PANDUAN TATA NASKAH

RUMAH SAKIT

1
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................. 1

DAFTAR ISI .............................................................................................. 2
BAB I
Pendahuluan .............................................................................................. 3
BAB II
Tata Naskah .............................................................................................. 7
BAB III
Penyusunan, Pengiriman dan Penerimaan Naskah Dinas ……………………………………. 40
BAB IV
KEARSIPAN .............................................................................................. 50
BAB V
PENUTUP .............................................................................................. 59

2
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pedoman umum tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Djatiroto diperlukan
dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit Djatiroto . Salah satu komponen
penting dalam ketatalaksanaan Rumah Sakit Djatiroto adalah administrasi umum.
Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan
dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
Tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Djatiroto sebagai salah satu unsur
administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan
lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar
dalam naskah.
Keterpaduan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Djatiroto sangat diperlukan
untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas Rumah
Sakit Djatiroto secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan pedoman
umum tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Djatiroto sebagai acuan dalam
melaksanakan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Djatiroto .

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Pedoman umum tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Djatiroto di maksudkan
sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di lingkungan Rumah Sakit
Djatiroto .
2. Tujuan
Pedoman umum tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Djatiroto bertujuan
menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam
penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di lingkungan Rumah Sakit Djatiroto .

3
C. SASARAN
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan
tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Djatiroto ;
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsure lainnya dalam
lingkup administrasi umum;
3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;
4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Djatiroto yang
efisien dan efektif;

D. ASAS
1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna
Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil guna dalam
penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam
penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan,
termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara penyelenggaraannya.
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format,
prosedur, kearsipan Rumah Sakit, kewenangan , dan keabsahan.
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan kegiatan administrasi umum
dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi,
tata naskah harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain
dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian
dan distribusi.

4
 6. Asas Keamanan
Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan,
klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan Rumah Sakit
dan distribusi.

E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup pedoman umum tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Djatiroto
meliputi pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah, serta kelengkapan
naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan
penandatanganan naskah.

F. PENGERTIAN UMUM
1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata
naskah (tata persyaratan, distribusi, formulir, dan media),penamaan lembaga,
singkatan dan akronim, kearsipan Rumah Sakiti, dan tata ruang perkantoran.
4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang
dilakukan antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Djatiroto , secara vertikal dan
horisontal.
5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan
oleh Rumah Sakit Djatiroto dengan pihaklain di luar lingkungan Rumah Sakit
Djatiroto .
6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk
redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan stempel.
7. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada pada
seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung
jawab pada jabatannya.

5
8. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah
berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan.
9. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan.

6
 BAB II
TATA NASKAH

A. JENIS
Naskah di lingkungan Rumah Sakit Djatiroto terdiri dari dua jenis, yaitu :
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk – produk hukum
berupa regulasi.
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupa
surat.
Penjelasan Jenis naskah :
Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa
regulasi.
Keputusan/Kebijakan Direktur Rumah Sakit
Kebijakan Rumah Sakit adalah penetapan Direktur Rumah Sakit pada tataran
strategis atau bersifat garis besar yang mengikat.
Karena kebijakan bersertifikat garis besar maka untuk penerapan kebijakan
tersebut perlu disusun pedoman/panduan dan prosedur sehingga ada kejelasan
langkah-langkah untuk melaksanakan kebijakan tersebut.
Kebijakan ditetapkan dengan peraturan atau keputusan Direktur Rumah Sakit.
Kebijakan dapat dituangkan dalam pasal-pasal di dalam peraturan /keputusan
tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/kepetusan.
a. Pembukaan
1) Judul : Peraturan/Keputusan Direktur Rumah Sakit tentang Kebijakan
Pelayanan .................
2) Nomor : sesuai dengan nomor surat peraturan/keputusan di Rumah
Sakit, sebagai berikut: 01-SURKP-NSM-11201-15.XXX
3) Jabatan pembuat aturan/keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah
margin serta ditulis dengan huruf kapital
4) Konsiderans
 Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-
pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan

7
 peraturan/keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan
huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di
bagian kiri;
 Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan
peraturan perundang-undangan yang memerintahkan
pembuatan/keputusan tersebut. Peraturan perundang-undangan yang
menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat
atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri
tegak lurus dengan kata Menimbang.
b. Diktum
1) Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan
huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin;
2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan
disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf
awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri
dengan tanda baca titik dua;
3) Nama peraturan/keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.
c. Batang Tubuh
1) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan/keputusan yang
dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya:
KESATU :
KEDUA :
Dst
2) Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
3) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan,
dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang
menetapkan peraturan/keputusan
4) Kaki

8
  Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi
peraturan/keputusan yang memuat penanda tangan penetapan
peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang
terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda
tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani.
5) Pendandatangan
 Peraturan/Keputusan Direktur Rumah Sakit ditandatangani oleh
Direktur Rumah Sakit
6) Lampiran peraturan/keputusan :
 Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomer
peraturan/keputusan.
 Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit

Pedoman / Panduan Rumah Sakit

Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokok
yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan.
Sedangkan panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan kegiatan.
Dengan demikian, dapat diartikan bahwa pedoman mengatur beberapa hal,
sedangkan panduan hanya meliputi 1 (satu) kegiatan. Agar pedoman/panduan
dapat diimplementasikan dengan baik dan benar, diperlukan pengaturan
melalui SPO.
Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka
sulit untuk dibuat standar sistematikanya atau format bukunya. Oleh karena itu
Rumah Sakit dapat menyusun/membuat sistematika buku pedoman/panduan
sesuai kebutuhan. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk
dokumen pedoman/panduan ini yaitu:
a. Setiap pedoman/panduan harus dilengkapi dengan peraturan/keputusan
Direktur Rumah Sakit untuk pemberlakukan pedoman/panduan tersebut.
Bila Direktur Rumah Sakit diganti, peraturan/keputusan Direktur Rumah
Sakit untuk pemberlakuan pedoman/panduan tidak perlu diganti.

9
 Peraturan/Keputusan Direktur Rumah Sakit diganti bila memang ada
perubahan dalam pedoman/panduan tersebut.
b. Setiap pedoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3
tahun sekali
c. Bila Kementerian Kesehatan sudah menerbitkan pedoman/panduan untuk
suatu kegiatan/pelayanan tertentu maka rumah sakit dalam membuat
pedoman/panduan wajib mengacu pada pedoman/panduan yang
diterbitkan oleh Kementrian Kesehatan tersebut.
d. Walaupun format buku sistematika pedoman/panduan tidak ditetapkan
namun ada sistematika yang lazim digunakan sebagai berikut:
1) Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja :
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Rumah Sakit
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Rumah Sakit
BAB IV Struktur Organisasi Rumah Sakit
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/Rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
BAB XII Penutup

2) Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja

Kata Pengantar

10
 Daftar Isi
BAB I Pendahuluan
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan
D. Batasan Operasional
E. Landasan Hukum
BAB II Kebijakan
BAB III Standar Ketenagaan
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Pengaturan Jaga
BAB IV Standar Fasilitas
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB V Tata Laksana Pelayanan
BAB VI Logistik
BAB VII Keselamatan Pasien
BAB VIII Keselamatan Kerja
BAB IX Pengendalian Mutu
BAB X Penutup

3) Format Panduan / Pedoman Pelayanan Terfokus

Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I Pendahuluan
BAB II Ruang Lingkup
BAB III Kebijakan
BAB IV Tata Laksana
BAB V Dokumentasi
Daftar Pustaka

11
 4) Format Program Kerja Unit Kerja
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I Pendahuluan
BAB II Latar Belakang
BAB III Tujuan Umum Dan Tujuan Khusus
BAB IV Kegiatan Pokok Dan Rincian Kegiatan
BAB V Cara Melaksanakan Kegiatan
BAB VI Sasaran
BAB VII Skedul Dan Anggaran Pelaksanaan Kegiatan
BAB VIII Pencatatan, Pelaporan Dan Evaluasi Kegiatan
BAB IX Penutup

5) Format Laporan Kegiatan Tim Rumah Sakit

Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I Pendahuluan
A. Latar Belakang
B. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
C. Ruang Lingkur
BAB II Isi Laporan
BAB III Interpretasi Data
BAB IV Evaluasi dan Rencana Tindak Lanjut
BAB V Kesimpulan dan Penutup

Sistematika panduan pelayanan Rumah Sakit tersebut di atas bukanlah

baku tergantung dari materi/isi panduan yang harus dibuat adalah
pedoman/panduan minimal yang harus ada di Rumah Sakit yang
dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian.

12
 Bagi rumah sakit yang telah menggunakan e-file/sharing file tetap
harus mempunyai hardcopy pedoman/panduan yang dikelola oleh Tim
Akreditasi Rumah Sakit atau Bagian Sekretariat Rumah Sakit, sedangkan di
unit kerja bisa dengan melihat di internet/sharing file rumah sakit.

