BAB II

PENYELENGGARAN, BENTUK, DAN SUSUNAN NASKAH DINAS

A. Pengelolaan

1. Pengelolaan surat masuk dilakukan melalui:

a. Petugas penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan:
1) diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit
pengelola;
2) unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan
pimpinan; dan
3) surat masuk diarsipkan pada sub bagian tata usaha.
b. copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang
berhak.
c. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari Kepala
Puskesmas hingga staf.
2. Pengelolaan surat keluar dilakukan melalui tahapan:
a. konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas
dan kewenangannya dan diagendakan oleh sub bagian tata usaha dalam
rangka pengendalian;
b. surat keluar yang telah ditandatangani oleh Kepala Puskesmas diberi nomor,
tanggal dan stempel oleh Sub Bagian Tata Usaha ;
c. surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim; dan
d. surat keluar diarsipkan pada Sub Bagian Tata Usaha.
3. Tingkat keamanan, dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul naskah
dinas sebagai berikut:
a. surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang
materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya
dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara.
 b. surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi
dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada
kerugian negara, disintegrasi bangsa.
c. surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat
keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat.
d. surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang
materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak
kepada terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan.
e. surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan
sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.
4. Kecepatan proses adalah sebagai berikut:
a. amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah
surat diterima;
b. segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat
diterima;
c. penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat
diterima; dan
d. biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja setelah
surat diterima.
5. Penggunaan kertas surat, sebagai berikut:
a. kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah minimal
HVS 70 gram;
b. penggunaan kertas HVS diatas 70 gram atau jenis lain,
hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman
tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;
c. ukuran kertas yang digunakan untuk keputusan, kebijakan,
dan surat-menyurat adalah Folio/F4 (215 x 297) makalah, paper dan laporan
adalah A4 (210 x 297 mm) atau sesuai kebutuhan;
d. Pedoman dan panduan menggunakan kertas ukuran F4
(215 x 297 mm) bila untuk keperluan penjilidan;
6. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi, sebagai berikut:
 a. dokumen level 1 (kebijakan), dokumen level 2
(pedoman/manual), dokumen level 3 (rekaman sebagai implementasi
kebijakan,pedoman, dan prosedur) dan surat ke luar diketik menggunakan font
Arial ukuran 12 atau sesuai kebutuhan;
b. dokumen level 3 (standar operasional prosedur)
menggunakan font Arial ukuran 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan; dan
c. spasi 1 atau 1,5, atau sesuai kebutuhan.
7. Warna dan kualitas kertas, berwarna putih dengan kualitas baik.

B. Bentuk dan Susunan

1. Naskah Dinas Produk Hukum
Bentuk dan susunan naskah dinas produk hukum di Puskesmas Tersono terdiri
atas:
a. peraturan Kepala Puskesmas; dan
b. keputusan Kepala Puskesmas;
2. Naskah Dinas Surat
Bentuk dan susunan naskah dinas surat di lingkungan Puskesmas Tersono,
terdiri atas:
1. Instruksi;
2. pengumuman;
3. surat edaran;
4. surat biasa;
5. surat keterangan;
6. surat perintah;
7. surat izin;
8. surat perjanjian;
9. surat perintah tugas;
10. surat perintah perjalanan dinas;
11. surat kuasa;
12. surat undangan;
13. surat keterangan melaksanakan tugas;
14. surat panggilan;
 15. pedoman;
16. kerangka acuan;
17. Standar Operasional Prosedur (SOP);
18. nota dinas;
19. lembar disposisi;
20. laporan;
21. rekomendasi;
22. surat pengantar;
23. notulen;
24. memo;
25. daftar hadir;
26. piagam;

2. INDEKS KLASIFIKASI PENOMORAN

Klasifikasi indeks penomoran surat keluar yang di gunakan di UPTD
Puskesmas Tersono mengacu pada Peraturan Bupati Batang Nomor 55 Tahun
2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, berikut klasifikasi penomoran:
004 : Upacara
005 : Undangan
045.2 : Surat Pengantar
052.1 : Laporan keuangan
090 : Perjalanan dinas
440 : Kesehatan
441 : Pembinaan kesehatan
441.1 : Gigi
441.2 : Mata
441.3 : Jiwa
441.4 : Kanker
441.5 : Usaha Kesehatan Sekolah (UKS)
441.6 : Perawatan
441.7 : Penyuluhan Kesehatan Masyarakat
441.8 : Kesehatan Ibu dan Anak
442 : Obat-obatan
442.1 : Pengadaan
442.2 : Penyimpanan
442.3 : Obat Generik
443 : Pemberantasan penyakit
443.1 : Pencegahan
443.2 : Pemberantasan dan Pencegahan Penyakit Menular (P2M)
443.42 : Dengue Haemorrhagia Fever (DemamBerdarah, DHF)
443.5 : Higiene sanitasi
443.52 : Sarana air minum
443.6 : Pemberantasan Penyakit Tidak Menular
444 : Gizi
445 : Puskesmas dan Puskesmas Keliling
449 : Perijinan
449.1 : Surat Ijin Praktek (SIP)
449.2 : Surat Ijin Kerja (SIK)
800 : Kepegawaian
812 : Pengujian Kesehatan
813 : Pengangkatan Calon Pegawai
814 : Pengangkatan Tenaga Harian Lepas
820 : Mutasi
821 : Pengangkatan
822 : Kenaikan gaji berkala
823 : Kenaikan pangkat
826.4 : Penempatan kembali
826.5 : Ijin belajar
831 : Penghitungan masa kerja
832 : Penyesuaian pangkat/gaji
861 : Penghargaan
900 : Keuangan