MAKALAH PENATALAKSANAAN KURATIF TERBATAS II

“RESEPSIONIS”

D4 KEPERAWATAN GIGI

Disusun Oleh:

Adeleandra Sufiah EL Amin (P17325118402)

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES BANDUNG

2019
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan sehingga
kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Tanpa pertolongan-
Nya tentunya kami tidak akan sanggup untuk menyelesaikan makalah ini dengan
baik. Shalawat serta salam semoga terlimpah curahkan kepada baginda tercinta
kita yaitu Nabi Muhammad SAW yang kita nanti-natikan syafa’atnya di akhirat
nanti.

Kami mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat sehat-Nya,
baik itu berupa sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga kami mampu untuk
menyelesaikan pembuatan makalah sebagai tugas dari mata kuliah
Penatalaksanaan Kuratif Terbatas II dengan judul “Resepsionis”.

Kami tentu menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan
masih banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu, kami
mengharapkan kritik serta saran dari pembaca untuk makalah ini, supaya makalah
ini nantinya dapat menjadi makalah yang lebih baik lagi. Kemudian apabila
terdapat banyak kesalahan pada makalah ini, kami mohon maaf yang sebesar-
besarnya.

Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak khususnya kepada
dosen Preventive Denstistry kami yang telah membimbing dalam menyusun
makalah ini.

Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat. Terima kasih.

Bandung, Januari 2020

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................... i

DAFTAR ISI ...................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1

A. Latar Belakang ..................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ................................................................................ 2
C. Tujuan .................................................................................................. 2
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................... 3
1 . Tugas Resepsionis…………………………………………………… 3
2. Peralatan Resepsionis ........................................................................ 4
3.Dokumen Resepsionis ........................................................................ 10
4.Kebutuhan Resepsionis ..................................................................... 12
5.Fungsi Resepsionis ............................................................................ 14
6.Cara Mengatur Jadwal Perjanjian Resepsionis ..................................... 14
BAB III PENUTUP ........................................................................................... 18
A. Kesimpulan .......................................................................................... 18
B. Saran ..................................................................................................... 18

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................

LAMPIRAN .......................................................................................................

BAB I
 PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Resepsionis adalah orang yang bertugas sebagai penerima tamu disuatu perusahaan,
kantor, hotel. Area kerja Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) adalah front desk
atau meja depan. Ringkasan pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) :
menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta
menangani check-out tamu beserta pembayarannya. Atasan langsung
Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : FO Supervisor.
Receptionist adalah orang pertama yang akan dilihat pelanggan saat memasuki
bisnis. Selain menjadi penyambut tamu, resepsionis juga dapat menjawab telepon,
menerima pengiriman surat dan kurir, membantu menentukan siapa yang
mendapat akses ke gedung atau kantor, menjadwalkan pertemuan pengaturan
perjalanan, melakukan dokumen dan melakukan tugas administratif.
Skills yang dibutuhkan untuk menjadi Seorang Receptionist
 Keterampilan Customer-Service:
Anda adalah kesan pertama perusahaan. Seorang resepsionis yang sukses akan
bersikap ramah, teratur dan berpengetahuan luas tentang perusahaan tersebut.
 Keterampilan Komputer:
Anda perlu menjawab email, menggunakan sistem telepon, membuat dan
mengelola jadwal, dan mungkin mempelajari perangkat lunak khusus industri.
 Keterampilan Komunikasi:
Mendengarkan pelanggan dan manajemen, berbicara dengan cara yang jelas dan
ramah melalui telepon dan tatap muka adalah keterampilan penting bagi
resepsionis.