Standar Prosedur Operasional(SPO)

a. Beberapa Istilah Prosedur Yang Sering Digunakan Yaitu :
1) Standar Operating Procedure (SOP), istilah ini lazim digunakan namun bukan
merupakan istilah baku di Indonesia.
2) Standar Operating Procedure (SPO), istilah ini digunakan di Undang-Undang
Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran dan Undang-Undang
Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.
3) Prosedur Tetap (Protap)
4) Prosedur Tindakan
5) Tatalaksana
6) Petunjuk Teknik
Walaupun banyak istilah, namun istilah digunakan adalah SPO karena sesuai
dengan yang dicantumkan di dalam Undang-Undang. Oleh karena itu untuk
selanjutnya istilah yang digunakan di buku panduan ini adalah SPO.
a) Pengertian
Yang dimaksud dengan SPO adalah : suatu perangkat instruksi/langkah-
langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.
b) Tujuan Penyusunan SPO
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,
konsisten/seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan
melalui pemenuhan standar yang berlaku.
c) Manfaat SPO
 Memenuhi persyaratan standar pelayanan rumah sakit/akreditasi rumah
sakit
 Mendokumentasikan langkah-langkah kegiatan

13
  Memastikan staf rumah sakit memahami bagaimana melaksanakan
pekerjaannya

Contoh :
SOP Pemberian Informasi, SPO Pemasangan Infus, SPO Pemindahan Pasien dari
tempat tidur ke brandkar

d) Format SPO
 Format SPO sesuai dengan lampiran Surat Edaran Direktur Rumah Sakit
Pelayanan Medik Spesialistik nomer YM.00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni
2001, perihal bentuk SPO.
 Format mulai diberlakukan 1 Januari 2002
 Format merupakan format minimal, format ini dapat diberi tambahan materi
misalnya nama penyusun SPO, unit yang memeriksa SPO, dan lain-lain.
Namun tidak boleh mengurangi item-item yang ada di SPO.
 Format SPO sebagai berikut:
NAMA JUDUL SPO
RUMAH No. Dokumen No. Revisi Halaman
SAKIT (Kode unit.kode 00
DAN SPO.nomor urut
LOGO dokumen)
SPO Tanggal terbit Ditetapkan :
(nama unit) Direktur Rumah SakitRumah Sakit
PENGERTIAN
TUJUAN Sebagai acuan langkah-langkah untuk ........
KEBIJAKAN Sk nomer ........ tentang ..................
PROSEDUR Gunakan kata perintah, cantumkan siapa melakukan
apa dimana dan kapan
UNIT SPO bisa dipakai untuk siapa
TERKAIT

14
 Penjelasan :
Penulisan SPO yang harus tetap di dalam tabel/kotak adalah : nama rumah
sakit dan logo, judul SPO, SPO, nomor dokumen, nomor revisi, Tanggal terbit
dan tanda tangan Direktur Rumah Sakit, sedangkan untuk pengertian,
tujuan, kebijakan, prosedur dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/tabel.

e) Petunjuk Pengisian SPO

a) Kotak Heading : masing-masing kotak (Rumah Sakit, Judul SPO,
No.Dokumen, No. Revisi Halaman, Prosedur Tetap, Tanggal Terbit,
Ditetapkan Direktur Rumah Sakit) diisi sebagai berikut :
 Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman
pertama kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman
berikutnya kotak heading dapat hanya memuat: Kotak Nama Rumah
Sakit, Judul SPO, No. Dokumen, No. Revisi dan Halaman
 Kotak rumah sakit diberi nama rumah sakit dan logo rumah sakit (bila
rumah sakit sudah mempunyai logo)
 Judul SPO : diberi judul/nama SPO sesuai proses kerjanya
 No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di
Rumah Sakit yang bersangkutan, yang dibuat sistematis agar ada
keseragaman
 No. Revisi : diisi dengan status revisi, dianjurkan menggunakan huruf.
Contoh : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi
huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk
dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama
diberi nomor 1, dan seterusnya.
 Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total
halaman untuk SPO tersebut. Misalnya: halaman pertama: 1/5, halaman
kedua: 2/5, halaman terakhir: 5/5.

15
  SPO diberi penamaan sesuai ketentuan sesuai ketentuan (istilah) yang
digunakan rumah sakit, misalnya: SPO, prosedur, prosedur tetap,
petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja dan sebagainya.
 Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SPO tersebut.
 Ditetapkan Direktur Rumah Sakit: diberi tanda tangan Direktur Rumah
Sakit dan nama jelasnya.

b) Isi SPO :
 Pengertian: berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang
mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian.
 Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci:
“Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ...................”
 Kebijakan : berisi kebijakan Direktur Rumah Sakit yang menjadi dasar
dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO
tersebut, kemudian diikuti dengan peraturan/keputusan dari kebijakan
terkait.
 Prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan
langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu
 Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait
dalam proses kerja tersebut.
 Dokumen Terkait : berisi tentang literatur yang mendasari pembuatan
dokumen ini

f) Tata Cara Pengelolaan SPO

 Rumah Saki tagar menetapkan siapa yang mengelola SPO
 Pengelola SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO rumah sakit
 Pengelola SPO agar membuat tata cara penyusunan, penomoran,
distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi SPO

g) Tata Cara Penyusunan SPO

16
 Hal-hal yang perlu diingat:
 Siapa yang harus menulis atau menyusun SPO
 Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SPO
 Bagaimana SPO dapat dikenali
 Bagaimana memperkenalkan SPO kepada pelaksana dan unit terkait
 Bagaimana pengendalian SPO-nya (nomor, revisi dan distribusi)
 Syarat Penyusunan SPO :
 Identifikasi kebutuhan yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang
dilakukan saat ini sudah ada SPO belum dan bila sudah ada agar
diidentifikasi, apakah SPO masih efektif atau tidak
 Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang
melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut, Tim atau
panitia yang ditunjuk oleh Direktur Rumah Sakit hanya untuk
menanggapi dan mengoreksi SPO tersebut. Hal tersebut sangatlah
penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh
dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan
SPO.
 SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana
atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya
kemudian Tim/Panitia diminta memberikan tanggapan
 Di dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa,
dimana, kapan dan mengapa
 SPO jangan menggunakan kalimat majemuk. Subyek, predikat dan
obyek harus jelas.
 SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa
yang dikenal pemakai
 SPO harus jelas ringkas dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan
pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan
kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus mengacu kepada standar
profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan IPTEK dan
memperhatikan aspek keselamatan pasien.

17
 Proses penyusunan SPO
 SPO disusun dengan menggunakan format SPO sesuai dengan lampiran
Surat Edaran Direktur Rumah Sakit Pelayanan Medik Spesialistik nomer
YM.00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SPO.
 Penyusunan SPO dapat dikelola oleh suatu Tim/panitia dengan
melibatkan sebagai beriku:
- Pelaksanaan atau unit kerja menyusun SPO dengan melibatkan unit
terkait
- SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan
ke Tim/Panitia SPO
- Fungsi Tim/Panitia SPO:
 Memberikan tanggapan, mengoreksi dan memperbaiki terhadap SPO
yang telah disusun oleh pelaksana/unit kerja baik dari segi bahasa
maupun penulisan
 Sebagai koordinator dari SPO yang sudah dibuat oleh masing-masing
unit kerja sehingga tidak terjadi duplikasi SPO/tumpang tindih SPO antar
unit
 Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan ditandatangani oleh
Direktur Rumah Sakit
- Penyusunan SPO dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SPO.
Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, untuk melakukan
identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan
proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang
dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SPO profesi identifikasi
kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering
ditangani di unit kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO
maka disuatu unit kerja dapat diketahui berapa banyak dan macam
SPO yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi
kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan
elemen penilaian pada standar akreditasi rumah sakit, minimal SPO-
SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen

18
 penilaian adalah SPO minimal yang harus ada di rumah sakit.
Sedangkan identifikasi SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu
proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SPO secara lengkap yang
harus ada di unit kerja tersebut.
- Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka
untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO
adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang
dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana
yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses.
Contoh : diagram kotak untuk pembelian bahan yang digunakan di
Rumah Sakit.

PEMILIHAN PEMASOK

MENGKOMUNIKASIKAN PERSYARATAN

PENERIMAAN BARANG

PERIKSA BARANG

MENEMPATKAN DI GUDANG

Setelah dibuat diagram kotak maka diuraikan kegiatan dimasing-masing kotak

dan dibuat alurnya.
 Semua SPO harus ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit.
 Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, sebagian memerlukan uji coba
 Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi
SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan
SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan.
- Yang memperngaruhi keberhasilan penyusunan SPO

19
  Ada komitmen dari Direktur Rumah Sakit yang terlihat dengan adanya
dukungan fasilitas dan sumber daya lainnya.
 Ada fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan
untuk menyusun SPO, jadi ada aspek pekerjaan dan aspek psikologis
 Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati
 Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO

h) Bentuk dan Susunan Naskah Standar Prosedur Operasional adalah Sebagai

Berikut :
Tata Cara Penomoran SPO
a) Semua SPO harus diberi nomor
b) Rumah Sakit agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk
SPO
c) Pemberian nomor bisa mengikuti tata persuratan rumah sakit atau
ketentuan penomoran yang khusus untuk SPO (bisa menggunakan garis
miring atau dengan sistem digit). Pemberian nomor sebaiknya secara
sentral.
d) Kode-kode yang dipergunakan untuk pemberian nomor :
 Kode unit kerja : masing-masing unit kerja di Rumah Sakit mempunyai
kode sendiri-sendiri, kode bisa berbentuk angka bisa juga berbentuk
huruf . sebagai contoh instalasi gawat darurat mempunyai kode 08
(bila kode berbentuk angka) atau huruf : g (bila kode berbentuk huruf).
 Kode SPO: adalah di dalam tata pensuratan rumah sakit yang diberikan
untuk SPO, kode bisa berbentuk angka atau huruf. Sebagai contoh:
kode untuk SPO adalah 03 (bila kode berbentuk angka) atau c (bila
kode berbentuk huruf)
 Nomer urut SPO adalah urutan nomer SPO di dalam unit kerja
 Contoh penomoran SPO di Instalasi Gawat Darurat: IGD/04/01(artinya SPO
dari Instalasi Gawat Darurat dengan nomor kode SPO = 04 dan nomor urut
SPO = 01)

