PANDUAN PENGELOLAAN

INFORMASI RUMAH SAKIT

RSI dr. SUBKI ABDULKADIR

Tahun 2022
 BAB I DEFINISI

A. LATAR BELAKANG
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan,
dan gawat darurat. Dalam proses manajemen rumah sakit sangat
terkait dengan pengelolaan data dan informasi. Rumah sakit
mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk
mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit.\
Data merupakan merupakan fakta atau gambaran
mentah (business facts) yang menunjukkan peristiwa yang
terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang dikumpulkan
melalui serangkaian prosedur. Sementara Informasi merupakan
data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai
arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan
interpretasi data yang disajikan dengan cara yang berarti dan
berguna.
Untuk kemudahan pengelolaan dan data dan informasi
dapat dilakukan melalui Sistem Informasi berbasis komputer.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya
disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi
komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur
proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi,
pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi
secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem
Informasi Kesehatan.
Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit
selama kurun wakktu tertentu dan memungkinkan untuk
membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu,
kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam

1
 peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di
rumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan
datanya serta pengelolaannya bersifat terus menerus. Untuk
keperluan tersebut diperlukan adanya pedoman pengelolaan data
dan Informasi di lingkungan RSI dr. Subkhi Abdul Kadir

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dari pedoman ini adalah untuk mendukung proses
asuhan pasien, manajemen data rumah sakit dan program mutu.
Sedangkan tujuan dari pedoman ini adalah:
1. Sebagai acuan dalam mengelola data dirumah sakit,
2. Menyeragamkan cara pengelolaan data dirumah sakit,
3. Memudahkan proses analisa dan pengambilan keputusan.

2
 BAB II
TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

A. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dapat dilakukan secara tetap dengan
jangka waktu (periode) tertentu. Pengumpulan data dapat
dilakukan harian, bulanan, setiap 3 bulanan (triwulan), 6 bulanan
(Semester) atau 1 (satu) tahun. Proses pengumpulan data dilakukan
oleh unit pelaksana yang ditunjuk oleh Direktur Rumah Sakit.
Dalam proses Pengumpulan data di dapat dilakukan secara
manual dan secara bertahap dilakukan secara elektronik. Jenis
data yang dikumpulkan mencakup hal-hal berikut :
1. Identitas pasien
- Nomor Identitas
- Nama
- Alamat
- Tempat, Tanggal Lahir
- Jenis Kelamin
- Agama
- Status Perkawinan
- Nomor Handphone
- Penanggung jawab
- Cara pembayaran
2. Pemberian Asuhan
- Hasil anamnesis
- Hasil pemeriksaan fisik
- diagnosis
- Rencana penatalaksaan asuhan
- Tindakan pelayanan
- Riwayat perawatan
- Riwayat pemeriksaan penunjang

3
- Penggunaan obat
- Riwayat Diit
- Edukasi
- Biaya pelayanan
- Data Kepulangan
- Data Kelahiran

- Data Kematian
- Tanggal pelaksanaan
3. Capaian Mutu dan Keselamatan Pasien
- indikator area klinis
- indikator area pelayanan
- indikator area manajemen
- monitoring kinerja staf klinis
- Kepuasan pelayanan
- insiden keselamatan pasien,
- budaya keselamatan
- sasaran keselamatan pasien
- Keluhan pelayanan
4. Surveilans PPI atau angka “Healthcare-Associated
Infections” (HAIs) yang terdiri dari data:
- Ventilator associated pneumonia (VAP)
- Infeksi Aliran Darah (IAD)
- Infeksi Saluran Kemih (ISK)
- Infeksi Daerah Operasi (IDO)
5. Manajemen
- Sumberdaya Manusia
- Sarana Prasarana
- Pengadaan barang
- Keuangan
- Kecelakaan kerja
- Manajemen Resiko

4
B. Analisa Data
Analisis meliputi data kuesioner, perhitungan, dan deskripsi
hasil analisis. Hasil analisis harus memberikan penjelasan atau
pemahaman mengenai berbagai faktor pemicu kelemahan dan/
atau kelebihan pada setiap komponen yang diukur. Selain itu,
hasil analisa tersebut dapat dibandingkan dengan hasil bulan atau
tahun sebelumnya dan rumah sakit lainnya. Data harus dianalisa
dengan cepat dan tepat untuk mendapatkan informasi apakah
ada masalah yang memerlukan penanggulangan atau investigasi
lebih lanjut.

