LEARNING JOURNAL

Program Pelatihan : PELATIHAN TEKNIS PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS
Angkatan : 1 (satu)
Nama Mata Pelatihan : Pembuatan dan Pengendalian Naskah Dinas
Nama Peserta : Tri Sujarwati, S.Pd., M.M.
Nomor Daftar Hadir : 37
Lembaga Penyelenggara : BPSDM Provinsi Jawa Barat
Pelatihan

A. Pokok-Pokok Pikiran Materi Mata Pelatihan:

Pokok pikiran materi mata pelatihan Pembuatan dan Pengendalian Naskah Dinas yang
disampaikan oleh Ibu Vita Putri Utami, S.Sos., M.I.Kom dapat dideskripsikan sebagai
berikut:
1. DASAR HUKUM
• UU No. 11/ 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• UU No. 14/ 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
• UU No. 43/ 2009 tentang Kearsipan
• Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 30 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat
• Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 11 Tahun 2022 tentang Perubahan Atas
Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 108 Tahun 2020 tentang Peraturan
Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Pemerintah Daerah
Provinsi Jawa Barat
• Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman
Umum Tata Naskah Dinas
2. Definisi
Surat dan Naskah memiliki pengertian yang sama, yaitu segala pernyataan tertulis yang
digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Lembaga negara dan
 pemerintahan daerah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan.
Tata Naskah Dinas adalah pengaturan jenis, susunan bentuk, pembuatan, pengamanan,
pejabat penandatanganan, pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
3. Penciptaan naskah dinas
 Kesesuaian terhadap Tata Naskah Dinas Pencipta Arsip → Berpedoman kepada
Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 30 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat
 Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 11 Tahun 2022 tentang Perubahan Atas
Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 108 Tahun 2020 tentang Peraturan
Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Pemerintah Daerah
Provinsi Jawa Barat
 Naskah dinas merupakan arsip korespondensi
 Pembakuan naskah dinas terhadap penyusunan, format, keabsahan & kelengkapan
lainnya
4. Unsur-unsur tata naskah dinas
a. Lambang Negara atau Logo;
b. Penomoran Naskah Dinas;
c. Penggunaan kertas, amplop dan tinta;
d. Ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung;
e. Penentuan batas atau ruang tepi;
f. Nomor halaman;
g. Tembusan;
h. Lampiran;
i. Tanda tangan, paraf dan cap; dan
j. Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat Naskah Dinas
Prinsip penanganan Naskah Dinas masuk meliputi:
a. Penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di Unit Kearsipan atau unit lain yang
menyelenggarakan fungsi kesekretariatan.
b. Penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak
yang berhak menerima di Unit Kearsipan.
 c. Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit
pengolah harus diregistrasikan di Unit Kearsipan
5. Pengendalian tata naskah dinas
Pengendalian Naskah Dinas meliputi kegiatan:
a. Pengendalian Naskah Dinas masuk; dan
b. Pengendalian Naskah Dinas keluar.
Pengendalian tata naskah dinas melalui beberapa tahapan:
a. penerimaan;
b. pencatatan;
c. pengarahan; dan
d. penyampaian
Prinsip pengendalian Naskah Dinas keluar meliputi:
a. Pengiriman Naskah Dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di unit kearsipan atau
unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan termasuk Naskah Dinas yang
dikirimkan langsung oleh pejabat atau staf unit pengolah;
b. Sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan Naskah
Dinas yang meliputi:
 nomor Naskah Dinas;
 cap dinas;
 tandatangan;
 alamat yang dituju; dan
 lampiran (jika ada).
6. Sifat Naskah Dinas
a. Sangat Rahasia (SR)  merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat
keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan
keselamatan negara.
b. Rahasia (R)  merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan
tinggi yang berdampak kepada kerugian negara, disintegrasi bangsa.
c. Penting (P)  merupakan surat yang tingkat keamanan isi surat perlu mendapat
perhatian penerima surat.
 d. Konfidensial (K)  merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat
keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya jalannya pemerintahan dan
pembangunan.
e. Biasa (B)  merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat
disampaikan kepada yang berhak.
7. Penggunaan kertas untuk naskah dinas
a. Kertas HVS 80 gram untuk naskah dinas
b. Kertas HVS di atas 80 gram atau jenis lain untuk naskah dinas yang nilai kegunaan
dalam waktu lama
c. Kertas surat berlambang negara warna kuning emas dicetak dan logo daerah berwarna
di atas kertas 80 gram
d. Penyedianan blanko SPD dapat dicetak dan Logo Daerah berwarna diatas kertas
karbonis 5) Kertas folio/F4 (215x330 mm) utk surat menyurat
e. Kertas A4 (210x297 mm) utk makalah, paper dan laporan
f. Kertas A5 (165x215 mm) utk pidato
8. Aturan pengetikan
 Penggunaan jenis huruf pica
 Arial 12 atau disesuaikan dgn kebutuhan
 Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan
 Batas kiri kertas 3 cm, kanan 2 cm, atas 3 cm,bawah 3 cm sesuai dengan kebutuhan
9. Penggunaan Lambang Negara
Lambang negara digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau
identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Lambang negara berwarna emas digunakan
pada surat jabatan pejabat negara.
10. Penggunaan Logo
Logo adalah tanda pengenal/identitas yang berupa simbol atau huruf yang digunakan
dalam tata naskah dinas Diletakkan sebelah kiri kop surat Setiap instansi pemerintah
seyogyanya menggunakan logo.
11. Penggunaan Cap Dinas
Cap dinas adalah tulisan dan atau lambang tingkat jabatan atau instansi, digunakan
sebagai tanda pengenal yang sah. Cap dinas ada 2 macam :
  cap jabatan : yang memuat nama jabatan penandatangan naskah dinas
 cap instansi : yang memuat nama instansi
12. Ketentuan lainnya
 Naskah dinas sblm dittd oleh pejabat yang berwenang hrs diparaf terlebih dahulu oleh
paling banyak 3 (tiga) org pejabat secara berjenjang, dimulai dari sebelah kiri nama
pejabat yg akan menandatangani, sesuai arah jarum jam
 Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah
dinas tsb tidak memerlukan paraf.
 Naskah dinas dalam bentuk surat yang jumlahnya lebih dari 1 (satu) lembar setiap
lembarnya diparaf pejabat pengolah pada sudut kanan bawah.
 Naskah dinas surat yang mempunyai lampiran, pada lembar lampiran disudut kanan
bagian atas ditulis lampiran : surat, nomor dan tanggal serta ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang

B. Penerapan:
Dari materi mata pelatihan Pembuatan dan Pengendalian Naskah Dinas yang disampaikan
oleh Ibu Vita Putri Utami, S.Sos., M.I.Kom, maka kami dapat merumuskan beberapa
gagasan terkait penerapan materi tersebut pada unit kerja kami sebagai berikut:
1. Penciptaan tata naskah dinas harus merujuk pada peraturan yang berlaku yakni Peraturan
Gubernur Jawa Barat Nomor 30 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas
2. Praktik penciptaan dan pengendalian di satuan Pendidikan memang belum sesuai dengan
regulasi yang berlaku dan ini harus mulai dibenahi demi terciptanya tertib arsip – tertib
administrasi mengingat titik mula dari kegiatan pengelolaan arsip ada pada tahap
penciptaaan arsip.