Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

BAHAN AJAR
TATA NASKAH DINAS SESUAI PERMENDAGRI 54 TAHUN 2009
DISUSUN OLEH: MUHAMMAD KHAIDIR
WIDYAISWARA PPSDM KEMENDAGRI REGIONAL MAKASSAR
A. Pengertian Surat
Untuk memahami tata naskah dinas peserta didik diharuskan memahami
tentang surat menyurat, bentuk-bentuk surat, fungsi surat, syarat surat, jenis surat,
peranan surat dan lain sebagainya kegunaan dari surat menyurat dalam suatu
organisasi baik itu organisasi publik maupun organisasi swasta.
Pengertian surat menurut E. Zaenal Arifin (1996:2) adalah : “Salah satu
sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari pihak (orang, instansi,
atau organisasi) kepada pihak lain”.
Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan
seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui
surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau
percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju
sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi
secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana tersebut sangat penting dalam suatu
organisasi baik publik maupun swasta.
Adapun yang dimaksud dengan surat resmi ialah surat yang berisi masalah
kedinasan atau bisnis tertentu. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat resmi
merupakan bagian dari pekerjaan administrasi yang penting.
Surat, terutama surat-surat resmi, juga bisa menjadi alat bukti tertulis yang
mempunyai kekuatan hukum. Dalam suatu organisasi, surat-surat yang diarsipkan
juga dapat menjadi alat bukti historis dan alat pengingat aktivitas yang dilakukan
oleh organisasi tersebut. Lebih lanjut, surat juga mencerminkan corak, keadaan
mentalitas, dan nilai pejabat organisasi yang bersangkutan. Dengan kata lain,
dapat dikemukakan bahwa surat merupakan duta organisasi. Oleh karena itu, surat
harus ditulis dan disusun dengan selalu berhati-hati dan cermat.
Surat sebagai alat komunikasi haruslah dapat memberikan pemahaman
kepada pihak yang akan menerimanya sehingga penerima pesan tidak akan

1
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

menjadi bingung karenanya. Agar surat dapat memberikan pemahaman kepada

penerima harus memenuhi syarat paling tidak sebagai berikut :
1. Bentuk/format surat harus sesuai dengan ketentuan umum yang
berlaku;
2. Isi surat tidak terlalu panjang, singkat, jelas dan padat;
3. Adab atau beretika dan;
4. Perhatikan estetika.
Apabila disimak berdasarkan pengertian di atas, fungsi surat adalah
sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi.
Secara khusus fungsi surat adalah ;
1. Surat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan
bicara. Oleh karenanya isi surat dapat memberikan performance penulis
atau pengirimnya;
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dinas harus diarsipkan
dan dapat dibuka kembali apabila diperlukan;
3. Surat Dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat
perjanjian;
4. Sebagai bukti sejarah dan lain sebagainya.
B. Pengertian Naskah Dinas
Pada organisasi publik, khususnya di lingkungan Kementerian Dalam
Negeri dan pemerintah daerah kabupaten/kota kegiatan surat menyurat sebagai
alat komunikasi kedinasan dirangkum dalam suatu bentuk naskah dinas. “Naskah
Dinas Kementerian Dalam Negeri adalah alat komunikasi kedinasan dan produk
hukum, dan bentuk surat yang dibuat oleh pejabat yang berwenang baik di
lingkungan Kementerian Dalam Negeri maupun di lingkungan pemerintah
daerah”. Sedangkan “Tata Naskah Dinas adalah kumpulan ketentuan yang bersifat
normatif, mengatur tatalaku serta menjadi pedoman dalam komunikasi kedinasan
dalam bentuk tertulis”. (Permendagri Nomor 1 Tahun 2006). Tata Naskah Dinas
berdasarkan Permendagri Nomor 54 Tahun 2009 Adalah “Pengelolaan informasi
tertulis yang meliputi pegaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

2
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang

digunakan dalam komunikasi kedinasan”.
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari satu
pihak kepada pihak lain yang dilakukan baik secara lisan, tulisan, gambar, isyarat
dan tanda-tanda lain, yang dapat digunakan secara sendiri-sendiri maupun secara
gabungan.
Apabila dikaitkan dengan materi informasi atau pesan yang disampaikan
menyangkut masalah tugas dan kegiatan organisasi atau instansi, maka pesan
dalam bentuk surat dimaksud disebut naskah dinas.
Naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah kabupaten/kota
dirumuskan dalam susunan dan bentuk :
1. Produk hukum dan;
2. Bentuk surat.
C. Naskah Dinas yang dirumuskan dalam bentuk produk hukum terdiri :
1. Peraturan Daerah;
2. Peraturan Bupati/Walikota;
3. Peraturan Bersama Bupati/Walikota;
4. Keputusan Bupati/Walikota;
5. Instruksi Bupati/Walikota.
D. Naskah Dinas yang dirumuskan dalam bentuk surat, terdiri atas :
1. Surat Edaran;
2. Surat Biasa;
3. Surat Keterangan;
4. Surat Perintah;
5. Surat Izin;
6. Surat Perjanjian;
7. Surat Tugas;
8. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
9. Surat Kuasa;
10. Surat Undangan;
11. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas;

3
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

12. Surat Panggilan;

13. Nota Dinas;
14. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
15. Lembar Disposisi;
16. Telaah Staf;
17. Pengumuman;
18. Laporan;
19. Rekomendasi;
20. Surat Pengantar;
21. Telegram;
22. Berita Daerah;
23. Berita Acara;
24. Notulen;
25. Memo;
26. Daftar Hadir;
27. Piagam/Sertifikat.

BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS BERUPA PRODUK HUKUM

A. Peraturan daerah
1. Pengertian
Peraturan Daerah adalah Naskah Dinas yang berbentuk Peraturan
perundang-undangan, yang mengatur urusan otonomi daerah dan tugas
pembantuan atau untuk mewujudkan kebijakan baru, melaksanakan
peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu
organisasi dalam lingkungan pemerintah kabupaten/kota yang ditetapkan
oleh Bupati/Walikota, dengan persetujuan Dewan Perwakilan Daerah.
2. Susunan Peraturan Daerah Kabupaten/Kota terdiri atas :
a. Kepala peraturan daerah;
b. Pembukaan;
c. Isi peraturan daerah;
d. Bagian akhir peraturan daerah.

4
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

Ad. a. Kepala Peraturan Daerah Kabupaten/Kota terdiri atas :

1) Tulisan “PERATURAN DAERAH KABUPATEN/KOTA”;
2) Nomor dan tahun;
3) Nama peraturan yang ditulis “TENTANG…..”
Ad. b. Pembukaan Peraturan Daerah Kabupaten/Kota terdiri atas :
1) Tulisan “Dengan Persetujuan Bersama DPRD Kabupaten/Kota….”;
2) Tulisan “Dan Bupati/Walikota…….”:
3) Konsideran;
4) Dengan persetujuan DPRD kabupaten/kota……”;
5) Judul.
Ad. c. Isi Peraturan Daerah terdiri atas :
1) Apabila materinya luas dapat dibagi dalam bab-bab, pasal-pasal dan ayat-
ayat;
2) Bagian-bagian dan paragraf.
Ad. d. Bagian Akhir Peraturan Daerah terdiri atas :
1) Penyebutan tempat ditetapkan;
2) Tanggal, bulan dan tahun ditetapkan;
3) Nama jabatan Bupati/Walikota;
4) Nama terang Bupati/Walikota;
5) Stempel jabatan Bupati/Walikota;
6) Bagian akhir sebelah kiri peraturan daerah terdiri atas :
a. Tulisan “Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten/Kota”;
b. Nama jabatan ketua;
c. Tanda tangan;
d. Nama terang;
e. Stempel jabatan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten/Kota.
3. Kosideran terdiri atas :
a. Menimbang, memuat alasan-alasan pertimbangan pembuatan peraturan
daerah dan konstattering fakta-fakta secara singkat;
b. Mengingat, memuat dasar hukum untuk penetapan peraturan daerah
mulai dari Undang-undang, Peraturan Pemerintah dan lain-lain Peraturan

