KEAMANAN DAN KERAHASIAAN BERKAS REKAM MEDIS

NO. DOKUMEN: NO. REVISI: HALAMAN

002/SPO/RM- EMCS/IV/2018 00 1 dari 3

TANGGAL TERBIT: DITETAPKAN OLEH

DIREKTUR
STANDAR RS EMC SENTUL
PROSEDUR 10 April 2018
OPERASIONAL

dr. Hardjanto, Sp.B, MARS

PENGERTIAN Suatu kegiatan pengaturan pengamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis
dari kemungkinan kerusakan, penyalahgunaan, dan kehilangan oleh pihak atau
oknum yang tidak bertanggung jawab.

Sebagai acuan dalam penerapan langkah-langkah keamanan dan kerahasiaan

TUJUAN
berkas rekam medis pasien.

Surat Keputusan Direktur RS Tentang Kebijakan Umum Pelayanan Rumah Sakit

KEBIJAKAN
EMC Sentul

1. Keamanan Rekam Medis

PROSEDUR
a. Kode akses ruang rekam medis hanya diberikan kepada petugas
rekam medis.
b. Petugas yang memiliki kepentingan di unit rekam medis dapat
membunyikan bel di pintu rekam medis.
c. Petugas rekam medis mengamati setiap orang yang datang ke unit
kerja rekam medis, dan menanyakan maksud dan tujuan datang ke
unit rekam medis.
d. Petugas rekam medis dapat membukakan pintu apabila maksud dan
tujuan datang ke unit kerja rekam medis, berhubungan dengan
pekerjaan, dan memastikan bahwa petugas yang datang adalah
petugas yang memiliki akses terhadap ruang rekam medis.
e. Petugas rekam medis dapat menolak seseorang yang tidak
berkepentingan atau yang tidak memiliki akses ke ruang rekam
medis datang ke unit kerja rekam medis dan mempersilahkan untuk
menunggu di ruang tunggu.
f. Berkas rekam medis yang sedang digunakan di poliklinik, IGD, ruang
perawatan, kamar bersalin, maupun kamar operasi diletakkan
dalam tempat khusus yang tertutup.
g. Hindarkan berkas rekam medis dari percikan air, atau barang-
barang yang dapat merusak fisik berkas rekam medis.

*Telah Disahkan oleh Direktur

 KEAMANAN DAN KERAHASIAAN BERKAS REKAM MEDIS

NO. DOKUMEN: NO. REVISI: HALAMAN

002/SPO/RM- EMCS/IV/2018 00 2 dari 3

h. Ganti sampul berkas rekam medis yang telah usang atau rusak
dengan map berkas yang baru,atau buat dua volume atau lebih
untuk berkas rekam medis yang sudah tebal, pisahkan berdasarkan
periode perawatan.

2. Kerahasiaan berkas rekam medis

a. Kerahasiaan isi berkas rekam medis yang sedang digunakan di unit
pelayanan menjadi tanggung jawab unit pelayanan tersebut.
b. Kerahasiaan isi berkas rekam medis yang sedang dalam peminjaman
menjadi tanggung jawab peminjam, dan di atur dalam SPO
Peminjaman Berkas Rekam Medis Pasien.
c. Informasi mengenai kondisi kesehatan, diagnosa, dan segala
perkembangan pengobatan pasien hanya dapat diberikan oleh
dokter yang merawat.
d. Tidak diperkenankan memberikan informasi tentang pasien baik
melalui telepon ataupun yang datang langsung di rumah sakit,
kecuali atas persetujuan dari pasien atau keluarga pasien dan untuk
keperluan pelayanan kesehatan pasien.
e. Dokter memiliki hak akses terhadap informasi dan berkas rekam
medis pasien yang pernah dirawat atau dikonsulkan terhadap
dokter tersebut, dan dapat mengakses kembali berkas rekam medis
tersebut untuk kepentingan kesehatan pasien, kelengkapan berkas,
atau permintaan informasi medis.
f. Profesional Pemberi Asuhan lainnya dapat memperoleh akses
informasi dan berkas rekam medis terhadap pasien yang menjadi
asuhannya, atau untuk kelengkapan pengisian berkas rekam medis.
g. Pengungkapan informasi medis dapat dibuka dalam hal :
1) Kepentingan kesehatan pasien;
2) Aparatur penegak hukum dalam rangka penegakan hukum
atas perintah pengadilan sesuai dengan aturan perundang-
undangan yang berlaku;
3) Permintaan dan/atau persetujuan pasien sendiri;
4) Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan
perundang-undangan;
5) Untuk kepentingan penelitian, pendidikan, dan audit medis,
sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien.
h. Aparatur penegak hukum dapat memperoleh informasi rekam
medis degan mengajukan Visum Et Repertum, dan diatur dalam SPO
Pembuatan Visum Et Repertum.

*Telah Disahkan oleh Direktur

 KEAMANAN DAN KERAHASIAAN BERKAS REKAM MEDIS

NO. DOKUMEN: NO. REVISI: HALAMAN

002/SPO/RM- EMCS/IV/2018 00 3 dari 3

i. Berkas rekam medis yang digunakan untuk keperluan pendidikan

dan penelitian harus mengajukan permintaan dan mendapatkan
persetujuan secara tertulis dari Direktur Rumah Sakit EMC Sentul,
dan tidak dibolehkan mencantumkan identitas pasien.
j. Permintaan data medis oleh institusi atau lembaga tertentu dapat
dipenuhi sesuai dengan perjanjian yang telah di atur oleh pihak
rumah sakit dengan institusi atau lembaga terkait.
k. Pemberian informasi medis kepada pihak ke tiga yakni asuransi atau
perusahaan rekanan tetap didasarkan pada persetujuan dari pasien.
l. Pengambilan sumpah untuk turut serta menjaga kerahasiaan
informasi berkas rekam medis dilakukan pada petugas non medis
yang memiliki akses terhadap berkas rekam medis.
m. Bagian administrasi, kasir dan keuangan dapat mengakses berkas
rekam medis terkait dengan kepentingan pembiayaan, dan
persyaratan administratif klaim asuransi atau perusahaan rekanan.
n. Bagian IT dapat mengakses data rekam medis elektronik, dan
bertanggung jawab terhadap keamanan data rekam medis
elektronik.

1. Rekam Medis
UNIT TERKAIT
2. Dokter
3. Profesional Pemberi Asuhan
4. Pasien / Keluarga Pasien
5. Ruang Perawatan
6. Kamar Operasi
7. Kamar Bersalin
8. Administrasi
9. IT

*Telah Disahkan oleh Direktur