20
i) Tata Cara Penyimpanan SPO
1) Yang dimaksud penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut disimpan
2) SPO asli agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Rumah Sakit atau
bagian Sekretariat Rumah Sakit, sesuai dengan kebijakan yang berlaku di
Rumah Sakit tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen.
Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan
dokumen sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan
3) SPO foto copy ada disimpan di masing-masing unit kerja dimana SPO
tersebut dipergunakan. Bila SPO tersebut sudah tidak berlaku lagi atau
tidak dipergunakan lagi karena direvisi atau hal lainnya maka unit kerja
wajib mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat
Tim Akreditasi/Bagian Sekretariat Rumah Sakitsehingga di unit kerja hanya
ada SPO yang masih berlaku saja. Sekretariat Tim Akreditasi/Bagian
Sekretariat Rumah Sakitdapat memusnahkan foto copy SPO nya yang tidak
berlaku tersebut, namun untuk SPO yang asli agar tetap disimpan, dengan
lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam pengarsipan dokumen di
rumah sakit.
4) SPO di unit kerja harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat, mudah
diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana
5) Bagi rumah sakit yang sudah menggunakan e-file maka penyimpanan SPO
sebagai berikut:
 Setiap SPO harus diprint-out dan disimpan sebagai SPO asli
 SPO di unit kerja tidak perlu hard copy, SPO bisa dilihat di internet di
rumah sakit. Namun untuk SPO penanganan gawat darurat tetap harus
dibuatkan hard copynya.

j) Tata Cara Pendistribusian SPO

1) Yang dimaksud dengan distribusi adalah kegiatan atau usaha
menyampaikan SPO kepada unit kerja dan atau pelaksana yang
memerlukan SPO tersebut agar dapat sebagai panduan dalam
melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh Tim Akreditasi

21
 Rumah Sakit atau Bagian Sekretariat Rumah Sakit sesuai kebijakan Rumah
Sakit dalam pengendalian dokumen.
2) Distribusi harus memakai buku ekspedisi dan atau formulir tanda terima
3) Distribusi SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk
seluruh unit kerja. Hal tersebut tergantung jenis SPO tersebut, bila SPO
tersebut merupakan acuan untuk melakukan kegiatan di semua unit kerja
maka SPO didistribusikan ke semua unit kerja. Namun bila SPO tersebut
hanya unit kerja tertentu maka distribusi SPO hanya untuk unit kerja
tertentu tersebut maka distribusi SPO hanya untuk unit kerja tertentu
tersebut dan unit terkait yang tertulis di SPO tersebut.
4) Bagi rumah sakit yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SPO bisa
melalui internet dan diatur kewenangan otorisasi di setiap unit kerja,
sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka
SPO.

k) Tata Cara Evaluasi

1) Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal 3 tahun sekali
2) Evaluasi SPO dilakukan oleh masing-masing unit kerja yang dipimpin oleh
kepala unit kerja
3) Hasil evaluasi : SPO masih tetap bisa dipergunakan atau SPO perlu
diperbaiki/direvisi. Perbaiki/revisi bisa isi SPO sebagian atau selurunya
4) Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila:
 Alur di SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
 Adanya perkembangan IPTEK
 Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru
 Adanya perubahan fasilitas
5) Pergantian Direktur Rumah Sakit, bila SPO memang masih
sesuai/dipergunakan maka tidak perlu direvisi.

l) Instruksi Kerja

22
 Pada akreditasi rumah sakit tidak dikenal istilah instruksi kerja. Hal ini sesuai
dengan yang tercantum, baik pada Undang-undang 29 tahun 2004 tentang
Praktik Kedokteran maupun Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang
Rumah Sakit tentang Penjelasan SPO. Pada akreditasi rumah sakit instruksi
kerja adalah SPO karena instruksi kerja juga merupakan suatu perangkat
instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja
rutin tertentu.

PROGRAM KERJA
1. Pengertian Program
Ada banyak pengertian tentang PROGRAM sebagai berikut:
a) Menurut Collins Cobuild English Language Dictionary, PROGRAM adalah:
 Rencana berskala besar dan terperinci yang dibuat untuk suatu tujuan
tertentu.
 Sebuah rencana kegiatan atau pekerjaan yang akan dilaksanakan,
termasuk kapan setiap kegiatan itu harus terjadi atau akan dilaksanakan
b) Menurut Longman, PROGRAM adalah:
Sebuah rencana yang baku tentang rangkaian kegiatan, daftar tugas dan
lain sebagainya.
c) Menurut American Heritage Dictionary, PROGRAM adalah:
Sebuah prosedur untuk menyelesaikan masalah (problem solving),
termasuk pengumpulan data, memprosesnya dan presentasi hasilnya
d) Menurut Oxford Advanced Leaner’s Dictionary of Current Englist,
PROGRAM adalah:
Sebuah rencana tentang apa yang akan dikerjakan
e) Buku Panduan Perencanaan Strategis dan Pengukuran Kinerja yang
dikeluarkan oleh Kantor Menteri Negara Riset dan Teknologi, yang
dimaksud PROGRAM adalah:
Penjabaran terperinci tentang strategi dan langkah-langkah yang
dipergunakan untuk mencapai tujuan lembaga,

23
 f) Kesimpulan
Berdasarkan beberapa pengertian tersebutdi atas maka dapat disimpulkan
bahwa PROGRAM berisi rencana kegiatan yang akan dilaksanakan yang
disusun secara rinci yang dipergunakan untuk mencapai tujuan
lembaga/unit kerja.
2. Ketentuan Program Di Dalam Standar Akreditasi Rumah Sakit
a) Tujuan Program
Umum :
Sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan unit kerja sehingga tujuan
program dapat tercapai.
Khusus :
 Adanya kejelasan langkah-langkah dalam melaksanakan kegiatan
 Adanya kejelasan siapa yang melaksanakan kegiatan dan bagaimana
melaksanakan kegiatan tersebutsehingga tujuan dapat tercapai
 Adanya kejelasan sasaran, tujuan dan waktu pelaksanaan kegiatan
b) Sistematika/Format Program
c) Sistematika atau format program sebagai berikut :
 Pendahuluan
 Latar belakang
 Tujuan umum dan tujuan khusus
 Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
 Cara melaksanakan kegiatan
 Sasaran
 Schedule (Jadwal) pelaksanaan kegiatan
 Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
Sistematika/format tersebutdi atas adalah minimal, rumah sakit dapat
menambah sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi.
Contoh penambahan: ditambah point untuk pembiayaan/anggaran.
d) Petunjuk Penulisan
Pendahuluan

24
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersertifikat umum
yang masih terkait dengan program.
Latar Belakang
Latar Belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebutdisusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebutdapat lebih kuat.

Tujuan Umum dan Tujuan Khusus

Tujuan di sini adalah merupakan tujuan program. Tujuan umum adalah
tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan
secara rinci
Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang
harus dilakukan sehingga tercapainya program tersebut. Karena itu antara
tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
Cara Melaksanakan Kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan
pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan
membuat tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk
mencapai tujuan-tujuan program
Sasaran program menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk
merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Sasaran yang baik memenuhi “SMART” yaitu:
 Specifik: sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan,
bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok

25
 ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan
strategi dan kegiatan yang spesifik pula
 Measurable: sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk
memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus
ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi
untuk mengukur pencapaiannya sasaran (keberhasilan program) harus
ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran
tersebutdilaksanakan.
 Aggressive but Attainable: apabila sasaran harus dijadikan standard
keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh
mengandung target yang tidak layak. Umpamanya kita bisa menetapkan
sebagai suatu sasaran “pengurangan kematian misalnya di IGD hanya
sampai ke tingkat tertentu” namun “meniadakan kematian” merupakan
hal yang tidak dapat dipastikan kelayakannya.
 Result oriented: sedapat mungkin sasaran harus menspesifikasikan hasil
yang ingin dicapai. Misalnya: mengurangi komplain pasien sebesar 50%.
 Time bound: sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif
pendek, mulai dari beberapa minggu sampai ke beberapa bulan,
sebaiknya kurang dari 1 tahun. Kalau ada program 5 (lima) tahun dibuat
sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih
serasi dengan proses anggaran apabila dibuatnya sesuai dengan batas-
batas tahun anggaran di rumah sakit.
Seni di dalam menetukan sasaran adalah menimbulkan tantangan yang
dapat dicapai. Sasaran yang terbaik adalah sasaran yang dapat mendorong
peningkatan kapasitas rumah sakit, namun dalam batas-batas kelayakan.
Sasaran yang baik itu tidak hanya akan meningkatkan program dan jasa
pelayanan yang dihasilkan, namun juga menumbuhkan kebanggaan dan
rasa percaya diri pada para pelaksananya. Sebaiknya penerapan target
kinerja yang tidak mungkin dicapai akan melemahkan motivasi,
membutuhkan inisitif dan menghambat daya inovasi para karyawan.
Schedule (Jadwal) Pelaksanaan Kegiatan

26
Schedule atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu melaksanakan
langkah-langkah kegiatan program. Lama waktu tergantung rencana
program tertentu dilaksanakan. Untuk program tahunan maka jadwal yang
dibuat adalah jadwal untuk 1 tahun, sedangkan untuk program 5 tahun
maka jadwal yang harus dibuat adalah jadwal 5 tahun. Schedule (jadwal)
dapat dibuat time tabel sebagai berikut:
BULAN
No KEGIATAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Pembentuka
n Tim
2. Rapat Tim
3. Dst

Evaluasi pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporannya

Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi
dari schedule (jadwal) kegiatan. Schedule (jadwal) tersebutakan dievaluasi
setiap beberapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga bila dari
evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal maka
dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu program secara
keseluruhan. Karena itu, yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan
(setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan
dan siap yang melakukan.
Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat
laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut. Dan kapan laporan
tersebutharus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan
adalah cara atau bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan
tersebutharus dibuat dan ditujukan kepada siapa.
Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

27
 Pencatatan adalah catatan kegiatan, karena itu yang ditulis di dalam
kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau
membuat dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kurun
waktu (kapan) lapotan harus diserahkan serta kepada siapa saja laporan
tersebutharus ditujukan.
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan program secara
menyeluruh. Jadi yang ditulis di dalam kerangka acuan bagaimana
melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.

