PEMERINTAH KABUPATEN OGAN ILIR

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN OGAN ILIR

Komplek Perkantoran Pemerintah Daerah Kabupaten Ogan Ilir Desa Sejaro Sakti,
Kecamatan Indralaya
E-mail : rsud_oganilir@yahoo.com

KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD KABUPATEN OGAN ILIR

NOMOR : 445/ /I/RSUD.OI/2022

TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN OGAN ILIR

DIREKTUR RSUD KABUPATEN OGAN ILIR,

Menimbang : a. bahwa pengembangan sistem informasi

manajemen rumah sakit dilakukan dalam
rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas
penyelenggaraan rumah sakit;
b. bahwa setiap Rumah Sakit wajib melakukan
pencatatan dan pelaporan tentang semua
kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit
dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit.
c. bahwa untuk maksud tersebut pada huruf a dan
b perlu menetapkan dalam suatu keputusan;
Mengingat : 1. Undang- Undang Republik Indonesia Nomor : 29
tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran;
2. Undang- Undang Republik Indonesia Nomor : 29
Tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
3. Undang-Undang No. 19 Tahun 2016 tentang
Perubahan atas undang-undang nomor 11
Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik;
4. Undang-Undang No. 14 Tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik
5. Peraturan Menteri Kesehatan RI.Nomor:269
/Menkes/Per/III/2008. RekamMedis/ Medical
Record;
6. Peraturan Menteri Kesehatan No. 82 Tahun
2013 tentang Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit;
7. Peraturan Menteri Kesehatan No. 43
Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan
Minimal Bidang Kesehatan;
8. Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 11 Tahun 2017 Tentang
Keselamatan Pasien;
9. Keputusan Mentri Kesehatan Nomor
01.07/MENKES/1128/2022 Tentang
standar Akreditasi rumah sakit

MEMUTUSKAN :
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM
DAERAH KABUPATEN OGAN ILIR TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN
INFORMASI DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
KABUPATEN OGAN ILIR.
KESATU :
Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi di
Rumah Sakit Umum Daerah Sekarwangi
digunakan sebagai acuan dalam merencanakan,
mengumpulkan, mengolah, melaporkan data dan
informasi serta pengintegrasiannya dalam
sistem informasi sebagaimana tercantum dalam
lampiran keputusan ini dan merupakan bagian
yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini;
KEDUA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal
ditetapkannya dan apabila kemudian hari
terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini, akan
dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di :
pada tanggal : Januari 2022
Plt. DIREKTUR RSUD KAB. OGAN ILIR,

dr. Hj. SISKA SUSANTI, M.Kes

NIP. 19661023 199803 2 002

LAMPIRA : KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD KABUPATEN OGAN ILIR

N
NOMOR : 445/ /I/RSUD.OI/2022
TANGGAL : JANUARI 2022
PERIHAL : PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN
INFORMASI DI RSUD KABUPATEN OGAN ILIR
 PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN OGAN ILIR

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan,
dan gawat darurat. Dalam proses manajemen rumah sakit
sangat terkait dengan pengelolaan data dan informasi. Rumah
sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk
mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit.

Data merupakan merupakan fakta atau gambaran

mentah (business facts) yang menunjukkan peristiwa yang
terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang
dikumpulkan melalui serangkaian prosedur. Sementara
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu
bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia.
Informasi merupakan interpretasi data yang disajikan dengan
cara yang berarti dan berguna.

Untuk kemudahan pengelolaan dan data dan informasi

dapat dilakukan melalui Sistem Informasi berbasis komputer.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya
disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi
komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh
alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan
koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan
bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.
 Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit
selama kurun wakktu tertentu dan memungkinkan untuk
membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu,
kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam
peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan
di rumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan
pengumpulan datanya serta pengelolaannya bersifat terus
menerus. Untuk keperluan tersebut diperlukan adanya
pedoman pengelolaan data dan Informasi di lingkungan RSUD
Kabupaten Ogan Ilir.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dari pedoman ini adalah untuk mendukung proses
asuhan pasien, manajemen data rumah sakit dan program
mutu.
Sedangkan tujuan dari pedoman ini adalah:
1. Sebagai acuan dalam mengelola data dirumah sakit,
2. Menyeragamkan cara pengelolaan data dirumah sakit,
3. Memudahkan proses analisa dan pengambilan keputusan.

