentu (misalnya satu minggu atau satu bulan). Oleh karena itu Biro
Kesekretariatan harus segera membuat proposal operasional untuk jangka waktu tertentu.
b. Setelah jangka waktu tertentu atau dana kecil hampir habis, maka Biro kesekretariatan
melakukan pembentukan dana kas kecil kembali, yakni dengan cara menyerahkan arsip
pengeluaran bulan sebelumnya ke Bendahara, mengisi ulang sejumlah uang tunai sebesar
pengeluaran yang tercantum dalam pembukuan dan bukti pengeluaran.
Kas Biro Kesekretariatan
DEBET KREDIT
Rupiah Bln/Tgl Perkiraan No Jumlah Pos Surat Supplies Snack Foto Lain-lain
Vou Kantor Copy
100.000 Mei 2 20.000 25.000 15.000

Saldo 5.500
94.500 U/ impres
D. Mengelola Perlengkapan Kantor

Pekerjaan ini dilakukan sehubungan dengan tugas Biro Kesekretariatan yang berkaitan
dengan penyedian perlengkapan yang ada dan dioperasikan dalam suatu organisasi. Berbagai
macam perlengakapan kantor dapat diklasifikasikan sbb :
1. Perlengkapan kantor berbentuk lembaran
yaitu kertas polos HVS ukuran kuarto atau folio, kertas folio bergaris, kertas berkop, kertas
transparan, amplop, map-map, bisa berbentuk map-biasa, map dengan tali, atau map jepitan.
2. Perlengkapan kantor berbentuk buku
7
yaitu buku agenda ketua, buku surat masuk-surat keluar, buku contact person (media massa,
KAMMDA, tokoh-tokoh, Ormas /instansi lain), Buku telepon, buku tamu, buku piket, buku
laporan kegiatan per bulan maupun laporan keuangan, buku pedoman organisasi yang berisi
sejarah organisasi, tata kerja organisasi, struktur organisasi,dll.
3. Perlengkapan kantor berbentuk non-lembaran
Yaitu: kalender, kotak tempat surat baik surat masuk maupun surat keluar (loker), tempat
pensil, tinta/pita, mesin tik, ATK, perforator, stapler, cutter, gunting, tancapan surat, gabus,
stempel, dsb..
4. Perlengkapan kantor berupa perabot kantor dan mesin kantor
yaitu meja kerja, filling cabinet, (untuk menyimpan arsip), komputer atau mesin tik, sb.
Bentuk buku inventaris perlengkapan KAMMI PUSAT
No No. Inv. Nama Barang Jmlh Spesifikasi Keterangan

1. 01/PK/ XI/09 Telepon 1
E. Mengelola Arsip
Mengelola warkat merupakan tugas rutin Biro Kesekretariatan, karena Biro Kesekretariatan
mempunyai tanggung jawab penuh terhadap pengelolaan warkat. Salah satu bentuk pengelolaan
warkat adalah penyimpanan. Warkat harus disimpan dengan benar, sehingga apabila suatu saat
organisasi membutuhkan sebagai sumber informasi, warkat tersebut dapat ditemukan kembali
dengan tepat dan cepat sesuai dengan kebutuhan. Kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis inilah yang disebut arsip.
Arsip dibutuhkan oleh setiap pengurus dalam suatu organisasi, termasuk Ketua. Ketua sangat
membutuhkan arsip untuk kepentingan manajemen organisasi, termasuk di dalamnya untuk
bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai contoh dalam hal perencanaan,
Ketua memerlukan beberapa informasi kegiatan dan hasil kerja pada masa lampau. Sedangkan
dalam pengawasan, arsip digunakan untuk mengadakan evaluasi terhadap pelaksanaan manajemen
beserta hasilnya. Dengan demikian arsip memberikan konstribusi yang besar bagi efektivitas dan
efisiensi kerja Ketua, Bidang, Departemen, dan Biro KAMMI, serta organisasi secara keseluruhan.
Salah satu wujud arsip adalah surat. Berdasarkan asalnya, surat dibagi menjadi dua, yaitu:
8
1. Surat Masuk
Sebelum surat masuk disimpan, Biro Kesekretariatan mencatat pada buku agenda surat
masuk, kemudian menyimpannya ke dalam filling cabinet surat masuk. Di akhir
kepengurusan, seluruh catatan surat masuk, direkap ke dalam file pengarsipan di komputer.
Bentuk Buku surat masuk :
No Tanggal Tanggal Nomor Dari Perihal/berita Ditujukan Keterangan
Masuk Surat Surat kepada
01 23Juli 25 juni 01/pb/KU/ HMI Undangan PP Ketua

2001 01 V/2001 Seminar KAMMI umum
ALAMAT SURAT MASUK
No Lembaga/Organisasi Alamat Telp/Fax e-mail Cp
1. PB HMI
2. Surat Keluar
Surat keluar bisa dibuat berbagai macam cara antara lain :
a. Berdasarkan dikte dari Ketua
b. Ketua membuat dan menulis sendiri konsep surat.
Biro Kesekretariatan menambahkan bagian surat yang belum dicantumkan seperti nomor
surat, tanggal, dan lain-lain
c. Pokok surat ditentukan oleh Ketua dan Sekretaris yang membuat konsep surat,
kemudian Ketua mengoreksi hasil konsep surat tersebut.
Sebelum surat keluar dibuat, perlu diketahui terlebih dahulu jenis surat tersebut, apakah
berbentuk undangan, mandat, surat tugas atau jenis lainnya, karena setiap jenis surat berbeda
pula dalam penomorannya. (lihat di bagian sistem pembakuan nomor surat).
Contohnya: SK nomor 001 maka dalam pembuatan surat mandat juga mengunakan
nomor 001. Demikian pula dalam pembuatan surat kepanitian bersama, maka mengunakan
nomor yang berbeda pula, sesuai dengan urutannya. Dengan demikian penomoran jenis surat
disesuaikan dengan urutan masing-masing surat. Setelah surat keluar dibuat, maka Biro
9
Kesekretariatan mencatat pada buku surat keluar, berdasarkan jenis surat. Bentuk Buku
Surat keluar atau bentuk buku surat tembusan di bawah ini:
No Tanggal Nomor Surat Perihal/berita Ditujukan kpd Dari Siapa Keterangan

keluar siapa
1 11 001/PH/KU- Permohonan Instansi PP KAMMI Ketum

Nop e/KAMMI/ Audiensi Pemerintahan
2009 X/009
Setelah membuat surat dan mengirimkannya, maka arsip dari surat tersebut harus
disimpan, begitu juga dengan surat tembusan dari Bidang, Departemen, Biro; maka fotocopy
atau arsip asli surat tembusan tersebut harus diserahkan ke Biro Kesekretariatan. Karena bila
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dibaca kembali.
Catatan:
Untuk alamat surat masuk dari KAMMI dan Ormas lain harus dibedakan dan disusun
berdasarkan abjad
Biro Kesekretariatan membuat buku catatan informasi seputar kegiatan yang dilaksanakan
tiap Bidang, Depatemen, dan Biro KAMMI.
Sekarang ini, banyak organisasi mencatat surat dengan sistem komputer. Biro Kestari tinggal
mengisi kolom yang sudah diprogram tentang pencatatan surat masuk-surat keluar.
Untuk surat, baik surat masuk, surat keluar maupun surat tembusan yang sudah dicatat,
kemudian dimasukkan pada prosedur penyimpanan atau pengarsipan surat atau dokumen
berdasarkan susunannya. Adapun tahapan-tahapannya yaitu :

1. Surat Masuk Memeriksa apakah surat sudah ditanggapi oleh ketua, bila berupa surat masuk,
maka setelah ditanggapi dan sudah dicatat dalam buku agenda akan dipajang
kembali di papan informasi selama seminggu dari waktu pelaksanaan agenda,
surat dan data surat masuk sudah dicatat dalam komputer maka boleh dibuang.
Sedangkan untuk surat keluar langsung menuju tahap selanjutnya;

