Tentang
2
Mewujudkan tertib administrasi pemerintahan.
4
Pengertian Tata Naskah
• Tata naskah dinas adalah pengelolaan
informasi tertulis yang meliputi pengaturan
jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan
naskah dinas serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.
5
Memperoleh kesamaan pengertian, bahasa, penafsiran
di lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas.
Mewujudkan keterpaduan pola tindak tata naskah dinas
antar komponen (SKPD) Pemerintah Kabupaten
Banyumas.
Menunjang kelancaran komunikasi tertulis kedinasan
serta kemudahan dalam pengendalian.
Meningkatkan dayaguna dan hasilguna secara
berkelanjutan dalam penyelenggaraan tugas umum
Pemerintahan.
Mengurangi tumpang tindih, salah tafsir dan
pemborosan
6
1. NASKAH DINAS.
2. STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL INSTANSI.
3. KOP NASKAH DINAS.
4. SAMPUL NASKAH DINAS / SURAT.
5. PAPAN NAMA.
6. JENIS NASKAH DINAS.
7. KEWENANGAN PENANDATANGANAN DAN TUJUAN
NASKAH.
8. PEMBUBUHAN PARAF HIRARKIS DAN PARAF KOOR-
DINASI.
9. PENGGUNAAN a.n. (ATAS NAMA) DAN u.b. (UNTUK
BELIAU)
10. PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN
RALAT NASKAH DINAS
7
AZAS-AZAS
AZAS-AZAS TATA
TATA NASKAH
NASKAH
DAN
DAN TATA
TATA PERSURATAN
PERSURATAN
8
1. AZAS EFEKTIF DAN EFISIENSI;
2. AZAS PEMBAKUAN;
3. AZAS AKUNTABILITAS;
4. AZAS KETERKAITAN ;
5. AZAS KECEPATAN DAN KETEPATAN ;
6. AZAS KEAMANAN.
9
TATA PERSURATAN DINAS ADALAH
PENGATURAN KETATALAKSANAAN PE-
NYELENGGARAAN SURAT MENYURAT
YANG DILAKSANAKAN OLEH SATUAN
PERANGKAT DAERAH DALAM RANGKA
PELAKSANAAN TUGAS UMUM PEMERIN-
TAHAN DAN PEMBANGUNAN.
10
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui
surat-menyurat dinas harus dilaksanakan
secara cermat agar tidak menimbulkan salah
penafsiran;
2. Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya
dilakukan dengan mengutamakan metode
yang paling cepat dan tepat ;
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan
menggunakan tatacara dan prosedur surat
menyurat harus menggunakan sarana
komunikasi resmi.
11
a. Instansi pengirim harus segera menkon-
firmasikan kepada penerima surat atas
keterlambatan jawaban dalam suatu
proses komunikasi tanpa keterangan
yang jelas;
b. Instansi pengirim harus segera memberi-
kan jawaban terhadap konfirmasi yang
dilakukan oleh instansi pengirim.
12
a. Sangat Rahasia disingkat (SR.) tingkat keamanan isi surat
dinas yang tinggi, sangat erat hubungannya dengan
keamanan dan keselamatan negara ;
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang
hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara ;
c. Konfidensial disingkat (K), tingkat keamanan isi surat dinas
yang hubungannya dengan keamanan dan keselamatan
negara, termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia
Jabatan dan Terbatas ;
d. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas
yang tdk termasuk dlm butir a s/d c, namun tidak berarti
bahwa isi surat tsb dapat disampaikan kpd yang tdk berhak
mengetahuinya.
13
a. Amat Segera/Kilat, surat dinas harus
diselesaikan/dikirim/disampaiakan pada hari yang
sama dengan batas waktu 24 jam ;
b. Segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/
disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam ;
c. Penting surat dinas harus diselesaikan/dikirim/
disampaikan dalam waktu 3 x 24 jam ;
d. Biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/
disampaiakan menurut yang diterima oleh bagian
pengirim, sesuai dengan jadwal perjalanan
caraka/kurir,batas waktu 5 hari
14
Pengertian Naskah Dinas
ADALAH ALAT KOMUNIKASI KEDINASAN DALAM BENTUK TERTULIS.