BAB II
TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

A. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dapat dilakukan secara tetap dengan
jangka waktu (periode) tertentu. Pengumpulan data dapat
dilakukan harian, bulanan, setiap 3 bulanan (triwulan), 6 bulanan
(Semester) atau 1 (satu) tahun. Proses pengumpulan data
dilakukan oleh unit pelaksana yang ditunjuk oleh Direktur
Rumah Sakit. Dalam proses Pengumpulan data di RSUD
Kabupaten Ogan Ilir dapat dilakukan secara manual dan secara
bertahap. Jenis data yang dikumpulkan mencakup hal-hal
berikut :

1. Identitas pasien
- Nomor Identitas
- Nama
- Alamat
- Tempat, Tanggal Lahir
- Jenis Kelamin
- Agama
- Status Perkawinan
- Nomor Handphone
- Penanggung jawab
- Cara pembayaran
2. Pemberian Asuhan
- Hasil anamnesis
- Hasil pemeriksaan fisik
- diagnosis
- Rencana penatalaksaan asuhan
- Tindakan pelayanan
- Riwayat perawatan
- Riwayat pemeriksaan penunjang
- Penggunaan obat
- Riwayat Diit
- Edukasi
- Biaya pelayanan
- Data Kepulangan
- Data Kelahiran
 - Data Kematian
- Tanggal pelaksanaan
3. Capaian Mutu dan Keselamatan Pasien
- indikator area klinis
- indikator area pelayanan
- indikator area manajemen
- monitoring kinerja staf klinis
- Kepuasan pelayanan
- insiden keselamatan pasien,
- budaya keselamatan
- sasaran keselamatan pasien
- Keluhan pelayanan
4. Surveilans PPI atau angka “Healthcare-Associated Infections”
(HAIs) yang terdiri dari data:
- Ventilator associated pneumonia (VAP)
- Infeksi Aliran Darah (IAD)
- Infeksi Saluran Kemih (ISK)
- Infeksi Daerah Operasi (IDO)
5. Manajemen
- Sumberdaya Manusia
- Sarana Prasarana
- Pengadaan barang
- Keuangan
- Kecelakaan kerja
- Manajemen Resiko

B. Analisa Data
Analisis meliputi data kuesioner, perhitungan, dan deskripsi
hasil analisis. Hasil analisis harus memberikan penjelasan atau
pemahaman mengenai berbagai faktor pemicu kelemahan dan/
atau kelebihan pada setiap komponen yang diukur. Selain itu, hasil
analisa tersebut dapat dibandingkan dengan hasil bulan atau
tahun sebelumnya dan rumah sakit lainnya. Data harus dianalisa
dengan cepat dan tepat untuk mendapatkan informasi apakah
ada masalah yang memerlukan penanggulangan atau investigasi
lebih lanjut.

C. Validasi Data

Sebelum dilakukan pelaporan, data hasil analisa harus

divalidasi terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan dalam
 pelaporan. Data harus dipilah berdasarkan kebutuhan
pelaporannya, periode pelaporan dan format laporan. Validasi
dapat dilakukan oleh unit bersangkutan atau tim yang telah
ditentukan.

Kategori data yang harus divalidasi yaitu:

- merupakan pengukuran area klinik baru;
- bila ada perubahan sistem pencatatan pasien dari manual ke
elektronik sehingga sumber data berubah;
- bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui di web site
rumah sakit atau media lain;
- bila ada perubahan pengukuran;
- bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui
sebabnya;
- bila ada perubahan subyek data seperti perubahan umur rata
rata pasien, protokol riset diubah, panduan praktik klinik baru
diberlakukan; dan ada teknologi dan metodologi pengobatan
baru
Proses validasi data mencakup namun tidak terbatas sebagai
berikut:

- mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat

dalam proses pengumpulan data sebelumnya (data asli)
- menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang
sahih secara statistik. Sample 100 % hanya dibutuhkan jika
jumlah pencatatan, kasus atau data lainnya sangat kecil
jumlahnya.
- membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan
ulang
- menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data
yang ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan
dengan 100. Tingkat akurasi 90 % adalah patokan yang baik.
- jika elemen data yg diketemukan ternyata tidak sama,
Proses validasi data yang akan dipublikasi di web site atau
media lainnya diatur dengan peraturan tersendiri, dan dapat
menjamin kerahasiaan pasien dan keakuratan data.