2. Surat Keluar Menentukan indeks yaitu dengan memasukan arsip surat keluar tersebut
dalam suatu map khusus untuk surat keluar begitu juga dengan surat masuk
maupun surat tembusan dan dokumen-dokumen lainnya, dengan menentukan
indeks atau dengan angka dan pokok masalah dari sebuah surat;
1
0
3. Membuat lembar kartu. Lembar ini disiapkan untuk penyimpanan dengan metode pokok yang
digunakan oleh KAMMI yaitu dengan angka;
Bentuknya :
No Bentuk laporan (periode.)
1. Pernyataan Sikap
2. Surat keluar
3. Surat masuk
4 Notulensi
4. Menyortir surat, yaitu dengan mengelompokan warkat sesuai dengan cara yang digunakan
untuk menyimpan surat. Langkah ini diadakan bila jumlah warkat yang akan disimpan terlalu
banyak, misalnya metode penyimpanan pokok soal berarti warkat di kelompokan menurut
kelompok subjek atau masalah dalam surat., yaitu masalah keuangan dikelompokan menjadi
satu;
5. Tahap penyimpanan surat sesuai dengan cara yang digunakan untuk menyimpan surat.
Suatu saat Ketua membutuhkan dokumen yang telah disimpan untuk melihat kembali dan
memanfaatkan informasi pada arsip tersebut, maka ketika Ketua menyebut pokok permasalahan
dalam surat atau nomor, Biro Kesekretariatan dapat langsung mengetahui jenis arsip dan langsung
mencari arsip tersebut di filling cabinet atau tempat penyimpanan surat. Dengan cara mencari
melalui kartu indeks atau kartu petunjuk yang ada di daftar nama yang tertera di depan filling
cabinet.
Untuk memberikan pelayanan permintaan suatu arsip, Biro Kesekretariatan KAMMI
menyediakan beberapa bentuk perlengkapan berikut ini:
1. Kartu pinjam arsip. Kartu pinjam arsip merupakan kartu yang dibuat untuk mencatat arsip yang
dipinjam baik oleh Ketua, Bidang, atau Biro;
2. Kartu ini dibuat rangkap tiga untuk setiap arsip yang dipinjam. Satu untuk pinjam, satu kartu
diletakkan pada kotak peminjaman berdasarkan tanggal pengembalian dan satu kartu lagi
diletakan pada arsip yang dipinjam pada folder yang bersangkutan sebagai ganti arsip;
Bentuk kartu pinjam
KARTU PINJAM ARSIP
Biro Kesekretariatan KAMMI PUSAT
Nama Tanggal Tanggal Perihal Tanda Tangan Tandatangan
peminjam pinjam Kembali Peminjam pengembaliaan
11
3. Bila pimpinan atau Bidang/Departemen/Biro ingin meminjam berkas arsip dalam satu folder,
maka Biro Kesekretariatan dapat membuat folder penganti (out folder) dengan warna yang
berbeda dengan folder tempat penyimpanan arsip. Pada folder tersebut ditempeli kartu tersebut
dan pada folder ditulis KELUAR
Bentuknya :
KARTU OUT FOLDER
Biro kesekretariatan KAMMI PUSAT
Nama Tanggal Tanggal Perihal Tanda tangan Tanda tangan

Peminjam pinjam Kembali Peminjam pengembalian
4. Tidak menutup kemungkinan arsip yang sudah dipinjam, dibutuhkan oleh

Bidang/Departemen/Biro lain dalam suatu organisasi. Dengan demikian, Biro Kesekretariatan
dapat membuat kartu On Call yang memuat keterangan nama atau bagian yang meminjam arsip
pertama, tanggal kembali dari peminjam pertama, perihal, nama peminjam kedua, tanggal yang
diminta, atau tanggal peminjam kedua, kartu diletakkan pada folder tempat arsip dipinjam. Bila
arsip sudah dikembalikan oleh yang pertama maka sekretaris dapat menginformasikan kepada
peminjam kedua bahwa arsip sudah dapat dipinjam kembali.
Bentuk Kartu On Call
KARTU ON CALL
Biro Kesekretariatan KAMMI PUSAT
Peminjam Tanggal Perihal Peminjam Tanggal

Kesatu kembali kedua Peminjaman
Peminjaman arsip-arsip yang dilakukan oleh Bidang/Depatemen/Biro hanya untuk di-fotocopy.

Setelah di-fotocopy, segera dikembalikan kepada Biro Kesekretariatan.
1
2
F. MENGELOLA RAPAT
Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membahas dan
mencari solusi permasalahan tertentu.
Salah satu tugas Biro Kesekretariatan adalah menfasilitasi penyelengaraan rapat yang telah
dijadwalkan, yang merupakan intruksi dari Ketua atau Sekretaris Jenderal/Sekretaris Umum.
Adapun tugasnya antara lain :
1. Menghubungi pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam Rapat Pimpinan (Rapim)/BPH. Biro
Kesekretariatan tidak berhak menentukan siapa yang di undang dalam rapat. Namun demikian,
Kestari dapat mengingatkan dan mengusulkan beberapa pihak sepanjang dipandang masih
relevan dan mendukung dalam pemecahan masalah.
2. Setelah daftar peserta disusun, baru dibuat undangan atau diinformasikan via telepon/sms yang
berisi : hari/tanggal, waktu, tempat, acara rapat, serta agenda rapat. Hal ini dilakukan guna
memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mempersiapkan ide-idenya, terutama yang
berkaitan dengan pemecahan masalah atau pengambilan keputusan; dan sebaiknya informasi
ini disampaikan 3-4 hari sebelum rapat.
3. Memfasilitasi perlengkapan yang diperlukan dalam setiap rapat seperti; ruangan, white board,
kertas notulensi, pulpen, penghapus, spidol, dll.
4. Membuat notulensi rapat dan notulensi dapat disajikan dengan baik maka dalam
pembuatannya :
a. Notulensi hendaknya jelas dan lengkap, sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda karena keterangan yang kurang tepat.
b. Notulensi dibuat bukan berdasar hasil pemikiran notulis.
c. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya
agar tidak membingungkan.
d. Dalam penyusunan notulensi dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi
dengan materi yang menyangkut pertimbangan-pertimbangan khusus, dilihat dari sisi positif
dan negatif, serta materi yang berupa keputusan.
e. Mengunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaran sehingga mudah
dipahami
f. Notulensi yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notulensi awal. Dengan demikian,
notulensi tersebut perlu disempurnakan walaupun tidak mengubah isi materi semula,
kemudian diketik rapi dan diminta persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notulensi
akhir.
Format Notulensi terlampir.
1
3
G. Mengatur Jadwal Ketua Umum

Biro Kesekretariatan juga bertugas menyusun jadwal kegiatan Ketua antara lain :
1. Mengatur agenda acara berdasarkan surat masuk yang ditujukan kepada Ketua, untuk itu perlu
dituliskan dalam buku agenda khusus Ketua dan melakukan konnfirmasi langsung ke Ketua
dan bila Ketua tidak dapat menghadiri acara tersebut maka Kestari dapat menanyakan
langsung, siapa yang akan mewakili dalam acara tersebut. Begitu juga dengan memimpin rapat
dan penadatanganan surat-surat, membaca surat masuk dipandang urgen segera disampaikan
kepada Ketua, agar Ketua dapat memikirkan dan menentukan tindakan sebagai bahan
tanggapan terhadap isi surat.
2. Bila ada kegiatan atau acara yang harus segera dilakukan atau mendesak pada saat itu
berdasarkan surat masuk atau informasi via telepon maka segera diinformasikan kepada Ketua .
H. Membuat laporan
Laporan memiliki berbagai macam kegunaan dan masing masing kegunaan tersebut saling
berkaitan. Biro Kesekretariatan membuat laporan kinerja Bidang/Departmen/Biro per bulan,
berdasarkan kumpulan laporan-laporan dari Ketua Umum, Bidang, Departemen, atau Biro di
KAMMI; berupa kegiatan yang dilakukan.
Format Laporan Pertanggungjawaban (Pengurus):
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

BIRO KESEKRETARIATAN KAMMI PUSAT
PERIODE 2009-2010
KATA PEMBUKA
I. PENDAHULUAN
II. VISI MISI
III. DESKRIPSI
KERJA IV.
PROGRAM
KERJA
No. Jenis Target Sasaran Waktu Anggaran Terlaksana Tdk Kendala
Terlaksana
Kegiatan Biaya
IV. DINAMIKA PERSONIL
No. Nama Aktif Non-Aktif Kendala

Dapat ditambahkan penjelan-penjelasan atau deskripsi per individu
14
V. PROYEKSI DAN REKOMENDASI

VI.LAPORAN KEUANGAN
Tgl/bln/thn Pemasukan Pengeluaran Jenis Barang Harga
VII. PENUTUP
Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan:
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