Petunjuk
Petunjuk adalah naskah dinas yang merupakan tuntunan/petunjuk
operasional/administrasi/teknis tentang tata cara pelaksanaan kegiatan.

Instruksi
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat arahan atau perintah tentang
pelaksanaan kebijakan, yang bersifat khusus, spesifik dan membutuhkan
perhatian dan kesegeraan untuk dilaksanakan.

Edaran
Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu,
dapat berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting,
bersifat terbuka dan mendesak.

Naskah Dinas Perjanjian

Merupakan naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek
yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih, untuk melaksanakan suatu
tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. Misalnya
Perjanjian Kerja, Perjanjian Pengadaan Barang, dan semacamnya.Pada dasarnya
yang berhak bertindak sebagai salah satu pihak dalam perjanjian dengan pihak
lain tersebut adalah Direksi PTPN XI, kecuali diberikan kuasa Direksi dan
28
kewenangannya. Sedangkan pihak lain dalam naskah dinas perjanjian
tersebutdapat berasal dari eksternal (misalnya institusi pemerintah, perusahaan
persero/swasta) maupun internal perusahaan (misalnya karyawan).

Naskah Dinas Korespondensi

Naskah dinas korespondensi adalah penyampaian informasi tertulis baik yang
memerlukan tanggapan ataupun tidak memerlukan tanggapan, terdiri atas
korespondensi internal dan eksternal.
Naskah dinas korespondensi berisi tentang segala komunikasi tertulis yang
menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas, yang berisi pemberitahuan,
penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari internal perusahaan (unit
kerja maupun individu) maupun eksternal perusahaan. Dapat pula berbentuk
surat perintah, surat pengumuman, laporan, hasil telaah, surat pengantar, surat
undangan, surat kuasa, surat keterangan, berita acara, surat ijin,
pemberitahuan, surat peringatan dan risalah.
1. Korespondensi Internal
Digunakan untuk korespondensi internal perusahaan pada unit kerja, yaitu:
a. Surat dari Direksi kepada Pejabat Eselon I di unit usaha; dan sebaliknya
b. Surat antar Pejabat Eselon I di unit usaha
c. Surat dari Direksi kepada individu karyawan perusahaan; dan sebaliknya
d. Surat dari Pejabat Eselon I di Unit Usaha kepada Individu karyawan di
unit usaha yang beRumah Sakitangkutan; dan sebaliknya
e. Memo antar Direksi
f. Memo dari Direksi kepada Pejabat Eselon I di unit kerja Kantor Pusat;
dan sebaliknya
g. Memo antar Pejabat Eselon I di Kantor Pusat
h. Memo antar Pejabat eselon II di Unit Usaha masing-masing

2. Korespondensi Eksternal
Digunakan untuk korespondensi eksternal perusahaan, yaitu :
a. Surat antar Direksi dan pihak eksternal perusahaan, baik institusi

29
 maupun perorangan.
b. Surat antar Pejabat Eselon I di Unit Usaha dan pihak eksternal
perusahaan, baik institusi maupun perorangan.
Sesuai dengan perkembangan teknologi, naskah dinas dalam hal tertentu
dapat berbentuk dan menggunakan media internet (surat elektronik/email)
yang mekanisme dan tata caranya telah diatur pada bagian lain pedoman
ini.
Termasuk dalam kategori naskah dinas ini adalah surat dalam format
faksimil. Digunakan untuk informasi yang bersifat terbuka/publik dan
segera, misalnya undangan rapat, jadwal kunjungan kerja dan sejenisnya.
Namun penggunaan mesin faksimil dalam pengiriman surat (bukan format
Faksimil), bukanlah mekanisme resmi perusahaan dalam mengirimkan
naskah dinas korespondensi. Dipahami bahwa penyampaian naskah dinas
korespondensi melalui mesin faksimil adalah dengan tujuan percepatan
penyampaian informasi dengan tetap mempertimbangkan aspek
kerahasiaan informasi yang ada dalam isi surat. Apabila hal tersebut layak
untuk dilakukan (mengirim naskah dalam format surat, bukan format
faksimil), maka naskah dinas asli tetap dikirim ke alamat penerima surat
3. Bentuk Naskah Dinas
a. Penggunaan Kertas Kop
Kertas ber-kop perusahaan (cetakan) digunakan untuk jenis naskah
dinas: Berbentuk Peraturan dan Surat Korespondensi Eksternal
(termasuk kepada individu karyawan perusahaan dan Komisaris).
Untuk menghindari penggunaan logo perusahaan yang tidak tepat, baik
bentuk, warna dan susunannya, tidak dibenarkan untuk mencetak kop
langsung menggunakan mesin cetak (printer), kecuali benar-benar
diyakini hasilnya sama dengan kertas kop cetakan.

Aksesibilitas Dokumen / Naskah Dinas

Dibagi atas 3 jenis dokumen, yaitu :
1. Sangat Rahasia (SR)

30
 - Adalah segala informasi, baik dalam bentuk dokumen (naskah dinas), data
maupun informasi lain yang hanya dapat diketahui oleh Direksi dan atau
pihak lain atas persetujuan direksi. Dokumen asli hanya disimpan oleh
Direksi.
- Tidak dibenarkan untuk melakukan penggandaan (copy) atas jenis
dokumen ini.
- Termasuk dalam dokumen SR misalnya notulen khusus rapat direksi.
2. Rahasia (R)
- Adalah segala informasi, baik dalam bentuk dokumen (naskah dinas), data
maupun informasi lain yang hanya dapat diketahui oleh direksi dan
pejabat puncak, atas penugasan direksi. Dokumen asli disimpan oleh
Pejabat Puncak tersebut. Pendelegasian terhadap perlakuan dokumen
dilaksanakan berdasarkan persetujuan direksi.
- Penyampaian copy dokumen kepada pihak lain di luar yang dimaksud,
hanya dapat dilaksanakan berdasarkan persetujuan direksi.
- Termasuk dalam dokumen jenis ini misalnya usulan promosi dan mutasi.
3. Biasa (B)
- Adalah segala informasi, baik dalam bentuk dokumen (naskah dinas), data
maupun informasi lain yang dapat diketahui oleh direksi dan jajaran
manajemen sesuai dengan tugas dan fungsi jabatannya.
- Penyampaian salinan / copy dokumen kepada pihak lain di luar yang
dimaksud, hanya dapat dilaksanakan berdasarkan persetujuan pejabat
puncak dimaksud.
- Termasuk dalam dokumen jenis ini misalnya laporan kemajuan pekerjaan,
surat undangan.
4. Publik (P)
- Adalah segala informasi, baik dalam bentuk dokumen (naskah dinas), data
maupun informasi lain yang dapat diketahui oleh direksi, jajaran
manajemen sesuai dengan tugas dan fungsi jabatannya dan karyawan
perusahaan.
- Misalnya edaran tentang jam dan hari kerja.

31
Tingkat Kesegeraan / Kecepatan Pengiriman
Seluruh naskah dinas pada dasarnya harus dikirim secepat mungkin
agar sampai pada alamat yang dituju dalam waktu yang sesingkat-
singkatnya.
Untuk kelancaran pengiriman surat atau dokumen, semua pihak yang terlibat
dalam pengiriman surat atau dokumen, seperti pembuat konsep, tugas
caraka (petugas pengirim), pengirim surat atau dokumen, harus
memperhitungkan faktor-faktor kelayakan dan kemungkinan penyampaian
menurut waktu, kemampuan, sarana, serta mempertimbangkan faktor-faktor
lainnya, seperti menghadapi hari libur atau waktu kantor usai.
Yang dimaksud dengan tingkat kesegeraan / kecepatan pengiriman
adalah tingkat kecepatan pengiriman naskah dinas menurut keharusan
sampai atauti banya kepada alamat yang dituju dengan mengingat factor
waktu yang berhubungan dengan sifat pentingnya isi surat atau dokumen.
Macam tingkat kesegeraan/kecepatan pengiriman :
1. Sangat Segera
Surat dengan derajat sangat segera mengandung arti bahwa isi berita
harus dikirim atau disampaikan pada hari itu juga kepada pejabat yang ber
kepentingan.Untuk itu ,proses penyelesaiannya harus mendapat prioritas
demi kepentingan pelaksanaan tugas.
2. Segera
Surat dengan derajat segera mengandung arti bahwa isi surat harus dikirim
atau disampaikan dalam waktu 24 jam kepada pejabat yang
berkepentingan.
3. Biasa
Surat dengan derajat biasa mengandung arti bahwa surat diproses dan
dikirim menurut urutan waktu penerimaan.

