P E M E R IN T AH P R OV IN S I K E P U L AU AN R I AU

DINAS PENDIDIKAN
Jl. Sultan Mansyur Syah P. Dompak Telp. (0771) 443032 Fax. (0771) 443033
Website: https://disdik.kepriprov.go.id/
T AN J U N G P I N AN G
Kode Pos : 29124

Tanjungpinang, 4 Januari 2019

Nomor : B/045/5.1/DISDIK/2019 Kepada Yth.

Sifat : Biasa Kepala SMAN, SMKN, PLA dan SLBN Se-
Lampiran :- Provinsi Kepulauan Riau
Hal : Pengendalian Naskah Dinas di
Tanjungpinang

SURAT EDARAN

Berdasarkan Peraturan Gubernur Kepulauan Riau 10 Tahun 2008, tentang

Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau
dan Peraturan Gubernur Kepulauan Riau Nomor 58 Tahun 2018 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Gubernur Kepulauan Riau 10 Tahun 2008 tentang Tata
Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau, dengan ini
disampaikan kepada seluruh Kepala SMAN, SMKN, PLA dan SLBN Se-Provinsi
Kepulauan Riau hal-hal sebagai berikut :

1. Pengelolaan surat masuk dilakukan melalui Instansi penerima menindaklanjuti

surat yang diterima melalui tahapan :
 diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit
pengelola;
 unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan
pimpinan; dan
 surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha.
 Copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada
yang berhak.
 Alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang.

2. Pengelolaan surat keluar dengan:

 Konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai
tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit tata
usaha dalam rangka pengendalian;
 Sebelum naskah dinas didistribusikan harus dilakukan pemeriksaan
terhadap kelengkapan naskah dinas, meliputi :
1. Nomor naskah dinas
2. Cap dinas
3. Tandatangan
4. Alamat yang dituju
5. Lampiran (jika ada)
 Penggandaan naskah dinas keluar yang kategori klasifikasi keamanannya
sangat rahasia, rahasia, dan terbatas harus diawasi secara ketat
sebagaimana contoh terlampir;
 Untuk mempercepat proses tindak lanjut naskah dinas dapat dikirimkan
secara khusus dengan menambahkan kata “u.p.” (untuk perhatian) diikuti
nama jabatan yang menindak lanjuti di bawah nama jabatan yang dituju;
  Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan naskah dinas
asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya;
 Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan menjadi satu
kesatuan dengan naskah dinas masuk yang memiliki informasi atau
subyek yang sama.

3. Tingkat Keamanan Surat

 Dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul naskah dinas.
 Surat sangat rahasia disingkat SR,
Surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi,
erat hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan
negara.
 Surat rahasia disingkat R,
Surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang
berdampak kepada kerugian negara, disintegrasi bangsa.
 Surat Terbatas disingkat T, merupakan Naskah Dinas yang apabila fisik
dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak ber hak, dapat
mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga
seperti kerugian finansial yang signifikan;
 surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa
namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak

4. Naskah dinas keluar yang akan dikirimkan oleh unit pengolah dimasukkan ke
dalam amplop dengan mencantumlan alamat lengkap dan nomor naskah dinas
sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia
(R), Terbatas (T) dan Biasa (B). Khusus untuk naskah dinas dengan kategori
klasifikasi keamanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), dan Terbatas (T)
dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat
yang dituju dan pembubuhan cap dinas.

5. Penggunaan Kertas Surat

 penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo
daerah berwarna dicetak di atas kertas 80 gram;
 ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (215
x 330 mm);
 ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan laporan adalah
A4 (210 x 297 mm); dan
 ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165 x 215 mm).

6. Pengetikan Naskah Dinas:

 penggunaan jenis huruf pica (jenis huruf ukuran besar, setiap satu inci
ketikan menempati sepuluh hentakan);
 arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan; dan
 spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.