5
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

Perundang-undangan yang menjadi dasar hukum pembuatan peraturan

daerah.
4. Judul terdiri atas :
a. Tulisan “Memutuskan”;
b. Tulisan “Menetapkan”;
c. Tulisan “Peraturan Daerah Kabupaten/Kota Tentang……….”.
5. Kemudian Sebelah Kiri berturut-turut ditulis :
a. Diundangkan dalam lembaran daerah;
b. Menyebutkan nomor, tahun dan seri;
c. Tanggal diundangkan;
d. Tandatangan sekretaris daerah;
e. Nama sekretaris daerah.
6. Untuk Salinan ditulis :
a. Disalin;
b. Sesuai dengan;
c. Bagian hukum;
d. Nama pejabat, pangkat dan NIP.
7. Penandatanganan otentikasi dan penggunaan kop naskah dinas :
a. Peraturan daerah kabupaten/kota ditandatangani oleh Bupati/Walikota;
b. Otentikasi peraturan daerah kabupaten/kota dilakukan oleh kepala bagian
hukum kabupaten/kota;
c. Peraturan daerah kabupaten/kota dibuat di atas kertas ukuran folio
dengan lambang daerah bertuliskan “pemerintah kabupaten/Kota….”
B. Peraturan Bupati/Walikota
1. Pengertian
Peraturan Bupati/Walikota adalah naskah dinas yang berbentuk Peraturan
Perundang-undangan yang dibuat dan dikeluarkan untuk melaksanakan
Peraturan Perundang-undangan yang lebih tinggi dan sifatnya mengatur.
2. Ciri-ciri
Materi yang bersifat pengaturan yang dituangkan dalam bab-bab dan pasal-
pasal menggunakan angka bulat dan ditandatangani oleh Bupati/Walikota.

6
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

3. Susunan Peraturan Bupati/Walikota terdiri atas :

a. Kepala Peraturan Bupati/Walikota;
b. Pembukaan Peraturan Bupati/Walikota;
c. Isi Peraturan Bupati/Walikota;
d. Bagian Akhir Peraturan Bupati/Walikota.
Ad. a. Kepala Peraturan Bupati/Walikota terdiri atas :
1) Tulisan “Bupati/Walikota……..”;
2) Nomor dan tahun;
3) Nama peraturan yang tertulis “TENTANG…….”.
Ad. b. Pembukaan Peraturan Bupati/Walikota terdiri atas :
1) Tulisan “Bupati/Walikota…..”;
2) Konsideran/Menimbang dan Mengingat;
(Menimbang, memuat alasan-alasan pertimbangan-pertimbangan
pembuatan peraturan dan konstattering fakta-fakta secara singkat,
sedangkan mengingat, memuat dasar hukum untuk menerapkan peraturan
dimulai dari Undang-undang, Peraturan Pemerintah dan lain-lain
Peraturan Perundang-undangan yang menjadi dasar hukum bagi
pembuatan Peraturan tersebut).
3) Menetapkan judul, terdiri atas :
a) Tulisan “Memutuskan”;
b) Tulisan “Menetapkan:;
c) Tulisan “Bupati/Walikota……Tentang”.
Ad. c. Isi Peraturan Bupati/Walikota terdiri atas :
a) Dirumuskan dalam bentuk pasal-pasal dan ayat-ayat;
b) Apabila materinya luas dibagi dalam bab-bab, bagian-bagian dan
paragraf.
Ad. d. Bagian Akhir Peraturan Bupati/Walikota terdiri atas :
a) Nama tempat ditetapkan;
b) Tanggal, bulan dan tahun;
c) Tanda tangan pejabat;
d) Nama pejabat;

7
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

e) Stempel jabatan.
4. Penandatanganan
a) Peraturan Bupati/Walikota yang ditandatangani Bupati/Walikota dibuat
di atas formulis ukuran folio dengan menggunkan kop naskah dinas
Bupati/Walikota dengan lambang negara warna hitam;
b) Otentikasi peraturan Bupati/Walikota dibuat di atas formulir ukuran
folio, yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota atau Sekretaris Daerah.
C. Peraturan Bersama Bupati/Walikota
1. Pengertian
Peraturan Bersama Bupati/Walikota adalah naskah dinas yang berbentuk
Peraturan Perundang-undangan yang dibuat oleh dua atau lebih
Bupati/Walikota untuk mengatur suatu urusan yang menyangkut
kepentingan bersama.
2. Ciri-ciri
a. Berlakunya sama;
b. Setelah tulisan “Menetapkan” menggunakan Judul;
c. Materi dituangkan dalam bentuk pasal-pasal;
d. Bersifat mengatur;
e. Menggunakan nomor angka bulat;
f. Tandatangan bersama oleh Bupati/Walikota yang melakukan kerjasama;
g. Tidak memakai tembusan.
3. Susunan Peraturan Bersama terdiri atas :
a. Kepala Peraturan Bersama;
b. Pembukaan Peraturan Bersama;
c. Isi Peraturan Bersama;
d. Bagian Akhir Peraturan Bersama.
Ad. a. Kepala Peraturan Bersama terdiri atas :
a. Tulisan “PERATURAN BERSAMA BUPATI/WALIKOTA…..’;
b. Nomor dan tahun;
c. Nama Peraturan yang ditulis : “TENTANG….”.
Ad. b. Pembukaan Peraturan Bersama terdiri atas :

8
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

a. Tulisan “Memutuskan”;
b. Tulisan “Menetapkan”;
c. Tulisan “Peraturan Bersama…”.
Ad. c. Isi Peraturan Bersama dirumuskan dalam bentuk pasal-pasal dan
ayat-ayat.
Ad. d. Bagian Akhir Peraturan Bersama terdiri atas :
a. Nama tempat ditetapkan;
b. Tanggal, bulan dan tahun;
c. Nama jabatan;
d. Tandatangan pejabat;
e. Nama jabatan;
f. Stempel jabatan.
4. Penandatanganan :
a. Peraturan bersama ditandatangani oleh masing-masing kepala daerah
yang melakukan kerjasama, dibuat di atas formulir ukuran folio dengan
menggunakan kop naskah dinas Bupati/Walikota pemrakarsa kerjasama,
dengan lambang negara warna hitam;
b. Keabsahan salinan Peraturan Bersama Buapti/Walikota dilakukan
Sekretaris Daerah.
D. Keputusan Bupati/Walikota
1. Pengertian
Keputusan Bupati/Walikota adalah naskah dinas yang berbentuk Peraturan
Perundang-undangan yang dibuat dan dikeluarkan untuk melaksanakan
Peraturan Perundang-undangan yang lebih tinggi dan sifatnya penetapan.
2. Ciri-ciri
Materi yang bersifat penetapan yang dituangkan dalam diktum
PERTAMA, KEDUA dan seterusnya dan penandatanganannya dapat
didelegasikan kepada pimpinan perangakat daerah.
3. Susunan Keputusan Bupati/Walikota terdiri atas :
a. Kepala keputusan Bupati/Walikota;
b. Pembukaan keputusan Bupati/Walikota;

