[Type text]

BAB I
KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:

1. Naskah Dinas Di Lingkungan Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang, yang selanjutnya

disebut naskah dinas adalah alat komunikasi kedinasan yang dirumuskan dalam susunan dan
bentuk produk-produk hukum, dan bentuk surat.
2. Tata Naskah Dinas adalah kumpulan ketentuan yang bersifat normatif, mengatur sifat dan
tata laku serta menjadi pedoman dalam komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis.
3. Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis.
4. Stempel Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang yang selanjutnya disebutkan Stempel
Rumah Sakit adalah alat/cap yang digunakan untuk syahnya suatu naskah dinas yang telah
ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang.
5. Kop Rumah Sakit adalah bagian teratas dari naskah dinas yang memuat tulisan Rumah Sakit
Muhammadiyah Jombang, alamat, nomor telepon dan fax.
6. Sampul naskah dinas adalah sampul / alat pembungkus naskah dinas yang mempunyai kop
sampul naskah dinas.
7. Kop sampul naskah dinas adalah bagian teratas dari sampul naskah dinas yang memuat
tulisan Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang alamat, nomor telepon dan fax.
8. Komponen di Lingkungan Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang adalah satuan organisasi
yang dipimpin oleh Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang. Kepala Bagian/Bidang,
dan Kepala Sub Bagian /Kepala Seksi.
[Type text]

BAB II
AZAS-AZAS TATA NASKAH DINAS DAN
TATA PERSURATAN DINAS
Pasal 2

Azas-azas Tata Naskah Dinas adalah Pedoman atau acuan dasar mengenai pelaksanaan naskah
dinas di lingkungan Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang

Pasal 3
Azas azas Tata Naskah Dinas terdiri dari
1. Azas Dayaguna dan Hasilguna adalah penyelenggaraan tata naskah dinas secara berdayaguna
dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi
informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Azas Pembakuan adalah naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk
yang telah dibakukan Petunjuk teknis tata naskah dinas setiap instansi pemerintah pusat dan
daerah mengacu kepada pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang membakukan jenis,
penyusunan naskah dinas, dan tata cara penyelenggaraannya.
3. Azas Pertanggungjawaban adalah penyelenggaraan tata naskah dinas dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan
keabsahan.
4. Azas Keterkaitan adalah kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan
administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Azas Kecepatan dan Ketetapan adalah untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan
kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat
sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan
penyempaian dan distribusi.
6. Azas Keamanan adalah tata naskah dinas harus aman secara fisik dan subtansi (isi) mulai dari
penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kerasipan dan
distribusi. Demi terwujudnya tata naskah dinas yang berdayaguna dan berhasilguna,
[Type text]

pengamanan naskah dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang paling
penting.

Pasal 4
Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat yang
dilaksanakan oleh satuan kerja di Lingkungan Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang dalam
rangka pelaksanaan tugas umum kesekretariatan dan Administrasi Kekaryawanan.

Pasal 5
Penerapan Tata Persuratan Dinas harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat menyurat dinas harus dilaksanakan secara
cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.
2. Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang
paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon local. Jika
dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan
melakukannya mulai tahap penyusun draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat
dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat
menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.
4. Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan :
a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima.
b. Segera , dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima, dan
c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
5. Penggandaan/Copy Surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan
dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam Tembusan. Copy surat dibuat terbatas
hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:
a. Copy Tembusan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara
fungsional terkait.
b. Copy laporan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang, dan
c. Copy untuk Arsip adalah copy surat yang disimpan untuk kepentingan pengelolaan arsip.
[Type text]

6. Tembusan surat disampaikan kepada unit terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan
kepada unit yang bertanggung jawab.
7. Kecepatan penyampaian.
a. Amat Segera/Kilat, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang
sama dengan batas waktu 24 jam.
b. Segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan
c. Biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut yang diterima oleh
bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir, batas waktu 5 hari.
8. Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia, Rahasia, Konfidensial/Terbatas)
harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan Rumah Sakit.
9. Penggunaan Kertas Surat
a. Kertas digunakan untuk kegiatan dinas adalah A4 atau disesuaikan dengan kebutuhan
antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan.
b. Penyediaan surat berlogo dicetak diatas kertas 70 gram
c. Kertas yang digunakan untuk menyurat adalah A4 (8/x11/inci)
10. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran
a. Penggunaan jenis huruf Times New Romance ;
b. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan
c. Warna tinta adalah hitam
11. Warna dan kualitas, Kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan
untuk surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk copy surat
dinas. Apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada
kertas doorslag/manifold/tissue. Apabila digunakan mesin ketik elektronis atau komputer
akan lebih efesien jika tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin
fotocopy. Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna
permanen harus menggunakan kertas serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (PH) 7.
[Type text]