Jenjang Karir Seorang Receptionist

 Sekretaris
 Asisten administratif

Area kerja Receptionist / Front Desk Agent (FDA) adalah front desk atau meja
depan.
Ringkasan pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : menangani
registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani
check-out tamu beserta pembayarannya. Atasan langsung Receptionist/ Front
Desk Agent (FDA) : FO Supervisor.
 Selain itu, beberapa resepsionis juga dapat menerima pembayaran untuk
perusahaan, bertindak sebagai kasir.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa saja tugas resepsionis?
2. Apa saja peralatan yang di butuhkan resepsionis?
3. Apa saja dokumen yang harus dipersiapkan resepsionis?
4. Apa saja kebutuhan yang harus dipersiapkan resepsionis
5. Apa fungsi resepsionis
6. Bagaimana cara mengatur jadwal resepsionis?

C. TUJUAN
1. Untuk mengetahui cara mengelola bagian resepsionis.
2. Untuk mengetahui tugas tugas resepsionis.
3. Untuk mengetahui peralatan apa saja yang di butuhkan resepsionis.
4. Untuk mengetahui dokumen apa saja yang dibutuhkan resepsionis.
5. Untuk mengetahui fungsi resepsionis.
6. Untuk memahami cara mengatur jadwal perjanjian resepsionis.
 BAB II
PEMBAHASAN

TUGAS Resepsionis :

1.Mewakili Drg Klinik dalam menyambut kedatangan pasien/tamu dengan hormat

dan ramah.

2.Dalam berpakaian dan berpenampilan harus rapi bersih dan selalu tersenyum.

3.Tanggap untuk mengetahui tujuan kunjungan pasien/tamu serta memberikan

pelayanan sambutan seperlunya.

4.Membuat dokumentasi informasi pasien untuk keperluan administrasi pasien

klinik secara up to date dan menjaga kerahasiaan informasi Pasien. Setiap master
data pasien harus diarsip dengan urut dan rapi sesuai dengan abjad.

5.Menerima telepon yang masuk harus dilayani dengan baik, sopan dan ramah.
Kemudian wajib mengangkat telepon maksimal sebanyak 3 kali dering.

6.Seluruh telepon yang masuk dan keluar harus dicatat di log

book telepon dan memo telepon bila ada pesan yang ditinggalkan untuk orang
yang tidak ada ditempat.

7.Mengatur jadwal perawatan pasien sesuai dengan jadwal yang sudah dijanjikan,
dengan mengkonfirmasi kedatangan pasien dengan telpon/ whatsapp sehari
sebelumnya. Setiap jadwal reservasi pasien di catat di Buku Reservasi Pasien.

8.Membuat Nota Penagihan perawatan Pasien yang harus disetujui / ditandatangani

oleh Drg ybs. dan Pimpinan Klinik. Setiap Nota Tagihan di arsip dan dicatat secara
rapi di Register Tagihan.

9.Melakukan / mengatur penagihan ke pasien baik menerima pembayaran yang

harus dibayar langsung ke petugas keuangan klinik atau ditransfer ke rekening
klinik yang telah ditentukan. Secara berkala melakukan penagihan

10.Menerima keluhan / complaint dari pasien/tamu untuk segera dilaporkan tertulis

kepada Manager Klinik (untuk melakukan Corrective Action) dan Pimpinan Klinik.

11.Mengawasi kebersihan dan kerapian ruangan tunggu pasien serta toilet pasien,
yang harus dikerjakan oleh petugas kebersihan. Pastikan bahwa area yang
bersinggungan dengan pasien harus dikontrol kebersihan, kerapian dan keasriannya.
12.Mengawasi petugas klinik yang mengatur koordinasi penyampaian barang/pesan
antar Drg.

13.Mencatat hal-hal yang penting atau menjadi masalah di Buku Harian Reseptionis
untuk menjadi perhatian dari Manager Klinik (diperiksa dan ditindak lanjuti setiap
hari) dan diperiksa seminggu sekali oleh Pimpinan Klinik khususnya untuk
masalah-masalah yang belum diselesaikan.

14.Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Manager Klinik / Pimpinan

Klinik.