9
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

c. Isi Keputusan Bupati/Walikota;

d. Bagian akhir keputusan Bupati/Walikota.
Ad. 1). Kepala Keputusan Bupati/Walikota terdiri atas :
a. Tulisan “Bupati/Walikota….”;
b. Nomor dan tahun;
c. Nama keputusan yang ditulis “TENTANG….”.
Ad. 2). Pembukaan Keputusan Bupati/Walikota terdiri atas :
a. Tulisan “Bupati/Walikota…..”;
b. Konsideran/Menimbang dan Mengingat;
(Dalam konsideran memuat pertimbangan-pertimbangan motivasi,
tujuan yang akan dicapai dan Perundang-undangan yang menjadi dasar
hukum bagi pembuatan keputusan tersebut).
c. Memutuskan;
d. Menetapkan judul.
Ad. 3). Isi Keputusan Bupati/Walikota terdiri atas :
a. PERTAMA;
b. KEDUA, KETIGA dan seterusnya.
Ad. 4). Bagian Akhir Keputusan Bupati/Walikota terdiri atas :
a. Nama tempat ditetapkan;
b. Tanggal, bulan dan tahun;
c. Tandatangan pejabat;
d. Nama pejabat;
e. Stempel jabatan.
4. Penandatanganan
a. Keputusan Bupati/Walikota yang ditandatangani Bupati/Walikota
dibuat di atas formulis ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah
dinas Bupati/Walikota dengan lambang negara warna hitam;
b. Otentifikasi Keputusan Bupati/Walikota dibuat di atas formulir ukuran
folio, yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota atau sekretaris daerah.
E. Instruksi Bupati/Walikota
1. Pengertian

10
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

Instruksi Bupati/Walikota adalah naskah dinas yang berisikan perintah

atasan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintah atau
untuk melaksanakan peraturan Perundang-undangan.
2. Ciri-ciri
a. Berisi petunjuk teknis;
b. Masa berlakunya lama;
c. Setelah tulisan “Menetapkan” tidak menggunakan Judul;
d. Menggunakan nomor bulat;
e. Materi dituangkan dalam bentuk diktum tulisan Kepada :, Untuk :,
Pertama ;, Kedua dst;
f. Dapat menggunakan tulisan “Memperhatikan” setelah tulisan
“Mengingat”.
3. Susunan Instruksi Bupati/Walikota terdiri atas :
a. Kepala Instruksi;
b. Pembukaan Instruksi;
c. Isi Instruksi;
d. Bagain Akhir Instruksi.
Ad. a. Kepala Instruksi terdiri atas :
a. Tulisan “Instruksi Bupati/Walikota….”;
b. Nomor dan tahun;
c. Nama Instruksi.
Ad. b. Pembukaan terdiri atas :
a. Tulisan “Bupati/Walikota…;
b. Konsideran :
- Menimbang;
- Mengingat;
- Memperhatikan.
Ad. c. Isi Instruksi dirumuskan dalam bentuk diktum “Kepada”,
Untuk, Pertama, Kedua dst.
Ad. d. Bagian Akhir Instruksi terdiri atas :
a. Nama tempat ditetapkan;

11
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

b. Tanggal, bulan dan tahun;

c. Nama jabatan;
d. Tandatangan Pejabat;
e. Nama jelas;
f. Stempel pejabat.
4. Penandatanganan
c. Instruksi ditandatangani oleh Bupati/Walikota dibuat di atas formulir
ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Bupati/Walikota
dengan lambing negara warna hitam;
d. Keabsahan Instruksi Bupati/Walikota yang ditandatangani
Bupati/Walikota dilakukan sekretaris daerah.
BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS BERUPA SURAT
A. Surat Edaran
1. Pengertian
Surat edaran adalah tata naskah dinas yang berisikan pemberitahuan,
penjelasan dan atau petunjuk cara melaksanakan sesuatu ketentuan yang
telah ada dan ditujukan kepada pejabat tertentu.
2. Susunan Surat Edaran terdiri atas :
a. Kepala surat;
b. Isi surat sdaran;
c. Bagian akhir surat edaran.
Ad. a. Kepala Surat Edaran terdiri atas :
a. Nama tempat ditetapkan;
b. Tanggal, bulan dan tahun;
c. Pejabat/Alamat yang dituju;
d. Nomor;
e. Sifat;
f. Lampiran;
g. Hal dan;
h. Kata “Surat Edaran” ditetapkan di tengah lembar isi naskah dinas.
Ad. b. Isi Surat Edaran dituangkan/dirumuskan dalam bentuk uraian.

12
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

Ad. c. Bagian Akhir Surat Edaran terdiri atas :

a. Nama jabatan;
b. Tandatangan pejabat;
c. Nama, pangkat dan NIP bagi PNS;
d. Stempel jabatan/instansi;
e. Tembusan.
3. Penandatangan ;
a. Surat edaran ditandatangani oleh Bupati/Walikota, dibuat di atas formulir
ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas
Bupati/Walikota……… dengan lambang negara warna hitam;
b. Surat edaran yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat dibuat di atas
formulir ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat
daerah yang bersangkutan;
c. Surat edaran yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat daerah atas
wewenang jabatannya dibuat di atas formulir ukuran folio dengan
menggunakan kop naskah dinas Perangkat daerah yang bersangkutan.
B. Surat Biasa
1. Pengertian
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
Surat biasa dipergunakan oleh suatu satuan kerja ketika berkomunikasi
tertulis dengan satuan kerja lainnya di luar satuan kerja dimaksud, misalnya
antar dinas, suatu dinas dengan Sekretaris Daerah, atau Lembaga Teknis
Daerah maupun sebaliknya.
2. Susunan Surat Biasa terdiri atas :
a. Kepala Surat Biasa;
b. Isi Surat Biasa;
c. Bagian Akhir Surat Biasa.
Ad. a. Kepala Surat Biasa terdiri atas :
a. Nama tempat ditetapkan;
b. Tanggal, bulan dan tahun;

13
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

c. Pejabat/Alamat yang dituju;

d. Nomor Surat;
e. Sifat Surat;
f. Lampiran Surat;
g. Perihal Surat.
Ad. b. Isi Surat Biasa dituangkan/dirumuskan dalam bentuk uraian.
Ad. c. Bagian Akhir Surat Biasa terdiri atas :
a. Nama Jabatan;
b. Tandatangan Pejabat;
c. Nama Pejabat, Pangkat dan NIP bagi PNS;
d. Stempel Jabatan/Instansi;
e. Tembusan.
3. Penandatangan
a. Surat biasa ditandatangani oleh Bupati/Walikota………”, dibuat di atas
kertas ukuran folio atau ukuran lain yang dipergunakan di lingkungan
Pemerintah Daerah dengan menggunakan kop naskah dinas
Bupati/Walikota dengan lambang Negara warna hitam;
b. Surat biasa yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Kerja dibuat di
atas kertas ukuran folio atau ukuran lain yang dipergunakan di
lingkungan Pemerintah Daerah tersebut dengan menggunakan kop
Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan;
c. Surat Biasa yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat daerah atas
wewenang jabatannya dibuat ukuran folio atau ukuran lain yang
dipergunakan di lingkungan Pemerintah Daerah tersebut dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.
C. Surat Keterangan
1. Pengertian
Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari
Pejabat sebagai tanda bukti kebenaran sesuatu hal.
2. Susunan Surat Keterangan terdiri atas :
a. Kepala Surat Keterangan;

