ADMINISTRASI GUGUS DEPAN

ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN :

1.
Buku Induk Gugus Depan
2.
Buku Keuangan
3.
Buku Inventaris
4.
Buku Tamu
5.
Buku prestasi
6.
Buku acara latihan dan notulen Dewan Ambalan
7.
Log book /Daftar Peristiwa Penting
8.
Buku Presensi dan Iuran
9.
Buku Riwayat Ambalan
10.
Buku Agenda Ambalan
11.
Buku Catatan Ambalan
Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.
1. Buku Induk Gugus Depan
No

NTA

Nama

TTL

Agama

Ortu/
Wali

Pekerjaan
Ortu/ Wali

Alamat

Tgl
Masuk

Ket

.., .. 20 .
Pembina Gugus Depan,

(..)

2. Buku Keuangan
Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas mingguan,
bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas dan diketahui pembina.
Formatnya dapat dibuat sbb :
KAS BULAN = ...............................
Tanggal

Uraian

Debet

Kredit

Saldo

Jumlah
Pradana

Bendahara

........................

..........................
Pembina
........................

3.

Buku Inventaris

Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera Merah Putih,
Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.
Format kolomnya dapat dibuat seperti berikut :
No

Nama Barang

Jumlah

Kode
Barang

Harga

Tgl Pengadaan

Ket

.., .. 20 .
Pembina Gugus Depan,

(..)
4.

Buku Tamu
No

Nama

Alamat

Jabatan

Tujuan

Saran/Pesan

Paraf

5. Buku Prestasi
Mencatat tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan Laksana.
Formatnya dapat dibuat seperti berikut :
NO

NAMA

PENEGAK BANTARA/LAKSANA
Tgl lulus

Tgl Lantik

Yang Lantik

Tempat Lantik

1.
2.
3.
Dst.
6. Buku Acara Latihan dan Notulen Dewan Ambalan
Memuat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas tentang latihan dengan format sbb :
1. Hari dan Tanggal
: .........................................................
2. Tempat
: .........................................................
3. Hadir
: ............................................... orang
4. Acara
: 1. .....................................................
2. .....................................................

KET

untuk notulen Dewan Ambalan formatnya sbb :

1. Hari dan Tanggal
: .........................................................
2. Tempat
: .........................................................
3. Hadir
: ............................................... orang
4. Acara
: 1. .....................................................
2. .....................................................
5. Keputusan yang diambil
..........................................................
..........................................................
7. Log Book
Mencatat tentang kejadian penting yang diambil regu. Kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang
mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar karikaturik yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang
lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang
negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek.
Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota Sangga
8. Buku Presensi dan Iuran
Buku ini digunakan untuk mencatat kehadiran anggota Ambalan serta iuran anggota Ambalan untuk setiap kali
latihan.
Format dapat dibuat seperti berikut :
NO

NAMA

PRESENSI MINGGU KE
I

II

III

IV

IURAN MINGGU KE
I

II

III

IV

KET
V

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

9.
Buku Riwayat Ambalan
Mencatat tentang anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln, kecakapan, hoby,
sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Ambalan juga mencatat riwayat pimpinan regu mulai
regu itu berdiri, sampai dengan sekarang.
Formatnya dapat dibuat seperti berikut :
Nomor
: .........................................
Nama
: .........................................
Alamat
: .........................................
Agama
: .........................................
Tempat&Tanggal Lahir
: ............................
Tanggal masuk ambalan
: ............................
Pelantikan Kecakapan Umum
Masuk
: tanggal ................ tempat ......................................

9.
10.
11.

12.

13.
14.

15.

Penegak Bantara
: tanggal ................ tempat ......................................
Penegak Laksana
: tanggal ................ tempat ......................................
Jabatan dalam Ambalan
Tanggal ........................... jabatan .............................................
Tanggal ........................... jabatan .............................................
Kecakapan Khusus
Tanggal ........................... TKK ..................................................
Tanggal ........................... TKK ..................................................
Tanggal ........................... TKK ..................................................
5. Hobby
: .......................................................................
Sekolah
SD
: lulus tanggal ..........................................
SMP Kelas 1
: tanggal .............................................
SMP Kelas 2
: tanggal .............................................
SMP Kelas 3
: tanggal .............................................
SMA Kelas 1
: tanggal .............................................
SMA Kelas 2
: tanggal .............................................
Kegiatan yang pernah diikuti
1. ................................................ di ..................................... tgl ...................................
2. ................................................ di ..................................... tgl ...................................
3. ................................................ di ..................................... tgl ...................................

10. Buku Agenda Ambalan

Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar
Formatnya dapat dibuat sbb :
No

Nomor
Surat

Tanggal
Surat

Dari/Kepada

Perihal

Kode
Arsip

Tanggal
Terima

kirim

11. Buku Catatan Ambalan

Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi kepramukaan baik teori maupun praktek. Digunakan
sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun pada waktu mengikuti lomba
kepramukaan.