Peralatan Resepsionis
Dalam menjalankan Program Kesehatan Gigi seorang resepsionis membutuhkan
beberapa peralatan dalam menjalankan tugasnya sebagai resepsionis yaitu:

- Room Rack : sebuah rak yang berisikan catatan catatan penting yang di gunskan
untuk menaruh peralatan peralatan yang berisi keluhan pasien

Gambar Room Rack

-Key Rack : kunci yang digunakan untuk mengunci rak resepsionis

 Gambar Key Rack

-Date and Time Stamping Machine : adalah sebauh mesin yang digunakan untuk
menunjukkan tanggal dan waktu berkunjungnya pasien ke klinik gigi

Gambar Date and Time Stamping Machine

-Printer : Digunakan untuk mencatat rekam medic pasien yang berkunjung ke

klinik gigi
 Gambar Printer

-Computer Terminal : adalah sebuah computer yang digunakan untuk merekam

data riwayat kesehatan pasien yang menghubungkan dari runag informasi ke
ruang pemeriksaan.

Gambar Date and Time Machine

-Folio Rack : Rak yang digunakan untuk menaruh berkas berkas data pasien
 Gambar Folio Rack

- Telephone : digunakan untuk menghubungi tindak lanjut perawatan pasien yang

kunjung ke klinik gigi

Gambar Telepon

Dokumen Resepsionis

Dalam menjalankan tugasnya seorang resepsionis juga memerlukan beberapa

dokumen yang diperlukan antara lain:

-Log book : Log Book adalah buku catatan yang berisi hal-hal dan masalah-
masalah yang memerlukan tindak lanjut dari resepsionis pada kelompok kerja.
Dalam pemeriksaan daftar pasien yang diharapkan tiba, teliti data informasi pada
expected arrivallist guna melakukan persiapan terhadap kedatangan pasien.
 Gambar Log book

-Kartu Riwayat Kunjungan : adalah sebuah kartu yang diberikan ketika pasien
berkunjung ke klinik gigi

Gambar Kartu Riwayat Kunjungan

-Dokumen Pendaftaran : adalah dokumen yang digunakan untuk mendaftar pasien

saat pertama kali berkunjung ke klinik
 Gambar Dokumen pendaftaran

Kebutuhan Resepsionis

Seorang resepsionis juga mempunyai kebutuhan yaitu seperti peralatan dan

dokumen yang digunakan pada saat menjalankan tugasnya seperti dokumen
pendaftaran, kartu riwayat kunjungan pasien, kartu berobat, lembaran pendaftaran
dan perlatan yang digunakan antara lain seperti telepon,folio rack,dll. Yang bisa
digunakan untuk menjalankan tugasnya saat berkunjung ke klinik gigi.

Fungsi Resepsionis

1. Menerima dan Menyambut Tamu

Tugas pertama dan yang utama bagi seorang resepsionis adalah menerima
sekaligus menyambut tamu yang datang ke kantor. Kedengarannya memang
sangat mudah, bukan? Tapi, ada hal-hal penting yang sebaiknya diperhatikan
ketika bertugas sebagai resepsionis.

a. Selalu Dalam Keadaan Siap

Tamu bisa datang kapan saja, maka resepsionis pun harus selalu siap
menjalankan tugasnya. Jangan sampai seorang resepsionis membuat tamu
menunggu dan merasa tidak nyaman, pasalnya hal ini bisa menjadi nilai
minus bagi perusahaan.

Karena itulah bagian resepsionis biasanya diisi oleh lebih dari satu orang
agar bisa berbagi tugas. Misalnya yang satu masih sibuk menerima telepon
masuk, resepsionis lainnya bisa melayani tamu yang datang.

b. Mengarahkan Tamu ke Meja Resepsionis

Tidak semua tamu tahu ke mana mereka harus mencari informasi. Itulah
kenapa biasanya ada beberapa tamu yang terlihat kebingungan ketika baru
masuk ke dalam kantor. Bila ada pengunjung yang seperti ini, resepsionis
harus sigap mengarahkan mereka.

