TENTANG
TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN UPT PUSKESMAS KARANGPAWITAN
r. Surat Pengantar;
s. Notulen;
t. Daftar Hadir;
u. Surat Perjanjian;
v. Laporan Hasil Kegiatan;
w. Manual Mutu;
x. Dokumen Perencanaan Lima Tahun (Rencana Strategis);
y. Rencana Usulan Kegiatan (RUK);
z. Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK);
aa. Dokumen lain sesuai kebutuhan.
KEDUA : Format dan bentuk produk naskah dinas sebagaimana
dimaksud pada diktum KESATU tercantum dalam lampiran
yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat
keputusan ini;
KETIGA : Keputusan ini belaku sejak tanggal ditetapkan, apabila di
kemudian hari ditemukan kekeliruan akan dilakukan
perbaikan sebagaimana mestinya.
I. KETENTUAN UMUM
1. Penggunaan kertas;
a. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 70 -
80 gram;
b. Ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah
Folio/F4 (215 mm x 330 mm);
c. Ukuran kertas untuk makalah/paper/laporan adalah A4
(210 mm x 297 mm);
d. Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165
mm x 125 mm)
e. Margins kertas selain naskah pidato;
1) Top : 20 mm
2) Bottom : 25 mm
3) Left : 30 mm
4) Right : 20 mm
f. Margins kertas untuk naskah pidato menyesuikan ukuran
kertas dan ukuran huruf.
2. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran;
a. Pengetikan naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum yaitu Surat Keputusan/SK, menggunakan jenis huruf
Bookman old style / Times New Roman/ Arial dengan ukuran
12 dan spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan;
b. Pengetikan naskah dinas sarana adminsitrasi dan
komunikasi perkantoran menggunakan jenis huruf arial
ukuran 12 atau disesuaikan kebutuhan dan spasi 1 atau 1,5
sesuai kebutuhan.
4) Diktum
i. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah
seluruhnya dengan huruf kapital
ii. Diktum “Menetapkan” huruf awal ditulis dengan
huruf kapital, ditulis sejajar dengan kata
“Menimbang” dan “Mengingat”
iii. Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan,
ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri
Menimbang : a. bahwa…………………………………………….…….;
b. bahwa…………………………………………………..;
c. bahwa…………………………………………………..;
d. dst……………………………………………………….;
Mengingat : 1. Undang-Undang……………………………………..;
2. Peraturan Pemerintah………………………………;
3. Dst……………………………………………………….
MEMUTUSKAN:
KESATU : ……………………………………………………………….;
KEDUA : ……………………………………………………………….;
KETIGA : ……………………………………………………………….;
KEEMPAT : ……………………………………………………………….
Ditetapkan di ………………………
Pada tanggal ……………………….
NAMA
12
c. Komponen SOP
1) Pengertian
Berisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau
definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.
2) Tujuan
Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik, dengan
diawali dengan kalimat aktif dengan komposisi kalimat
antara lain:
a) Menetapkan acuan/pedoman/langkah-langkah dan
seterusnya.
13
Awal kegiatan
Akhir Kegiatan
Simbol Keputusan
Penghubung
Dokumen
Arsip
7) Unit Terkait
Berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam
proses kerja tersebut.
8) Rekaman Historis Perubahan
Berisi catatan perubahan atau revisi yang terjadi pada SOP.
9) Evaluasi Isi SOP
Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua
tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja.
Hasil evaluasi SOP menghasilkan rekomendasi antara lain :
a) SOP masih tetap bisa dipergunakan
15
7. Pedoman;
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi
arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan
17
Nama petugas :
Jabatan :
Tanggal pelaksanaan :
Tidak
No Kegiatan Ya Tidak
Berlaku
1 Apakah wakil manajemen mutu bersama kepala UPT
PUSKESMAS mempersiapkan pertemuan tinjauan
manajemen?...
2 Apakah wakil manajemen mutu mengundang peserta
pertemuan?..
3 Apakah kepala UPT PUSKESMAS memberikan
sambutan dan arahan pada pertemuan tinjauan
manajemen?..
4 Apakah wakil manajemen mutu memimpin pertemuan
tinjauan manajemen?
5 Apakah wakil manajemen mutu memberikan
kesimpulan pertemuan tinjauan manajemen?
