PEMERINTAH KABUPATEN MALUKU TENGGARA

RUMAH SAKIT UMUM KAREL SADSUITUBUN

Jalan Merdeka Raya No. 03 Ohoijang Langgur Telepon (0916) 21612 - 21613
Email : RSU karelsadsuitubun@gmail.com Kode Pos 97611

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KAREL SADSUITUBUN

NOMOR :

TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

DI RUMAH SAKIT UMUM KAREL SADSUITUBUN

DIREKTUR RSU KAREL SADSUITUBUN,

Menimbang : a. bahwa pengembangan sistem informasi manajemen

rumah sakit dilakukan dalam rangka meningkatkan
efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan rumah sakit;
b. bahwa sistem manajemen data program PMKP,
surveilans PPI dan indikator mutu harus terintegrasi;
c. bahwa perencanaan kebutuhan informasi harus
melibatkan para profesional pemeberi asuhan (PPA),
para kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan,
badan/pihak lain diluar rumah sakit yang
membutuhkan data dan informasi tentang operasional
dan pelayanan rumah sakit;
d. bahwa para profesional pemeberi asuhan (PPA), para
kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan
berpartisipasi dalam memilih, mengintegrasikan, dan
menggunakan teknologi manajemen informasi;
e. bahwa setiap Rumah Sakit wajib melakukan
pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan
penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit;
f. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a,b, c dan d, perlu
ditetapkan Pedoman Pengelolaan data dan
Informasi di Rumah Sakit Umum Karel
Sadsuitubun dengan Keputusan Direktur;

Mengingat 1. Undang-Undang No. 29 Tahun 2009 tentang

Rumah Sakit;
2. Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan;
3. Undang-Undang No.19Tahun 2016 tentang
Perubahan atas undang-undang nomor 11 Tahun
2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
4. Undang-Undang No. 14 Tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik;
: 5. Peraturan Menteri Kesehatan Rl Nomor
 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medik;
6. Peraturan Menteri Kesehatan No. 82 Tahun 2013
tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit;
7. Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2016
tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan.
8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 129/
Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit;
9. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
11 Tahun 2017 Tentang Keselamatan Pasien;
10. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 27 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pencegahan
dan Pengendalian Infeksi di Fasilitas Pelayanan
Kesehatan;
11. Keputusan Menteri Kesehatan No.
HK.01.07/Menkes/1128 Tahun 2022 tentang Akreditasi
Rumah Sakit;

MEMUTUSKAN

Menetapkan
:
KESATU Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Karel
Sadsuitubun Tentang Pedoman Pengelolaan Data dan
: Informasi di Rumah Sakit Umum Karel Sadsuitubun.
KEDUA Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit
Umum Karel Sadsuitubun digunakan sebagai acuan dalam
merencanakan, mengumpulkan, mengolah, melaporkan
data dan informasi serta pengintegrasiannya dalam sistem
informasi sebagaimana tercantum dalam lampiran
keputusan ini dan merupakan bagian yang tidak
: terpisahkan dari surat keputusan ini.
KETIGA Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan
apabila kemudian hari terdapat kekeliruan dalam
ketetapan ini, akan dilakukan perbaikan sebagaimana
mestinya.;

Ditetapkan di : Langgur
Pada tanggal : …. September 2022

dr. Erni Mudhiati.S

NIP. 197104102002122006
LAMPIRAN
SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KAREL SADSUITUBUN
NOMOR : ………………..
TANGGAL : ………………...
TENTANG : PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI
DI RUMAH SAKIT UMUM KAREL SADSUITUBUN

PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

DI RUMAH SAKIT UMUM KAREL SADSUITUBUN

BAB I

DEFINISI

A. LATAR BELAKANG
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna
yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat. Dalam proses manajemen rumah sakit sangat terkait dengan
pengelolaan data dan informasi. Rumah sakit mengumpulkan dan
menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan pasien dan
manajemen rumah sakit.
Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah
(business facts) yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam
organisasi dan lingkungan fisik yang dikumpulkan melalui serangkaian
prosedur. Sementara Informasi merupakan data yang telah diolah
menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi
manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang disajikan dengan
cara yang berarti dan berguna.
Untuk kemudahan pengelolaan dan data dan informasi dapat
dilakukan melalui Sistem Informasi berbasis komputer. Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS
adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses
dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit
dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi
 untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan
bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.

Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit

selama kurun wakktu tertentu dan memungkinkan untuk
membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu,
kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam peningkatan
kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa
jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta
pengelolaannya bersifat terus menerus. Untuk keperluan tersebut
diperlukan adanya pedoman pengelolaan data dan Informasi di
lingkungan RSU Karel Sadsuitubun.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dari pedoman ini adalah untuk mendukung proses asuhan
pasien, manajemen data informasi rumah sakit ,Sedangkan tujuan dari
pedoman ini adalah:
a) Dapt mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi;
b) Dapat mengembangkan system informasi manajemen;
c) Dapat menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang
diperlukan;
d) Dapat menganalisis data dan mengubahnya menjadi informasi;
e) Dapat memaparkan dan melaporkan data serta informasi kepada publik;
f) Dapat melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi;
g) Dapat mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan
kinerja.
 BAB II

TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

A. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dapat dilakukan secara tetap dengan jangka
waktu (periode) tertentu. Pengumpulan data dapat dilakukan harian,
bulanan, setiap 3 bulanan (triwulan), 6 bulanan (Semester) atau 1
(satu) tahun. Proses pengumpulan data dilakukan oleh unit pelaksana
yang ditunjuk oleh Direktur Rumah Sakit. Dalam proses Pengumpulan
data di RSU Karel Sadsuitubun dapat dilakukan secara manual dan
secara bertahap dilakukan secara elektronik. Jenis data yang
dikumpulkan mencakup hal-hal berikut :
1. Identitas pasien
- Nomor Identitas
- Nama
- Alamat
- Tempat, Tanggal Lahir
- Jenis Kelamin
- Agama
- Status Perkawinan - Nomor Handphone
- Penanggung jawab
- Cara pembayaran
2. Pemberian Asuhan
- Hasil anamnesis
- Hasil pemeriksaan fisik
- diagnosis
- Rencana penatalaksaan asuhan
- Tindakan pelayanan
- Riwayat perawatan
- Riwayat pemeriksaan penunjang
- Penggunaan obat
- Riwayat Diit
- Edukasi
- Biaya pelayanan
 - Data Kepulangan
- Data Kelahiran
- Data Kematian
- Tanggal pelaksanaan
3. Capaian Mutu dan Keselamatan Pasien
- indikator area klinis
- indikator area pelayanan
- indikator area manajemen
- monitoring kinerja staf klinis
- Kepuasan pelayanan
- insiden keselamatan pasien, - budaya keselamatan
- sasaran keselamatan pasien
- Keluhan pelayanan
4. Surveilans PPI atau angka “Healthcare-Associated Infections” (HAIs)
yang terdiri dari data:
- Ventilator associated pneumonia (VAP)
- Infeksi Aliran Darah (IAD)
- Infeksi Saluran Kemih (ISK)
- Infeksi Daerah Operasi (IDO)
5. Manajemen
- Sumberdaya Manusia
- Sarana Prasarana
- Pengadaan barang
- Keuangan
- Kecelakaan kerja
- Manajemen Resiko

