BAB I

PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti

kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah
sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum
dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang
benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2012 tentang Wajib
Simpan Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan
untuk menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian
pada tahun 1972 melalui SK. MenKes RI. No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan
bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan
rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat
agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat
menyelenggarakan rekam medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan
diberlakukannya Permenkes nomor 269/MENKES/ PER/III/2008 tentang rekam
medis yang merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis
dan SK Dir Jen Yan Medik No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik. /YMU/I/1991 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di rumah
sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Agar penyelenggaraan rekam
medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus dilengkapi dengan pedoman
organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata cara
penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh
tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di
Rumah Sakit Hikmah Citra Medika Sengkang

1
 BAB II
GAMBARAN UMUM
Rumah sakit sebagai salah satu sarana kesehatan yang memberikan
pelayanan kesehatan kepada masyarakat memiliki peran yang sangat
penting dalam meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Oleh karena
itu rumah sakit dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang
bermutu sesuai standar yang sudah ditentukan.
Pembangunan Rumah Sakit PT Hikmah Sejahtera Sejati Sengkang
Kabupaten Wajo Provinsi Sulawesi Selatan rencananya akan pada lahan
±4.000 m² dengan luas bangunan yang direcanakan ± 2.000 m².
Pembangunan Rumah Sakit Hikmah dengan konsep pembangunan
mengarah pada rumah sakit modern dengan standar pelayanan sesuai
dengan Rumah Sakit yang telah ditetapkan dengan Permenkes No 56
Tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit. Rumah Sakit
Hikmah resmi beroperasi pada tanggal 16 Juli 2021.
Rumah Sakit Hikmah Citra Medika adalah Rumah Sakit Swasta,
yang didirikan pada Tahun 2021, Oleh Yayasan Hikmah Sejahtera
Sentosa.
Berangkat dari sebuah keinginan untuk membantu masyarakat Wajo dan
pemerintah dalam meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat
Kab.Wajo, dengan ini Yayasan Hikmah Sejahtera Sentosa mendirikan
Rumah Sakit Hikmah Citra Medika Hadir sebagai pusat pelayanan
kesehatan terdekat bagi masyarakat Wajo.
Sarana dan prasarana yang dimiliki RS Hikmah Citra Medika
Sengkang adalah sebagai berikut :
a. Unit Gawat Darurat.
b. OK
c. HCU
d. Poliklinik gigi &mulut
e. Poliklinik Bedah
f. Poliklinik Anak
g. Poliklinik Interna

2
Unit penunjang, terdiri dari :
a. Radiologi
b. Apotek
c. IPAL
d. RuangStaf Pimpinan.
e. Area parkir

3
 BAB III
VISI, MISI, MOTTO DAN TUJUAN RUMAH SAKIT

1. Visi
Rumah Sakit dengan pelayanan yang bermutu dan beriorentasi pada
keselamatan pasien
2. Misi :
a. Menyiapkan SDM Pelayanan yang terlatih sesuai dengan profesinya
b. Menyiapkan sarana dan prasarana penunjang pelayanan Kesehatan yang
bermutu dan berorientasi pada keselamatan pasien.
c. Memberikan pelayanan Kesehatan sesuai standar pelayanan medis kepada
seluruh lapisan masyarakat dengan mengedepankan efisien dan efektivitas.
3. Falsafah
a. Motto Rumah Sakit
Melayani dengan ikhlas
b. Logo

4. Visi dan Misi Rekam Medis

a. Visi Rekam Medis
Menyelenggarakan pengelolaan rekam medis yang bermutu dan
berkualitas terintegrasi baik rawat jalan, rawat inap maupun rawat darurat
b. Misi Rekam Medis
1. Menjadikan pelayanan rekam medis yang berkualitas berorientasi
pada ketepatan dan keakuratan data
2. Meningkatkan sumber daya manusia yang berkualitas dan kompeten
di unit rekam medis
3. Tersedianya sarana dan prasarana yang mendukung terciptanya sistem
rekam medis.