NASKAH DINAS TERDIRI DARI :
15
Pengertian Peraturan Daerah
PERDA adalah Naskah Dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan, yang mengatur Urusan Otonomi
Daerah dan Tugas Pembantuan untuk mewujudkan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-
undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu organisasi dalam lingkungan Pemerintah Daerah yang
ditetapkan oleh Bupati dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
Pengertian PeraturanBupati .
Peraturan Bupati adalah Naskah Dinas yang berbentuk peraturan perundang - undangan, yang dibuat dan
dikeluarkan untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi yang sifatnya mengatur .
CIRI - CIRI :
Materi yang bersifat pengaturan dituangkan dalam bentuk bab-bab dan pasal-pasal menggunakan angka bulat dan
ditandatangani oleh Bupati.
16
Pengertian Instruksi Bupati.
Instruksi Bupati adalah Naskah Dinas yang berisikan perintah dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan
tugas-tugas pemerintahan atau untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan .
CIRI - CIRI :
Materi yang bersifat penetapan dituangkan dalam bentuk Diktum PERTAMA, KEDUA dan
seterusnya, penandatanganannya dapat didelegasikan kepada pimpinan Perangkat Daerah .
17
Jenis dan
Jenis dan Kewenangan
Kewenangan
Penandatanganan Naskah Dinas
Penandatanganan
Naskah Dinas yang dirumuskan dalam bentuk produk-produk hukum terdiri dari :
1. Peraturan Daerah ;
2. Peraturan Bupati;
3. Peraturan Bersama;
4. Keputusan Keputusan Bupati ;
23
a. Sekretaris Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas dalam
bentuk dan susunan produk-produk hukum yang bersifat penetapan,
peraturan teknis dan petunjuk pelaksanaan dari kebijakan Pemerintah
Daerah yang ditetapkan ;
b. Sekretaris Daerah atas nama Bupati menandatangani Naskah Dinas dalam
bentuk dan susunan surat yang meterinya merupakan penjelasan atau
petunjuk pelaksanaan dari suatu kebijaksanaan Pemerintah Daerah yang
telah ditetapkan ;
c. Sekretaris Daerah menandatangani Naskah Dinas sebagaimana dimaksud
pada huruf a dan b, yang ditujukan kepada Pejabat di Lingkungan
Pemerintah Daerah, Pejabat Instansi lain dan pihak-pihak lain yang
dianggap perlu ;
d. Sekretaris Daerah berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani
naskan dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam rangka pengaturan
dan atau koordinasi teknis administrasi untuk kelancaran pelaksanaan
tugas di lingkungan Pemerintah Daerah ;
e. Dalam hal Sekretaris Daerah berhalangan, Asisten berdasarkan pemberian
24
delegasi manadatangani naskah dinas sebagaimana huruf c .
Sekretaris Daerah
ATAS NAMA BUPATI
BERWENANG MENANDATANGANI
NASKAH DINAS
28
Asisten
ATAS WEWENANG JABATANNYA
MENANDATANGANI NASKAH DINAS
34
a.n.
