DOKUMEN
Nomor :
Terbit :
No. Revisi :
Mulai Berlaku :
Halaman :
A. PENDAHULUAN
Pengaturan system dokumentasi dalam suatu Proses Implementasi
Akreditasi FKTP sangat penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti
pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan. Dengan adanya
system dokumentasi yang baik dalam suatu institusi/organisasi diharapkan
fungsi-fungsi setiap personel maupun bagian-bagian dari organisasi dapat
berjalan sesuai dengan perencanaan dalam mewujudkan kinerja yang optimal
Dokumen secara garis besar dibagi atas dua bagian yaitu Dokumen
Eksternal dan Dokumen Internal. Dokumen tersebut digunakan untuk
membangun dan membakukan Sistem Manajemen Mutu dan Sistem
Manajemen Pelayanan. Regulasi Internal berupa Kebijakan/SK, Pedoman,
Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain yang disusun
berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman (regulasi) eksternal yang
berlaku
Agar FKTP memiliki acuan dan memudahkan dalam melakukan
dokumentasi maka perlu disusun Pedoman Tata Naskah Dinas Akreditasi
Puskesmas
KATA PENGANTAR
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
1. Profil Organisasi
a. Gambaran Umum Organisasi
b. Data Demografi
c. Visi Organisasi
d. Misi Organisasi
e. Struktur Organisasi
f. Motto Organisasi
g. Tata Nilai
2. Kebijakan Mutu
3. Proses Pelayanan ( Proses Bisnis )
B. RUANG LINGKUP
1. Ruang Lingkup
2. Tanggungjawab
3. Kebijakan
4. Dokumen Terkait
C. TUJUAN
D. LANDASAN HUKUM DAN ACUAN
E. ISTILAH DAN DEFINISI
BAB II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN
PELAYANAN
A. PERSYARATAN
1. Persyaratan Umum
2. Persyaratan Dokumentasi
a. Umum
b. Manual Mutu
B. PENGENDALIAN DOKUMEN
C. PENGENDALIAN REKAMAN
1. Tanggung Jawab
2. Format Tata Letak
3. Pendistribusian
4. Pendistribusian Salinan Terkendali
5. Pendistribusian Salinan Tidak Terkendali
6. Perubahan
7. Tinjauan Dokumen
BAB III TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN
A. KOMITMEN MANAJEMEN
B. FOKUS PADA SASARAN/PASIEN
C. KEBIJAKAN MUTU
D. PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN
PENCAPAIAN SASARAN MUTU
1. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
2. Sasaran Mutu
E. TANGGUNGJAWAB, WEWENANG DAN KOMUNIKASI
1. Tanggungjawab dan Wewenang
a. Kepala Puskesmas
b. Wakil Manajemen Mutu
c. Penanggungjawab Upaya Kesehatan Masyarakat dan
Perkesmas
d. Penanggungjawab Upaya Kesehatan Perorangan,
Kefarmasian dan Laboratorium
e. Penanggung Jawab Jaringan Pelayanan Puskesmas
dan Jejaring Fasilitas Pelayanan Kesehatan
2. Struktur Organisasi
F. WAKIL MANAJEMEN MUTU
G. KOMUNIKASI INTERNAL
BAB IV TINJAUAN MANAJEMEN
A. UMUM
B. MASUKAN TINJAUAN MANAJEMEN
C. LUARAN TINJAUAN
BAB V MANAJEMEN SUMBERDAYA
A. PENYEDIAAN SUMBER DAYA
B. MANAJEMEN SUMBERDAYA MANUSIA
1. Umum
2. Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran
C. INFRASTRUKTUR
D. LINGKUNGAN KERJA
BAB VI PENYELENGGARAAN PELAYANAN
A. UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT PUSKESMAS
1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan
pengukuran kinerja
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran :
a. Penetapan persyaratan sasaran
b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
c. Komunikasi dengan sasaran
3. Pembelian dan Pengadaan
4. Penyelenggaraan UKM :
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
c. Identifikasi dan mampu telusur
d. Hak dan kewajiban sasara
e. Manajemen resiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan sasaran
kinerja UKM
a. Umum
b. Pemantauan dan pengukuran
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit Internal
3) Pemantauan dan pengukuran proses
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
5) Pengendaliaan jika ada hasil yang tidak sesuai
6) Analisa Data
7) Peningkatan berkelanjutan
8) Tindakan korektif
9) Tindakan preventif
B. Upaya Kesehatan Perorangan ( UKP )
1. Perencanaan Pelayanan Klinis
2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan
3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan
klinis
a. Proses pembelian
b. Verifikasi barang yang dibeli
c. Hak dan kewajiban pasien