DAURAH MARHALAH III KAMMI PUSAT
I. PENDAHULUAN
II. NAMA DAN TEMA KEGIATAN
III. WAKTU PELAKSANAAN
IV.PRA-PELAKSANAAN
V. PELAKSANAAN
VI. FAKTOR PENDUKUNG DAN PENGHAMBAT
VII. LAPORAN KEPANITIAAN (Terlampir)
VIII. LAPORAN TIAP SEKSI (Terlampir)
IX. LAPORAN DANA (Terlampir)
X. REKOMENDASI
XI. LAMPIRAN-LAMPIRAN
XII. PENUTUP
Catatan: Lembar Pengesahan diletakkan sebelum pendahuluan
15
MEKANISME
PENGARSIPAN
16
MEKANISME PENGARSIPAN
Untuk merapikan surat masuk dari lembaga, organisasi dan instansi pemerintah dibutuhkan
mekanisme alur pengarsipan yang teratur. Adapun prosedur pengarsipan surat masuk dilakukan oleh
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (KAMMI) adalah
Petunjuk Teknis Mekanisme Administrasi Biro Kestari
A. Surat masuk
Surat Pencatatan Sosialisasi Pengarsipan
Via pos atau 1. Mencatat di buku rekap 1 Letakkan (ditempel) Filling; dalam binding
fax surat masuk dalam SURAT file(maksimal 1 hari setelah
2. Memasukkannya/mencatat MASUK orang bersangkutan
kedalam agenda kegiatan (stereoform) mengetahui)
Keua Umum/ Sekjen 2 Informasikan
- Form Surat Masuk:

No, tanggal terima, tanggal surat, dari, tertuju, perihal, lampiran, dan keterangan.
- Agenda kegiatan, buku atau sheet dan papan info kegiatan.
B. Database

Database yang dibuat oleh Departemen/Biro harus ditembuskan ke Kestari.

Data kader se-Komsat via Kaderisasi.

Data Komsat-komsat, media dan tokoh via Humas.

Lembaga dan CP tokoh via Kebijakan Publik dan Ekonomi
17
C. Surat Keluar
Kestari hanya membuat surat keluar yang diminta oleh Ketum dan Sekretaris. Sedangkan
yang diminta oleh Bidang/Departemen/Biro dibuat oleh Sekretaris masing-masing.
KESTARI Sekretaris Dept/Biro
Master surat - Rekap surat dan lampirannya

Sosialisasi pola baku surat - filling dijadikan satu untuk seluruh
Bidang/Departemen/Biro dan divsi (terpusat via Kestari,
tidak ditembuskan)
Kebijakan Bidang/Dep. / Biro

Semua kebijakan Bidang/Dep/Biro (standard operating procedure, juklak dan juknis) harus
ditembuskan ke Kestari.

Sekretaris Bidang/Dep. /Biro/ memiliki fungsi administrasi internal.
18
SURAT
19
SURAT
Organisasi
Resmi Instansi Dinas
Lembaga
Surat
Tidak Resmi Pribadi
A. Definisi Surat

Secara umum Sarana komunikasi berupa karangan untuk merumuskan secara tertulis tentang
pernyataan, pertanyaan, pemikiran, pertimbangan, permintaan dan atau hal-hal lain
yang disampaikan kepada pihak yang dituju.

Surat dinas Surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi
yang bersangkutan.
B. Fungsi Surat
1. Alat untuk menyampaikan pernyataan, pemberitahuan, permintaan atau permohonan, dan buah
pikiran atau gagasan.
2. Bukti tertulis.

3. Alat untuk mengingat Arsip.

4. Bukti historis Mandat, SK, Rekomendasi, dsb.

5. Pedoman kerja Sk dan SP.
C. Rambu-rambu Pembuatan Surat

Hindari pemakaian kata yang kurang tepat.

Gunakan diksi/kalimat yang singkat dan jelas, tanpa menghilangkan dan menyalahi pola
kalimat.

Harus ada koherensi.

Gunakan pungtuasi (ejaan dan tanda baca) sesuai dengan EYD.
20
SURAT DINAS
21
SURAT DINAS
A. Pengertian Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi informasi mengenai kepentingan tugas
dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.
B. Fungsi Surat Dinas

Fungsi Surat dinas adalah sebagai berikut:
1. Bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
2. Alat pengingat, karena dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika diperlukan.
3. Bukti sejarah.
4. Pedoman kerja, seperti: surat keputusan atau surat mandat.
5. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Karena itu, isi surat adalah
gambaran mentalitas pengirimnya.
C. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik

Surat dinas yang baik menggunakan format surat yang menarik (tidak terlalu panjang) dan
mamakai bahasa yang jelas, padat, sopan, dan hormat.
D. Format Surat Dinas

Berikut adalah beberapa format surat dinas yang digunakan di Indonesia:
1. Format lurus penuh
2. Format lurus
3. Format setengah lurus a
4. Format setengah lurus b
5. Format takuk atau format bergerigi
6. Format paragraf menggantung
Format surat resmi di Indonesia versi lama adalah Format setengah lurus a, sedangkan
format surat resmi versi baru adalah Format setengah lurus b.
Pada dasarnya, tidak ada format yang dibakukan, akan tetapi hendaknya kita, ormas
KAMMI, menggunakan format surat yang dianjurkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan
Bahasa agar lebih efisien dan menarik.
22
Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka KAMMI menggunakan format surat

resmi versi baru sesuai rekomendasi Pusat Pembinaan dan Pengembangan
Bahasa, yaitu: Format setengah lurus b.
Contoh: Format setengah lurus b
Kepala Surat
Nomor : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yth.

Salam Pembuka,
..

....
.....
...
..
..

Salam Penutup,
Tanda tangan
Nama Jelas
Nama Jabatan
Tembusan

Inisial
23
E. Bagian-bagian Surat Dinas

1. Kepala Surat
Dalam kepala surat yang lengkap, tercantum (biasanya sudah tercetak):
1. nama instansi atau badan,
2. alamat lengkap,
3. nomor telepon,
4. nomor kotak pos,
5. alamat kawat,
6. lambang instansi atau logo.
1. alamat kantor cabang,

2. nama bank.
Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama,
alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat.
Cara-cara pencetakan surat adalah sebagai berikut:
1. Nama instansi atau badan yang bersangkutan dicetak dengan huruf kapital semua pada
bagian atas kertas dengan sistem simetris atau sistem lurus.
2. Lambang atau logo dicantumkan di sebelah kiri.
3. Nama instansi atau badan dicetak pada baris pertama, kemudian pada baris berikutnya
dapat dicetak unit instansi yang lebih kecil.
4. Alamat organisasi ditulis lengkap, termasuk nomor telepon, faksimile, dan kode pos.
5. Alamat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata tugas atau dengan
huruf kapital semua, tetapi ukurannya lebih kecil daripada huruf-huruf untuk nama
organisasi.
6. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung.
7. Kata jalan, ditulis lengkap: Jalan, bukan jln. atau jl.
8. Kata telepon, ditulis: Telepon, bukan Tilpon dan bukan pula singkatan Telp.
9. Nomor telepon tidak perlu diberi titik, karena bukan merupakan suatu jumlah.
10. Tuliskan Kotak Pos (jika organisasi tersebut memilikinya), bukan PO BOX.
Berdasarkan pertimbangan di atas, maka KAMMI menggunakan kepala surat

dengan sistem simetris
24
Contoh kepala surat:
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

(The Action Group of Indonesian Moslem Students)
PIMPINAN PUSAT KAMMI
Jalan. Gugus Depan No. 2 Rt. 03 Rw. 02, Kel. Palmeriam, Kec. Matraman, Jakarta Timur
Telepon., E-mail: 081220881977 / 021-94404029, pp.kammi@gmail.com / http://www.kammi.or.id
Catatan:
Berdasarkan pertimbangan,, maka untuk font kop surat sebagai berikut :
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia fontTahoma, font size 18 (Bold), dan untuk
font Time New Roman( KAMMI ) Komisariat 22 (Bold)
Khusus penulisan nama dan alamat komisariat, gunakan ukuran font yang lebih
kecil daripada font diatasnya
2. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat, kapan surat itu
ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota tersebut telah
tercantum pada kepala surat.
5 September 2007
3. Nomor Surat
Nomor inancia surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpaan surat,
memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu
banyaknya surat yang keluar.
Contoh:
Nomor: 001/PH/KU-i/KAMMI/XI/2009
No. : 001/PH/KU-i/KAMMI/XI/2009
25
4. Lampiran
Penulisan lampiran setelah sifat surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan
melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan tersebut dapat berupa
buku, fotocopy, surat keterangan yang diperlukan, brosur, kwitansi, dan sebagainya.
Contoh:
Lampiran: lima berkas

