Jln. Jendral A.Yani No. 52 Iring Mulyo Kota Metro. Telp.

0725 49200

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN ASIH

Nomor : /SK Dir/RSBA/VI/ /2014

TENTANG

PEDOMAN TENTANG PENYIMPANAN (PERLINDUNGAN) DOKUMEN REKAM MEDIS

Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Bersalin
Asih, maka diperlukan penyelenggaraan pelayanan rekam medis yang
bermutu tinggi;
b. bahwa telah disusun Pedoman Perlindungan Dokumen Rekam Medis yang
kegiatannya dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis;
c. bahwa Pedoman Perlindungan Dokumen Rekam Medis ini merupakan
Pedoman dalam melindungi kehilangan dan kerusakan serta gangguan dan
penyalahgunaaan rekam medis;
d. bahwa pemberlakuan Pedoman Perlindungan Dokumen Rekam Medis di
Rumah Sakit Bersalin Asih ini perlu ditetapkan dan diberlakukan dengan
Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Bersalin Asih.

Mengingat : a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit
b. Peraturan Menteri Kesahatan Nomor 269/ Menkes/ Per/ III/ 2008 tentang
Rekam Medis
 MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN ASIH TENTANG

PEMBERLAKUAN PEDOMAN PERLINDUNGAN DOKUMEN REKAM
MEDIS

Pertama : Memberlakukan penggunaan Pedoman Perlindungan Dokumen Rekam Medis

sebagaimana terlampir dalam surat keputusan ini;

Kedua : Menginstruksikan kepada seluruh Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit untuk
mengikuti kebijakan Pedoman Perlindungan Rekam Medis;

Ketiga : Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila
dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam Surat Keputusan ini akan
diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Metro
Pada Tanggal : Juli 2014

DIREKTUR RSB ASIH

Dr.RIRIN FEBRINA
NKP.1312 2011 001
 Lampiran : Keputusan Direktur RSB Asih
Nomor : /SK Dir/RSBA/VI/ /2014
Tanggal : Juli 2014

PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS

Dokumen rekam medis harus dikelola dan dilindungi sehingga aman dan terjaga
kerahasiaannya. Perlindungan tersebut meliputi tempat /ruang dan alat yang
digunakan untuk menaruh dan menyimpan dokumen rekam medis. Setiap lembar
formulir rekam medis dimasukan dalam folder atau map secara individual. Tujuan
penyimpanan dokumen rekam medis adalah sbb :
a. Mempermudah dan mempercepat ditemukannya kembali dokumen rekam medis
yang disimpan dalam rak filling.
b. Mudah mengambil dan mengembalikan dari tempat penyimpanan.
c. Melindungi rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik.
Dengan demikian maka perlu dipertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang
digunakan dan tersedianya tenaga yang bisa mengelola.
Di RSB ASIH sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara Desentralisasi
yaitu adanya pemisahan penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan dengan
dokumen rekam medis rawat inap. Sedangkan dokumen rekam medis pasien gawat
darurat digabung dengan salah satu dokumen rawat jalan atau rawat inap tergantung
keadaan pasien. Semua dokumen rekam medis disimpan dalam satu lokasi yaitu di
Instalasi rekam medis, jadi tidak disimpan di setiap unit pelayanan. Sistim
Desentralisasi dipilih di RSB ASIH karena terbatasnya ruang penyimpanan yang
tersedia serta dirasa mudah dalam pengelolaannya dalam jangka waktu panjang.
Sistem penjajaran yang dipakai adalah dengan sistem nomor langsung(Stright
numerical Filing System) yaitu penyimpanan dengan sistem nomor langsung yaitu
berkas rekam medis dalam rak secara berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam
medis. Misalnya, 002912, 002913, 002914, 002915.
Sarana dan prasarana yang tersedia berupa 2 buah ruang untuk menyimpan
dokumen rawat jalan aktif, 1 buah ruang untuk menyimpan dokumen rawat inap
aktif dan 1 buah ruang untuk menyimpan dokumen rawat jalan. Sedangkan almari /
rak yang digunakan adalah sebagian rak terbuka statis dan sebagian rak dinamis.
 PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIK
No. Revisi : - Halaman

1/1
Ditetapkanoleh :
Direktur RSB Asih
SPO REKAM
Tanggal terbit
MEDIS
dr. Ririn Febrina

Kegiatan menyimpan rekam medis atau usaha melindungi rekam medis dari
PENGERTIAN kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri.

1. melindungi berkas rekam medis dari kehilangan dan kerusakan

TUJUAN 2. melindungi berkas rekam medis dari gangguan dan penyalahgunaan
3. meningkatkan kecepatan pelayanan berkas rekam medis
4. efisiensi tempat penyimpanan
1. Semua berkas rekam medis pasien di RSB ASIH Metro disimpan
dengan cara (desentralisasi) yaitu penyimpanan rekam medis pada
masing-masing unit pelayanan. Terjadi pemisahan antara rekam medis
pasien poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat. Rekam medis
pasien di rawat disimpan dibagian rekam medis.
2. Berkas rekam medis di simpan di tempat penyimpanan dengan di jaga
suhu kelembapan udaranya dengan di beri ventilasi yg cukup, cahaya
yang cukup atau ruang ber AC sehingga berkas rekam medis tidak
lembab dan mudah rusak.
3. Di tempat penyimpanan berkas rekam medis harus terjaga
kebersihannya sehingga tidak mengundang tikus dan kecoak bersarang
di tempat penyimpanan yang dapat merusak berkas rekam medis.
4. Peminjaman berkas rekam medis harus di catat di buku peminjaman
KEBIJAKAN
serta membubuhkan paraf /tanda tangan.
5. Hanya petugas rekam medis yang boleh masuk dan mengambil atau
mengembalikan berkas rekam medis kecuali orang lain yang sudah
mendapatkan izin sebelumnya oleh petugas.
6. Berkas rekam medis tidak boleh dibawa keluar dari RSB ASIH Metro
oleh siapapun tanpa persetujuan Direktur RSB ASIH, kecuali atas
pemintaan pengadilan.
7. Sistem penjajaran berkas rekam medis disimpan menurut sistem nomor
langsung (straight numerical filing system).
8. Berkas rekam medis yang dipinjam harus diganti dengan trecer untuk
melacak keberadaan berkas tersebut.
9. Berkas rekam medis yang kembali dari peminjaman akan disimpan
kembali sesuai dengan lokasi penyimpanan.
1. Berkas rekam medis yang telah selesai di assembling dan di kode
kemudian dijajankan dalam rak secara berurutan sesuai dengan urutan
PROSEDUR nomor rekam medis.
2. Berkas yang telah disimpan diambil kembali trecer yang digunakan
sebagai pengganti saat pengambilan
UNIT
Instalasi RekamMedis
TERKAIT
SUMBER Permenkes No. 269/MENKES/PER/2008 TentangRekamMedis