BAB I

PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah
melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan sistem informasi yang benar.

Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan
Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan
rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK.
MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban
rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.

Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi
pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan
sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes
No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi
semua tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik
No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan
Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.

Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata
cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga
kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit Harapan
Bunda Batam
 BAB II

GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

1. Sejarah Rumah Sakit HARAPAN BUNDA BATAM

RS. Harapan Bunda mulai beroperasi pada tanggal 05 Juni 1986 izin no. YM
02.04.3.10804 yang dikeluarkan oleh menteri kesehatan Republik Indonesia.
Dalam perjalanannya RS Harapan Bunda Batam merupakan rumh sakit swasta
yang pertama di Batam dan mempunyai jaringan kerjasama baik dalam negeri
maupun luar negeri. RS. Harapan Bunda Batam mempunyai tenaga medis dan
Dokter yang telah mempunyai cukup pengalaman baik Dokter Umum maupun
dokter Spesialis.
Untuk mendukung operasional dan mencapai pelayanan yang paripurna maka
RS. Harapan Bunda mendirikan beberapa klinik satelit yaitu :
1. Klinik Pratama BUNDA di Baloi
2. Klinik Utama ASIH di Tiban

2. Lokasi Rumah Sakit

RS Harapan Bunda terletak di jl seraya no 1, Kampung seraya, Kecamatan
Batu Ampar, Kota Batam, Kepulauan Riau
 BAB III
VISI, MISI, DAN MOTO RS HARAPAN BUNDA BATAM

1. Visi RS Harapan Bunda Batam

MENJADIKAN RUMAH SAKIT HARAPAN BUNDA SEBAGAI RUMAH SAKIT
DENGAN PELAYANAN STANDARD AKREDITASI JCI (JOINT COMMISSION
INTERNATIONAL ) PADA TAHUN 2025.

2. Misi RS Harapan Bunda Batam

- Mewujudkan “ tri sukses rumah sakit harapan bunda “ yaitu: Sukses pasien,
sukses sumber daya manusia ( sdm ), Sukses yayasan.
- Mewujudkan rumah sakit yang bersih dan nyaman dengan pelayanan yang
berkualitas.
- Mewujudkan pelayanan kesehatan paripurna dengan kendali mutu dan kendali
biaya.
- Mewujudkan sistem informasi rumah sakit yang bertransformasi ke arah
digitalisasi

3. Motto RS Harapan Bunda

“KESEHATAN DAN KEPUASAN ANDA ADALAH TUJUAN KAMI”
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RS HARAPAN BUNDA
 BAB V

STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS

Visi, Misi, Instalasi Rekam Medis RS Harapan Bunda Batam

1. Visi
Menjadi perekam medis yang memberikan pelayanan memuaskan.

2. Misi
a. Memberikan pelayanan secara cepat, tepat, dan akurat
b. Memberikan pelayanan kepada pasien yang selalu mengutamakan 5S
(Senyum, salam, sapa, sopan, santun)
 BAB VI

URAIAN TUGAS INSTALASI REKAM MEDIS

1. Kepala Instalasi Rekam Medis

a. Ikhtisar jabatan:
Memimpin staff bagian rekam medis dalam rangka melaksanakan rekam medis
melalui kegiatan menghimpun, mengolah, menganalisa dan mensinkronisasi data
medis serta mengolah berkas rekam medis, menyediakan data rekam medis, dan
mengevaluasi pelaksanaannya agar tersedia informasi medis yang akurat dan tepat
b. Uraian tugas:
• Merencanakan dan mengembangkan sistem penyelenggaraan rekam medis dan
informasi kesehatan, agar tercapai tujuan yang diinginkan.
• Mengorganisir seluruh petugas yang bekerja di instalasi rekam medis.
• Melaksanakan pembinaan petugas di seksi rekam medis sehingga terjalin kerja
sama yang baik, semangat kerja yang tinggi, ketrampilan petugas yang
memadai dan loyal terhadap rumah sakit.
• Mengawasi semua kegiatan di seksi rekam medis, agar dapat terselenggara
dengan baik.
• Mengawasi tata tertib, disiplin, kebersihan, keamanan dan kelancaran tugas di
seksi rekam medis.
• Mengadakan koordinasi dengan seksi lain yang terkait untuk kelancaran tugas
di seksi rekam medis dan seksi yang lain.
• Mengadakan / mempimpin rapat di seksi rekam medis.

