RUMAH SAKIT SENTRAL MEDIKA

Jalan Raya Cikalong No. 42 Jati Sari Kabupaten Karawang

Telepon : (0264) 837 5297

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTRAL MEDIKA

NOMOR : 043/01/SK.DIR.RSSM/II/19

TENTANG

TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

RUMAH SAKIT SENTRAL MEDIKA

DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTRAL MEDIKA

Menimbang : a. bahwa pengembangan sistem informasi manajemen rumah sakit

dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas
penyelenggaraan rumah sakit;

b. bahwa sistem manajemen data program PMKP, surveilans PPI

dan indikator mutu harus terintegrasi

c. bahwa perencanaan kebutuhan informasi harus melibatkan para

profesional pemeberi asuhan (PPA), para kepala bidang/divisi
dan kepala unit pelayanan, badan/pihak lain diluar rumah sakit
yang membutuhkan data dan informasi tentang operasional dan
pelayanan rumah sakit;

d. bahwa para profesional pemeberi asuhan (PPA), para kepala

bidang/divisi dan kepala unit pelayanan berpartisipasi dalam
memilih, mengintegrasikan, dan menggunakan teknologi
manajemen informasi;

e. bahwa setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan

pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah
Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit .
 f. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a,b, c dan d, perlu ditetapkan Pedoman
Pengelolaan data dan Informasi di Rumah Sakit Umum Sentral
Medika dengan Keputusan Direktur.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063)

2. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 153,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5072)

3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82/Menkes/PER/III/2008

tentang Rekam Medis

4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340/Menkes/PER/III/2010

tentang Klasifikasi Rumah Sakit;

5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

1144/Menkes/PER/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Kesehatan (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2010 Nomor 585), sebagaimana telah diubah terakhir
dengan Peratura Menteri Kesehatan Nomor 35 Tahun 2013
(Berita Negara Republik Indonesia Nomor 741)

6. Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2016 tentang

Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan

7. Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2016 tentang

Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan

8. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Karawang

Nomor : 503/13866/7/SIO.RS/XII/BTMPT/2016 Tentang Izin
Operasional Rumah Sakit Sental Medika
 MEMUTUSKAN

Menetapkan :

KESATU : Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Sekarwangi

Tentang Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit
Sentral Medika

KEDUA : Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit Sentral

Medika digunakan sebagai acuan dalam merencanakan,
mengumpulkan, mengolah, melaporkan data dan informasi serta
pengintegrasiannya sebagaimana tercantum dalam system lampiran
keputusan ini dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
surat keputusan ini

KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila

kemudian hari terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini, akan
dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan : Karawang

Pada tanggal : 14 Januari 2022

DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTRAL MEDIKA

dr.Andree Arthur
 BAB I DEFINISI

A. LATAR BELAKANG

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Dalam
proses manajemen rumah sakit sangat terkait dengan pengelolaan data dan
informasi. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data
untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit.
Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah (business
facts) yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan
lingkungan fisik yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur. Sementara
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan
interpretasi data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna.
Untuk kemudahan pengelolaan dan data dan informasi dapat dilakukan
melalui Sistem Informasi berbasis komputer. Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu system
teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan
seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan
koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi
secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi
Kesehatan.
Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun
wakktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan
rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting
dalam peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di
rumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya
serta pengelolaannya bersifat terus menerus. Untuk keperluan tersebut
diperlukan adanya pedoman pengelolaan data dan Informasi di lingkungan
Rumah Sakit Sentral Medika.
B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dari pedoman ini adalah untuk mendukung proses asuhan

pasien, manajemen data rumah sakit dan program mutu. Sedangkan tujuan
dari pedoman ini adalah:
1. Sebagai acuan dalam mengelola data dirumah sakit,
2. Menyeragamkan cara pengelolaan data dirumah sakit,
3. Memudahkan proses analisa dan pengambilan keputusan.