B. Analisa Data
Analisis meliputi data kuesioner, perhitungan, dan deskripsi
hasil analisis. Hasil analisis harus memberikan penjelasan atau
pemahaman mengenai berbagai faktor pemicu kelemahan dan/ atau
kelebihan pada setiap komponen yang diukur. Selain itu, hasil analisa
tersebut dapat dibandingkan dengan hasil bulan atau tahun
sebelumnya dan rumah sakit lainnya. Data harus dianalisa dengan
cepat dan tepat untuk mendapatkan informasi apakah ada masalah
yang memerlukan penanggulangan atau investigasi lebih lanjut.
C. Validasi Data
Sebelum dilakukan pelaporan, data hasil analisa harus divalidasi
terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaporan. Data
harus dipilah berdasarkan kebutuhan pelaporannya, periode pelaporan
dan format laporan. Validasi dapat dilakukan oleh unit bersangkutan
atau tim yang telah ditentukan.
Kategori data yang harus divalidasi yaitu:
- merupakan pengukuran area klinik baru;
- bila ada perubahan sistem pencatatan pasien dari manual ke
elektronik sehingga sumber data berubah;
- bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui di web site rumah
sakit atau media lain;
- bila ada perubahan pengukuran;
- bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya;
- bila ada perubahan subyek data seperti perubahan umur rata rata
pasien, protokol riset diubah, panduan praktik klinik baru
diberlakukan; dan ada teknologi dan metodologi pengobatan baru
Proses validasi data mencakup namun tidak terbatas sebagai
berikut:
- mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat
dalam proses pengumpulan data sebelumnya (data asli)
- menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang sahih
secara statistik. Sample 100 % hanya dibutuhkan jika jumlah
pencatatan, kasus atau data lainnya sangat kecil jumlahnya.
- membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang
- menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang
ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan dengan 100.
Tingkat akurasi 90 % adalah patokan yang baik.
- jika elemen data yg diketemukan ternyata tidak sama,
Proses validasi data yang akan dipublikasi di web site atau media
lainnya diatur dengan peraturan tersendiri, dan dapat menjamin
kerahasiaan pasien dan keakuratan data.
D. Pelaporan data
Data hasil analisa dilaporkan untuk kebutuhan internal maupun
ekseternal rumah sakit. Pelaporan data internal dimaksudkan sebagai
salah satu media atau alat untuk meningkatkan kinerja pelayanan
RSU Karel Sadsuitubun secara bertahap, konsisten,
berkesinambungan berdasarkan informasi yang dimiliki. Pelaporan
data eksternal harus memperhatikan kerahasiaan pasien dan sesuai
dengan peraturan perundang-undangan.
Laporan dibuat secara periodik baik setiap triwulan, semester,
tahunan atau sewaktu-waktu jika diperlukan. Laporan dilengkapi
dengan rekomendasi tindak lanjut bagi pihak terkait. Laporan
didesiminasikan kepada pihak-pihak terkait agar dapat dimanfaatkan
dengan baik.

E. Publikasi Data
Sebelum dilakukan publikasi, data perlu dipilah berdasarkan
tingkat kepentingan dan kerahasiaannya dan mendapatkan
persetujuan Direktur. Publikasi data dapat dilakukan secara manual
atau elektronik dengan berbagai media informasi. Publikasi secara
elektronik dapat dilakukan secara periodik

F. Integrasi Data
Perkembangan teknologi saat ini sangat memungkinkan untuk
melakukan integrasi data baik internal maupun eksternal Rumah Sakit.
Integrasi data meliputi data berikut :
- program PMKP
- surveilans dan data indikator mutu
- Laporan pelayanan unit
Data yang akan di integrasikan atau dibandingan dengan rumah
sakit lain adalah
a) indikator mutu wajib nasional
b) Angka Infeksi
c) Indikator lainnya yang ditetapkan
 BAB II

TEKNOLOGI MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI

A. Sistem Informasi Rumah Sakit

Dalam undang-undang Kesehatan, untuk menyelenggarakan
upaya kesehatan yang efektif dan efisien diperlukan informasi
kesehatan. Informasi kesehatan dilakukan melalui sistem informasi dan
melalui lintas sektor. Dalam undang undang rumah sakit, salah satu
Prasarana Rumah Sakit adalah sistem informasi dan komunikasi. Setiap
Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang
semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya
disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi
yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan
Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur
administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan
merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan. Sumberdaya
Manusia yang mengelola SIMRS harus kompeten dan terlatih.
Penggunaan Teknologi Informasi dalam manajemen data dan
Informasi dilingkungan RSU Karel Sadsuitubun harus menggunakan
aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Para
profesional pemeberi asuhan (PPA), para kepala bidang/divisi dan
kepala unit pelayanan harus berpartisifasi dalam memilih,
mengintegrasikan, dan menggunakan teknologi manajemen informasi.
Aplikasi SIMRS bertujuan meningkatkan efisiensi, efektivitas,
profesionalisme, kinerja, serta akses dan pelayanan Rumah Sakit. Setiap
Rumah Sakit harus melaksanakan pengelolaan dan pengembangan
SIMRS. Pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SIMRS harus
mampu meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan di
Rumah Sakit yang meliputi:
a. kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan
efisiensi, kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional;
b. kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan
identifikasi masalah dan kemudahan dalam penyusunan strategi
dalam pelaksanaan manajerial; dan
 c. budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman
sistem dan pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan
organisasi.