Mengarahkan tamu bukan berarti mengantar mereka secara langsung ke

meja resepsionis, tetapi bisa melalui sikap atau gestur tubuh. Misalnya,
resepsionis berdiri dan melakukan kontak mata dengan tamu sambil
tersenyum.

Resepsionis juga bisa melakukan gestur tangan seolah mengajak tamu untuk
mendekat ke meja. Hal-hal seperti ini bisa sangat membantu para tamu.
Tamu juga jadi tahu bahwa mereka harus ke meja resepsionis terlebih dahulu
untuk mencari informasi yang diperlukan.

c. Senyum, Sapa, dan Salam

Sebagai pihak yang berhubungan langsung dengan publik atau orang luar,
resepsionis wajib memegang etika senyum, sapa, dan juga salam. Hal ini
untuk memberikan kesan baik dan ramah sehingga para tamu pun tidak
sungkan untuk bertanya.

2. Melayani Keperluan Tamu

Tugas kedua seorang resepsionis adalah melayani tamu dengan sebaik-

baiknya. Tanggung jawab resepsionis adalah sebagai berikut:

a. Memberikan Informasi yang Dibutuhkan

Tamu atau pengunjung yang datang pasti membutuhkan sebuah informasi.

Tujuan mereka juga berbeda-beda, ada yang bertanya letak ruangan tertentu,
lowongan kerja, penerimaan magang, atau mungkin sudah membuat janji
dengan seseorang di kantor tersebut.

Apa pun pertanyaannya, resepsionis harus bisa memberikan informasi yang

dibutuhkan. Jika tamu sudah membuat janji atau ingin ke ruangan tertentu,
resepsionis tinggal mengarahkan mereka ke tempat yang ingin dituju.

b. Mengatur Jadwal Pertemuan Antara Tamu dan Pihak Kantor

Bila ada tamu yang ingin bertemu dengan seseorang di kantor tersebut dan
belum membuat janji, resepsionis juga bertanggung jawab untuk mengatur
pertemuan antara kedua belah pihak.

Misalnya, ada pengunjung yang ingin bertemu dengan bos perusahaan,

maka resepsionis harus menghubungi bagian terkait untuk menginformasikan
kedatangan tamu. Di waktu yang sama, resepsionis bisa mempersilakan
tamu untuk duduk di area tunggu yang sudah tersedia.
Ketika sudah ada izin dari pihak terkait, barulah resepsionis memberikan
arahan kepada tamu soal ruangan mana yang harus dituju. Bila bos
perusahaan belum bisa ditemui, resepsionis wajib memberitahu waktu/jadwal
pertemuan kepada pihak tamu.

3. Melayani Reservasi Kamar (khusus resepsionis hotel)

Tugas ketiga ini hanya dilakukan oleh resepsionis hotel. Tugasnya

menangani tamu yang ingin menginap atau melakukan pemesanan kamar
hotel. Untuk detailnya, tugas resepsionis hotel mencakup hal-hal berikut ini:

 Melayani tamu yang ingin check in dengan memeriksa ketersediaan

kamar. Bila sudah, resepsionis memberikan kunci/kartu kamar kepada
pengunjung.
 Melayani pemesanan kamar melalui telepon.
 Mencatat daftar semua pengunjung yang datang.
 Memberi tahu lokasi kamar yang sudah dipesan.
 Melayani tamu yang ingin check out, yaitu meminta kembali
kunci/kartu kamar sekaligus menangani masalah pembayaran.
 Melayani tamu yang ingin pindah kamar.
 Melayani keluhan tamu hotel dan menindaklanjuti dengan sigap.

3. Menerima dan Meneruskan Panggilan Telepon

Hampir semua telepon yang masuk ke sebuah kantor atau perusahaan akan
diarahkan ke meja resepsionis. Jadi, resepsionis tidak hanya berurusan
dengan tamu yang datang secara fisik, tapi juga panggilan telepon dari pihak
luar kantor.