Lamp. : lima berkas
5. Hal Surat
Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal
yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya.
Contoh:
Hal: Undangan
Hal: Permohonan Kerjasama
6. Alamat (Dalam) Surat

Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus
menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Atau,
alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.
Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus
menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Atau,
alamat dalam sekaligus berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.
Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:
1. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara Hal surat dan Salam
pembuka.
2. Alamat surat tidak diawali kata kepada, karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung
intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari yang
juga berfungsi sebagai kata penghubung intrakalimat, yang menyatakan asal).
3. Alamat yang dituju diawali dengan Ykh. (diikuti titik) atau Yang kami hormati (tidak diikuti
titik).
4. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya dicantumkan kata sapaan Ibu,
Bapak, Saudara atau Sdr.(dengan titik).
26
5. Jika nama orang yang dituju tersebut bergelar akademik yang ditulis di depan namanya,
seperti Drs., Ir., Drg.; maka kata sapaan seperti tersebut pada no. 4, tidak digunakan.
Demikian pula dengan pangkat, seperti Sersan atau Kapten; dan jabatan, seperti
Direktur PT atau Kepala Instansi; tidak menggunakan kata sapaan.
Contoh: Ykh. Bapak Hamdan, M. Hum.

Ykh. Ibu Halimah
Ykh. Ir. Latif
Ykh. Direktur PT. Yupharin Pharmaceuticals
Ykh. Kapten Budiman
6. Penulisan kata Jalan pada alamat, tidak disingkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan
RW; juga ditulis lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata.
7. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital dan tidak perlu digarisbawahi
atau diberi tanda baca apapun.
8. Jika kota tersebut memiliki kode pos, maka kode pos perlu dicantumkan untuk
memperlancar dan mempermudah penyampaian surat ke alamat yang dituju.
Contoh alamat (dalam) yang benar:
Ykh. Ir. Latif

Jalan Pulo Asem Utara 7 No. 12
Jakarta Timur 13210
atau:
Yang kami hormati

Bapak Budiman
Jalan Teuku Umar No. 24
Jakarta Pusat
Jika alamat yang dituju tidak jelas, maka yang digunakan adalah alamat yang umum,
seperti dengan menggunakan kata Pimpinan, sebagai berikut:
Ykh. Pimpinan Bank Dagang Negara

Jalan H.M. Thamrin
Jakarta Pusat
27
Catatan: Pimpinan berarti staf yang memimpin (beberapa orang).

Pemimpin berarti pucuk pimpinan (satu orang).
Jika alamat surat ditujukan berdasarkan alamat iklan, maka surat tersebut harus ditujukan
kepada pemasang iklan, bukan kepada iklannya. Contoh:
Ykh. Pemasang Iklan

pada harian Kompas
Kotak Pos 2619
Jakarta 10001
Di Bawah No. 65
atau:
Ykh. Kepala Bagian Personalia

Pemasang Iklan pada majalah Panji Masyarakat
Tromol Pos 21 JKSMP
Jakarta 12920
Dalam alamat yang dituju, kadang-kadang juga menggunakan singkatan u.p. (untuk
perhatian) yang ditulis di depan nama bagian dari suatu instansi, apabila masalah surat
dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. tanpa
diperlukan penentuan kebijakan langsung pemimpin atau kepala instansi yang bersangkutan.
Contoh:
Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan

Bahasa u.p. Kepala Subbagian Keuangan
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat
berkomunikasi. Salam pembuka dalam surat-surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini
merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan simpatik.
Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri (satu garis dengan nomor, lampiran, hal,
dan alamat surat). Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata
yang lain dituliskan dengan huruf kecil, kemudian diakhiri dengan tanda koma.
Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang
bersifat netral adalah:
28
Dengan hormat, (D kapital, h kecil)

Saudara yang terhormat,
Bapak yang terhormat,
Prof. yang terhormat,
Dalam surat dinas yang bersifat khusus, digunakan salam pembuka yang sesuai dengan
lingkungannya, seperti:
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakaatuh,

Salam Pramuka,
Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam

pembuka: Assalaamualaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, dalam
penulisan surat dinas.
8. Isi Surat
Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan.
Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat sesuai dengan keinginan penulis surat, bergantung
pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu:
1. inancial pembuka surat,
2. paragraf isi surat (isi surat yang sesungguhnya),
3. inancial penutup surat.
9. Paragraf Pembuka Surat

Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat
menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya.
Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali inancial pembuka pada surat
dinas, adalah sebagai berikut:
1. Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan KAMMI Pusat, kami akan
menerbitkan buku panduan kesekretariatan
29
2. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Oktober 2009, No. 007/PH/B/KES/KW3.KD-

1/KAMMI/X/2009, tentang persyaratan menjadi anggota KAMMI, dengan ini kami
beritahukan bahwa
Catatan:
Kata kami digunakan, jika penulis surat mengatasnamakan suatu organisasi atau instansi.
Akan tetapi, jika atas nama dirinya sendiri, kata ganti yang tepat adalah saya.
10. Paragraf Isi Surat

Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang
dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Sesuatu yang disampaikan inilah
yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi dari penerima surat. Oleh
karena itu, agar pesan tersebut sampai kepada penerima sesuai dengan keinginan pengirim,
maka penggunaan singkatan atau istilah yang tidak lazim hendaklah dihindari. Selain itu,
setiap inancial isi surat hanya berbicara tentang satu masalah; jika ada masalah lain, hal
tersebut dituangkan dalam inancial yang berbeda. Terakhir, kalimat-kalimat dalam paragraf isi
hendaknya pendek, tetapi jelas.
Rumusan isi surat harus menarik, tidak membosankan tetapi tetap hormat dan sopan.
Penulis surat harus benar-benar mengakui dan menghormati hak penerima surat. Oleh karena
itu, penulis hendaknya menghindari sikap menganggap remeh terhadap orang lain, apalagi
menghina atau mempermainkannya.
11. Paragraf Penutup Surat

Paragraf penutup surat berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat, selain
dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima
surat. Paragraf penutup ini berfungsi juga untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat.
Contoh inancial penutup surat:
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.
3. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
Catatan: Tidak boleh menggunakan kata ganti nya. Misal: Atas perhatiannya, Atas
kerjasamanya. Tetapi harus menggunakan kata sapaan.
30
12. Salam Penutup

Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setelah penulis
berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup
dan tanda tangan pengirim, dengan diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
koma.
Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam
bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat.
Contoh:
Salam takzim,
Salam kami,
Hormat kami,
Wasalam,
Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam penutup:

Wassalaamualaikum warahmatullaahi wabarakaatuh, dalam penulisan surat dinas.
13. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu
pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi.
Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf
awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apapun.
Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda
tangan tersebut. Contoh:
Rijalul Imam,S.Hum, M.Si.

Ketua Umum
31
14. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut
dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi surat tersebut. Jadi,
tembusan ini dicantumkan hanya jika memang ada pihak lain yang harus mengetahui maksud
surat.
Contoh:
Tembusan:
1. Ketua Umum
2. Sekretaris Jendral
15. Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep
dan singkatan nama pengetik surat; sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut,
pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.
DP/ADN

Keterangan: DP (singkatan nama pengonsep) DP = Deni Priyatno.

