ADMINISTRASI (SURAT MENYURAT)

PENGERTIAN
1. Administrasi dalam arti luas, adalah semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-
usaha pembinaan di dalam organisasi Gerakan Pramuka.
2. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban
secara tertulis dan ketentuan yaitu kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha
dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka.

FUNGSI
Admnistrasi berfungsi :

1. Untuk melaksanakan pengawasan, untuk semua pekerjaan harus dilakukan

menurut ketentuan yang tetap.
2. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di
lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.

PENGGOLONGAN ADMINISTRASI
Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan
sebagai berikut :

1) Catatan

2) Laporan

3) Perencanaan, rencana dan program

4) Keputusan

5) Surat menyurat

SURAT MENYURAT
1. Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.
2. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun
lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program
dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan
kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
3. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
1) Nomor urut surat keluar

2) Kode Kwartir

3) Kode Bidang / Gugus Depan

Contoh : 008/02.157-02.158 - C

008 = Nomor urut surat

keluar 02.157-02.158 = Nomor

Gudep

C = Kegiatan

d. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat
kepada maupun tembusan.

e. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :

1) Kepala surat, yang terdiri dari :

a. Nama organisasi/kesatuan

b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun

c. Nomor

d. Klasifikasi (sifat)

e. Lampiran

1. Perihal/Hal
g. Alamat

h. u.p (untuk perhatian), apabila perlu

2) Isi surat, terdiri dari :

1. Pendahuluan
2. Uraian/maksud
3. Kalimat penutup
3) Penutup surat, terdiri dari :

a. Nama Jabatan

b. Tanda Tangan

c. Nama Pejabat

d. Cap atau stempel

e. Tembusan

f. Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :

1) SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari
instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang
diberi wewenang untuk tugas itu.

2) SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain,
yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada
Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN :

1. Buku presensi regu

2. Buku iuran
regu 3. Buku kas
regu
4. Buku riwayat regu
5. Buku prestasi regu
6. Buku acara latihan dan notulen Dewan Ambalan
7. Log book regu
8. Buku agenda regu
9. Buku catatan regu
10. Buku inventaris regu

Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.

1. 1. Buku Presensi dan Iuran

Buku ini digunakan untuk mencatat kehadiran anggota Ambalan serta iuran anggota Ambalan
untuk setiap kali latihan.

Format dapat dibuat seperti berikut :

PRESENSI MINGGU KE IURAN MINGGU KE KET

NO NAMA
I II III IV V I II III IV V

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.
1. 2. Buku Kas
Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas
mingguan, bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan
kas dan diketahui pembina.

Formatnya dapat dibuat sbb :

KAS BULAN = CCCCCCCCCC.

Tangga Uraian Debet Kredit

Jumlah

Pradana Bendahara
CCCCCCCC CCCCCCCC..

Pembina
CCCCCCCC

Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar.
Pada akhir bulan diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit
harus sama.

1. 3. Buku Riwayat Anbalan

Mencatat tentang anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln,
kecakapan, hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Ambalan juga
mencatat riwayat pimpinan regu mulai regu itu berdiri, sampai dengan sekarang.

Formatnya dapat dibuat seperti berikut :

1. Nomor : CCCCCCCCCCCCC..
2. Nama : CCCCCCCCCCCCC..
3. Alamat : CCCCCCCCCCCCC..
4. Agama : CCCCCCCCCCCCC..
5. TempatDTanggal Lahir : CCCCCCCCC.
6. Tanggal masuk ambalan : CCCCCCCCC.
7. Pelantikan Kecakapan Umum
8. Masuk : tanggal CCCCC. tempat CCCCCCCC..
9. Penegak Bantara : tanggal CCCCC. tempat CCCCCCCC..
10. Penegak Laksana : tanggal CCCCC. tempat CCCCCCCC..
11. Jabatan dalam Ambalan
Tanggal CCCCCCCCC jabatan CCCCCCCCCCCCCCC

Tanggal CCCCCCCCC jabatan CCCCCCCCCCCCCCC

 1. Kecakapan Khusus
Tanggal CCCCCCCCC TKK CCCCCCCCCCCCCCCC..

Tanggal CCCCCCCCC TKK CCCCCCCCCCCCCCCC..

Tanggal CCCCCCCCC TKK CCCCCCCCCCCCCCCC..

1. 5. Hobby : CCCCCCCCCCCCCCCC..
2. Sekolah
SD : lulus tanggal CCCCCCCCCCCCCC

SMP Kelas 1 : tanggal CCCCCCCCCCCCCCC

SMP Kelas 2 : tanggal CCCCCCCCCCCCCCC

SMP Kelas 3 : tanggal CCCCCCCCCCCCCCC

SMA Kelas 1 : tanggal CCCCCCCCCCCCCCC

SMA Kelas 2 : tanggal CCCCCCCCCCCCCCC

1. Kegiatan yang pernah diikuti

1. CCCCCCCCCCCCCCCC di CCCCCCCCCCCC. tgl CCCCCCCCCCC..

2. CCCCCCCCCCCCCCCC di CCCCCCCCCCCC. tgl CCCCCCCCCCC..

3. CCCCCCCCCCCCCCCC di CCCCCCCCCCCC. tgl CCCCCCCCCCC..

1. 4. Buku PreStaSi Sangga

Mencatat tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan
Laksana.

Formatnya dapat dibuat seperti berikut :

PENEGAK BANTARA/LAKSANA KET

NO NAMA
Tgl lulus Tgl Lantik Yang Lantik Tempat Lantik

1.

2.

3.

Dst
.
1. 5. Buku Acara Latihan dan Notulen Dewan Anbalan
Memuat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas tentang latihan dengan format sbb :
1. Hari dan Tanggal : CCCCCCCCCCCCCCCCCCC

2. Tempat : CCCCCCCCCCCCCCCCCCC

3. Hadir : CCCCCCCCCCCCCCC.. orang

4. Acara : 1. CCCCCCCCCCCCCCCCC..

2. CCCCCCCCCCCCCCCCC..

untuk notulen Dewan Regu formatnya sbb

1. Hari dan Tanggal : CCCCCCCCCCCCCCCCCCC

2. Tempat : CCCCCCCCCCCCCCCCCCC

3. Hadir : CCCCCCCCCCCCCCC.. orang

4. Acara : 1. CCCCCCCCCCCCCCCCC..

2. CCCCCCCCCCCCCCCCC..

5. Keputusan yang diambil

CCCCCCCCCCCCCCCCCCC.

CCCCCCCCCCCCCCCCCCC.

1. 6. Log Book Anbalan

Mencatat tentang kejadian penting yang diambil Ambalan. Kejadian penting yang perlu dicatat
adalah kejadian yang mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar karikaturik yang
jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book
adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang negatif hindarkan agar tidak menimbulkan

kenangan yang jelek.

Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota regu.

7. Buku Agenda Anbalan

Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar

Formatnya dapat dibuat sbb :

Nomo Kode Arsip/ Tanggal

No r Tanggal
Dari/Kepada Perihal Nomor
Surat
Surat Agenda Terima kirim
8. Buku Catatan Anbalan

Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi kepramukaan baik teori maupun
praktek. Digunakan sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan
maupun pada waktu mengikuti lomba kepramukaan.

1. 9. Buku IventariS Anbalan

Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera
Merah Putih, Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.

Format kolomnya dapat dibuat seperti berikut :

Tempat
No Nama Barang Jumlah Tgl Beli Status Barang keterangan
Menyimpan