4
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT HIKMAH CITRA MEDIKA SENGKANG

5
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS RUMAH SAKIT CITRA MEDIKA SENGKANG

DIREKTUR

Kabid Umum dan SDM

P.J REKAM MEDIS

PENANGGUNG JAWAB ASSEMBLING /

INDEKS
REGITRASI PENYAKIT VERIFIKATOR

REGISTRASI REGISTRASI
RAWAT INAP / RAWAT JALAN FILLING DAN STATISTIK &
IGD DISTRUBUSI PELAPORAN
BRM

6
URAIAN JABATAN STAF REKAM MEDIS
1. Kepala Unit Rekam Medis
Nama Jabatan : Kepala Unit Rekam Medis
Unit Kerja : Pelayanan Medis
Uraian Jabatan :
 Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan
pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan,
pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.

 Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan

tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat
permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk
pelaksanaan kegiatan Unit Rekam Medis di RS Khusus Daerah Gigi &
Mulut Makassar

 Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi

kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.

 Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar

perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang
pengambilan keputusan manajemen.

Hasil Kerja :
1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis.
2. Uraian tugas bawahan.
3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.
4. Petunjuk kerja bawahan.
5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.
6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.
7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Unit Rekam Medis.
8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan
rekam medis.
9. Laporan dan informasi kinerja RS Khusus Daerah Gigi & Mulut
Makassar.

7
Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.
2. Kebijakan pengelolaan SDM RS Khusus Daerah Gigi & Mulut
Makassar
3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.
4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
5. Surat tugas dari manajemen.
6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Unit Rekam
Medis.
7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari
bawahan.

Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : jam 08.00 - 16.00
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :
 Penerimaan pasien.
 Pencatatan rekam medis.
 Pengelolaan data medis.
 Penyimpanan berkas rekam medis.
 Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
 Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan
dan rawat inap.
 Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis.
 Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
 Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan
berkas rekam medis.

8
  Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman
dan pendistribuasian berkas rekam medis.
 Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas
rekam medis.
 Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
 Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk
kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.
 Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan
tindakan operasi.
 Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai
berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.
 Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk
penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
 Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.
 Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan
lain untuk pelaksanaan kegiatan Unit Rekam Medis di RS Khusus
Daerah Gigi & Mulut Makassar
 Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta
analisanya.
 Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.
 Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
 Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan
penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.
 Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Unit Rekam
Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat
diselesaikan oleh bawahan.
 Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau
yang terkait dengan kegiatan Unit Rekam Medis.
Tanggung jawab :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Unit Rekam Medis.
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
 Registrasi rawat inap, rawat darurat dan rawat jalan

9
  Assembling
 Analisis dan Indeks
 Kode penyakit.
 Statistik dan pelaporan rumah sakit.
 Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan
realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
4. Merencanakan formulir yang dibutuhkan
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Unit Rekam Medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Unit Rekam Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan Unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :

1. Penanggung jawab Registrasi serta staf
2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf

Korelasi Jabatan :
N JABATAN UNIT DALAM HAL
O ORGANISASI
1 Ka. Unit Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Penanggung jawab Unit Rekam Penugasan
Managemen Rekam Medis Medis Pengkoordinasian kegiatan
3 Penanggung jawab Unit Rekam Penugasan
Registrasi Medis Pengkoordinasian kegiatan
6 Karu Unit Rawat Jalan Bagian Koordinasi tentang pelayanan
Keperawatan registrasi pasien.