ADN (singkatan nama pengetik) ADN = Alfia Diah Ningsih.
Ditulis italic (miring) Font size 8
32
TAMBAHAN
JENIS SURAT
33
1. Memo/Memorandum
adalah surat yang dtulis secara singkat dan berisi pesan kepada seseorang.
KOP
Tangal,- bulan tahun
MEMO
( ditulis ditengah, dengan tulisan tebal dan huruf tebal)

Kepada/Yth. : Tempat yang dituju/orang
Dari : Pengirim
Perihal : Maksud
Tembusan : (kalau ada, kalau tidak tidak perlu ditulis)
(isi memo)
Menyampaikan berita telepon dari Bapak Kepala Biro Umum, kami mohon bantuan
saudara untuk mengirim montir guna memperbaiki mobil dinas Nomor yang
mengalami kerusakan di Jl. .
Penutup ( jarak dari atas ke alinea baru 2 spasi)
TTd
(Yang mengeluarkan )
Catatan: Agar lebih memudahkan, sebaiknya Biro Kesekretariatan menyiapkan

lembaran kosong Memo, sehingga pihak yang ingin menggunakan tinggal
mengisinya saja.
34
2. Nota Dinas
adalah tulisan yang merupakan alat komunikasi kedinasan antara penjabat/unit
organisasi yang membawakan sifat pribadi dalam kedinasan, isinya mengingatkan, menyarankan
atau mengusulkan sesuatu mengenai suatu masalah kedinasan. Penulisanya sama dengan Memo.
KOP
NOTA DINAS
001/ND/KAMMI/XI/2009
Kepada/Yth. :
Dari :
Perihal :
Tembusan : (kalau ada)
Sehubungan dengan kedatangan . Dengan ini kami memohon

bantuan saudara untuk menyediakan 3 (tiga) buah kendaraan yang baik selama kunjungan
tamu di atas.
Perlu kami tambahkan bahwa untuk persiapanpersiapan kunjungan tersebut kami
memerlukan satu kendaraan untuk protokol dan security.
Penutup ( Ucapan terima kasih)
Nama Pejabat
Jabatan
3. Surat Peringatan
adalah surat pemberitahuan yang bersifat mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan,
kelalain, kekeliruan atau sesuatu yang berlawanan dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud
memperbaiki/ memulihkan kembali.
Sasaran surat peringatan dibedakan Sbb:
1. Surat Susulan (desakan,seregan) yaitu untuk mengingatkan kembali bahwa surat yang dikirim
belum memperoleh jawaba. Surat susulan diberikan 3 (tiga).
2. Surat Tegoran yaitu untuk mengingatkan bahwa telah terjadi pelangaran terhadap suatu
peraturan yang berlaku. Surat teguran di berikan 3 (tiga) kali di sesuaikan dengan kektentuan
yang menjadi landasan hukum surat teguran tersebut.
35
Isi desakan
DESAKAN PERTAMA
Memgingat kembali kepada surat kami no dengan hormat kami masih menunggu
tanggapan/balasan saudara mengenai perihal dalam surat tersebut.
Kop
Contoh surat peringatan yang bersifat teguran umum.
Kepada/Yth.
PERINGATAN KE ..
Nomor : ../PER/KU-i/KAMMI/XI/2009
Dengan sangat menyesal kami mendengar / mendapat laporan (1) bahwa saudara
..(2)

.
Jika berita/laporan (1) tersebut benar, maka kami terpaksa mengingatkan bahwa apa
yang saudara lakukan/perbuat itu adalah bertentangan dengan
(3)
Pelangaran tersebut juga merupakan cerminan dari sikap kurang terpuji yang
tidak diharapkan dilakukan oleh seorang anggota yang baik.
Demikian saudara agar menjadi maklum dan mencegah terulangnya kembali
kejadian tersebut (4), serta menyadari kembali kedudukan Saudara selaku anggota
(jabatan dalam organisasi).
Dikeluarkan di :
Pada Tanggal :
Nama
Jabatan
Penjelasan
1. Coret yang tidak perlu atau disesuaikan dengan apa yang dikehendaki;
2. Uraikan perbuatan/ peristiwa yang dianggap melanggar peraturan ;
3. Hukum peraturan yang dilanggar
4. Dapat diganti atau disertai sangsi
5. Untuk peringatan Dua dan Ketiga, isi peringatan diubah sbb:
36
Kepada saudara telah diberikan peringatan ke .. dengan surat no/tgl..

mengenai perbuatan yang saudara lakukan. Namun demikian ternyata bahwa tidak ada
tanda-tanda /usaha saudara untuk merubah sikap/ mencegah kejadian yang dianggap
bertentangan dengan peraturan tersebut.
Dengan ini kami mengibgatkan saudara untuk ke . Kalinya agar saudara
mengubah sikap dan tingkah laku/ mencegah kejadian tersebut, sebelum diambil
tindakan hukuman jabatan menurut peraturan yang berlaku.
Demikian agar saudara maklum.
Kop
PERINGATAN PERTAMA/KEDUA/KETIGA
Nomor : ../PER/KU-i/KAMMI/XI/2009
Nama :
Pangkat :
Jabatan :
Unit Org. :
Dengan ini saudara diberikan peringatan pertama/kedua/ketiga 1) sesuai dengan

pasal 7 ayat(1) Surat keputusan . , karena saudara pada tgl .
telah . Kepada saudara telah diberikan peringatan :
a. Pertama dengan surat tanggal
no.(2)..
b. Kedua dengan surat .tanggal
.no.(3).
c. Pertama untuk kedua kalinya dengan surat ..4)
Yang memberi peringatan

Pertama/ kedua/ ketiga
4. Surat yang Bersifat Memberi Keterangan/Tugas/Perintah/Hak/Wewenang

1) Surat Keterangan
Surat keterangan adalah Surat pernyataan dari penjabat yang bersangkutan tentang suatu
kebenaran sesuatu yang dimaksudkan untuk tujuan tertentu agar memperoleh kelancaran dan
kemudahan dalam usaha kegiatannya.
37
- Surat Keterangan diterbitkan oleh Ketua Umum/ Sekjend

- Surat keterangan harus jelas diberikan untuk sesuatu tujuan tertentu dan tidak bersifat umum.
KOP
SURAT KETERANGAN
Nomor : ../SKT/KU-eKAMMI/II/2005
Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa:

Demikian, semoga dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
Tembusan
Catatan : Isi Surat Ketetangan tergantung apa yang ingin diterangkan.
3) Surat Keterangan Perjalanan (SKP)

adalah surat keterangan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, atas
permintaan yang bersangkutan dan isinya menerangkan maksud perjalanan yang dilakukan
oleh pemohon SKP, tidak mengandung akibat yang mnembebani keuangan bagi anggaran
belanja lembaga tersebut.
Catatan : Bila terjadi kerusakan terhadap kendaraan yang dipakai

tetap tanggung jawab yang bersangkutan
38
Bentuk SKP :
KOP
SURAT KETERANGAN PERJALANAN

Nomor : ../SKP/KU-eKAMMI/II/2005
Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa :
1. Nama :
2. Jabatan :
3. Ormas/ LSM :
bermaksud mengadakan perjalanan dalam rangkadengan
tujuan:
4. Alamat :
5. Tanggal berangkat :
7. Tanggal kembali :
8. Kendaraan yang menyertai :
Demikianlah yang berwajib dapat memberikan bantuan bilaman perlu.
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
Tembusan
Tembusan : Dikirim kepada atasan langsung, dari pihak yang meminta SKP yang dikeluarkan oleh
masing-masing ketua Bidang/Dept/ Biro.
4) Surat Izin
adalah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh
hak/fasilitas/dispensasi yang bukan menjadi hak/wewenang/kompetensinya dan sifatnya
hanya untuk peristiwa dan dalam batas waktu tertentu.
Surat izin memberikan hak wewenang atau pembebasan syarat dari sesuatu larangan
sehingga sesuatu peraturan menjadi tidak berlaku bagi hal tersebut.
39
Bentuk Surat Izin
KOP
SURAT-IZIN
Nomor :/SI/B/DEKKAMMI/XI/2009
Kepalapada sekretariat Dept, sesuai dengan

. Memberikan izin kepada :
Nama :
Jabatan :
Alamat :
NIP :
untuk

.
Agar yang berkepentingan menjadi maklum
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
5) Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan yang
mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada staf/anggota yang lain, guna bertindak
untuk dan atas namanya melakukan suatu perbuatan
40
KOP
SURAT KUASA
Nomor : /SKU/C/KES/KAMMI/XI/2009
Ketua Biro Kesekretariatan, dengan ini memberi kuasa kepada :
Nama :
Jabatan :
untuk