C. Validasi Data
Sebelum dilakukan pelaporan, data hasil analisa harus
divalidasi terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan dalam
pelaporan. Data harus dipilah berdasarkan kebutuhan
pelaporannya, periode pelaporan dan format laporan. Validasi
dapat dilakukan oleh unit bersangkutan atau tim yang telah
ditentukan.
Kategori data yang harus divalidasi yaitu:
- merupakan pengukuran area klinik baru;
- bila ada perubahan sistem pencatatan pasien dari manual ke
elektronik sehingga sumber data berubah;
- bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui di web site
rumah sakit atau media lain;
- bila ada perubahan pengukuran;
- bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui
sebabnya;
- bila ada perubahan subyek data seperti perubahan umur rata
rata pasien, protokol riset diubah, panduan praktik klinik baru
diberlakukan; dan ada teknologi dan metodologi pengobatan

5
 baru
Proses validasi data mencakup namun tidak terbatas
sebagai berikut:
- mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak
terlibat dalam proses pengumpulan data sebelumnya (data
asli)
- menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang
sahih secara statistik. Sample 100 % hanya dibutuhkan jika
jumlah pencatatan, kasus atau data lainnya sangat kecil
jumlahnya.
- membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan
ulang
- menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data
yang ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan
dengan 100. Tingkat akurasi 90 % adalah patokan yang baik.
- jika elemen data yg diketemukan ternyata tidak sama,
- Proses validasi data yang akan dipublikasi di web site atau
media lainnya diatur dengan peraturan tersendiri, dan dapat
menjamin kerahasiaan pasien dan keakuratan data.

D. Pelaporan data

Data hasil analisa dilaporkan untuk kebutuhan internal

maupun ekseternal rumah sakit. Pelaporan data internal
dimaksudkan sebagai salah satu media atau alat untuk
meningkatkan kinerja pelayanan RSI dr. Subkhi Abdul Kadir
secara bertahap, konsisten, berkesinambungan informasi yang
dimiliki. Pelaporan data eksternal berdasarkan harus
memperhatikan kerahasiaan pasien dan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan. Laporan dibuat secara periodik
baik setiap triwulan, semester, tahunan atau sewaktu-waktu jika
diperlukan. Laporan dilengkapi dengan rekomendasi tindak

6
 lanjut bagi pihak terkait. Laporan didesiminasikan kepada
pihak-pihak terkait agar dapat dimanfaatkan dengan baik.

E. Publikasi Data
Sebelum dilakukan publikasi, data perlu dipilah
berdasarkan tingkat kepentingan dan kerahasiaannya dan
mendapatkan persetujuan Direktur. Publikasi data dapat dilakukan
secara manual atau elektronik dengan berbagai media informasi.
Publikasi secara elektronik dapat dilakukan secara periodik
melalui website RSI dr. Subkhi Abdul Kadir

F. Integrasi Data
Perkembangan teknologi saat ini sangat memungkinkan
untuk melakukan integrasi data baik internal maupun eksternal
Rumah Sakit. Integrasi data meliputi data berikut :
- program PMKP
- surveilans dan data indikator mutu
- Laporan pelayanan unit
Data yang akan di integrasikan atau dibandingan dengan
rumah sakit lain adalah
a) indikator mutu wajib nasional
b) Angka Infeksi
c) Indikator lainnya yang ditetapkan

7
 BAB II

TEKNOLOGI MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI

A. Sistem Informasi Rumah Sakit

Dalam undang-undang Kesehatan, untuk
menyelenggarakan upaya kesehatan yang efektif dan efisien
diperlukan informasi kesehatan. Informasi kesehatan dilakukan
melalui sistem informasi dan melalui lintas sektor. Dalam undang
undang rumah sakit, salah satu Prasarana Rumah Sakit adalah
sistem informasi dan komunikasi. Setiap Rumah Sakit wajib
melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan
penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang
selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi
informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan
seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan
koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan
bagian dari Sistem Informasi Kesehatan. Sumberdaya Manusia
yang mengelola SIMRS harus kompeten dan terlatih.
Penggunaan Teknologi Informasi dalam manajemen data
dan Informasi dilingkungan RSI dr. Subkhi Abdul Kadirharus
menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIMRS). Para profesional pemeberi asuhan (PPA), para kepala
bidang/divisi dan kepala unit pelayanan harus berpartisifasi dalam
memilih, mengintegrasikan, dan menggunakan teknologi
manajemen informasi.
Aplikasi SIMRS bertujuan meningkatkan efisiensi,
efektivitas, profesionalisme, kinerja, serta akses dan pelayanan