BAB III
NASKAH DINAS

Pasal 6
1) Naskah Dinas yang dirumuskan dalam bentuk produk-produk hukum sebagaimana dimaksud
Pasal 6 meliputi:
1. Peraturan Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang
2. Keputusan Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang
3. Instruksi Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang
2) Naskah Dinas yang dirumuskan dalam bentuk surat meliputi :
1. Surat Edaran
2. Surat Biasa
3. Surat Keterangan
4. Surat Perintah
5. Surat Izin
6. Surat Perjanjian
7. SPPD
8. Surat Kuasa
9. Surat Undangan
10. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
11. Surat Panggilan
12. Lembar Disposisi
13. Telahaan Staf
14. Pengumuman
15. Laporan
16. Rekomendasi
17. Surat Pernyataan
18. Berita Acara
19. Notulen
20. Memo Internal
21. Daftar Hadir
[Type text]

22. Piagam
23. STTPL

Susunan Tata Naskah Dinas dan pedoman pembuatan naskah dinas sebagaimana tercantum
dalam Lampiran Peraturan ini.

BAB IV
KEWENANGAN PENANDATANGANAN

Pasal 7

1) Naskah Dinas ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang atau
yang diberi wewenang untuk itu.
2) Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang menandatangani naskah dinas dalam
susunan dan bentuk produk hukum yang materinya memuat pengaturan kebijakan
pelaksanaan dari peraturan dan dalam susunan bentuk surat.
3) Apabila Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang berhalangan, penandatanganan
naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) pasal ini dilakukan oleh
Pejabat Struktural atas nama Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang atas wewenang
jabatan dan pendelegasian tugas.
Pasal 8
1) Kepala Bagian / Bidang menandatangani naskah dinas dalam susunan dan bentuk surat yang
materinya merupakan penjelasan atau petunjuk pelaksanaan dari suatu kebijakan Direktur
Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang yang telah diatur dan ditetapkan oleh Direktur
Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang sepanjang materinya yang menyangkut tugas dan
tanggung jawab komponen yang bersangkutan.
2) Kepala Bagian/Bidang menandatangani naskah dinas dalam susunan dan bentuk surat
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pasal ini yang ditunjuk untuk lingkungan Unit kerjanya
masing-masing.
[Type text]

Pasal 9
1) Kepala Sub Bagian / Kepala Seksi atas nama pimpinan langsung pejabat yang bersangkutan
dapat menandatangani Surat Dinas yang materinya merupakan informasi yang ditujukan
kepada karyawan di lingkungan kerja yang bersangkutan.
2) Kepala Sub Bagian / Kepala Seksi berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani
naskah dinas yang materinya bersifat surat dinas meneruskan informasi yang ditujukan
kepada karyawan di lingkungan unit kerja yang bersangkutan.

Pasal 10

Kepala Bagian / Bidang atas nama Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang dapat
menandatangani naskah dinas yang materinya berhubungan dengan pengelolaan data dalam
rangka meneruskan informasi yang ditujukan kepada pejabat setingkat di lingkungan Rumah
Sakit

BAB V
BENTUK STEMPEL, KOP RUMAH SAKIT DAN SAMPUL SURAT

Pasal 11

1) Stempel Rumah Sakit dan Stempel Unit Kerja berbentuk lingkaran, terbuat dari bahan karet
sintetik kualitas tinggi dengan huruf Arial pica 7.
2) Bentuk stempel Rumah Sakit sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari:
a. Garis lingkaran luar
b. Garis lingkaran dalam
c. Isi stempel
[Type text]

Pasal 12

Ukuran stempel sebagaimana dimaksud pada pasal 11 meliputi:

a. Garis tengah lingkaran luar STEMPEL RUMAH SAKIT adalah 4 cm

b. Garis tengah lingkaran tengah STEMPEL RUMAH SAKIT adalah 3,8 cm
c. Garis tengah lingkaran dalam STEMPEL RUMAH SAKIT adalah 2,7 cm
d. Jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam maksimal 1 cm