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………
1) Nama jabatan;
2) Tanda Tangan Pejabat;
3) Nama, Pangkat, dan NIP bagi PNS;
4) Stempel Jabatan/Instansi.
c. Penandatanganan
Surat Edaran yang ditandatangani oleh Kepala Dinas / Kepala UPT
PUSKESMAS .
d. Bentuk / model naskah dinas Surat Edaran, sebagaimana tertera
pada halaman berikut.
24
Kepada
Yth. ..............................................
..............................................
di -
................................
SURAT EDARAN
NOMOR ........................................................................
TENTANG
..................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
.................................................................................
..................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
.................................................................................
Dikeluarkan di : Garut
Pada Tanggal :....................
Kepala,
NAMA GELAR
Pangkat
NIP
KEPALA,
Tembusan:
1. Yth…………………………
2. Yth. ……………………….
12. Surat keterangan;
27
a. Pengertian
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan
tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan
atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal.
b. Susunan
Surat Keterangan terdiri atas :
1) Kepala Surat Keterangan;
2) Isi Surat Keterangan;
3) Bagian Akhir Surat Keterangan.
Ad. 1) Kepala Surat Keterangan terdiri atas :
1) Kata “ Surat Keterangan “ ditempatkan di bagian tengah
lembar naskah;
2) Nomor dan Tahun atau dapat menggunakan Nomor panjang
menurut kebutuhan.
Ad. 2) Isi Surat Keterangan terdiri atas :
1) Nama dan Jabatan yang menerangkan;
2) NIP, Pangkat / Golongan, Jabatan;
3) Maksud Keterangan.
Ad. 3) Bagian Akhir Surat Keterangan terdiri atas :
1) Nama tempat;
2) Tanggal, Bulan dan Tahun;
3) Tanda tangan Pejabat;
4) Nama Jabatan;
5) Nama Jelas Pejabat;
6) Pangkat dan NIP;
7) Stempel Jabatan / Instansi.
c. Penandatanganan.
Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Daerah atas
wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan
menggunakan kop naskah dinas /FKTP yang bersangkutan
dengan lambang daerah warna hitam ditempatkan dibagian kiri
atas.
28
SURAT KETERANGAN
NOMOR …………………………………………..
a. Nama : ……..…………………………………………………………………
b. Jabatan : Kepala UPT PUSKESMAS Kabupaten Cirebon/Kepala UPT
UPT PUSKESMAS
Dengan ini menerangkan bahwa:
a. Nama/NIP : …………………………….NIP ……………………………………
b. Pangkat/Golongan : ………………………………………………………………………
c. Jabatan : ………………………………………………………………………
d. Maksud : ………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk digunakan seperlunya.
KEPALA ,
NAMA GELAR
NIP
Tembusan :
1. Yth…………………………………………
2. Yth………………………………………...
SURAT PERINTAH
NOMOR ........................................
Dasar : ...................................................................................
...................................................................................
MEMERINTAHKAN :
Kepada : …………………………………………………………………………..
Jabatan : Kepala UPT PUSKESMAS / Kepala UPT PUSKESMAS
MEMERINTAHKAN
Kepada :
Nama : ………………………………………………………………………..
Jabatan : ……………………………………………………………………..…
Untuk …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
………………………………………………………………………....
Ditetapkan di .........................
pada tanggal ..........................
Kepala,
SURAT IZIN
NOMOR …………………………………………..
TENTANG
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
…….
Dasar : a. …………………………………………………………………
b. …………………………………………………………………
MEMBERIKAN IZIN
Kepada :
Nama : ………………………………………………………………………
Jabatan : ………………………………………………………………………
Alamat : ………………………………………………………………………
Untuk : ………………………………………………………………………
Ditetapkan di ……………………………………….
Pada tanggal ……………………………………….
Kepala,
NAMA JELAS
Pangkat
NIP
33
Dasar : ...................................................................................
...................................................................................
MEMERINTAHKAN :
2. Nama : .............................................
Pangkat/Gol : .............................................
NIP : .............................................
Jabatan : .............................................
Untuk : 1. .............................................................................
2. .............................................................................
3. .............................................................................
Ditetapkan di .........................
pada tanggal ..........................