c. Tanggung jawab
• Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di instalasi rekam medis aga
berjalan lancar sesuai dengan standar pelayanan minimal
 • Bertanggung jawab terhadap kinerja anggota agar sesuai dengan SPO pedoman
pelayanan rekam medis.
• Bertanggung jawab terhadap semua laporan kegiatan Instalasi rekam medis
kepada instansi terkait (dinas kesehatan, Direktur, BKKBN, BPJS, dll.)

d. Kewenangan
• Mengusulkan promosi, mutasi, demosi karyawan yang bekerja di instalasi
rekam medis
• Mengusulkan anggaran mengenai sarana prasarana, pengembangan SDM, dan
program kerja Instalasi rekam medis.

e. Jabatan bawah langsung:

• Koordinator sub bagian
• Staff rekam medis

f. Korelasi jabatan:
1. Dengan Ketua Panitia rekam medis dalam hal konsultasi, menerima saran
dalam pembuatan kebijakan di Instalasi Rekam Medis.
2. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi
tugas.
3. Dengan koordinator sub bagian dan staff rekam medis dalam hal bimbingan,
pembinaan, dan pemberian perintah tugas.

g. Persyaratan jabatan :
- Pendidikan Formal : Diploma III Rekam Medis
- Pendidikan Non Formal: Sertifikat Uji Kompetensi Rekam Medis
- Pengalaman Kerja: Telah memiliki pengalaman kerja minimal 5 tahun
sebagai rekam medis

2. Koordinator Pendaftaran
a. Ikhtisar jabatan:

7
 Memimpin unit kerja seksi pendaftaran dalam rangka melaksanakan layanan
informasi kepada pelanggan jasa rumah sakit dan layanan rekam medis melalui
kegiatan menghimpun data awal rekam medis agar tersedia informasi medis yang
akurat.
b. Uraian tugas
• Menyusun rencana kebutuhan dan kegiatan seksi pendaftaran pasien agar kegiatan
operasional dapat terlaksana secara efektif dan efisien.
• Membagi tugas dan memantau proses kegiatan pengelolaan seksi pendaftaran agar
dapat berjalan dengan lancar dan sesuai ketentuan yang berlaku.
• Membina bawahan dalam menjalankan tugas melalui pemberian arahan dan
motivasi untuk meningkatkan etos kerja dan disiplin yang tinggi sehingga tercapai
kinerja yang optimal.
• Mengevaluasi seluruh kegiatan seksi pendaftaran pasien dan pertanggung jawaban
pelaksanaan tugas kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam rangka
perbaikan dan peningkatan kinerja selanjutnya.
• Mengawasi semua kegiatan pelayanan di pendaftaran, meliputi pendaftaran pasien
rawat jalan dan pasien rawat inap.
• Mencatat keluhan / masalah yang terjadi di pendaftaran baik masalah extern
maupun intern dan mengarahkan ke bagian pelayanan pengaduan.

c. Tanggung jawab :
• Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya pelayanan pendaftaran rumah sakit
dengan cepat dan akurat
• Bertanggung jawab terhadap kebenaran data dan kerahasiaan data pasien.

d. Kewenangan
• Mendapatkan informasi atau data yang benar dan lengkap dari pasien

8
 • Menolak pendaftaran pasien yang tidak sesuai dengan persyaratan administrasi
yang telah ditetapkan.
• Menerima pendaftaran pasien yang tidak sesuai prosedur administrasi dalam
kondisi emergensi.

e. Persyaratan jabatan :
- Pendidikan Formal : SLTA
- Pendidikan Non Formal/Pelatihan :-
- Pengalaman Kerja : telah memiliki pengalaman kerja
minimal 2 tahun

3. Koordinator Pemberkasan
a. Ikhtisar jabatan :
Melaksanakan proses pemberkasan data dan pengarsipan melalui kegiatan mencek
kembali dan menganalisis data rekam medis agar tersedia informasi medis yang
tepat dan akurat.