BAB II TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

A. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dapat dilakukan secara tetap dengan jangka
waktu (periode) tertentu. Pengumpulan data dapat dilakukan harian,
bulanan, setiap 3 bulanan (triwulan), 6 bulanan (Semester) atau 1 (satu)
tahun. Proses pengumpulan data dilakukan oleh unit pelaksana yang
ditunjuk oleh Direktur Rumah Sakit. Dalam proses Pengumpulan data di
RS Sentral Medika dapat dilakukan secara manual dan secara bertahap
dilakukan secara elektronik. Jenis data yang dikumpulkan mencakup hal-
hal berikut :
1. Identitas pasien
Nomor Identitas
Nama
Alamat
Tempat, Tanggal Lahir
Jenis Kelamin
Agama
Status Perkawinan
Nomor Handphone
Penanggung jawab
Cara pembayaran
2. Pemberian Asuhan
Hasil anamnesis
Hasil pemeriksaan fisik
Diagnosis
Rencana penatalaksaan asuhan
Tindakan pelayanan
Riwayat perawatan
Riwayat pemeriksaan penunjang
Penggunaan obat
Riwayat Diit
Edukasi
Biaya pelayanan
Data Kepulangan
Data Kelahiran
Data Kematian
Tanggal pelaksanaan
3. Capaian Mutu dan Keselamatan Pasien
indikator area klinis
indikator area pelayanan
indikator area manajemen
monitoring kinerja staf klinis
Kepuasan pelayanan
insiden keselamatan pasien,
budaya keselamatan
sasaran keselamatan pasien
Keluhan pelayanan
4. Surveilans PPI atau angka “Healthcare-Associated Infections” (HAIs)
yang terdiri dari data:
Ventilator associated pneumonia (VAP)
Infeksi Aliran Darah (IAD)
Infeksi Saluran Kemih (ISK)
Infeksi Daerah Operasi (IDO)
 5. Manajemen
Sumberdaya Manusia
Sarana Prasarana
Pengadaan barang
Keuangan
Kecelakaan kerja
Manajemen Resiko

B. Analisa Data

Analisis meliputi data kuesioner, perhitungan, dan deskripsi hasil

analisis. Hasil analisis harus memberikan penjelasan atau pemahaman
mengenai berbagai faktor pemicu kelemahan dan/ atau kelebihan pada
setiap komponen yang diukur. Selain itu, hasil analisa tersebut dapat
dibandingkan dengan hasil bulan atau tahun sebelumnya dan rumah sakit
lainnya. Data harus dianalisa dengan cepat dan tepat untuk mendapatkan
informasi apakah ada masalah yang memerlukan penanggulangan atau
investigasi lebih lanjut.

C. Validasi Data
Validasi Data Sebelum dilakukan pelaporan, data hasil analisa harus
divalidasi terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaporan.
Data harus dipilah berdasarkan kebutuhan pelaporannya, periode
pelaporan dan format laporan. Validasi dapat dilakukan oleh unit
bersangkutan atau tim yang telah ditentukan. Kategori data yang harus
divalidasi yaitu:
- merupakan pengukuran area klinik baru;
-bila ada perubahan sistem pencatatan pasien dari manual ke elektronik
sehingga sumber data berubah;
- bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui di web site rumah sakit
atau media lain;
- bila ada perubahan pengukuran;
 - bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya;
- bila ada perubahan subyek data seperti perubahan umur rata rata
pasien, protocol Riset diubah, Panduan praktik Klinik baru diberlakukan;
dan ada teknologi dan metodologi pengobatan baru
Proses validasi data mencakup namun tidak terbatas sebagai berikut:
- mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam
proses pengumpulan data sebelumnya (data asli)
- menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang sahih
secara statistik. Sample 100 % hanya dibutuhkan jika jumlah pencatatan,
kasus atau data lainnya sangat kecil jumlahnya.
- membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang
- menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang
ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan dengan 100. Tingkat
akurasi 90 % adalah patokan yang baik.
- jika elemen data yg diketemukan ternyata tidak sama,
Proses validasi data yang akan dipublikasi di web site atau media lainnya
diatur dengan peraturan tersendiri, dan dapat menjamin kerahasiaan
pasien dan keakuratan data. 