7. Batas antara tepi kertas dari naskah dinas:

 ruang tepi atas, apabila menggunakan kop naskah dinas 2 spasi dibawah
kop, dan apabila tanpa kop sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
 ruang tepi atas, apabila menggunakan kop naskah dinas 2 spasi dibawah
kop, dan apabila tanpa kop sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas
 ruang tepi bawah, sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawahkertas
 ruang tepi kiri, sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas dan
 ruang tepi kanan; sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas
8. Penomoran Naskah Dinas:
 nomor naskah bersifat pengaturan dan penetapan terdiri dari tulisan nomor
naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), Tulisan tahun dengan huruf
kapital dan tahun terbit;
 nomor naskah bersifat Surat perintah / surat tugas terdiri dari kode
klasifikasi, nomor urut surat perintah/surat perintah tugas dan tahun terbit;
 Nomor surat dinas terdiri dari kategori klasifikasi keamanan surat dinas,
kode klasifikasi arsip, nomor naskah (nomor urut tahun takwin),kode
Sekolah dan tahun terbit; Contoh: R/800/003/SMKN1-BTM/2018
 Nomor nota dinas terdiri dari kode klasifikasi, nomor naskah dinas (nomor
urut satu tahun takwin), kode Sekolah dan tahun terbit.
 Contoh:

B/42.1/642/SMKN1-TPI/2018

9. Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam
hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya.
10. Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam
hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya.

11. Tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tetap
berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang
menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada
pejabat yang melimpahkan wewenang.

12. Pelaksana Tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang

menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan
bidang kepegawaian lebih lanjut. Pelimpahan wewenang bersifat sementara,
sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan;

13. Pelaksana Harian (Plh.) dipergunakan apabila :

 Pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di
tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu
ada jabatan sementara yang menggantikannya. Pelimpahan wewenang
bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat;
 Pelaksana Harian (Plh.) tidak memiliki kewenangan untuk mengambil atau
menetapkan keputusan yang mengikat seperti pembuatan DP-3, penetapan
surat keputusan, penjatuhan hukuman disiplin, dan sebagainya;
 Pejabat yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian tidak membawa dampak
terhadap kepegawaian dan tidak diberikan tunjangan jabatan dalam
kedudukannya sebagai Pelaksana Harian

14. Penulisan nama pejabat menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan
pangkat.
Contoh:

15. Penggunaan tinta untuk naskah dinas:

 Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam.
  Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf naskah dinas
berwarna biru tua.
 Tinta yang dipergunakan untuk keperluan keamanan naskah dinas
berwarna merah.

16. Ukuran stempel jabatan:

 ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel perangkat
daerah adalah 4 cm; ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan
dan perangkat daerah adalah 3,8 cm;
 ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan perangkat daerah
adalah 2,7 cm; dan
 jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam maksimal 1
cm.
 Contoh:

17. Stempel untuk naskah dinas menggunakan tinta berwarna ungu dan
dibubuhkan pada bagian kiri tandatangan pejabat yang menandatangani
naskah dinas.
Contoh:
18. Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel jabatan untuk naskah dinas
dilakukan oleh unit yang membidangi urusan ketatausahaan. Unit yang
membidangi urusan ketatausahaan sebagaimana dimaksud di atas
bertanggung jawab atas penggunaan stempel.

19. Kop naskah dinas perangkat daerah dilingkungan Pemerintah Provinsi

Kepulauan Riau memuat sebutan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau, nama
satuan kerja perangkat daerah, alamat, nomor telepon, nomor faksimile,
website, e-mail dan kode pos.

20. Penciptaan naskah dinas (surat masuk dan surat keluar dan sejenis lainnya)
dilaksanakan satu pintu melalui Bagian Tata Usaha Sekolah yang berkoordinasi
dengan Kepala Sekolah.
21. Untuk informasi lebih lanjut, dapat menghubungi sdr. Supanto Nababan, SS
(085276303427) dan Yusuf, S.Pd (081261567007).

Demikian disampaikan untuk dapat dilaksanakan dan terima kasih.

KEPALA DINAS PENDIDIKAN

PROVINSI KEPULAUAN RIAU,

Dr. MUHD. DALI, MM

Pembina Utama Muda
Nip. 19641128 198903 1 012