Tugas resepsionis berkaitan dengan telepon masuk adalah sebagai berikut.

a. Menjawab Telepon dengan Sopan dan Ramah

Walau tidak bertemu secara langsung, resepsionis harus tetap bisa

memberikan kesan ramah saat menjawab telepon. Keramahan ini bisa
didengar dari ucapan salam, intonasi suara, atau pemilihan kata-katanya.

b. Kalimat yang Diucapkan Resepsionis

Setidaknya ada tiga hal yang harus diucapkan resepsionis saat menjawab
panggilan telepon, yaitu diawali dengan salam, dilanjutkan dengan identitas
kantor, lalu bertanya soal keperluan si penelepon.

Contoh:

“Selamat pagi, dengan kantor Maju Jaya, ada yang bisa dibantu?”

c. Memberikan Informasi yang Dibutuhkan Oleh si Penelepon

Bila penelepon menanyakan produk, layanan, atau informasi tertentu soal
perusahaan, resepsionis wajib memberikan jawaban yang memuaskan.
Khusus untuk hotel, penelepon biasanya ingin memesan kamar dan
resepsionis harus bisa melayaninya dengan baik.

d. Meneruskan Panggilan Telepon ke Pihak Terkait

Sebagian penelepon tidak hanya ingin mencari informasi, tetapi juga ingin
menghubungi seseorang atau bagian tertentu di dalam kantor. Tugas
resepsionis adalah menerima dan meneruskan telepon tersebut ke pihak
terkait.

e. Mencatat Telepon Masuk

Resepsionis bertugas untuk mencatat semua panggilan telepon yang masuk

ke kantor, termasuk pesan atau keluhan yang disampaikan oleh si
penelepon. Tugas ini memang terlihat sepele, tapi data-data telepon seperti
ini bisa berguna bagi perusahaan.

4. Menerima dan Meneruskan Surat/Paket

carousell.com

Di sebagian kantor, surat-surat yang datang akan tiba di bagian resepsionis

terlebih dahulu, tetapi ada juga yang melalui satpam. Secara garis besar,
tugas resepsionis dalam hal penerimaan surat/paket adalah sebagai berikut:

1. Menerima dan Memeriksa Surat/Paket

Resepsionis tidak hanya bertugas menerima, tetapi juga memastikan bahwa

surat atau paket yang datang sudah sesuai dengan alamat kantor. Akan
tetapi, terkadang ada kejadian ketika alamat sudah sesuai, tapi nama
penerima surat tidak pernah ada di kantor tersebut.

Hal-hal semacam ini bisa disebabkan oleh beberapa hal, mungkin ada
kesalahan penulisan nama atau justru salah alamat. Bila terjadi hal seperti ini,
resepsionis wajib menganjurkan kurir untuk menghubungi si penerima lebih
dulu lewat nomor telepon yang tertera di surat.

2. Meneruskan Surat/Paket ke Pihak Terkait

Setelah menerima, resepsionis bertugas untuk meneruskan surat atau paket

ke pihak-pihak terkait. Caranya bisa dengan memberikannya secara
langsung ketika bertemu di front office, bisa juga dengan meminta bantuan
orang lain seperti office boy.
5. Memastikan Bahwa Semua Terlayani Dengan Baik
Profesionalitas atau kredibiltas perusahaan dapat diukur dari bagaimana para
resepsionis yang dimiliki perusahaan bekerja. Setiap tamu yang datang
haruslah dilayani dengan baik, dengan tidak memandang bulu dan
penampilan para tetamu nya.

Cara Mengatur Jadwal Perjanjian Resepsionis

Mengganti Waktu Janji Pertemuan Dengan Dokter

Biasanya untuk membuat ataupun mengganti waktu janji pertemuan dengan dokter,
Anda harus menghubungi asistennya atau resepsionisnya.

Berikut adalah contoh percakapan mengganti waktu janji pertemuan dengan dokter.

Resepsionis: Good afternoon. How can I help you? (Selamat siang. Ada yang bisa
saya bantu?)