d. Pemeliharaan barang milik pelanggan ( rekam medis,
specimen dll )
e. Manajemen resiko dan keselamatan pasien
4. Penyelenggaraan Pelayanan Klinis
a. Pengendalian Proses Pelayanan Klinis
b. Validasi Proses Pelayanan
c. Identifkasi dan Ketelusuran
d. Hak dan Kewajiban Pasien
e. Pemeliharaan Barang Milik Pelanggan
f. Manajemen Resiko dan Keselamatan Pasien
5. Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien Pelayanan
Klinis
a. Penilaian Indikator kinerja klinis
b. Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien
c. Penerapan Manajemen Resiko
d. Analisis dan tindak lanjut
6. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan Pelayanan
Klinis :
a. Umum
b. Kepuasan pelanggan
c. Audit Internal
d. Pemantauan dan pengukuran proses kinerja
e. Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
f. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
g. Analisis Data
h. Peningkatan berkelanjutan
i. Tindakan korektif
j. Tindakan preventif
BAB VII MONITORING DAN EVALUASI
BAB VIII PENUTUP
KATA PENGANTAR
BAB I PENDAHULUAN
A. KEADAAN UMUM PUSKESMAS
B. TUJUAN PENYUSUNAN RENCANA KERJA LIMA TAHUNAN
BAB II KENDALA DAN MASALAH
A. IDENTIFIKASI KEADAAN DAN MASALAH
1. Tim mempelajari seluruh kebijakan perencanaan baik
RPJMN, RPJMD maupun kebijakan Kementrian Kesehatan
beserta seluruh target kinerja yang harus dicapai
2. Tim mengumpulkan data :
a. Data Umum
b. Data Wilayah
c. Data Penduduk sasaran
d. Data cakupan
e. Data sumberdaya
3. Tim melakukan analisis data
4. Alternatif pemecahan masalah
B. PENYUSUNAN RENCANA
1. Penetapan tujuan dan sasaran
2. Penyusunan rencana
a. Penetapan strategi pelaksanaan
b. Penetapan kegiatan
c. Pengorganisasian
d. Perhitungan sumberdaya yang diperlukan
C. PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN /PLAN OF ACTION
(POA)
1. Penjadwalan
2. Pengalokasian sumberdaya
3. Pelaksanaan Kegiatan
4. Penggerak pelaksanaan
D. PENYUSUNAN PELENGKAP DOKUMEN
BAB III INDIKATOR DAN STANDAR KINERJA UNTUK TIAP JENIS
PELAYANAN DAN UPAYA PUSKESMAS
BAB IV ANALISIS KINERJA
A. PENCAPAIAN KINERJA UNTUK TIAP JENIS PELAYANAN
DAN UPAYA PUSKESMAS
B. ANALISIS KINERJA FAKTOR PENDUKUNG DAN
PENGHAMBAT KINERJA
BAB V RENCANA PENCAPAIAN KINERJA LIMA TAHUN
A. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN YANG AKAN DILAKUKAN
1. Program kerja dan kegiatan pengembangan SDM
2. Program kerja dan kegiatan pengembangan sarana
3. Program kerja dan kegiatan pengembangan Manajemen
4. Dan seterusnya
B. RENCANA ANGGARAN DAN BIAYA TIAP PROGRAM KERJA
DAN KEGIATAN
BAB VI PEMANTAUAN DAN PENILAIAN
PENUTUP
LAMPIRAN
PENUTUP
Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas
dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan
dalam rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan
Rencana Pencapaian Kegiatan
LAMPIRAN
Lampiran I : matriks rencana kinerja lima tahunan Puskesmas Hikun
Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan (lihat form excel) Panduan
dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan:
a. Nomor : diisi dengan nomor urut
b. Pelayanan/Upaya Puskesmas : diisi dengan Pelayanan Klinis (Upaya
Kesehatan Perseorangan), dan Upaya Kesehatan Masyarakat yang
dilaksanakan di Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB,
Upaya PKM, dan seterusnya
c. Indikator : diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur
kinerja Upaya/Pelayanan
d. Standar : diisi dengan standar kinerja untuk tiap indikator
e. Pencapaian : diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir
f. Target pencapaian : diisi dengan target-target yang akan dicapai pada
tiap tahap tahunan
g. Program Kerja : diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk
mencapai target pada ap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja,
misalnya program kerja pengembangan SDM, program kerja peningkatan
mutu, program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan
sarana, dsb
h. Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang
direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan
Pelatihan Perawat, Pela han Tenaga PKM, dan sebagainya.