14
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

b. Isi Surat Keterangan;

c. Bagian Akhir Surat Keterangan.
Ad. a. Kepala Surat Keterangan terdiri atas :
a. Kata “Surat Keterangan” ditempatkan dibagian tengah lembar naskah.
b. Nomor dan Tahun atau dapat menggunakan nomor panjang menurut
kebutuhan.
Ad. b. Isi Surat Keterangan :
a. Nama dan jabatan yang menerangkan;
b. NIP, Pangkat/Golongan, Umum kebangsaan, Agama, Pekerjaan, Alamat
dan Identitas yang diperlukan dari pihak yang diterangkan;
c. Maksud keterangan
Ad. c. Bagian Akhir Surat Keterangan terdiri atas :
a. Nama Tempat;
b. Tanggal, Bulan dan Tahun;
c. Tandatangan Pejabat;
d. Nama Jabatan;
e. Nama Jelas Pejabat;
f. Pangkat dan NIP;
g. Stempel Jabatan/Instansi;
h. Tembusan.
3. Penandatanganan
a. Surat Keterangan ditandatangani oleh Bupati/Walikota dibuat di atas
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Bupati/Walikota……” dengan lambang Negara warna hitam;
b. Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah
atas nama Buapti/Walikota atau atas wewenang Jabatannya dibuat di atas
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat
Daerah yang bersangkutan dengan Lambang daerah yang ditempatkan
dibagian kiri atas;

15
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

c. Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat daerah

atas wewenang Jabatannya dibuat di atas formulir ukuran folio dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.
D. Surat Perintah
1. Pengertian
Surat Perintah adalah Naskah Dinas dari atasan yang ditujukan kepada
pejabat bawahan, berisi perintah untuk melaksanakan tugas tertentu.
2. Susunan Surat Perintah terdiri atas :
a. Kepala Surat Perintah;
b. Isi Surat Perintah;
c. Bagian Akhir Surat Perintah.
Ad. a. Kepala Surat Perintah terdiri atas :
a. Tulisan “Surat Perintah”;
b. Nomor, Tanggal dan Tahun
Ad. b. Isi Surat Perintah :
a. Nama Pejabat dan jabatan yang memberikan perintah;
b. Nama Pejabat yang diberi perintah, jenis perintah khusus yang harus
dilaksanakan dan waktu pelaksanaan.
Ad. c. Bagian Akhir Surat Perintah terdiri atas :
a. Nama Tempat;
b. Tanggal, Bulan dan Tahun;
c. Nama Jabatan;
d. Tandatangan Pejabat;
e. Nama Jelas Pejabat, Pangkat dan NIP bagi PNS;
f. Stempel Jabatan/Instansi;
g. Tembusan.
3. Penandatanganan
a. Surat Perintah yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota dibuat di atas
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Bupati/Walikota……” dengan lambang Negara warna hitam;

16
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

b. Surat Perintah yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas

nama Bupati/Walikota atau atas wewenang Jabatannya dibuat di atas
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat
Daerah yang bersangkutan;
c. Surat Perintah yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat daerah atas
wewenang Jabatannya dibuat di atas formulir ukuran folio dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.
E. Surat Izin
1. Pengertian
Surat Izin adalah Naskah Dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu
permohonan yang dikeluarkan oleh Bupati/Walikota atau pejabat
berwenang menurut Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
2. Susunan Surat Izin terdiri atas :
a. Kepala Surat Izin;
b. Isi Surat Izin;
c. Bagian Akhir Surat Izin.
Ad. a. Kepala Surat Izin terdiri atas :
a. Tulisan “Surat Izin” yang ditempatkan di tengan lembar atas Naskah Dinas;
b. Nomor, tanggal dan tahun;
c. Tulisan “Tentang”;
Ad. b. Isi Surat Izin terdiri atas :
c. Nama Pejabat dan jabatan yang memberikan perintah;
d. Nama Pejabat yang diberi perintah, jenis perintah khusus yang harus
dilaksanakan dan waktu pelaksanaan.
Ad. c. Bagian Akhir Surat Izin terdiri atas :
a. Dasar;
b. Nama;
c. Jabatan;
d. Alamat;
e. Keperluan Izin.
3. Penandatanganan

17
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

a. Surat Izin yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota dibuat di atas

kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Bupati/Walikota……” dengan lambang Negara warna hitam;
b. Surat Izin yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas
nama Bupati/Walikota atau atas wewenang Jabatannya dibuat di atas
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat
Daerah yang bersangkutan;
c. Surat izin yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat daerah atas
wewenang Jabatannya dibuat di atas formulir ukuran folio dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.
F. Surat Perjanjian
1. Pengertian
Surat Perjanjian adalah Naskah Dinas yang berisi suatu kesepakatan
bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan
tindakan/perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
2. Susunan Surat Perjanjian terdiri atas :
a. Kepala Surat Perjanjian;
b. Isi Surat Perjanjian;
c. Bagian Akhir Surat Perjanjian.
Ad. a. Kepala Surat Perjanjian terdiri atas :
a. Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan di tengan lembar atas Naskah
Dinas;
b. Nomor, Tanggal dan Tahun;
c. Tulisan “Tentang”;
d. Judul Surat Perjanjian.
Ad. b. Isi Surat Perjanjian terdiri atas :
a. Nama, Pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang
terlibat dalam perjanjian;
b. Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan;
c. Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan dalam bentuk
uraian atau dibagi dalam pasal-pasal dan dikemukakan yang menyangkut

18
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

hak dan kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak bertentangan

dengan Peraturan perundang-undangan yang berlaku;
d. Saksi-saksi Hukum;
e. Penyelesaian perselisihan.
Ad. c. Bagian Akhir Surat Perjanjian terdiri atas :
a. Tulisan “Pihak Ke…”;
b. Nama Jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
c. Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
d. Materai;
e. Nama Jelas pihak-pihak penandatangan;
f. Pangkat dan NIP bagi PNS;
g. Stempel jabatan/Instansi;
h. Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan).
3. Penandatanganan
a. Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota dibuat di
atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Bupati/Walikota dengan lambang Negara warna hitam;
b. Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah
atas nama Bupati/Walikota atau atas wewenang Jabatannya dibuat di
atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Perangkat Daerah yang bersangkutan;
c. Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah
atas wewenang Jabatannya dibuat di atas formulir ukuran folio dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.
G. Surat Undangan
1. Pengertian
Surat Undangan adalah Naskah Dinas merupakan pemberitahuan yang
meminta kepada yang bersangkutan untuk datang tepat waktu, tempat dan
acara yang ditentukan.
2. Susunan Surat Undangan terdiri atas :
a. Kepala Surat Undangan;

19
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

b. Isi Surat Undangan;

c. Bagian Akhir Surat Undangan.
Ad. a. Kepala Surat Undangan terdiri atas :
a. Nama tempat, Tanggal, bulan dan tahun ditempatkan di kanan atas;
b. Alamat undangan yang ditujukan ditempatkan di bawah nama, tempatkan di
bawah nama, tempat, tanggal, bulan dan tahun;
c. Nomor, sifat, lampiran dan perihal diketik secara vertikal, ditempatkan
disebelah kiri atas.
Ad. b. Isi Surat Undangan terdiri atas :
a. Maksud dan tujuan;
b. Hari Penyelenggaraan;
c. Tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan;
d. Acara yang akan diselenggarakan;
e. Tulisan penutup.
Ad. c. Bagian Akhir Surat Undangan terdiri atas :
a. Nama jabatan;
b. Tanda tangan pejabat;
c. Nama jelas pejabat, pangkat dan NIP;
d. Stempel jabatan/instansi;
e. Catatan yang dianggap perlu.
3. Penandatanganan
a. Surat Undangan yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota dibuat di
atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Bupati/Walikota dengan lambang Negara warna hitam;
b. Surat Undangan yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama
Bupati/Walikota atau atas wewenang Jabatannya dibuat di atas kertas
ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas Sekretaris Daerah
yang bersangkutan;
c. Surat Undangan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah
atas wewenang Jabatannya dibuat di atas formulir ukuran folio dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.

