PANDUAN INDIVIDU YANG BERWENANG MENGISI DAN MEMAHAMI

CARA MELAKUKAN KOREKSI BERKAS REKAM MEDIS

BAB I

GAMBARAN UMUM

Rumah sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial

dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna
(komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan
penyakit (preventif) kepada masyarakat.Berdasarkan undang-undang
No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, yang dimaksudkan dengan
rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan
gawat darurat. Dimana untuk menyelenggarakan fungsinya, maka
Rumah Sakit umum menyelenggarakan kegiatan pelayanan medis,
pelayanan dan asuhan keperawatan, pelayanan penunjang medis
dan non medis, pelayanan kesehatan kemasyarakatan dan rujukan.
Pendidikan, penelitian, dan pengembangan, administrasi umum dan
keuangan.
Di dalam rumah sakit, harus ada file yang di namakan dengan
Berkas Rekam Medis. Rekam medis adalah berkas yang berisi
catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil
pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan
merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi
mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam
rangka palayanan kesehatan. Berdasarkan Surat Edaran Dirjen
Yanmed No. HK. 00. 06. 1. 5. 01160 tahun 1995 tentang petunjuk
teknis pengadaan formulir dasar rekam medis dan pemusnahan
rekam medis di rumah sakit. Bahwa rekam medis sebelum di

1
 musnahkan, harus melalui beberapa tahap penyusutan seperti
pemilahan dan pemindahan, penilaian, dan pemusnahan.
BAB II

DEFENISI
A. RETENSI (PENYIMPANAN)
Retensi Rekam Medis merupakan kegiatan penyusutan atau
pengurangan arsip rekam medis dari rak penyimpanan aktif ke
penyimpanan in aktif.
Petugas penyimpanan akan menyimpan / menyusun berkas
rekam medis di dalam rak / lemari penyimpanan yang telah selesai
melewati pengolahan (assembling dan koding). Sesuai yang telah
ditetapkan yaitu Pasien yang tidak pernah datang berobat lagi
selama 5 (lima) tahun berturut-turut maka rekam medisnya
dinyatakan in-aktif, Pasien yang sudah meninggal, rekam medis nya
dinyatakan in-aktif, Rekam Medis in-aktif disimpan dengan baik
selama 2 (dua) tahun di rak in-aktif sesuai ketentuan yang berlaku.
Rekam medis aktif adalah rekam medis yang lama
penyimpanannya sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima)
tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat dan
memungkinkan rekam medis tersebut dipertahankan.
Rekam medis in-aktif adalah rekam medis yang masa
panyimpanannya 2 (dua) tahun setelah masa aktif.
B. PEMUSNAHAN
Pemusnahan berkas rekam medis adalah suatu proses kegiatan
penghancuran secara fisik arsip berkas rekam medis yang telah
berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan
secara total dengan cara mambakar habis, mencacah atau daur
ulang sehingga tidak dapat lagi dikenal isi maupun bentuknya.

2
 BAB III
PROSEDUR
A. RETENSI (PENYUSUTAN)
Prosedur penyusutan berkas rekam medis in-aktif di BLUD
Rumah Sakit Umum Kabupaten Bombana yaitu:
1. Petugas Rekam Medis melakukan Pemilahan dan pemindahan
rekam medis, yang di lihat dari kunjungan terakhir pasien yakni
5 tahun berturut- turut tidak berkunjung, dan pasien meninggal
akan otomatis dikatakan sebagai berkas rekam medis in-aktif.
Kemudian memindahkan rekam medis aktif ke tempat
penyimpanan rekam medis in – aktif.
2. Petugas Rekam Medis melakukan Penilaian : Penilaian nilai guna
rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap formulir-
formulir rekam medis yang masih perlu diabadikan atau sudah
boleh dimusnahkan.
Blud Rumah Sakit Umum Kabupaten Bombana antara rekam
medis aktif dan in-aktif disimpan secara terpisah tetapi masih dalam
satu lokasi, namun tetap disimpan dengan sistem angka langsung.
Hal ini mengingat Berkas Rekam Medis tersebut masih digunakan
untuk penelitian dan pendidikan. Sambil menunggu pelaksanaan
pemusnahan, maka rekam medis tetap disimpan.
B. PEMUSNAHAN
Prosedur pemusnahan di BLUD Rumah Sakit Umum Kabupaten
Bombana antara lain :
1. Pemusnahan dilakukan dengan cara membakar habis Berkas
Rekam Medis yang sudah dinyatakan layak untuk di musnahan.
2. Membentuk Tim Pemusnahan Berkas rekam Medis sesuai
dengan SK direktur BLUD Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Bombana.
3. Membuat telaah arsip bagi rekam medis in-aktif yang telah
dinilai.
3
 Daftar telaah arsip rekam medis yang akan dimusnahka,
dilaporkan kepada Direktur BLUD Rumah Sakit Umum
Kabupaten Bombana.
4. Berita acara pemusnahan.

BAB II
KEBIJAKAN
Sebagai acuan dan dasar pertimbangan dalam Panduan Jangka
Waktu penyimpanan Berkas Rekam Medis khusunya retensi dan
pemusnahan BLUD Rumah Sakit Umum Kabupaten Bombana mengacu
pada:
A. SK Direktru No. .............. tahun 2019 tentang Pemberlakuan
Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis.
B. Permenkes No 269 / MENKES / PER / III / 2008 tentang Rekam
Medis.
BAB III
PENUTUP

Arsip-arsip tercipta sebagai akibat dari pada kegiatan yang

beraneka ragam sebagai pelaksanaan fungsi organisasi. Besar kecil nya
jumlah arsip yang tercipta di tentukan oleh besar kecil nya kegiatan
yang di laksanakan, semakin besar kegiatan nya semakin banyak
jumlah arsip yang di ciptakan. Peningkatan jumlah arsip yang di
ciptakan akan menimbulkan berbagai problema apabila tidak di imbangi
dengan adanya kebijaksanaan penyusutan penghapusan.
Kebijaksanaan penyusutan dan penghapusan itu sendiri
memberikan keuntungan antara lain :
A. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih di pergunakan tidak
akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif.
B. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupin
inaktif.

4
C. Memudahkan penemuan kembali arsip dengan demikian akan
meningkatkan efisiensi kerja.
D. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan
bukti pertanggung jawaban di bidang pemerintahan.
Panduan tentang Jangka Waktu Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Pasien ini dapat menjadi acuan bagi para petugas kesehatan yang
bekerja di BLUD Rumah Sakit Umum Kabupaten Bombana dalam
melakukan proses retensi dan pemusnahan berka rekam medis.

Ditetapkan di Bombana
pada tanggal November 2019
Plt. BLUD Rumah Sakit Umum
Kabupaten Bombana,

drg. RISWANTO
Pembina, Gol. III/d
Nip: 19850712 201405 1 001