b. Uraian tugas
• Menyusun rencana kebutuhan dan kegiatan operasional dapat terlaksana secara
efektif dan efisien.
• Membagi tugas dan memantau proses kegiatan pemberkasan agar dapat berjalan
dengan lancar dan sesuai ketentuan yang berlaku.
• Membina bawahan dalam menjalankan tugas melalui pemberian arahan dan
motivasi untuk meningkatkan etos kerja dan disiplin yang tinggi sehingga tercapai
kinerja yang optimal.
• Mengevaluasi seluruh kegiatan untuk pertanggung jawaban pelaksanaan tugas
kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam rangka perbaikan dan
peningkatan kinerja selanjutnya.
• Mengawasi semua kegiatan pelayanan di pemberkasan meliputi ketepatan
pencetakan identitas pasien sampai dengan rekam medis kembali ke ruang
penyimpanan

9
 c. Tanggung jawab :
Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya pelayanan di bagian pemberkasan
dengan cepat dan akurat.

d. Persyaratan jabatan:
- Pendidikan Formal : SLTA
- Pendidikan Non Formal/Pelatihan :-
- Pengalaman Kerja : telah memiliki pengalaman kerja
minimal 2 tahun

4. Koordinator Pelaporan
a. Ikhtisar jabatan :
Memimpin sekaligus melaksanakan kegiatan pengolahan dan pelaporan rekam
medis sehingga tersedia informasi medis yang akurat dan tepat.

b. Tugas pokok :
• Melaksanakan pengolahan dan analisis data rekam medis
• Menyusun pelaporan data rekam medis sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan
• Melaksanakan pengolahan dan analisa data rekam medis sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
• Melakukan analisa data rekam medis sesuai dengan jenis-jenis analisi yang telah
ditetapkan
• Melaksanakan bentuk-bentuk laporan rutin, baik ditingkat unit, bagian maupun
laporan-laporan yang ditentukan dan atau diminta oleh Departemen Kesehatan.

c. Tanggung jawab:

Bertanggung jawab terhadap terlaksananya pelaporan dengan benar dan tepat

waktu.

d. Persyaratan jabatan :
- Pendidikan Formal : Diploma III Rekam Medis

10
 - Pendidikan Non Formal/Pelatihan :-
- Pengalaman Kerja : telah memiliki pengalaman kerja
minimal 2 tahun

5. Staff pelaksana sub bagian pendaftaran

a. Ikhtisar jabatan :
Seorang karyawan yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk
melaksanakan kegitan pendaftaran pasien rawat inap, rawat jalan, dan rawat
darurat.

b. Tugas pokok :

Melaksanakan pendaftaran pasien gawat darurat, rawat jalan dan rawat inap, yaitu
: mencatat data identitas pasien yang dibutuhkan sesuai dengan ketentuan yang
telah ditetapkan, memberikan nomor regiter baru bagi pasien baru, mencarikan
nomor register lama bagi pasien kunjungan ulang (pasien lama)

Tanggung jawab:

- Bertanggung jawab terhadap pelayanan pendaftaran yang tepat dan akurat.

- Bertanggung jawab terhadap kebenaran data pasien dan kerahasiaannya
c. Persyaratan jabatan
- Pendidikan Formal: SLTA
- telah memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun

6. Staff Pelaksana Bagian Filing, Operator, Distribusi, dan Asembling

• Bagian filing
a. Tugas
- pengambilan berkas rekam medis untuk pasien lama, serta memasukkan
kembali rekam medis ke dalam rak untuk pasien yang sudah selesai
mendapatkan pelayanan
- Melaksanakan layanan peminjaman berkas rekam medis
b. Tanggung Jawab

11
 Bertanggung jawab terhadap tersimpannya berkas rekam medis dengan
baik.
Bertanggung jawab terhadap pencarian berkas rekam medis tepat waktu.
c. Persyaratan:
Pendidikan formal: SLTA
• Bagian operator
a. Tugas
- Mengecek dan mengontrol kelengkapan data rekam medis dan
mengkoordinasikannya dengan bagian yang bersangkutan
- Mempersiapkan berkas yang akan di distribusikan,
mengkoordiasikannya melalui telepon ke bagian terkait tentang kelas
rawatan, pencetakan SEP, dll.
- Khusus pasien BPJS, Menerima informasi dari rawat inap untuk
penutupan SEP-nya.
- Mengkoordinasikan upaya pemenuhan kelengkapan data berkas rekam
medis sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
- Memberi informasi mengenai layanan rumah sakit kepada pihak luar.