Pasal 13

1) Stempel Rumah Sakit sebagaimana dimaksud pada pasal 11 :

a. Tulisan RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH DAN JOMBANG yang dibatasi
dengan bintang.
b. Matahari bersinar dan disertai lambing kesehatan dari dunia Islam (bulan sabit) Tulisan
Muhammadiyah berada didalam lingkaran dalam.
2) Stempel Unit Kerja sebagaimana dimaksud pada pasal 11:
a. Tulisan Nama Unit Kerja Terkait yang dibatasi dengan garis oval dan
b. Logo Rumah Sakit berada didalam di sebelah nama unit kerja

Pasal 14
1) Stempel Rumah Sakit sebagaimana dimaksud pada pasal 11 :
a. Tulisan RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH DAN JOMBANG yang dibatasi
dengan bintang.
b. Matahari bersinar dan disertai lambing kesehatan dari dunia Islam (bulan sabit) Tulisan
Muhammadiyah berada didalam lingkaran dalam
2) Stempel Unit Kerja sebagaimana dimaksud pada pasal 11:
a. Tulisan Nama Unit Kerja Terkait yang dibatasi dengan garis oval dan
b. Logo Rumah Sakit berada didalam di sebelah nama unit kerja
Pasal 14
1) Stempel Rumah Sakit dipergunakan bagi naskah dinas yang ditandangani oleh Direktur
2) Stempel Unit Kerja dipergunakan bagi pengesahan dokumen keuangan dan pelayanan yang
ditandatangani oleh pelaksana yang ditunjuk yang ditujukan kepada instansi lain.
[Type text]

Pasal 15
1) Stempel Rumah Sakit dan Stempel Unit Kerja menggunakan tinta berwarna ungu.
2) Stempel Rumah Sakit dan Stempel Unit Kerja dibubuhkan pada bagian kiri tanda tangan
pejabat
Pasal 16
1) Kepala Sub Bagian Administrasi berdasarkan wewenang jabatannya membuat, menguasai
dan bertanggungjawab atas penggunaan stempel Rumah Sakit.
2) Kepala unit Kerja yang membidangi pengelolaan keuangan dan pelayanan, berdasarkan
wewenang jabatannya diserahi penugasan dan tanggungjawab atas penggunaan stempel Unit
Kerja di lingkungan kerjanya.
Pasal 17
1) Kop Rumah Sakit berwarna biru bertuliskan RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH
JOMBANG dan alamat, nomor telepon, nomor faximile, dan kode pos, ditempatkan
dibagian tengah atas.
2) Kop Rumah Sakit sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) pasal ini digunakan untuk nasakah
dinas yang ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Jombang.

Pasal 18
Sampul naskah dinas bertuliskan RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH JOMBANG
berbentuk empat persegi panjang dan berwarna cokelat muda jenis kertas cassing.

Pasal 19
Kop sampul naskah dinas bertuliskan RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH JOMBANG dan
alamat, nomor telepon, nomor faximile, kode pos, ditempatkan dibagian tengah atas.
[Type text]

BAB IV
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 20
1) Susunan dan bentuk serta kewenangan penandatanganan naskah dinas di Lingkungan Rumah
Sakit, sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini.
2) Model, ukuran dan isi Kop Rumah Sakit di Lingkungan Rumah Sakit, sebagaimana
tercantum dalam Lampiran Peraturan ini.
3) Bentuk Stempel Rumah Sakit, stempel Unit Kerja serta bentuk, ukuran dan isi kop sampul
naskah dinas di Lingkungan Rumah Sakit, sebagaimana tercantum dalam Lampiran
Peraturan ini.
Pasal 21
Ketentuan yang mengatur naskah dinas karena sifat kekhususannya seperti Bagian Keuangan
tidak diatur dalam Peraturan Menteri ini, diatur tersendiri sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Pasal 22
Peraturan Tata Naskah Dinas ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Agar setiap orang
mengetahuinya.

Ditetapkan di : Jombang
Pada Tanggal : 12 Juni 2011
Direktur
RS Muhammadiyah Jombang

dr. Miftah Sp.PD

NBM : 978 231