Pasien: Afternoon. I have an appointment with Dr. Rozark but I would like to
change it because another matter arises suddenly. (Siang. Saya punya janji
pertemuan dengan Dr. Rozark namun saya ingin menggantinya karena ada urusan
mendadak)

Resepsionis: What day is your appointment with Dr. Rozark? (Hari apa janji
pertemuan Anda dengan Dr. Rozark?)

Pasien: It is on Thursday. (Hari Kamis)

Resepsionis: And on what time is it scheduled for? (Jam berapa dijadwalkannya?)

Pasien: I believe it is scheduled for 14:00pm. (Kalau tidak salah untuk pukul 2 siang)

Resepsionis: Okay I found your appointment under the name of Gabriela Sanchez,
right? (Baiklah saya sudah menemukan janjinya atas nama Gabriela Sanchez, benar?)

Pasien: That’s right. (Itu benar.)

Resepsionis: What day would you like to switch and on what time? (Anda ingin
menggantinya dengan hari apa dan pukul berapa?)

Pasien: Is he free on Monday at 15:00pm? (Apakah dia kosong hari Senin pukul 3
sore?)

Resepsionis: Unfortunately not. But he is free on the same day at 16:00pm. Would
you like me to make you an appointment? (Sayangnya tidak. Namun dia kosong di
hari yang sama pada pukul 4 sore. Apakah Anda ingin saya buatkan janji?)
Pasien: Okay that would be fine. Thank you. (Baiklah itu akan bagus. Terima kasih)

Resepsionis: You’re very welcome. (Sama sama)

Mengganti Waktu Janji Pertemuan Dengan Mitra Kerja

Biasanya dalam dunia kerja Anda akan harus melakukan pertemuan dengan mitra kerja
Anda. Untuk membuat ataupun mengubah pertemuan dalam dunia kerja, Anda harus
menghubungi sekretaris yang bersangkutan.

Berikut adalah contoh percakapan mengganti wakti janji pertemuan dengan mitra kerja.

Sekretaris: Office of Mr. Duvoy. How can I help you? (Kantor Tuan Duvoy. Ada yang
bisa saya bantu?)

Jean: This is Jean Gabin from Shell company. I would like to change my
appointment with Mr. Duvoy this afternoon. (Saya Jean Gabin dari perusahaan Shell.
Saya ingin mengganti janji pertemuan saya dengan Tuan Duvoy siang ini.)

Sekretaris: At what hour was it scheduled? (Pukul berapa dijadwalkannya?)

Jean: 1 pm during lunch. I was wondering if we can change it to a dinner. It could

be today too or tomorrow is also acceptable. (Pukul 1 saat makan siang. Saya
berpikir apakah kita bisa mengubahnya menjadi makan malam. Bisa hari ini juga atau
besok.)

Sekretaris: Mr. Duvoy would be free to have an appointment during dinner

tomorrow. Do you want me to make that appointment for you? (Tuan Duvoy bisa
membuat janji pertemuan saat makan malam besok. Apakah Anda ingin saya buatkan
janjinya?)

Jean: Great. Absolutely. Thank you for your help. (Bagus. Tentu saja. Terima kasih
atas bantuan Anda.)

Sekretaris: Glad to help. (Senang membantu.)

 BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Resepsionis adalah orang yang bertugas sebagai penerima tamu disuatu
perusahaan, kantor, hotel atau klinik. Area kerja Receptionist/ Front Desk Agent
(FDA) adalah front desk atau meja depan. Ringkasan pekerjaan Receptionist/ Front
Desk Agent (FDA) : menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum
tamu menginap serta menangani pasien beserta pembayarannya. Atasan langsung
Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : FO Supervisor.
B. SARAN
Menurut pendapat saya , bahwa resepsionis harus bisa membantu dalam
mitra kerja khususnya di bidang kesehatan gigi dan mulut krena resepsinis bisa
meningkatkan pelayanan kesehtan gigi dan mulut di lingkungan masyarakat.