KEPUTUSAN DIREKTUR

RUMAH SAKIT UMUM KAMBANG

NOMOR :

/RSUK.01/UM/SK/III/2016
TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DI LINGKUNGAN

RUMAH SAKIT UMUM KAMBANG JAMBI
DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KAMBANG
Menimbang

a. bahwa untuk mewujudkan tertib administrasi dan penyeragaman sistem

administrasi perkantoran sesuai dengan perkembangan Rumah Sakit Umum
Kambang Jamb, perlu mengatur Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit
Umum Kambang;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam point a, perlu
ditetapkan dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Kambang;
Mengingat
1.

:
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah
Sakit;

2.

Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.02.03/I/0441/2015 Tentang

Penetapan Kelas Rumah Sakit Umum Kambang;

3.

Keputusan Walikota Jambi Nomor 293 Tahun 2015 Tentang Pemberian Izin
Operasional Penyelenggaraan Rumah Sakit Kambang sebagai Rumah Sakit
Umum Kelas C;

4.

Keputusan

Direktur

PT.

Kambang

Mitra

Husada

Nomor

003/PTKMH.02/SK/II/2016 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum

Kambang;
5.

Keputusan Direktur PT. Kambang Mitra Husada Nomor 102 / PTKMH.01 /

SEK / XII / 2015 tentang Penunjukan Direktur Rumah Sakit Umum Kambang;

MEMUTUSKAN :
Menetapkan

Pertama

: KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KAMBANG

TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DI LINGKUNGAN RUMAH
SAKIT UMUM KAMBANG.
: Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum Kambang

Kedua

digunakan sebagai acuan dalam tertib administrasi di Lingkungan Rumah

Sakit Umum Kambang.
: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila dikemudian

Ketiga

hari ternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini akan diadakan

perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : J a m b i
Pada tanggal :
Direktur,

Maret 2016

dr. Yulhasmida, M.Kes

NIK. 030 116 001
Tembusan :
1.
2.
3.
4.

Sdr. Para Manager RSU. Kambang

Sdr. Satuan Pengawas Internal RSU. Kambang
Sdr. Kepala Bagian/Unit terkait
Arsip.

LAMPIRAN :
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KAMBANG

NOMOR

/RSUK.01/UM/SK/III/2016

TANGGAL

Maret 2016
BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum Kambang
diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit Umum
Kambang. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Rumah Sakit Umum
Kambang adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi
tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang
perkantoran.
Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum Kambang sebagai salah satu unsur
administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis,penyusunan, penggunaan
lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan
benar dalam naskah.
Keterpaduan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum Kambang

sangat

diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan

tugas Rumah Sakit Umum Kambang secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk
itu diperlukan Pedoman Umum Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum
Kambang sebagai acuan dalam melaksanakan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit
Umum Kambang.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
1. MAKSUD
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum Kambang
dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di
lingkungan Rumah Sakit Umum Kambang.
2. TUJUAN
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum Kambang
bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan

berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan

Rumah Sakit UmumKambang.

C.

SASARAN
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam
penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum
Kambang;
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur
lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;

4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit
Umum Kambang yang efisien dan efektif;
D. ASAS
1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna
Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil guna dalam
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta
dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan,
termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara penyelenggaraannya.
3. Asas Pertanggung jawaban
Penyelenggaraan

tata

naskah

dapat

dipertanggung

jawabkan

dari

segi

isi,format,prosedur,kearsipan,kewenangan, dan keabsahan.

4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan kegiatan administrasi umum
dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi,
tata naskah harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain
dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian
dan distribusi.
6. Asas Keamanan
Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan,
klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan
distribusi.

E. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Umum
Kambang meliputi pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah, serta
kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta
kewenangan penandatanganan naskah.
F. PENGERTIAN UMUM
1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang
mencakup pengaturan

jenis, format,

penyiapan,

pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media

yang digunakan dalam komunikasi.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang
meliputi tata naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media),
penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang
perkantoran.
4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian
informasi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit
Umum Kambang, secara vertikal dan horizontal.
5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi
yang dilakukan oleh Rumah Sakit Umum Kambang dengan pihak lain
di luar lingkungan Rumah Sakit Umum Kambang.
6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan
bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo,
dan stempel.
7. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban
yang ada pada seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya.
8. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam
naskah berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan.
9. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau
tulisan.