i. Volume : diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap
tahapan tahunan
j. Harga Satuan : harga satuan untuk tiap kegiatan
k. Perkiraan Biaya : diisi dengan perkalian antara volume dengan harga
satuan
V. PEDOMAN/PANDUAN
Pedoman/panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi
arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar
untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan . Panduan merupakan
petunjuk dalam melaksanakan kegiatan, maka Satu pedoman dapat berisi
beberapa panduan kegiatan
Beberapa ketentuan umum terkait penyusunan pedoman/panduan :
1. Harus dilengkapi dengan kebijakan kepala Puskesmas berupa
Keputusan Kepala Puskesmas
2. Keputusan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi pergantian
kepala Puskesmas kecuali telah terjadi perubahan regulasi yang terkait
3. Setiap pedoman/panduan harus dievaluasi setiap 2 tahun sekali
4. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja terdiri dari :
KATA PENGANTAR
BAB I PENDAHULUAN
BAB II GAMBARAN UMUM PUSKESMAS
BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN PUSKESMAS
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS
BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA
BAB VI URAIAN JABATAN
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
BAB IX KEGIATAN ORIENTASI
BAB X PERTEMUAN/RAPAT
BAB XI PELAPORAN
A. LAPORAN HARIAN
B. LAPORAN BULANAN
C. LAPORAN TAHUNAN
5. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
B. TUJUAN PEDOMAN
C. SASARAN PEDOMAN
D. RUANG LINGKUP PEDOMAN
E. BATASAN OPERASIONAL
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA
B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
C. JADWAL KEGIATAN
BAB III STANDAR FASILITAS
A. DENAH RUANG
B. STANDAR FASILITAS
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
A. LINGKUP KEGIATAN
B. METODE
C. LANGKAH KEGIATAN
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
6. Format Panduan Pelayanan
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
b) Jika SOP disusun lebih dari satu halaman maka pada halaman kedua
dan seterusnya SOP disertakan kop/heading
o Awal kegiatan :
o Akhir kegiatan :
o Simbol Keputusan : ?
Ya
Tidak
o Penghubung :
o Dokumen :
o Arsip :
∑ 𝑦𝑎
Compliance Rate (CR) =∑ 𝑦𝑎+𝑡𝑖𝑑𝑎𝑘 𝑥 100 %
2. Evaluasi SOP
a) Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal 2
tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja
b) Hasil Evaluasi : SOP masih tetap bisa dipergunakan atau SOP
tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/ revisi SOP bisa
dilakukan sebagian atau seluruhnya.
c) Perbaikan /Revisi perlu dilakukan bila :
1) Alur SOP tidak sesuai dengan keadaan yang ada
2) Adanya perkembangan ilmu dan tehnologi (IPTEK) pelayanan
kesehatan
3) Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru
4) Adanya perubahan fasilitas
5) Peraturan kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian kepala FKTP
TERKENDALI
SALINAN NO. :
PUSKESMAS HIKUN
BERLAKU
PUSKESMAS HIKUN
KADALUARSA
PUSKESMAS HIKUN
TIDAK TERKENDALI
PUSKESMAS HIKUN
XIV. FORMAT-FORMAT
Untuk menyeragamkan format yang digunakan di Puskesmas Hikun,
dilampirkan format-format sebagai berikut :
1. Format Standar Prosedur Operasional, (SOP)
2. Format SK
3. Format KA
4. Format Rekam Medik,
5. Format Resep,
6. Format Rujukan
7. Format Persetujuan Tindakan (Inform Consent)
8. Format Penolakan Tindakan
9. Format Permintaan Rujukan Eksternal
10. Format Penolakan Rujukan Ekternal
11. Format Penolakan Pasien Pulang
12. Format Laporan KTD, KNC
13. Checklist Kunjungan Antenatal Terpadu
14. Format Pemeriksaan KIR Dokter Calon Pengantin
15. Format Permintaan Pemeriksaan Laboratorium
16. Format Hasil Pemeriksaan Laboratorium Darah
17. Format Hasil Pemeriksaan Laboratorium Sputum
18. Format Hasil Pemeriksaan Laboratorium Urine
19. Format Kartu Pengobatan Pasien TB
20. Format Surat Istirahat/Sakit
21. Format Pemeriksaan Kesehatan KIR Dokter
Contoh Format SOP ( 1 Halaman )
JUDUL
No.Dokumentasi :
SO No. Revisi :
P Tanggal Terbit :
Halaman :
1. Pengertian
2. Tujuan 1.
2.
3. Kebijakan 1.
2.
4. Referensi 1.
2.
5. Alat dan 1.
Bahan 2.
6. Langkah- 1.
langkah 2.
7. Bagan Alir
8. Hal-hal
yang perlu
diperhati
kan
9. Unit Terkait
10. D
Dokumen
Terkait
11. R
Tgl Mulai
Rekaman No. Yang Diubah Isi Perubahan
Diberlakukan
Historis
Perubahan
Contoh Format SK
NOMOR : /KM...../PKM–HKN/BULAN/TAHUN
TENTANG
Menimbang : a.
b.
c.
Mengingat : 1.
2.
3.
MEMUTUSKAN
KEDUA :
KETIGA :
Ditetapkan di :
Pada tanggal :
NAMA KEPALA
NIP.