Kepala,
NAMA JELAS
Pangkat
35
NIP
a. Pengertian
Surat Kuasa adalah naskah dinas dari pajabat yang berwenang
kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas
namanya untuk melakukan sesuatu tindakan tertentu dalam
rangka kedinasan.
b. Susunan
Susunan surat kuasa terdiri atas:
1) Kepala Surat Kuasa terdiri atas
a) Tulisan “Surat Kuasa” ditempatkan di tengah lembar
naskah dinas;
b) Tulisan “Nomor” Surat Kuasa ditempatkan di bawah
tulisan “Surat Kuasa”
2) Isi Surat Kuasa terdiri atas:
a) Nama pejabat, pangkat, NIP dan jabatan yang member
kuasa;
b) Nama jabatan yang memberi kuasa;
c) Tulisan “Kepada”
d) Nama pejabat yang diberi kuasa;
e) Nama jabatan yang diberi kuasa;
f) Tulisan “Untuk”;
g) Hal-hal yang menyangkut jenis tugas dan tindakan yang
dikuasakan.
3) Bagian akhir Surat kuasa terdiri atas:
a) Nama tempat dikeluarkan;
b) Tanggal, bulan dan tahun pembuatan;
c) Nama jabatan pemberi kuasa;
d) Tanda tangan pejabat pemberi kuasa;
e) Nama jelas pemberi pemberi kuasa (pangkat dan NIP bagi
PNS)
36
f) Stempel jabatan/instansi;
g) Tulisan “Yang member kuasa”;
h) Nama jabatan yang diberi kuasa;
i) Nama jelas, pangkat dan NIP yang diberi kuasa;
j) Dapat dibubuhkan materai Rp. 6000,00.- (Enam ribu
rupiah)
c. Penandatanganan
Surat Kuasa ditandatangani oleh Pimpinan dan atau perangkat
daerah atas wewenang jabatannya.
d. Bentuk / model naskah dinas surat undangan, sebagaimana
tertera pada halaman berikut.
SURAT KUASA
NOMOR …………………………………………..
Untuk :
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………..
Demikian Surat Kuasa/Surat Kuasa Khusus ini di buat untuk dipergunakan
37
sebagaimana mestinya.
c. Pengertian
Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang
tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan.
d. Susunan
Susunan surat undangan terdiri atas:
1) Kepala Surat Undangan terdiri atas
c) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditempatkan di
kanan atas;
d) Alamat undangan yang ditujukan ditempatkan di bawah
nama, tempat, tanggal, bulan dan tahun;
e) Nomor, sifat, Lampiran dan hal diketik secara vertikal,
ditempatkan di sebelah kiri atas.
3) Isi Surat Undangan terdiri atas:
h) Maksud dan tujuan;
i) Hari penyelenggaraan;
j) Tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan;
38
Nomor : Kepada
Lampiran : Yth. ………………………………………..
Sifat : ……………………………………………..
Hal : Undangan
di -
………………………………..
.................................................................................................
............................................................................................................
Hari : ...............................................................................
.
Tanggal : .................................................................................
Waktu : ...............................................................................
.
Tempat : ...............................................................................
Acara : ...............................................................................
.................................................................................................
........................................................................................................
Kepala,
a. Pengertian
Surat panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk
menghadap.
b. Susunan
Susunan surat panggilan terdiri atas:
1) Kepala Surat Undangan terdiri atas
a) Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditempatkan di
kanan atas;
b) Nama instansi Pemerintah/ badan/ hukum/ swasta/
perorangan yang dipanggil;
c) Nomor, sifat, Lampiran dan hal diketik.
2) Isi Surat Undangan terdiri atas:
a) Hari, tanggal, waktu, tempat, menghadap kepada, alamat
pemanggil;
b) Maksud surat panggilan tersebut.
3) Bagian akhir surat panggilan terdiri atas:
a) Nama jabatan;
b) Tanda tangan pejabat;
c) Nama, pangkat dan NIP pajabat
d) Stempel jabatan/instansi;
e) Tembusan apabila diperlukan.
e. Penandatanganan
Surat panggilan ditandatangani oleh Pimpinan atas wewenang
jabatannya
f. Bentuk / model naskah dinas surat undangan, sebagaimana
tertera pada halaman berikut.
43
Nomor
Lampiran
Sifat
Hal
Dikeluarkan di : Garut
Pada Tanggal :...............