10
 8 Karu Unit Rawat Inap Bagian Koordinasi tentang pelayanan
Keperawatan registrasi rawat inap
9 Karu Unit Gawat Darurat Bagian Koordinasi tentang pelayanan
Keperawatan registrasi pasien
10 Karu Logistik Bagian Umum Pengadaan ATK
11 Kepala Unit lain yang Bagian lain yang Koordinasi tugas
terkait terkait

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data Diruang tertutup dan berAC
rekam medis
2 Tempat kerja : Admission Dan Diruang terbuka, umum dan berAC
Registasi

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 Minimal DIII - Pelatihan ICD 10 - Pengalaman di Rekam
Rekam Medis. - Pelatihan Pelaporan Rumah Medis min 5 tahun.
Sakit
- Pelatihan manajerial rumah
sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering

11
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 21 tahun
2. Penanggung jawab Registrasi
Nama Jabatan : Penanggung jawab Registrasi.
Unit Kerja : Unit Rekam Medis
Uraian Jabatan :
 Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan
kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara
terhadap pasien yang akan berobat.

 Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan

petugas Admission dan Registrasi.

 Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa

kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja :
1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak
dan SPO.
2. Pasien terdaftar di masing-masing Unit pelayanan sesuai urutan.
3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/
keluarga dan kasus penyakitnya.
4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di Unit
pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.
6. Uraian tugas, petunjuk tugas.
7. Laporan kunjungan pasien.

12
 Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan
penunjang.
3. Daftar tarif yang berlaku.
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan
Registrasi.

Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,
yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.30 - jam 14.00
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
 Penerimaan pasien.
 Pencatatan indentifikasi pasien.
 Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.
2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi sesuai
dengan bidang tugasnya.
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta menilai
hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi
berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan
laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..

13
 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/
menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan
pendaftaran pasien.
9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk
kepentingan laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis
dengan pasien yang akan diperiksa.
3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas,
dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.
5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.

Wewenang :
1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.
2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan Unit kerja
yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :

1. Staf Admission.
2. Staf Registrasi
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
1 Ka. Unit Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Penanggung jawab Unit Rekam Medis Pengkoordinasian kegiatan
Managemen Rekam

14
 Medis
3 Karu Unit Rawat Inap Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
pelayanan registrasi RI
4 Karu Unit Rawat Jalan Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
pelayanan registrasi RJ
5 Karu Intalasi Gawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
Darurat pelayanan registrasi IGD
6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

N ASPEK FAKTOR
O
1 Tempat kerja : Admission dan Diruang terbuka, umum dan berAC
Registrasi

Resiko Bahaya :
N ASPEK FAKTOR
O
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Syarat Jabatan :
N JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
O PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. -Pengalaman di Admission dan
Medis/SLTA - Pelatihan Customer Registrasi min 2 tahun.
Plus Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

15
 Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal: 21 tahun
3. Staf Registrasi
Nama Jabatan : Staf Registrasi
Unit Kerja : Unit Rekam Medis
Uraian Jabatan :
 Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan penunjang medis,
meliputi penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data
pasien,
 Memberikan informasi pelayanan medis RS Khusus Daerah Gigi &
Mulut Makassar.
 Memberikan informasi layanan RS Khusus Daerah Gigi & Mulut
Makassar.

Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di masing-masing Unit pelayanan sesuai urutan.
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diUnit pelayanan/
poliklinik sebelum pasien diperiksa.
4. Pasien mendapatkan layanan informasi.

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter RS Khusus Daerah Gigi & Mulut Makassar
3. Daftar fasilitas RS Khusus Daerah Gigi & Mulut Makassar
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.

16
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Ahad : jam 07.30 - 14.00

Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan
2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan
pelayanan pasien rawat jalan.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.
6. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
7. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik tujuan
pasien.
8. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai
digunakan ke managemen rekam medis.
9. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.

2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
4. Bertanggung jawab atas pemulangan berkas rekam medis pasien rawat
jalan yang sudah selesai berobat.
5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.
7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.

Wewenang :

1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui kepastian

kedatangannya.

17
2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan
pasien.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :

NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL

1 Ka. Unit Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Staff Registrasi Unit Rekam Medis Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Registrasi Diruang tertutup ber AC
Resiko Bahaya :

NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran rawat jalan.