Demikianlah agar yang berkepentingan menjadikan maklum dan Surat Kuasa
ini dapat dipergunakan seperlunya.
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
Tembusan
6) Surat Perintah/Tugas
Surat perintah adalah kehendak pempinan, atasan kepada bawahannya yang
berwewenag secara tegas dan tertulis untuk melakukan tugas / pekerjaan tertentu.
Surat tugas adalah surat penyataan pempinan, atasan kepada bawahanuntuk
melaksanakan sesuatu pekerjaan tertentu.
Surat tugas dan surat perintah mempunyai kesamaan perbedaanya : Surat Perintah ,lebih
umum. Sedangkan Surat Tugas, lebih khusus.
41
Kop
SURAT-PERINTAH
Nomor : /PRINT/KU-i/KAMMI/XI/2009
Sehubungan dengan Nota Dinas ..tanggal\bln\thn, tentang

permohonan.., serta menimbang bahwa sifat pekerjaan tersebut sangat
mendesak dan perlu segera diselesaikan diluar jam.
MEMERINTAHKAN
Kepada : 1.
2.
Untuk : 1.Segera memerintahkan .guna melaksanakan tugas
khusus menyelesaikan
2. Tugas khusus tersebut dilaksanakan mulai tanggal/ bln/ thn dari
pukul s/d dengan jumlah personil.
Agar para yang berkepentingan melaksanakan perintah ini sebaik-baiknya dengan
penuh rasa tanggung jawab
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
KOP
SURAT - TUGAS
Nomor : /T/KU-i/KAMMI/XI/2009
Kami (Jabatan) Yang tertanda tangan dibawah ini memberi tugas kepada :
Nama :
Jabatan :
Untuk : 1.
2.
Setelah melaksanakan tugas tersebut selesai agar menyampaikan laporan tertulis

kepada pimpinan .
Kepada Instasi yang bersangkutan diminta bantuan seperlunya.
Dikeluarkan di :
Pada tanggal :
Nama
Jabatan
Tembusan
42
5. Naskah Serah Terima

adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan suatu hak kekuasaan dan
pertanggungjawaban, dimaksudkan sebagai bukti berpindahnya sesuatu keadaan/peristiwa hukum.
Naskah serah terima jabatan dilengkapi dengan memori Serah terima Jabatan digunakan untuk :
1. Bukti berpindahnya suatu keadaan/peristiwa
2. Batas tangung jawab penjabat yang lama kepada kepada penjabat yang baru
3. Pengukuhan peristiwa yang berakhir inancial
4. Pengenalan tugas-tugas yang harus didahulukan, sedang dikerjakan dan yang akan dikerjakan.
KOP
NASKAH SERAH TERIMA JABATAN
Pada hari ini Tanggal . Bulan tahun dua ribu .. bertempat di

.. Jl. .. telah diadakan serah terima jabatan masing-masing antara :
1. (Nama jababatan yang menyerahkan)(No. anggota).., yang
dengan (dasar hukum) . no .. tanggal telah diberhentikan
dengan hormat dari jabatan sebagai .. selanjutnya disebut Pejabat Lama; dengan
2. (Nama jabatan yang menerima) .(no anggota). Yang dengan
. (dasar hukum) no Tanggal telah diangkat dalam jabatannya
sebagai selanjutnya disebut Pejabat Baru, dengan ketentuan sebagai berikut :
1. penjabat lama dengan ini menyerahkan kerada penjabat baru atau sama dengan penjabat
yang baru dengan ini menerima penyerahan dari penjabat lama, jabatan, serta tugas,
wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan dengan jabatan tersebut.
2. Penyerahan fisik harta dan kekayaan milik .( nama Instasi) ..
akan dilaksanakan kemudian dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari serah
terima jabtan ini.
Sebagai pengukuhan Naskah serah terima jabatan ini, dan para pihak membubuhkan tanda
tangannya masing-masing dihadapan dan disaksikan oleh ..
Dibuat :
Pada tanggal :
Pejabat Baru Pejabat Lama
Nama Terang Nama Terang

Nomor Anggota Nomor Anggota
MENYAKSIKAN,
Nama Terang
Nomor Anggota
43
6. Surat Mandat
adalah surat yang dikeluarkan untuk orang lain, dengan maksud memberikan mandat
untuk melakukan sesuatu. Biasanya mewakili pemberi mandat dalam suatu kegiatan.
Contoh Surat Mandat

KOP
SURAT MANDAT
Nomor : 001/M/KU-e/ KAMMI/IX/2009
Segala Puji bagi Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya. Shalawat serta salam
senantiasa tercurah kepada junjunga Nabi Muhammmad SAW .
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia (KAMMI) PUSAT memberikan mandat :
Nama : Joko Wardoyo, SE.

Amanah : Wakil Bendahara Umum I
Sebagai
Delegasi pimpinan KAMMI (KAMMI) PUSAT untuk mengikuti acara Sosialisasi Undang-
Undang, yang dilaksanakan oleh Departemen Dalam Negeri Republik Indonesia (Depdagri RI);
pada . 2009 bertempat di
Demikian surat mandat ini kami buat, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Ketua Umum
Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia ( KAMMI) PUSAT
Dikeluarkan di : Jakarta
Pada Tanggal :
(Nama Pimpinan )
Jabatan
44
KODE SURAT
45
PEMBAKUAN KODE SURAT
Kode Jenis Surat

No. JENIS SURAT KODE SURAT
1 Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang,dll) PH

2 Undangan (Rapat, pembicara, audiensi, hearing, dll) U
3 Pemberitahuan (kunjungan, dll) B
4 Pengumuman P
5 Mandat /Kuasa M/K
6 Rekomendasi REK
7 Keterangan KET
8 Penugasan (Tugas) T
9 Ucapan UP
10 Memo MO
11 Nota NT
12 Pernyataan PN
13 Kerjasama KS
14 Balasan SB
15 Surat Keputusan SK
Catatan: Surat yang kodenya berbeda, penomorannya dimulai dari 1. Sedangkan yang kodenya
sama, penomorannya diurutkan.
Kode Tujuan Surat

No. NAMA KODE SURAT
1 Internal pengurus Komisariat A

2 Kader KAMMI Komisariat, KAMMDA, KAMMPUS B
3 Organisasi di luar KAMMI C
4 Pihak lain (Mis: Instansi Pemerintahan, Kabag. Perlengkapan, dll.) D
46
Kode Organisasi
No ITEM KODE
1. Ketua Umum KU
2. Sekretaris Jenderal SJ
3. Biro Penelitian dan Pengembangan Organisasi LITBANG
4. Biro Kesekretariatan KES
5. Biro Pengembangan Organisasi PO
6. Bendahara Umum BU
7. Wakil Bendahara Umum WBU
8. Bidang Pengkaderan dan Pengorganisasian BP2
9. Departemen Kaderisasi DK
10. Departemen Kompetensi DKP
11. Departemen Pengembangan Wilayah DPW
12. Bidang Kebijakan Strategis BKS
13. Departemen Kajian Strategis DKS
14. Departemen Hubungan Masyarakat DHM
15. Bidang Hubungan Luar Negeri BHLN
16. Bidang Pengembangan Ekonomi dan Kemandirian Masyarakat BPEKM
17. Departemen Ekonomi dan Kewirausahaan DEK
18. Departemen Kemandirian Masyarakat DKM
19. Bidang Kemuslimahan BKM
20. Departemen Pemberdayaan Potensi Muslimah DP2M
21. Departemen Advokasi Muslimah DAM
22. LSO L
23. Badan Permusawaratan KAMMI BP
24. Panitia Bersama PBM
47
Kode KAMMI Wilayah/Daerah

No KAMMI WILAYAH / KAMMI DAERAH KODE
1. Jabar KW1
1. Bandung 1.KD-1
2. Cirebon 1.KD-2
3. Tasikmalaya 1.KD-3
4. Garut 1.KD-4
5. Sukabumi 1.KD-5
6. Sumedang 1.KD-6
7. Ciamis (P)
8. Cianjur (P)
9. Subang (P)
2. DIY KW2
1. Bantul 2.KD-1
2. Sleman 2.KD-2
3. Kota 2.KD-3
3. Kalimantan KW3
1. Kalimantan Timur (Kaltim) 3.KD-1
2. Kalimantan Selatan (Kalsel) 3.KD-2
3. Kalimantan Tengah (Kalteng) 3.KD-3
4. Kalimantan Barat (Kalbar) 3.KD-4
4. Sumbagut KW4
1. NAD 4.KD-1
2. Sumatera Utara (Sumut) 4.KD-2
3. Sumatera Barat (Sumbar) 4.KD-3
4. Riau 4.KD-4
5. Kepulauan Riau (Kepri) 4.KD-5
5. Jabal Nuur KW5