Penempatan Tingkat Aksesibilitas dan Kesegeraan Naskah Dinas

Tingkat aksesibilitas dan dan kesegeraan naskah dicantumkan dalam kepala

32
 surat yang menunjukkan sifat surat (pojok kiri atas). Setiap tingkat
aksesibilitas surat dapat mempunyai sifat sangat segera, segera, atau biasa.
Namun untuk kata “ biasa” dan “publik”, tidak perlu dicantumkan dalam
kepala surat.
Misalnya : “Sangat Rahasia / Sangat Segera”
“Rahasia / Segera”

Kode Klasifikasi Naskah Berdasarkan Unit Kerja

Kodering dibutuhkan sebagai pedoman dalam penyusunan dan pengelolaan
kearsipan (filling manajement) dan sebagai dasar penomoran naskah dinas
karena ia merupakan identitas Unit Kerja yang ada di Kantor Direksi, Unit Usaha
Rumah Sakit dan Klinik

33
1) DIREKSI PTPN XI

No B.O.D. KODE
1 Direktur Rumah Sakit Utama XA
2 Direktur Rumah Sakit Keuangan XB
3 Direktur Rumah Sakit Produksi XC
4 Direktur Rumah Sakit SDM & Umum XD
5 Direktur Rumah Sakit Perencanaan &
Pengembangan XE
6 Dewan Direksi (Board of Director) XX

2) DIREKSI PT. NUSANTARA SEBELAS MEDIKA

No B.O.D. KODE
1 Direktur Rumah Sakit Utama XA
2 Direktur Rumah Sakit Komersial XB
3 Direktur Rumah Sakit Operasional XC
4 Dewan Direksi (Board of Director) XX

3) PTPN XI PERSERO
No Pabrik Gula KODE
1 Kedawoeng 11001
2 Wonolangan 11002
3 Gending 11003
4 Padjarakan 11004
5 Djatiroto 11005
6 Semboro 11006
7 Wringin Anom 11007
8 Olean 11008
9 Pandjie 11009
10 Assembagoes 11010
11 Pradjekan 11011

34
 12 Soedhono 11012
13 Poerwodadie 11013
14 Redjosarie 11014
15 Pagottan 11015
16 Kanigoro 11016
Pabrik Karung
17 Rosella Baru 11017
Pabrik Alkohol & Spiritus
18 PASA Djatiroto 11018
Rubrik Khusus
19 Kolektif Seluruh Unit Usaha 11100
20 Kolektif Seluruh Unit Usaha Pabrik Gula 11101

4) UNIT USAHA RUMAH SAKIT PT. NUSANTARA SEBELAS MEDIKA

No Rumah Sakit & Klinik KODE
1 RS. Lavalette 11201
2 RS. Wonolangan 11202
3 RS. Djatiroto 11203
4 RS. Elizabeth 11204
5 Klinik Welas Asih Medika 11200

5) UNIT KERJA DI KANTOR PUSAT PTPN XI

No Divisi Kode
1 Satuan Pengawasan Internal AA
2 Sekretariat Perusahaan AB
3 Akuntansi & Keuangan BB
4 Perencanaan & Pengendalian Anggaran dan BC
Belanja dan Manajemen Resiko
5 PKBL dan CSR BD
6 Tanaman CC
7 Tanaman wil. Barat CD

35
 8 Tanaman wil. Tengah dan Timur CE
9 Teknik CF
10 Pengolahan CG
11 Sumber Daya Manusia DD
12 Umum DE
13 Hukum dan Aset DF
14 Pemasaran DG
15 Perencanaan & Pengembangan Bisnis EE
16 Penelitian &Quality Control EF
17 Pengadaan EG
18 Tim Khusus PMN FF
19 Kolektif Seluruh Divisi ZZ

6) UNIT KERJA KANTOR PUSAT PT. NUSANTARA SEBELAS MEDIKA

No Bidang/Staf KODE
1. Perencanaan & Pengembangan EE
2. Pemasaran DG
Perencanaan & Pengendalian Anggaran
3. dan Belanja dan Manajemen Resiko BC
4. Sekretariat Perusahaan AB
5. Akuntansi & Keuangan BB
6. SDM DD
7. Umum DE
8. SPI AA
9. Pengadaan EG
10. Hukum & Aset DF

 Kodering digunakan sebagai identitas pengirim maupun penerima dalam naskah

dinas perusahaan yang ditunjukkan pada nomor surat.
Misalnya :

36
 Surat dari Direktur Rumah Sakit Djatiroto kepada Direktur Rumah Sakit
Lavalette, maka pada nomor surat akan tertera :
Nomor : AA-NSM- 11203/15.007

11203 : identitas pengirim yaitu Direktur Rumah Sakit Djatiroto

11201 : identitas penerima yaitu Direktur Rumah Sakit Lavalette
15 : tahun pembuatan surat
007 : nomor urut kearsipan surat di Rumah Sakit Djatiroto

 Kodering untuk masing-masing Bagian di Unit Usaha merujuk pada kodering

Bidang di Kantor Pusat PT. Nusantara Sebelas Medika sesuai dengan kelompok
kerjanya.
Misalnya :
Memo dari Kepala Bidang Pelayanan, Pengembangan & Pemasaran kepada
Kepala Bidang AKU, SDM & UMUM, maka pada nomor memo akan tertera :
Nomor : .......– ......./11105/15.212
....... : identitas pengirim yaitu Kepala Bidang Pelayanan
Pengembangan & Pemasaran
........ : identitas penerima yaitu Kepala Bidang AKU, SDM
& UMUM
11105 : memo internal di Kepala Bidang Pelayanan,
Pengembangan & Pemasaran
15 : tahun pembuatan surat
212 : nomor urut kearsipan surat di Kepala Bidang Pelayanan,
Pengembangan & Pemasaran

37
7) Kode Klasifikasi Naskah Berdasarkan Jenis Naskah Dinas
No Jenis Kode
1 Surat Keputusan SURKP
2 Surat Edaran SURED
3 Surat Keterangan SURKT
4 Surat Kuasa SURKU
5 Surat Perjanjian KONTR
6 Surat Penugasan SUTUG
7 Surat Perintah Jalan SUPEJ

Misalnya :
Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit tentang Promosi/Mutasi, pada nomor
surat tertulis :

Nomor : XX-SURKP-NSM/15.007

XX : identitas pembuat surat, yaitu Direktur Rumah Sakit

SURKP : surat tersebut adalah jenis Surat Keputusan
15 : tahun pembuatan
007 : nomor urut kearsipan surat di Sekretariat Direktur Rumah Sakit
Utama

 Surat Keterangan Direktur Rumah Sakit tentang Susunan Batih Karyawan,

pada nomor surat tertulis :
Nomor : 11105-SURKT-NSM/15.212
.......... : identitas pembuat surat, yaitu Kepala Rumah
Sakit
SURKT : surat tersebut adalah jenis Surat Keterangan
15 : tahun pembuatan
212 : nomor urut kearsipan surat di Sekretariat Rumah Sakit

38
8) Kode Klasifikasi Naskah Berdasarkan Penerima Pihak Ke-3 (Eksternal) PTPN XI
Yang termasuk pihak ketiga adalah para pihak di luar Direksi dan jajaran
manajemen, termasuk orang per orang karyawan dan Dewan Komisaris PT.
NUSANTARA SEBELAS MEDIKA.

No Pihak Eksternal Kode

1 Kementerian BUMN KBUMN
2 Departemen Keuangan DPKEU
3 Ditjen Bea & Cukai DJBDC
4 Ditjen Pajak DJPJK
5 Badan Pertanahan Nasional BPENA
6 Badan Pemeriksa Keuangan BPEKA
7 Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan BPKPE
8 Instansi Pemerintah Sipil lainnya INSIP
9 Bank BUMN BBUMN
10 Bank Swasta BSWAS
11 Perusahaan Swasta PESWA
12 Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan BPJSK
13 Badan Penyelenggara Jaminan Sosial TenagaKerja BPJST
14 Lembaga Pendidikan Perkebunan LPPER
15 Perseorangan Karyawan PT. NUSANTARA PERPG
SEBELAS MEDIKAdan Anak Perusahaan
16 Perseorangan bukan karyawan PERSE
17 Dewan Komisaris DEKOM
18 Direksi PTPN I NUS01
19 Direksi PTPN II NUS02
20 Direksi PTPN IV NUS04
21 Direksi PTPN V NUS05
22 Direksi PTPN VI NUS06
23 Direksi PTPN VII NUS07
24 Direksi PTPN VIII NUS08

39
25 Direksi PTPN IX NUS09
26 Direksi PTPN X NUS10
27 Direksi PTPN XII NUS12
28 Direksi PTPN XIII NUS13
29 Direksi PTPN XIV NUS14
30 Dana Pensiun Perkebunan DPBUN
31 Pihak ketiga lain di luar kriteria (Rupa-rupa) RUPA2

40
 BAB III
PENYUSUNAN, PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN NASKAH DINAS

A. Kelengkapan Naskah Dinas

1. Kertas KOP Perusahaan
- Kertas ber-kop perusahaan digunakan untuk jenis naskah dinas berbentuk
Peraturan dan Surat Korespondensi Eksternal.
- Kop naskah dinas, berisi : lambang perusahaan, alamat, telepon, web site, email
dan pernyataan sertifikasi standarisasi mutu.
- Selain jenis surat yang disebutkan, digunakan kertas HVS putih polos ukuran A4.
- Untuk menghindari penggunaan logo perusahaan yang tidak tepat, baik bentuk,
warna dan susunannya, tidak dibenarkan untuk mencetak kop langsung
menggunakan mesin cetak (printer), kecuali benar-benar diyakini hasilnya sama
dengan kertas kop cetakan.
2. Kertas dan Tinta
- Ukuran kertas menggunakan A4
- Ukuran berat kertas 70 atau 80 gram.
- Warna kertas putih.
- Warna tinta naskah dinas berwarna hitam
3. Wewenang Penggunaan Cap Dinas
- Pejabat yang berwenang untuk menggunakan Cap Dinas Jabatan adalah : Direksi
dan Pejabat Eselon I di Unit Usaha atau atas pendelegasian dari pejabat tersebut
di atas, maksimal Pejabat Eselon II.
- Cap Dinas Instansi hanya digunakan untuk naskah dinas yang menggunakan
kertas Kop Perusahaan.
- Pengendalian dan pengamanan cap dinas dilakukan oleh masing-masing Pejabat
Eselon I yang bersangkutan.
4. Jenis Huruf dan Ukuran
- Untuk korespondensi internal, digunakan jenis huruf (font) Calibri ukuran 12.
- Sedangkan untuk korespondensi eksternal menggunakan jenis huruf (font) Calibri
ukuran 12.

