1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, berkat rahmat dan ridho-Nya panduan
pengelolaan dan informasi rumah sakit telah tersusun. Panduan ini sangatlah penting serta
membantu dalam kelancaran operasional rumah sakit.

Kami berharap semoga panduan ini dapat bermanfaat bagi rumah sakit dan pihak-pihak
lain yang terkait dengan penyelenggaraan akreditasi rumah sakit.

Seperti program lainnya, evaluasi berkala terhadap panduan ini harus terus dilakukan
sesuai dengan perkembangan program akreditasi rumah sakit. Akhirnya saran dan koreksi
demi perbaikan panduan ini sangat kami harapkan.

Penyusun

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
BAB I DEFINISI 1
1.1 RUMAH SAKIT 1
1.2 SIMRS 1
1.3 SURVEILANS 1
1.4 DATA 1
1.5 INFORMASI 1
1.6 MANAJEMEN DATA 1
BAB II RUANG LINGKUP 3
BAB III KEBIJAKAN 4
BAB IV TATA LAKSANA 5
4.1 PENYELENGGARAAN SIMRS 5
4.2 INTEGRASI DATA 7
4.3 SISTEM MANAJEMEN DATA/INFORMASI DAN KEAMANAN 7
4.4 PERENCANAAN, PENGEMBANGAN DAN PENGADAAN 8
BAB V DOKUMENTASI 9
LAMPIRAN

2
 BAB I

DEFINISI

1.1 Rumah Sakit

Institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan,
dan gawat darurat
1.2 SIMRS
Suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan
mengintegerasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentukjaringan
koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara
tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan
1.3 Surveilans
Kegiatan pengamatan yang sistematis dan terus menerus terhadap data dan
informasi tentang kejadian penyakit atau masalah kesehatan dan kondisi yang
mempengaruhi
1.4 Data
Merupakan fakta atau gambaran mentah (business sfacts) yang menunjukkan
peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang dikumpulkan melalui
serangkaian prosedur
1.5 Informasi
Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan
bermanfaat bagi manusia
1.6 Manajemen Data
Proses penata laksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data,
penyimpanan data, analisisi data menjadi informasi secara lebih efektif dalam hal :

a. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi

b. Mengembangkan sistem informasi manajemen
c. Menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang diperlukan
d. Menganalisis data dan mengubahnya menjadi informasi
e. Memaparkan dan melaporkan data serta informasi kepada publik
1
f. Melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi
g. Mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan kinerja.

2
 BAB II

RUANG LINGKUP

Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan informasi

dihubungkan dengan SIMRS, SIMUT serta perpaduan data dari Microsoft Office (word, excel,
power point) yang ada di rumah sakit perlu disusun panduan pengelolaan data dan
informasi. Diharapkan dengan diterbitkannya panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan
dalam pengelolahan data dan informasi yang akan dijadikan dasar bagi para pemberi asuhan
ataupun manajemen dalam menentukan kebijakan selanjutnya.

Rumah sakit mengumpulkan dan menganalaisa kumpulan data untuk mendukung

asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaran/profil
rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan
kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu, Kumpulan data merupakan suatu bagian penting
dalam kegiatan peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di ruamah
sakit bisa bisa jadi jumlahnya cukup banyak dan pengumpulan datanya serta pengelolannya
bersifat terus menerus.

3
 BAB III
KEBIJAKAN
1. Petugas IT Rumah Sakit Djatiroto bertanggung jawab dalam mengelola SIM RS
2. SIM RS terintegrasi yang digunakan oleh Rumah Sakit Djatiroto adalah Averin SIRs yang
disediakan oleh Kantor Pusat PT Nusantara Sebelas Medika
3. Hak akses SIRs Averin dimiliki oleh masing-masing Karyawan sesuai unit dan
kebutuhannya masing-masing. Hak akses hanya diketahui dan dirahasiakan oleh usernya
masing-masing.
4. Backup data dilakukan tiap hari dengan cara :
a. Backup otomatis dari server
b. Backup data pada hardisk eksternal
c. Backup data ke cloud
5. Penyediaan fasilitas internet disediakan di setiap unit kerja untuk mendapatkan informasi
ilmiah terkini dan informasi lain secara tepat waktu tetapi dengan batasan kecepatan tertentu
meliputi :
a. Bahan referensi terkini untuk mendukung Asuhan Pasien
b. Bahan referensi terkini untuk mendukung pendidikan klinis
c. Bahan referensi terkini untuk mendukung penelitian klinis
d. Bahan referensi terkini untuk mendukung manajemen

4
 BAB IV

TATA LAKSANA

4.1 PENYELENGGARAAN SIMRS

1. Setiap Rumah Sakit wajib menyelenggarakan SIMRS

2. Penyelenggaraan SIMRS sabagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat menggunakan
aplikasi dengan kode sumber terbuka (open source) yang disediakan oleh
kementerian Kesehataan atau menggunakan aplikasi yang dibuat oleh Rumah Sakit
3. Aplikasi penyelenggaraan SIMRS yang dibuat oleh Rumah Sakit sebagaimana
dimaksud pada ayat (2), harus memenuhi persyaratan mininmal yang ditetapkan
oleh Menteri
4. Penyelenggaraan SIMRS harus dilakukan oleh unit kerja struktural atau fungsional di
dalam organisasi Rumah Sakit dengan sumber daya manusia yang kompeten dan
terlatih
5. Rumah Skait melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan
SIMRS sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangan masing-masing.
6. Pembinaan dan pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (5 ) ditujukan
untuk :
a. Meningkatkan mutu penyelenggaran SIMRS
b. Mengembangkan penyelenggaraaan SIMRS
7. Pembinaan dan pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) dilaksanakan
melalui :
a. Sosialisasi
b. Pendidikan dan pelatihan
c. Bimbingan teknis dan/atau
d. Pemantauan dan evaluasi

5
4.2 INTEGRASI DATA

1. SIMRS harus terintegrasi dengan program pemerintah dan pemerintah daerah

serta merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.
2. SIMRS memiliki manajemen data yang mendukung teknologi informasi mulai dari
pengumpulan, pelaporan, analisis, validai serta publikasi data untuk internal
rumah sakit dan eksternal RS.
3. Dalam prosen publikasi data harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai
dengan peraturan perunfang undangan;
4. Data yang dimaksud meliputi data indikator mutu unit, data indikator mutu
prioritas rumah sakit, laporan insiden keselamtan pasien, hasil monitoring kinerja
staff klinis, data hasil pengukuran budaya keselamatan dan data survailans HAIS.
5. Integrasi seluruh data diatas baik di tingkat rumah sakit dan unit kerja meliputi :
a. Pengumpulan data
Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data.
Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan dtaa yang ada di rumah
sakit baik secara manual maupun elektronik
b. Pelaporan
Merupakan kegiatan melaporkan informsi yang telah dibuat kepada
atasan/instansi serta mendistrribusikannya
c. Analisis
Merupakan kegiatan olah data atau memproses data yang dikumpulkan
menjadi indomrasi yang disajikan dalam bentul tabel ataupun grafik agar
mudah dipahami.
d. Validasi/feedback
e. Publikasi indikator mutu

6. Program Serveilan Pencegahan dan Pengendalian Infeksi terdiri dari:

a. Menyusun instrument pengumpulan data.
b. Menyusun juknis pengisian instrument

6
 c. Mensosialisasikan pengisioan lembar survailans beserta juknis keseluruh
anggota Tim PPIRS (Pencegahan dan Pengendalian Infeksi Rumah Sakit) dan
seluruh petugas unit rawat inap dengan cara:
d. Memberi undangan sosialisasi yang dihadiri seuruh petugas unit rawat inap
e. Memberi edaran sosialisasi yang dilampiri formulis survailans beserta juknis.
f. Pengumpulan data oleh IPCLN (Infection Preventing and Control Link Nurse).
g. Perekapan data dilakukan tiap bulan oleh IPCLN (Infection Preventing and
Control Link Nurse) di masing-masing Unit Rawat Inap.
h. Data yang sudah terkumpul kemudian di analisis setiap bulan oleh IPCN
(Infection Prevention Control Nurse)
i. Melaporkan hasil pengelohan dan analisi data kepada komite dan komite
melaporkan kepada direktur
j. Presentasi dan feedback ke unit terkait

7. Proses pengelolaan informasi sesuai dengan kebutuhan yang dikaitkan dengan

ukuran rumah sakit, kompleksitas layanan, ketersediaan staf terlatih, sumber daya
teknis, dan sumber daya lainnya

4.3 SISTEM MANAJEMEN DATA/INFORMASI DAN KEAMANAN

1. SIMRS mampu memberikan pelaporan data-data sebagain perbandingan dengan

instansi lain/eksternal yang meliputi:
a. Data identitas rumah sakit
b. Data ketenagaan yang bekerja
c. Data rekapitulasi kegiatan pelayanan
d. Data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat jalan dan atau rawat inap
2. SIMRS menjamin keamanan dan kerahasiaan data baik database internal maupun
database ekternal. Adapun 3 unsur keamanan Sistem informasi rumah sakit
adalah:
a. Keamanan fisik
b. Keamanan jaringan
c. Keamanan sistem aplikasi (enkripsi password)

7
 3. Pemasangan CCTV berbasis IP (Internet Protocol) untuk mendukung keamanan
informasi data

4.4 PERENCANAAN, PENGEMBANGAN DAN PENGADAAN

1. Rumah sakit haurs melaksanakan pengelolaan dan pengembangan SIMRS
yang mampu meningkatkan dan mendukung proses pelayann dan efisiensi,
serta kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional
a. Kecepatan , akurasi, integerasi, peningkatan pelayanan dan efisiensi,
serta kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional
b. Kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan lecepatan identifikasi
masalah dan kemudahan dalam oenyusunan strategi dalam pelaksanaan
manjerial
c. Budaya kerja, tranparasni, koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan
ooengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi
2. Rumah sakit harus melaksanakn perencanaan dan merancang proses
manajemen informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi internal
maupun eksternal yang mel ibatkan dan tau menggabungkan masukan dari
berbagia sumber, antara lan:
a. Para profesional pemberi asuhan (PPA)
b. Para kepala bidnag/divisi dan kepala unit pelayanan.
c. Badan/pihan lain di luar rumah sakit yang membutuhkan data dan
informasi tentang operasional dna pelayanan rumah sakit
3. Rumah sakit melibatkan sebagaimana yang tersebut pada point 2 diatas
dalam memilih, mengintegrasikan, dan menggunkan teknolohi manajemen
informasi

8
 BAB V
DOKUMENTASI

1. Rekam medik fisik

2. Rekam medik Elektronik
3. Laporan Capaian indikator Mutu