1. Surabaya 5.KD-1
48
2. Malang 5.KD-2
3. Jember 5.KD-3
4. Bali 5.KD-4
5. Nusa Tenggara Barat (NTB) 5.KD-5
6. Nusa Tenggara Timur (NTT) 5.KD-6
7. Madiun (P)
6. Jateng KW6
1. Semarang 6.KD-1
2. Solo 6.KD-2
3. Purwokerto 6.KD-3
4. Magelang (P)
7. Sulserabar KW7
1. Makasar 7.KD-1
2. Sulawesi Tenggara (Sultra) 7.KD-2
3. Sulawesi Barat (Sulbar) 7.KD-3
4. Bosowa (P)
5. Luwu Raya (P)
8. Sulutenggo KW8
1. Sulawesi Tengah (Sulteng) 8.KD-1
2. Gorontalo 8.KD-2
3. Sulawesi Utara (Sulut) 8.KD-3
9. Megapolitan KW9
1. Jakarta 9.KD-1
2. Bogor 9.KD-2
3. Banten 9.KD-3
4. Bekasi 9.KD-4
5. Depok 9.KD-5
49
Catatan:
- Untuk KAMMDA persiapan (P), sementara belum ada kodenya, sampai dinyatakan
penuh (mandiri)
- Untuk KAMMDA yang belum ada KAMMWIl-nya, sementara kode yang dicantumkan
hanya kode daerahnya. Setelah KAMMWIL-nya terbentuk, baru ditambahkan kode
wilayahnya.
Kode KAMMDA yang Belum Memiiki KAMMWIL
No KAMMI DAERAH KODE
1. Jambi KD-1
2. Bengkulu KD-2
3. Palembang KD-3
4. Lampung KD-4
5. Bangka Belitung (P)
1. Maluku KD-1
2. Maluku Utara KD-2
3. Kepulauan Sulah (P)
1. Papua KD-1
50
PENOMORAN SURAT
51
PENOMORAN SURAT
1. Surat yang dibuat oleh KAMMI Pusat
1. Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum

001/PH/KU-e/KAMMI/X/009
001/ PH/ KU-e / KAMMI/ X / 009

Nomor Jenis Kode Kode Bulan Tahun
Surat Surat dan sifat Surat
i = internal (ke dalam organisasi KAMMI)

e = eksternal ( ke luar organisasi KAMMI)
Keterangan: i (internal) dan e (eksternal) hanya digunakan jika dikeluarkan oleh

KU/KT/KD/KK/SJ/SU.
Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Bidang /Departemn/Biro

Surat yang dikeluarkan Departemen Ekonomi dan Kewirausahaan
001/PH/B/DEK/KAMMI/XI/009
001/ PH/ B / DEK / KAMMI/ XI / 009
Nomor Jenis Kode tujuan Kode Kode Bulan Tahun

Bidang
2. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan (di bawah Bidang/Departemen/Biro)

Contoh: Kepanitiaan Sarasehan Nasional KAMMI (SARNAS) di bawah Bidang
Kemuslimahan. 001/U/C/SARNAS/BKM/KAMMI/XII/009
3. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan bersama (non-Bidang/Departemen/Biro)

Contoh: Kepanitiaan KAMMI Peduli (KP)
001/U/KP/PBM/KAMMI/X/009
52
2. Surat yang dibuat oleh KAMMI Wilayah
Contoh: Surat yang dikeluarkan oleh Ketua Umum

001/PH/KU-e/KW3/KAMMI/X/009
001/ PH/ KU-e / KW3 /KAMMI/ X / 009

Nomor Jenis Kode Kode Kode Bulan Tahun
Surat Surat Wilayah Pusat
3. Surat yang dibuat oleh KAMMI Daerah

001/PH/KU-e/5.KD-1/KAMMI/X/009
001/ PH/ KU-e / KW3 /KAMMI/ X / 009

Nomor Jenis Kode Kode Kode Bulan Tahun
Surat Surat Wilayah Pusat
dan Derah
4. Surat yang dibuat oleh KAMMI Komisariat

001/PH/KU-e/K-GRESIK/5.KD-1/KAMMI/X/009
001 /PH / KU-e / K-GRESIK / 5.KD-1 /KAMMI/ X / 009

Nomor Jenis Kode Kode Kode Kode Bulan Tahun
Surat Surat Komisariat Wilayah Pusat
dan Daerah
53
STEMPEL
54
PEMBAKUAN STEMPEL
KAMMI PUSAT membakukan stempel yang digunakan, sebagai berikut:

1. Stempel KAMMI Wilayah dan Daerah sama dengan stempel. KAMMI PUSAT
2. Stempel Komisariat tetap meletakkan nama daerahnya (lihat contoh).
3. Ukuran stempel, penulisan huruf, dan bentuk stempel; diseragamkan.

- Untuk bentuk huruf tuliasan KAMMI mengunakan Times New Roman (Bol/tebal)
- Untuk bentuk huruf tulisan Pengurus KAMMI Pusat, Wilayah, Daerah, dan Komisariat, serta

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia; menggunakan Tohama ( Bold/tebal)
4. Mengenai warna tinta stempel, di tetapkan menggunakan warna biru tua
Contoh:
Stempel KAMMI PUSAT
62 mm
21 mm
Stempel KAMMI Wilayah
62 mm
21 mm
55
Stempel KAMMI Daerah
62 mm
21 mm
Stempel KAMMI Komisariat
62 mm
21 mm
56
TANDA TANGAN
57
Surat yang dikeluarkan oleh KAMMI Pusat
a. Langsung dikeluarkan atas nama Ketua Umum
Rijalul Imam,S.Hum, M.Si. Deni Priyatno, SST.

Ketua Umum Sekretaris Jenderal
b. Dikeluarkan atas nama Bidang

Ketua Umum Ketua Bidang
atau seperti ini:
Ketua Bidang Sekretaris Bidang
Mengetahui,

Ketua Umum
58
c. Dikeluarkan atas nama Departemen

Ketua Umum Ketua Departemen
atau seperti ini:
Ketua Bidang Ketua Departemen
Mengetahui,

Ketua Umum
59
d. Dikeluarkan atas nama Biro

Ketua Umum Ketua Biro
atau seperti ini:
Deni Priyatno, SST.

Sekretaris Jenderal Ketua Biro
Mengetahui,

Ketua Umum
e. Dikeluarkan mengatasnamakan
Contoh:
a.n. Ketua Umum
Deni Priyatno, SST.

Sekretaris Jenderal
Nb: Stempel harus terkena tanda tangan, tetapi tidak boleh menutupi nama/identitas penanda
tangan.
60
PROTAP PELANTIKAN
PENGURUS
6
1
PROTAP PELANTIKAN PENGURUS
Untuk menyeragamkan tata aturan pelaksanaan proses pelantikan pengurus KAMMI secara
nasional, maka perlu dibuat suatu peraturan pelaksanaan pelantikan pengurus KAMMI. Adapun
aturannya sbb:
A. Aturan Pelantikan
1. Pelantikan pengurus KAMMI adalah pelantikan Ketua dan seluruh jajaran pengurus KAMMI.
2. Pelantikan pengurus KAMMI Pusat dilakukan oleh Ketua Badan Permusyawaratan KAMMI
Pusat, berdasarkan hasil Ketetapan Muktamar KAMMI.
3. Pelantikan Pengurus KAMMI Wilayah/Daerah dilakukan oleh Ketua umum KAMMI Pusat,
yang mewakili di tingkat Pimpinan Pusat KAMMI atau KAMMI Wilayah, berdasarkan SK
Ketua Umum KAMMI kepada Ketua terpilih.KAMMI Wilayah/Daerah.
4. Pelantikan Pengurus KAMMI Komisariat dilakukan oleh Ketua Daerah atau yang mewakili di
tingkat KAMMI Daerah, berdasarkan SK Ketua KAMMI Daerah kepada Ketua terpilih
Komisariat.
B. Perangkat Pelantikan
1. Surat Keputusan (SK) Muktamar untuk Penguras KAMMI Pusat,
SK Ketua KAMMI Pusat untuk Ketua dan Pengurus KAMMI
Wilayah, SK Ketua KAMMI Pusat untuk Ketua dan Pengurus
KAMMI Daerah, SK Ketua KAMMI Daerah Untuk Ketua Komisariat
2. Naskah Ikrar KAMMI
3. Naskah Pelantikan
meliputi: Surat Keputusan Ketua Umum dan Daftar Pengurus KAMMI Pusat, Wilayah, Daerah,
atau Komisariat
4. Tek Mars KAMMI (Lagu Tekad-Izzis)
5. Naskah Pidato Politik Ketua Terpih
6
2
C. Pelaksanaan Pelantikan
1. Syarat pelaksanaan pelantikan
Susunan Acara Pelantikan:
- Pembukaan (dibawakan oleh MC).
- Pembacaan Al-Quran (dibawakan oleh Petugas yang ditunjuk).
- Menyayikan lagu Indonesia Raya (aba-aba dari petugas yang ditunjuk).
- Menyayikan mars KAMMI.
- Proses pelantikan:
1. Proses Pelantikan (dilakukan oleh KAMMI Pusat atau Wilayah yang diberi mandat.
2. Pemanggilan Pengurus baru KAMMI (satu per satu) ke depan/podium
3. Pembacaan SK
4. Pembacaan Ikrar
- Serah terima dari Pengurus lama Kepada Pengurus terpilih (misal: memberikan panji/atribut
KAMMI sebagai simbol).
- Sambutan-sambutan:
a. Sambutan Panitia (dibawakan oleh ketua Panitia)
b. Sambutan Perwakilan KAMMI Pusat/Wilayah.
c. Sambutan BP/MP ( dibawakan oleh ketua BP/MP terpilih)
- Orasi Ketua terpilih
- Acara Tambahan (Hiburan)
- Penutup
2. Perangkat acara
Perangkat kebutuhan yang harus ada:
- Naskah Ikrar KAMMI
- Naskah Pelantikan
- Tek Mars KAMMI
- Naskah Pidato Politik Ketua Terpilih
Jangka waktu pelatikan dari terpilihnya ketua Wilayah, Daerah, atau Komisariat maksimal dua
bulan, untuk menyusun kepengurusan yang baru. Setelah kepengurusan yang baru terbentuk, maka
dapat dilakukan proses pelantikan.
Catatan:
Untuk proses pelantikan Pengurus Komsat dilakukan oleh KAMMI Daerah.
63
STANDARDISASI
PENGAJUAN SK
64
PENGAJUAN SK
Pengajuan (SK) Surat keputusan yang dibuat KAMMI Wilayah/Daerah.
Untuk merapikan administrasi organisasi Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