41
 5. Margin
- Margin yang digunakan dalam naskah dinas adalah top 3, left 3, bottom 2, dan
right 2

B. Penyusunan Naskah Dinas

1. Penyusunan Konsep
a. Naskah dinas diciptakan atas inisiatif pejabat sesuai dengan fungsi dan tugasnya,
disposisi pimpinan, nota dinas atau memo dari pejabat tertentu sebagai
keharusan akibat pelaksanaan jabatan.
b. Konsep naskah dinas harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat yang
menandatangani naskah dinas.
c. Konsep naskah dinas sangat rahasia (DSR) dan rahasia (DR) dapat dibuat sendiri
oleh pejabat penandatangan atau pejabat lain yang ditunjuk, kemudian dicatat
dalam formulir tersendiri yang dipisahkan dari naskah dinas lain, meskipun
penomoran surat tetap tercatat dalam agenda.

2. Pengetikan dan Penandatanganan

a. Konsep yang telah disetujui diketik rangkap dua atau sesuai dengan jumlah
tujuan surat ditambah 1 (satu) rangkap kertas doorslak warna biru sebagai
lembar pesetujuan / paraf pengkonsep.
b. Lembar pesetujuan diberi paraf oleh pengkonsep di sebelah kanan identitas
perusahaan dan oleh pejabat satu tingkat lebih rendah dari pejabat yang
menandatangani naskah dinas di sebelah kiri identitas perusahaan.
c. Naskah dinas ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
d. Untuk menjaga kerahasiaan, pengetikan naskah dinas sangat rahasia (DSR) dan
rahasia (DR) dapat dibuat sendiri oleh pejabat penandatangan atau pejabat lain
yang ditunjuk dan dikelola secara tersendiri.
e. Hal-hal yang berhubungan dengan penggunaan Bahasa Indoensia yang baik dan
benar dalam naskah dinas (surat), mengacu kepada lampiran I dan II Pedoman
Korespondensi PTPN XI tahun 1998.

42
3. Otentifikasi Naskah Dinas
Otentifikasi adalah tingkat keaslian naskah dinas, yang dapat dipertanggung
jawabkan secara formal. Dalam bahasan ini antara lain tentang naskah dinas asli,
tindasan, salinan dan petikan.
a. Asli merupakan naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
dan dibubuhi cap dinas jabatan dan atau cap dinas instansi. Hasil penggandaan
naskah dinas yang dibubuhi cap dinas jabatan juga dianggap asli.
b. Tindasan atau tembusan, pada dasarnya adalah surat asli yang disampaikan
kepada pihak lain yang bukan tujuan (penerima) naskah dinas namun disebutkan
sebagai pihak lain penerima tindasan yang tertera pada bagian akhir naskah. Pada
umumnya beRumah Sakitifat pemberitahuan dan atau untuk arsip pembuat
naskah dinas.
c. Salinan atau turunan merupakan salinan secara keseluruhan naskah dinas yang
tidak berbeda dengan surat aslinya (dapat pula berupa fotokopi). Salinan
dianggap sah, apabila diberikan tanda/stempel “salinan” dan mendapatkan
otentifikasi dari pejabat yang berwenang.
Naskah dinas salinan / copy yang tidak diberikan tanda/stempel “salinan” dan
otentifikasi pejabat, merupakan dokumen yang dalam klasifikasi “tidak
terkendali” dan bukan sebagai dokumen formal.
Pada dasarnya yang berhak untuk memberikan salinan adalah pihak pembuat
naskah dan penyampaian copy dokumen atau informasi kepada pihak lain di luar
yang dimaksud, agar dilaporkan oleh Pejabat Puncak kepada Pejabat Pengelola
Informasi dan Data (PPID). Termasuk dalam hal ini apabila memenuhi
permintaaan dokumen dari penyidik atau pengadilan sebagai bukti hukum di
depan penyidikan dan penuntutan/pengadiln
Padaumumnya,naskah dinas dapat disalin untuk kepentingan tertentu. Namun,
ada juga turunan atau salinan itu diperintahkan tersendiri dalam naskah dinas
tersebut, yaitu naskah dinas yang berbentuk keputusan yang bersertifikat
penetapan. Penempatan perintah penyampaian salinan dalam suatu keputusan
ditempatkan sebelum petikan.
Salinan atau turunan naskah dinas yang ditandatangani Direktur Rumah Sakit

43
 Utama diotentikasi oleh Sekretaris Perusahaan atau pejabat yang ditunjuk.
Tata cara pengajuan dan penyampaian salinan copy dokumen akan diatur dalam
prosedur salinan / copy dokumen.

d. Petikan adalah salinan dari keputusan yang hanya memuat bagian-bagian yang
dipandang perlu untuk diketahui oleh pihak yang berkepentingan.
Petikan biasanya merupakan perintah yang dicantumkan dalam naskah dinas
yang berbentuk keputusan. Perintah penyampaian petikan dalam keputusan
ditempatkan sesudah penutup dari keputusan.
Petikan dari keputusan yang ditandatangani Direktur Rumah Sakit Utama
diotentikasi oleh Sekretaris Perusahaan atau pejabat yang ditunjuk.

4. Kewenangan Penandatanganan
Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundang-undangan yang
berlaku ,kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat
bawahannya. Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk pejabat yang secara
struktural berada di bawahnya. Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk
menunjang kelancaran tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung
jawab. Pelimpahan harus mengikuti jalur structural dan paling banyak hanya dua
rentang jabatan structural dibawahnya.

Kewenangan menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan jabatannya,

diatur dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Naskah dinas berbentuk peraturan :
- Tingkat corporate : Direktur Rumah Sakit Utama, atau Direktur Rumah Sakit
lain atas penugasan Direktur Rumah Sakit Utama.
Direksi berwenang untuk menandatangani naskah berbentuk peraturan
sesuai dengan tugas dan fungsi direktorat / sektoral masing-masing.
- Tingkat Unit Usaha : Direktur Rumah Sakit atau salah satu manager atas
penugasan Direktur Rumah Sakit.
b. Naskah dinas perjanjian :

44
 1) Tingkat corporate : Direktur Rumah Sakit Utama, atau Direktur Rumah Sakit
lain atas penugasan Direktur Rumah Sakit Utama.
Direksi berwenang untuk menandatangani naskah berbentuk perjanjian
sesuai dengan tugas dan fungsi direktorat / sektoral masing-masing dan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2) Tingkat Unit Usaha : Pada dasarnya yang berhak untuk menandatangangi
perjanjian adalah Direksi PT. Nusantara Sebelas Medika, kecuali diberikan
kuasa Direksi dan kewenangannya.
c. Naskah dinas korespondensi :
1) Korespondensi Eksternal : untuk tingkat corporate ditandatangani oleh Direksi
PT. NUSANTARA SEBELAS MEDIKAdan untuk Unit Usaha oleh Direktur Rumah
Sakit.
2) Korespondensi Internal : Direksi/ Pejabat Puncak / Direktur Rumah Sakit atau
Kepala Bidang atau Kepala Bagian pembuat naskah dinas, atas penugasan
atasan dan sesuai dengan tugas dan jabatannya.
d. Wewenang untuk menandatangani keputusan yang menyangkut masalah
pengadaan, kepegawaian dan keuangan diatur tersendiri.

5. Penggunaan istilah untuk pendelegasian kewenangan menandatangani naskah dinas,

sebagai berikut :
a. Atas Nama(a.n.)
Istilah “atas nama” digunakan jika yang berwenang menandatangani
surat/dokumen melimpahkan wewenang kepada pejabat di bawahnya.
Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :
1) Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis, dalam bentuk surat
atau pada lembar disposisi.
2) Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan
tanggung jawab yang dilimpahkan.
3) Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan naskah dinas berada pada
pejabat yang diatas namakan.
Contoh: Surat Internal

Rumah Sakit Djatiroto 45

a.n.Direktur Rumah Sakit

(Nama Terang)
untuk beliau (u.b.)
Istilah“untuk beliau” digunakan jika yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada
pejabat satu tingkat dibawahnya. Untuk beliau (u.b.) digunakan setelah ada atas
nama(a.n.).
Pelimpahan kewenangan penandatanganan surat dengan bentuk “untuk beliau”
(u.b) hanya sampai padapejabat dua tingkat eselon di bawahnya. Persyaratan
yang harus dipenuhi antara lain sebagai berikut:
1) Pelimpahan harus mengikuti urutan sampai dua tingkat structural
dibawahnya.
2) Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya.
3) Untuk beliau dapat pula digunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai
pemangku jabatan sementara atau yang mewakili.
4) Tanggung jawab berada pada pejabat yang diberikuasa.