20
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

H. Surat Panggilan
1. Pengertian
Surat Panggilan adalah Naskah Dinas yang dipergunakan untuk
memanggil pejabat satuan kerja perangkat daerah
pemerintah/swasta/perorangan, guna dimintai keterangan mengenai suatu
permasalahan/persoalan.
2. Susunan Surat Panggilan terdiri atas :
a. Kepala Surat Panggilan;
b. Isi Surat Panggilan;
c. Bagian Akhir Surat Panggilan.
Ad. a. Kepala Surat Panggilan terdiri atas :
a. Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun;
b. Nama satuan kerja perangkat daerah pemerintah/swasta/perorangan
yang dipanggil;
c. Nomor, sifat, lampiran dan perihal.
Ad. b. Isi Surat Panggilan terdiri atas :
a. Hari, tanggal, jam, tempat, menghadap kepada, alamat pemanggil;
b. Maksud surat panggilan tersebut.
Ad. c. Bagian Akhir Surat Panggilan terdiri atas :
a. Nama jabatan;
b. Tanda tangan pejabat;
c. Nama, pangkat dan NIP;
d. Stempel jabatan/instansi;
e. Tembusan apabila diperlukan
3. Penandatanganan
a. Surat Panggilan yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota dibuat di
atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Bupati/Walikota dengan lambang Negara warna hitam;
b. Surat Panggilan yang ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah
atas nama Bupati/Walikota atau atas wewenang Jabatannya dibuat di

21
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas

Sekretaris Daerah yang bersangkutan;
c. Surat Panggilan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah
atas wewenang Jabatannya dibuat di atas formulir ukuran folio dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang
bersangkutan.
I. Nota Dinas
1. Pengertian
Nota Dinas adalah Naskah Dinas sebagai alat komunikasi tertulis intern
antar pejabat unit-unit organisasi, yang memuat/berisi pemberitahuan,
permintaan penjelasan, laporan dan sebagainya mengenai hal-hal yang
berhubungan dengan proses penggarisan atau pematangan sesuatu
kebijaksanaan atau proses penyesuaian persoalan/masalah.
2. Susunan Nota Dinas terdiri atas :
a. Kepala Nota Dinas;
b. Isi Nota Dinas;
c. Bagian Akhir Nota Dinas.
Ad. a. Kepala Nota Dinas terdiri atas :
a. Tulisan “Nota Dinas” ditempatkan di tengah-tengah isi naskah dinas;
b. Pejabat/alamat yang dituju;
c. Pejabat yang mengirim;
d. Tanggal, bulan dan tahun;
e. Nomor dapat ditambahkan kode sesuai dengan kebutuhan;
f. Sifat, lampiran dan perihal.

Ad. b. Isi Nota Dinas dirumuskan dalam bentuk uraian.

Ad. c. Bagian Akhir Nota Dinas terdiri atas :
a. Nama jabatan
b. Tanda tangan;
c. Nama, pangkat dan NIP;
d. Tembusan.

22
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

3. Penandatanganan
Nota dinas ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atau pejabat
lainnya dibuat di atas formulir ukuran folio dengan menggunakan kop
Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.
J. Pengumuman
1. Pengertian
Pengumuman adalah Naskah Dinas yang berisi pemberitahuan yang bersifat
umum. Pengumuman yang ditandatangani oleh masing-masing pejabat
ditentukan oleh jenis, sifat dan organisasi sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
2. Susunan Pengumuman terdiri atas :
a. Kepala pengumuman;
b. Isi pengumuman;
c. Bagian akhir pengumuman.
Ad. a. Kepala pengumuman terdiri atas :
a. Tulisan “Pengumuman” ditempatkan di tengah lembar naskah dinas;
b. Nomor ditempatkan di bawah tulisan “Pengumuman”;
c. Tulisan “Tentang”;
d. Nama judul pengumuman.
Ad. b. Isi pengumuman dirumuskan dalam bentuk uraian.
Ad. c. Bagian Akhir pengumuman terdiri atas :
a. Nama tempat pengumuman dikeluarkan;
b. Tanggal, bulan dan tahun;
c. Nama jabatan yang mengeluarkan;
d. Stempel jabatan/instansi.
3. Penandatanganan
a. Pengumuman yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota dibuat di atas
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Bupati/Walikota dengan lambang Negara warna hitam;
b. Pengumuman yang ditandatangani oleh sekretaris daerah atas nama
Bupati/Walikota atau atas wewenang Jabatannya dibuat di atas kertas

23
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas Sekretaris Daerah

yang bersangkutan;
c. Pengumuman yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas
nama Bupati/Walikota atau wewenang Jabatannya dibuat di atas formulir
ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas organisasi yang
bersangkutan.
K. Telegram
1. Pengertian
Telegram adalah Naskah Dinas yang berisi berita singkat yang
disampaikan dengan cepat, menggunakan kata-kata singkat dan jelas yang
dikirim melalui telekomunikasi elektronik.
2. Susunan telegram terdiri atas :
a. Kepala telegram;
b. Isi telegram;
c. Bagian akhir telegram.
Ad. a. Kepala telegram terdiri atas :
a. Pejabat yang mengirim berita berikut pangkat dan NIP;
b. Pejabat/alamat yang dituju;
c. Tembusan
Ad. b. Isi telegram terdiri atas :
a. Klasifikai;
b. Nomor;
c. Uraian isi berita dirumuskan dalam kalimat singkat dan jelas;
d. Singkat title jabtan gubernur;
e. Tanggal, bulan dan tahun.
Ad. c. Bagian akhir telegram terdiri atas :
a. Nama pejabat yang mengirim;
b. Nama jabatan yang mengirim;
c. Tanda tangan pejabat yang mengirim.
3. Penandatanganan

24
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

a. Naskah berita telegram yang dikirm dengan menggunakan

telekomunikasi elektronik skretarist daerah dibuat dalam formulir
sekretarian daerah;
b. Naskah berita telegram yang dikirim melalui kantor berita telegram
menggunkan formulir sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
c. Keabsahan isi berita telegram yang dirumuskan dalam formulir berita
dimaksud pada huruf a setelah ditanda tangani oleh pejabat dimaksud.
d. Pengiriman berita telegram dilakukan oleh bagian sandi dan Telkom.
4. Cara pengiriman : Pengiriman telegram dilaksanakan dengan
menggunakan telekomunikasi elektronik
sekretariat daerah atau kantor-kantor telegram.
L. Laporan
1. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan atau pertanggung
jawaban dari bawahan kepada tasan atau dari suatu tim kerja disusun
secara sistematis atau kronologis.
2. Susunan laporan terdiri atas :
a. Kepala laporan, terdiri atas nama atau judul laporan;
b. Isi laporan dirumuskan dalam bentuk uraian, dengan system berikut :
- Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan lingkup
dan sistematika laporan;
- Materi laporan, memuat tentang kegiatan yang dilaporkan, hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan-hambatan yang dihadapi dan lain-
lain;
- Kesimpulan dan saran, memuat rangkaian pelaksanaan tugas dan
saran-saran sebagai bahan pertimbangan.
c. Bagian akhir laporan terdiri atas :
- Nama tempat;
- Tanggal, bulan dan tahun;
- Nama jabatan dan pembuat laporan;
- Tanda tangan;