D. Pelaporan Data
Data hasil analisa dilaporkan untuk kebutuhan internal maupun
ekseternal rumah sakit. Pelaporan data internal dimaksudkan sebagai
salah satu media atau alat untuk meningkatkan kinerja pelayanan Rumah
Sakit Sentral Medika secara bertahap, konsisten, berkesinambungan
berdasarkan informasi yang dimiliki. Pelaporan data eksternal harus
memperhatikan kerahasiaan pasien dan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan. Laporan dibuat secara periodik baik setiap triwulan,
semester, tahunan atau sewaktu-waktu jika diperlukan. Laporan dilengkapi
dengan rekomendasi tindak lanjut bagi pihak terkait. Laporan
didesiminasikan kepada pihak-pihak terkait agar dapat dimanfaatkan
dengan baik.
E. Publikasi Data
Sebelum dilakukan publikasi, data perlu dipilah berdasarkan tingkat
kepentingan dan kerahasiaannya dan mendapatkan persetujuan Direktur.
Publikasi data dapat dilakukan secara manual atau elektronik dengan
berbagai media informasi.

F. Integrasi Data
Perkembangan teknologi saat ini sangat memungkinkan untuk melakukan
integrasi data baik internal maupun eksternal Rumah Sakit. Integrasi data
meliputi data berikut :
program PMKP surveilans dan data indikator mutu
Laporan pelayanan unit Data yang akan di integrasikan atau dibandingan dengan
rumah sakit lain adalah
a) indikator mutu wajib nasional
b) Angka Infeksi
c) Indikator lainnya yang ditetapkan
 BAB II TEKNOLOGI MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI

A. Sistem Informasi Rumah Sakit

Dalam undang-undang Kesehatan, untuk menyelenggarakan upaya
kesehatan yang efektif dan efisien diperlukan informasi kesehatan. Informasi
kesehatan dilakukan melalui sistem informasi dan melalui lintas sektor. Dalam
undang undang rumah sakit, salah satu Prasarana Rumah Sakit adalah sistem
informasi dan komunikasi. Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan
pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat
SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses
dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk
jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh
informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi
Kesehatan. Sumberdaya Manusia yang mengelola SIMRS harus kompeten dan
terlatih.
Penggunaan Teknologi Informasi dalam manajemen data dan Informasi
dilingkungan RSUD Sekarwangi harus menggunakan aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Para profesional pemeberi asuhan (PPA),
para kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan harus berpartisifasi dalam
memilih, mengintegrasikan, dan menggunakan teknologi manajemen informasi.
Aplikasi SIMRS bertujuan meningkatkan efisiensi, efektivitas,
profesionalisme, kinerja, serta akses dan pelayanan Rumah Sakit. Setiap Rumah
Sakit harus melaksanakan pengelolaan dan pengembangan SIMRS.
Pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SIMRS harus mampu
meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan di Rumah Sakit
yang meliputi:
1. kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan
efisiensi, kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional;
2. kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi
masalah dan kemudahan dalam penyusunan strategi dalam pelaksanaan
manajerial; dan
3. budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan
pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi.
B. Pengembangan Aplikasi SIMRS
Dalam proses perencanaan kebutuhan, integrasi dan penggunaan teknologi
informasi atau aplikasi SIMRS harus melibatkan unsur-unsur berikut :
1. Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang meliputi:
Dokter Penanggung Jawab Pelayanan ( DPJP)
Perawat
Bidan
Ahli Gizi
Fisioterapi
Radiografer
Analis Laboratorium
Apoteker
2. Manajemen rumah sakit yang meliputi:
Direktur
Wakil Direktur
Para Kepala Bagian/ Bidang
Para Kepala Sub Bagian/ Seksi
Para Kepala Instalasi
3. Badan/pihak lain diluar rumah sakit: -
Pemerintah Daerah Kabupaten Sukabumi
Dinas Kesehatan
Kementerian Kesehatan
Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)
Badan Pusat Statistik