Contoh : Surat Internal

PT Nusantara Sebelas Medika

a.n.Direktur Rumah Sakit Operasional
Sekretaris Perusahaan,
u.b.

(Nama Terang)
Kepala Bidang Pelayanan

Lokasi penandatanganan naskah dinas korespondensi, diletakkan disebelah kanan bawah

dengan menyebutkan nama terang dan jabatan.

46
 Namun untuk penandatanganan Surat Keputusan, ditambah dengan tempat dan
tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di : ________________
Contoh : Pada Tanggal : ________________

PT Nusantara Sebelas Medika

(Nama Terang)
DIREKTUR RUMAH SAKIT

6. Hal :
Pada kepala surat yang menunjukkan hal dimuat masalah pokok yang menjadi isi
surat. Jika masalah pokok tersebut banyak dan panjang (kalimatnya), penyebutan
tersebut dipersingkat, tetapi tetap harus menggambarkan secara menyeluruh isi
surat.

7. Lampiran :
Dalam kepala surat yang menunjukkan lampiran dimuat jumlah sesuatu yang
dilampirkan. Dalam hal yang dilampirkan itu terdiri dari lembaran- lembaran, cukup
ditulis dengan berapa lembar (maksimum 10 lembar), tapi jika yang dilampirkan itu
banyak yang terdiri dari kumpulan makalah atau kumpulan laporan dalam satu
bendel, maka disebutkan berapa berkas.
Contoh:
Lampiran:Lima lembar
Lampiran:Dua berkas

8. Sampul Surat
Sampul surat atau dokumen adalah alat penutup surat atau dokumen dinas yang
dibuat dengan mengacu pada Keputusan Direktur Rumah Sakit Jenderal Pos dan
Telekomunikasi Nomor43/DIRJEN/1987 tentang penetapan standar kertas sampul
surat dan bentuk sampul surat.

47
 Tanda derajat surat ditulis atau dicap dengan stempel karet dengan menggunakan
tinta merah dibagian pojok kanan sampul atau lembar penutup sampul.

Dokumen Sangat Rahasia (SR) dan Rahasia (R) menggunakan dua lembar sampul
dengan pengaturan sebagai berikut :
a. Sampul pertama atau sampul dalam lak ditutup dengan cellulose, kemudian
diberi cap jabatan pada tempat sambungan sampul agar surat tersebut sulit
dibuka. Pada bagian muka sampul dibubuhi cap jabatan dan cap SR / R
ditempatkan dibawah cap derajat atau klasifikasi, kemudian sampul pertama
dimasukkan kedalam sampul kedua.
b. Sampul kedua atau sampul luar ditangani dengan cara yang sama dengan sampul
pertama. Pada bagian muka sampul dibubuhi alamat lengkap, nomor,dan kode
surat, cap jabatan, cap SR/ R dan cap derajat atau klasifikasi jika ada.
Dokumen Biasa(B) pada dasarnya menggunakan satu lembar sampul ditutup
dengan perekat (lem) atau menggunakan stapler. Pada bagian muka sampul
dibubuhi alamat, nomor dan kode surat dan cap derajat.

C. Pengiriman dan Penerimaan Naskah Dinas

1. Media Pengiriman dan Penerimaan
Pada dasarnya penerimaan dan pengiriman naskah dinas adalah penyerahan atau
penerimaan fisik naskah dinas secara langsung, melalui jasa pengiriman,
petugas/kurir maupun yang lain. Setiap pengiriman atau penerimaan naskah dinas
harus memiliki bukti kirim atau bukti terima.

Namun, dengan mempertimbangkan aspek kesegeraan dan perkembangan

teknologi, maka penggunaan media lain untuk mengirim atau menerima naskah
dinas dapat dibenarkan, dengan penjelasan sebagai berikut :
a. Mesin Faksimil
Memperhatikan aspek tingkat kesegeraan, maka pengiriman surat melalui mesin
faksimil dapat dilakukan dengan memperhatikan jenis aksesibilitas dokumen.
Jenis dokumen biasa (DB) dan dokumen publik (DP) dapat dikirim melalui mesin

48
 faksimil, namun untuk dokumen rahasia (DR) dan dokumen sangat rahasia (DSR)
tidak dibenarkan untuk dikirim melalui mesin faksimil.
Setelah dikirimkan melalui mesin faksimil, naskah dinas fisik tetap dikirimkan
kepada penerima.

b. Surat Elektronik (email)

Penggunaan email untuk mengirimkan dan menerima naskah dinas, pada
dasarnya sama sifatnya dengan penggunaan mesin faksimil. Bahwa naskah dinas
yang bertandatangan dan atau stempel perusahaan, dipindai dan dikirimkan
kepada penerima, bukanlah naskah dinas resmi. Naskah dinas resmi tetap
dikirimkan kepada penerima.
Kecuali dalam pernyataan pihak ketiga atau eksternal yang menyatakan bahwa
naskah dinas yang dikirimkannya melalui surat elektronik tersebut adalah sah
dengan otorisasi yang dijelaskan dalam sistem tersebut.
Penggunaan surat elektronik sebagai media naskah dinas dapat diakui apabila
teknologi tersebut telah dijalankan dalam suatu sistem manajemen dan aplikasi
Teknologi Informasi.

c. Paperless
Sesuai dengan semangat perusahaan yang mendukung penerapan green policy,
maka penggunaan kertas sebagai media naskah dinas akan diusahakan untuk
semakin berkurang, melalui pemanfaatan teknologi menuju korespondensi yang
paperless. Tahapan untuk menuju hal tersebut, akan dituangkan dalam bentuk
kebijakan perusahaan lebih lanjut.

2. Prosedur Pengiriman dan Penerimaan Naskah Dinas

Sesuai dengan struktur, tugas dan fungsinya, maka organ perusahaan yang bertugas
sebagai koordinator (in-charge) terhadap pengelolaan / tata naskah dinas adalah
Sekretariat Perusahaan untuk tingkat corporate dan fungsi kesekretariatan/general
affairs untuk tingkat unit usaha.

49
Oleh karena itu, seluruh naskah dinas yang masuk maupun keluar mesti atas
sepengetahuan dan pengelolaan organ tersebut, meskipun untuk jenis surat Rahasia
dan Sangat Rahasia, yang bukan merupakan bagian dari tugas dan fungsi jabatannya,
hanya dilaksanakan pencatatan dalam agenda surat masuk atau keluar.
Hal pengiriman dan penerimaan naskah dinas akan dijelaskan pada dokumen
prosedur pengiriman dan penerimaan naskah dinas, dan merupakan bagian atau
penjelasan yang tidak terpisahkan dari pedoman tata naskah dinas ini.

50
 BAB IV
KEARSIPAN

A. Organ Pengelola Kearsipan

Organ pengelola kearsipan perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan
serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan.
2. Pembuat arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pembuatan arsip, yaitu Direksi dan Direktur Rumah Sakit, di unit usaha maupun di
unit kerja.
3. Unit Pengolah Arsip adalah satuan kerja pada pembuat arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Unit Pengolah Arsip
di kantor pusat adalah bidang AKU, SDM & UMUM, sedangkan untuk unit usaha
dilaksanakan oleh Sub.Bagian SDM & UMUM.

B. Pemeliharaan Arsip
1. Pembuatan dokumen dan penerimaan arsip harus diregistrasi oleh petugas
kesekretariatan
2. Petugas kesekretariatan Rumah Sakit berhak untuk memiliki akses ke registrasi
arsip.
3. Penerimaan arsip dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang
berhak menerima.
4. Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pembuat
arsip.
5. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif,
penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip.
6. Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat
dilakukan alih media, berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
7. Pedoman dan prosedur alih media akan diatur dan ditetapkan lebih lanjut.

51
 8. Pemberkasan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta
tersusunnya daftar arsip aktif.
9. Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat :
a) Tanggal berkas masuk/keluar
b) Nomor berkas
c) Unit/Instansi pengirim berkas
d) Perihal/judul berkas
e) Keterangan
10. Petugas kesekretariatan Rumah Sakit berhak untuk memiliki akses ke daftar berkas
arsip.
11. Pemeliharaan arsip vital menjadi tanggung jawab petugas arsip, melalui kegiatan
identifikasi, perlindungan dan pengamanan serta penyelamatan dan pemulihan.
12. Penyimpanan arsip inaktif, arsip statis dan atau arsip vital dapat dilaksanakanoleh
petugas arsip.

C. Penyusutan Arsip
1. Penyusutan arsip dilakukan bersama-sama oleh pembuat arsip dan petugas
kesekretariatan berdasarkan jadwal retensi arsip.
2. Penyusutan arsip meliputi kegiatan :
a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pembuat arsip ke petugasarsip
b. Penyerahan arsip statis oleh unit pembuat arsip ke petugasarsip.
c. Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai
guna, dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab bersama antara pembuat dan
petugas arsip.
e. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang :
1) Tidak memiliki nilai guna;
2) Telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip;
3) Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
4) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

52
 f. Apabila belum memenuhi semua ketentuan huruf e), retensinya ditentukan
kembali oleh kepala sub.bagian SDM & UMUM.