25
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

- Nama, pangkat dan NIP.

d. Lampiran jika dianggap perlu.
3. Penandatanganan
a. Laporan yang ditandatangani oleh Gubernur dibuat di atas kertas
ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan
lambang Negara warna hitam;
b. Laporan yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama
Gubernur atau atas wewenang Jabatannya dibuat di atas kertas ukuran
folio dengan menggunakan kop naskah dinas Sekretaris Daerah;
c. Laporan yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atau atas
wewenang Jabatannya dibuat di atas formulir ukuran folio dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.
M. Surat Pengantar
1. Pengertian
Surat Pengantar adalah daftar yang dipergunakan sebagai pengantar
untuk mengirimkan sesuatu naskah dinas atau barang dan sebagainya
yang pada umumnya tidak memerukan penjelasan.
2. Susunan surat pengantar terdiri atas :
a. Kepala surat pengantar terdiri atas :
- Nomor;
- Pejabat/alamat yang dituju;
- Tulisan “Surat Pengantar“ ditempatkan di tengah lembar isi naskah
dinas.
b. Isi surat pengantar terdiri atas :
- Kolom nomor urut;
- Kolom jenis yang dikirim;
- Kolom banyaknya naskah/barang dan sebagainya;
- Kolom keterangan.
c. Bagian akhir surat pengantar terdiri atas :
- Nama tempat;
- Tanggal, bulan dan tahun;

26
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

- Nama jabatan dan pembuat pengantar;

- Tanda tangan;
- Nama jelas, pangkat dan NIP;
- Stempel jabatan instansi;
- Penerimaan.
3. Cara pembuatan
Surat pengantar dibuat di atas kertas ukuran folio degan menggunakan
naskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.
N. Lembar Disposisi
1. Pengertian
Lembar disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada
bawahan yang berisi informasi atau perintah.
2. Susunan lembar disposisi terdiri atas :
a. Kepala lembar disposisi terdiri atas :
- Tulisan “Lembar Disposisi”;
- Surat dari;
- Nomor surat;
- Tanggal surat;
- Diterima tanggal;
- Nomor agenda;
- Sifat;
- Perihal;
- Diteruskan kepada;
- Catatan
b. Isi lembar disposisi terdiri atas :
- Tulisan “Lembar Disposisi” ditempatkan dibagian tengah lembar
naskah dinas;
- Isi disposisi dirumuskan dalam bentuk uraian.
c. Bagian akhir lembar disposisi dibubuhi paraf atasan yang member
disposisi beserta tanggalnya.
3. Pemberian paraf, lembar disposisi diparaf oleh :

27
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

a. Gubernur/Wakil Gubernur;
b. Sekretaris Daerah;
c. Kepala Perangkat Daerah dan seterusnya.
O. Berita Acara
1. Pengertian
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi pernyataan yang bersifat
pengesahan atau sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain
bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun
pengendalian kebijakan pimpinan.
2. Susunan berita acara terdiri atas :
a. Kepala berita acara terdiri atas :
- Tulisan “Berita Acara” ditempatkan di tengah lembar naskah dinas;
- Nomor berita acara;
- Nama berita acara.
b. Isi berita acara, dirumuskan dalam bentuk uraian yang di dalamnya
dicantumkan :
- Tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun;
- Nama, NIP, pangkat/golongan ruang dan alamat;
- Permasalahan pokoknya.
c. Bagian akhir berita terdiri atas :
- Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun.
- Tulisan “Pihak” yang terlibat dalam berita acara;
- Tanda tangan pihak yang terlibat dalam berita cara;
- Nama jelas dan NIP (bila ada) pihak yang terlibat dalam berita acara;
- Stempel jabatan/instansi;
- Tulisan “Dilakukan dihadapan…….. (siapa yang menyaksikan berita
cara tersebut)”
- Tanda tangan yang menyaksikan;
- Tulisan “Demikian berita acara ini dibuat dalam rangkap……
3. Penandatanganan

28
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

a. Berita acara yang ditanda tangani oleh pihak-pihak yang terlibat di

dalamnya, termasuk pejabat yang menyaksikan;
b. Berita acara yang ditanda tangani oleh Buapti/Walikota di buat di atas
kertas ukuran folio dengan menggunkan kop naskah dinas
Bupati/Walikota, dengan lambing Negara warna hitam;
c. Berita acara yang ditanda tangani oleh pimpinan perangkat daerah atas
nama Bupati/Walikota dibuat di atas kertas ukuran folio dengan
menggunkan kop naskah dinas perangkat daerah;
d. Berita acara yang ditanda tangani oleh pimpinan perangkat daerah atas
wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio dengan
menggunakan kop naskah perangkat daerah yang bersangkutan.
P. Rekomendasi
1. Pengertian
Rekomendasi adalah naskah dinas yang memuat keterangan/penjelasan
atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang
dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.
2. Susunan rekomendasi terdiri atas :
a. Kepala rekomendasi terdiri atas :
- Tulisan “Rekomendasi” ditempatkan di tengah-tengah isi naskah
dinas;
- Nomor dan tahun ditempatkan di bawah tulisan “Rekomendasi”;
- Tulisan “Tentang”;
- Nama/judul rekomendasi.
b. Isi rekomendasi dirumuskan dalam bentuk uraian.

c. Bagian akhir rekomendasi terdiri atas :

- Nama tempat, tanggal dan tahun;
- Nama jabatan dan pembuat rekomendasi;
- Tanda tangan pejabat;
- Nama jelas, pangkat dan NIP;
- Stempel jabatan/instansi;

29
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

3. Penandatanganan
a. Rekomendasi yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota dibuat di atas
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas
Bupati/Walikota dengan lambang negara warna hitam;
b. Rekomendasi yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah
atas nama Bupati/Walikota atau atas wewenang Jabatannya dibuat di
atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Perangkat Daerah yang bersangkutan;
c. Rekomendasi yang dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan
Perangkat daerah ditentukan oleh jenis, sifat organisasinya menurut
wewenang yang ada sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Q. Daftar Hadir
1. Pengertian
Daftar hadir adalah naskah dinas yang dipergunakan untuk mencatat
dan mengetahui kehadiran seseorang.
2. Daftar hadir terdiri atas :
a. Daftar hadir yang di dalamnya sudah dicantumkan nama-nama orang
yang akan hadir;
b. Daftar hadir yang di dalamnya belum dicantumkan nam0nam orang
yang akan hadir.
3. Susunan daftar hadir terdiri atas :
a. Kepala daftar hadir terdiri atas :
- Tulisan “Daftar Hadir” ditempatkan di tengah-tengah lembar
naskah dinas;
- Tempat, hari, tanggal, waktu dan acara ditulis di bawah tulisan
daftar hadir disebelah kanan.
b. Isi daftar hadir terdiri atas :
- Kolom nomor urut;
- Kolom nama;
- Nama jabatan/instansi;
- Kolom tanda tangan/paraf;

