RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

:
No. Dokumen
SOP/III/RM/......

SOP No. Revisi : 03

Tanggal Terbit : 05/04/2023
Halaman :½
Puskesmas dr. Dini Threes Harjanti
Kalasan NIP 19750107 200604 2 020
1. Pengertian Penyimpanan data Rekam Medis Elektronik di Fasilitas Pelayanan Kesehatan
dilakukan paling singkat 25 (dua puluh lima) tahun sejak tanggal kunjungan
terakhir Pasien. Setelah batas waktu berakhir, data Rekam Medis Elektronik dapat
dikecualikan untuk dimusnahkan apabila data tersebut masih akan dipergunakan
atau dimanfaatkan.
Retensi dan pemusnahan Rekam medis Manual :
Retensi rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis
dari rak penyimpanan, yang sudah tidak berkunjung minimal dua tahun dari
kunjungan terakhir
Pemusnahan rekam medis adalah suatu proses penghancuran secara fisik arsip
rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya
Dokumen yang tidak dimusnahkan : Resume, Formulir Kelahiran.
2. Tujuan Sebagai acuan bagi petugas untuk menerapkan langkah langkah melakukan
penyusutan rekam medis manual dan pemusnahan rekam medis manual dan
elektronik.
Menyiapkan tempat penyimpanan yang cukup untuk tersedianya tempat rekam
medis manual yang baru
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No.188/III/19/2023 tentang Penyelenggaraan Rekam
Medis di Pusat Kesehatan Masyarakat Kalasan
4. Referensi Peraturan menteri kesehatan Republik Indonesia no 24 Tahun 2022

5. Prosedur dan 1. Alat dan Bahan :

Langkah- a. APD (masker)
b. Rekam Medik
Langkah
c. Formulir Retensi

2. Petugas :
a. Petugas Pendaftaran
b. Dokter.
c. Paramedis.
d. Tenaga kesehatan lainnya

3. Langkah – langkah :
A. Petugas memilah status rekam medis aktif menjadi inaktif dengan cara :
1. melihat tanggal kunjungan terakhir
2. Memisahkan dari status rekam medis aktif, berkas rekam medis yang
terakhir berkunjung minimal 2 tahun
3. Mencatat dalam buku catatan retensi rekam medis

1/2
 4. Memindahkan berkas rekam medis in aktif ke gudang.
B. Petugas melakukan pemusnahan dengan cara :
1. Mencatat Berkas Rekam medis yang akan dimusnahkan dan
dilaporkan ke Kepala Puskesmas / Menejemen
2. Memberitahukan Kepala Puskesmas / Menejemen untuk membuat
surat keputusan tentang pemusnahan berkas rekam medis dan
menunjuk tim pemusnahan rekam medis
3. Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan tata
usaha dengan SK kepala puskesmas
4. Bersama Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang
ditanda tangani ketua dan sekretaris dan diketahui kepala
puskesmas
5. Membuat Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli di
simpan di puskesmas
6. Khusus untuk arsip rekam medis yang rusak / tidak dapat dibaca
dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu dicatat dalam
buku catatan pemusnahan.
7. Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar atau dibuat bubur kertas
oleh pihak ketiga disaksikan tim pemusnah
6. Bagan Alir
Memilah
Melihat kunjungan terakhir

Pemisahan status RM aktif à

mencatat di buku retensi RM

Pindah ke gudang

RM à DIlaporkan kpd Kepala Puskesmas

SK pemusnahan

Tim Pemusnahan
7. Hal-Hal Yang Lihat kunjungan minimal 2 tahun dari tanggal terakhir pasien berobat
Perlu
Diperhatikan Berita acara
8. Unit Terkait Pelayanan Pendaftaran
Pelayanan Rekam Medis
Pemusnahan à dibakar/dicacahX
Pelayanan Pemeriksaan Umum
Pelayanan Pemeriksaan Gigi
Pelayanan Psikologi
Pelayanan Laboratorium
2/2
 Pelayanan Fisioterapi
Pelayanan Kesehatan Reproduksi
Pelayanan Farmasi
Pelayanan KIA
Peyananan UGD
Pelayanan Rawat Inap
Pelayanan Rawat Bersalin
Pelayanan Gizi
Pelayanan Kesehatan Lingkungan
Pelayanan Promosi Kesehatan

Pelayanan yudistira (infeksius)

9. Dokumen
Buku Retensi (catatan data retensi Rekam medis)
Terkait
10. Rekaman No. Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal Mulai Diberlakukan
Historis 1 Format SOP Bentuk Format Baru 2 Januari 2018
Perubahan Pedoman 2017
2 Format SOP Bentuk Format Baru 1 April 2022
Pedoman 2022
3 Format SOP Bentuk Format Baru 5 April 2023
Pedoman 2023

RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

DAFTAR TILIK
PUSKESMAS
KALASAN

Unit :

Nama Petugas :

2/2
Tanggal Pelaksanaan :

N URAIAN KEGIATAN YA TIDAK TB

O

1. Apakah :
1. Petugas memisahan status rekam medis aktif menjadi
inaktif dengan cara :
a. melihat tanggal kunjungan terakhir
b. Memisahkan dari status rekam medis aktif, berkas
rekam medis yang terakhir berkunjung minimal 2
tahun
c. Mencatat dalam buku catatan retensi rekam medis
d. Memindahkan berkas rekam medis in aktif ke
gudang.
2. Petugas melakukan pemusnahan dengan cara :
a. Mencatat Berkas Rekam medis yang akan
dimusnahkan dan dilaporkan ke Manajemen
b. Manajemen membuat surat keputusan tentang
pemusnahan berkas rekam medis dan menunjuk
tim pemusnahan rekam medis
c. Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam
medis dan tata usaha dengan SK kepala
puskesmas
d. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan
yang ditanda tangani ketua dan sekretaris dan
diketahui kepala puskesmas
e. Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli di
simpan di puskesmas
f. Khusus untuk arsip rekam medis yang rusak / tidak
dapat dibaca dapat langsung dimusnahkan dengan
terlebih dahulu dicatat dalam buku catatan
pemusnahan.
g. 7. Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar atau
dibuat bubur kertas oleh pihak ketiga disaksikan tim
pemusnah

Pelaksana/auditor

(.................................................)

2/2
2/2