Syarat Jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/ - Pelatihan Rekam Medis.

SLTA Plus - Pelatihan Customer
Service.

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering

18
 4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 20 tahun
5. Staf Assembling
Nama Jabatan : Staf Assembling dan indeks kode penyakit
Unit Kerja : Unit Rekam Medis
Uraian Jabatan :
 Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan
dan rawat inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis,
menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan.
 Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan
menulis tahun kunjungan akhir.
 Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir.
 Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya
untuk dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya.
 Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.
 Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).
 Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja :
1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.
2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIMRS (komputer).

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat
inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit.
2. Buku ICD 10 dan ICD 9 CM (kode tindakan operasi).
3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di
assembling dan belum dikoding.

19
Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.30 - jam 14.00

Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi :

 Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari
penanggung jawab berkas rekam medis.

 Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis

 Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan

 Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap

lembar berkas rekam medis.

 Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang

berobat.

 Mengentry kode penyakit.

 Menulis nomor rekam medis tahun kunjungan dan nama pasien

pada berkas rekam medis .

 Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir

2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan

diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam medis untuk
dikirim kepada yang berhak / berkewajiban melengkapi isi berkas
rekam medis tersebut.

3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan

maupun rawat inap untuk petugas registrasi.

20
 4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan,
menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan
assembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.

Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran indeks kode penyakit.

Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Unit Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Penanggung jawab Unit Rekam Medis Penugasan
Assembling dan indeks Pengkoordinasian
kode penyakit kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Managemen Rekam Medis Diruang tertutup dan terbuka

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan ICD

Plus - Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit.

21
 Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 20 tahun

Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

Nama Jabatan : Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis
Unit Kerja : Unit Rekam Medis
Uraian Jabatan :
 Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat
sesuai permintaan.
 Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang
rekam medis.
 Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.

Hasil Kerja :
1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat.
2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan.
3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang
penyimpanan.
4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.

Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis.
2. Tracer
3. Buku ekspedisi.
4. A T K

22
5. Berkas rekam medis.
6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam
medis.

Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.30 - 14.00

Uraian Tugas :
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis,
meliputi :
 Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran.
 Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.
 Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas
rekam medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada
posisi rekam medis yang keluar.
 Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau
ruang perawatan dalam buku ekspedisi.
 Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang
penyimpanan ke pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh
petugas registrasi maupun admission sebelum diantar ke ruang
pemeriksaan atau perawatan.
 Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas
Registrasi dan Admission.
 Menerima berkas rekam medis rawat yang sudah diantar oleh
petugas Registrasi dan Adminisi dari poliklinik.
2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan
buku ekspedisi.

23
3. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks
Kode Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir, dan
memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor.
4. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan
menggunakan bon peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam
medis yang dipinjam.
5. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan
mencocokkan rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.
6. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam
waktu tertentu.
7. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari Unit lain.
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan /
menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan
penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan dan
rawat inap.

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak
penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk
semua kepentingan pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali
dan keluar dengan buku ekspedisi.
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang
penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter
yang akan mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et
repertum dan lainnya.

Wewenang :

24
 1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.
3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Meminta arahan dari atasan.
5. Meminta masukan dari Unit kerja lain yang terkait.
6. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Unit Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Staf Penyimpanan dan Penunjang Medis Penugasan
Pendistribusian berkas RM Pengkoordinasian
kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Lingkungan rumah sakit Diruang terbuka

Resiko Bahaya :
N ASPEK FAKTOR
O
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

25
 1 DIII Rekam Medis/SLTA - Pelatihan ICD
Plus - Pelatihan Pelaporan Rumah
Sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2 Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3 Umur minimal : 21tahun
7. Staf Statistik Dan Pelaporan
Nama Jabatan : Staf statistik dan pelaporan
Unit Kerja : Unit Rekam Medis
Uraian Jabatan :
 Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Unit Rawat Inap.
 Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
medis.
 Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.
 Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form asuransi,
perusahaan rekanan, pihak ketiga yang berhak.
 Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah
sakit dan kinerja mutu Unit rekam medis.
 Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan
jajarannya.
Hasil Kerja :
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang
medis.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.