(KAMMI) diperlukan mekanisme mengajukan pembuatan Surat Keputusan tentang penetapan
kepengurusan KAMMI Wilayah atau Daerah.
Syarat-syarat untuk pengajuan Surat Keputuasan:
1. Mengajukan Surat Permohonan penerbitan SK (Surat Keputasan)
2. Melampirkan Surat Ketetapan (Konsideran) MUSWIL/MUSDA tt pengangkatan Ketua..
3. Melampirkan lembar kepengurusan KAMMWIL/KAMMDA (Nama + CP).
Catatan :

Bagi KAMMDA Surat yang dibuat ditembuskan ke KAMMWIL.

Bagi Komisariat Surat permohanan penerbitann SK ditujukan kepada Ketua KAMMI Daerah
65
PEMBAKUAN ATRIBUT
66
PEMBAKUAN ATRIBUT
1. Papan Nama Sekretariat/Kantor
KANTOR KAMMI PUSAT
KESATUAN AKSI MAHASISWA MUSLIM INDONESIA

(The Action Group of Indonesian Moslem Students)
Jalan Gugus Depan Rt.03/02 No. 2 Palmeriam Kec. Matraman Jakarta Timur
Telp. (021) 8502226 / (021) 70228767
pp_kammi@gmail.com http.//www.kammi.or.id
67
2. Kop Surat
KesatuanAksiMahasiswaMuslimIndonesia
(TheActionGroupofIndonesianMoslemStudents)
PIMPINANPUSATKAMMI
Jalan Gugus Depan, No. 2, RT. 03, RW. 02, Kel. Palmeriam, Kec. Matraman-Jakarta Timur
Telepon, E-mail: 081220881977 / 021-94404029, pp.kammi@gmail.com / http://www.kammi.or.id
(KAMMI)WilayahKalimantan
Jalan Wahid Hasyim, RT. 17, Samarinda-Kalimantan Timur

Telepon, E-mail: 085752856321, kammi_kalimantan@yahoo.co.id / http://www.kammi.blogspot.com
(KAMMI)DaerahJakarta
Jalan Mampang Prapatan 10, No. 11A, Mampang-Jakarta Selatan

Telepon, E-mail: 08561014594, rumahkammja@yahoo.com
(KAMMI)PapuaKomisariatMerauke
Jalan Pendidikan Perumnas, Blok D, Nomor 17, Merauke.

Telepon/E-mail: 08561014594, kammi_merauke@yahoo.com
68
3. Amplop Surat
347192
Kesatuan
AksiMahasiswa
MuslimIndonesia
Kepada:
Bapak.
Di
..
JalanGugusDepan,Rt.02/Rw.03,No.2,Kel.Palmeriam,Kec.Matraman
PIMPINANPUSATKAMMI
Jalan
Telepon/Faksimili:..
Kepada:
Bapak.
Di

69
4. Kartu Tanda Anggota (KTA)

NO PROGRAM KEGIATAN KETERANGAN
Sebagai contoh:
05. 05. 04. 2005. 001
Komsat/Kamda/Wilayah/Tahun/No.urut
1 Kartu Anggota Penomoran Kartu 05 : Kode Komsat
Anggota KAMMI 05 : Kode KAMMDA
04 : Kode Wilayah
2005 : Tahun Masuk KAMMI (DM I)
001 : No. urut
Catatan: - Bila pembuatannya mandiri, format KTA ditentukan oleh KAMMI Pusat.
Sedangkan teknisnya oleh KAMMDA.
- Bila bekerja sama dengan Bank/instansi lain, MOU (Kesepakatan) di bawah
KAMMI Pusat.
70
5. Jas KAMMI

Pedoman Kestari Final

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Kestari Final

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1

Di bawah ini merupakan deskripsi kerja Biro Kesekretariatan:

II. Kerumahtanggaan (Bagi yang punya Sekretariat)

III. Perlengkapan (Bagi yang punya Sekretariat)

PENJABARAN DESKRIPSI KERJA

FORMULIR PENERIMAAN TELEPON

C. Mengelola Kas Kecil

100.000 Mei 2 20.000 25.000 15.000

D. Mengelola Perlengkapan Kantor

Bentuk buku inventaris perlengkapan KAMMI PUSAT

No No. Inv. Nama Barang Jmlh Spesifikasi Keterangan

01 23Juli 25 juni 01/pb/KU/ HMI Undangan PP Ketua

ALAMAT SURAT MASUK

No Lembaga/Organisasi Alamat Telp/Fax e-mail Cp

No Tanggal Nomor Surat Perihal/berita Ditujukan kpd Dari Siapa Keterangan

1 11 001/PH/KU- Permohonan Instansi PP KAMMI Ketum

Nama Tanggal Tanggal Perihal Tanda tangan Tanda tangan

4. Tidak menutup kemungkinan arsip yang sudah dipinjam, dibutuhkan oleh

Peminjam Tanggal Perihal Peminjam Tanggal

Peminjaman arsip-arsip yang dilakukan oleh Bidang/Depatemen/Biro hanya untuk di-fotocopy.

G. Mengatur Jadwal Ketua Umum

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

IV. DINAMIKA PERSONIL

No. Nama Aktif Non-Aktif Kendala

V. PROYEKSI DAN REKOMENDASI

Tgl/bln/thn Pemasukan Pengeluaran Jenis Barang Harga

Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan:

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

Petunjuk Teknis Mekanisme Administrasi Biro Kestari

Surat Pencatatan Sosialisasi Pengarsipan

- Form Surat Masuk:

KESTARI Sekretaris Dept/Biro

Master surat - Rekap surat dan lampirannya

Kebijakan Bidang/Dep. / Biro

Resmi Instansi Dinas

Tidak Resmi Pribadi

C. Rambu-rambu Pembuatan Surat

A. Pengertian Surat Dinas

B. Fungsi Surat Dinas

C. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik

D. Format Surat Dinas

Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka KAMMI menggunakan format surat

Contoh: Format setengah lurus b

E. Bagian-bagian Surat Dinas

1. alamat kantor cabang,

Berdasarkan pertimbangan di atas, maka KAMMI menggunakan kepala surat

Contoh kepala surat:

Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia

Lampiran: lima berkas

6. Alamat (Dalam) Surat

Contoh: Ykh. Bapak Hamdan, M. Hum.

Contoh alamat (dalam) yang benar:

Ykh. Ir. Latif

Yang kami hormati

Ykh. Pimpinan Bank Dagang Negara

Catatan: Pimpinan berarti staf yang memimpin (beberapa orang).

Ykh. Pemasang Iklan

Ykh. Kepala Bagian Personalia

Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan

Dengan hormat, (D kapital, h kecil)

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakaatuh,

Berdasarkan berbagai pertimbangan, maka KAMMI menggunakan salam

9. Paragraf Pembuka Surat