Kepala,
,
a. Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi
komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada
bawahan dan dari bawahan kepada atasan.
b. Susunan
Note Dinas terdiri atas:
1) Kepala nota dinas terdiri atas:
a) Tulisan “Nota Dinas” ditempatkan di tengah-tengah isi
naskah;
b) Pejabat/alamat yang dituju;
c) Pejabat yang mengirim;
d) Tanggal, bulan dan tahun;
e) Nomor, dapat ditambahkan kode sesuai dengan
kebutuhan;
f) Sifat, lampiran dan hal.
2) Isi Nota dinas dirumuskan dalam bentuk uraian:
3) Bagian akhir naskah Nota Dinas terdiri atas:
a) Nama jabatan;
b) Tanda tangan pejabat;
c) Nama, pengkat dan NIP.
c. Penandatanganan
Naskah nota dinas ditandatangani oleh pimpinan/kepala dinas
sesuai dengan batas kewenangannya.
d. Bentuk / Model naskah dinas nota dinas sebagai berikut:
45
NOTA DINAS
Kepada : ………………………………………………………………………
Dari : ………………………………………………………………………
Tanggal : ………………………………………………………………………
Nomor : ………………………………………………………………………
Sifat : ………………………………………………………………………
Lampiran : ………………………………………………………………………
Hal : ………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
KEPALA ,
21. Rekomendasi;
a. Pengertian
46
REKOMENDASI
……………………………………………………………………..
NOMOR ……………………………………………..
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………..
a. ……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
b. ……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Dikeluarkan di : Garut
Pada Tanggal :................
Kepala,
Kepada
Yth. …………………………………………………..
di-
………………………………………………….
SURAT PENGANTAR
NOMOR ……………………………………
NO Jenis Yang Dikirim Banyaknya Keterangan
Diterima tanggal………………….
Penerima Pengirim
Nama Jabatan Nama Jabatan
NAMA NAMA
Pangkat Pangkat
NIP NIP
23. Notulen;
a. Pengertian
Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses
50
NOTULEN
Sidang/rapat : ………………………………………………………………………
Hari/Tanggal : ………………………………………………………………………
Waktu Panggilan : ………………………………………………………………………
Waktu Sidang/rapat : ………………………………………………………………………
Acara : 1. …………………………………………………………………….
2. ………………………………………………..dan seterusnya..
3. Penutup
Pimpinan Sidang/rapat :
Ketua :
Sekretaris :
Pencatat/notulis :
:
Peserta sidang/rapat : 1. …………………………………………………………………….
2. ………………………………………………..dan seterusnya..
3. Penutup
1. Pembukaan :
2. Pembahasan :
3. Peraturan :
PIMPINAN SIDANG/RAPAT
NAMA JABATAN
DAFTAR HADIR
Hari : …………………………………………………………………………
Tanggal : …………………………………………………………………………
Waktu : …………………………………………………………………………
Tempat : …………………………………………………………………………
Acara : …………………………………………………………………………
JABATAN TANDA
NO NAMA KET
/INSTANSI/UNIT TANGAN
1
2
3
4
5
6
dst
Tempat, tanggal, bulan dan tahun
NAMA JABATAN
SURAT PERJANJIAN
NOMOR ........./…………./………/…………..
56
TENTANG
……………………………………………………………………………………………………
Pada hari ……………….., tanggal…………………, Bulan ……………………dan
Tahun………….., bertempat di ……………., kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. ……………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………..……….PIHAK KESATU
2. ……………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………….PIHAK KEDUA
Pasal…………..
………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………...(isi
perjanjian)
Pasal…………..
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Penutup
Surat perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari dan
tanggal tersebut diatas.
Saksi-saksi :
1. ………………………………………………………….(tanda tangan)
2. …………………………………………………………..(tanda tangan)
3. Dst ……………………………………………………..
26. Laporan Hasil Kegiatan;
Laporan hasil kegiatan disusun sebagai bukti kegiatan yang
telah dilakukan sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat.
Format/Sistematika Penulisan diawali dengan KOP FKTP, judul dan
nomor laporan hasil kegiatan, adapun format laporan hasil kegiatan
57
kabupaten.
b. Format RUK (berdasarkan Permenkes 44 tahun 2016 halaman
71)
Ditetapkan di Sumber
Pada tanggal 15 Oktober 2019
SUKMANAH LAELASARIP