BAB II
TATA NASKAH
A. JENIS
1. Keputusan Direktur
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau
kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundangundangan, yaitu kebijakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas
umum dan pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata

kerja Unit

Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran,

pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
Tata Naskah Dalam Pembuatan Surat Keputusan :
1. Kertas ukuran

: A4

2. Ukuran huruf : 12
3. Jenis huruf

: Times New Roman

4. Ukuran rata kiri kanan

Top

: 2 cm

Bottom

: 2 cm

Left

: 2,5 cm

Right

: 2,5 cm

5. Spasi ukuran 1,5 cm

B. BENTUK
KEPUTUSAN DIREKTUR
Bentuk dan susunan naskah keputusan Direktur adalah sebagai berikut :
1) Kepala
a) Kop naskah keputusan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit
Umum Kambang
b) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan
ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital.
c) Nomor keputusan ditulis dengan huruf kapital. Penomoran
Surat Keputusan Direktur
NOMOR :......../RSUK.01/UM/SK/BLN/THN
d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital.

e) Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital.

2) Pembukaan
a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis
simetris di tengah dengan huruf kapital.
b) Konsiderans
(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang
pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan
alasan

pembuatan

keputusan.

Huruf

awal

kata

menimbang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda

baca titik dua, dan diletakkan di bagiankiri.
(2) Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan
keputusan yang memerintahkan pembuatan keputusan
tersebut. Keputusan yang menjadi dasar hukum adalah
keputusan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
c) Diktum
(1) Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf
kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diletakkan di
tengah margin.
(2) Diktum Menetapkan

dicantumkan

sesudah

kata

Memutuskan,
disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf
awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri
dengan tanda baca titik dua.
(3) Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala) keputusan
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda baca titik.
3) Batang Tubuh
(1) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang
dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya:
KESATU

dst
(2) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya,

dan
(3) Materi

kebijakan

dapat

dibuat

sebagai

lampiran

keputusan, dan pada

halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
keputusan.

4) Kaki
Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda
tangan dan stempel jabatan serta nama lengkap pembuat keputusan.
5) Penanda tanganan.
Surat Keputusan Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Umum
Kambang dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.

2. Standar Prosedur Operasional (SPO)

Tata Naskah Dalam Pembuatan SPO :
1. Kertas ukuran : A4
2. Ukuran huruf : 12
3. Ukuran huruf untuk tulisan Rumah Sakit Umum Kambang diatas logo adalah 11.
4. Ukuran huruf alamat Rumah Sakit dibawah logo adalah 8
5. Jenis huruf

: Times New Roman

6. Ukuran rata kiri kanan

Top

: 2,5 cm

Bottom

: 2,5 cm

Left

: 2,5 cm

Right

: 2,5 cm

7. Spasi ukuran 1,15 cm

Bentuk dan susunan naskah standar prosedur operasional adalah sebagai
berikut :
a. Kepala
i. Kepala sebelah kiri memuat
1. Kop naskah standar prosedur operasional terdiri atas
gambar logo Rumah Sakit Umum Kambang serta alamat
Rumah Sakit Umum Kambang dibawahnya.
2. Tulisan Standar Prosedur Operasional dicantumkan
pada kolom di bawah logo Rumah Sakit Umum

Kambang.
ii. Kepala sebelah kanan memuat
1. Judul standar prosedur operasional yang ditulis dengan
huruf kapital
dan tebal.

2. Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan Halaman

dicantumkan secara simetris dibawah judul.
Nomor Dokumen :
Dengan ketentuan : .........../DIVISI/TAHUN
Divisi Umum

: ......./UM/16

Divisi Keperawatan

: ....../KEP/16

Divisi Keuangan

: ....../KEU/16

Divisi Pelayanan

: ....../YAN/16

Divisi Rekam Medis

: ....../RM/16

Divisi Kesling

: ....../KESLING/16

Divisi Labor

: ....../LAB/16

Divisi Radiologi

: ....../RAD/16

Divisi Gizi

: ....../GZ/16

Divisi Farmasi

: ....../FHAR/16

Nomor Revisi : menggunakan Huruf

Dengan Ketentuan :
A

: Belum ada revisi

: Revisi pertama

: Revisi kedua
3. Tanggal Terbit dicantumkan dibawah

nomor

dokumen.
Dengan ketentuan : 01/10/2016 (contoh)
4. Tanda Tangan dan Nama Jelas Pejabat/Direktur yang
menetapkan standar prosedur operasional dicantumkan
dibawah nomor revisi dan
halaman.
b. Batang Tubuh

Batang tubuh standar prosedur operasional terpisah dari kepala yang terdiri
atas pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur, dan instalasi/dokumen terkait .