26
 3. Laporan penyakit tidak menular
4. Laporan KIA
5. Laporan mingguan/ wabah
6. Laporan intern RS Khusus Daerah Gigi & Mulut Makassar
7. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6. RL 2.1, RL 2.2,
RL 2,3

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah
sakit.
2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.

Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,
yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.30 - 14.00
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
 Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
 Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang
sebenarnya.
 Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan
dokter prakteknya.
 Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan
kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.
 Meminta data kunjungan dari Unit lain terkait dengan laporan
kegiatan rumah sakit.

27
  Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan
penunjang.
 Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.
 Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana
jajarannya.
2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan pengisian form
asuransi, perusahaan rekanan, atau pihak ketiga yang berhak.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
4. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan
laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus
harian.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan
pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas,
dan penyakit menular, penyakit tidak menular, efisiensi pelayanan
rawat inap, BOR, LOS, TOI, BTO, NDR dan GDR.
3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan,
dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang.
4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang
ditetapkan.

Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan
2. Meminta arahan dari atasan.
3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, dan form dari pihak
ketiga yang berwenang.
4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL

28
 ORGANISASI
1 Ka. Unit Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Penanggung jawab Unit Rekam Medis Penugasan
Statistik dan Pelaporan Pengkoordinasian kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pengolahan Data Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN
1 DIII Rekam - Pelatihan ICD
Medis/SLTA Plus. - Pelatihan Pelaporan Rumah
Sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal: 21 tahun

29
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

Dalam melaksanakan tugasnya rekam medis berhubungan, berkoordinasi

dan terkaitdengan Unit-Unit lain di RSKDGM Prov Sul-Sel antara lain Unit
Rawat Jalan, Unit Rawat Inap,Pemeriksaan penunjang, UnitRekam Medis dan
Unit Farmasi.
1. Tata Hubungan Kerja Unit Rekam Medis

UGD

Unit
Rawat Inap
Unit
Rekam Medis Pemeriksaan
Unit Penunjang
Rawat Jalan

Unit Farmasi

2. Hubungan Unit Rekam Medis dengan Kepala RSKDGM Prov Sul-Sel

Rekam Medis bertanggung jawab kepada Kepala Rumah Sakit. Di

30
 satu pihak, Kepala Rumah Sakit berkewajiban untuk menyediakan segala
sumber daya agar Rekam Medis dapat berfungsi dengan baik untuk
menyelenggarakan profesionalisme staf medis sesuai dengan ketentuan
dalam Peraturan Menteri Kesehatan. Di lain pihak, Rekam Medis
memberikan laporan semester dan laporan tahunan tentang kegiatan
keprofesian yang dilakukannya kepada kepala rumah sakit. Dengan
demikian lingkup hubungan antara kepala rumah sakit dengan Rekam Medis
adalah dalam hal - hal yang menyangkut profesionalisme staf Rekam Medis.
Hal-hal yang terkait dengan pengelolaan rumah sakit dan sumber dayanya
dilakukan sepenuhnya oleh kepala rumah sakit.

BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

Tabel 1.1 Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Unit Rekam Medis Rumah Sakit RSKDGM Prov Sul-Sel

NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANG

DIBUTUHKAN
FORMAL & INFORMAL

Ka. Unit Rekam Medis

Penanggung jawab Registrasi

Penanggung jawab Managemen Rekam

Medis

Staf Analisis & Indeks

Registrasi

Staf Assembling

Staf Penyimpanan & Distribusi Berkas

RM

Staf Statistik dan Pelaporan Rumah

Sakit dan Indeks Kode Penyakit

Jumlah

31
Distribusi Ketenagaan
Pola distribusi tenaga Rekam Medis dapat diatur dan disesuaikan dengan
waktu kerja yang sudah ditentukan oleh RSKDGM Prov Sul-Sel. Tenaga yang
telah ditetapkan bertugas sesuai dengan waktu kerja yang sudah ditetapkan oleh
RSKDGM Prov Sul-Sel. Pada pelaksanaan dilapangan atau ditempat kerja,
Rekam Medis dibantu oleh tenaga pelaksana yang berkerja dan berada pada
posisi/tempat yang ditentukan sesuai dengan format materi yang akan
disampaikannya.

BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

Kegiatan orientasi merupakan pembekalan awal bagi petugas Rekam Medis

supaya mengetahui peran, fungsi, tugas dan tanggung jawabnya sebagai pelaksana
Unit Rekam Medis RSKDGM Prov Sul-Sel.Adapun pembekalan pada kegiatan
orientasi diberikan oleh Ketua unit rekam medis atau personel yang ditunjuk oleh
Ketua Rekam Medis.
a. Melaksanakan ceramah ilmiah dalam bidang ilmu pengetahuan kesehatan,
ceramah perkembangan pengetahuan bidang kesehatan, dan ceramah
perkembangan obat dan alat kesehatan.
b. Mengikutsertakan staf medik pada seminar atau symposium yang terkait
dengan bidang profesinya yang dilaksanakan sendiri atau yang dilaksanakan
oelh organisasi profesi/instansi lain.
c. Mengikutsertakan staf medik pada kursus-kursus/pelatihan-pelatihan yang
dilaksanakan oleh Rumah Sakit maupun instansi lain dalam rangka
meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan.

32
 BAB X
PERTEMUAN / RAPAT

1. Pengertian Rapat.
Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang
yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarkan atau
memecahkan suatu masalah tertentu.
2. Tujuan Rapat.
a. Tujuan Umum.
Dapat membantu terselenggaranya kegiatan rekam medis yang
professional dan bermutu.
b. Tujuan Khusus.
1) Menggali segala permasalahan terkait dengan penyelenggarakan
kegaitan rekam medis.

33
 2) Pemecahan masalah yang terkait dengan penyelenggaraan
rekam medis.
3. Kegiatan Rapat.
Rapat dipimpin oleh Penanggung jawab Unit Rekam Medis diikuti
oleh anggota rekam medis. Rapat yang diadakan ada 2 macam yaitu:
a. Rapat Rutin.
1) Rekam Medis menyelenggarakan rapat rutin satu bulan sekali
pada waktu dan tempat yang ditentukan oleh Penanggung jawab
Unit Rekam Medis.
2) Penanggung jawab Unit Rekam Medis menyampaikan undangan
rapat rutin beserta agenda rapat dan risalah rapat yang lalu
kepada anggota yang berhak hadir paling lambat 2 (dua) hari
kerja sebelum rapat dilaksanakan.
3) Rapat Rutin dihadiri pengurus Rekam Medis, dapat
mengundang pihak lain bila dianggap perlu.
b. Rapat Khusus.
Rapat khusus Unit Rekam Medis diselenggarakan sewaktu-waktu bila
ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas segera.

BAB XI
PELAPORAN

Pelaporan merupakan system atau metode yang dilakukan untuk

melaporkan segala bentuk kegaitan yang ada terkait dengan kegaitan yang sudah
dilaksanakan Unit Rekam Medis di RSKDGM Prov Sul-Sel. Bentuk-bentuk
laporan adalah:
a. Laporan Bulanan
b. Laporan Tahunan

34
 BAB XII
PENUTUP

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis ini disusun untuk rapat

digunakan sebagai pegangan dan acuan oleh setiap anggota Unit Rekam Medis
dalam melaksanakan kegaitan promosi kesehatan, serta sebagai dasar pedoman

35
bagi manajemen RSKDGM Prov Sul-Sel dalam mendukung terlaksananya
standart pelayanan ditetapkan.

Kepala RSKD Gigi dan Mulut

36
37