b. Tanggung jawab
Bertanggung jawab terhadap kelancaran komunikasi dan kebenaran
informasi yang disampaikan ke bagian terkait.

c. Persyaratan:
- Pendidikan formal: SLTA

• Bagian distribusi
a. Tugas
Mengirim berkas rekam medis rawat jalan dari unit rekam medis ke bagian
rawat jalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

b. Tanggung jawab

12
 Bertanggung jawab terhadap distribusi berkas yang tepat dan akurat sesuai
SPO
c. Persyaratan
Pendidikan formal: SLTA

• Bagian asembling
a. Tugas
Mempersiapkan berkas yang sudah kembali dari pelayanan rawat jalan maupun
rawat inap, sebelum dimasukan ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan
urutan yang telah ditetapkan.

b. Tanggung jawab
- Tersedianya data medis yang cepat, tepat, akurat dan mutakhir
- Ketertiban dan kerapian penyimpanan berkas rekam medis sesuai
ketentuan
- Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis

c. Persyaratan jabatan :
Pendidikan Formal : SLTA

7. Staff sub bagian pengkodean

a. Tugas pokok :
Melakukan proses pemberian kode diagnosa dan kode tindakan berkas rekam
medis berdasarkan ICD X dan ICD 9 CM
b. Tanggung jawab :
- Bertanggung jawab terhadap ketepatan kode diagnosa penyakit semua
pasien yang dilayani
- Bertanggung jawab terhadap pengkodean diagnosa sesuai dengan waktu
yang telah ditetapkan.
c. Persyaratan jabatan :
- Pendidikan Formal: Diploma III Rekam Medis
- Pengalaman minimal 1 tahun

13
 BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA

Instalasi Rawat Instalasi Rawat Bagian

Keuangan Manajemen
Jalan - IGD Inap

Panitia Rekam
INTERNAL Medis

PASIEN INSTALASI REKAM DOKTER

MEDIS

EKSTERNAL

ASURANSI REKANAN Kemenkes Institusi Lainnya

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan
informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

A. Hubungan Internal:
• Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan
informasi yang dibutuhkan Instalasi Rawat Jalan, IGD, Instalasi Rawat Inap, Bagian
Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan. Instalasi rekam medis juga
mempunyai hubungan dengan panitia rekam medis dalam hal pertimbangan dalam
pengambilan keputusan tertentu dan pengembangan instalasi rekam medis
• Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan
rekam medis.
B. Hubungan Eksternal:
• Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi, Rekanan, kementerian kesehatan, dan institusi lainnya.
• Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Kemenkes,
Dinkes baik provinsi maupun daerah

15
 BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi Organisasi.

Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar Organisasi.

Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada

waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.

Standart tenaga rekam medis di Rumah Sakit Harapan Bunda Batam ditentukan dengan
kriteria debagai berikut:

1. Kompetensi tenaga rekam medis sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor
377/Menkes/SK/III/2007
2. Sesuai dengan Standar Akreditasi RS Semua (100%) tenaga rekam medis harus memiliki
sertifikat pelatihan Rekam Medis.
3. Berdasarkan perhitungan beban kerja :
Analisa Kebutuhan Tenaga
Rumus : waktu & gerak X 1 orang
7 jam x 25 hr
Keterangan Rumus ;
Waktu dan Gerak = waktu yang sungguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan
7 jam = waktu tiap hari kerja
25 hari = waktu dalam satu bulan
A. Pola Ketenagaan Instalasi Rekam Medis RS Harapan Bunda Batam

TENAGA
NAMA JABATAN KUALIFIKASI YANG
DIBUTUHKAN

D III Rekam Medis ( minimal )

Kepala Instalasi Rekam Medis pengalaman minimal 5 tahun di 1 orang
rekam medis

SMA Sederajat ( minimal )

koor Pendaftaran pengalaman minimal 2 tahun di 1 orang
Pendaftaran

Staf pendaftaran SMA Sederajat ( minimal ) 7 orang

Operator SMA Sederajat ( minimal ) 2 orang

Koor pemberkasan SMA Sederajat ( minimal ) 2 orang

Staf Assembling DIII Rekam Medis 1 orang

Staf filling SMA Sederajat ( minimal ) 4 orang

Staf distribusi RM SMA Sederajat ( minimal ) 2 orang

Koor pelaporan D III Rekam Medis 1 orang

Staf pengkodean D III Rekam Medis 2 orang

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi

dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.

Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis RS
Harapan Bunda Batam adalah sebagai berikut:

17
B. Kualifikasi Penarikan Calon (Rekrutment) dan Seleksi Karyawan
a. Penarikan Calon Karyawan
Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para
pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang
luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan

jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada. Dilihat dari
sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1. Dari dalam RS Harapan Bunda Batam sendiri (Internal Resources)

Menarik calon dari dalam RS Harapan Bunda Batam sendiri (Internal Resources)
memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan
dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari luar RS Harapan Bunda Batam.
Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi. Untuk
mendapatkan calon pelamar dapat melalui:

a. Informasi rekanan
b. Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
c. Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan
tenaga di Instalasi Rekam Medis.
2. Dari luar RS Harapan Bunda Batam (External Resources)
Proses penarikan calon dari luar RS Harapan Bunda Batam ini dapat dilakukan dengan
cara:

a. Dari rekanan
b. Iklan media cetak.
c. Internet
d. Lembaga-lembaga pendidikan

b. Penyaringan/Seleksi Calon (Selection) Karyawan

18
Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat
memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Tahapan seleksi terdiri dari:

• Umum.
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak
rumah sakit.

• Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi
secara khusus oleh Instalasi Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh
Instalasi Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam
menjalankan fungsi rekam medis.

Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah:

a. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi:

- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
b. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi:
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
- Sistem Pelaporan Rekam Medis
c. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal adalah kemampuan yang harus
dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya dengan:
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III/security informasi.
- Kode etik profesi.
d. Statistik Kesehatan

19
e. Dasar-dasar statistik kesehatan.
f. Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.
g. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
h. Sistem informasi kesehatan
i. Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan pelaporan
j. Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display informasi
(tabel-tabel, diagram-diagram)
k. Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
l. Menjaga keamanan data dan informasi
m. Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung
n. Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.
o. Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat kematian,
register handi cap.
• Sumber daya pelayanan kesehatan
• Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
• Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan karirnya
• Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.
• Manajemen mutu pelayanan
p. Penyusunan dan penyajian indikator
q. Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.
r. Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
s. Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan, kebakaran
maupun kehilangan.
t. Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan.
u. Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis.
• Teknologi informasi
• Kemampuan jalankan komputer
• Internet dan berbagai akses LAN
• Gunakan multi media

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas:

20
a. Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk esai / penjabaran, dengan materi soal
sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti yang
sudah disebutkan sebelumnya, Untuk Pendaftaran dan Admission terdiri dari soal
umum dan soal Matematika

Batas kelulusan adalah 70% benar.

b. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis:

a. Sehat, tidak buta warna.

b. Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admission dan registrasi).
c. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam
medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi
terhadap kepuasan pelanggan.

Setiap petugas rekam medis yang telah diterima, bagi yang belum melangikuti
pengangkatan sumpah wajib mengikuti pengangkatan sumpah untuk menajaga rahasia
kedokteran, terutama tenaga non rekam medi

21
 BAB IX
PROGRAM ORIENTASI

Program orientasi khusus dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam
Medis, melipuri :

1. Pencatatan
2. Pengolahan data medis
3. Penyimpanan
4. Pengambilan kembali
5. Penyusutan/pemusnahan

Jadwal Orientasi sesuai tabel di bawah ini:

Tabel Orientasi Khusus SDM Instalasi Rekam Medis

MATERI WAKTU PENGARAH

HARI SEMUA SDM INSTALASI REKAM

MEDIS

Pengenalan personil 60 menit

Orientasi ruangan RS Harapan Bunda Batam 60 menit

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi

60 menit
I RS Harapan Bunda Ka.Inst.Rekam Medis

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi

60 menit
IRM

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60 menit

II Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi 60 menit Koordinator

 Pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap 60 menit Pendaftaran

Pengolahan Data RM : Assembling, Coding

60 menit
RJ-RI, Pelaporan RM
Ka instalasi Rekam
III
Penyimpanan Berkas RM 60 menit Medis