3. Panduan dan Pedoman

Tata Naskah Dalam Pembuatan Panduan dan Pedoman :
1. Kertas ukuran

: A4

2. Ukuran huruf

: 12

3. Jenis huruf : Times New Roman

4. Ukuran rata kiri kanan
Top

: 2,5 cm

Bottom

: 2,5 cm

Left

: 3 cm

Right

: 2,5 cm

5. Spasi ukuran 1,5 cm

6. Nomor halaman terletak pada bagian kanan bawah tanpa header
dan footer.

Direktur,

dr.Yulhasmida, M.Kes
NIK. 030 116 001

Format SK Direktur

KEPUTUSAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT UMUM KAMBANG
NOMOR :

/RSUK.01/UM/SK/BLN/THN
TENTANG

................................................................................
RUMAH SAKIT UMUM KAMBANG JAMBI
DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KAMBANG
Menimbang

a. ..................................................................................................
b. ..................................................................................................
dst......
Mengingat

:
1. ...................................................................................................
2. ....................................................................................................
dst........
MEMUTUSKAN :

Menetapkan

Kesatu

: KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KAMBANG

TENTANG.................................................

Kedua

:........................................................................................

dst............................................
Ditetapkan di : Jambi
Pada Tanggal :
Direktur,

April 2016

dr. Yulhasmida, M.Kes

NIK. 030 116 001
Tembusan :
1. Sdr. Satuan Pengawas Internal RSU. Kambang
2. Sdr. Kepala Bagian/Unit terkait
3. Arsip.

Format Lampiran SK Direktur

LAMPIRAN :
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KAMBANG
NOMOR
:
/RSUK.01/UM/SK/IV/2016
TANGGAL :
April 2016
.............................................................................

Rumah Sakit Umum

Kambang

Jl. Kol Amir Hamzah No.53

Sei. Kambang Jambi

AKSES TERHADAP REKAM MEDIS

NO. DOKUMEN
001/RM/16

TANGGAL TERBIT
STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL

NO. REVISI
A

HALAMAN
1/2

DitetapkanOleh :
Direktur RSU Kambang

01/02/2016

( dr. Yulhasmida, M.Kes )

PENGERTIAN

Rekam Medis adalah catatan kondisi kesehatan pasien, pengobatan,

rencana tindakan dan terapi pasien yang harus terjamin kerahasiannya.

TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

Rumah Sakit Umum

Kambang

Mulai pencatatan selama pasien mendapatkan pelayanan medik, di

lanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi
penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat
penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari
pasien untuk keperluan lainnya.
Semua rekam medis tidak bisa di akses oleh sembarangan orang atau
pihak tertentu.
4. Pihak Internal
a. Peminjam menghubungi petugas rekam medis untuk meminjam
status rekam medis
b. Petugas menulis pada buku peminjaman status rekam medis
c. Petugas meletakkan tracer pada tempat map RM yang di ambil
d. Waktu peminjaman 1 X 24 jam
e. Berkas rekam medis tidak boleh di bawa keluar dari Rumah sakit
5. Pihak Eksternal
a. Pihak Eksternal tidak boleh mengakses rekam medis dalam hal :
Untuk kepentingan kesehatan pasien
Memenuhi permintaan aparatur penegak hukum daam rangka
penegakan hukuk atas perintah pengadilan
Permintaan dan/atau persetujuan pasien sendiri
Permintaan
institusi/lembaga
berdasarkan
ketentuan
perundang-undangan
Untuk kepentingan penelitian, pendidikan dan audit medis
b. Petugas rekam mdis menulis pada buku peminjaman rekam
medis
c. Peminjaman hanya pada lingkungan Rumah Sakit tidak boleh di
bawa keluar Rumah Sakit
d. Peminjaman selama jam kerja
e. Berkas rekam medis tidak boleh di bawa keluar dari Rumah
Sakit

AKSES TERHADAP REKAM MEDIS

NO. DOKUMEN
001/RM/16
Jl. Kol Amir Hamzah No. 53
Sei. Kambang Jambi

DOKUMEN TERKAIT Berkas rekam medis

NO. REVISI
A

HALAMAN
2/2