30
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

- Kolom keterangan;
- Untuk daftar hadir masuk kantor (kerja) dilengkapi dengan kolom
tanggal dalam satu bulan yang terbagi atas kolom paraf masuk
pagi dan siang.
c. Bagian akhir daftar hadir terdiri atas :
- Nama tempat;
- Tanggal, bulan dan tahun;
- Nama jabatan penanggung jawab (pejabat yang bertanggung
jawab atas kegiatan);
- Tanda tangan pejabat penanggung jawab;
- Nama, pangkat dan NIP pejabat penanggung jawab.
4. Penandatanganan
a. Daftar hadir masuk kantor dibuat di atas kertas ukuran folio dengan
menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yang
bersangkutan;
b. Daftar hadir untuk rapat-rapat dibuat di atas kertas ukuran folio,
dengan menggunkan kop naskah dinas perangkat daerah yang
bersangkutan;
c. Daftar hadir ditandatangani oleh pejabat yang beratnggung jawab;
d. Daftar hadir tidak perlu dibubuhi stempel instansi.
R. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan
1. Pengertian
Surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan disingkat STTPP adalah
suatu naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah
mengikuti pendidikan dan pelatihan.
2. Susunan STTPP terdiri atas :
a. Kepala STTPP terdiri atas :
- Kode disudut bagian kanan atas;
- Tulisan “Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan”;
- Tulisan “Nomor”;
b. Bagian isi STTPP terdiri atas :

31
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

- Uraian yang berisikan pejabat yang memberikan STTPP;

- Nama, tempat/tanggal lahir, NIP, pangkat golongan ruang,
jabatan dan instansi peserta;
- Pernyataan lulus mengikuti pendidikan pelatihan;
- Pada bagian tengah transparan lambang negara.
c. Bagian akhir STTPP terdiri atas :
1. Dibagian sebelah kanan :
- Tempat, tanggal, bulan dan tahun;
- Nama jabatan dan instansi;
- Tanda tangan;
- Nama jelas;
- NIP.
2. Dibagian tengah photo peserta diklat dengan cap instansi dibagian
sebelah kiri photo.
3. Dibagian belakang :
- Agenda pembelajaran;
- Tema :
 Umum (ditentukan Badan Diklat);
 Khusus (ditentukan penyelenggara Negara dengan mengacu
pada tema umum dan isu aktual stempat).
- Tempat, tanggal, bulan dan tahun;
- Kepala instansi penyelenggara;
- Tanda tangan;
- Nama jelas dan NIP.
3. Penandatanganan
a. Bupati/Walikota;
b. Kepala Badan Diklat.
S. Memo
1. Pengertian

32
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

Memo adalah naskah dinas yang materinya mengandung pemberitahuan

atas segala sesuatu permasalahan yang dapat digunakan oleh atasan
kepada bawahan atau antar pejabat setingkat.
2. Susunan memo terdiri atas :
a. Kepala memo terdiri atas :
- Tulisan “Memo” ditempatkan di tengah lembar isi naskah;
- Nama pengirim memo, ditempatkan disebelah kiri atas naskah;
- Nama pejabat dan alamat yang dituju ditempatkan disebelah bawah
nama pengirim.
b. Bagian isi memo memuat pemberitahuan atas sesuatu permasalahan.
c. Bagian akhir memo berisi tanda tangan pembuat memo.
3. Penandatanganan
a. Memo yang diparaf dibuat di atas kertas ukuran folio dengan
menggunakan :
- Kop naskah Gubernur bagi memo yang dipergunakan oleh
Gubernur dengan lambing Negara warna hitam.
- Kop naskah dinas perangkat daerah bagi memo yang dipergunakan
oleh pejabat di lingkungan perangkat daerah yang bersangkutan.
b. Memo diparaf atau ditanda tangani oleh pembuat memo;
c. Memo tidak dibubuhi tanda tangan;
d. Pembuatan memo dapat diketik atau cukup ditulis.
T. Surat Kuasa
1. Pengertian
Surat kuasa adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan dan tanda
bukti yang berisi pemberian mandate, hak dan wewnang dari pihak
pejabat yang member kuasa kepada pejabat yang diberi kuasa untuk
bertindak menyelesaikan suatu urusan.
2. Susunan surat kuasa terdiri atas :
a. Kepala surat kuasa terdiri atas :
- Kata “Surat Kuasa” ditempatkan dibagian tengah naskha dinas;
- Tulisan “Nomor” di bawah tulisan “Surat Kuasa”.

33
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

b. Bagian isi surat kuasa terdiri atas :

- Nama pejabat, pangkat golongan ruang, dan NIP yang member
kuasa;
- Nama jabatan yang member kuasa;
- Tulisan “Memberi Kuasa”;
- Tulisan “Kepada”;
- Nama, pangkat golongan ruang dan NIP yang diberi kuasa;
- Nama jabatan yang diberi kuasa;
- Tulisan “untuk”;
- Materi tugas dan tindakan yang dikuasakan.
c. Bagian akhir surat kuasa terdidi atas :
- Nama tempat dikeluarkan;
- Tanggal, bulan dan tahun pembuatan;
- Nama jabatan pemberi kuasa;
- Tanda tangan pejabat pemberi kuasa;
- Nama jelas, pangkat dan NIP bagi PNS;
- Stempel jabatan/instansi;
- Tulisan “Yang Memberi Kuasa”
- Nama jabatan yang diberi kuasa;
- Tanda tangan pejabat yang diberi kuasa;
- Nama jelas, pangkat dan NIP yang diberi kuasa.
3. Penandatanganan
a. Surat kuasa yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota dan Wakil
Bupati/Wakil Walikota dibuat di atas kertas ukuran folio dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Bupati/Walikota dengan lambang
negara warna hitam;
b. Surat kuasa yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas
nama Buapti/Walikota atau atas wewenang Jabatannya dibuat di atas
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Perangkat Daerah yang bersangkutan.

34
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

c. Surat kuasa yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat daerah atas

wewenang Jabatannya dibuat di atas formulir ukuran folio dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang
bersangkutan.
U. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
1. Pengertian
Surat pernyataan melaksanakan tugas adalah naskah dinas sebagai alat
pemberitahuan dan tanda bukti pejabat yang berwenang kepada
pejabat/pegawai lain yang menyatakan bahwa pejabat/pegawai tersebut
telah mulai menjalankan tugas.
2. Susunan surat pernyataan melaksanakan tugas terdiri atas :
a. Kepala surat pernyataan melaksanakan tugas;
b. Isi surat pernyataan melaksanakan tugas;
c. Bagian akhir surat pernyataan melaksanakan tugas;
Ad. 1). Kepala surat pernyataan melaksanakan tugas terdiri atas :
a. Tulisan “Pernyataan melaksanakan Tugas”;
b. Tulisan “Nomor dan Tahun”.
Ad. 2). Isi surat pernyataan melaksanakan tugas terdiri atas :
a. Nama pejabat, pangkat/golongan, ruang dan NIP dan jabatan/pegawai
yang memberikan pernyataan;
b. Nama pejabat, pangkat/golongan dan NIP jabatan/pegawai yang dibri
pernyataan;
c. Nomor, tanggal, dasar surat peraturan pengangkatan dan mulai
melaksanakan tugas.
Ad. 3). Bagian akhir surat pernyataan melaksanakan tugas terdiri atas:
a. Nama tempat pebuatan;
b. Tanggal, bulan dan tahun pembuatan;
c. Nama jabatan pembuat pernyataan;
d. Tanda tangan pejabat;
e. Nama, pangkat dan NIP;
f. Stempel jabatan/instansi.