G. Pengembangan Aplikasi SIMRS

Dalam proses perencanaan kebutuhan, integrasi dan penggunaan
teknologi informasi atau aplikasi SIMRS harus melibatkan unsur-unsur
berikut :
a. Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang meliputi:
- Dokter Penanggung Jawab Pelayanan ( DPJP)
- Perawat
- Bidan
- Ahli Gizi
- Fisioterapi
- Radiografer
- Analis Laboratorium
- Apoteker
b. Manajemen rumah sakit yang meliputi:
- Direktur
- Wakil Direktur
- Para Kepala Bagian/ Bidang
- Para Kepala Sub Bagian/ Seksi
- Para Kepala Instalasi
c. Badan/pihak lain diluar rumah sakit:
- Pemerintah Daerah Kabupaten Maluku Tenggara
- Dinas Kesehatan
- Kementerian Kesehatan
- Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)
- Badan Pusat Statistik

B. Arsitektur SIMRS
Arsitektur SIMRS paling sedikit terdiri atas:
a. kegiatan pelayanan utama (front office);
b. kegiatan administratif (back office); dan
c. komunikasi dan kolaborasi
 Selain arsitektur, Rumah Sakit dapat mengembangkan SIMRS
dengan menambahkan arsitektur pendukung yang berupa Picture
Archiver System (PACS), Sistem Manajemen Dokumen (Document
Management System), Sistem Antar Muka Peralatan Klinik, serta Data
Warehouse dan Bussines Intelegence.

C. Integrasi Data dan Informasi

Data dan Informasi harus dapat di integrasikan melalui aplikasi
SIMRS. Integrasi tersebut meliputi data internal dan eksternal. Dengan
pihak eksternal harus dapat diintegrasikan dengan program pemerintah
dan pemerintah daerah serta merupakan bagian dari sistem informasi
kesehatan. Pengintegrasian dengan program pemerintah dan pemerintah
daerah dilaksanakan dalam bentuk kemampuan komunikasi data
(interoperabilitas).
SIMRS harus memiliki kemampuan komunikasi data
(interoperabilitas) dengan:
a. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara
(SIMAK BMN);
b. Pelaporan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS);
c. Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s);
d. aplikasi lain yang dikembangkan oleh Pemerintah; dan
e. sistem informasi manajemen fasilitas pelayanan kesehatan lainnya.

D. Keamanan Data dan Informasi

SIMRS yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit harus memenuhi
3 (tiga) unsur yang meliputi keamanan secara fisik, jaringan, dan sistem
aplikasi.
a. Keamanan fisik
1. Kebijakan hak akses pada ruang data center/server
2. Kebijakan penggunaan hak akses komputer untuk user
pengguna
b. Keamanan Jaringan
1. Keamanan jaringan (network security) dalam jaringan komputer
sangat penting dilakukan untuk memonitor akses jaringan dan
mencegah penyalahgunaan sumber daya jaringan yang tidak sah.
Tugas keamanan jaringan dikontrol oleh administrator jaringan.
2. Segi-segi keamanan didefinisikan sebagai berikut:
 - Informasi (data) hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki
wewenang.

- Informasi hanya dapat diubah oleh pihak yang memiliki

wewenang.
- Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki wewenang
ketika dibutuhkan.
- Pengirim suatu informasi dapat diidentifikasi dengan benar
dan ada jaminan bahwa identitas yang didapat tidak palsu.
- Pengirim maupun penerima informasi tidak dapat menyangkal
pengiriman dan penerimaan pesan.

c. Keamanan Aplikasi
Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah, maka sistem harus
memenui syarat-syarat sebagai berikut:
- Keamanan aplikasi harus mendukung dan mengimplementasikan
protokol keamanan dalam melakukan transfer data (seperti: SSL,
TLS)
- Aplikasi harus memungkinkan masing-masing user dapat
didentifikasikan secara unik, baik dari segi nama dan perannya.
- Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi dengan baik
melalui aplikasi client (yaitu melalui VPN, modem, wireless, dan
sejenisnya).
- Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software anti-virus yang
digunakan saat ini.
 BAB IV

PENUTUP

Pedoman pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi

acuan RSU Karel Sadsuitubun dalam pengelolaan data dan informasi.
Pedoman ini mencakup penetapan, pengumpulan, analisa, pelaporan,
penyajian data dan pengintegrasiannya dalam aplikasi SIMRS. Semoga dengan
adanya pedoman ini dapat meningkatkan mutu pelayanan di RSU Karel
Sadsuitubun.

Ditetapkan di : Langgur
Pada tanggal : …. September 2022

dr. Erni Mudhiati.S

NIP. 197104102002122006