a.n. Bupati
Bupati Menandatangani
Menandatangani
Naskah
Naskah Dinas
Dinas
1. Surat Edaran ; 9. Surat Panggilan ;
10. Nota Dinas ;
2. Surat Biasa ;
11. Rekomendasi ;
3. Surat Keterangan ;
12. Pengumuman
4. Surat Tugas ; 13. Berita Acara ;
5. Surat Perintah ; 14. Laporan ;
6. SPPD; 15. Telegram / Radiogram;
16. Surat Izin
7. Surat Perjanjian ;
17. Surat Undangan.
8. Surat Kuasa ;
35
atas Wewenang Jabatannya Menandatangani
Naskah Dinas
1. Keputusan Kepala SKPD 14. Surat Pernyataan Melaks Tugas ;
2. Surat Edaran ; 15. Surat Izin ;
3. Surat Biasa ; 16. Pengumuman ;
4. Surat Keterangan ;
17. Laporan ;
5. Surat Tugas ;
6. Surat Perintah ; 18. Telegram / Radiogram ;
7. SPPD; 19. Notulen ;
8. Surat Perjanjian ; 20. Nota Dinas ;
9. Surat Kuasa ; 21. Nota Pengajuan Konsep ND ;
10. Surat Undangan ;
22. Lembar Disposisi ;
11. Surat Panggilan ;
12. Surat Pengantar ; 23. Telaahan Staf.
36
Camat
atas
atas Wewenang
Wewenang Jabatannya
Jabatannya Menandatangani
Menandatangani
Naskah
Naskah Dinas
Dinas
1. Keputusan Camat 9. Surat Kuasa ;
2. Surat Edaran ; 10. Pengumuman ;
3. Surat Biasa ; 11. Laporan ;
4. Surat Keterangan ; 12. Memo ;
5. Surat Tugas ; 13. Lembar Disposisi ;
6. Surat Perintah ; 14. Berita Acara ;
7. Surat Pengantar ; 15. Nota Dinas ;
8. Surat Undangan ; 16. Nota Pengajuan Konsep ND ;
9. Surat Panggilan ; 17. Daftar Hadir.
37
Kepala Kelurahan
atas Wewenang Jabatannya
Menandatangani Jenis Naskah Dinas
1. Keputusan Camat; 13. S urat Kuasa ;
2. Surat Edaran ; 14. Pengumuman ;
3. Surat Biasa ; 15. Rekomendasi ;
4. Surat Keterangan ; 16. Nota Pengajuan Konsep ND ;
5. Surat Tugas ; 17. Lembar Disposisi ;
6. Surat Perintah ; 18. Berita Acara ;
7. Surat Pengantar ; 19. Nota Dinas ;
8. Surat Undangan ;
20. Laporan ;
9. Surat Panggilan ;
21. Daftar Hadir ;
10. SPPD ;
22. Notulen.
11. Surat Izin ;
38
Kepala Desa
atas
atas wewenang
wewenang jabatannya
jabatannya menandatangani
menandatangani
Naskah
Naskah Dinas
Dinas
1. Peraturan Desa ; 14. S urat Kuasa ;
2. Peraturan Kepala Desa ; 15. Pengumuman ;
3. Keputusan Kepala Desa
16. Rekomendasi ;
4. Surat Edaran ;
5. Surat Biasa ; 17. Nota Pengajuan Konsep ND ;
6. Surat Keterangan ; 18. Lembar Disposisi ;
7. Surat Tugas ; 19. Berita Acara ;
8. Surat Perintah ;
20. Nota Dinas ;
9. Surat Pengantar ;
10. Surat Undangan ; 21. Laporan ;
11. Surat Panggilan ; 22. Daftar Hadir ;
12. SPPD ; 23. Notulen ;
13. Surat Izin ; 24. Memo .
BENTUK DAN SUSUNAN PERATURAN DESA DAN PERATURAN KEPALA DESA DITETAPKAN39OLEH
DAERAH
Kewenangan penandatanganan naskah dinas
bagi Pejabat satu tingkat dibawah Pimpinan
Satuan Organisasi, menandatangani naskah
dinas yang isinya bersifat biasa/rutin
1. Surat Keterangan ;
2. Surat Tugas ;
3. Surat Undangan ;
4. Telegram/Radiogram ;
5. Berita Acara ;
6. Telaahan Staf ;
7. Lembar Disposisi ;
8. Surat Pengantar ;
9. Nota Dinas yang bersifat Informsi.
40
PEMBUBUHAN PARAF
Pembubuhan paraf secara Hierarkhis.
1). Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang harus diparaf
terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang Pejabat (eselon IV, III, dan II, ) untuk ikut
bertanggungjawab karena tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya,
yakni eselon III disebelah bawah kanan atas, eselon II disebelah kanan nama yang
berwenang menandatangani dan eselon I disebelah kiri dari jabatan penandatangan;
2). Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh Sekretaris Daerah untuk ditandatangani
oleh Bupat atau Wakil Bupati diparaf oleh Sekretaris Daerah dan dibubuhkan
dibelakang nama Jabatan penandatangan ;
3). Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh Pejabat yang akan menandatangani
Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf ;
4). Paraf Pejabat dibubuhkan pada lembar terakhir Naskah Dinas tersebut, kecuali untuk
Surat Perintah Perjalanan Dinas, paraf dibubuhkan pada lembar pertama ;
5). Letak pembubuhan paraf tersebut ditentukan oleh Daerah.
41
Contoh kolom paraf koordinasi dibuatkan stempel sebagai
berikut:
ASISTEN KABAG
42
Penggunaan a.n., u.b., Plt.
Plh. Dan Pj.
1. Di Lingkungan Sekretariat Daerah
Dalam hal Bupati memberikan mandat
penandatanganan kepada pejabat bawahannya,
maka penggunaan a.n., u.b. dan lain sebagainnya
yaitu sebagai berikut :
a. a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang
menandatangani surat telah mendapat mandat dari
pejabat atasannya kepada pejabat setingkat dibawahnya,
dan pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap
berada ditangan yang memberikan mandat. Pejabat yang
menandatangani dapat diminta pertanggungjawabannya
isi surat dimaksud oleh yang memberi mandat ;
b. u.b. (untuk beliu) dipergunakan jika pejabat yang
mendapat mandat kewenangan memberikan kewenangan
lagi kepada bawahannya dalam masalah-masalah rutin
yang menjadi tanggung jawabnya.
43
c. Penjabat (Pj.), Pejabat pelaksana harian (Plh.), ditulis
didepan nana jabatan yang menjadi wewenangnya ;
d. Pejabat pelaksanan tugas (Plt), ditulis didepan nama
jabatan yang menjadi wewenangnya, dipergunakan
untuk mengisi kekosongan pimpinan atau pejabat
struktural pada suatu jabatan struktural, yang
dikarenakan pejabat struktural difinitif tersebut
mendapat tugas kedinasan yang harus meninggalkan
kantor atau berhalangan karena sesuatu hal dalam
jangka waktu tertentu.
e. Pejabat yang manjalankan tugas (Ymt.) ditulis didepan
nana jabatan yang menjadi wewenangnya,
dipergunakan jika pejabat yang berwenang
berhalangan sementara dan tidak dapat menjalankan
tugas kedinasan karena kepentingan Dinas lain seperti
izin cuti dan atau alasan yang lain yang serupa untuk
jangka waktu kurang dari 7 (tujuh) hari
44
2. Di Lingkungan Instansi/Satuan Organisasi
45
Contoh Penandatanganan
Contoh Penandatanganan dandan Penggunaan
Penggunaan
atas nana
atas nana (a.n.)
(a.n.) dan
dan untuk
untuk beliau
beliau (u.b.)
(u.b.) di
di
Lingkungan Sekretariat
Lingkungan Sekretariat Daerah.
Daerah.
Oleh Bupati BUPATI BANYUMAS
NAMA JELAS
NAMA JELAS
46
Penggunaan “ a.n. “ a.n. BUPATI BANYUMAS
Sekretaris Daerah
NAMA JELAS
Pangkat
NIP
Penggunaan “ u.b. “ a.n. BUPATI BANYUMAS
Sekretaris Daerah
u.b.
Asisten……….