35
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

3. Penandatanganan
a. Surat pernyataan melaksanakan tugas yang ditandatangani oleh
Bupati/Walikota dibuat di atas kertas ukuran folio dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Bupati/Walikota dengan lambang
negara warna hitam;
b. Surat pernyataan melaksanakan tugas ditandatangani oleh Pimpinan
Perangkat Daerah atas nama Bupati/Walikota atau atas wewenang
Jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan
kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.
c. Surat pernyataan melaksanakan tugas yang ditandatangani oleh
Pimpinan Perangkat daerah atas wewenang Jabatannya dibuat di atas
formulir ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Perangkat Daerah yang bersangkutan.
V. Surat Tugas
1. Pengertian
Surat tugas adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan penugasan
dari pihak atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas atasan
tersebut.
2. Susunan surat tugas terdiri atas :
a. Kepala surat tugas terdiri atas :
- Tulisan “Surat Tugas”;
- Nomor dan tahun.
b. Isi surat tugas terdiri atas :
- Dasar dan pertimbangan penugasan;
- Nama, pangkat/golongan ruang NIP dan jabatan yang diberi tugas;
- Jenis pelaksanaan tugas;
- Waktu pelaksanaan tugas.
c. Bagian akhir surat tugas terdiri atas :
- Nama tempat dikeluarkan;
- Tanggal, bulan dan tahun;
- Nama jabatan;

36
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

- Tanda tangan pejabat yang member tugas;

- Nama jelas pejabat
- Pangkat dan NIP bagi PNS;
- Stempel jabatan/instansi;
- Tembusan.
3. Penandatanganan
a. Surat tugas yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota dibuat di atas
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Bupati/Walikota dengan lambang negara warna hitam;
b. Surat tugas ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas nama
Bupati/Walikota atau atas wewenang Jabatannya dibuat di atas kertas
ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat
Daerah yang bersangkutan.
c. Surat tugas yang ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat daerah atas
wewenang Jabatannya dibuat di atas formulir ukuran folio dengan
menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang
bersangkutan.
W. Surat Perintah Perjalanan Dinas
1. Pengertian
Surat perintah perjalanan tugas adalah naskah dinas sebagai alat
pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat tertentu untuk
melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas pembiayaan.
2. Susunan surat perintah perjalanan dinas terdiri atas :
a. Kepala surat perintah perjalanan dinas terdiri atas :
- Tulisan “lembar ke….” Disebelah kanan atas;
- Tulisan “Nomor” diketik di bawah “Lembar ke”;
- Tulisan “Surat Perintah Perjalanan Dinas” ditempatkan di tengah
lembar isi naskah;
- Tulisan “SPPD” diketik secara simetris di bawah kata “Surat
Perintah Perjalanan Dinas”.
b. Isi surat perintah perjalanan dinas terdiri atas :

37
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

- Nama jabatan yang memberikan perintah;

- Nama dan NIP pejabat/pegawai yang diberi perintah;
- Jabatan/pangkat dan golongan pegawai yang memberikan perintah
serta tingkat biaya perjalanan dinas;
- Maksud perjalanan dinas;
- Alat angkutan yang dipergunakan;
- Nama tempat dari dan kemana perjalanan dinas dilakukan;
- Lama perjalanan dinas meliputi tanggal berangkat dan kembali;
- Pengikut;
- Pembebanan anggaran meliputi instansi dan mata anggaran;
- Keterangan lain.
c. Bagian akhir surat perintah perjalanan dinas terdiri atas :
- Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun;
- Nama jabatan pemebri perintah;
- Tanda tangan pejabat serta nama jelas pejabat yang member
perintah;
- Stempel jabatan/stempel instansi.
3. Penandatanganan
a. Surat perintah perjalanan dinas yang ditandatangani oleh
Bupati/Walikota, Wakil Bupati/Wakil Walikota dibuat di atas kertas
ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas
Bupati/Walikota dengan lambang negara warna hitam;
b. Surat perintah perjalanan dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan
Perangkat Daerah atas nama Bupati/Walikota atau atas wewenang
Jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan
kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan.
c. Surat perintah perjalanan dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan
Perangkat daerah atas wewenang Jabatannya dibuat di atas formulir
ukuran folio dengan menggunakan kop Naskah Dinas Perangkat
Daerah yang bersangkutan.
4. Susunan surat perintah perjalanan dinas terdiri atas:

38
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

a. Pengesahan, dengan tulisan berangkat dari, tempat kedudukan, ke,

pada tanggal, nama jabatan serta nama pejabat yang mengesahkan;
b. Keterangan yang menunjukkan tiba di tempat tujuan dinas, dan
kembali dari tempat tujuan, ditempatkan dikiri dan kanan secara
simetris, sebelah kiri dengan tulisan “Tiba di…..; pada tanggal…;
dan kepala… (maksudnya adalah pejabat yang menjadi tujuan,
sehingga dapat menunjukkan bahwa pejabat yang diberi perintah
benar telah tiba ditujuannya). Sebelah kanan dengan tulisan
“Berangkat dari…, ke…, pada tanggal… dan kepala….”.
c. Pengecekan yaitu nahwa pejabat atau pegawai yang diperintah telah
kembali ke tempat tugas yang bersangkutan sebagaimana contoh
pada halaman berikut :
X. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
1. Pengertian
Nota pengajuan konsep naskah dinas adalah naskah sebagai alat
komunikasi tertulis intern yang ditunjukkan kepada pejabat atasan guna
mendapatkan penyelesaian atau tanda tangan.
2. Susunan Nota pengajuan konsep naskah dinas terdiri atas :
a. Kepala nota pengajuan konsep naskah dinas terdiri atas :
- Nama tempat;
- Tanggal, bulan dan tahun;
- Pejabat atau alamat yang dituju;
- Tulisa “Pengajuan Konsep Naskah Dinas”.
b. Isi Nota pengajuan konsep naskah dinas terdiri atas :
- Jenis naskah yang dituju;
- Pejabat/alamat tujuan naskah dinas disampaikan;
- Dari pejabat yang mengirimkan naskah dinas;
- Tentang isi naskah dinas;
- Catatan yang diperlukan;
- Lampiran;
- Permohonan mendapatkan tanda tangan pengesahan/persetujuan.

39
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

c. Bagian akhir Nota pengajuan konsep naskah dinas terdiri atas :

- Nama jabatan;
- Tanda tangan pejabat;
- Nama pejabat berikut pangkat dan NIP;
- Tulisan “Disposisi Pimpinan”.
3. Penandatanganan
Nota pengajuan konsep naskah dinas ditanda tangani oleh pimpinan
unti kerja di lingkungan perangkat daerah dibuat di atas kertas ukuran
folio dengan menggunkan kop naskah dinas satuan organisasi yang
bersangkutan.

40
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

DAFTAR PUSTAKA

1. Siagian, Sondang: dasar-dasar Manajemen, 1982;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat
Daerah;
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2005 tentang Pedoman
Penyusunan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Dalam Negeri;
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2005 tentang Pedoman
Penyusunan Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kabupaten/Kota;
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 55 Tahun 2010 tentang Tata Naskah
Dinas Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

Makassar, 27 April 2022

Widyaiswara

Muhammad Khaidir

41
 Praktek Tata Naskah Dinas Dilingkungan Pemerintahan Daerah

42