D. Pemusnahan Arsip
1. Pemusnahan arsip administrasi kantor
Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut :
a. Pembentukan panitia penilai arsip;
b. Penyeleksian arsip inaktif atau statis;
c. Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit pengolah arsip;
d. Penilaian oleh panitia penilai arsip;
e. Permintaan persetujuan dari pimpinan pembuat arsip;
f. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
g. Pelaksanaan pemusnahan :
1) Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak
dapat dikenali;
2) Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari bagian SDM &
UMUM dan atau pengawas intern;
3) Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang
dimusnahkan.
2. Panitia penilai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan
dimusnahkan yang sekurang-kurangnya memenuhi unsur :
a. Kepala Sub.Bagian SDM & UMUM
b. Unit SDM & UMUM
c. Petugas kesetariatan
3. Pemusnahan arsip yang memiliki masa retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)
tahun ditetapkan oleh Direksi/Direktur Rumah Sakit setelah mendapatkan
pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip.
4. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip, wajib disimpan oleh
petugas arsip.
5. Arsip yang tercipta dalam pemusnahan arsip tersebut, meliputi:
a. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;

53
 b. Notulen rapat panitia penilai arsip saat melakukan penilaian;
c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pembuat arsip
yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi
syarat untuk dimusnahkan;
d. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip.
e. Keputusan pimpinan pembuat arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip;
f. Berita acara pemusnahan arsip; dan
g. Daftar arsip yang dimusnahkan.

6. Pemusnahan arsip Dokumen Rekam Medik pasien

a. Pengertian
1) Arsip rekam medis adalah naskah-naskah/berkas-berkas yang berisikan catatan
dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan (termasuk film),
pengobatan tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan
kesehatan.
2) Arsip rekam medis inaktif adalah naskah/berkas yang telah disimpan minimal
selama 5 (lima) tahun di unit kerja rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir
pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 (lima) tahun
setelah meninggal dunia.
3) Pemusnahan berkas rekam medis adalah kegiatan pemisahan, pertelaan dan
pemusnahan berkas rekam medis yang sudah dapat dimusnahakan
berdasarkan ketentuan Surat Edaran Direktur Rumah Sakit Jendral Pelayanan
Medik No. : HK.00.06.1.5.01160 Tahun 1995
4) Tim rekam medis adalah suatu tim yang dibentuk dengan Keputusan Direktur
Rumah Sakit Rumah Sakit yang mempunyai tugas membantu Direktur Rumah
Sakit Rumah Sakit dalam penyelenggaraan rekam medis.
5) Arsip rekam medis yang mempunyai sifat khusus, adalah arsip rekam medis
yang tercipta dari kegiatan pelayanan orthopaedi dan prothese, penyakit jiwa,
penyakit akibat ketergantungan obat dan penyakit kusta.

54
6) Rekam medis yang mempunyai nilai guna tertentu adalah rekam medis yang
mempunyai kegunaan/berguna untuk kepentingan :
a) Administrasi
b) Hukum
c) Keuangan
d) Iptek
e) Pembuktian
f) Sejarah
7) Dokumen rekam medis yang tidak dimusnahkan meliputi :
a) Lembar masuk dan keluar pasien
b) lembar resume medis
c) lembar operasi
d) identifikasi bayi
e) surat kematian
8) Arsip rekam medis adalah naskah-naskah/berkas-berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan (termasuk film),
pengobatan tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana
pelayanan kesehatan.
9) Arsip rekam medis inaktif adalah naskah/berkas yang telah disimpan minimal
selama 5 (lima) tahun di unit kerja rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir
pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 (lima) tahun
setelah meninggal dunia.
10) Pemusnahan berkas rekam medis adalah kegiatan pemisahan, pertelaan dan
pemusnahan berkas rekam medis yang sudah dapat dimusnahakan
berdasarkan ketentuan Surat Edaran Direktur Rumah Sakit Jendral Pelayanan
Medik No. : HK.00.06.1.5.01160 Tahun 1995
11) Tim rekam medis adalah suatu tim yang dibentuk dengan Keputusan Direktur
Rumah Sakit Rumah Sakit yang mempunyai tugas membantu Direktur Rumah
Sakit Rumah Sakit dalam penyelenggaraan rekam medis.

55
 12) Arsip rekam medis yang mempunyai sifat khusus, adalah arsip rekam medis
yang tercipta dari kegiatan pelayanan orthopaedi dan prothese, penyakit jiwa,
penyakit akibat ketergantungan obat dan penyakit kusta.
13) Rekam medis yang mempunyai nilai guna tertentu adalah rekam medis yang
mempunyai kegunaan/berguna untuk kepentingan :
a) Administrasi
b) Hukum
c) Keuangan
d) Iptek
e) Pembuktian
f) Sejarah
14) Dokumen rekam medis yang tidak dimusnahkan meliputi :
a) Lembar masuk dan keluar pasien
b) lembar resume medis
c) lembar operasi
d) identifikasi bayi
e) surat kematian
b. Tujuan
1) Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah
2) Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan berkas
rekam medis yang baru
3) Menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyimpanan rekam medis jika
sewaktu-waktu diperlukan
4) Hasil pertelaan yang di simpan/dipertahankan untuk kepentingan :
a) Penelitian/Pendidikan.
b) Hukum : penyidikan/pembuktian.
c) Efisiensi & Efektivitas administrasi internal.
d) Sejarah/dokumentasi.
Menyiapkan ruangan yang cukup untuk berkas RM yang masih aktif.

56
c. Kebijakan
1) Berdasarkan Permenkes No.269 / Menkes / Per / III / 2008 tentang Rekam
Medis/Medical Record
2) Surat Edaran Direktur Rumah Sakit Jendral Pelayanan Medik No. :
HK.00.06.1.5.01160 Tahun 1995.
d. Prosedur
1) Melakukan Pemisahan/ pemilahan/ pertelaahan berkas rekam medis aktif dan in
aktif:
a) Memisahkan berkas RM yang telah 5 tahun terhitung daritanggal terakhir
pasien berobat atau dipulangkan.
b) Lembar resume, 1C serta ringkasan masuk & keluar tetap disimpan di unit
penyelenggaraan rekam medis untuk jangka waktu 10 tahun terhitung dari
tanggal dibuatnya ringkasan tersebut
c) Memisahkan berkas RM rawat jalan dan rawat inap.
d) Memindahkan berkas RM yang akan dilakukan pemusnahan keruang kegiatan
pemusnahan.
e) Memindahkan berkas RM rawat jalan langsung ketempat persiapan (tidak
dilakukan pertelaan).
f) Penilaian isi rekam medis in aktif dilakukan oleh Tim pemusnahan rekam
medis yang dibentuk.
g) Berkas rekam medis yang mempunyai nilai guna tertentu tidak di musnahkan,
akan tetapi disimpan dengan jangka waktu penyimpanan yang ditentukan
oleh Tim rekam medis
h) Khusus arsip rekam medis yang sudah rusak / dimakan rayap dan tidak bias
dibaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat
pernyataan diatas kertas segel oleh Direktur Rumah Sakit RS, selanjutnya
dilaksanakan pemusnahan.
2) Daftar penelaahan berkas rekam medis di laporkan kepada Direktur Rumah Sakit RS
dan Dirjen Pelayanan Medis Kesehatan RI untuk mendapatkan persetujuan
pemusnahan berkas rekam medis.

57
3) Menetapkan Tim Pemusnah Berkas Rekam Medis melalui SK Direktur Rumah Sakit
RS, keanggotaan Tim Pemusnah terdiri dari :
a) Kepala unit RekamMedis
b) Staf unit RekamMedis
c) Kepala Unit Personalia dan umum
d) Staf Hukum RS
e) Tim Rekam Medis
f) Direktur Rumah Sakit
4) Dilakukan pemusnahan berkas rekam medis :
a) Berkas RM yang akan dimusnahkan, langsung dipindahkan ke tempat persiapan
pemusnahan.
b) Berkas RM yang sudah berada ditempat pemusnahan langsung dimusnahkan
dengan cara dirajang.
c) Rajangan berkas RM dimasukkan ke dalam karung-karung yang sudah
disiapkan.
d) Rajangan berkas RM dalam karung ditawarkan kepada pihak-pihak yang mau
membeli.
5) Persiapan & Penandatanganan Berita Acara Pemusnahan berkas RM
a) Berita Acara Pemusnahan Berkas RM dipersiapkan oleh Ketua Tim Pemusnahan
Berkas Rekam Medis RS
b) Berita Acara Pemusnahan Berkas Rekam Medis RS ditandatangani oleh Ketua
dan Sekretaris Tim Pemusnahan Berkas RM, setelah pemusnahan selesai
dilaksanakan.
c) Berita Acara pelaksanaan pemusnahan diberikan kepada Kepala RS dan Dirjen
Pelayanan Medik Kesehatan RI.
d) Arsip Berita Acara Pemusnahan Berkas Rekam Medis RS di simpan di RS.
e. Dokumen Terkait
1) Unit rawat jalan
2) Unit rawat inap
3) Unit – unit penunjang medis

58
E. Pedoman Tambahan
Hal-hal lain yang belum diatur dalam pedoman kearsipan ini, akan dilaksanakan
dengan mengacu kepada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun
2012 tentang Pelaksanaan UU RI nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

59
 BAB V
PENUTUP

Salah satu tujuan penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas ini adalah untuk memperoleh
penyelenggaraan tata naskah dinas perusahaan yang efisien dan efektif. Oleh karena itu,
diperlukan peran serta seluruh insan PT. NUSANTARA SEBELAS MEDIKA untuk dapat
mewujudkan tujuannya tersebut.

Salah satu indikator naskah dinas perusahaan telah terkelola dengan baik adalah apabila
seluruh kepentingan stakeholders yang terkait dengan informasi, data dan maupun dokumen
lain dapat terpenuhi secara cepat dan tepat (otentik), serta dengan adanya keamanan pada
naskah dinas yang sesuai.

60