D. Pelaporan Data

Data hasil analisa dilaporkan untuk kebutuhan internal

maupun ekseternal rumah sakit. Pelaporan data internal
dimaksudkan sebagai salah satu media atau alat untuk
meningkatkan kinerja pelayanan RSUD Kabupaten Ogan Ilir
secara bertahap, konsisten, berkesinambungan berdasarkan
informasi yang dimiliki. Pelaporan data eksternal harus
 memperhatikan kerahasiaan pasien dan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.

Laporan dibuat secara periodik baik setiap triwulan, semester,

tahunan atau sewaktu-waktu jika diperlukan. Laporan
dilengkapi dengan rekomendasi tindak lanjut bagi pihak terkait.
Laporan didesiminasikan kepada pihak-pihak terkait agar dapat
dimanfaatkan dengan baik.

E. Publikasi Data

Sebelum dilakukan publikasi, data perlu dipilah berdasarkan

tingkat kepentingan dan kerahasiaannya dan mendapatkan
persetujuan Direktur. Publikasi data dapat dilakukan secara
manual atau elektronik dengan berbagai media informasi. Publikasi
secara elektronik dapat dilakukan secara periodik melalui website
RSUD Sekarwangi.

F. Integritas Data

Perkembangan teknologi saat ini sangat memungkinkan

untuk melakukan integrasi data baik internal maupun eksternal
Rumah Sakit. Integrasi data meliputi data berikut :

- program PMKP
- surveilans dan data indikator mutu
- Laporan pelayanan unit
Data yang akan di integrasikan atau dibandingan dengan
rumah sakit lain adalah

a) indikator mutu wajib nasional

b) Angka Infeksi
c) Indikator lainnya yang ditetapkan

BAB III
TEKNOLOGI MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI
A. System Informasi Rumah Sakit

Dalam undang-undang Kesehatan, untuk menyelenggarakan

upaya kesehatan yang efektif dan efisien diperlukan informasi
kesehatan. Informasi kesehatan dilakukan melalui sistem informasi
dan melalui lintas sektor. Dalam undang undang rumah sakit,
salah satu Prasarana Rumah Sakit adalah sistem informasi dan
komunikasi. Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan
dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah
Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
 Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang
selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi
informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan
seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan
koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan
bagian dari Sistem Informasi Kesehatan. Sumberdaya Manusia
yang mengelola SIMRS harus kompeten dan terlatih.

Penggunaan Teknologi Informasi dalam manajemen data dan

Informasi dilingkungan RSUD Kabupaten Ogan Ilir harus
menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIMRS). Para profesional pemeberi asuhan (PPA), para kepala
bidang/divisi dan kepala unit pelayanan harus berpartisifasi dalam
memilih, mengintegrasikan, dan menggunakan teknologi
manajemen informasi.

Aplikasi SIMRS bertujuan meningkatkan efisiensi,

efektivitas, profesionalisme, kinerja, serta akses dan pelayanan
Rumah Sakit. Setiap Rumah Sakit harus melaksanakan
pengelolaan dan pengembangan SIMRS. Pelaksanaan pengelolaan
dan pengembangan SIMRS harus mampu meningkatkan dan
mendukung proses pelayanan kesehatan di Rumah Sakit yang
meliputi:

a. kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan,

peningkatan efisiensi, kemudahan pelaporan dalam
pelaksanaan operasional;
b. kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan
identifikasi masalah dan kemudahan dalam penyusunan
strategi dalam pelaksanaan manajerial; dan

c. budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit,

pemahaman sistem dan pengurangan biaya administrasi
dalam pelaksanaan organisasi.
B. Pengembangan Aplikasi SIM-RS
Dalam proses perencanaan kebutuhan, integrasi dan
penggunaan teknologi informasi atau aplikasi SIMRS harus
melibatkan unsur-unsur berikut :

a. Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang meliputi:

- Dokter Penanggung Jawab Pelayanan ( DPJP)
- Perawat
- Bidan
- Ahli Gizi
 - Fisioterapi
- Radiografer
- Analis Laboratorium
- Apoteker
b. Manajemen rumah sakit yang meliputi:
- Direktur
- Wakil Direktur
- Para Kepala Bagian/ Bidang
- Para Kepala Sub Bagian/ Seksi
- Para Kepala Instalasi
c. Badan/pihak lain diluar rumah sakit:
- Pemerintah Daerah Kabupaten Ogan Ilir
- Dinas Kesehatan
- Kementerian Kesehatan
- Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)
- Badan Pusat Statistik

C. Integritas Data Dan Informasi

Data dan Informasi harus dapat di integrasikan melalui
aplikasi SIMRS. Integrasi tersebut meliputi data internal dan
eksternal. Dengan pihak eksternal harus dapat diintegrasikan
dengan program pemerintah dan pemerintah daerah serta
merupakan bagian dari sistem informasi kesehatan.
Pengintegrasian dengan program pemerintah dan pemerintah
daerah dilaksanakan dalam bentuk kemampuan komunikasi
data (interoperabilitas).

SIMRS harus memiliki kemampuan komunikasi data

(interoperabilitas) dengan:

a. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik

Negara (SIMAK BMN);
b. Pelaporan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS);
c. Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s);
d. aplikasi lain yang dikembangkan oleh Pemerintah; dan
e. sistem informasi manajemen fasilitas pelayanan kesehatan
lainnya.

D. Keamanan Data Dan Informasi

SIMRS yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit harus

memenuhi 3 (tiga) unsur yang meliputi keamanan secara fisik,
jaringan, dan sistem aplikasi.

a. Keamanan fisik
 1. Kebijakan hak akses pada ruang data center/server
2. Kebijakan penggunaan hak akses komputer
untuk user pengguna
b. Keamanan Jaringan
Keamanan jaringan (network security) dalam jaringan
komputer sangat penting dilakukan untuk memonitor akses
jaringan dan mencegah penyalahgunaan sumber daya jaringan
yang tidak sah. Tugas keamanan jaringan dikontrol oleh
administrator jaringan.
Segi-segi keamanan didefinisikan sebagai berikut:
- Informasi (data) hanya bisa diakses oleh pihak yang
memiliki wewenang.

- Informasi hanya dapat diubah oleh

pihak yang memiliki wewenang.
- Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki wewenang
ketika dibutuhkan.
- Pengirim suatu informasi dapat diidentifikasi dengan
benar dan ada jaminan bahwa identitas yang didapat
tidak palsu.
- Pengirim maupun penerima informasi tidak dapat
menyangkal pengiriman dan penerimaan pesan.
c. Keamanan Aplikasi
Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah, maka
sistem harus memenui syarat-syarat sebagai berikut:

- Keamanan aplikasi harus mendukung dan

mengimplementasikan protokol keamanan dalam
melakukan transfer data (seperti: SSL, TLS)
- Aplikasi harus memungkinkan masing-masing user
dapat didentifikasikan secara unik, baik dari segi nama
dan perannya.
- Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi
dengan baik melalui aplikasi client (yaitu melalui VPN,
modem, wireless, dan sejenisnya).
- Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software anti-
virus yang digunakan saat ini.
 BAB IV

PENUTUP

Pedoman pengelolaan data dan informasi ini dibuat

untuk menjadi acuan RSUD Kabupaten Ogan Ilir dalam
pengelolaan data dan informasi. Pedoman ini mencakup
penetapan, pengumpulan, analisa, pelaporan, penyajian data
dan pengintegrasiannya dalam aplikasi SIMRS. Semoga
dengan adanya pedoman ini dapat meningkatkan mutu
pelayanan di RSUD Kabupaten Ogan Ilir.