C. Arsitektur SIMRS
Arsitektur SIMRS paling sedikit terdiri atas:
1. kegiatan pelayanan utama (front office);
2. kegiatan administratif (back office); dan
3. komunikasi dan kolaborasi
Selain arsitektur, Rumah Sakit dapat mengembangkan SIMRS dengan
menambahkan arsitektur pendukung yang berupa PictureArchiver System
(PACS), Sistem Manajemen Dokumen (Document Management System), Sistem
Antar Muka Peralatan Klinik, serta Data Warehouse dan Bussines Intelegence.
D. Integrasi Data dan Informasi
Data dan Informasi harus dapat di integrasikan melalui aplikasi SIMRS.
Integrasi tersebut meliputi data internal dan eksternal. Dengan pihak eksternal
harus dapat diintegrasikan dengan program pemerintah dan pemerintah daerah
serta merupakan bagian dari sistem informasi kesehatan. Pengintegrasian
dengan program pemerintah dan pemerintah daerah dilaksanakan dalam bentuk
kemampuan komunikasi data (interoperabilitas).
SIMRS Harus memiliki kemampuan komunikasi data (interoperabilitas)
dengan:
1. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK
BMN);
2. Pelaporan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS);
3. Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s);
4. aplikasi lain yang dikembangkan oleh Pemerintah; dan
5. sistem informasi manajemen fasilitas pelayanan kesehatan lainnya.

E. Keamanan Data dan Informasi

SIMRS yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit harus memenuhi 3 (tiga) unsur
yang meliputi keamanan secara fisik, jaringan, dan sistem aplikasi.
1. Keamanan fisik
a. Kebijakan hak akses pada ruang data center/server
b. Kebijakan penggunaan hak akses komputer untuk user pengguna
2. Keamanan Jaringan
a. Keamanan jaringan (network security) dalam jaringan komputer sangat
penting dilakukan untuk memonitor akses jaringan dan mencegah
penyalahgunaan sumber daya jaringan yang tidak sah. Tugas keamanan
jaringan dikontrol oleh administrator jaringan.
b. Segi-segi keamanan didefinisikan sebagai berikut:
- Informasi (data) hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki
wewenang.
- Informasi hanya dapat diubah oleh pihak yang memiliki wewenang.
- Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki wewenang ketika
dibutuhkan.
- Pengirim suatu informasi dapat diidentifikasi dengan benar dan ada
jaminan bahwa identitas yang didapat tidak palsu.
 - Pengirim maupun penerima informasi tidak dapat menyangkal
pengiriman dan penerimaan pesan.

3. Keamanan Aplikasi Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah, maka sistem

harus memenui syarat-syarat sebagai berikut:
Keamanan aplikasi harus mendukung dan mengimplementasikan protokol
keamanan dalam melakukan transfer data (seperti: SSL, TLS)

Aplikasi

harus

memungkinkan

masing-masing

user

dapat

didentifikasikan secara unik, baik dari segi nama dan perannya. -

Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi dengan baik melalui
aplikasi client (yaitu melalui VPN, modem, wireless, dan sejenisnya).

Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software anti-virus yang

digunakan saat ini.
BAB IV PENUTUP

Pedoman pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi acuan
RSUD Sekarwangi dalam pengelolaan data dan informasi. Pedoman ini
mencakup penetapan, pengumpulan, analisa, pelaporan, penyajian data dan
pengintegrasiannya dalam aplikasi SIMRS. Semoga dengan adanya
pedoman ini dapat meningkatkan mutu pelayanan di RSUD Sekarwangi.