8
 Rumah Sakit. Setiap Rumah Sakit harus melaksanakan
pengelolaan dan pengembangan SIMRS. Pelaksanaan
pengelolaan dan pengembangan SIMRS harus mampu
meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan di
Rumah Sakit yang meliputi:
a. kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan,
peningkatan efisiensi, kemudahan pelaporan dalam
pelaksanaan operasional;
b. kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan
identifikasi masalah dan kemudahan dalam penyusunan
strategi dalam pelaksanaan manajerial; dan
c. budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman
sistem dan pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan
organisasi.
B. Pengembangan Aplikasi SIMRS
Dalam proses perencanaan kebutuhan, integrasi dan
penggunaan teknologi informasi atau aplikasi SIMRS harus
melibatkan unsur-unsur berikut :
1. Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang meliputi:
- Dokter Penanggung Jawab Pelayanan ( DPJP)
- Perawat
- Bidan
- Ahli Gizi
- Fisioterapi
- Radiografer
- Analis Laboratorium
- Apoteker
2. Manajemen rumah sakit yang meliputi:
- Direktur
- Wakil Direktur
- Para Kepala Bagian/ Bidang

9
 - Para Kepala Sub Bagian/ Seksi
- Para Kepala Instalasi
3. Badan/pihak lain diluar rumah sakit:
- Pemerintah Daerah Kabupaten Sukabumi
- Dinas Kesehatan
- Kementerian Kesehatan
- Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)
- Badan Pusat Statistik

C. Arsitektur SIMRS
Arsitektur SIMRS paling sedikit terdiri atas:
1. kegiatan pelayanan utama (front office);
2. kegiatan administratif (back office); dan
3. komunikasi dan kolaborasi
Selain arsitektur, Rumah Sakit dapat mengembangkan SIMRS dengan
menambahkan arsitektur pendukung yang berupa Picture Archiver
System (PACS), Sistem Manajemen Dokumen (Document
Management System), Sistem Antar Muka Peralatan Klinik, serta
Data Warehouse dan Bussines Intelegence.
D. Integrasi Data dan Informasi
Data dan Informasi harus dapat di integrasikan melalui aplikasi
SIMRS. Integrasi tersebut meliputi data internal dan eksternal.
Dengan pihak eksternal harus dapat diintegrasikan dengan
program pemerintah dan pemerintah daerah serta merupakan
bagian dari sistem informasi kesehatan. Pengintegrasian dengan
program pemerintah dan pemerintah daerah dilaksanakan dalam
bentuk kemampuan komunikasi data (interoperabilitas).

SIMRS harus memiliki kemampuan komunikasi data

(interoperabilitas) dengan:

10
 1. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang
Milik Negara (SIMAK BMN);
2. Pelaporan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS);
3. Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s);
4. aplikasi lain yang dikembangkan oleh Pemerintah; dan
5. sistem informasi manajemen fasilitas pelayanan
kesehatan lainnya.

E. Keamanan Data dan Informasi

SIMRS yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit harus
memenuhi 3 (tiga) unsur yang meliputi keamanan secara fisik,
jaringan, dan sistem aplikasi.
1. Keamanan fisik
a) Kebijakan hak akses pada ruang data center/server
b) Kebijakan penggunaan hak akses komputer untuk user
pengguna
2. Keamanan Jaringan
a) Keamanan jaringan (network security) dalam jaringan
komputer sangat penting dilakukan untuk memonitor
akses jaringan dan mencegah penyalahgunaan sumber
daya jaringan yang tidak sah. Tugas keamanan jaringan
dikontrol oleh administrator jaringan.
b) Segi-segi keamanan didefinisikan sebagai berikut:
- Informasi (data) hanya bisa diakses oleh pihak yang
memiliki wewenang.
- Informasi hanya dapat diubah oleh pihak yang
memiliki wewenang.
- Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki
wewenang ketika dibutuhkan.
- Pengirim suatu informasi dapat diidentifikasi dengan
benar dan ada jaminan bahwa identitas yang didapat

11
 tidak palsu.
- Pengirim maupun penerima informasi tidak dapat
menyangkal pengiriman dan penerimaan pesan.
c) Keamanan Aplikasi
Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah, maka
sistem harus memenui syarat-syarat sebagai berikut:
- Keamanan aplikasi harus mendukung dan
mengimplementasikan protokol keamanan dalam
melakukan transfer data (seperti: SSL, TLS)
- Aplikasi harus memungkinkan masing-masing user
dapat didentifikasikan secara unik, baik dari segi nama
dan perannya.
- Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi
dengan baik melalui aplikasi client (yaitu melalui VPN,
modem, wireless, dan sejenisnya).
- Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software
anti-virus yang digunakan saat ini.

12
 BAB IV PENUTUP

Pedoman pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi

acuan RSI dr. Subkhi Abdul Kadirdalam pengelolaan data dan
informasi. Pedoman ini mencakup penetapan, pengumpulan, analisa,
pelaporan, penyajian data dan pengintegrasiannya dalam aplikasi
SIMRS. Semoga dengan adanya pedoman ini dapat meningkatkan mutu
pelayanan di RSI dr. Subki Abdulkadir

13