NAMA JELAS
Pangkat
NIP
47
Penggunaan “ Pj. “ Pj. BUPATI BANYUMAS
NAMA JELAS
NAMA JELAS
Pangkat
NIP
48
Penggunaan “ Ymt. “ Ymt. SEKRETARIS DAERAH
KABUPATEN BANYUMAS
NAMA JELAS
Pangkat
NIP
a.n. SEKRETARIS DAERAH
Ymt. Asisten……
NAMA JELAS
Pangkat
NIP
49
DI LINGKUNGAN DINAS/BADAN/KANTOR
Penggunaan “ a.n. “ a.n. BUPAT BANYUMAS
Kepala Dinas/Badan/Kantor
NAMA JELAS
Pangkat
NIP
NAMA JELAS
Pangkat
NIP
NAMA JELAS
Pangkat
NIP
50
Contoh Penandatanganan
Contoh Penandatanganan dan
dan Penggunaan
Penggunaan
atas nana
atas nana (a.n.)
(a.n.) untuk Camat dan
untuk Camat dan Lurah
Lurah..
Penggunaan “ a.n. “ a.n. CAMAT……….
Sekretaris/Kasi
NAMA JELAS
Pangkat
NIP
NAMA JELAS
Pangkat
NIP 51
Perubahan , Pencabutan, Pembatalan Dan Ralat Suatu
Naskah Dinas
Pengertian :
a. Yang dimaksud dengan perubahan adalah mengubah sebagian dari suatu Naskah Dinas. Dalam
hal ini harus dibedakan dengan pengertian ralat yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah
ketik.
b. Yang dimaksud dengan Pencabutan adalah suatu pernyataan yang tidak berlaku lagi suatu Naskah
Dinas terhitung mulai saat ditetapkan dalam pencabutan tersebut.
c. Yang dimaksud dengan Pembatalan adalah suatu pernyataan yang dinyatakan bahwa Suatu
Naskah Dinas harus dianggap tidak pernah dikeluarkan.
b. Pejabat yang berhak menetukan Perubahan, Pencabutan dan Pembatalan adalah pejabat yang
semula menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh Pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik, dikeluarkan oleh pejabat yang
52
menandatangani Naskah Dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.
Jenis
Jenis Stempel
Stempel
JABATAN INSTANSI
1. BUPATI/WALIKOTA ;
2. KETUA DPRD ; 1. PERANGKAT DAERAH
2. PEMERINTAH DESA
53
54
55
KOP NASKAH DINAS
1.Kop Naskah Dinas Bupati memuat sebutan Bupati dengan
menggunakan Lambang Negara berwarna kuning emas dan
hitam dan ditempatkan di bagian tengah atas ;
56
PEMERINTAH KABUPATEN BANYUMAS
SEKRETARIAT DAERAH
Jl Kabupaten No. 1 Purwokerto
Telp (0281) 636005, 636006 Faksimile (0281) 635332
Kode Pos
57
SAMPUL NASKAH DINAS
Kop Sampul Naskah Dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah memuat sebutan Nama
Satuan Kerja Perngakat Daerah , Alamat, Nomor Telpon, Nomor Faximile dan Kode Pos
Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan.
58
PAPAN NAMA
59
SOT Pemda
1. Bupati dan wakil bupati;
2. Sekretariat Daerah, 2 Asisten dan 8 Bagian;
3. Sekretariat DPRD;
4. Dinas Daerah, terdiri dari :
- Dinas Pendidikan;
- Dinas Kesehatan;
- Dinhubkominfo;
- Dinporabudpar;
- Dinakkan;
- Dinpertanbunhut;
- Dinsosnakertrans;
60
Lanjutan
- DPPKAD;
- DCKKTR;
- Dinas SDA dan BM;
- Dinas ESDM;
- Dinperindagkop;
- Dindukcapil.
5. Lemtekda, terdiri dari :
- Bappeda;
- Inspektorat;
- Badan Lingkungan Hidup;
- Badan Kepegawaian Daerah;
61
Lanjutan
- Bapermas PKB;
- Bapelluh KP;
- BPMPP
- RSUD Banyumas;
- RSUD Ajibarang;
- Kantor Diklat;
- Kantor Perpusarda;
- Kantor Kesbangpollinmas.
6. Lembaga Lain, terdiri dari :
- Satpol Pamong Praja;
- BPBD.
62
Lanjutan
63
Terima Kasih
64