Pendistribusian Berkas RM 60 menit

23
 BAB X

RAPAT

• Rapat Rutin
Rapat Rutin diselenggarakan sebulan sekali.

a. Waktu : Setiap Rabu ketiga setiap bulan

b. Jam : 13.00 s.d selesai
c. Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis
d. Peserta : Kepala instalasi dan seluruh staf RM
e. Materi :
i. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
ii. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam
Medis
iii. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di
Instalasi Rekam Medis.
iv. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja
pelayanan Instalasi Rekam Medis
v. Sosialisasi kebijakan RS
f. Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat

• Rapat Insidentil
Rapat Insidentil diselenggarakan pada:

➢ Waktu :Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang

perlu dibahas dan diselesaikan segera.
➢ Jam :Sesuai undangan
➢ Tempat :Sesuai undangan
➢ Peserta :Koordinator dan staf terkait
➢ Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
➢ Kelengkapan rapat :Undangan, daftar hadir, notulen rapat, Laporan /
rekomendasi / usulan kepada pimpinan
 BAB XI
PELAPORAN

1. Laporan Harian
Laporan harian terdiri dari laporan intern dan extern.

➢ Laporan intern meliputi:

• Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
• Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
• Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
• Laporan Pasien yang di rujuk ke RS. Lain
• Laporan Tindakan Operasi

➢ Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten yang meliputi:

1. Laporan DHF
2. Kasus KLB (jika ada)

2. Laporan Bulanan
Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern

➢ Laporan intern :
Laporan pelayanan terdiri dari :

1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap

2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
4. Laporan Pasien yang di rujuk ke RS. Lain
5. Laporan Tindakan Operasi
 ➢ Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota dan Propinsi
1. RL 3.1 Rawat Inap
2. RL 3.4 Kebidanan
3. RL 3.5 Perinatologi
4. RL 3.14 Rujukan
5. RL 5.1 pengunjung
6. RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan
7. RL 5.3 10 Besar Penyakit Rawat Inap
8. RL 5.4 10 Besar Penyakit Jawat Jalan

➢ SIRS Online Kementerian Kesehatan yang terdiri dari:

1. RL 5.1 Jumlah Pengunjung
2. RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan
3. RL 5.3 10 Besar Penyakit Rawat Inap
4. RL 5.4 10 Besar penyakit Rawat Jalan

3. Laporan Tahunan
Laporan tahunan terdiri dari laporan intern dan extern.

Laporan intern meliputi: Laporan Pelayanan RS Harapan Bunda Batam

Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota dan Propinsi serta melalui SIRS
Online Kementerian Kesehatan yang terdiri dari:

1. RL 1.2 Indikator Pelayanan

2. RL 1.3 Tempat Tidur
3. RL 2 Ketenagaan
4. RL 3.1 Rawat Inap
5. RL 3.2 Rawat Darurat
6. RL 3.3 Gigi Mulut
7. RL 3.4 Kebidanan
8. RL 3.5 Perinatologi
9. RL 3.6 Pembedahan

26
10. RL 3.7 Radiologi
11. RL 3.8 Laboratorium
12. RL 3.10 Pelayanan Khusus
13. RL 3.12 Keluarga Berencana
14. RL 3.13 Obat pelayanan Resep
15. RL 3.13 Obat Pengadaan
16. RL 3.14 Rujukan
17. RL 3.15 Cara Bayar
18. RL 4A Penyakit Rawat Inap (sebab luar)
19. RL 4A Penyakit Rawat Inap
20. RL 4B Penyakit Rawat Jalan (sebab luar)
21. RL 4B Penyakit Rawat Jalan

27
 BAB XII
PENUTUP

Demikian Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Harapan Bunda ini
dibuat untuk menjadi pedoman agar setiap SDM Instalasi Rekam Medis dapat menjalankan
tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan wewenangnya. Kami menyadari sepenuhnya
bahwa penyusunan pedoman pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit SeHarapan
Bunadaini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun.