Lampiran : Peraturan Direkur Rumah Sakit Anna

Nomor : 028/PERDIR/RS ANNA/X/2015

Tentang : Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Anna

BAB I
PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti

kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah
sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum
dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang
benar.
Dengan adanya UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran,
maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia
kedokteran termasuk berkas rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan - peraturan tersebut dibuat
agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan
rekam medis dengan sebaik - baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya
Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis yang
merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi - fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka
harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam
medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan
dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non
medis yang bertugas di Rumah Sakit Anna.

1
 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT ANNA

2.1. SEJARAH INSTITUSI RUMAH SAKIT ANNA

Rumah Sakit Ibu dan Anak ANNA yang dibangun secara strategis di
Jalan Raya Pekayon No.36, Kelurahan Jaka Setia, Kecamatan Bekasi
Selatan, didirikan pada tahun 2002 atas prakarsa Drs. H.Amran Irsal, Dr.
Yenny A. Julizir , SpOG dan Dr. Julizir Moezahar, SpA, SpKP. Pada 18 Juni
2003, PT. Nur Amanah selaku badan hukum diberikan izin operasional
RSIA ANNA dengan 44 tempat tidur, berdasarkan Surat Izin Walikota
Bekasi No. 445.1/1292/Diskes/2003.

Untuk memperluas ruang lingkup pelayanan, seiring dengan

perkembangan kebutuhan masyarakat akan fasilitas kesehatan di kota
Bekasi pada umumnya, Bekasi Selatan pada khususnya, pada 11 Maret 2013
RSIA ANNA berubah status menjadi Rumah Sakit Umum ANNA,
berdasarkan Surat Izin Walikota Bekasi No. 441.5/591/YANKES/III/2013.

Rumah Sakit ANNA merupakan rumah sakit umum dengan klasifikasi

kelas C, berdasarkan Surat Izin Walikota Bekasi No.
445.1/3740/YANKES/V/2015, terdiri atas 4 lantai dan memiliki 101
kapasitas tempat tidur. Rumah Sakit ANNA memberikan pelayanan
spesialisasi, penunjang medis dan pelayanan umum terpadu untuk seluruh
lapisan masyarakat, sebagai berikut :

2
A. Pelayanan Rawat jalan
Meliputi poli umum, IGD 24 jam, Medical Check Up (MCU),
hemodialisa, spesialisasi yang terdiri dari : mata, penyakit dalam,
THT, kulit&kelamin, anak, kebidanan dan kandungan, Gigi & Mulut,
Rehabiliasi Medik, Syaraf, paru, jantung & pembuluh darah, bedah
umum, bedah anak.

B. Pelayanan Rawat Inap

Meliputi Perawatan Anak, Perawatan Dewasa (Pria dan Wanita),
Perinatologi, Perawatan intensif (ICU dan NICU), Perawatan Isolasi,
Ruang Operasi (OK), Ruang Bersalin (VK).
C. Pelayanan Penunjang Medik
Meliputi Laboratorium, Farmasi, Radiologi, dan Gizi,.

3
 BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN

3.1. VISI
Menjadikan Rumah Sakit Anna, yang terbaik dalam pelayanan kesehatan di
Bekasi tahun 2019.

3.2. MISI
1. Memberikan pelayanan prima kepada pasien yang ditunjang sarana dan
prasaranan yang memadai.
2. Membangun Sumber Daya Manusia (SDM) profesional yang
mengedepankan nilai-nilai spiritual.
3. Ikut berperan serta pada kegiatan-kegiatan dalam upaya meningkatkan
derajat kesehatan masyarakat.
4. Membangun jejaring dan/atau aliansi strategis dengan institusi lain di
wilayah bekasi dan sekitarnya.

3.3. NILAI – NILAI

3.3.1. Profesional
Bekerja sesuai dengan kompetensi atau standard yang didasari oleh
etika profesi di bidangnya.
3.3.2. Antusias
Semangat dan bergairah untuk menolong sesama.
3.3.3. Tanggung jawab
Menerima segala sesuatu yang menjadi risiko dalam
menjalankan kewajibannya
3.3.4. Jujur
Bertutur kata yang sebenarnya

3.3.5. Disiplin
Menjalankan segala sesuatunya dengan tepat

3.4. TUJUAN
Terwujudnya pelayanan rumah sakit yang bermutu sesuai dengan standard
pelayanan kesehatn dan tercapainya kepuasan yang setinggi – tingginya bagi
pasien dan keluarga / masyarakat.
3.5. MOTTO

4
 Kesembuhan dan Kepuasan pasien adalah kebahagian kami.

BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT ANNA

4.1. BAGAN ORGANISASI

5
 BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)

6
5.1. Visi Instalasi Rekam Medis

Memberikan pelayanan dalam informasi yang cepat, tepat dan akurat.

5.2. Misi Instalasi Rekam Medis

Mengembangkan kualitas sumber daya manusia dengan memberikan pelayanan

informasi yang cepat, tepat dan akurat.

5.3. Falsafah Instalasi Rekam Medis

Kerahasiaan dokumen pasien yang terjaga aman dan lengkap merupakan dasar
informasi pelayanan kesehatan pasien yang akurat

5.4. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam

rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung
suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib
administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib
administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya
pelayanan kesehatan di rumah sakit.

BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

KA. UNIT. REKAM

MEDIS

7
 Koord. Admission

Adm. Rawat Jalan Adm. Rawat Inap

Input Data Analisis Filling dan Assembling & Pelaporan

Rawat Jalan Kuantitatif Pendistribusian Koding
& Rawat Berkas Rekam Intern & Ekstern
Inap Medis

6.1. TANGGUNG JAWAB INSTALASI REKAM MEDIS

Dalam pengelolaan organisasinya, secara struktural Instalasi Rekam
Medis berada langsung dibawah Kepala Instalasi Rekam Medis. Instalasi
Rekam Medis berfungsi sebagai salah satu “support division” yang
memberikan kontribusi maksimal bagi semua “bussiness division”.

8
 Secara fungsional, Instalasi Rekam Medis melaporkan tanggung jawab
pelayanannya kepada Kepala Bidang Penunjang Medis.

6.2. KEANGGOTAAN INSTALASI REKAM MEDIS

Instalasi Rekam Medis dipimpin oleh seorang Kepala Unit yang
bertanggung jawab secara struktural ke Direktur Umum.
Instalasi Rekam Medis RS Anna secara garis besar terdiri dari 2 Sub
Bagian, yakni :
1. Sub Instalasi Rekam Medis.
Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi – fungsi :
a. Asembling / perakitan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat
Darurat dan Rawat Inap.
b. Koding & Indeksing Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat
Darurat dan Rawat Inap.
c. Evaluasi KLPCM, DPJP & Informed Consent Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap.
d. Sensus Harian Rawat Inap.
e. Filing & Retrival Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat
Darurat dan Rawat Inap.
f. Pemberkasan klaim pelayanan Rawat Jalan, Rawat Darurat dan Rawat
Inap.
g. Pelaporan pelayanan internal dan eksternal.
h. Distribusi dokumen rekam medis instalasi gawat darurat (IGD) dan
Poliklinik rehabilitasi medis.
i. Distribusi dokumen rekam medis instalasi rawat jalan (IRJ) dan
poliklinik gigi.
2. Sub Bagian Pendaftaran.
Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi – fungsi :
a. Pendaftaran pasien IGD, Rawat Inap dan Pegawai.
b. Pendaftaran pasien umum, asuransi dan Perjanjian Kerjasama (PKS).
c. Pendaftaran pasien BPJS dan Jamkesda.
d. Pendaftaran pasien ASKES dan In-Health.

6.3. PANITIA REKAM MEDIS

Panitia Rekam Medis bertanggung jawab kepada Komite Medis
merujuk Surat Keputusan MenKes RI No. 983/SK/Menkes/XI/92 pasal 42
tentang Komite Medis.

9
 Ayat (1) : Pengertian Komite Medis adalah kelompok tenaga medis
yang anggotanya dipilih dari anggota staf medis fungsional.
Ayat (2) : Komite Medis berada dibawah dan bertanggung jawab
kepada Direktur.
Ayat (3) : Komite Medis mempunyai tugas:
a. Membantu Direktur menyusun standar pelayanan dan
memantau pelaksananya.
b. Melaksanakan pembinaan etika profesi.
c. Profesi anggota staf medis fungsional.
d. Serta mengembangkan program pelayanan, pendidikan,
dan pelatihan serta penelitian & pengembangan.
Ayat (4) : Dalam melaksanakan tugas, panitia rekam medis dapat
dibantu oleh panitia yang anggotanya terdiri dari staf medis
fungsional dan tenaga profesi.
Ayat (5) : Panitia adalah kelompok kerja khusus didalam panitia
rekam medis yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah
khusus.
Ayat (6) : Pembentukan panitia ditetapkan oleh Direktur.

6.4. STRUKTUR ORGANISASI PANITIA REKAM MEDIS

KETUA PANITIA REKAM MEDIS

SEKRETARIS

ANGGOTA PANITIA ANGGOTA PANITIA

6.5. TANGGUNG JAWAB PANITIA REKAM MEDIS

10
 Tenaga medis, paramedis dan tenaga kesehatan lainnya yang
memberikan pelayanan baik langsung maupun tidak langsung kepada
seorang pasien bertanggung jawab terhadap mutu yang mereka berikan.
Untuk memenuhi tanggung jawab tersebut tenaga medis, paramedis dan
tenaga kesehatan lainnya harus ambil bagian dalam yang bersangkut paut
dengan pelayanan pasien. Mereka melaksanakan tanggung jawabnya
melalui badan yang disebut “Panitia Rekam Medis”. Rekam medis yang
baik akan mencerminkan mutu pelayanan medik yang diberikan kepada
seorang pasien.
Panitia rekam medis melaksakan tanggung jawabmya untuk membuat
penyelenggaraan rekam medis yang baik dan membantu terselenggaranya
pengelolaan rekam medis memenuhi standar – standar yang telah ditetapkan,
antara lain :
1. Memberikan saran dan pertimbangan dalam hal penyimpanan rekam
medis dan menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik – baiknya dan
menjamin tersedianya data yang diperlukan untuk menilai pelayanan
yang diberikan kepada seorang pasien.
2. Menjamin telah dijalankannya dengan baik filling records, pembuatan
indeks, penyimpanan rekam medis dan tersedianya rekam medis dari
semua pasien.
3. Mengajukan usul – usul kepada direktur rumah sakit tentang perubahan
dalam isi ukuran rekam medis.
4. Membina kerja sama dengan penasehat hukum dalam hal hubungan –
hubungan keluar dan pengeluaran data/keterangan untuk badan – badan
diluar rumah sakit.

6.6. KEANGGOTAAN PANITIA REKAM MEDIS

Keanggotaan panitia rekam medis terdiri dari dokter, kepala Instalasi
Rekam Medis, petugas rekam medis, tenaga medis, tenaga paramedis, dan
tenaga kesehatan lain yang terlibat dalam pengisian lembaran – lembaran
berkas rekam medis. Sebaiknya yang ditunjuk sebagai ketua panitia adalah
seorang dokter senior, sedang sebagai sekretaris ditunjuk Kepala Instalasi

11
 Rekam Medis. Keanggotaan panitia tersebut ditetapkan surat keputusan
Direktur rumah sakit untuk jangka waktu 3 tahun. Tahun II dan III baru dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik. Pada saat penggantian keanggotaan
panitia, ketua panitia harus benar – benar tahu lebih dahulu semua prosedur
yang berlaku.

6.7. TATA KERJA PANITIA REKAM MEDIS

a. Panitia rekam medis harus mengadakan pertemuan dua kali sebulan.
Menitik beratkan perhatian kepada perbaikan mutu pelayanan, kualitas
rekam medis dan mempelajari masalah masalah yang sering terjadi di
dalam proses pengisian rekam medis.
b. Di bawah pengawasan Panitia Rekam Medis, petugas rekam medis
melakukan analisa terhadap pengisian berkas rekam medis setelah pasien
pulang.
c. Jika didapati berkas rekam medis yang tidak memenuhi standar, maka
petugas rekam medis melaporkan berkas tersebut ke komite medis melalui
Panitia Rekam Medis, selanjutnya Panitia Rekam Medis akan
berkoordinasi dengan dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain
untuk melengkapi berkas rekam medis tersebut.
d. Panitia Rekam Medis juga melakukan pengawasan secara teratur terhadap
pengisian berkas rekam medis di Instalasi Gawat Darurat guna menilai
mutu pelayanan medis yang diberikan. Bagi pasien yang meninggal di
Instalasi Gawat Darurat (Death On Arrival/DOA) maka berkas rekam
medis tetap diisi oleh dokter dan harus disimpan di Instalasi Rekam Medis
secara terpisah.
e. Tanggung Jawab Panitia Rekam Medis tidak hanya mengawasi petugas
rekam medis dalam menganalisa rekam medis pasien rawat inap dan rawat
jalan tetapi juga melakukan pengawasan terhadao mutu pelayanan
terhadap pasien tersebut.

12
f. Di dalam penyeragaman lembaran isi rekam medis, penyeragaman bentuk,
ukuran maupun isi rekam medis serta retensi terhadap rekam medis yang
sudah tidak aktif harus koordinasikan antara Instalasi Rekam Medis
dengan Panitia Rekam Medis serta dengan Komite Medis yang selanjutnya
diteruskan dengan persetujuan Direktur RS. Anna Bekasi.
g. Panitia Rekam Medis juga berperan dalam memberikan saran, petunjuk
dan pelatihan atau pendidikan bagi petugas Rekam Medis/ Panitia Rekam
Medis dari Rumah Sakit lain.

13
 BAB VII
URAIAN JABATAN

A. Kepala Instalasi Rekam Medis

Kepala Instalasi Rekam Medis bertanggung jawab langsung kepada
Kepala Bidang Penunjang Medis dalam melaksanakan tugas dalam mengambil
keputusan dan kebijakan. Kepala Instalasi Rekam Medis menyelenggarakan
pembinaan dan pengembangan pelayanan rekam medis di rumah sakit.
Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Instalasi Rekam Medis
bertanggung jawab langsung kepada Kepala Bidang Penunjang Medis.
Kepala Instalasi Rekam Medis didalam menjalankan tugasnya dibantu
oleh :
1. Informasi dan Operator
2. Admission Rawat Inap
3. Admission Rawat Jalan
4. Pengolahan Data Statistik Rumah Sakit
5. Assembling, Koding, dan Indexing
6. Pendistribusian dan Filling
7. Analisis Kuantitatif Berkas Rekam Medis
8. Input Data Rawat Jalan & Rawat Inap

7.1.1. Tugas Pokok

1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Penyelenggaraan sistem rekam medis
4. Pembinaan dan pengembangan tenaga rekam medis secara teratur dan
berkesinambungan

7.1.2. Persyaratan
1. Mempunyai kemampuan memimpin (leadership)

14
 2. Minimal berpendidikan DIII Ahlimadya Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan
3. Memiliki kemampuan dan kemauan mengembangkan penyelenggaraan
rekam medis
4. Bertanggung jawab, jujur, dan berdedikasi tinggi
5. Sehat jasmani dan rohani
7.1.3. Uraian Tugas
1. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan pelayanan rawat jalan
dan inap untuk kepentingan manajemen atau pihak lain yang
berkepentingan.
2. Memeriksa laporan intern dan ekstern rumah sakit.
3. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan
dan inap.
4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis yang
digunakan.
5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman
rekam medis.
6. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur
penyimpanan berkas rekam medis
7. Menyelenggarakan rapat rutinitas bulanan bersama seluruh tenaga
instalasi rekam medis.
8. Mengikuti rapat berkala antar bagian yang diselenggarakan oleh
direksi.
9. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif dan aktif
untuk menilai rekam medis bernilai guna atau tidak.
10. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk
penyelenggaraan rekam medis rumah sakit.
11. Membuat, memeriksa, memaraf, dan menandatangani surat atau
dokumen.
12. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan rekam medis
sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat
diselesaikan oleh staf pelaksana.

7.2. PETUGAS REKAM MEDIS

7.2.1 Assembling, Koding, dan Indexing
7.2.1.1.Kewajiban Khusus

15
 1. Bertanggung jawab melakukan proses
assembling/perakitan BRM IRNA.
2. Bertanggung jawab melakukan pengecekan dan entri
data KLPCM, IC dan DPJP ke dalam computer evaluasi.
3. Bertanggung jawab terhadap data proses koding
diagnose dan indeksing pasien IRJ, IGD, dan IRNA
secara harian.
4. Bertanggung jawab melakukan koding diagnose untuk
berkas klaim IRJ, IGD dan IRNA.
7.2.1.2.Persyaratan
1. DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
2. Pernah mengikuti pelatihan rekam medis min 30 jam.
3. Mengerti sistem pelaporan rekam medis.
4. Bertanggung jawab, jujur, dan berdedikasi tinggi.
5. Dapat bekerja sama dan bertanggung jawab kepada
atasan.
7.2.1.3. Uraian Tugas
1. Membuat kode penyakit berdasarkan ICD 10
2. Menghubungi dokter apabila menemukan berkas rekam
medis yang belum lengkap dan kurang jelas untuk
menghindari kesalahan dalam pemberian kode
3. Membuat sensus harian rawat jalan dan rawat inap
4. Mengisi indeks penyakit
5. Menjaga kerahasiaan rekam medis
6. Melengkapi berkas rekam medis secara terbatas
7. Menata kembali berkas rekam medis sesuai ketentuan
yang berlaku.
8. Menjaga kerahasiaan isi rekam medis
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

7.2.2. Statistik dan Pelaporan Rumah Sakit

7.2.2.1. Tugas Pokok
Penyelenggaraan pengolahan Statistik dan Pelaporan Rumah
Sakit.
7.2.2.2. Persyaratan
1. Minimal berpendidikan DIII Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan.
2. Pernah mengikuti pelatihan rekam medis min 30 jam.
3. Mengerti sistem pelaporan rumah sakit

16
 4. Bertanggung jawab, jujur, dan berdedikasi tinggi
5. Dapat bekerjasama dan bertanggung jawab kepada
atasan.
7.2.2.3. Uraian Tugas
1. Menerima, pengumpulan, pengolahan data pelayanan RS
2. Mengolah dan menyusun laporan harian, bulanan, dan
tahunan sebagai berikut :
a. Harian
1. Pemberitahuan penderita/tersangka Demam
Berdarah Dengue (DBD), Akut Flasid Paralysis
(AFP).
b. Mingguan
1.Pemantauan Wilayah Setempat Kejadian Luar Biasa
(Kasus Baru)
2.PWS.
c. Bulanan
Laporan intern, terdiri dari :
1. Membuat Laporan Kunjungan Rawat Inap
2.Membuat Laporan SHRI
3.Membuat Grafik Barber Jonhson.

Laporan ekstren, terdiri dari :

1.Membuat Surveilans Terpadu Penyakit Berbasis

Rumah Sakit (Kasus Baru - Rawat Jalan)
2.Membuat Surveilans Terpadu Penyakit Berbasis
Rumah Sakit (Kasus Baru - Rawat Inap).
3.Membuat Laporan Kematian.
4.Membuat Laporan Imunisasi.
5.Membuat Laporan Campak.
d. Tahunan
1.RL 1.1 Data Dasar RS. SIRS-6 Kementrian
Kesehatan.
2.RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit SIRS-6
Kementrian Kesehatan.
3.RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap SIRS-6
Kementrian Kesehatan.
4.RL 2 Ketenagaan SIRS-6 Kementrian Kesehatan.
5. RL 3.1 Rawat Inap SIRS-6 Kementrian Kesehatan.

17
 6. RL 3.2 Rawat Darurat SIRS-6 Kementrian
Kesehatan.
7. RL 3.4 Kebidanan SIRS-6 Kementrian Kesehatan.
8. RL 3.5 Perinatologi SIRS-6 Kementrian
Kesehatan.
9. RL 3.6 Pembedahan SIRS-6 Kementrian
Kesehatan.
10. RL 3.7 Radiologi SIRS-6 Kementrian Kesehatan.
11. RL 3.8 Laboratorium SIRS-6 Kementrian
Kesehatan.
12. RL 3.9 Rehabilitasi Medik SIRS-6 Kementrian
Kesehatan.
13. RL 3.10 Pelayanan Khusus SIRS-6 Kementrian
Kesehatan.
14. RL 3.11 Kesehatan jIwa SIRS-6 Kementrian
Kesehatan.
15. RL 3.12 Keluarga Berencana SIRS-6 Kementrian
Kesehatan.
16. RL 3.13 Farmasi Rumah Sakit SIRS-6
Kementrian Kesehatan.
17. RL 3.14 Rujukan SIRS-6 Kementrian Kesehatan.
18. RL 3.15 Cara Bayar SIRS-6 Kementrian
Kesehatan
19. RL 4A Penyakit Rawat Inap
20. RL 4B Penyakit Rawat Jalan
3. Mengirim dan menyusun laporan dinas kesehatan
4. Menyusun dan menyajikan hasil pengolahan data secara
sistematis.
5. Menjaga kerahasiaan rekam medis
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

7.2.3. Petugas Filling Dan Distribusi

7.2.3.1. Tugas Pokok
1. Melaksanakan dan bertanggung jawab atas penyimpanan
berkas rekam medis.
2. Melaksanakan tugas dengan cepat, tepat dan akurat.

18
 7.2.3.2. Persyaratan
1. Minimal berpendidikan SLTA berpengalaman diutamakan
DIII Ahlimadya Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
atau DIII Ahlimadya Managemen Perumahsakitan.
2. Pernah mengikuti pelatihan rekam medis min 30 jam.
3. Mengerti sistem pelaporan rekam medis.
4. Bertanggung jawab, jujur, dan berdedikasi tinggi.
5. Dapat bekerja sama dan bertanggung jawab kepada atasan.
7.2.3.3. Uraian Tugas
1. Menyusun berkas rekam medis pasien post rawat inap dan
rawat jalan pada rak penyimpanan berkas rekam
medis/filling.
2. Melaksanakan pengecekan pada berkas rekam medis
tentang pencatatan biodata pasien maupun yang telah
disimpan filling untuk menghindari misfile (kesalahan
penyimpanan).
3. Melayani permintaan berkas rekam medis guna kepentingan
pasien untuk berobat maupun kepentingan pihak lainnya.
4. Melaksanakan pencatatan pada buku registrasi untuk setiap
peminjaman berkas rekam medis yang akan keluar ruang
penyimpanan.
5. Audit kelengkapan berkas rekam medis (analisa kualitatif
dan kuantitatif).
6. Melaksanakan retensi berkas rekam medis non aktif
7. Dapat diperbantukan dalam pekerjaan tim.
8. Bertanggung jawab atas keluar masuknya berkas rekam
medis rawat inap dan rawat jalan.

7.2.4. Analisis Kuantitatif Berkas Rekam Medis

7.2.4.1 Tugas Pokok
1. Menjaga mutu dari isi rekam medis
2. Meminta tenaga kesehatan untuk melengkapi data yang ada
didalam berkas rekam medis.
7.2.4.2. Persayaratan

19
 1. Minimal berpendidikan SLTA berpengalaman diutamakan
DIII Ahlimadya Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
atau DIII Ahlimadya Managemen Perumahsakitan.
2. Pernah mengikuti pelatihan rekam medis min 30 jam.
3. Mengerti sistem pelaporan rekam medis.
4. Bertanggung jawab, jujur, dan berdedikasi tinggi.
5. Dapat bekerja sama dan bertanggung jawab kepada atasan.
7.2.4.3. Uraian Tugas
1. Melakukan analisis kuantitatif terhadap berkas rekam
medis.
2. Membuat rekapitulasi hasil analisis berkas rekam medis.
3. Melengkapi data rekam medis yang masih kosong terhadap
tenaga kesehatan yang bersangkutan.
4. Membuat laporan analisis setiap bulan.

7.2.5. Input Data Rawat Jalan dan Rawat Inap

7.2.5.1. Tugas Pokok
1. Melakukan input data pasien rawat jalan dan rawat inap.
7.2.5.2. Persyaratan
1. Minimal berpendidikan SLTA berpengalaman diutamakan
DIII Ahlimadya Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
atau DIII Ahlimadya Managemen Perumahsakitan.
2. Pernah mengikuti pelatihan rekam medis min 30 jam.
3. Bertanggung jawab, jujur, dan berdedikasi tinggi.
4. Dapat bekerja sama dan bertanggung jawab kepada atasan.
7.2.5.3. Uraian Tugas
1. Menerima berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap.
2. Memasukkan data kedalam komputer sesuai format yang
sudah ada.

7.3. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN

7.3.1. Koordinator admission
Koordinator admission membantu penanggung jawab rekam medis
dalam proses kegiatan admission yang terdiri dari registrasi rawat
jalan, admission rawat inap, informasi dan operator.
7.3.1.1. Tugas Pokok
Melaksanakan dan bertanggung jawab atas kelancaran
pendaftaran pasien yang akan berobat jalan maupun rawat
inap dan kegiatan ketentuan yang telah ditetapkan.

20
 7.3.1.2. Persyaratan
1. Minimal berpendidikan DIII Ahlimadya Perekam Medis
dan Informasi Kesehatan atau DIII Ahlimadya
Managemen Perumahsakitan.
2. Mempunyai kemampuan memimpin (leadership)
3. Memiliki kemampuan dan kemauan mengembangkan
penyelenggaraan rekam medis
4. Bertanggung jawab, jujur, dan berdedikasi tinggi
5. Dapat bekerjasama dan bertanggung jawab kepada
atasan.
7.3.1.3. Uraian Tugas
1. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran bagian
admission (Front Office)
2. Memantau dan membuat pelaporan kegiatan admission
3. Membina kerjasama yang baik dengan pelayanan
kesehatan lainnya di rumah sakit dalam kegiatan yang
berhubungan dengan admission dan rekam medis.
4. Menyiapkan dan mengatur kebutuhan tenaga dan
prasarana untuk menunjang kinerja admission
5. Melaporkan setiap kegiatan langsung kepada kepala
Instalasi Rekam Medis
6. Menyelenggarakan memimpin breefing setiap pagi
sebelum memulai pekerjaan
7. Mengikuti rapat berkala antar bagian yang
diselenggarakan oleh Instalasi Rekam Medis
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
untuk kepentingan Rumah Sakit Anna
9. Membantu dan memonitor atas kelancaran kegiatan
admission.

7.3.2. Informasi dan Operator

7.3.2.1. Tugas Pokok
Bertanggung jawab penuh terhadap informasi rumah sakit
dan jam praktek dokter melalui telepon.
7.3.2.2. Persyaratan

21
 1. Minimal berpendidikan SLTA dan diutamakan DIII
Ahlimadya Perekam Medis dan Informasi Kesehatan atau
DIII Ahlimadya Managemen Perumahsakitan.
2. Mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan baik.
3. Bertanggung jawab, jujur, dan berdedikasi tinggi.
4. Mempunyai kemampuan dan kemauan dalam
mengembangkan sistem rekam medis.
5. Sehat jasmani dan rohani.

7.3.2.3. Uraian Tugas

1. Memberikan informasi tentang pelayanan dan fasilitas
rumah sakit kepada pasien melalui alat komunikasi
telepon.
2. Menerima dan menyambung telepon dari luar ke nomor
yang dituju atau kepada pihak terkait.
3. Menyambungkan telepon dari dalam keluar berdasarkan
nomor yang dituju.
4. Menginformasikan dan mengingatkan kepada pasien yang
sudah mendaftar apabila ada perubahan praktek dokter
atau yang lainnya.
5. Menginformasikan dan mengingatkan kepada dokter yang
akan berpraktek
6. Setiap menerima telepon dari pihak manapun tanyakan
identitas dan kepentingannya.
7. Petugas harus berada di lokasi operator yang sudah
ditetapkan kecuali posisi sedang diperbantukan.
8. Dapat diperbantukan dibagian lain
9. Melaksanakan operan kerja diawal dan akhir pekerjaan
setiap shift kerja.

7.3.3. Admission Rawat Inap

7.3.3.1. Tugas Pokok
1. Melaksanakan pendaftaran pasien umum dan jaminan
untuk rawat inap.
2. Melaksanakan pendaftaran pasien umum dan jaminan
untuk pindah kelas.

22
 7.3.3.2. Persyaratan
1. Minimal berpendidikan SLTA dan diutamakan DIII
Ahlimadya Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
atau DIII Ahlimadya Managemen Perumahsakitan.
2. Mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan baik.
3. Bertanggung jawab, jujur, dan berdedikasi tinggi.
4. Mempunyai kemampuan dan kemauan dalam
mengembangkan sistem rekam medis.
5. Sehat jasmani dan rohani.
7.3.3.3. Uraian Pokok
1. Pasien Umum
a. Pasien atau keluarga pasien melakukan pendaftaran
rawat inap untuk memesan kamar berdasarkan
keinginan pasien.
b. Petugas menghubungi perawat ruangan yang dituju
untuk konfirmasi dan pemesanan kamar.
c. Petugas memotivasi dan menjelaskan tentang
peraturan rawat inap yang berlaku di RS ANNA.
d. Setelah pasien mengerti, petugas mengarahkan kepada
pasien untuk kekasir melakukan pembayaran booking
rawat inap.
2. Pasien Jaminan
a. Pasien atau keluarga pasien melakukan pendaftaran
rawat inap untuk memesan kamar berdasarkan
keinginan pasien.
b. Pasien atau keluarga pasien menunjukkan kartu
jaminan dan id card (Asuransi dan perusahaan).
c. Petugas melakukan konfirmasi ke asuransi dan
perusahaan yang bersangkutan.
d. Petugas menghubungi perawat ruangan yang dituju
untuk konfirmasi dan pemesanan kamar.
e. Petugas memotivasi dan menjelaskan tentang
peraturan rawat inap yang berlaku di RS ANNA.

7.3.4. Admission Rawat Jalan

23
7.3.4.1. Tugas Pokok
Melaksanakan dan bertanggung jawab terhadap penerimaan
pendaftaran pasien berobat rawat jalan.
7.3.4.2. Persyaratan
1. Minimal berpendidikan SLTA dan diutamakan DIII
Ahlimadya Perekam Medis dan Informasi Kesehatan atau
DIII Ahlimadya Managemen Perumahsakitan.
2. Mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan baik.
3. Bertanggung jawab, jujur, dan berdedikasi tinggi.
4. Mempunyai kemampuan dan kemauan dalam
mengembangkan sistem rekam medis.
5. Sehat jasmani dan rohani.
7.3.4.3. Uraian Tugas
1. Melaksanakan pelayanan pendaftran pasien baru umum,
jaminan asuransi, perusahaan, dll, dengan pelaksanaan
sebagai berikut:
a. Petugas memberikan buku formulir pendaftaran untuk
diisi oleh pasien/keluarga dengan lengkap dan benar
berdasarkan tempat tingal dan kartu tanda penduduk
(KTP) adapun data tersebut yaitu:
1. Tanggal, bulan, tahun kunjungan
2. Nama pasien, tempat tanggal lahir/umur, agama,
pendidikan terakhir, pekerjaan, alamat lengkap, dan
nomor telepon, nama orang tua, nama pasangan
(suami/istri) klinik yang dituju, jenis pembayaran,
dll.
b. Apabila pasien membawa surat rujukan dan surat
keterangan harus dicantumkan distatus klinik pasien.
c. Petugas entry data dalam komputer biodata pasien
dengan lengkap dan benar sebagai bank data.
d. Catat kembali biodata pasien pada kolom formulir
klinik pasien yang telah tersedia.
e. Print out kartu berobat pasien.
2. Melaksanakan pelayanan pendaftaran pasien lama umum,
jaminan asuransi, perusahaan, dll.

24
a. Petugas menerima pendaftaran pasien atau keluarga
pasien untuk mendaftar dengan menyerahkan kartu
berobat untuk dicatat dalam buku registrasi kunjungan
dan petugas menanyakan tujuan – tujuan berobat
pasien.
b. Petugas meregistrasi kunjungan sesuai dengan tujuan
pasien berobat.
c. Petugas meminta dan memeriksa surat rujukan atau
surat keterangan jaminan perusahaan dan asuransi
untuk diserahkan pada petugas poliklinik.
d. Petugas memberikan motivasi kepada pasien agar
menyimpan dan menggunakan kartu berobat setiap
akan berkunjung/berobat.
e. Petugas menghantarkan berkas poliklinik pasien baru
dan berkas UGD pasien baru dan lama sesuai dengan
tujuan berobat pasien.
f. Input data/memasukkan data pasien kedalam komputer
sebagai bank data (pasien baru).
g. Membat kartu indeks pasien (KIUP) dengan sistem
komputerisasi online.
h. Menerima setoran berkas rekam medis pasien rawat
jalan dan dicocokan (cross check) dengan buku
registrasi pendaftaran.
i. Dapat diperbantukan di ruang penyimpanan berkas
rekam medis sewaktu – waktu.

25
 BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA

8.1. SKEMA HUBUNGAN KERJA

IRJ IRNA KEUANGAN MANAJEMEN

INTERN

PASIEN BAGIAN REKAM DOKTER

MEDIS

EKSTERN

ASURANS REKANAN Dep. Kes/Pem LAIN - LAIN

I

26
Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi,
koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui
pertemuan dan atau surat dinas.

8.2. HUBUNGAN INTERNAL

8.2.1. Instalasi Rekam Medis menyediakan data-data sebagai bahan
komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA,
Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.
Misal: Dengan adanya SOP yang berkenaan dengan Dokumen
Rekam Medis dalam pelayanan yang berkaitan dengan IRJ, IRNA
maupun IRD.
8.2.2 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator
dalam penyediaan rekam medis.
Misal: SPO Permintaan pengisian Resume dokter bagi setiap pasien
pengguna asuransi.
8.3. HUBUNGAN EKSTERNAL
8.3.1. Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak
ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
Misal: Memberikan pelayanan pendaftaran pasien asuransi seoptimal
mungkin yang dituangkan ditegaskan kedalam sebuah SPO.
8.3.2. Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan
kepada Departemen kesehatan Pemerintah.
Misal: Mengirimkan laporan RL ke DINKES kota maupun Propinsi
dan memberikan laporan RL kepada Kementrian Kesehatan dengan
menggunakan program SIRS 6.

27
 BAB IX
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang
tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut pula adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi
dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dank e luar organisasi.
Tujuannya adalah mendayagunakan sumber - sumber tersebut seefektif mungkin
sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai
dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
organisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

9.1 TABEL KUALIFIKASI SUMBER DAYA

NAMA PENDIDIKAN SERTIFIKASI JUMLAH
JABATAN TENAGA YANG
DIBUTUHKAN
1. Minimal DIII Rekam Medis
Kepala Instalasi dan DIII Managemen
Rekam Medis DIII Rekam Perumah Sakitan.
Medis dan 2. Menguasai ICD 10.
Informasi 3. Menguasai ICD 9 CM.
Kesehatan. 4. Menguasai pencatatan dan
pelaporan dengan 1

28
 menggunakan program MS
Excell.
5. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
6. Mampu bekerja dan
bertahan dalam tekanan.

1. Minimal SLTA atau sederajat

yang berpengalaman
Pemberkasan, diutamakan DIII Ahlimadya
Filling dan Perekam Medis dan
Pendistribusian Informasi Kesehatan.
BRM 2. Minimal tinggi 160 cm.
3. Pelatihan rekam medis.
4. Bertanggung jawab, jujur,
dan berdedikasi tinggi. 4
5. Dapat bekerja sama dan
bertanggung jawab kepada
atasan.
6. Sehat Jasmani maupun
Rohani
7. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan.
1. Minimal DIII Ahlimadya
Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan.
Assembling, D III Rekam 2. Menguasai ICD 10
Evaluasi Medis dan 3. Menguasai ICD 9 CM
KLPCM, Koding, Informasi 4. Menguasai pencatatan dan
dan Indexing Kesehatan pelaporan dengan 3
menggunakan program MS
Excell
5. Pelatihan Pelaporan RS.
6. Memiliki STR dari
PORMIKI.
7. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
8. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan.
D III Rekam 1. Minimal DIII Ahlimadya
Inputan RJ & RI Medis dan Perekam Medis dan
Informasi Informasi Kesehatan.
Kesehatan 2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.

29
 4. Menguasai pencatatan dan
pelaporan dengan 2
menggunakan program MS
Excell.
5. Pelatihan Pelaporan RS.
6. Memiliki STR dari
PORMIKI.
7. Sehat Jasmani maupun
Rohani.
1. Minimal berpendidikan
SLTA berpengalaman
DIII Rekam diutamakan DIII Ahlimadya
Medis dan Perekam Medis dan
Statistika dan Informasi Informasi Kesehatan atau
Pelaporan RS Kesehatan DIII Ahlimadya Managemen 2
Perumahsakitan.
2. Pernah mengikuti pelatihan
rekam medis min 30 jam.
3. Mengerti sistem pelaporan
rekam medis.
4. Bertanggung jawab, jujur,
dan berdedikasi tinggi.
5. Dapat bekerja sama dan
bertanggung jawab kepada
atasan.

Jumlah 12

30
 9.2. Perhitungan Beban KerjaKepala Instalasi Rekam Medis
1. Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

Jumlah Normal
Beban
No Job Description Satuan Volume Waktu
Kerja
Kerja (menit)
1 Membuat laporan interm
1 kali dalam 1 bln 12 900 10800
dan ekstern
2 Memeriksa laporan
1 kali dalam 1 bln 12 240 2880
intern dan ekstern
3 Membuat dan
mengevaluasi system
2 kali dalam 1 tahun 24 450 10800
pendaftaran ranap dan
rajal
4 Merencanakan dan
menetapkan formulir 2 kali dalam 1 tahun 24 900 21600
rekam medis
5 Merencanakan dan
mengevaluasi prosedur
peminjaman rekam 4 kali dalam 1 tahun 48 120 5760
medis

6 Merencanakan dan
mengevaluasi system 4 kali dalam 1 tahun 48 120 1440
prosedur penyimpanan
7 Briefing 2 kali dalam 1 bulan 24 300 7200
8 Merencanakan
kebutuhan sumber daya
2 kali dalam 1 tahun 24 120 2880
yang dibutuhkan di
Instalasi Rekam Medis
9 Menyelesaikan masalah
yang timbul di 1 kali dalam 1 bulan 12 180 2160
lingkungan rekam medis.
10 Melaksanakan penilaian
2 kali dalam 1 bulan 24 360 8640
berkas in aktif dan aktif
11 Membuat,memeriksa,dan
menandatangani 1 kali dalam 1 bulan 12 450 5400
dokumen
Total menit/tahun 79860
Total jam/tahun 1331
2. Unit Organisasi : Instalasi Rekam Medis

31
9.3. HASIL ANALISA BEBAN KERJA KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS

Jml
Beban Jml
Nama Jml
No Kerja Kebutuhan +/- Ej/Eu Pj/Pu Prestasi Kebutuhan
Jabatan Pegawai
Jabatan Pegawai
(Jbk)
1 Kepala
Instalasi
1331 0.70 1 0.3 0.70 C CUKUP CUKUP
Rekam
Medis

9.4. Perhitungan Beban Kerja Petugas Instalasi Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Staff pelaksana

2. Unit Organisasi : Instalasi Rekam Medis

Jumlah Normal
Beban
No Job Description Satuan Volume Waktu
Kerja
Kerja (menit)
A. Assembling dan Koding
1 Sensus harian 1 kali dalam 1 hari 12 15 15
2 Assembling 35 kali dalam 1 hari 420 10 350
3 Memberi kode diagnosis 40 kali dalam 1 hari 480 1 40
4 Menerima berkas RM 25 kali dalam 1 hari 300 5 125
B. Pendistribusian dan Filling
1 Menerima struk rawat jalan 300 kali dalam 1 hari
3600 2 600
Dan rawat inap
2 Menyiapkan berkas rekam 300 kali dalam 1 hari
medis dan memasukan 3600 10 3000
tracer
3 Mencatat dalam buku 300 kali dalam 1 hari
3600 1 300
ekspedisi
4 Mengantar berkas ke poli 400 kali dalam 1 hari 4800 5 2000
5 Menerima berkas dari unit 25 kali dalam 1 hari
300 5 125
yang meminjam BRM
6 Menyusun berkas rekam 300 kali dalam 1 hari
3600 15 4500
medis sesuai dengan nomor
7 Menyimpan ke dalam rak 300 kali dalam 1 hari 3600 15 4500

32
 filling
C. Analisis Kuantitatif
1 Analisis berkas rekam 5 kali dalam 1 hari
60 10 50
medis
2 Membuat rekapitulasi 5 kali dalam 1 hari
60 5 25
analisis
3 Melengkapi data rekam 2 kali dalam 1 hari
24 15 30
medis yang belum lengkap
D. Input Data Rawat Jalan dan Inap
1. Menerima rekam medis
rawat jalan dan rawat inap 300 kali dalam 1 hari 3600 15 4500

2. Memasukan data ke 300 kali dalam 1 hari 3600 180 54000

dalam komputer

Total menit/tahun 79860

Total jam/tahun 1331

HASIL ANALISA BEBAN KERJA STAFF INSTALASI REKAM MEDIS

Jml
Beban Jml
Nama Jml
No Kerja Kebutuhan +/- Ej/Eu Pj/Pu Prestasi Kebutuhan
Jabatan Pegawai
Jabatan Pegawai
(Jbk)
Staff
SANGAT SANGAT
1 Rekam 1236 0,6 7 6.4 0.09 E
KURANG BANYAK
Medis

33
 BAB X
KEGIATAN ORIENTASI

10.1. PROGRAM ORIENTASI KARYAWAN BARU

10.1.1. Pengertian
Program orientasi karyawan baru adalah pengenalan situasi dan
kondisi lingkungan kerja serta sistem kerja.
10.1.2. Tujuan
Untuk memperoleh tenaga yang siap pakai agar setelah
mengikuti program orientasi setiap calon pegawai rekam medis
dapat memahami akan jenis pekerjaan, tata tertib dan aturan
yang berlaku dilingkungan kerja rekam medis.
10.1.3 Materi
A. Karyawan Rekam Medis
1. Materi umum
a. Sejarah struktur organisasi dan nama – nama pimpinan misi,
visi, tujuan & fungsi
b. Kebijakan umum rumah sakit
c. Fasilitas dan jenis pelayanan rumah sakit
d. Prosedur pelayanan pasien
e. Peraturan kepegawaian
B. Materi khusus
1. Peraturan dan tata tertib kerja
2. Struktur organisasi Instalasi Rekam Medis
3. Fasilitas Instalasi Rekam Medis
4. Uraian tugas petugas rekam medis
5. Hubungan fungsional dengan bagian yang terkait dengan
Instalasi Rekam Medis
6. Prosedur kerja Instalasi Rekam Medis
7. Praktek kerja pada setiap bidang tugas
8. Uraian tugas karyawan tersebut
9. Alur berobat pasien
10. Evaluasi
C. Karyawan Bagian Perawatan
1. Penjelasan umum mengenai Instalasi Rekam Medis
2. Penjelasan tentang hubungan kerja/uraian kerja yang
berhubungan dengan Instalasi Rekam Medis

34
 D. Karyawan Admission
Sesuai dengan kebijakan dari pimpinan Rumah Sakit Anna
untuk pelayanan/pengambilan rekam medis diatas jam 21.00
dilakukan oleh petugas Administrasi Pendaftaran, maka untuk
petugas Administrasi Pendaftaran diwajibkan mengikuti
orientasi di Instalasi Rekam Medis meliputi:
1. Penjelasan umum mengenai Instalasi Rekam Medis
2. Penjelasan tentang hubungan kerja/uraian kerja yang
berhubungan dengan Instalasi Rekam Medis
3. Penjelasan mengenai prosedur kerja Instalasi Rekam Medis.

10.2. PROGRAM PENGEMBANGAN & PENDIDIKAN UNTUK

KARYAWAN LAMA
Untuk meningkatkan mutu sumber daya manusia khususnya staff
Instalasi Rekam Medis diberi kesempatan untuk mengikuti program
pendidikan berkelanjutan/peltaihan atau seminar – seminar dalam bidang
rekam medis dan informasi rumah sakit yang berguna untuk meningkatkan
pengetahuan dan ketrampilan.
Bila ada kebijakan/sistem baru di RS ANNA yang berkaitan dengan
bidang tugasnya diadakan orientasi untuk semua pegawai secara bertahap.
Adapun syarat – syarat untuk mengikuti pelatihan bagi pegawai lama antara
lain :
1. Pelatihan/pendidikan yang akan diikuti ada kaitannya dengan bidang
tugas dan seusai dengan kebutuhan.
2. Mempunyai masa kerja minimal 1 tahun.
3. Sanggup memberikan pelatihn kembali kepada pegawai lain.

35
 BAB XI
PERTEMUAN ATAU RAPAT

11.1. RAPAT RUTIN INTERNAL

Rapat Rutin di Instalasi Rekam Medis diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Minggu
Jam : 14.00 – 14.30
Tempat: Ruang Instalasi Rekam Medis
Peserta : Seluruh Petugas Rekam Medis
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis
2. Pembahasan permasalahan / studi kasus
3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan

36
 Instalasi Rekam Medis
4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada)
5. Sosialisasi SPO baru / revisi (jika ada)

11.2. RAPAT RUTIN / KOORDINASI DIBAWAH KA. BID. PENUNJANG

MEDIS
Rapat Rutin koordinasi dibawah Kepala Bidang Penunjang Medis
diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap hari jumat
Jam : 10.00 s/d Selesai
Tempat: Aula RS ANNA
Peserta : Seluruh Kepala Bagian dibawah koordinasi Ka. Bid.
Penunjang Medis
Materi :
1. Evaluasi kinerja dan koordinasi seputar rawat jalan
2. Pembahasan permasalahan/studi kasus
3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi
seputar rawat jalan
4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada)

11.3. RAPAT KERJA ANTAR UNIT

Rapat Kerja antar unit bersama Direksi diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap bulan pada awal bulan
Jam : 10.00 s/d Selesai
Tempat: Aula RS ANNA
Peserta : Seluruh kepala unit/Kepala bagian, Manager, dan Direktur
Materi :
1. Evaluasi kegiatan pelayanan dan pencapaian pelayanan tiap unit.
2. Pencapaian Standar Pelayanan Minimal (SPM) tiap unit.
3. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
4. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi.
5. Sosialisasi kebijakan baru.

11.4. RAPAT INSIDENTIL

Rapat insidentil diselenggarakan pada:
Waktu : Sewaktu – waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang
perlu dibahas
dan diselesaikan segera
Jam : Sesuai undangan
Tempat: Sesuai undangan
Peserta : Seluruh petugas rekam medis
Materi : Sesuai masalah yang perlu dibahas

37
 BAB XII
PELAPORAN

12.1. LAPORAN MINGGUAN

Laporan mingguan ekstern meliputi :
1. Laporan kegiatan monitoring AFP
2. Laporan pemantauan wilayah setempat kejadian luar biasa (KLB)

12.2. LAPORAN BULANAN INTERN

Laporan Intern terdiri dari :
1. Laporan kunjungan IGD
2. Laporan kunjungan IRJ
3. Laporan kunjungan per dokter IRJ
4. Laporan kunjungan IRNA
5. Laporan 10 besar morbiditas penyakit IRJ dan IRNA

12.3. LAPORAN BULANAN EKSTERN

Laporan bulanan ekstern terdiri dari :
1. Laporan Surveilans Terpadu Rawat Jalan dan Rawat Inap Dinas
Kesehatan Kota Bekasi.
2. Laporan Kematian
3. Laporan Campak
4. Laporan Imunisasi
5. Laporan Keluarga Berencana
6. 10 (sepuluh) Besar Penyakit Rawat Jalan (Kasus Baru)
7. 10 (sepuluh) Besar Penyakit Rawat Inap (Kasus Baru)
8. Laporan Demam Berdarah Dengue Dinas Kesehatan Kota Bekasi.
9. Laporan RL 5.1 Pengunjung RS SIRS-6 Kementrian Kesehatan –
Jakarta
10. Laporan RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan SIRS-6 Kementrian
Kesehatan - Jakarta.
11. Laporan RL 5.3 Tentang 10 Besar Penyakit Rawat Inap SIRS-6

38
 Kementrian Kesehatan – Jakarta.
12. Laporan RL 5.4 Tentang 10 Besar Penyakit Rawat Inap SIRS-6
Kementrian Kesehatan – Jakarta.

12.4. LAPORAN TAHUNAN INTERN

Laporan tahunan internal dikerjakan oleh Bagian Administrasi Rumah
Sakit.

12.5. LAPORAN TAHUNAN EKSTERN

1. RL 1.1 Data Dasar RS. SIRS-6 Kementrian Kesehatan.
2. RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit SIRS-6 Kementrian
Kesehatan
3. RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap SIRS-6 Kementrian
Kesehatan
4. RL 2 Ketenagaan SIRS-6 Kementrian Kesehatan
5. RL 3.1 Rawat Inap SIRS-6 Kementrian Kesehatan
6. RL 3.2 Rawat Darurat SIRS-6 Kementrian Kesehatan
7. RL 3.4 Kebidanan SIRS-6 Kementrian Kesehatan
8. RL 3.5 Perinatologi SIRS-6 Kementrian Kesehatan
9. RL 3.6 Pembedahan SIRS-6 Kementrian Kesehatan
10. RL 3.7 Radiologi SIRS-6 Kementrian Kesehatan
11. RL 3.8 Laboratorium SIRS-6 Kementrian Kesehatan
12. RL 3.9 Rehabilitasi Medik SIRS-6 Kementrian Kesehatan
13. RL 3.10 Pelayanan Khusus SIRS-6 Kementrian Kesehatan
14. RL 3.11 Kesehatan jIwa SIRS-6 Kementrian Kesehatan
15. RL 3.12 Keluarga Berencana SIRS-6 Kementrian Kesehatan
16. RL 3.13 Farmasi Rumah Sakit SIRS-6 Kementrian Kesehatan
17. RL 3.14 Rujukan SIRS-6 Kementrian Kesehatan
18. RL 3.15 Cara Bayar SIRS - 6 Kementrian Kesehatan.
19. RL 4A Penyakit Rawat Inap SIRS – 6 Kementrian Kesehatan.
20. RL 4B Penyakit Rawat Jalan SIRS – 6 Kementrian Kesehatan.

39